Legislacja (monitorowanie przepisów i zgodności z prawem)

Przegląd

Moduł Legislacja monitoruje zmiany przepisów prawnych (ustaw, rozporządzeń rządu, rozporządzeń wykonawczych i innych dokumentów Zbioru ustaw), które dotyczą Państwa firmy, i pomaga utrzymywać wewnętrzne wytyczne firmy w zgodności z aktualnym prawem. Moduł co noc sprawdza Zbiór ustaw, powiadamia o nowelizacji lub uchyleniu monitorowanych aktów prawnych, a sztuczna inteligencja (AI) w przypadku nowo ogłoszonych przepisów proponuje, do której dziedziny prawa należą. Do każdego monitorowanego aktu prawnego można powiązać wewnętrzne wytyczne firmy (dokument z modułu Dokumenty lub stronę z modułu Wiki), wybrać interesujące Państwa paragrafy, pilnować terminu przeglądu zgodności i po nowelizacji automatycznie założyć zadanie dotyczące przeglądu. W przypadku każdej nowelizacji zobaczą Państwo, co dokładnie zmieniło się w tekście aktu prawnego.

Najważniejsze funkcje modułu Legislacja

Automatyczne nocne monitorowanie Zbioru ustaw i powiadomienia o nowelizacjach i uchyleniach monitorowanych aktów prawnych
Włączanie całych dziedzin prawa (BHP, Podatki, RODO i innych) z automatycznym monitorowaniem ich kluczowych aktów prawnych
Wyszukiwanie aktu prawnego według numeru, nazwy, a także według słów w jego tekście (wyszukiwanie pełnotekstowe w e-Zbiorze) oraz filtr „Tylko obowiązujące” / „Wszystkie (także uchylone)”
Czytanie tekstu aktu prawnego bezpośrednio w aplikacji, oś czasu wszystkich wersji i porównanie „Co się zmieniło”
Powiązywanie wewnętrznych wytycznych firmy z modułu Dokumenty i z modułu Wiki oraz wybór monitorowanych postanowień (paragrafów)
Etykiety „Dotyczy § …”, „Być może dotyczy to § …” i „Poza monitorowanymi przepisami” przy każdej zmianie
Przypomnienie przed wejściem nowelizacji w życie i automatyczne zadania dotyczące przeglądu wytycznych
Ewidencja przeglądów zgodności z aktem prawnym jako dowód na potrzeby audytu oraz rejestr wymogów prawnych w programie Excel i w formacie PDF

Dostęp i ustawienia

Ten rozdział opisuje, jak wejść do modułu Legislacja, gdzie znaleźć jego ustawienia i jakie uprawnienia w nim istnieją, od poziomu „Brak dostępu” aż po pełne zarządzanie ustawieniami modułu wraz z macierzą praw użytkowników.

Jak wejść do modułu Legislacja

Ścieżka nawigacji do modułu Legislacja: Menu główne → Legislacja. W menu przy module wyświetlana jest liczba nierozstrzygniętych reakcji na zmiany przepisów, czyli pozycji w stanie „Nowa zmiana” lub „Trwa rozpatrywanie”. Dzięki tej liczbie widać, ile zmian wciąż czeka na załatwienie, bez otwierania modułu. Użytkownik bez uprawnienia do odczytu modułu zobaczy jedynie komunikat o niewystarczającym dostępie.

Ustawienia modułu Legislacja

Ustawienia modułu Legislacja otwiera się łączem Ustawienia obok nagłówka „Legislacja” na głównym ekranie modułu. Łącze widzi tylko użytkownik, który może zmieniać ustawienia modułu, lub administrator modułu. Ustawienia zawierają kartę „Ustawienia ogólne” oraz, dla administratora modułu, zakładkę „Prawa użytkownika”.

Ustawienia ogólne modułu Legislacja

Na karcie „Ustawienia ogólne” zmieniają Państwo poniższe opcje modułu Legislacja. Każda opcja zapisuje się natychmiast po zmianie, bez przycisku potwierdzenia.

