Lokalizacja GPS (Śledzenie pojazdów, Książka jazd)

Przegląd

Moduł Lokalizacja GPS pokazuje na mapie aktualne położenie firmowych pojazdów i automatycznie prowadzi książkę jazd na podstawie danych z jednostek GPS zamontowanych w pojazdach. Kierowcom służy do uzupełniania celu podróży oraz prostego tworzenia zleceń podróży na podstawie zrealizowanych przejazdów, natomiast kierownikom i administratorom – do przeglądu wykorzystania floty pojazdów, zużycia paliwa oraz pilnowania wjazdu i wyjazdu z wybranych obszarów. Moduł ściśle łączy się z Rejestrem pojazdów, skąd przejmuje listę pojazdów, oraz z Rejestrem kierowców, skąd wybierani są kierowcy i załoga przejazdów.

Kluczowe funkcje

Położenie pojazdów na mapie w czasie rzeczywistym
Automatyczna książka jazd z adresami, odległością i zużyciem paliwa
Rozróżnianie przejazdów służbowych i prywatnych
Zbiorcza edycja przejazdów i tworzenie zlecenia podróży na podstawie zaznaczonych przejazdów
Dokumenty do przejazdów – tankowanie, parking, opłaty drogowe
Pilnowanie wjazdu i wyjazdu z wybranych obszarów
Pilnowanie napięcia akumulatora pojazdu
Eksport książki jazd do Excela, także z wyliczonymi dietami

Dostęp i ustawienia

Ten rozdział opisuje, gdzie w menu głównym znajdziesz moduł Lokalizacja GPS, jak zorganizowane są jego ustawienia na poszczególnych kartach oraz jakie podstawowe poziomy dostępu do pojazdów i dodatkowe uprawnienia można przydzielić użytkownikom w module Lokalizacja GPS.

Jak przejść do modułu Lokalizacja GPS

Ścieżka nawigacji do modułu Lokalizacja GPS: Menu główne → Lokalizacja GPS. Moduł może być widoczny w menu, nawet jeśli użytkownik nie ma przydzielonego dostępu – w takim przypadku nie zobaczy w nim jednak żadnych danych. Zakres widocznych pojazdów zależy od przydzielonego poziomu dostępu.

Ustawienia modułu Lokalizacja GPS

Ścieżka do ustawień modułu Lokalizacja GPS: odnośnik Ustawienia w nagłówku modułu, widoczny tylko dla użytkowników z uprawnieniem do zarządzania ustawieniami. Ustawienia mają pięć kart: Prawa użytkownika, Ustawienia ogólne, Pojazdy/Maszyny, Diety krajowe oraz Diety/kieszonkowe zagraniczne.

Karta Prawa użytkownika

Na karcie Prawa użytkownika w ustawieniach modułu Lokalizacja GPS administrator lub opiekun modułu przydziela poszczególnym użytkownikom podstawowy poziom dostępu (Brak dostępu, Odczyt własnych przejazdów, Odczyt własnych przejazdów i wybranych pojazdów, Odczyt wszystkich) oraz dodatkowe uprawnienia – eksport książki jazd, eksport z dietami i dokumentami, konfigurowanie obszarów i pilnowania, zmianę typu przejazdu i zmianę kierowcy. Przy poziomie „Odczyt własnych przejazdów i wybranych pojazdów" przyciskiem Wybierz przydziela się konkretne pojazdy, do których użytkownik ma dodatkowy dostęp.

Karta Ustawienia ogólne

Karta Ustawienia ogólne w module Lokalizacja GPS obowiązuje dla całej firmy; dla opcji Więcej kierowców można dla pojedynczego pojazdu zrobić wyjątek na karcie Pojazdy/Maszyny.

