Wiki - Firmowa baza wiedzy

Przegląd modułu

Moduł Wiki jest centralną bazą wiedzy do przechowywania i zarządzania dokumentami firmowymi, procedurami, instrukcjami i metodykami. Umożliwia tworzenie uporządkowanej biblioteki informacji, którą mogą udostępniać wszyscy użytkownicy zgodnie z ustalonymi prawami dostępu.

Cel modułu: Wiki służy do przechowywania wiedzy firmowej w jednym miejscu, gdzie każdy uprawniony pracownik może łatwo znaleźć potrzebne informacje, niezależnie od tego, czy są to procedury robocze, metodyki, instrukcje techniczne czy zasady organizacyjne.

Kluczowe funkcje

• Hierarchiczna struktura folderów - Wielopoziomowe foldery dla logicznej organizacji dokumentów
• Wersjonowanie dokumentów - Każda edycja tworzy nową wersję, historia zmian pozostaje zachowana
• Wyszukiwanie pełnotekstowe - Szybkie wyszukiwanie według zawartości, autora, ID lub tagów
• Tagi i słowa kluczowe - Kategoryzacja dokumentów dla łatwiejszego wyszukiwania
• Prawa dostępu - Szczegółowe ustawienie praw na folder i użytkownika
• Załączniki dokumentów - Możliwość przesyłania plików bezpośrednio do dokumentów
• Linki bezpośrednie - Udostępnianie dokumentów za pomocą linków dla zalogowanych i publicznych użytkowników
• Edytor tekstu sformatowanego - Formatowanie tekstu, obrazy, tabele, listy
• ID dokumentów - System unikalnych identyfikatorów dla łatwego odwoływania się
• Własne sortowanie - Możliwość ręcznego określenia kolejności folderów i dokumentów

Grupa docelowa

Moduł jest przeznaczony dla wszystkich pracowników, którzy potrzebują dostępu do wiedzy firmowej lub sami tworzą i zarządzają dokumentacją. Administratorzy systemu mogą ustawiać strukturę i prawa dostępu, podczas gdy zwykli użytkownicy wykorzystują moduł do wyszukiwania informacji i tworzenia nowych dokumentów.

Ustawienia i konfiguracja

Ustawienia modułu (tylko dla administratorów)

Do globalnych ustawień modułu Wiki mają dostęp tylko użytkownicy z prawami administratora. Ustawienia otwiera się klikając na ikonę zębatki obok tytułu Wiki.

Ścieżka: Wiki → Ustawienia (ikona zębatki)

W ustawieniach możesz:

• Tworzyć główne foldery (pierwszy poziom hierarchii)
• Edytować nazwy i strukturę istniejących folderów
• Ustawiać prawa dostępu do poszczególnych folderów
• Włączać opcjonalne funkcje (ID dokumentów, linki publiczne, własne sortowanie)
• Konfigurować wiele niezależnych instancji wiki (jeśli potrzebujesz rozdzielić różne obszary wiedzy)

Struktura i foldery

Wiki wykorzystuje wielopoziomową hierarchię folderów, która umożliwia logiczne organizowanie dokumentów według tematów, działów lub procesów.

Główne foldery vs. podfoldery

• Główne foldery - Tworzy je tylko administrator w ustawieniach modułu. Tworzą najwyższy poziom organizacji (np. HR, IT, Marketing, Produkcja).
• Podfoldery - Mogą tworzyć użytkownicy z prawami do tworzenia podfolderów (poziom praw 20). Umożliwiają dalsze członowanie zawartości wewnątrz głównych folderów.

Ważne: Po wybraniu folderu w lewym drzewie po prawej stronie wyświetlają się jego dokumenty. Klikając na nazwę folderu otwierasz jego zawartość, strzałkami struktury drzewa folder rozwijasz lub zwijasz.

Własne sortowanie folderów

W ustawieniach domyślnych foldery sortowane są alfabetycznie. Administrator może w ustawieniach globalnych włączyć funkcję Własne sortowanie folderów, która umożliwi ręczne określenie kolejności wyświetlania folderów za pomocą numeru porządkowego (OrderNumberFolder).

