CRM - Zarządzanie kontaktami

Przegląd

Moduł CRM (Customer Relationship Management, zarządzanie relacjami z klientami) służy do centralnej ewidencji firm, oddziałów i osób kontaktowych. Umożliwia rejestrowanie wszelkiej komunikacji – spotkań, rozmów telefonicznych, zadań i e-maili – oraz przejrzyste śledzenie historii każdej relacji biznesowej. Częścią modułu jest masowy mailing e-mailowy, kalendarz zadań oraz statystyki aktywności handlowców.

Główne funkcje

Rejestr firm z konfigurowalnymi polami własnymi
Rejestr oddziałów (placówek) firm
Rejestr osób kontaktowych przypisanych do firmy lub oddziału
Wpisy (notatki) i zadania do firm, oddziałów i kontaktów
Kalendarz zadań CRM z terminami realizacji
Masowy mailing e-mailowy z 7-krokowym kreatorem
Szablony e-maili do powtarzalnych wysyłek
Automatyczne uzupełnianie danych firmowych z ARES (czeski rejestr firm)
Import firm z Excela lub z ogólnokrajowej bazy danych ARES (do 100 firm jednocześnie)
Statystyki aktywności pracowników za ostatnie 30 dni
Eksport do XLSX i REST API do integracji z systemami zewnętrznymi

Dostęp i ustawienia

Jak uzyskać dostęp do modułu CRM

Ścieżka nawigacji do modułu CRM: kliknij pozycję CRM w menu głównym aplikacji. Moduł otworzy się na zakładce Aktualne z przeglądem statystyk i najnowszych wpisów.

Ustawienia modułu CRM

Ustawienia konfiguracyjne i prawa dostępu są dostępne przez Ustawienia → CRM. Dostęp do ustawień mają tylko administratorzy i użytkownicy z uprawnieniami administratora modułu. Ustawienia zawierają trzy zakładki:

Uprawnienia użytkowników – przydzielanie poziomów dostępu poszczególnym użytkownikom
Ustawienia ogólne / Opcjonalne kolumny – konfiguracja słowników, pól własnych i adresu e-mail nadawcy do mailingu
RestAPI – włączanie i dokumentacja REST API do automatycznego eksportu/importu

Konfiguracja ustawień ogólnych CRM

W zakładce Ustawienia ogólne / Opcjonalne kolumny w ustawieniach modułu CRM można skonfigurować następujące opcje:

Edycję zadania CRM może wykonać każdy – gdy włączone, każdy użytkownik może edytować zadanie, nie tylko jego autor
Edycja wpisu zmienia również datę utworzenia – przy zmianie statusu wpisu aktualizowana jest również data
Przy wpisach podawać Nazwę – wyświetla pole nazwy wpisu
Przy wpisach podawać Autora – wyświetla pole wyboru autora wpisu
Przy wpisach podawać Tagi – umożliwia przypisywanie tagów do wpisów
W tabeli wpisów wyświetlać notatkę – wyświetla kolumnę z tekstem notatki bezpośrednio w tabeli

Konfiguracja własnych słowników CRM

W ustawieniach modułu CRM można dostosować słowniki (dostępne warianty) dla:

Typ firmy – np. Klient, Dostawca, Partner
Status firmy – np. Aktywna, Nieaktywna, Potencjalna
Branża – sektory działalności
Roczny przychód – kategorie obrotów firmy
Kontakty – Stanowisko – stanowiska pracy osób kontaktowych
Kontakty – Zwrot grzecznościowy – formy zwracania się (Pan, Pani, ...)
Adresy – Typ – typy oddziałów (siedziba, placówka, magazyn, ...)
Typ wpisu – kategorie wpisu CRM (rozmowa telefoniczna, spotkanie, e-mail, ...)
Statusy wpisu – statusy wpisu/zadania (rozwiązane, oczekuje na odpowiedź, ...)