Ustawienie	Co wpływa
Przejazdy prywatne – anonimizacja adresów	W przypadku przejazdów prywatnych ukrywane są adresy początku i końca trasy.
Przejazdy prywatne – anonimizacja czasu	W przypadku przejazdów prywatnych ukrywane są godziny początku i końca, data pozostaje widoczna.
Przejazdy prywatne – anonimizacja na mapie	W przypadku przejazdów prywatnych ukrywane jest wyświetlanie trasy na mapie.
Wyświetlanie zerowych przejazdów	Pokazuje także przejazdy krótsze niż 10 metrów, na przykład samo uruchomienie pojazdu.
Ikona pojazdu na mapie	Pokazuje ikonę pojazdu na mapie zamiast mniejszego znacznika.
Wielkość ikony pojazdu	Opcja Duża/Średnia/Mała; bez wyboru zostanie użyta średnia wielkość.
Stałe wyświetlanie numeru rejestracyjnego na mapie	Numer rejestracyjny pojazdu jest na mapie widoczny stale, w przeciwnym razie pojawia się dopiero po najechaniu myszą.
Wprowadzanie dokumentów do przejazdów	Zezwala na dołączanie dokumentów do przejazdu i udostępnia zakładkę Dokumenty.
Wprowadzanie celu podróży	Zezwala na wpisanie przy przejeździe celu, na przykład spotkania biznesowego lub interwencji serwisowej.
Dodaj notatkę do przejazdu	Zezwala na wpisanie przy przejeździe dowolnej notatki, widocznej także w eksporcie.
Dodawanie notatek dotyczących okresu	Zezwala na założenie jednej notatki obowiązującej dla wszystkich przejazdów pojazdu w wybranym okresie.
Więcej kierowców	Zezwala na wpisanie przy przejeździe dowolnej liczby członków załogi zamiast jednego kierowcy; zastępuje starszą opcję Dwóch kierowców.

Karta Pojazdy/Maszyny

Karta Pojazdy/Maszyny w ustawieniach modułu Lokalizacja GPS pokazuje listę pojazdów z jednostką GPS, przejętą z Rejestru pojazdów – nowe pojazdy zakłada się tam. Aby pojazd pojawił się w module Lokalizacja GPS, musi mieć w Rejestrze pojazdów wpisaną jednostkę GPS. Przy każdym pojeździe widoczna jest data opłaconej subskrypcji oraz jej ważność. W oknie edycji pojazdu można ustawić ikonę i kolor znacznika na mapie, stan kilometrów przy instalacji jednostki, domyślnego kierowcę z Rejestru kierowców, wyjątek od ogólnofirmowej opcji Więcej kierowców (Zgodnie z ustawieniami firmowymi / Zawsze włączone / Zawsze wyłączone), domyślny cel i typ przejazdu oraz okna czasowe do automatycznego określania typu przejazdu według dnia (dzień roboczy, weekend, święto). Kilka pól – typ jednostki, dane dostępowe jednostki, aktywacja i data subskrypcji, surowe dane z jednostki – widzi i edytuje tylko operator aplikacji, nie użytkownicy ani administratorzy firmy.

Karty Diety krajowe oraz Diety/kieszonkowe zagraniczne

Karty Diety krajowe oraz Diety/kieszonkowe zagraniczne w ustawieniach modułu Lokalizacja GPS zawierają ogólnofirmowe stawki należności za podróże, współdzielone z modułem Zlecenia podróży. Wpływają na wyliczenie diet w eksporcie książki jazd z dietami oraz przy zakładaniu zleceń podróży z przejazdów; stawkami zarządza moduł Zlecenia podróży.

Uprawnienia i prawa dostępu w module Lokalizacja GPS

W module Lokalizacja GPS każdy użytkownik ma zawsze dokładnie jeden podstawowy poziom dostępu do pojazdów oraz do niego dowolną kombinację dodatkowych uprawnień. Poziomy i uprawnienia przydziela administrator lub opiekun modułu na karcie Prawa użytkownika w ustawieniach modułu.

Poziom dostępu	Co widzi użytkownik
Brak dostępu	Moduł może być widoczny w menu, ale użytkownik nic w nim nie zobaczy.
Odczyt własnych przejazdów	Użytkownik widzi tylko pojazdy, przy których sam jest w Rejestrze kierowców zaewidencjonowany jako kierowca co najmniej jednego zarejestrowanego przejazdu.
Odczyt własnych przejazdów i wybranych pojazdów	Jak wyżej, dodatkowo pojazdy przydzielone indywidualnie przez administratora.
Odczyt wszystkich	Użytkownik widzi wszystkie pojazdy firmy.