Kopiowanie ustawień folderów

Przy tworzeniu nowego folderu możesz wykorzystać ustawienia istniejącego folderu jako szablon. Jest to przydatne, jeśli chcesz ustawić te same prawa dostępu dla wielu folderów.

Prawa dostępu

System praw do folderów umożliwia precyzyjne kontrolowanie, kto może czytać, edytować lub usuwać dokumenty. Prawa ustawia się na folder i mogą być przydzielone poszczególnym użytkownikom lub całym pozycjom (grupom).

Poziomy praw dostępu

• Czytać (poziom 5) - Użytkownik może tylko przeglądać dokumenty w folderze. Nie może tworzyć nowych dokumentów ani edytować istniejących.
• Czytać i zapisywać (poziom 10) - Użytkownik może przeglądać dokumenty i tworzyć nowe. Może edytować swoje własne dokumenty.
• Czytać, zapisywać, usuwać (poziom 15) - Pełna kontrola nad dokumentami. Użytkownik może usunąć jakikolwiek dokument w folderze.
• Tworzyć podfoldery (poziom 20) - Najwyższe prawo. Użytkownik może w folderze tworzyć nowe podfoldery i ma pełną kontrolę nad zawartością.

Ustawianie praw dla grup użytkowników

Prawa można przypisać całym grupom (pozycjom) zamiast poszczególnym użytkownikom. Jest to bardziej efektywne przy zarządzaniu większą liczbą użytkowników. Na przykład możesz ustawić, że wszyscy użytkownicy na pozycji "Kierownik działu" mają prawo czytać i zapisywać do folderu dokumentów HR.

Globalne prawa dla wszystkich użytkowników

Dla każdego folderu możesz włączyć globalne prawa za pomocą następujących przełączników:

• Czytać - wszyscy (read_all) - Każdy użytkownik systemu może przeglądać folder
• Zapisywać - wszyscy (write_all) - Każdy użytkownik może tworzyć i edytować dokumenty
• Usuwać - wszyscy (delete_all) - Każdy użytkownik może usuwać dokumenty
• Podfoldery - wszyscy (subfolders_all) - Każdy użytkownik może tworzyć podfoldery

Wskazówka: Dla dokumentów publicznych, które ma widzieć cała firma (np. Regulamin organizacyjny, Przepisy bezpieczeństwa), włącz prawo "Czytać - wszyscy".

ID dokumentów

System ID dokumentów umożliwia przypisanie każdemu dokumentowi unikalnego identyfikatora, który wyświetla się w nagłówku dokumentu i ułatwia odwoływanie się do niego w innych częściach systemu.

Włączanie ID dokumentów

ID dokumentów włącza się na folder. W ustawieniach folderu zaznacz opcję ShowWikiDocsID. Po włączeniu przy każdym dokumencie w tym folderze wyświetli się jego ID w formacie [numer folderu-numer dokumentu].

Definiowanie formatu ID

• Przedrostek (WikiDocsID_Pre) - Tekst, który wyświetla się przed ID dokumentu (np. "DOC", "PROC", "METOD")
• Przykład: Jeśli ustawisz przedrostek "PROC", ID będzie wyglądać tak: [PROC 5-42]

Stylowanie ID

Wygląd ID możesz dostosować za pomocą następujących ustawień:

• Pogrubione pismo (FontBold) - ID wyświetli się pogrubione
• Rozmiar pisma (FontSize) - Wielokrotność rozmiaru podstawowego (np. 1.2 = o 20% większe)
• Kolor pisma (FontColor) - Kod szesnastkowy koloru (np. #FF0000 dla czerwonego)

Wykorzystanie ID do wyszukiwania

Gdy ID dokumentów są aktywne, w panelu wyszukiwania pojawi się nowe pole ID dokumentu. Za jego pomocą możesz szybko znaleźć konkretny dokument bez znajomości jego nazwy.

Generowanie linków bezpośrednich

Linki bezpośrednie umożliwiają udostępnianie dokumentów innym użytkownikom za pomocą adresu URL. Istnieją dwa typy linków:

Link dla zalogowanych użytkowników

Ten link mogą użyć tylko użytkownicy, którzy są zalogowani do systemu. Link jest zawsze aktywny, jeśli administrator w ustawieniach globalnych zezwolił na generowanie linków bezpośrednich.

