CRM - Zarządzanie kontaktami i relacjami biznesowymi

Przegląd

Moduł CRM (Customer Relationship Management, zarządzanie kontaktami i relacjami biznesowymi, ewidencja firm i klientów) służy do ewidencjonowania firm, ich oddziałów i osób kontaktowych oraz do rejestrowania całej komunikacji, spotkań i zadań, które się z nimi wiążą. W module CRM znajdziesz historię tego, kto z jaką firmą kiedy się kontaktował, jakie zadania wynikły ze spotkań i kto ma je rozwiązać. Moduł CRM potrafi ponadto automatycznie uzupełnić dane firmy z rejestru ARES, ostrzec przed ryzykownym partnerem biznesowym i masowo wysłać e-mail do wybranych kontaktów.

Kluczowe funkcje modułu CRM

Ewidencja firm, oddziałów i osób kontaktowych wraz z własnymi polami dopasowanymi do potrzeb
Zapisywanie rekordów (notatek) i zadań z terminem i osobą odpowiedzialną dla każdej firmy, oddziału i kontaktu
Automatyczne uzupełnianie danych firmy z rejestru ARES i masowy import z ogólnokrajowej bazy firm
Weryfikacja partnera biznesowego - wiarygodność płatnika VAT, upadłość, opublikowane rachunki bankowe
Podsumowanie relacji z firmą przez AI i propozycja kolejnego kroku handlowca
Masowe rozsyłanie e-maili do wybranych kontaktów za pomocą kreatora Mailing
Kalendarz nierozwiązanych zadań oraz wykresy przeglądowe aktywności pracowników
Połączenie z fakturowaniem, kartami czasu pracy, HelpDeskiem, zadaniami i projektami

Dostęp i ustawienia

Ten rozdział opisuje, gdzie w menu głównym znajdziesz moduł CRM, jak wygląda jego konfiguracja i jakie poziomy uprawnień można w nim przydzielić użytkownikom. Zanim zaczniesz pracować w module CRM, sprawdź, jaki poziom dostępu przydzielił Ci administrator systemu - od niego zależy, które firmy zobaczysz i co w nich będziesz mógł zmieniać.

Jak przejść do modułu CRM

Ścieżka nawigacji do modułu CRM: Menu główne → CRM. Moduł CRM zawsze otwiera się na zakładce Aktualnie, skąd jednym kliknięciem dostępnych jest kolejnych sześć zakładek: Firmy, Kontakty, Zapisy, Kalendarz, Mailing i Mailing – szablony. Użytkownicy odpowiedzialni za administrację modułem CRM widzą dodatkowo obok nagłówka odnośnik Ustawienia.

Ustawienia modułu CRM

Ścieżka do ustawień modułu CRM: Ustawienia → CRM. Otworzy się strona z trzema zakładkami: Prawa użytkownika, Ustawienia ogólne / Opcjonalne kolumny i RestAPI. Ustawienia modułu CRM może zmieniać tylko administrator systemu lub użytkownik odpowiedzialny za administrację tym modułem - pozostałym użytkownikom odnośnik Ustawienia w ogóle się nie wyświetli. Większość opcji w ustawieniach zapisuje się natychmiast po kliknięciu, bez konieczności dodatkowego potwierdzania.

Ustawienia: Prawa użytkownika w module CRM

Na zakładce Prawa użytkownika znajduje się tabela wszystkich aktywnych użytkowników, u każdego z nich przełącznikami ustawia się poziom dostępu do modułu CRM (Brak dostępu, Może czytać wszystko, Może czytać własne, zapisywać do własnych, Może czytać wszystko, zapisywać wszystko oraz najwyższy poziom z usuwaniem i importem) oraz osobno zaznaczanymi polami trzy dodatkowe uprawnienia: Eksport firm/kontaktów do XLSX, Edycja rekordów i Usuwanie rekordów. Uprawnienia są w tabeli uszeregowane od najniższego do najwyższego od lewej do prawej, a każde wyższe uprawnienie zawiera w sobie wszystkie uprawnienia niższe. Zmiana zapisuje się u każdego użytkownika od razu po kliknięciu.

Ustawienia: Ustawienia ogólne modułu CRM

Zakładka Ustawienia ogólne zawiera przełączniki, które zapisują się natychmiast po kliknięciu i wpływają na działanie całego modułu CRM:

Opcja	Co włącza lub zmienia
Edycję zadania w CRM może wykonać każdy	Osobę odpowiedzialną i termin zadania może zmieniać dowolny użytkownik, nie tylko ten, kto zapisał rekord. Jeśli opcja jest wyłączona, pozostałym wyświetli się zdanie, że edytować może tylko autor rekordu.
Edytowanie rekordu (statusu) spowoduje również zmianę daty utworzenia rekordu	Przy zmianie statusu data rekordu przesuwa się na moment zmiany. Jeśli opcja jest wyłączona, data zapisu pozostaje pierwotna.
Wprowadzanie nazwy przy tworzeniu rekordu	Do formularza i tabeli rekordów zostanie dodane obowiązkowe pole Nazwa. Jeśli opcja jest wyłączona, rekordy rozróżnia się tylko typem i notatką.
Wprowadzanie pola Przygotował przy tworzeniu rekordu	Zostanie dodany wybór użytkownika, który przygotował rekord, oddzielnie od tego, kto go zapisał.
Pozwól na dodawanie tagów do rekordów	Zostanie dodane pole na słowa kluczowe oraz kolumna Tagi w przeglądzie rekordów.
W tabeli rekordów w widoku domyślnym wyświetl notatkę	Kolumna Notatka jest w przeglądzie od razu widoczna dla wszystkich. Jeśli opcja jest wyłączona, kolumna jest ukryta, a poszczególny użytkownik może ją wyświetlić własnym wyborem kolumn.
Weryfikacja partnera biznesowego	Włącza nocne monitorowanie nierzetelnych płatników VAT, postępowań upadłościowych i opublikowanych rachunków, kartę weryfikacji w szczegółach firmy oraz filtr Tylko partnerzy obarczeni ryzykiem. Dostępne tylko dla firm działających w czeskim środowisku prawnym.
Powiadamiać o ryzykownym partnerze na e-maile	Adresy oddzielone średnikiem, na które przychodzi zbiorcze powiadomienie o nowo wykrytym ryzyku. Puste pole jest prawidłowym ustawieniem - ryzyko jest rejestrowane, ale nikomu się nie wysyła.