Opcja	Na co wpływa	Zachowanie domyślne
Odbiorcy powiadomień	Do kogo trafia zbiorcza nocna wiadomość e-mail o nowych zmianach przepisów oraz wiadomość z przypomnieniem przed wejściem w życie, jeśli zmiana nie ma osoby rozpatrującej	Jeśli nikogo Państwo nie wybiorą, powiadomienia otrzymają wszyscy użytkownicy z uprawnieniem do zarządzania monitorowanymi przepisami i wyższym
Domyślny gwarant	Kto rozpatruje zmiany przepisów i wytyczne, które nie mają własnego gwaranta	Bez wyboru zmiana, dla której gwaranta nie ma ani wytyczna, ani akt prawny, pozostaje bez osoby rozpatrującej i nie powstaje dla niej zadanie dotyczące przeglądu
Tworzenie zadań dotyczących przeglądu wytycznych	Czy po nowelizacji gwarantowi automatycznie zakłada się zadanie dotyczące przeglądu powiązanych wytycznych	Włączone. Jeśli moduł Zadania jest wyłączony, wyświetla się uwaga „Moduł „Zadania” jest wyłączony, zadania nie zostaną utworzone.”
Termin wykonania zadania (dni)	Po ilu dniach od założenia ma być wykonane zadanie dotyczące przeglądu	30 dni; można ustawić od 1 do 365 dni
Częstotliwość weryfikacji zgodności (miesięcy)	Jak często gwarant potwierdza zgodność z każdym monitorowanym aktem prawnym	12 miesięcy; wartość 0 wyłącza przypominanie o przeglądach
Przypomnienie przed wejściem w życie (dni)	Ile dni wcześniej osoba rozpatrująca dostaje e-mailem przypomnienie o nierozstrzygniętej zmianie, która jeszcze nie weszła w życie. Ta sama wartość określa, kiedy przy zmianie pojawia się czerwona etykieta „Zbliża się data wejścia w życie”	14 dni; można ustawić od 0 do 90, wartość 0 wyłącza przypominanie
Powiadamiać również o nowych przepisach	Czy zgłaszane są także zupełnie nowe przepisy, które AI zaliczyła do Państwa dziedzin, a nie tylko nowelizacje monitorowanych aktów prawnych	Włączone
Minimalny poziom pewności AI (%)	Od jakiego poziomu pewności nowy przepis uznaje się za należący do Państwa dziedziny	70 %; można ustawić od 50 do 100 %

Prawa użytkowników do modułu Legislacja

Administrator firmy lub użytkownik, któremu przydzielono zarządzanie modułem Legislacja, widzi w ustawieniach zakładkę „Prawa użytkownika” z macierzą uprawnień według stanowiska pracy i według poszczególnych użytkowników. Wynikowe uprawnienie użytkownika jest zawsze wyższym z prawa wynikającego ze stanowiska i z jego ustawienia osobistego. Bez ustawień nowi użytkownicy mają w module Legislacja poziom „Brak dostępu”.

Uprawnienia i prawa dostępu do modułu Legislacja

Uprawnienia do modułu Legislacja przydziela się według poziomów, a każdy wyższy poziom obejmuje także czynności poziomów niższych.

Poziom uprawnień	Co umożliwia
Brak dostępu	Użytkownik w ogóle nie widzi modułu Legislacja
Przeglądanie zmian i aktów prawnych	Otwiera wszystkie cztery zakładki, przegląda szczegóły aktu prawnego i zmiany, czyta tekst i kolejne wersje aktów prawnych, widzi porównanie „Co się zmieniło”, wyszukuje w tekście aktów prawnych i pobiera rejestr wymogów prawnych. Widzi także pasek informacyjny przy powiązanych wytycznych. Niczego nie zmienia
Analiza skutków i powiązania z wytycznymi	Dodatkowo zmienia stan reakcji na zmianę, pisze notatkę do reakcji, zbiorczo oznacza zmiany jako „Bez wpływu”, tworzy, edytuje i usuwa powiązania z wytycznymi wraz z monitorowanymi postanowieniami oraz rejestruje przegląd zgodności
Zarządzanie monitorowanymi przepisami	Dodatkowo włącza i wyłącza dziedziny, dodaje i usuwa monitorowane akty prawne, odnawia monitorowanie według dziedzin oraz ustawia gwaranta i notatkę przy akcie prawnym
Ustawienia modułu „Legislacja”	Dodatkowo zmienia ustawienia ogólne modułu

Uwaga: wytyczne z modułu Dokumenty lub Wiki można powiązać tylko wtedy, gdy wolno Państwu je czytać. W przypadku dokumentu oznacza to uprawnienie do odczytu folderu, w którym się znajduje, a w przypadku strony Wiki włączony moduł Wiki oraz uprawnienie do odczytu folderu, w którym leży jej ostatnia wersja.

Interfejs użytkownika modułu Legislacja

Główny ekran modułu Legislacja jest podzielony na cztery zakładki: Zmiany, Monitorowane akty prawne, Dziedziny i Zbiór ustaw. Obok nagłówka „Legislacja” znajduje się łącze Ustawienia oraz ewentualnie łącze Szybki start. Kolejne sekcje opisują każdą zakładkę oraz ekrany szczegółów aktu prawnego i zmiany.