Niezależnie od podstawowego poziomu użytkownikowi można przydzielić kolejne pojedyncze uprawnienia:

Dodatkowe uprawnienie	Co umożliwia
Eksport książki jazd	Pobranie książki jazd do Excela.
Eksport książki jazd z dietami i dokumentami	Dodatkowo pobranie eksportu z wyliczonymi dietami oraz widoczność i możliwość wprowadzania dokumentów do przejazdów w zakładce Dokumenty.
Konfigurowanie obszarów i pilnowania	Zakładanie, edytowanie i usuwanie własnych obszarów, pilnowania wjazdu/wyjazdu oraz pilnowania napięcia akumulatora.
Zmiana typu przejazdu (Służbowe/Prywatne)	Przełączanie typu przejazdu pojedynczo oraz zbiorczo dla zaznaczonych przejazdów.
Zmiana kierowcy przy przejeździe	Zmiana kierowcy lub załogi przy przejazdach oraz zakładanie, edytowanie i usuwanie notatek dotyczących okresu.

Administrator firmy lub opiekun modułu Lokalizacja GPS ma dodatkowo dostęp do ustawień ogólnych modułu, do praw użytkowników oraz do ustawień poszczególnych pojazdów, może włączyć tryb Ręczna edycja przejazdów, uruchomić zbiorczą zmianę nazw adresów w książce jazd według obszarów oraz przydzielać użytkownikom dostęp do wybranych pojazdów. Utworzenie zlecenia podróży z przejazdów dodatkowo wymaga dostępu do modułu Zlecenia podróży; założenie pilnowania wjazdu/wyjazdu wymaga też prawa do edytowania książki adresowej.

Interfejs użytkownika

Ten rozdział opisuje układ głównego ekranu modułu Lokalizacja GPS z czterema zakładkami (Pojazdy, Kalendarz, Książki jazd, Dokumenty), rozwijane menu Narzędzia z funkcjami dodatkowymi oraz rozróżnianie przejazdów na typ Służbowe i Prywatne.

Główny ekran modułu Lokalizacja GPS

Po otwarciu modułu Lokalizacja GPS u góry wyświetlają się cztery zakładki przełączające – Pojazdy, Kalendarz, Książki jazd i Dokumenty – a w prawym górnym rogu data, do której opłacone są jednostki GPS. Data wyświetla się na czerwono i pogrubioną czcionką, jeśli opłacony okres zakończył się więcej niż 14 dni temu.

Zakładka Pojazdy

Zakładka Pojazdy jest domyślnym widokiem modułu Lokalizacja GPS. Po lewej stronie znajduje się tabela przeglądowa pojazdów (numer rejestracyjny, nazwa rozpoznawcza, adres/położenie; w widoku szerszym dodatkowo stan kilometrów, napięcie czujników i prędkość), a po prawej mapa ze znacznikami pojazdów. Strzałka w nagłówku tabeli przełącza między węższą a szerszą kolumną pojazdów, w widoku wąskim można dodatkowo przełączać między jedno- i wielowierszowym wyświetlaniem wierszy. Kliknięcie pojazdu lub najechanie na niego myszą pokazuje dymek z dodatkowymi danymi. Nad mapą można włączyć automatyczne odświeżanie położenia co 1 minutę z odliczaniem.

Zakładka Kalendarz

Zakładka Kalendarz w module Lokalizacja GPS pokazuje po lewej stronie listę pojazdów do zaznaczenia (można zaznaczyć kilka naraz), a po prawej kalendarz z liczbą przejechanych kilometrów danego pojazdu w danym dniu. Kliknięcie dnia otwiera Książkę jazd przefiltrowaną do danej daty. Jeśli w ustawieniach jest włączone Dodawanie notatek dotyczących okresu, przeciągnięciem myszą przez kilka dni można od razu założyć notatkę obowiązującą dla całego okresu.

Zakładka Książki jazd

Zakładka Książki jazd w module Lokalizacja GPS zawiera po lewej stronie filtr (pojazd lub kierowca oraz zakres dat z szybkimi skrótami Ten tydzień/miesiąc i Poprzedni tydzień/miesiąc) oraz tabelę poszczególnych przejazdów – datę i kierowcę/załogę, godzinę i adres początku i końca, typ przejazdu i dokumenty, odległość i zużycie paliwa; w widoku szerszym także maksymalną prędkość i Ekonomikę jazdy (ocena 1–10). Po prawej stronie znajduje się mapa z trasami zaznaczonych przejazdów. Nad tabelą znajdują się przyciski Zbiorcza edycja zaznaczonych, Notatka dotycząca okresu (jeśli jest włączona) i Zlecenie podróży z zaznaczonych (jeśli użytkownik ma prawo do modułu Zlecenia podróży) oraz ikony eksportu do Excela.