Ustawienia: Słowniki i pola niestandardowe modułu CRM

W kartach Możliwe warianty dla … zarządza się listami Typ firm, Status firmy, Sektor przedsiębiorstwa, Roczny dochód, Kontakty - stanowiska, Kontakty – forma zwracania się, Adresy - typ i Typ rekordu. Wiersze dodaje się przyciskiem Dodaj dodatkową opcję, usuwa krzyżykiem i zapisuje przyciskiem Zapisz; puste wiersze są odrzucane, a lista (z wyjątkiem rocznego dochodu) jest sortowana alfabetycznie. Domyślna oferta jest wstępnie wypełniona, na przykład typy firm Dostawca, Inwestor, Konkurencja, Media, Klient. Typu rekordu Zmiana nie można usunąć, ponieważ moduł CRM używa go do automatycznych wpisów o zmianach. Lista Rekordowe stany (Zaplanowane, Rozwiązano, Rozwiązany, Anulowane) służy tylko do wglądu i nie można jej zmienić w ustawieniach.

W kartach Zdefiniuj pola niestandardowe dla Firmy / Oddziały / Kontakty wprowadza się nazwy dodatkowych danych, które chcesz ewidencjonować w module CRM, a przy każdym można zaznaczyć Wyświetl w tabeli przeglądowej. Pole niestandardowe wyświetli się następnie w szczegółach oraz przy tworzeniu i edycji rekordu; dla jednego typu (Firmy, Oddziały, Kontakty) można wprowadzić najwyżej siedem takich pól. Zapisuje się je przyciskiem Zapisz.

Ustawienia: Adres wysyłkowy mailingu w module CRM

Do masowego rozsyłania e-maili z modułu CRM służy pole Adres e-mail, z którego wysyłany jest mailing CRM oraz informacja Adres zweryfikowany (Tak/Nie). Po zapisaniu na podany adres przyjdzie e-mail weryfikacyjny - kliknięcie odnośnika w nim sprawia, że adres staje się zweryfikowany. Zapisuje się przyciskiem Zapisz i wyślij weryfikacyjną wiadomość e-mail. Ta część ustawień wyświetla się tylko abonentom wyższej wersji; pozostałym moduł CRM w kreatorze Mailing jedynie przefiltruje listę adresów, a wysłanie e-maili muszą zapewnić sobie we własnym zakresie. Dopóki adres wysyłkowy nie jest zweryfikowany, kreator mailingu nie wysyła e-maili.

Ustawienia: Połączenie modułu CRM przez interfejs API

Na zakładce RestAPI znajduje się przełącznik Zezwól na interfejs API. Służy do tego, aby inny system - na przykład sklep internetowy, program księgowy lub formularz internetowy - mógł automatycznie zakładać, odczytywać, edytować i usuwać firmy, oddziały i kontakty w module CRM. Bez włączenia tej opcji połączenie z systemem zewnętrznym nie działa. Konfiguracja i wykorzystanie interfejsu API są przeznaczone dla technicznie zaawansowanego administratora lub dostawcy łączonego systemu.

Uprawnienia i prawa dostępu w module CRM

Dostęp do modułu CRM ustawia się osobno dla każdego użytkownika i jest on stopniowany - wyższy poziom zawsze obejmuje wszystkie uprawnienia poziomów niższych.

Poziom dostępu	Co użytkownik widzi i może robić
Brak dostępu	Moduł CRM w ogóle nie zostanie użytkownikowi zaproponowany.
Może czytać wszystko	Widzi wszystkie firmy, oddziały, kontakty i rekordy, ale niczego nie zakłada ani nie edytuje - przyciski do dodawania i importu są niedostępne.
Może czytać własne, zapisywać do własnych	Widzi i edytuje tylko firmy, przy których jest wpisany jako Nasz przedstawiciel; pozostałe firmy, ich kontakty ani rekordy mu się nie wyświetlą. Może zakładać firmy, oddziały, kontakty i rekordy.
Może czytać wszystko, zapisywać wszystko	Widzi i edytuje wszystkie firmy bez względu na to, kto jest ich przedstawicielem.
Najwyższy poziom	Dodatkowo może usuwać firmy, oddziały i kontakty, pracować z koszem usuniętych rekordów oraz faktycznie uruchomić import firm z Excela i z ogólnokrajowej bazy danych.

Niezależnie od tej skali przydzielane są trzy osobne uprawnienia: eksport firm i kontaktów do Excela, edycja cudzych rekordów (bez niego można edytować tylko własne wpisy) i usuwanie rekordów (bez niego użytkownik może usunąć tylko własny rekord, i to tylko w ciągu jednej godziny od jego utworzenia). Weryfikację partnera biznesowego może uruchomić każdy, kto ma dostęp do modułu CRM, ale potwierdzić lub zignorować wykryte ryzyko może tylko ten, kto może zapisywać w CRM. Zakres widoczności na ograniczonym poziomie określa wyłącznie to, przy których firmach użytkownik jest wpisany jako Nasz przedstawiciel - pojęcie przełożonego nie jest w module CRM używane.

Interfejs użytkownika

Moduł CRM jest podzielony na siedem zakładek - Aktualnie, Firmy, Kontakty, Zapisy, Kalendarz, Mailing i Mailing – szablony - oraz na szczegóły poszczególnych firm, oddziałów i kontaktów. Poniższe rozdziały opisują, co znajdziesz na którym ekranie.

Ekran główny - zakładka Aktualnie w module CRM

Po otwarciu modułu CRM wyświetla się zakładka Aktualnie. Na górze znajduje się wykres Statystyki liczby rekordów w ciągu ostatnich 30 dni z przełącznikiem Wszystkie / Tylko moje oraz wyborem typu rekordów. Pod wykresem znajdują się trzy bloki, każdy z własnym przełącznikiem Wszystkie / Tylko moje: Bliżące (20 najbliższych nierozwiązanych rekordów zadanych jako zadania), Ostatnie rekordy (ostatnich 20 zapisanych i zmienionych rekordów) i Nierozwiązane po upływie terminu (zadania, którym upłynął termin i wciąż nie są rozwiązane). Każdy blok ma kolumny Data, Autor, Zarejestrowany w, Typ i Stan / rozwiązanie - w kolumnie Zarejestrowany w zawsze widnieje nazwa firmy, a ewentualnie także oddział i kontakt, do którego rekord jest zapisany. Zupełnie na dole znajduje się wykres Aktywność pracowników w ciągu ostatnich 30 dni, na którym każdy pracownik ma własną krzywą.