Format: https://twoja-domena.pl?modul=wiki&idWikiFolder=5&WikiDocsID=42

Link dla kogokolwiek (dostęp publiczny)

Ten link może otworzyć ktokolwiek, nawet bez logowania do systemu. Linki publiczne włącza się na folder za pomocą opcji PublicLink.

Ostrzeżenie: Linki publiczne udostępniaj ostrożnie. Każdy, kto ma link, może wyświetlić dokument bez jakiejkolwiek autentykacji.

Format: https://twoja-domena.pl/WikiDocs/idFirmy/idWiki/idFolderu/idDokumentu/hash

Interfejs użytkownika

Ekran główny

Po otwarciu modułu Wiki wyświetlają się trzy główne części:

Panel wyszukiwania (u góry)

Panel z funkcjami wyszukiwania zawiera następujące pola:

• Zawiera - Wyszukiwanie pełnotekstowe w nazwach, zawartości i tagach dokumentów
• ID dokumentu - Wybór konkretnego dokumentu według ID (wyświetli się tylko jeśli ID są aktywne)
• Opracował - Filtrowanie według autora dokumentu (wyświetli się tylko jeśli kolumna Opracował jest włączona)
• Szukaj w - Wybór zakresu wyszukiwania (Wszystko / Aktualnie otwarty folder i podfoldery)

Lewy panel - Struktura drzewa folderów

W lewym panelu widzisz hierarchię folderów w postaci drzewa. Foldery możesz rozwinąć klikając na strzałkę lub wybrać klikając na nazwę folderu. Po wybraniu folderu po prawej stronie wyświetlają się jego dokumenty.

Wskazówka: Jeśli masz wiele folderów, strukturę drzewa możesz zwinąć lub rozwinąć klikając na strzałki. System zapamięta Twoje ustawienia.

Prawy panel - Wyświetlanie dokumentów

Prawa część ekranu wyświetla dokumenty wybranego folderu. Każdy dokument zawiera:

• Nazwa - Tytuł dokumentu (kliknięciem rozwiniesz lub zwiniesz zawartość)
• ID - Unikalny identyfikator dokumentu (jeśli jest aktywny)
• Tagi - Słowa kluczowe do kategoryzacji
• Zawartość - Sformatowany tekst dokumentu
• Załączniki - Lista plików dołączonych do dokumentu
• Stopka - Autor, data utworzenia, numer wersji, ikony akcji

Nawigacja

Wybór folderu

Folder wybierasz klikając na jego nazwę w lewym drzewie. Po wyborze automatycznie wczytują się dokumenty tego folderu.

Zwijanie i rozwijanie drzewa folderów

Klikając na strzałkę obok nazwy folderu strukturę drzewa rozwiniesz lub zwiniesz. Jest to przydatne przy nawigacji w rozległych hierarchiach.

Przyciski wstecz

W górnej części ekranu możesz użyć przycisku wstecz w nawigacji breadcrumb do powrotu na poprzedni poziom.

Podstawowe operacje

Tworzenie folderu

Główne foldery (tylko administrator)

1. Kliknij na ikonę zębatki obok tytułu Wiki
2. W ustawieniach kliknij na przycisk Dodaj folder
3. Wypełnij nazwę folderu
4. Ustaw poziom (dla głównych folderów poziom 1)
5. Skonfiguruj prawa dostępu (wybierz użytkowników lub pozycje)
6. Opcjonalnie włącz:
   • Własne sortowanie dokumentów (CustomOrderDocs)
   • Wyświetlanie ID dokumentów (ShowWikiDocsID)
   • Linki publiczne (PublicLink)
7. Zapisz zmiany przyciskiem Zapisz

Podfoldery (użytkownicy z prawami)

1. Wybierz folder w lewym panelu, gdzie chcesz utworzyć podfolder
2. Po prawej stronie kliknij na przycisk Utwórz folder
3. Postępuj tak samo jak przy głównych folderach
4. Poziom ustawi się automatycznie według folderu nadrzędnego

Uwaga: Przycisk Utwórz folder wyświetli się tylko użytkownikom z prawami poziomu 20 lub wyższego.