Zakładka Zmiany w module Legislacja

Zakładka Zmiany jest domyślnym ekranem modułu Legislacja. Na górze znajduje się uwaga, że moduł co noc monitoruje Zbiór ustaw oraz że dla powiązanych wytycznych gwarant otrzymuje zadanie dotyczące przeglądu. Przełącznik „Nierozstrzygnięte” / „Wszystkie” filtruje wyświetlane zmiany. Tabela zawiera kolumny ID, Ogłoszono, Przepis, którego przestrzega firma, Nowelizacja / uchylenie, Wejście w życie, Wytyczne, Rozwiązujący, Stan oraz kolumnę z ikonami akcji (oko „Wyświetl szczegóły”, ptaszek „Bez wpływu” przy nierozstrzygniętych zmianach). Wiersze można sortować i przeszukiwać, tabelę można wyeksportować do programu Excel, a widoczność kolumn można zmieniać.

Przy uprawnieniu do analizy skutków przy wierszach są pola wyboru, a nad tabelą znajduje się przycisk Oznacz wybrane jako bez wpływu (N).

Etykiety w kolumnach Wytyczne i Wejście w życie

W zakładce Zmiany modułu Legislacja etykiety pomagają rozpoznać, które zmiany są dla Państwa ważne. W kolumnie Wytyczne pod nazwą wytycznych, dla których wybrano monitorowane postanowienia, wyświetla się czerwona etykieta „Dotyczy § …”, żółta „Być może dotyczy to § …” lub szara „Poza przepisami objętymi monitorowaniem”. Etykieta nie pojawia się przy wytycznych bez wybranych postanowień, przy uchyleniu aktu prawnego ani do czasu, aż porównanie wersji będzie gotowe. Ikona zadania przy wytycznych oznacza, że dla skutku założono zadanie dotyczące przeglądu.

W kolumnie Wejście w życie przy nierozstrzygniętej zmianie, której wejście w życie nastąpi w ciągu ustawionej liczby dni „Przypomnienie przed wejściem w życie”, wyświetla się czerwony znacznik z zegarem „Zbliża się data wejścia w życie”. Nowelizacja zbiorcza z wejściem w życie w etapach pokazuje wszystkie daty jedna pod drugą.

Zakładka Monitorowane akty prawne w module Legislacja

Zakładka Monitorowane akty prawne pokazuje akty prawne, które firma monitoruje: kluczowe akty prawne włączonych dziedzin oraz akty dodane ręcznie. Akt prawny, który Państwa nie dotyczy, można przestać monitorować. Tabela zawiera kolumny Akt prawny, Dlaczego monitorujemy (etykiety dziedzin lub „Dodano ręcznie”), Ostatnia nowelizacja, liczbę powiązanych Wytycznych, Gwarant, Uwaga dotycząca aktu prawnego (skrócona), Kolejna ocena zgodności (czerwona etykieta po terminie). Przy wierszu są ikony „Wyświetl szczegóły”, łącze do e-Zbioru, a przy uprawnieniu do zarządzania aktami prawnymi także „Przestań obserwować”.

Nad tabelą znajdują się przyciski Dodaj przepis (przełącza na Zbiór ustaw), Rejestr wymogów prawnych (Excel) i Rejestr wymogów prawnych (PDF). Jeśli istnieją akty prawne wykluczone z dziedzin, pod tabelą wyświetla się karta „Wykluczone z branż” z przyciskiem Ponownie obserwować.

Zakładka Dziedziny w module Legislacja

Zakładka Dziedziny zawiera kafelki dziedzin prawa. Po włączeniu dziedziny zaczynają Państwo monitorować jej kluczowe akty prawne oraz nowo ogłoszone przepisy, które AI zaliczyła do tej dziedziny. Każdy kafelek ma pole wyboru (zapisuje się od razu, bez przycisku Zapisz), listę kluczowych aktów prawnych oraz sekcję „Nowe przepisy dodane przez AI:” z co najwyżej ośmioma przepisami i procentem pewności. Bez uprawnienia do zarządzania aktami prawnymi pole wyboru jest nieaktywne; administrator modułu może je zmieniać zawsze. Dostępne dziedziny: BHP, Podatki, Transport i pojazdy, RODO i cyberbezpieczeństwo, Wynagrodzenia i prawo pracy, Prawo handlowe i korporacyjne, Odpady i ochrona środowiska, Ochrona przeciwpożarowa, Budownictwo, Księgowość i audyt, Zamówienia publiczne.