Konfiguracja pól własnych CRM

W ustawieniach modułu CRM można dodać pola własne dla Firm, Oddziałów i Kontaktów. Przykład: dla firm dodaj pole Data założenia lub Opiekun handlowy. Każdy typ rekordu (Firmy, Oddziały, Kontakty) obsługuje do 7 własnych pól tekstowych. Pola własne są wyświetlane w formularzach, tabelach i filtrach.

Konfiguracja adresu e-mail nadawcy do mailingu

Automatyczny mailing e-mailowy (bezpośrednia wysyłka z aplikacji) jest dostępny wyłącznie dla subskrybentów wersji Extra. Konfiguracja: Ustawienia → CRM → Ustawienia ogólne, sekcja Adres e-mail, z którego wysyłany jest mailing CRM. Po zapisaniu adresu wysyłany jest na niego e-mail weryfikacyjny. Adres staje się aktywny po kliknięciu linku w e-mailu weryfikacyjnym.

Wskazówka: Bez zweryfikowanego adresu e-mail nadal można korzystać z mailingu – system filtruje adresy e-mail, które można skopiować do własnego klienta poczty (zalecamy pole UDW/BCC).

Uprawnienia i prawa dostępu do modułu CRM

Poziom uprawnień	Opis
Brak dostępu	Użytkownik nie widzi modułu CRM
Może czytać wszystko	Przeglądanie wszystkich firm, kontaktów i wpisów bez możliwości edycji
Może czytać swoje, zapisywać do swoich	Czytanie wszystkich wpisów, edycja tylko firm, w których użytkownik jest wymieniony jako Nasz przedstawiciel
Może czytać wszystko, zapisywać wszystko	Pełny dostęp do odczytu i zapisu wszystkich firm i kontaktów
Usuwanie / przywracanie / import firm z XLSX	Obejmuje wszystkie niższe uprawnienia plus usuwanie firm, przywracanie usuniętych i import z Excela
Eksport do XLSX	Możliwość eksportowania listy firm i kontaktów do pliku Excel
Edycja wpisów	Możliwość edycji istniejących wpisów (notatek/zadań)
Usuwanie wpisów	Możliwość usuwania wpisów

Interfejs użytkownika modułu CRM

W górnej części modułu CRM znajduje się panel zakładek do przełączania między sekcjami:

Aktualne – panel przeglądu ze statystykami i podsumowaniami zadań
Firmy – lista zarejestrowanych firm z filtrami i opcjami zarządzania
Kontakty – zbiorcza lista wszystkich osób kontaktowych z firm i oddziałów
Wpisy – zbiorcza lista wszystkich wpisów/notatek ze wszystkich firm
Kalendarz – widok kalendarza zadań CRM z terminami
Mailing – kreator masowego mailingu e-mailowego
Mailing – Szablony – zarządzanie szablonami kampanii e-mailowych

Zakładka Aktualne – przegląd statusu CRM

Zakładka Aktualne w module CRM wyświetla:

Wykres statystyk liczby wpisów za ostatnie 30 dni – przegląd całkowitej lub własnej aktywności; przełączany przyciskami Wszystkie / Tylko moje i filtrowalny według typu wpisu
Zbliżające się wpisy – najbliższe nierozwiązane zadania posortowane według terminu
Ostatnie wpisy – ostatnich 20 utworzonych lub zmodyfikowanych wpisów
Przeterminowane nierozwiązane – wpisy-zadania, których termin minął i nadal są otwarte
Wykres aktywności pracowników za ostatnie 30 dni – porównanie aktywności poszczególnych użytkowników

Wskazówka: Przy każdej tabeli na zakładce Aktualne można przełączać między widokiem Wszystkie (wpisy wszystkich użytkowników) a Tylko moje (tylko wpisy zalogowanego użytkownika).