Tworzenie dokumentu

1. Wybierz folder w lewym panelu, gdzie chcesz utworzyć dokument
2. Kliknij na przycisk + Nowy dokument w prawym górnym rogu
3. Wypełnij formularz:
   • Nazwa - Pole wymagane, nazwa dokumentu
   • Opracował - Opcjonalnie, wybór autora dokumentu (wyświetli się tylko jeśli kolumna Opracował jest włączona)
   • Tagi - Słowa kluczowe do wyszukiwania (minimum 2 znaki, możesz wprowadzić nowe lub wybrać istniejące)
   • Zawartość - Sformatowany tekst za pomocą edytora tekstu sformatowanego TinyMCE (możesz używać pogrubienia, list, obrazów, tabel, linków itp.)
   • Załączniki - Przesłanie plików przeciągając do obszaru Dropzone lub klikając na nią
4. Kliknij na przycisk Zapisz

Przesyłanie załączników

Do dokumentu możesz dołączyć pliki na dwa sposoby:

• Przeciągając - Pliki przeciągnij myszą do obszaru oznaczonego "Dropzone"
• Klikając - Kliknij w obszar Dropzone i wybierz pliki z dysku
• OnlyOffice - Przycisk Nowy plik umożliwia utworzenie dokumentu bezpośrednio w edytorze OnlyOffice

Limity:

• Maksymalnie 60 plików jednocześnie
• Maksymalny rozmiar jednego pliku: 100 MB

Edycja dokumentu

1. Na liście dokumentów znajdź dokument, który chcesz edytować
2. W stopce dokumentu kliknij na ikonę ołówka (wyświetli się tylko jeśli masz prawa)
3. Edytuj formularz w ten sam sposób co przy tworzeniu
4. Kliknij na przycisk Zapisz

Ważne: Edycja dokumentu tworzy nową wersję. Oryginalna wersja pozostaje zachowana w historii i możesz do niej wrócić w każdej chwili.

Kto może edytować dokument

• Autor dokumentu (użytkownik, który utworzył dokument)
• Użytkownicy z prawami poziomu 10 lub wyższego na folder

Wyświetlanie wersji

Każdy dokument zachowuje historię wszystkich wersji. Możesz tak śledzić, jak dokument rozwijał się w czasie.

1. W stopce dokumentu znajdź tekst "wersja X" (gdzie X to numer wersji)
2. Kliknij na ten tekst
3. Otworzy się okno dialogowe z listą wszystkich wersji dokumentu
4. Dla każdej wersji widzisz:
   • Nazwę wersji
   • Zawartość wersji
   • Tagi wersji
   • Załączniki wersji
   • Autora i datę utworzenia

Wskazówka: Historia wersji jest przydatna, jeśli potrzebujesz sprawdzić, jak dokument wyglądał w przeszłości, lub przywrócić starszą treść.

Usuwanie

Usuwanie dokumentu

1. W stopce dokumentu kliknij na ikonę krzyżyka
2. Potwierdź usunięcie w oknie dialogowym
3. Dokument zostanie przeniesiony do folderu usuniętych rekordów

Kto może usunąć dokument:

• Autor dokumentu (użytkownik, który utworzył dokument)
• Użytkownicy z prawami poziomu 15 lub wyższego na folder

Usuwanie folderu

1. Wybierz folder w lewym panelu
2. Po prawej stronie kliknij na przycisk Usuń folder
3. Potwierdź usunięcie w oknie dialogowym

Ostrzeżenie: Usunięty folder nie może być przywrócony. Przed usunięciem upewnij się, że jesteś pewny.

Kto może usunąć folder: Tylko użytkownicy z prawami poziomu 20 lub wyższego na folder.

Dostęp do usuniętych dokumentów

1. Wybierz folder w lewym panelu
2. Po prawej stronie kliknij na przycisk Usunięte
3. Wyświetli się lista usuniętych dokumentów
4. Usunięte dokumenty możesz przywrócić (jeśli masz prawa)

Wyszukiwanie

Kryteria wyszukiwania

Zawiera

Wyszukiwanie pełnotekstowe przeszukuje nazwy dokumentów, zawartość, tagi i metadane. Możesz wprowadzić jedno lub więcej słów kluczowych oddzielonych spacją.