Zakładka Zbiór ustaw (katalog aktów prawnych) w module Legislacja

Zakładka Zbiór ustaw służy do wyszukiwania w całym katalogu aktów prawnych. Wiersz filtrów zawiera następujące elementy:

Numer lub nazwa aktu prawnego: na przykład 262/2006 lub fragment nazwy, najwyżej 100 znaków; wyszukuje także klawisz Enter.
Rodzaj przepisu: Wszystkie rodzaje przepisów, ustawy, rozporządzenia rządu, rozporządzenia wykonawcze, komunikaty, orzeczenia Sądu Konstytucyjnego, teksty jednolite.
Rok ogłoszenia przepisu: od roku 1918 do bieżącego roku.
Obowiązywanie aktu prawnego: „Tylko obowiązujące” (domyślnie) lub „Wszystkie (także uchylone)”.
Szukaj w: „nazwie i numerze aktu prawnego” lub „tekstów aktów prawnych (e-Zbiór)”. Przełącznik jest dostępny tylko wtedy, gdy wyszukiwanie pełnotekstowe jest dla Państwa firmy dostępne.

Bez wyszukiwania pod nagłówkiem „Nowo ogłoszone przepisy” wyświetla się ostatnie 30 aktów prawnych, a po wyszukiwaniu „Wyniki wyszukiwania” (najwyżej 50; jeśli lista została obcięta, komunikat prosi o doprecyzowanie zapytania).

Filtr obowiązywania: Tylko obowiązujące i Wszystkie (także uchylone)

W Zbiorze ustaw modułu Legislacja filtr obowiązywania decyduje o tym, czy zobaczą Państwo uchylone akty prawne. Opcja „Tylko obowiązujące” jest domyślna i ukrywa uchylone akty prawne; akty prawne z przyszłym wejściem w życie pozostają widoczne. Akt prawny, którego stanu moduł jeszcze nie ustalił, nie jest ukrywany. Jeżeli wpiszą Państwo dokładne powołanie, na przykład 65/1965, filtr obowiązywania nie jest stosowany i otrzymają Państwo także uchylony akt prawny z oznaczeniem. Opcja „Wszystkie (także uchylone)” pokazuje uchylone akty prawne z szarym oznaczeniem „Uchylony przepis”. Wybór jest pamiętany przez czas zalogowania; po ponownym zalogowaniu znów obowiązuje „Tylko obowiązujące”.

Wyniki wyszukiwania i oznaczenia stanu aktu prawnego

Wiersz wyniku w Zbiorze ustaw modułu Legislacja pokazuje datę ogłoszenia (lub rok), nazwę aktu prawnego jako łącze do szczegółów, a po prawej zieloną etykietę „Monitorowane” albo przycisk Śledź (przy uprawnieniu do zarządzania aktami prawnymi). Oznaczenie „Uchylony przepis” (szare) wskazuje akt prawny uchylony, oznaczenie „Przyszła wersja” (żółte) akt prawny z przyszłym wejściem w życie. Akt prawny, którego katalog jeszcze nie zna (ogłoszony dzisiaj), wyświetla się tylko jako łącze do e-Zbioru bez przycisków Śledź i Tekst.

Szczegóły aktu prawnego w module Legislacja

Szczegóły aktu prawnego w module Legislacja otwiera się ikoną oka lub kliknięciem nazwy aktu prawnego na dowolnej liście. Lewa kolumna pokazuje kartę z nazwą aktu prawnego. Jeśli akt prawny jest uchylony, nad nią świeci czerwony pasek „Przepis ten został uchylony przez inny przepis: … (data)” lub „Uchylony przepis”. Dalej widać wiersze Ogłoszono, Obowiązuje od, Najnowsza wersja (przy przyszłej wersji z etykietą „Przyszła wersja”) oraz Dziedziny (etykieta AI ma podpowiedź z procentem i powodem zaliczenia). Przyciski Tekst aktu prawnego i Otwórz w serwisie e-Sbírka otwierają odpowiednio tekst w aplikacji i oficjalną stronę aktu prawnego.

Prawa kolumna zawiera karty „Śledzenie”, „Weryfikacja zgodności z przepisami” i „Powiązane wytyczne”.

Oś czasu wersji aktu prawnego

Karta „Oś czasu zmian” w szczegółach aktu prawnego modułu Legislacja wyświetla wszystkie wersje aktu prawnego. Ładuje się z komunikatem „Ładuję treść aktu prawnego…”; jeśli się nie powiedzie, zobaczą Państwo „Nie udało się pobrać historii zmian z e-Zbioru.” Tabela pokazuje wejście w życie (od – do), etykietę wersji, kolumnę „Nowelizacje obowiązujące w obecnym brzmieniu” i przyciski. Wyświetla się tylko osiem ostatnich minionych wersji, resztę otwiera przycisk „Pokaż wszystkie wersje (N)”.