Zarządzanie firmami w module CRM

Zakładka Firmy – przegląd i filtry

Zakładka Firmy w module CRM wyświetla tabelę wszystkich zarejestrowanych firm. Nad tabelą znajduje się rozwijany panel filtrów z następującymi opcjami:

Nazwa firmy – wyszukiwanie tekstowe według nazwy
Ostatni wpis – filtr firm, których ostatni wpis jest starszy niż podana liczba dni (7, 31, 93, 186, 365, 730)
Typ – wybór z skonfigurowanych typów firm (można wybrać wiele wartości)
Branża – filtr według sektora działalności
Status – filtr według statusu firmy
Pracownicy – filtr według kategorii wielkości firmy
Opis zawiera – wyszukiwanie pełnotekstowe w polu Opis
Roczny przychód – filtr według kategorii obrotów
Miasto – filtr według siedziby firmy
Kraj – filtr według kraju
Pola własne – jeśli skonfigurowano pola własne dla firm, wyświetlane są również ich filtry

Wskazówka: Aktywne filtry są wyróżnione pogrubionym czerwonym tekstem w nagłówku panelu. Aby usunąć wszystkie filtry, kliknij przycisk Anuluj.

Procedura: Dodawanie nowej firmy do CRM

W module CRM na zakładce Firmy wykonaj następujące kroki:

Kliknij przycisk Dodaj firmę w prawym górnym rogu tabeli
Wypełnij podstawowe dane firmy:
- NIP/REGON – numer identyfikacyjny firmy; dla czeskich firm można kliknąć Załaduj według numeru w celu automatycznego pobrania z ARES
- NIP VAT – numer identyfikacji podatkowej
- Nazwa – pole wymagane; nazwa firmy
Uzupełnij dodatkowe dane:
- Typ firmy – wybierz z skonfigurowanych typów (klient, dostawca, ...)
- Status – aktualny status relacji biznesowej
- Branża, Pracownicy, Roczny przychód
- Strona WWW, E-mail, Telefon
- Ulica, Miasto, Kod pocztowy, Kraj
- Nasz przedstawiciel – przypisanie odpowiedzialnego handlowca
- Opis – tekst dowolny z dodatkowymi informacjami
- Pola własne – jeśli zdefiniowane w ustawieniach
Kliknij Zapisz

Uwaga: Przy wprowadzaniu numeru identyfikacyjnego system automatycznie sprawdza, czy firma o takim numerze już istnieje w CRM, i ostrzega o duplikatach.

Procedura: Edycja firmy w CRM

W module CRM firmę można edytować bezpośrednio z widoku szczegółowego lub z listy firm. Wszystkie podstawowe dane w widoku szczegółowym firmy można edytować inline, klikając ikonę ołówka obok wartości. Wykonaj następujące kroki:

Na zakładce Firmy kliknij nazwę firmy, aby otworzyć widok szczegółowy
W zakładce Dane podstawowe kliknij ikonę Edytuj (ołówek) obok dowolnego pola
Wprowadź zmianę i potwierdź ją

Alternatywnie firmę można edytować przez formularz dialogowy, klikając ikonę edycji w tabeli firm.

Procedura: Usuwanie firmy w CRM

W module CRM usuwanie firm wymaga uprawnień na poziomie usuwania/przywracania rekordów.

Otwórz widok szczegółowy firmy, klikając jej nazwę na zakładce Firmy
Kliknij przycisk Usuń tę firmę w nagłówku widoku szczegółowego
Potwierdź usunięcie w oknie dialogowym

Wskazówka: Usunięte firmy można przywrócić przyciskiem Usunięte w tabeli firm (wymaga uprawnień do usuwania/przywracania).