Zakładka Dokumenty

Zakładka Dokumenty w module Lokalizacja GPS wyświetla się tylko wtedy, gdy w ustawieniach jest włączone Wprowadzanie dokumentów do przejazdów, a użytkownik ma uprawnienie eksportu książki jazd z dietami. Używa tego samego filtra pojazd/kierowca i zakresu dat co Książki jazd, ale wypisuje tylko przejazdy z załączonym dokumentem i na końcu pokazuje sumę łączną według typu dokumentu za wybrany okres.

Przycisk Narzędzia w module Lokalizacja GPS otwiera rozwijane menu z funkcjami dodatkowymi; widoczność poszczególnych pozycji zależy od przydzielonych uprawnień.

Pilnowanie napięcia akumulatora – tabela pojazdów z ostatnio zmierzonym napięciem i ustawieniem progu ostrzeżenia.
Obszary – lista własnych nazwanych obszarów oraz mapa do ich rysowania.
Obszary – pilnowanie wjazdu/wyjazdu – lista pilnowań wjazdu/wyjazdu z wybranych obszarów.
Korekta km – korekta stanu kilometrów pojazdu.
Ręczna edycja przejazdów – przełącznik tylko dla administratora lub opiekuna modułu; po włączeniu umożliwia w Książce jazd ręczną edycję, usuwanie i dodawanie przejazdów.

Typ przejazdu: Służbowe i Prywatne w module Lokalizacja GPS

Typ przejazdu	Co oznacza	Jak powstaje
Służbowe (zielona kropka)	Przejazd liczy się jako służbowy, można na jego podstawie utworzyć wiersz zlecenia podróży i diety.	Typ domyślny według ustawień pojazdu (na stałe lub automatycznie według czasu) albo ręczne przełączenie.
Prywatne (czerwona kropka)	Przejazd nie liczy się do zleceń podróży; przy włączonej anonimizacji ukrywane są przy nim adresy, godziny i/lub wyświetlanie na mapie.	Typ domyślny według ustawień pojazdu albo ręczne przełączenie.

Typ przejazdu można zmienić pojedynczo ikoną przy wierszu przejazdu w Książce jazd albo zbiorczo przez Zbiorczą edycję zaznaczonych przejazdów – w obu przypadkach potrzebne jest uprawnienie do zmiany typu przejazdu.

Podstawowe czynności

Ten rozdział opisuje codzienną pracę z modułem Lokalizacja GPS – śledzenie pojazdów na mapie, przeglądanie przejazdów w kalendarzu i w książce jazd, zmianę kierowcy lub załogi przy pojedynczym przejeździe oraz dodawanie dokumentu (tankowanie, parking, opłaty drogowe) do przejazdu.

Procedura: Śledzenie pojazdów na mapie w module Lokalizacja GPS

Otwórz w module Lokalizacja GPS zakładkę Pojazdy (widok domyślny).
W tabeli po lewej stronie lub bezpośrednio na mapie kliknij pojazd – pojawi się dymek z dodatkowymi danymi.
Opcjonalnie włącz automatyczne odświeżanie co 1 minutę, aby na bieżąco śledzić położenie.

Procedura: Przeglądanie przejazdów w kalendarzu i zakładanie notatki dotyczącej okresu

Otwórz w module Lokalizacja GPS zakładkę Kalendarz.
Po lewej stronie zaznacz jeden lub więcej pojazdów – w kalendarzu pojawią się dzienne liczby przejechanych kilometrów.
Kliknięciem konkretnego dnia otwórz Książkę jazd przefiltrowaną do danej daty.
Jeśli jest włączone Dodawanie notatek dotyczących okresu, przeciągnięciem myszą przez kilka dni założysz notatkę obowiązującą dla całego okresu, typowo dla wielodniowej podróży zagranicznej. Wypełnij Pojazd, Okres od-do i tekst notatki; kolor w kalendarzu można wybrać opcjonalnie.

Wskazówka: Notatka dotycząca okresu obowiązuje także dla przejazdów, które zostaną zapisane w danym okresie później.