Etykieta wersji	Co oznacza
Aktualne brzmienie (zielona)	Wersja obowiązująca dzisiaj
Przyszła wersja (żółta)	Wersja, która dopiero wejdzie w życie
Ogłoszona treść (niebieska)	Pierwotne brzmienie w chwili ogłoszenia aktu prawnego
Poprzednia wersja (szara)	Wersja, która już nie obowiązuje

Przy zbliżającym się wejściu w życie dodatkowo pojawia się czerwona etykieta „Zbliża się data wejścia w życie”. Przy nowelizacji, dla której firma ma zapis, jest dzwonek z podpowiedzią „Reakcja firmy”, który prowadzi do szczegółów zmiany. Przycisk Co się zmieniło otwiera porównanie z poprzednią wersją, przycisk Tekst tekst danej wersji.

Karta Powiązane wytyczne w szczegółach aktu prawnego

Karta „Powiązane wytyczne” w szczegółach aktu prawnego modułu Legislacja pokazuje wszystkie wytyczne, które powiązano z aktem prawnym. Ikona przed nazwą informuje, skąd pochodzą wytyczne: kartka papieru oznacza dokument z modułu Dokumenty, książka stronę z modułu Wiki. Nazwa jest łączem otwieranym w nowej karcie, w nawiasie podano gwaranta. Wiersz „Monitorowane postanowienia: § …” pokazuje wybrane paragrafy. Przy wierszu są ikony Edytuj (ołówek) i Usuń rekord. Przycisk Powiąż wytyczne dodaje kolejne; przy dotąd niemonitorowanym akcie prawnym uwaga informuje, że powiązanie wytycznych spowoduje rozpoczęcie monitorowania aktu prawnego.

Tekst aktu prawnego w module Legislacja

Ekran Tekst aktu prawnego w module Legislacja pozwala czytać cały akt prawny bez opuszczania aplikacji. Otwiera się go przyciskiem „Tekst aktu prawnego” w szczegółach aktu prawnego, przyciskiem „Tekst” przy wersji na osi czasu lub przy wyniku wyszukiwania pełnotekstowego. Na górze wybierają Państwo na liście rozwijanej wersję (data i etykieta wersji), a w polu Wyszukiwanie w tekście aktu prawnego wpisują szukane wyrażenie (najwyżej 100 znaków). Przyciski Poprzednie i Następny oraz licznik trafień prowadzą przez kolejne wystąpienia, podobnie działa klawisz Enter. Bez dokładnej frazy wyróżniane są poszczególne słowa.

Na szerszym ekranie po lewej stronie znajduje się spis treści aktu prawnego (części, rozdziały, paragrafy); kliknięcie pozycji przewija tekst do danego miejsca. Wiersz „Brzmienie: od – do” uzupełnia łącze „Otwórz w serwisie e-Sbírka”. Jeśli nie uda się załadować tekstu, zobaczą Państwo komunikat „Nie udało się pobrać treści aktu prawnego z e-Zbioru.” oraz przycisk umożliwiający otwarcie aktu prawnego bezpośrednio w e-Zbiorze.

Porównanie wersji Co się zmieniło w module Legislacja

Okno „Co się zmieniło” w module Legislacja pokazuje, które części tekstu aktu prawnego zmieniła nowelizacja. Na górze jest wiersz „Porównanie treści obowiązujących od [data] → [data]” oraz lista nowelizacji obowiązujących w danej wersji. Każda zmieniona część ma etykietę: „Wstawiono” (zielona), „Usunięto” (czerwona) lub „Zmieniono” (żółta), powołanie postanowienia oraz łącze do e-Zbioru. Przy zmianie obok siebie wyświetlane są „Pierwotne brzmienie” (przekreślone) i „Nowe brzmienie” (wyróżnione).

Postanowienie, które śledzą Państwo przy jakichś powiązanych wytycznych, ma czerwoną etykietę „Śledzisz” i czerwony pasek. Może się też pojawić komunikat wyjaśniający:

„Jest to pierwsze brzmienie przepisu, nie ma z czym go porównać.”
„W niniejszym brzmieniu treść aktu prawnego nie uległa zmianie.”
„Różnica w treści jest w przygotowaniu – e-Zbiór nie opublikował jeszcze brzmienia aktu prawnego po tej nowelizacji.” (porównanie pojawia się z opóźnieniem po ogłoszeniu nowelizacji)
„Nie udało się przygotować różnicy w treści. Zmiany znajdą Państwo w tekście nowelizacji w e-Zbiorze.”
„Różnica została przygotowana przez porównanie obu wersji postanowienie po postanowieniu…” (zmienione postanowienie jest widoczne w całości, bez wyróżnienia pojedynczych słów)