Przykład: Jeśli wprowadzisz "bezpieczeństwo pracy", system znajdzie wszystkie dokumenty, które zawierają słowa "bezpieczeństwo" LUB "pracy".

Wyszukiwanie z/bez znaków diakrytycznych: W ustawieniach modułu można włączyć wyszukiwanie wrażliwe na znaki diakrytyczne (ogonki, kropki). W stanie domyślnym system wyszukuje bez względu na znaki diakrytyczne.

Wskazówka: System wyszukuje również w encjach HTML, więc znajdzie również znaki specjalne i formatowanie.

ID dokumentu

Jeśli ID dokumentów są aktywne, możesz wybrać konkretny dokument z listy. To pole wyświetli się tylko jeśli istnieją foldery z aktywnymi ID dokumentów.

1. W polu ID dokumentu wybierz dokument z listy
2. System automatycznie znajdzie i wyświetli dokument

Opracował

Filtrowanie według autora dokumentu. To pole wyświetli się tylko jeśli w ustawieniach jest włączona kolumna Opracował.

1. W polu Opracował wybierz użytkownika z listy
2. Wyświetlą się tylko dokumenty utworzone przez wybranego użytkownika

Szukaj w

Określa zakres wyszukiwania:

• Wszystko - Przeszuka całą bazę danych wiki
• Aktualnie otwarty folder i podfoldery - Ograniczy wyszukiwanie do wybranego folderu i jego poddrzewa

Uruchomienie wyszukiwania

Wyszukiwanie możesz uruchomić na trzy sposoby:

• Klikając na przycisk Wyszukaj (ikona lupy)
• Naciskając klawisz Enter w polu Zawiera
• Zmieniając filtr w polach ID dokumentu lub Opracował (automatyczne wyszukanie)

Anulowanie wyszukiwania

Kliknij na czerwony przycisk X obok przycisku Wyszukaj. System wymaże wszystkie kryteria wyszukiwania i wróci do wyświetlania ostatnio wybranego folderu.

Wyniki wyszukiwania

Po uruchomieniu wyszukiwania wyświetlają się dokumenty odpowiadające wprowadzonym kryteriom. Przy każdym wyniku widzisz:

• Nazwę dokumentu
• Zieloną etykietę z nazwą folderu - Pokazuje, z którego folderu pochodzi dokument
• Całą ścieżkę do folderu - Wyświetli się hierarchia folderów (np. IT → Instrukcje → Windows)
• Zawartość dokumentu - Możesz rozwinąć i przeczytać cały dokument

Wskazówka: Zielona etykieta z nazwą folderu jest klikalna. Klikając na nią przejdziesz bezpośrednio do folderu, gdzie znajduje się dokument.

Funkcje zaawansowane

Własne sortowanie

Sortowanie folderów

1. Administrator włącza w ustawieniach wiki funkcję Własne sortowanie folderów
2. W ustawieniach każdego folderu definiuje numer kolejności (OrderNumberFolder)
3. Foldery w lewym drzewie wyświetlą się według tej kolejności

Standardowe zachowanie: Jeśli własne sortowanie nie jest włączone, foldery sortowane są alfabetycznie.

Sortowanie dokumentów

1. Administrator włącza w folderze funkcję CustomOrderDocs
2. Przy każdym dokumencie w stopce wyświetli się pole "Własna kolejność" z ikonami akcji
3. Klikając na ikonę minus obniżysz kolejność dokumentu (przesuniesz go wyżej)
4. Klikając na ikonę plus podwyższysz kolejność dokumentu (przesuniesz go niżej)
5. Lub bezpośrednio zmień numer kolejności (OrderNumberDocs)

Wskazówka: Własne sortowanie jest przydatne, jeśli chcesz mieć ważne dokumenty zawsze na górze listy, bez względu na datę utworzenia lub nazwę.

Kompresja i rozwijanie zawartości

Dla szybszej nawigacji możesz zwinąć lub rozwinąć zawartość wszystkich dokumentów na raz.