Zakładka Firmy w module CRM

Nad tabelą firm znajduje się zwinięty Filtr (otwiera się ikonami plus/minus) z polami Nazwa firmy, Ostatni wpis (starsze niż 7 dni do 2 lat), Typ, Branża, Status, Pracowników, W opisie znajduje się, Roczny dochód, Miasto, Kraj oraz polami niestandardowymi zgodnie z ustawieniami; nagłówek Filtr zmienia się na czerwony, gdy tylko coś zostanie wypełnione. Przy włączonej weryfikacji partnerów biznesowych pojawia się dodatkowo pole wyboru Tylko partnerzy obarczeni ryzykiem. Tabela firm ma kolumny Nazwa (z odznaką ryzyka, jeśli jakieś istnieje), Numer firmy, Typ, Status, Branża, Pracowników, Roczny dochód, Miasto, Ostatni wpis, Nasz przedstawiciel, Strona internetowa / e-mail / telefon oraz pola niestandardowe. Nad tabelą znajdują się przyciski Dodaj do zaznaczonego rekordu/zadania, Import, Dodaj firmę i Usunięte, a także wybór wyświetlanych kolumn, drukowanie i eksport do Excela (eksport widzi tylko użytkownik z prawem eksportu). Przy każdym wierszu znajdują się ikony akcji Dodanie wpisu do firmy, wyświetlenie szczegółów i usunięcie, a także pole wyboru do akcji zbiorczej.

Zakładka Kontakty w module CRM

Zakładka Kontakty w module CRM wyświetla wszystkie kontakty ze wszystkich firm i oddziałów naraz - przydaje się do szybkiego wyszukania, kto dzwoni, do życzeń imieninowych lub do zbiorczego powiadomienia dla dyrektorów zarządzających. Filtr zawiera pola Firma, Imię, Nazwisko, Pozycje, E-mail, Telefon/telefon komórkowy i W opisie znajduje się, z przyciskami Szukaj i Anuluj. Nad tabelą znajdują się przyciski Dodaj kontakt i Usunięte. Kolumny tabeli: Pozycje, Nazwisko, imię, E-mail (jako odnośnik do napisania wiadomości), Telefon, Telefon komórkowy, Firma, Filia i pola niestandardowe. Przy wierszu znajdują się ikony do dodania rekordu do kontaktu, wyświetlenia szczegółów i usunięcia.

Zakładka Zapisy (Notatki/Zapisy) w module CRM

Zakładka Zapisy w module CRM wyświetla wszystkie rekordy ze wszystkich firm, oddziałów i kontaktów razem - przydaje się do ogólnego przeglądu nieprzetworzonych zadań lub do filtrowania pracy poszczególnych użytkowników. Jeśli chcesz zobaczyć rekordy tylko dla konkretnej firmy lub oddziału, otwórz jej szczegóły z zakładki Firmy. Filtr zawiera pola Autor, Typ, Data zapisu (od-do), W pliku zawiera, Status i W notatce zapisano. Nad tabelą znajduje się szereg przycisków: Wszystkie, następnie przycisk dla każdego typu rekordu z liczbą w odznace oraz przycisk Brak rekordów zmian, który ukrywa automatyczne rekordy o zmianach. Tabela ma kolumny Data, Autor, Zarejestrowany w, opcjonalnie Nazwa, Typ, opcjonalnie Przygotował, opcjonalnie Tagi, Notatka, Załącznik, Ostatnia notatka ze zmiany statusu, Stan / rozwiązanie i kolumnę z akcjami (edycja, usunięcie). W prawym górnym rogu znajduje się przycisk Dodaj rekord, dostępne są również eksport do Excela, drukowanie i wybór kolumn.

Zakładka Kalendarz w module CRM

Kalendarz w module CRM wyświetla rekordy zadane jako zadania, które jeszcze nie są rozwiązane - używanym terminem jest Zrealizować do. Kliknięcie w wolne miejsce w dniu kalendarza pozwala od razu zadać rekord jako zadanie do rozwiązania do danego dnia. Dostępny jest przełącznik Wszystkie / Tylko moje wpisy / Tylko te, które muszę rozwiązać ja, przełączanie widoku miesiąc/tydzień oraz przyciski do przesuwania i powrotu do dzisiaj. Wydarzenie w kalendarzu niesie nazwę firmy i tekst notatki; najechanie myszą wyświetla dymek z podsumowaniem - firma, kto i kiedy zapisał, typ, notatka, status i kto ma rozwiązać.

Szczegóły firmy, oddziału i kontaktu w module CRM

Szczegóły dotyczące firmy w module CRM zawierają zakładki Podstawowe dane (karty Weryfikacja partnera biznesowego, Dane firmy, pola opcjonalne, Dane rozliczeniowe z rachunkami bankowymi i Opis), Oddziały, Kontakty (z przełącznikiem W tym kontakty z oddziałami / brak kontaktów z oddziałów) i Zapisy. Na górze znajdują się przyciski Usuń tę firmę i Podsumowanie AI, a w zależności od włączonych modułów także przyciski do projektów, raportów pracy, zadań i zgłoszeń serwisowych. Szczegóły oddziału zawierają kartę Dane oddziału, przycisk Usuń tę lokalizację, kartę Kontakty zarejestrowane w tym oddziale z przyciskiem Dodaj kontakt oraz pod nią filtr i tabelę rekordów. Sekcja Dane kontaktowe zawiera dane kontaktu, przycisk Usuń ten kontakt i tabelę Rekordy kontaktu. Ze wszystkich szczegółów prowadzi z powrotem odnośnik Wstecz.

Podstawowe operacje

Do podstawowych operacji w module CRM należą założenie i edycja firmy, oddziału lub kontaktu, zapisanie rekordu lub zadania oraz jego późniejsze zamknięcie. Poniższe procedury opisują poszczególne kroki od pierwszego wpisania firmy do modułu CRM aż po usunięcie już niepotrzebnego rekordu, łącznie z tym, co jest obowiązkowe w poszczególnych formularzach.