Szczegóły firmy – zakładki i zawartość

Widok szczegółowy firmy w module CRM wyświetla cztery zakładki:

Dane podstawowe – identyfikacja firmy, adres, dane kontaktowe, dane do fakturowania (konta bankowe, terminy płatności, warunki płatności, waluta), opis, pola własne
Oddziały – lista oddziałów (placówek) danej firmy
Kontakty – osoby kontaktowe firmy; można przełączać między widokiem z kontaktami z oddziałów i bez nich
Wpisy – lista wpisów/notatek CRM dla danej firmy z filtrem i wyświetleniem ostatniego wpisu

Z widoku szczegółowego firmy dostępne są bezpośrednie przyciski do przejścia do powiązanych modułów: Projekty, Raporty pracy, Zadania, HelpDesk (jeśli aktywowane).

Zarządzanie oddziałami w module CRM

Procedura: Dodawanie oddziału do firmy w CRM

Oddziały (placówki, magazyny, zdalne stanowiska pracy) dodaje się bezpośrednio z widoku szczegółowego firmy w module CRM.

Otwórz widok szczegółowy firmy w module CRM
Przejdź do zakładki Oddziały
Kliknij przycisk Dodaj oddział
Wypełnij formularz oddziału:
- Typ adresu – wymagane; wybierz typ oddziału (siedziba, magazyn, placówka, ...)
- E-mail, Telefon, Strona WWW
- Ulica, Miasto, Kod pocztowy
- Kraj – wymagane; wybór z listy
- Nasz przedstawiciel – wymagane; odpowiedzialny handlowiec
- Opis i pola własne zgodnie z konfiguracją
Kliknij Zapisz

Procedura: Edycja oddziału w CRM

W module CRM oddział można edytować bezpośrednio w formularzu dialogowym lub poprzez edycję inline w tabeli oddziałów.

Otwórz widok szczegółowy firmy, przejdź do zakładki Oddziały
Kliknij ikonę Edytuj przy odpowiednim oddziale
Wprowadź zmiany i kliknij Zapisz

Zarządzanie kontaktami w module CRM

Zakładka Kontakty – przegląd zbiorczy

Zakładka Kontakty w module CRM wyświetla zbiorczą listę wszystkich osób kontaktowych ze wszystkich firm i oddziałów. Jest przydatna do szybkiego wyszukania osoby dzwoniącej, życzeń imieninowych lub masowego mailingu do dyrektorów. Dostępne filtry: Firma, Imię, Nazwisko, Stanowisko, E-mail, Telefon/Komórka, Opis zawiera.

Procedura: Dodawanie kontaktu do firmy w CRM

Kontakty można dodawać z zakładki Kontakty lub bezpośrednio z widoku szczegółowego firmy w module CRM.

Kliknij przycisk Dodaj kontakt (na zakładce Kontakty lub w widoku szczegółowym firmy)
Wybierz Firmę (tylko przy dodawaniu z zakładki Kontakty)
Opcjonalnie wybierz Oddział, do którego kontakt się odnosi
Wypełnij dane osoby kontaktowej:
- Stanowisko – stanowisko pracy
- Zwrot grzecznościowy – forma zwracania się
- Imię i Nazwisko
- E-mail, Telefon, Komórka
- Opis i pola własne zgodnie z konfiguracją
Kliknij Zapisz

Wpisy i zadania w module CRM

Czym są wpisy w CRM

Wpisy w module CRM (również notatki lub aktywności) służą do dokumentowania wszelkiej komunikacji i aktywności dotyczących firm, oddziałów i osób kontaktowych. Każdy wpis zawiera typ (rozmowa telefoniczna, spotkanie, e-mail, ...), tekst notatki, status i załączniki. Wpisy ze statusem innym niż Rozwiązane automatycznie stają się zadaniami, które można przypisać konkretnemu użytkownikowi z terminem realizacji.

Zakładka Wpisy – przegląd zbiorczy

Zakładka Wpisy w module CRM wyświetla wszystkie wpisy ze wszystkich firm, oddziałów i kontaktów. Jest przydatna do ogólnego przeglądu nieprzetworzonych wpisów lub filtrowania pracy poszczególnych użytkowników. Dostępne filtry: Utworzył, Typ wpisu, Data utworzenia (od–do), Plik zawiera (wyszukiwanie pełnotekstowe w załącznikach), Status, Notatka zawiera.