Globalna kompresja

1. W prawym panelu nad listą dokumentów kliknij na ikonę kompresji (dwa kwadraty skierowane do środka)
2. Wszystkie dokumenty zwinią się, wyświetlą się tylko ich nagłówki
3. Klikając na nazwę dokumentu pojedynczy dokument rozwiniesz

Globalne rozwijanie

1. Kliknij na ikonę ekspansji (dwa kwadraty skierowane na zewnątrz)
2. Wszystkie dokumenty rozwiną się i wyświetli się ich zawartość

Wskazówka: Kompresja jest przydatna w folderach z wieloma dokumentami, gdzie chcesz szybko znaleźć konkretny dokument według nazwy.

Linki bezpośrednie

Linki bezpośrednie umożliwiają udostępnianie dokumentów innym użytkownikom za pomocą adresu URL, który możesz wysłać emailem lub przez komunikator.

1. W stopce dokumentu kliknij na ikonę zewnętrznego linku (kwadrat ze strzałką)
2. Otworzy się okno dialogowe z wygenerowanymi linkami
3. Wybierz typ linku:
   • Link dla zalogowanych użytkowników - Wymaga zalogowania do systemu
   • Link dla kogokolwiek - Dostęp publiczny bez logowania (wyświetli się tylko jeśli w folderze jest włączone PublicLink)
4. Kliknij na przycisk Kopiuj
5. Link zostanie skopiowany do schowka i możesz go wkleić do emaila lub innej aplikacji

Ostrzeżenie bezpieczeństwa: Linki publiczne udostępniaj tylko zaufanym osobom. Każdy, kto ma link, może wyświetlić dokument bez jakiejkolwiek autentykacji.

Drukowanie dokumentu

1. W stopce dokumentu kliknij na ikonę drukarki
2. Otworzy się podgląd wydruku z zawartością tylko wybranego dokumentu
3. Elementy sterujące (ikony akcji) automatycznie się ukryją
4. Wydrukuj dokument za pomocą standardowego okna dialogowego wydruku przeglądarki

Wskazówka: Wydruk możesz użyć również do zapisania dokumentu jako PDF za pomocą funkcji "Drukuj do PDF" w Twojej przeglądarce.

Integracja OnlyOffice

Integracja OnlyOffice umożliwia tworzenie i edytowanie dokumentów (Word, Excel, PowerPoint) bezpośrednio w przeglądarce, bez konieczności pobierania i ponownego przesyłania plików.

Tworzenie nowego dokumentu

1. Przy tworzeniu lub edycji dokumentu znajdź sekcję Załączniki
2. Kliknij na przycisk Nowy plik
3. Wybierz typ dokumentu (dokument Word, arkusz Excel, prezentacja PowerPoint)
4. Edytor OnlyOffice otworzy się w nowym oknie
5. Utwórz zawartość dokumentu
6. Zamknij edytor - dokument automatycznie zapisze się wśród załączników

Edycja istniejącego załącznika

1. Przy załączniku kliknij na przycisk edycji (jeśli plik jest edytowalny w OnlyOffice)
2. Edytor OnlyOffice otworzy się z zawartością pliku
3. Wprowadź zmiany
4. Zamknij edytor - zmiany automatycznie się zapiszą

Integracja

Powiązane moduły

Zadania i projekty

W module Zadania i Projekty możesz w opisie zadania odwoływać się do dokumentów wiki. Wystarczy skopiować link bezpośredni do dokumentu i wkleić go do tekstu zadania.

Pliki

Wszystkie załączniki dokumentów wiki są przechowywane w centralnym repozytorium modułu Pliki. Oznacza to, że:

• Załączniki dzielą tę samą infrastrukturę co pozostałe pliki w systemie
• Załączniki są zaszyfrowane i bezpiecznie przechowywane
• Możesz odwoływać się do załącznika z innych modułów

Solr - Wyszukiwanie pełnotekstowe

Załączniki dokumentów są automatycznie indeksowane przez system Solr, który ekstrahuje tekst z dokumentów (PDF, Word, Excel itp.) i umożliwia wyszukiwanie pełnotekstowe również w zawartości załączników.

AI Chat

Jeśli używasz modułu AI Chat, możesz odpowiedzi od asystenta AI bezpośrednio zapisać do wiki jako nowy dokument. Jest to przydatne do zachowania użytecznych informacji wygenerowanych przez AI.