Procedura: Przeglądanie i filtrowanie książki jazd w module Lokalizacja GPS

Otwórz w module Lokalizacja GPS zakładkę Książki jazd.
Wybierz Pojazd lub Kierowcę (wypełnione może być tylko jedno z tych pól) oraz zakres dat od-do; można użyć szybkich skrótów tydzień/miesiąc.
Tabela zostanie przefiltrowana; zaznaczeniem pola Pokaż przy przejeździe albo zbiorczo Pokaż wszystko przejazd zostanie narysowany na mapie po prawej stronie.

Uwaga: Bez wybranego pojazdu lub kierowcy moduł Lokalizacja GPS wyświetli komunikat „Nie wybrano pojazdu ani kierowcy".

Procedura: Zmiana kierowcy lub załogi przy przejeździe

W Książce jazd w module Lokalizacja GPS kliknij ikonę ołówka Zmień kierowcę przy konkretnym przejeździe.
W zależności od ustawień pojazdu zaproponowany zostanie wybór jednego kierowcy albo wybór całej załogi. Pierwsze dwie wybrane osoby zostaną zapisane jako kierowca 1 i kierowca 2, kolejnych członków załogi można wprowadzić tylko ręcznie.
Zapisz zmianę.

Wskazówka: Tę czynność może wykonać tylko użytkownik z uprawnieniem do zmiany kierowcy przy przejeździe.

Procedura: Dodawanie dokumentu do przejazdu

Przy przejeździe w Książce jazd lub w zakładce Dokumenty kliknij ikonę plus Dodaj dokument.
Wypełnij typ dokumentu (Tankowanie, Parking, Opłaty, Inny), kwotę i walutę; opcjonalnie uzupełnij opis i wgraj załącznik.
Zapisz dokument – pojawi się jako odnośnik przy przejeździe; kliknięciem go otworzysz Szczegóły dokumentu z możliwością edycji lub usunięcia.

Ostrzeżenie: Do jednego dokumentu można wgrać najwyżej 60 plików.

Funkcje zaawansowane

Ten rozdział opisuje zaawansowane funkcje modułu Lokalizacja GPS – zbiorczą edycję przejazdów, tworzenie zlecenia podróży z przejazdów, ręczną edycję przejazdów, korektę kilometrów, pracę z obszarami, pilnowanie wjazdu/wyjazdu i napięcia akumulatora, notatki dotyczące okresu oraz eksport książki jazd do Excela.

Procedura: Zbiorcza edycja zaznaczonych tras

W Książce jazd w module Lokalizacja GPS zaznacz w kolumnie Pokaż przejazdy, które chcesz edytować.
Kliknij Zbiorcza edycja zaznaczonych.
Przy każdym polu, które chcesz zmienić, zaznacz Zmień … i dopiero wtedy wypełnij pole – niezaznaczone pola pozostaną bez zmian. Można zmieniać załogę lub kierowcę, typ przejazdu (Służbowe/Prywatne), cel i notatkę (dwa ostatnie tylko jeśli są włączone w ustawieniach).
Zapisz – zmienią się tylko zaznaczone pola, i to przy wszystkich przejazdach, do których masz dostęp.

Uwaga: Jeśli zaznaczone przejazdy dotyczą pojazdów z różnymi ustawieniami załogi, przy pojazdach z jednym kierowcą zapisany zostanie tylko pierwszy wybrany kierowca.

Procedura: Tworzenie lub uzupełnianie zlecenia podróży z przejazdów

W Książce jazd w module Lokalizacja GPS zaznacz przejazdy służbowe w kolumnie Pokaż.
Kliknij Zlecenie podróży z zaznaczonych.
Pojawi się zestawienie dni podzielone na odcinki krajowe i zagraniczne, przy podróżach zagranicznych także godziny przekroczenia granic, oraz łączna liczba kilometrów.
Wybierz, czy ma zostać założone nowe zlecenie podróży (uzupełni się pracownik i cel podróży), czy uzupełnione wiersze w istniejącym nierozliczonym i jeszcze niepodpisanym zleceniu tego samego typu (krajowe/zagraniczne).
Kliknij Utwórz / uzupełnij – powstaną lub zostaną uzupełnione wiersze rozliczenia na poszczególne dni; dni, które już są w zleceniu, zostaną pominięte. Przejazdy prywatne nie są przenoszone do zlecenia podróży.

Ostrzeżenie: Do rozliczonego, odrzuconego, anulowanego lub już podpisanego zlecenia podróży nie można uzupełnić przejazdów.