Procedura: Założenie nowej firmy w module CRM

Na zakładce Firmy w module CRM kliknij przycisk Dodaj firmę.
W polu Numer firmy zacznij wpisywać numer firmy lub nazwę - zaproponowane zostaną firmy z rejestru ARES; numer firmy można też wpisać ręcznie.
Po wyborze automatycznie (lub po kliknięciu Wczytaj według numeru firmy) uzupełnią się Nazwa, Ulica, Miasto, Kod pocztowy i NIP z rejestru ARES.
Jeśli podany numer firmy jest już w module CRM zarejestrowany, wyświetli się ostrzeżenie „Ten numer firmy jest już wprowadzony do CRM!" - nie blokuje to zapisania.
Wypełnij pozostałe dane. Obowiązkowe jest tylko pole Nazwa.
Kliknij Zapisz. Firma zostanie założona i wyświetli się w przeglądzie na zakładce Firmy.

Wskazówka: Przy zakładaniu firmy z pól niestandardowych zapisuje się tylko pierwszych sześć - pozostałe pola niestandardowe uzupełnij dopiero po zapisaniu bezpośrednio w szczegółach firmy.

Instrukcja: Edycja danych firmy, oddziału lub kontaktu w module CRM

W module CRM istniejącą firmę, oddział i kontakt edytuje się bezpośrednio w szczegółach, a nie przez osobny formularz. Kliknij wartość pola, które chcesz zmienić, wpisz nową wartość i potwierdź. W przypadku pola Opis edycja odbywa się ikoną ołówka Edytuj, która otwiera okno z większym polem tekstowym i przyciskiem Zapisz. Każda taka zmiana zapisuje się w module CRM automatycznie jako rekord typu Zmiana, dzięki czemu historia edycji pozostaje możliwa do odnalezienia na zakładce Zapisy danej firmy.

Procedura: Aktualizacja danych firmy z rejestru ARES w module CRM

W szczegółach firmy kliknij przy polu Numer firmy przycisk Aktualizuj z ARES według numeru firmy (dostępny tylko wtedy, gdy numer firmy jest wypełniony, a firma działa w czeskim środowisku prawnym).
Otworzy się okno Aktualizacja rekordu z ARES, w którym widzisz obok siebie bieżącą wartość i wartość z rejestru dla NIP, Nazwa, Ulica, Miasto i Kod pocztowy.
Kliknięcie Zapisz spowoduje nadpisanie tych danych danymi z rejestru ARES. Sam numer firmy przy tym się nie zmienia.

Dodanie rachunku bankowego do firmy w module CRM

W szczegółach firmy w karcie Dane rozliczeniowe kliknij przycisk Dodaj (przy istniejącym rachunku ikonę ołówka).
Wypełnij Numer rachunku, Kod banku, IBAN, Swift, Nazwa banku i Waluta. Żadne z pól nie jest obowiązkowe, zapisane zostaną tylko wypełnione dane.
Kliknij Zapisz. Rachunek można w każdej chwili usunąć ikoną przy wierszu z potwierdzeniem „Usunąć?".

Procedura: Dodanie oddziału do firmy w module CRM

W szczegółach firmy na zakładce Oddziały kliknij przycisk Dodaj.
Wypełnij formularz Rejestracja oddziału w firmie. Obowiązkowe są pola Typ adresu, Kraj i Nasz przedstawiciel.
Przy ulicy skorzystaj z podpowiadania adresów, które uzupełni Miasto, Kod pocztowy i Kraj.
Kliknij Zapisz - wrócisz do szczegółów firmy z założonym oddziałem.

Procedura: Dodanie kontaktu w module CRM

Kliknij przycisk Dodaj kontakt - dostępny w szczegółach firmy, w szczegółach oddziału lub na zakładce Kontakty.
Jeśli otwierasz formularz z zakładki Kontakty, wybierz najpierw firmę w polu Wejście do firmy - dopóki nie wybierzesz firmy, wyświetla się ostrzeżenie „Musisz wybrać firmę!", a przycisk Zapisz jest niedostępny.
Jeśli firma ma oddziały, możesz w polu Oddział (lub Napisz do) wybrać konkretny oddział - w przeciwnym razie kontakt zostanie zapisany bezpośrednio do firmy.
Wypełnij Pozycje, Tytuł, Imię, Nazwisko, E-mail, Telefon, Telefon komórkowy, pola niestandardowe i Opis.
Kliknij Zapisz.

Procedura: Zapisanie rekordu lub zadania w module CRM

Kliknij przycisk Dodaj rekord (na liście rekordów, w szczegółach firmy, oddziału lub kontaktu) albo ikonę plus przy wierszu.
Jeśli otwierasz formularz z przeglądu rekordów, wybierz w polu Wejście do firmy firmę i ewentualnie Oddział / Kontakt - bez wyboru rekord zostanie zapisany bezpośrednio do firmy.
Wybierz Rodzaj zapisów, ewentualnie wypełnij Nazwa, Przygotował i Tagi (jeśli te dane są włączone w module CRM), napisz Notatkę i przeciągnięciem wstaw załączniki (najwyżej 60 plików, każdy do 100 MB).
W wyborze Status pozostaw Rozwiązany, jeśli chodzi tylko o zapisanie tego, co się stało. Jeśli wybierzesz inny status, rekord stanie się zadaniem - wyświetlą się pola Ma rozwiązać, Zrealizować do i pole wyboru Wyślij przypomnienie.
Kliknij Zapisz. Zadanie zostanie założone, do osoby odpowiedzialnej pójdzie e-mail, a przy firmie zaktualizuje się data ostatniego rekordu.

Wskazówka: Jeśli utworzysz rekord kliknięciem w wolne miejsce w kalendarzu, pole Zrealizować do zostanie od razu wstępnie wypełnione datą wybranego dnia.

Zbiorczy zapis rekordu do kilku firm w module CRM

Na zakładce Firmy w module CRM zaznacz polami wyboru firmy, którym chcesz zapisać ten sam rekord, i kliknij przycisk Dodaj do zaznaczonego rekordu/zadania. W oknie wyświetli się informacja o liczbie wybranych firm i wypełnia się ten sam formularz co przy jednym rekordzie - typ, notatka, załączniki oraz ewentualny status i osoba odpowiedzialna. Po zapisaniu rekord zostanie zapisany do każdej z wybranych firm.