Przepływy danych

Zapisywanie dokumentu

1. Użytkownik wypełnia formularz i klika Zapisz
2. System zapisuje rekord do tabeli WikiDocs
3. Załączniki zapisują się do tabeli Files
4. Powiązanie między dokumentem a załącznikami tworzy się w tabeli WikiDocs_has_Files
5. Załączniki są indeksowane w Solr do wyszukiwania pełnotekstowego

Wersjonowanie

1. Przy edycji dokumentu system tworzy nowy rekord w tabeli WikiDocs
2. Nowy rekord ma to samo WikiDocs_ID co oryginalny, ale wyższy numer wersji
3. Oryginalna wersja pozostaje zachowana w bazie danych
4. Przy wyświetlaniu dokumentu zawsze wyświetla się najnowsza wersja (max(version))

Prawa dostępu

1. Prawa są zdefiniowane w tabeli WikiFolder
2. Przy wyświetlaniu folderu system kontroluje prawa użytkownika
3. Jeśli użytkownik nie ma prawa czytać folderu, folder nie wyświetli się w lewym drzewie
4. Jeśli użytkownik nie ma prawa zapisywać, nie wyświetli się przycisk Nowy dokument

Wskazówki i triki

1. Używaj tagów konsekwentnie - Uzgodnij w zespole standardowe tagi (np. "instrukcja", "procedura", "bezpieczeństwo", "metodyka"). Ułatwi to wyszukiwanie w dokumentach i pomoże utrzymać wiki uporządkowaną.
2. Strukturuj foldery logicznie - Hierarchia folderów powinna odpowiadać strukturze firmy lub procesom. Np. pierwszy poziom według działów (IT, HR, Marketing), drugi poziom według tematów (IT → Instrukcje, IT → Bezpieczeństwo).
3. Wykorzystuj ID dokumentów dla ważnych procedur - Przy dokumentach, do których często się odwołujesz (procedury bezpieczeństwa, metodyki, formularze), włącz ID dokumentów. Inni użytkownicy mogą wtedy łatwo powiedzieć "postępuj według METOD 5-42".
4. Wersjonowanie jest Twoim przyjacielem - Nie bój się edytować dokumentów. Historia wersji jest zachowywana, więc zawsze możesz wrócić do poprzedniej wersji, jeśli coś zepsujesz.
5. Udostępniaj linki publiczne ostrożnie - Link publiczny może otworzyć ktokolwiek w internecie. Używaj go tylko dla dokumentów, które naprawdę potrzebujesz udostępnić osobom zewnętrznym. Do udostępniania wewnętrznego używaj linku dla zalogowanych użytkowników.
6. Używaj załączników do centralizacji plików - Zamiast przechowywania plików w różnych miejscach (email, dysk współdzielony, chmura) prześlij wszystkie powiązane pliki jako załączniki dokumentu wiki. Będą w jednym miejscu i każdy je łatwo znajdzie.
7. Regularnie sprawdzaj Usunięte - Jeśli masz prawa do usuwania, czasami sprawdź folder Usunięte. Ewentualnie omyłkowo usunięta dokumentacja może być jeszcze przywrócona.
8. Wykorzystuj kompresję zawartości - W folderach z dziesiątkami dokumentów użyj globalnej kompresji (ikona kompresji). Wyświetlą się tylko nazwy dokumentów i możesz szybko znaleźć ten, którego szukasz.
9. Ustaw sobie sortowanie dokumentów - Ikona sortowania w prawym panelu umożliwia przełączanie między sortowaniem według daty, nazwy i własnej kolejności. Znajdź sposób sortowania, który Ci odpowiada.
10. Pisz nazwy dokumentów zrozumiale - Zamiast "Dokument 1" użyj opisowej nazwy jak "Procedura zamykania magazynu na koniec zmiany". Ułatwi to wyszukiwanie i orientację w wiki.