Szczegóły zmiany i karta Reakcja firmy w module Legislacja

Szczegóły zmiany w module Legislacja otwiera się ikoną oka w zakładce Zmiany. Karta na górze pokazuje rodzaj zmiany (Nowelizacja, Uchylenie przepisu, Nowy przepis), monitorowany akt prawny, nowelizację, datę ogłoszenia i wejścia w życie (może być ich kilka). Karta „Podsumowanie zmian (AI)” ma etykietę „Zasadnicza zmiana” lub „Zmiana formalna” oraz uwagę, że podsumowanie przygotowała sztuczna inteligencja, a wiążące jest wyłącznie brzmienie w Zbiorze ustaw. Dopóki podsumowania brakuje, widać „Podsumowanie jest w przygotowaniu.” Wyłącznie przy nowelizacji jest karta „Co się zmienia w przepisie” z porównaniem wersji. Jeśli w tym samym dniu wejścia w życie zbiegło się kilka nowelizacji, porównanie zawiera także ich zmiany i zwraca na to Państwa uwagę.

Prawa karta „Reakcja firmy” zawiera dla każdych powiązanych wytycznych blok ze stanem, łączem do wytycznych, etykietą zgodności („Dotyczy § …”, „Być może dotyczy to § …”, „Poza przepisami objętymi monitorowaniem”), osobą rozpatrującą, łączem „Zadanie dotyczące przeglądu”, notatką i przyciskami stanu. Na dole jest przycisk Powiąż wytyczne.

Stany rekordów w module Legislacja

Moduł Legislacja operuje kilkoma rodzajami stanów: stanem reakcji firmy na zmianę przepisu, zgodnością z monitorowanymi postanowieniami, stanem aktu prawnego w Zbiorze, stanem monitorowania i wynikiem przeglądu zgodności.

Stan reakcji firmy na zmianę przepisu

Dla każdej zmiany monitorowanego aktu prawnego (nowelizacji lub uchylenia) moduł Legislacja prowadzi stan reakcji firmy. Widać go w kolumnie Stan w zakładce Zmiany oraz na karcie „Reakcja firmy”.

Stan	Co oznacza	Jak rekord do niego przechodzi	Kto może
Nowa zmiana	Firma nie zdecydowała jeszcze o nowelizacji lub uchyleniu	Zakłada się automatycznie w nocy po ogłoszeniu nowelizacji lub uchylenia monitorowanego aktu prawnego	Zakładana automatycznie
Trwa rozpatrywanie	Firma pracuje nad zmianą	Kliknięciem „Trwa rozpatrywanie”	Analiza skutków i wyżej
Wytyczne zaktualizowano	Powiązane wytyczne zostały po nowelizacji sprawdzone lub zmienione	Kliknięciem „Wytyczne zaktualizowano”; tylko jeśli do skutku powiązano wytyczne	Analiza skutków i wyżej
Bez wpływu	Firma uznała, że zmiana jej nie dotyczy	Kliknięciem „Bez wpływu”, pojedynczo lub zbiorczo	Analiza skutków i wyżej

Ze stanu zamkniętego rekord przywraca do stanu „Trwa rozpatrywanie” przycisk „Ponownie otworzyć”.

Etykieta zgodności z monitorowanymi postanowieniami

Etykieta zgodności w module Legislacja nie jest stanem, lecz podpowiedzią, czy nowelizacja zmienia paragrafy, które wybrano przy wytycznych. Etykieta niczego nie filtruje: zmiana i zadanie dotyczące przeglądu powstają zawsze. Po edycji powiązania etykieta jest przeliczana ponownie.

Etykieta	Co oznacza
Dotyczy § … (czerwona)	Nowelizacja zmienia co najmniej jedno postanowienie wybrane przy wytycznych; lista jest w etykiecie
Być może dotyczy to § … (żółta)	Zmiana monitorowanego postanowienia znajduje się w wersji, w której w życie weszła także inna nowelizacja, więc nie można powiedzieć, która spowodowała zmianę
Poza przepisami objętymi monitorowaniem (szara)	Nowelizacja nie zmienia żadnego wybranego postanowienia
Bez etykiety	Nie wybrano postanowień, chodzi o uchylenie lub nowy przepis, skutek nie ma wytycznych albo porównanie wersji nie jest jeszcze gotowe