Procedura: Zmiana statusu zadania w module CRM

Kliknij wiersz rekordu (w przeglądzie, na ekranie startowym Aktualnie lub w kalendarzu) - otworzą się Szczegóły zapisu.
Przy nierozwiązanych rekordach wybierz nowy Status i uzupełnij Notatkę do zmiany statusu. Osobę odpowiedzialną i termin może zmieniać ten, kto zapisał rekord - lub ktokolwiek, jeśli jest to dozwolone w ustawieniach modułu CRM.
Kliknij Zapisz. Zmiana zapisze się w historii Rekordy zmian stanu (kto, kiedy, jaki status, jaka notatka) i wyśle się e-mail informacyjny.

Usuwanie rekordu, firmy, oddziału lub kontaktu w module CRM

Rekord, firmę, oddział lub kontakt usuniesz ikoną krzyżyka przy wierszu z potwierdzeniem „Usunąć?" / „Czy na pewno chcesz usunąć ten rekord?". Przy rekordzie obowiązuje zasada, że jeśli się pomylisz, możesz go sam usunąć jeszcze w ciągu jednej godziny od zapisania - później bez prawa usuwania rekordów już się to nie uda. Użytkownik z najwyższym poziomem uprawnień w module CRM może ponadto usuwać firmy, oddziały i kontakty oraz pracować z koszem usuniętych rekordów, dostępnym przyciskiem Usunięte nad tabelą Firmy lub Kontakty.

Statusy rekordów i zadań w module CRM

Moduł CRM rozróżnia trzy niezależne zestawy statusów: status samego rekordu (zadania), status firmy i status weryfikacji partnera biznesowego. Każdy zmienia się inaczej, do innego celu i zmienia go inna akcja użytkownika, jak opisują poniższe rozdziały - nie myl więc statusu zadania ze statusem firmy, to dwie oddzielne sprawy.

Statusy rekordu (zadania) w module CRM

Statusy rekordu są w module CRM ustalone na stałe i w ustawieniach nie można ich zmieniać ani dodawać nowych:

Status	Co oznacza	Jak rekord do niego przechodzi
Zaplanowane	Zadanie jest zadane i czeka na rozwiązanie; ma osobę odpowiedzialną i termin.	Wyborem przy zakładaniu rekordu lub zmianą statusu w szczegółach.
Rozwiązano	Zadanie jest właśnie rozwiązywane.	Zmianą statusu w szczegółach rekordu.
Rozwiązany	Gotowe - rekord przestaje być zadaniem, nie ma osoby odpowiedzialnej ani terminu i znika z kalendarza oraz z przeglądów zbliżających się i nierozwiązanych zadań.	Domyślny status nowego rekordu lub zmiana statusu w szczegółach.
Anulowane	Zadanie nie będzie rozwiązywane.	Zmianą statusu w szczegółach rekordu.

Każda zmiana statusu zapisuje się w module CRM w historii Rekordy zmian stanu; do notatki automatycznie dopisują się także teksty takie jak „Zmieniono solver na: …" i „Zmieniono Zrealizować do na: …". Jeśli w ustawieniach modułu CRM jest włączone ograniczenie, osobę odpowiedzialną i termin może zmieniać tylko ten, kto zapisał rekord - pozostałym w szczegółach wyświetli się zdanie „Tylko osoba, która napisała rekord, może go edytować."

Status firmy w module CRM

W przeciwieństwie do statusu rekordu status firmy w module CRM nie jest stały - jego warianty ustawia sobie sama każda firma w słowniku (domyślna oferta to Aktualny, Brak zainteresowania, Były klient, Potencjalny). Zmienia się go kliknięciem wartości Status w szczegółach firmy, a zmiana automatycznie zapisuje się w historii jako rekord typu Zmiana z tekstem „Zmieniono stan z … na …".

Statusy weryfikacji partnera biznesowego w module CRM

Karta Weryfikacja partnera biznesowego w szczegółach firmy rozróżnia trzy statusy: Nowe (ryzyko zostało wykryte i nikt jeszcze na nie nie zareagował - następuje automatycznie przy pierwszym wykryciu oraz przy każdej kolejnej zmianie), Potwierdzone (użytkownik kliknął Potwierdzam) i Zignorowane (użytkownik kliknął Ignoruj). Oba przyciski są dostępne tylko użytkownikowi z prawem zapisu w module CRM. Jeśli ryzyko później znowu się zmieni, ostrzeżenie pojawi się w szczegółach firmy ponownie, nawet po wcześniejszym potwierdzeniu.

Funkcje zaawansowane

Oprócz zwykłej ewidencji firm i kontaktów moduł CRM oferuje również bardziej zaawansowane narzędzia: weryfikację partnera biznesowego, podsumowanie firmy przez AI, masowe importy i masowe wysyłanie e-maili. Opisują je poniższe rozdziały.

Weryfikacja partnera biznesowego w module CRM

W szczegółach firmy w karcie Weryfikacja partnera biznesowego kliknij przycisk Sprawdź teraz.
Zapytanie do rejestrów zostanie wykonane od razu; wyświetlą się wykryte dane, ewentualnie flagi Nierzetelny płatnik VAT, Postępowanie upadłościowe i Płatnik podatku VAT bez opublikowanego rachunku. Przy rachunkach bankowych firmy dodatkowo pokazuje się, czy są opublikowane w rejestrze.
Jeśli wykryte zostanie ryzyko, zaproponowane zostaną przyciski Potwierdzam i Ignoruj. Po ich użyciu zamiast komunikatu wyświetli się tekst „Ryzyko zostało już potwierdzone".

Karta Weryfikacja partnera biznesowego i filtr Tylko partnerzy obarczeni ryzykiem wyświetlają się w module CRM tylko firmom, które mają tę opcję włączoną w ustawieniach, i tylko w czeskim środowisku prawnym, ponieważ oba weryfikowane rejestry są czeskie.

Podsumowanie AI firmy w module CRM

W szczegółach firmy kliknij przycisk Podsumowanie AI. W trakcie przygotowywania wyświetla się tekst „Tworzenie podsumowania...", następnie pojawiają się trzy bloki: Podsumowanie relacji, Zalecany kolejny krok i Projekt raportu, każdy z własnym przyciskiem Kopiować. Podsumowanie opiera się na danych firmy, jej kontaktach i ostatnich rekordach w module CRM. Po utworzeniu podsumowanie jest przez pewien czas przechowywane, dzięki czemu ponowne otwarcie bez zmiany danych nie zużywa dodatkowego kredytu AI. Przy niewystarczającej liczbie kredytów AI wyświetli się komunikat „Nie masz wystarczającej liczby kredytów AI", ewentualnie informacja, że usługa AI jest chwilowo niedostępna.