Procedura: Dodawanie wpisu (notatki/zadania) w CRM

Wpisy można dodawać do konkretnej firmy, oddziału lub kontaktu w module CRM.

Otwórz widok szczegółowy firmy/oddziału/kontaktu i kliknij ikonę + przy zakładce Wpisy, lub kliknij przycisk Dodaj wpis/zadanie do zaznaczonych dla wpisu masowego
Wybierz Typ wpisu – kategorię aktywności (rozmowa telefoniczna, spotkanie, e-mail, ...)
Wypełnij opcjonalne pola zgodnie z ustawieniami: Nazwa, Autor, Tagi
Napisz Notatkę – tekst wpisu
Dołącz ewentualne Załączniki przeciągając lub wybierając pliki (maks. 60 plików)
Wybierz Status wpisu:
- Status Rozwiązane – wpis jest zamknięty
- Inny status – wpis staje się zadaniem, pojawią się pola Do realizacji przez i Termin realizacji
Jeśli status jest inny niż rozwiązane, określ Do realizacji przez (odpowiedzialny użytkownik) i Termin realizacji (termin)
Kliknij Zapisz

Wskazówka: Przypisany użytkownik jest automatycznie informowany e-mailem o utworzeniu zadania. Na dzień przed terminem automatycznie wysyłane jest e-mailowe przypomnienie (można wyłączyć polem wyboru Wyślij przypomnienie). Wpis można usunąć w ciągu 1 godziny od utworzenia.

Masowe dodawanie wpisu do wielu firm jednocześnie w CRM

W module CRM na zakładce Firmy można dodać wpis do wielu firm jednocześnie.

W tabeli firm zaznacz firmy za pomocą pól wyboru w ostatniej kolumnie (lub kliknij Zaznacz wszystkie w nagłówku kolumny)
Kliknij przycisk Dodaj wpis/zadanie do zaznaczonych
Wypełnij formularz wpisu w standardowy sposób
Kliknij Zapisz – wpis zostanie zapisany do wszystkich zaznaczonych firm

Kalendarz CRM

Zakładka Kalendarz w module CRM

Zakładka Kalendarz w module CRM wyświetla wpisy wprowadzone jako zadania (nierozwiązane) w widoku kalendarza. Jako data wykorzystywany jest termin Termin realizacji. Kalendarz można wyświetlić w trybie miesiąca lub tygodnia.

Wszystkie – wyświetla zadania wszystkich użytkowników
Tylko utworzone przeze mnie – wyświetla tylko zadania utworzone przez zalogowanego użytkownika
Tylko przypisane do mnie – wyświetla tylko zadania przypisane zalogowanemu użytkownikowi

Kliknięcie na wydarzenie w kalendarzu otwiera widok szczegółowy wpisu. Kliknięcie na wolne miejsce w danym dniu bezpośrednio otwiera formularz dodawania nowego wpisu jako zadania z wypełnionym terminem.

Zaawansowane funkcje modułu CRM

Aktualizacja danych firmowych z ARES

Dla czeskich firm z wypełnionym numerem identyfikacyjnym dane firmowe można automatycznie zaktualizować z rejestru ARES (Administracyjny Rejestr Podmiotów Gospodarczych). Funkcja jest dostępna w widoku szczegółowym firmy w module CRM.

Otwórz widok szczegółowy firmy w module CRM
W zakładce Dane podstawowe, obok pola numeru identyfikacyjnego, kliknij przycisk Aktualizuj z ARES według numeru
System wyświetli okno dialogowe z porównaniem istniejących i nowych danych (NIP VAT, Nazwa, Ulica, Miasto, Kod pocztowy)
Kliknij Zapisz, aby potwierdzić aktualizację

Import firm z Excela do CRM

Import firm z Excela do modułu CRM umożliwia masowe przesłanie do 100 firm jednocześnie. Wymaga uprawnień do usuwania/przywracania/importu firm.