Stan aktu prawnego w Zbiorze i stan monitorowania

W module Legislacja przy każdym akcie prawnym widać dwie niezależne informacje. Pierwsza to stan w Zbiorze: akt uchylony (oznaczenie „Uchylony przepis” w katalogu i czerwony pasek w szczegółach), akt z przyszłym wejściem w życie (oznaczenie „Przyszła wersja”) oraz akt obowiązujący bez oznaczenia. Stan ustala sam moduł; w przypadku niektórych aktów prawnych może być jeszcze nieznany i taki akt nie jest ukrywany. Druga to stan monitorowania:

Stan monitorowania	Co oznacza	Jak do niego przejść
Monitorowane: „Przepis dotyczy branży, którą śledzisz.”	Jest monitorowany, ponieważ należy do włączonej dziedziny	Automatycznie po włączeniu dziedziny
Monitorowane: „Dodano ręcznie”	Jest monitorowany niezależnie od dziedziny	Przyciskiem „Śledź” w katalogu lub w szczegółach
Nie jest monitorowane	Nie jest monitorowany	Przyciskiem „Przestań obserwować” lub wyłączeniem dziedziny
Wykluczone z dziedziny	Należy do włączonej dziedziny, ale został wykluczony ręcznie	Przyciskiem „Przestań obserwować” przy akcie prawnym z włączonej dziedziny

Wynik przeglądu zgodności z aktem prawnym

Każdy zapis o przeglądzie zgodności w module Legislacja jest samodzielny i na stałe pozostaje w historii jako dowód na potrzeby audytu.

Wynik	Co oznacza
Przedsiębiorstwo spełnia wymogi przepisów	Podczas przeglądu potwierdzono, że firma spełnia wymagania aktu prawnego
Zgodność wymaga podjęcia działań	Podczas przeglądu stwierdzono, że trzeba coś zmienić

Podstawowe operacje w module Legislacja

Ten rozdział krok po kroku opisuje najczęstsze czynności w module Legislacja: włączenie dziedziny, wyszukanie i monitorowanie aktu prawnego, powiązanie wytycznych, załatwienie nowelizacji i zarejestrowanie przeglądu zgodności.

Procedura: Włączenie dziedziny prawa w module Legislacja

W module Legislacja monitorowanie całej dziedziny prawa włącza się w następujący sposób:

Proszę otworzyć zakładkę Dziedziny.
Proszę zaznaczyć kafelek dziedziny, która dotyczy firmy (lub proszę odznaczyć dziedzinę, która jej nie dotyczy).
Zmiana zapisuje się natychmiast, bez przycisku Zapisz.

Po włączeniu dziedziny zaczynają być monitorowane jej kluczowe akty prawne oraz nowe przepisy, które AI zaliczy do dziedziny powyżej ustawionego minimalnego poziomu pewności.

Procedura: Wyszukanie i monitorowanie konkretnego aktu prawnego w module Legislacja

Proszę otworzyć zakładkę Zbiór ustaw (lub proszę kliknąć Dodaj przepis w zakładce Monitorowane akty prawne).
W polu Numer lub nazwa aktu prawnego proszę wpisać numer lub nazwę, ewentualnie proszę zawęzić wybór rodzajem przepisu i rokiem ogłoszenia.
Jeśli chcą Państwo zobaczyć także uchylone akty prawne, proszę przełączyć Obowiązywanie aktu prawnego na „Wszystkie (także uchylone)”.
Proszę kliknąć Wyszukiwanie, a przy znalezionym akcie prawnym Śledź. Pojawi się oznaczenie „Monitorowane”.

Procedura: Wyszukanie aktu prawnego według słów w jego tekście (pełnotekstowo)

Wyszukiwanie pełnotekstowe w module Legislacja znajduje akty prawne według słów w ich tekście, nawet jeśli nie znają Państwo ich numeru ani nazwy. Przełącznik jest dostępny tylko wtedy, gdy wyszukiwanie w e-Zbiorze jest dla Państwa firmy włączone.

W zakładce Zbiór ustaw proszę wybrać w polu Szukaj w opcję „tekstów aktów prawnych (e-Zbiór)”.
Proszę wpisać szukane wyrażenie (co najmniej 2 znaki), ewentualnie proszę zawęzić wybór rodzajem, rokiem i obowiązywaniem, i proszę kliknąć Wyszukiwanie.
Na liście „Przepisy zawierające wyszukiwane słowa (N)” proszę kliknąć przy akcie prawnym Tekst. Otworzy się tekst aktu prawnego z zaznaczonymi trafieniami i strzałkami między nimi.
Kolejne wyniki wyświetlą Państwo przyciskiem Następny, wrócą Państwo przyciskiem Poprzednie.

Uwaga: jeśli e-Zbiór nie odpowie, wyświetli się komunikat „Wyszukiwanie w treści aktów prawnych nie powiodło się. Proszę spróbować ponownie później.” Proszę spróbować później lub proszę szukać według nazwy.