Ręczna edycja przejazdów w module Lokalizacja GPS

Ręczna edycja przejazdów w module Lokalizacja GPS jest dostępna tylko dla administratora firmy lub opiekuna modułu i służy do ręcznej korekty zapisów z jednostki GPS.

W Narzędziach włącz przełącznik Ręczna edycja przejazdów.
W Książce jazd przy przejazdach pojawią się ikony ołówka (edytuj), krzyżyka (usuń, z pytaniem potwierdzającym) oraz plus (dodaj kolejny przejazd nawiązujący do tego – przejmie adres końca jako adres startu nowego przejazdu).
W edycji można zmieniać datę, godziny, adresy, kraj, odległość w kilometrach, kierowcę lub załogę, cel i notatkę.

Procedura: Korekta stanu kilometrów pojazdu

W Narzędziach w module Lokalizacja GPS otwórz Korekta km.
Przy pojeździe kliknij ikonę ołówka w kolumnie Edytuj aktualny stan i wprowadź aktualny stan kilometrów odczytany z licznika.
Zapisz – aplikacja wyliczy procentowe odchylenie od GPS i na jego podstawie przeliczy odległości wszystkich przejazdów od ostatniej korekty albo od instalacji jednostki.

Ostrzeżenie: Jeśli odchylenie jest większe niż 5%, korekta nie zostanie wykonana, a aplikacja wezwie do skontaktowania się z pomocą techniczną, podając numer rejestracyjny, aktualny stan kilometrów i przyczynę dużego odchylenia. Wykonaną korektę można cofnąć ikoną krzyżyka Anuluj korektę przy tym samym pojeździe.

Procedura: Zakładanie własnego obszaru w module Lokalizacja GPS

W Narzędziach w module Lokalizacja GPS otwórz Obszary.
Na mapie kliknij ikonę wielokąta i zaznacz granicę obszaru.
W otwartym formularzu wprowadź nazwę obszaru; opcjonalnie zaznacz, że ta nazwa ma być używana zamiast automatycznie wyliczanego adresu w książkach jazd, i/lub że chodzi o punkt początkowy albo końcowy do wyliczenia diet, oraz wybierz, dla których pojazdów obszar obowiązuje (pojedynczo albo Wszystkie, także dodane w przyszłości).
Zapisz. Istniejący obszar można edytować ikoną ołówka, wyświetlić na mapie ikoną oka albo usunąć ikoną krzyżyka.

Wskazówka: Administrator lub opiekun modułu może przyciskiem Przejmenuj nazwy pozycji wstecznie w książce jazd według ustawionych obszarów zlecić przeliczenie adresów przy wszystkich dotychczas zapisanych przejazdach firmy według aktualnie ustawionych obszarów.

Procedura: Zakładanie pilnowania wjazdu i wyjazdu z obszaru

W Narzędziach w module Lokalizacja GPS otwórz Obszary – pilnowanie wjazdu/wyjazdu i kliknij Zapisz nowe.
Wypełnij nazwę pilnowania, wybierz obszar, określ, przy czym ma nastąpić powiadomienie (Wjazd, Wyjazd, albo Wjazd i wyjazd), do kogo ma zostać wysłane e-mailem i/lub SMS-em (SMS tylko użytkownikom z czeskim numerem komórkowym), opcjonalnie ogranicz pilnowanie tylko do określonego czasu i wybierz, dla których pojazdów pilnowanie obowiązuje.
Zapisz. Edycja i usunięcie są dostępne ikonami przy wierszu pilnowania.

Uwaga: Przycisk Zapisz nowe jest nieaktywny, dopóki firma nie ma założonego co najmniej jednego obszaru w Narzędzia → Obszary.

Ustawienia pilnowania napięcia akumulatora pojazdu

W Narzędziach w module Lokalizacja GPS otwórz Pilnowanie napięcia akumulatora.
Przy pojeździe wprowadź wartość, poniżej której ma zostać wysłane powiadomienie (zerowa wartość wyłącza pilnowanie), i wybierz odbiorcę e-maila i/lub SMS-a.

Wartości zapisują się automatycznie przy opuszczeniu pola.