Importowanie firm z programu Excel w module CRM

Na zakładce Firmy w module CRM kliknij przycisk Import.
Pobierz plik przykładowy i wypełnij dane w tym samym formacie: Numer firmy, Nazwa, Typ, Status, Branża, Pracowników, Roczny dochód, Strona internetowa, E-mail, Telefon, Ulica, Miasto, Kod pocztowy, Kraj, Opis.
Wybierz plik w polu Import pliku i kliknij Importuj. Naraz można przetworzyć najwyżej 100 firm.
Firma zostanie założona tylko wtedy, gdy ma wypełniony numer firmy, którego jeszcze nie ma w module CRM, i gdy wartości Typu, Statusu, Branży, Pracowników, Rocznego dochodu i Kraju odpowiadają wariantom ustawionym w module. W przeciwnym razie wiersz zostanie pominięty z komunikatem o błędzie.

Format wejściowy: XLSX (Excel 2007 i nowszy) - starszy format plik odrzuci z komunikatem o niewłaściwej wersji.

Import z ogólnokrajowej bazy firm w module CRM

Import z ogólnokrajowej bazy firm jest dostępny tylko w czeskim środowisku prawnym i tylko dla użytkownika z najwyższym poziomem uprawnień w module CRM. Wybierz kryteria Powiat, Data utworzenia, Forma prawna, Liczba pracowników i Rodzaj działalności; na bieżąco wyświetla się liczba znalezionych firm, a przycisk Importuj pozostaje niedostępny, jeśli wynik przekroczy 100 firm. Przed importem wybierz jeszcze Typ firmy po imporcie i Status firmy po imporcie, które zostaną przypisane wszystkim zaimportowanym firmom. Baza danych zawiera tylko nazwy i adresy z rejestrów publicznych, a nie telefony ani e-maile. Firmy z numerem firmy, który już istnieje w module CRM, zostaną przy imporcie pominięte.

Procedura: Masowe wysyłanie e-maili - kreator Mailing w module CRM

Kreator Mailing w module CRM przeprowadzi użytkownika przez wybór kontaktów i przygotowanie masowego e-maila w siedmiu krokach:

Krok 1 - wybór źródła adresów: w polu Adresy e-mail można znaleźć na stronie zaznacz Firmy, Oddziały i/lub Kontakty i przejdź dalej przyciskiem Następny.
Krok 2 - filtry: wypełnij Filtr firm (Typ, Status, W opisie znajduje się, Miasto, pola niestandardowe, Ostatni wpis, Branża, Pracowników, Roczny dochód) i Filtr kontaktów (Imię, Nazwisko, Pozycje, E-mail, Telefon/telefon komórkowy, W opisie znajduje się). Jeśli nic nie wybierzesz, wyszukiwanie odbywa się wśród wszystkich firm; jeśli użyjesz filtra firm, oddziały zostaną wybrane tylko z odpowiadających firm.
Krok 3 - znalezione adresy: wyświetli się lista z kolumnami Firma/kontakt, E-mail, Ostatnia wysłana wiadomość e-mail i polem wyboru Wyślij do; pomogą przyciski Zaznacz wszystko i Odwołaj wszystko.
Krok 4 - wysyłka: jeśli adres wysyłkowy jest zweryfikowany i aktywna jest potrzebna subskrypcja, wyświetli się ostrzeżenie, że naraz można wysłać najwyżej 50 e-maili, lista adresów, pole wyboru potwierdzenia zgody odbiorców na wysyłkę, wybór Prześlij szablon, pola Temat wiadomości e-mail, Treść wiadomości e-mail i Załączniki. Wysyła się przyciskiem Wyślij. Bez zweryfikowanego adresu lub subskrypcji wyświetli się tylko lista adresów do skopiowania do własnego programu pocztowego.
Krok 5 - rekord o wysyłce: wybierz Typ rekordu i napisz Notatkę (bez notatki rekord się nie zapisze), ewentualnie dołącz pliki, i przejdź dalej przyciskiem Zapisz wpis / następny. Rekord zostanie zapisany do każdego obesłanego kontaktu, oddziału i firmy.
Krok 6 - opcjonalne zadanie: te same pola co w kroku 5 plus Status, Ma rozwiązać, Zrealizować do i Wyślij przypomnienie. Przyciskiem Zapisz zadanie zadanie zostanie założone u wszystkich obesłanych.
Krok 7 - zakończenie: wyświetli się podziękowanie za ukończenie kreatora; w każdej chwili można wrócić przyciskami Wstecz i Powrót do początku.

Wskazówka: Bez zaznaczenia potwierdzenia zgody na wysyłkę moduł CRM nie wyśle e-maila i wyświetli komunikat „Nie potwierdziłeś, że masz zgodę na wysyłanie e-maili". Adres, który wcześniej wypisał się z rozsyłek, zostanie automatycznie pominięty.

Utworzenie i wysłanie testowego e-maila szablonu w module CRM

Na zakładce Mailing – szablony w module CRM kliknij przycisk Dodaj, wypełnij obowiązkową Nazwa (używana jest jednocześnie jako temat testowego e-maila) i Zawartość, ewentualnie dodaj załączniki, i zapisz przyciskiem Zapisz. Do zawartości szablonu można wstawiać słowa kluczowe w postaci %kontakty-nazwapola%, na przykład %kontakty-Tytuł% %kontakty-Nazwisko%, które przy wysyłce zostaną zastąpione rzeczywistymi danymi odbiorcy; działają tylko przy e-mailach wysyłanych do kontaktów. Kliknięcie ikony oka Wyświetl szczegóły przy wierszu szablonu pozwala w każdej chwili ponownie obejrzeć zawartość szablonu. Test szablonu uruchomisz ikoną Wyślij test na e-mail przy wierszu szablonu - w oknie wybierz konkretną osobę w polu Wybierz kontakt i wyślij przyciskiem Wyślij do. Testowy e-mail zostanie wysłany z własnego adresu e-mail zalogowanego użytkownika, natomiast ostry mailing z modułu CRM wychodzi z adresu ustawionego w Ustawieniach modułu.