Na zakładce Firmy kliknij przycisk Import
Pobierz przykładowy plik Excel z wyświetlonego linku
Wypełnij dane w pobranym szablonie (DOKŁADNIE w tym samym formacie)
Kliknij Plik importu i wybierz swój plik XLSX
Kliknij Importuj

Import firm z ogólnokrajowej bazy danych ARES (tylko CZ)

Dla czeskich użytkowników dostępny jest import firm bezpośrednio z ogólnokrajowej bazy danych ARES (aktualizowanej co miesiąc). Import jest dostępny przez Firmy → Import w module CRM.

Ustaw filtry wyboru firm: Powiat, Data założenia, Forma prawna (sp. z o.o., S.A., ...), Liczba pracowników, Sektor działalności
Sprawdź liczbę pasujących firm (maksymalnie 100 do importu)
Wybierz Typ firmy po imporcie i Status firmy po imporcie
Kliknij Importuj

Uwaga: Rekordy z ARES nie zawierają kontaktów (telefonów, e-maili) – tylko nazwy firm i adresy z rejestrów publicznych.

Zarządzanie kontami bankowymi firmy w CRM

W widoku szczegółowym firmy w module CRM można zarządzać danymi bankowymi do fakturowania.

Otwórz widok szczegółowy firmy, zakładka Dane podstawowe, sekcja Dane do fakturowania
Kliknij przycisk Dodaj dla nowego konta bankowego
Wypełnij: Numer konta, Kod banku, IBAN, Swift, Nazwa banku, Waluta
Kliknij Zapisz

Konta bankowe firmy są automatycznie proponowane przy wystawianiu faktur wychodzących, zamówień przychodzących i dokumentów dostawy.

Masowy mailing e-mailowy w CRM

Przegląd kreatora mailingu CRM

Moduł CRM zawiera kreator masowego mailingu e-mailowego podzielony na kroki. Mailing można uruchomić przez zakładkę Mailing w górnej nawigacji modułu CRM. Proces obejmuje wybór grupy docelowej, filtrowanie adresów, wysyłanie e-maili i zapisanie informacji o wysyłce do kontaktów.

Procedura: Krok 1 – Wybór źródeł adresów do mailingu CRM

W module CRM na zakładce Mailing w kroku 1 wybierz, skąd mają zostać załadowane adresy e-mail:

Firmy – e-maile z rekordów firmowych
Oddziały – e-maile z zarejestrowanych oddziałów
Kontakty – e-maile osób kontaktowych

Można wybrać kombinację wszystkich trzech źródeł. Następnie kliknij Dalej.

Procedura: Krok 2 – Filtrowanie odbiorców mailingu CRM

W kroku 2 kreatora mailingu w module CRM ustaw filtry wyboru odbiorców:

Dla Firm: Typ, Status, Branża, Pracownicy, Roczny przychód, Ostatni wpis, Opis zawiera, Miasto, pola własne
Dla Oddziałów: oddziały są wybierane automatycznie; jeśli ustawiony jest filtr firm, wyświetlane są tylko oddziały tych firm
Dla Kontaktów: Imię, Nazwisko, Stanowisko, E-mail, Telefon/Komórka, Opis zawiera; jeśli ustawiony jest filtr firm, kontakty są ograniczone do tych firm

Kliknij Dalej.

Procedura: Krok 3 – Wybór konkretnych adresów do mailingu CRM

W kroku 3 wyświetlana jest tabela znalezionych adresów e-mail z informacją o ostatnim wysłanym e-mailu. Zaznacz adresy, na które chcesz wysłać e-mail. Przyciskami Zaznacz wszystkie i Odznacz wszystkie można szybko zarządzać całym wyborem. Kliknij Dalej.