Notatka dotycząca okresu w module Lokalizacja GPS

Notatka dotycząca okresu w module Lokalizacja GPS to jedna notatka obowiązująca dla wszystkich przejazdów wybranego pojazdu w wybranym zakresie dat – typowo używana dla całej wielodniowej podróży zagranicznej. Zakłada się ją przeciągnięciem myszą przez kilka dni w zakładce Kalendarz albo przyciskiem Notatka dotycząca okresu w Książce jazd, i obowiązuje też dla przejazdów, które zostaną zapisane w danym okresie później. Pola obowiązkowe to Pojazd, Okres od-do i tekst Notatki; kolor wyświetlania w kalendarzu można wybrać opcjonalnie. Zakładać, edytować i usuwać notatki dotyczące okresu może użytkownik z uprawnieniem do zmiany kierowcy przy przejeździe.

Automatyczne przetwarzanie przejazdów w module Lokalizacja GPS

Moduł Lokalizacja GPS wiele danych wylicza automatycznie. Odległość przejazdu wyliczana jest z trasy zarejestrowanej przez jednostkę GPS. Adres początku i końca przejazdu wyliczany jest ze współrzędnych – jeśli punkt znajduje się we własnym obszarze z ustawioną własną nazwą, używana jest nazwa obszaru, w przeciwnym razie wyliczany jest rzeczywisty adres. Przy przejazdach prywatnych z włączoną anonimizacją automatycznie ukrywane są adresy, godziny i/lub wyświetlanie na mapie. Domyślny typ nowego przejazdu (Służbowe/Prywatne) określany jest według ustawień pojazdu – na stałe albo automatycznie według czasu (dzień roboczy, weekend, święto). Ekonomika jazdy (ocena 1–10) i maksymalna prędkość wyliczane są z prędkości zmierzonych przez jednostkę GPS podczas przejazdu.

Eksport: Książka jazd do Excela

Eksport książki jazd pobiera ewidencjonowane przejazdy wybranego pojazdu lub kierowcy za wybrany okres do arkusza Excel. Jest dostępny w module Lokalizacja GPS w zakładce Książki jazd.

W zakładce Książki jazd wybierz pojazd lub kierowcę oraz zakres dat.
Kliknij ikonę pobierania „Pobierz książkę jazd w Excelu" nad tabelą, na prawo od filtra.
Plik zostanie pobrany na Twój komputer.

Format wyjściowy: XLSX

Eksport wymaga uprawnienia Eksport książki jazd; bez niego ikona się nie wyświetli.

Eksport: Książka jazd do Excela z dietami (kolumny według waluty)

Eksport książki jazd z dietami dodatkowo do przejazdów wylicza diety krajowe i zagraniczne oraz kieszonkowe według zapisanych przejazdów, przekroczeń granic i stawek należności za podróże ustawionych w module. Kwoty w tabeli zapisywane są w osobnych kolumnach według waluty (CZK, EUR, CHF, GBP). Eksport jest dostępny w module Lokalizacja GPS w zakładce Książki jazd oraz w zakładce Dokumenty.

W zakładce Książki jazd lub Dokumenty wybierz pojazd lub kierowcę oraz zakres dat.
Kliknij ikonę widelca „Pobierz książkę jazd w Excelu z dietami" nad tabelą, na prawo od filtra.
Plik zostanie pobrany na Twój komputer.

Format wyjściowy: XLSX

Eksport wymaga uprawnienia Eksport książki jazd z dietami i dokumentami; to uprawnienie jednocześnie udostępnia zakładkę Dokumenty.

Integracja z innymi modułami

Rejestr pojazdów – moduł Lokalizacja GPS przejmuje stąd listę pojazdów (numer rejestracyjny, nazwa, dane ewidencyjne); nowe pojazdy zakłada się tam. Aby pojazd pojawił się w module Lokalizacja GPS, musi mieć w Rejestrze pojazdów wpisaną jednostkę GPS. Lokalizacja GPS uzupełnia przy pojeździe tylko właściwości specyficzne dla GPS – wygląd znacznika na mapie, domyślnego kierowcę i typ przejazdu.
Rejestr kierowców – kierowcy i członkowie załogi są stąd wybierani przy przejazdach. Jeśli kierowca jest powiązany z kontem użytkownika, może sam, zgodnie ze swoim poziomem uprawnień, uzyskać dostęp do swoich przejazdów w książce jazd.
Zlecenia podróży – z zaznaczonych przejazdów służbowych można jednym krokiem utworzyć nowe lub uzupełnić istniejące zlecenie podróży; powstaną wiersze rozliczenia na poszczególne dni, włącznie z podziałem na część krajową i zagraniczną oraz godzinami przekroczenia granic. Do rozliczonego, odrzuconego, anulowanego lub już podpisanego zlecenia nie można uzupełnić przejazdów.
Należności za podróże (diety) – eksport książki jazd z dietami oraz tworzenie zleceń podróży z przejazdów wykorzystują ogólnofirmowe stawki diet i kieszonkowego, zarządzane na kartach Diety krajowe oraz Diety/kieszonkowe zagraniczne w ustawieniach modułu.