Częste problemy i rozwiązania

Nie widzę przycisku Nowy dokument

Możliwe przyczyny i rozwiązania:

• Nie masz praw do folderu - Potrzebujesz co najmniej prawa poziomu 10 (Czytać i zapisywać). Skontaktuj się z administratorem, aby przydzielił Ci prawa.
• Nie masz wybranego folderu - Upewnij się, że masz wybrany folder w lewym panelu. Bez wyboru folderu przycisk się nie wyświetli.
• Jest aktywne wyszukiwanie - Podczas wyszukiwania przycisk Nowy dokument się nie wyświetli. Anuluj wyszukiwanie klikając na czerwony X.

Nie mogę utworzyć folderu

Możliwe przyczyny i rozwiązania:

• Chcesz utworzyć folder główny - Foldery główne (pierwszy poziom) tworzy tylko administrator w ustawieniach. Jeśli nie jesteś administratorem, możesz tworzyć tylko podfoldery w istniejących folderach.
• Nie masz praw do podfolderów - Do tworzenia podfolderów potrzebujesz praw poziomu 20. Skontaktuj się z administratorem.
• Nie masz wybranego folderu nadrzędnego - Do utworzenia podfolderu musisz najpierw wybrać folder, w którym chcesz utworzyć podfolder.

Wyszukiwanie nie znajduje dokumentów

Możliwe przyczyny i rozwiązania:

• Szukasz w złym obszarze - Sprawdź, czy masz wybrany właściwy zakres w polu "Szukaj w". Jeśli masz wybrany konkretny folder, zmień na "Wszystko".
• Słowo kluczowe jest zbyt szczegółowe - Spróbuj innego słowa kluczowego lub tagu. Możesz wprowadzić więcej słów oddzielonych spacją.
• Nie masz praw do folderu - System wyświetla tylko dokumenty z folderów, do których masz dostęp. Jeśli dokument istnieje w folderze, do którego nie masz praw, nie wyświetli się w wynikach.
• Wyszukiwanie jest wrażliwe na znaki diakrytyczne - Spróbuj wprowadzić słowo z i bez ogonków i kropek. Administrator może w ustawieniach zmienić czułość wyszukiwania.

Nie mogę usunąć dokumentu

Możliwe przyczyny i rozwiązania:

• Nie jesteś autorem dokumentu - Usunąć dokument może tylko jego autor lub użytkownik z prawami poziomu 15 na folder.
• Nie masz praw do folderu - Skontaktuj się z administratorem, aby przydzielił Ci prawa poziomu 15 (Czytać, zapisywać, usuwać).

Załączniki się nie przesyłają

Możliwe przyczyny i rozwiązania:

• Plik jest zbyt duży - Maksymalny rozmiar jednego pliku to 100 MB. Spróbuj skompresować plik lub podzielić.
• Przekroczona liczba plików - Możesz przesłać maksymalnie 60 plików jednocześnie. Podziel przesyłanie na więcej partii.
• Niestabilne połączenie - Sprawdź swoje połączenie internetowe. Jeśli połączenie jest wolne, spróbuj przesłać mniejszą liczbę plików.
• Błąd serwera - Skontaktuj się z administratorem systemu, jeśli problem się powtarza.

Nie mogę edytować dokumentu

Możliwe przyczyny i rozwiązania:

• Nie jesteś autorem dokumentu - Edytować dokument może tylko jego autor lub użytkownik z prawami poziomu 10 lub wyższego na folder.
• Nie masz praw do folderu - Skontaktuj się z administratorem, aby przydzielił Ci prawa poziomu 10 (Czytać i zapisywać).

Nie wyświetla się kolumna Opracował lub ID dokumentu

Możliwe przyczyny i rozwiązania:

• Funkcja nie jest włączona - Kolumnę Opracował włącza administrator w ustawieniach globalnych modułu. ID dokumentów włącza się na folder. Skontaktuj się z administratorem.

Nie mogę wygenerować linku publicznego

Możliwe przyczyny i rozwiązania:

• Linki publiczne nie są dozwolone - W folderze musi być włączona opcja PublicLink. Skontaktuj się z administratorem folderu lub systemu.
• Generowanie linków jest zabronione - Administrator może w ustawieniach globalnych zabronić generowania linków bezpośrednich. Skontaktuj się z administratorem systemu.

---

Data ostatniej aktualizacji: =date("j.n.Y")?>