Procedura: Krok 4 – Tworzenie i wysyłanie e-maila w kreatorze mailingu CRM

W kroku 4 kreatora mailingu w module CRM rozróżniane są dwa scenariusze:

Scenariusz A – ze zweryfikowanym adresem nadawcy (wersja Extra):

Potwierdź zgodę na wysyłkę, zaznaczając pole wyboru
Opcjonalnie załaduj Szablon z listy zapisanych szablonów
Wypełnij Temat e-maila
Napisz Treść e-maila – można użyć słów zastępczych do personalizacji (np. %kontakty-Oslovení% %kontakty-Příjmení%)
Dołącz ewentualne załączniki
Kliknij Wyślij

Scenariusz B – bez zweryfikowanego adresu nadawcy:

Skopiuj wyświetlone adresy e-mail do swojego klienta poczty (zalecamy pole UDW/BCC)
Kliknij Dalej, aby przejść do zapisu wpisu

Procedura: Krok 5 – Zapisanie wpisu o wysyłce e-maila w CRM

W kroku 5 kreatora mailingu w module CRM można zapisać informację o wysyłce e-maila do wszystkich skontaktowanych osób jako wpis CRM:

Wybierz Typ wpisu (e-mail, kampania, ...)
Napisz Notatkę – opis treści wysłanego e-maila (jeśli notatka nie zostanie wypełniona, wpis nie zostanie zapisany)
Dołącz załączniki w razie potrzeby
Kliknij Zapisz wpis / dalej

Procedura: Krok 6 – Tworzenie zadania uzupełniającego dla skontaktowanych osób w CRM

W kroku 6 kreatora mailingu w module CRM można utworzyć zadanie uzupełniające dla skontaktowanych osób (np. kontakt follow-up za 14 dni):

Wybierz Typ wpisu
Napisz Notatkę – opis zadania
Wybierz Status – status nowego zadania
Wybierz Do realizacji przez – odpowiedzialny użytkownik
Ustaw Termin realizacji – termin zadania
Kliknij Zapisz zadanie

Zarządzanie szablonami e-maili w CRM

Szablony e-maili w module CRM umożliwiają zapisanie często używanych e-maili do szybkiego załadowania w kreatorze mailingu. Szablony są dostępne przez zakładkę Mailing – Szablony.

Na zakładce Mailing – Szablony kliknij Dodaj
Wypełnij nazwę szablonu, treść e-maila i dołącz załączniki
Szablon można przetestować, wysyłając go na podany adres testowy
Kliknij Zapisz

Integracja modułu CRM z innymi modułami

CRM i fakturowanie – Faktury wystawione, Faktury otrzymane

Moduł CRM jest powiązany z modułami Faktury wystawione i Faktury otrzymane. W widoku szczegółowym firmy w CRM wyświetlane są dane do fakturowania (indywidualna liczba dni terminu płatności, warunki płatności, domyślna waluta). Konta bankowe zapisane przy firmie w CRM są automatycznie proponowane przy wystawianiu faktury dla danej firmy.

CRM i Projekty

Z widoku szczegółowego firmy w module CRM można bezpośrednio przejść do modułu Projekty i wyświetlić lub utworzyć projekty powiązane z daną firmą. Przyciski Projekty i dodawanie projektu są dostępne w nagłówku widoku szczegółowego firmy (jeśli moduł Projekty jest aktywny).

CRM i Zadania, Raporty pracy, HelpDesk

Z widoku szczegółowego firmy w module CRM można przejść do modułów Zadania, Raporty pracy i HelpDesk z automatycznym filtrowaniem wpisów według danej firmy. Dostępność przycisków zależy od aktywowanych modułów w instalacji.