Rozwiązywanie problemów

Ten rozdział podsumowuje najczęstsze pytania dotyczące modułu Lokalizacja GPS, wyjaśnienie komunikatów, które mogą pojawić się podczas zwykłej codziennej pracy z książką jazd i z pozostałymi ekranami modułu, oraz wskazówki, jak pracować z modułem szybciej i bez zbędnych błędów.

Najczęstsze pytania dotyczące modułu Lokalizacja GPS

Pytanie: Dlaczego w Książce jazd nie wyświetlają mi się żadne przejazdy?

Rozwiązanie: Sprawdź, czy masz wybrany pojazd lub kierowcę oraz ustawiony zakres dat – bez tego moduł Lokalizacja GPS wyświetli komunikat „Nie wybrano pojazdu ani kierowcy".

Pytanie: Dlaczego nie można zapisać korekty stanu kilometrów?

Rozwiązanie: Wprowadzona wartość zmienia odległość o więcej niż 5% w porównaniu z danymi z GPS. Sprawdź wprowadzony stan kilometrów; jeśli odchylenie jest naprawdę tak duże, skontaktuj się z pomocą techniczną, podając numer rejestracyjny pojazdu, aktualny stan km i przyczynę odchylenia.

Pytanie: Dlaczego nie można zbiorczo edytować zaznaczonych przejazdów?

Rozwiązanie: W Książce jazd musi być zaznaczony co najmniej jeden przejazd w kolumnie Pokaż, a w oknie Edycji zbiorczej musi być zaznaczone co najmniej jedno pole Zmień … z wypełnioną wartością.

Pytanie: Dlaczego nie można utworzyć zlecenia podróży z zaznaczonych przejazdów?

Rozwiązanie: Zaznaczone przejazdy muszą należeć do pojazdu, do którego masz dostęp, i muszą odpowiadać typowi wybranego zlecenia podróży (krajowe/zagraniczne). Do rozliczonego, odrzuconego, anulowanego lub już podpisanego zlecenia nie można uzupełnić przejazdów.

Pytanie: Dlaczego nie można założyć pilnowania wjazdu/wyjazdu?

Rozwiązanie: W module Lokalizacja GPS musi istnieć co najmniej jeden obszar. Najpierw załóż go w Narzędzia → Obszary.

Pytanie: Dlaczego nie widzę zakładki Dokumenty?

Rozwiązanie: Zakładka Dokumenty wyświetla się tylko wtedy, gdy w ustawieniach modułu jest włączone Wprowadzanie dokumentów do przejazdów i masz uprawnienie Eksport książki jazd z dietami i dokumentami.

Wskazówki dotyczące efektywnej pracy z modułem Lokalizacja GPS

Wskazówka: Szybkie skróty Ten tydzień/miesiąc i Poprzedni tydzień/miesiąc w filtrze Książki jazd przyspieszą wybór typowych okresów.
Wskazówka: Notatka dotycząca okresu przydaje się przy wielodniowych podróżach zagranicznych – wystarczy założyć ją raz przeciągnięciem w kalendarzu, a obowiązuje też dla przejazdów zapisanych później.
Wskazówka: Przed utworzeniem zlecenia podróży z przejazdów sprawdź w podglądzie ostrzeżenia dotyczące dni z wielokrotnym przekroczeniem granicy lub dni spędzonych całkowicie w kraju bez zagranicznej diety.
Wskazówka: Pojazdom z załogą liczącą więcej niż dwie osoby ustaw na karcie Pojazdy/Maszyny opcję Więcej kierowców – jednostka GPS rozpoznaje bowiem najwyżej dwa chipy, kolejnych członków załogi trzeba uzupełnić ręcznie.

Wiki - eIntranet.net