Eksport danych do Excela z modułu CRM

W przeglądach Firmy, Kontakty, Zapisy i Mailing – szablony nad tabelą znajduje się przycisk do eksportu do Excela. Przy Firmach i Kontaktach przycisk wyświetla się tylko użytkownikowi, który ma w module CRM przydzielone prawo eksportu - pozostałym się nie zaproponuje. Eksportuje się zawsze to, co jest w danej chwili odfiltrowane i wyświetlone w tabeli, łącznie z ewentualnymi polami niestandardowymi włączonymi do przeglądu.

Pola niestandardowe przy firmach, oddziałach i kontaktach w module CRM

Moduł CRM umożliwia oprócz standardowych danych ewidencjonować przy firmach, oddziałach i kontaktach również pola niestandardowe według potrzeb Twojej firmy - typowo na przykład datę założenia, numer umowy lub inne dane wewnętrzne. Definiuje się je w Ustawieniach modułu CRM osobno dla Firmy, Oddziały i Kontakty, dla każdego typu najwyżej siedem pól, a przy każdym można wybrać, czy ma się wyświetlać także w tabeli przeglądowej, a nie tylko w szczegółach. Wypełnia się je bezpośrednio przy zakładaniu lub edycji rekordu; uwaga, przy zakładaniu nowej firmy z pól niestandardowych zapisuje się tylko pierwszych sześć, resztę uzupełnisz dopiero w szczegółach po zapisaniu.

Automatyczne akcje i powiadomienia w module CRM

Moduł CRM automatycznie wysyła za użytkownika powiadomienia e-mailowe o zadaniach, zapisuje historię zmian i w nocy monitoruje ryzykowność partnerów biznesowych. Przegląd tych automatycznych akcji znajdziesz w poniższych rozdziałach.

Powiadomienie o nowym i zmienionym zadaniu w module CRM

Gdy tylko rekord w module CRM otrzyma inny status niż Rozwiązany, do osoby odpowiedzialnej pójdzie e-mail z tematem „Dodanie zadania w module CRM", który zawiera, kto zapisał zadanie, datę, typ, notatkę, przy której firmie jest zapisane, załączniki i odnośnik bezpośrednio do szczegółów. O utworzeniu zadania osoba odpowiedzialna jest zawsze informowana e-mailem. Przy każdej kolejnej zmianie statusu wysyła się e-mail „Zmienianie zadania w programie CRM" zarówno do osoby odpowiedzialnej, jak i do tego, kto zapisał rekord - zawiera nowo zapisany status, notatkę do zmiany i ewentualną informację o zmianie osoby odpowiedzialnej lub terminu. Wyjątkiem są zadania założone zbiorczo przez kreator Mailing - o ich powstaniu e-mail się nie wysyła, ale przypomnienie przed terminem już tak.

Przypomnienie przed terminem zadania w module CRM

Do niezrealizowanych zadań w module CRM z zaznaczoną opcją Wyślij przypomnienie wychodzi do osoby odpowiedzialnej dzień przed terminem nocne przypomnienie „Przypomnienie o rozwiązaniu rekordu/zadania z CRM" z nazwą firmy, typem, notatką i terminem. Jeśli zadanie nie ma statusu Rozwiązany dzień przed terminem Zrealizować do, przypomnienie wysyła się automatycznie - tę opcję można wyłączyć przy konkretnym rekordzie w chwili jego zakładania.

Automatyczne rekordy o zmianach w module CRM

Każda edycja danych przy firmie, oddziale lub kontakcie w module CRM sama zapisuje się jako rekord typu Zmiana z tekstem, co z czego na co się zmieniło, na przykład „Zmieniono stan z … na …" lub „Zmieniono naszego przedstawiciela z … na …". Dlatego w przeglądzie rekordów dostępny jest przycisk Brak rekordów zmian, którym można te automatyczne rekordy ukryć z widoku. Data ostatniego rekordu przy firmie automatycznie się przesuwa przy każdym zapisaniu rekordu oraz przy każdej edycji danych firmy - z tą daną wiąże się filtr Ostatni wpis na zakładce Firmy.

Nocne sprawdzanie partnerów biznesowych w module CRM

Jeśli w ustawieniach modułu CRM jest włączona weryfikacja partnera biznesowego, moduł każdej nocy pyta rejestry o firmy z wypełnionym numerem firmy - nierzetelność płatnika VAT i opublikowane rachunki sprawdzane są zbiorczo, upadłość w partiach, dzięki czemu duża ewidencja firm zostaje sprawdzona stopniowo w ciągu kilku dni. Jeśli zostanie wykryte nowe ryzyko, na ustawione adresy wysyła się jeden zbiorczy e-mail „Powiadomienie o ryzykownym partnerze biznesowym" z listą firm, opisem ryzyka i odnośnikami do szczegółów. Przy zupełnie pierwszym uruchomieniu powiadomienie nie jest wysyłane, aby nie przyszedł e-mail od razu ze wszystkimi historycznie ryzykownymi firmami. Jeśli nie są ustawione żadne adresy, ryzyko jest jedynie cicho rejestrowane i wyświetlane bezpośrednio w module CRM.

Wypisanie się z masowych rozsyłek w module CRM

Do każdego masowego i testowego e-maila wysłanego z modułu CRM automatycznie dołącza się odnośnik do wypisania się. Adres, który wypisze się przez ten odnośnik, przy kolejnych rozsyłkach zostanie automatycznie pominięty, z adnotacją w przeglądzie wysyłki. Przy każdej firmie, oddziale i kontakcie dodatkowo ewidencjonuje się datę ostatniego wysłanego e-maila, widoczną jako kolumna Ostatnia wysłana wiadomość e-mail w kroku 3 kreatora Mailing.