CRM i REST API

Moduł CRM obsługuje REST API do automatycznego eksportu i importu danych z systemów zewnętrznych. REST API można aktywować w Ustawienia → CRM → RestAPI. Dostępne operacje: GET (odczyt), POST (tworzenie), PUT (aktualizacja), DELETE (usuwanie) dla encji CRM_Companies, CRM_Addresses i CRM_Contacts.

Rozwiązywanie problemów w module CRM

Często zadawane pytania dotyczące modułu CRM

Pytanie: Przycisk Dodaj firmę jest nieaktywny (szary).

Odpowiedź: Aby dodać firmę w module CRM, potrzebne są uprawnienia co najmniej na poziomie Może czytać wszystko, zapisywać wszystko. Skontaktuj się z administratorem intranetu w celu przydzielenia niezbędnych praw dostępu.

Pytanie: Nie mogę usunąć firmy – brakuje przycisku Usuń.

Odpowiedź: Usuwanie firm w module CRM wymaga uprawnień na poziomie Usuwanie/przywracanie/import firm. To uprawnienie przydzielane jest przez administratora w Ustawienia → CRM.

Pytanie: Nie widzę przycisku Eksport do Excela.

Odpowiedź: Eksport firm i kontaktów do XLSX to osobne uprawnienie (Eksport firm/kontaktów do XLSX). Poproś administratora o jego przydzielenie w ustawieniach modułu CRM.

Pytanie: Mailing nie wysyła e-maili automatycznie, wyświetla tylko listę adresów.

Odpowiedź: Automatyczne wysyłanie e-maili bezpośrednio z CRM jest dostępne wyłącznie dla subskrybentów wersji Extra ze zweryfikowanym adresem nadawcy. W pozostałych przypadkach skopiuj wyświetlone adresy do swojego klienta poczty (zalecamy pole UDW/BCC) i wyślij e-mail samodzielnie.

Pytanie: Przy imporcie firm z Excela pojawia się błąd.

Odpowiedź: Upewnij się, że używasz dokładnie oryginalnego szablonu Excel pobranego z linku na stronie importu w module CRM. Jednocześnie można zaimportować maksymalnie 100 firm. Sprawdź, czy masz uprawnienia do usuwania/przywracania/importu firm.

Pytanie: W wpisie (zadaniu) nie działa przycisk Usuń.

Odpowiedź: Wpisy w module CRM można usunąć w ciągu 1 godziny od ich utworzenia. Po upływie godziny usunięcie jest możliwe tylko dla użytkowników z uprawnieniem Usuwanie wpisów.

Wskazówki do efektywnej pracy z modułem CRM

Wskazówka: Wykorzystaj filtr Ostatni wpis na zakładce Firmy do identyfikacji firm, z którymi od dawna nie komunikowałeś się (np. starszy niż 3 miesiące).
Wskazówka: Przy wprowadzaniu wpisu jako zadania wystarczy wybrać inny status niż Rozwiązane – system automatycznie wyświetli pola przypisania i terminu.
Wskazówka: W kalendarzu CRM kliknij na wolny dzień, aby szybko dodać zadanie z wypełnionym terminem.
Wskazówka: Do personalizacji masowego e-maila wykorzystaj słowa zastępcze w formacie %kontakty-Oslovení% i %kontakty-Příjmení% – system zastąpi je wartościami z karty kontaktu podczas wysyłki.
Wskazówka: Masowe dodawanie wpisu do wielu firm jednocześnie – zaznacz firmy w tabeli i kliknij Dodaj wpis/zadanie do zaznaczonych.
Wskazówka: Dla czeskich firm wykorzystaj automatyczne pobieranie danych z ARES przy dodawaniu nowej firmy – kliknij Załaduj według numeru w oknie dialogowym dodawania firmy.
Wskazówka: Pola własne dla firm, oddziałów i kontaktów konfiguruje się w Ustawienia → CRM → Ustawienia ogólne – umożliwiają rejestrowanie specyficznych informacji potrzebnych w Twojej branży.

Wiki - eIntranet.net