Integracja z innymi modułami

Faktury przychodzące: jeśli w ich ustawieniach jest włączona synchronizacja z listą firm, każde założenie firmy w module CRM (ręcznie i przez import) jednocześnie dodaje firmę do zaufanych nadawców faktur przychodzących.
Faktury wychodzące: przy firmie w module CRM ewidencjonuje się Indywidualna liczba należnych dni i Domyślna waluta, które automatycznie zostaną użyte przy wystawieniu faktury danej firmie.
Oferty, Zamówienia przyjęte, Listy przewozowe i Faktury wychodzące: wykorzystują dane Warunki płatności prowadzone przy firmie w module CRM, dzięki czemu nie trzeba ich wprowadzać wielokrotnie.
Karty czasu pracy: ze szczegółów firmy i oddziału w module CRM prowadzą przyciski Raporty pracy (wyświetla raporty danej firmy lub oddziału) i Raport pracy (od razu zakłada nowy, wstępnie wypełniony daną firmą).
HelpDesk: jeśli HelpDesk jest połączony z modułem CRM, przy firmie i oddziale dla każdego podłączonego projektu serwisowego wyświetla się liczba ticketów i przycisk do założenia nowego ticketu dla tej firmy lub oddziału.
Zadania i Projekty: jeśli te moduły są włączone, szczegóły firmy w module CRM oferują wyświetlenie jej zadań lub projektów oraz założenie nowego bezpośrednio ze szczegółów.
Wyszukiwanie w załącznikach: załączniki dołączone do rekordów w module CRM są przeszukiwane również pod względem zawartości, dzięki czemu filtr W pliku zawiera znajdzie rekord na podstawie tekstu wewnątrz dołączonego dokumentu, a nie tylko na podstawie jego nazwy.

Rozwiązywanie problemów

Ten rozdział podsumowuje najczęstsze pytania i komunikaty, z którymi spotykają się użytkownicy w module CRM, oraz zalecany sposób ich rozwiązania. Jeśli Twojego komunikatu nie ma w poniższym przeglądzie, sprawdź najpierw swój poziom uprawnień w module CRM - większość ograniczeń wiąże się właśnie z nim.

Często zadawane pytania dotyczące modułu CRM

Pytanie: Dlaczego nie da się zapisać nowej firmy w module CRM?

Rozwiązanie: Sprawdź, czy wypełnione jest obowiązkowe pole Nazwa - to jedyna obowiązkowa dana formularza. Numer firmy nie jest obowiązkowy, a zdublowany numer firmy nie blokuje zapisania, wyświetla tylko ostrzeżenie „Ten numer firmy jest już wprowadzony do CRM!".

Pytanie: Dlaczego nie da się zapisać nowego kontaktu w module CRM?

Rozwiązanie: Jeśli otwierasz formularz z zakładki Kontakty, musisz najpierw wybrać firmę w polu Wejście do firmy - bez wyboru przycisk Zapisz pozostaje niedostępny i wyświetla się komunikat „Musisz wybrać firmę!".

Pytanie: Dlaczego import firm z Excela do modułu CRM zatrzymuje się na niektórych wierszach?

Rozwiązanie: Wiersz zostanie pominięty, jeśli numer firmy w pliku już istnieje w module CRM, brakuje numeru firmy, albo wartości Typu, Statusu, Branży, Liczby pracowników, Rocznego dochodu lub Kraju nie odpowiadają wariantom ustawionym w słownikach modułu. Sprawdź dokładne brzmienie wartości według oferty w formularzu zakładania nowej firmy, ewentualnie uzupełnij brakujący wariant w Ustawieniach modułu CRM. Plik musi być również w formacie XLSX (Excel 2007 i nowszy).

Pytanie: Dlaczego nie da się uruchomić importu firm w module CRM, mimo że mam dostęp do modułu?

Rozwiązanie: Import z Excela oraz z ogólnokrajowej bazy firm może uruchomić tylko użytkownik z najwyższym poziomem uprawnień w module CRM. Przy niższym poziomie wyświetli się komunikat, że nie masz wystarczających uprawnień do tej akcji, i trzeba poprosić administratora intranetu o rozszerzenie dostępu.

Pytanie: Dlaczego z modułu CRM nie wyszły masowe e-maile?

Rozwiązanie: Sprawdź, czy w Ustawieniach modułu CRM podany i potwierdzony jest adres wysyłkowy mailingu - bez potwierdzenia przez e-mail weryfikacyjny kreator Mailing nie wysyła. Ponadto w kroku 4 musisz zaznaczyć potwierdzenie zgody na wysyłkę, w przeciwnym razie wyświetli się komunikat „Nie potwierdziłeś, że masz zgodę na wysyłanie e-maili". Adresy, które wcześniej się wypisały, zostaną automatycznie pominięte.

Pytanie: Dlaczego nie da się usunąć starszego rekordu w module CRM?

Rozwiązanie: Bez prawa usuwania rekordów użytkownik może usunąć tylko własny wpis, i to tylko w ciągu jednej godziny od jego utworzenia. Po upływie godziny lub przy cudzym rekordzie potrzebne jest prawo usuwania rekordów, które przydziela administrator w Ustawieniach modułu CRM.

Pytanie: Dlaczego w module CRM nie wyświetla się karta Weryfikacja partnera biznesowego?

Rozwiązanie: Karta wyświetla się tylko wtedy, gdy w Ustawieniach modułu CRM jest włączona opcja Weryfikacja partnera biznesowego, a firma ma wypełniony numer firmy; działa tylko dla firm w czeskim środowisku prawnym, ponieważ weryfikowane rejestry są czeskie.

Wskazówki dotyczące efektywnej pracy z modułem CRM

Zanim ręcznie założysz nową firmę, spróbuj w polu Numer firmy wyszukać firmę w rejestrze ARES - zaoszczędzisz przepisywanie adresu i NIP oraz zmniejszysz ryzyko literówki.
Regularnie sprawdzaj blok Nierozwiązane po upływie terminu na zakładce Aktualnie - to zadania w module CRM, które już powinny być załatwione.
Używaj przycisku Brak rekordów zmian w przeglądzie Zapisy, jeśli chcesz w module CRM widzieć tylko rzeczywistą komunikację, a nie automatyczne rekordy o edycji danych.
Włącz sobie w Ustawieniach modułu CRM pole Tagi, jeśli potrzebujesz wyszukiwać rekordy według własnych słów kluczowych we wszystkich firmach.
Do szybkiego zadania zadania na konkretny dzień wykorzystaj kliknięcie w wolne miejsce w kalendarzu modułu CRM - termin Zrealizować do wypełni się sam.
Przed masowym wysłaniem e-maila sprawdź w kroku 3 kreatora Mailing kolumnę Ostatnia wysłana wiadomość e-mail, abyś niepotrzebnie nie zasypał kontaktów powtarzającą się wysyłką.

Wiki - eIntranet.net