Procedura: Zaprzestanie i wznowienie monitorowania aktu prawnego w module Legislacja

W zakładce Monitorowane akty prawne proszę kliknąć przy akcie prawnym ikonę Przestań obserwować.
Akt prawny, który firma monitorowała tylko ręcznie, zniknie z listy.
Akt prawny należący do włączonej dziedziny przeniesie się na kartę „Wykluczone z branż”, skąd przywrócą go Państwo przyciskiem Ponownie obserwować.
W szczegółach aktu prawnego z wyborem ręcznym dostępny jest także przycisk „Według kierunków studiów”. Anuluje on wybór ręczny, a o monitorowaniu decyduje już tylko włączona dziedzina.

Procedura: Ustawienie gwaranta i notatki przy monitorowanym akcie prawnym

W szczegółach monitorowanego aktu prawnego w module Legislacja ustawiają Państwo osobę odpowiedzialną i własną notatkę.

Proszę otworzyć szczegóły aktu prawnego.
Na karcie „Śledzenie” proszę wybrać w polu Gwarant pracownika lub proszę pozostawić „Domyślny gwarant”.
W polu Uwaga dotycząca aktu prawnego proszę napisać, dlaczego Państwo monitorują akt prawny lub których paragrafów dotyczy (najwyżej 5000 znaków).

Oba pola zapisują się automatycznie po opuszczeniu pola. Bez uprawnienia do zarządzania aktami prawnymi notatka jest tylko do odczytu.

Procedura: Powiązanie wytycznych z Dokumentów lub Wiki z aktem prawnym

W module Legislacja wewnętrzne wytyczne firmy wiążą Państwo z aktem prawnym tak, aby po każdej nowelizacji powstawała reakcja i zadanie dotyczące przeglądu. Wytycznymi może być dokument z modułu Dokumenty lub strona z modułu Wiki.

W szczegółach aktu prawnego (karta „Powiązane wytyczne”) lub w szczegółach zmiany (karta „Reakcja firmy”) proszę kliknąć Powiąż wytyczne. Otworzy się okno „Powiąż wytyczne”.
W polu Wytyczne (obowiązkowe) proszę wybrać pozycję. Oferta jest pogrupowana według folderów: najpierw „Dokumenty: …”, potem, jeśli moduł Wiki jest włączony, „Wiki: …”. Oferowana jest ostatnia wersja dokumentu lub strony i tylko to, co wolno Państwu czytać. Pozycje już powiązane są nieaktywne.
Opcjonalnie proszę wybrać Gwarant. Gwarant otrzyma przy nowelizacji zadanie dotyczące przeglądu wytycznych. Bez wyboru obowiązuje domyślny gwarant.
Opcjonalnie proszę wybrać w polu Wytyczna dotyczy tylko tych części aktu prawnego jedną lub więcej części, rozdziałów albo paragrafów (zob. następna procedura).
Proszę kliknąć Zapisz.

Jeśli akt prawny nie był dotąd monitorowany, zacznie być monitorowany. Jeżeli powiązanie dotyczy nowelizacji, którą właśnie Państwo rozpatrują, nowe wytyczne zostaną do niej dodane i powstanie zadanie. Przy próbie powiązania wytycznych, których nie wolno Państwu czytać, wyświetli się „Nie masz dostępu”.

Procedura: Wybór monitorowanych postanowień przy powiązanych wytycznych

Monitorowane postanowienia w module Legislacja określają, których paragrafów aktu prawnego dotyczą wytyczne, aby przy każdej nowelizacji od razu widzieć, czy jej dotknęła.

W oknie „Powiąż wytyczne” lub „Edytuj powiązanie z wytycznymi” proszę kliknąć w pole Wytyczna dotyczy tylko tych części aktu prawnego.
Proszę wybrać jedną lub więcej pozycji z listy części, rozdziałów i paragrafów aktualnego brzmienia. Puste pole oznacza cały akt prawny.
Proszę kliknąć Zapisz.

Wskazówka: zmiana i zadanie dotyczące przeglądu powstają zawsze, a wybór postanowień dodaje jedynie etykietę „Dotyczy”, „Być może dotyczy to” lub „Poza przepisami objętymi monitorowaniem” i oznacza Państwa paragrafy w porównaniu wersji. Jeśli nie uda się załadować spisu treści, pojawi się komunikat „Nie udało się pobrać listy postanowień z e-Zbioru – wytyczne zostaną powiązane z całym aktem prawnym.” Załadowanie spisu treści przy pierwszym otwarciu okna może potrwać kilka sekund.

Procedura: Edycja powiązania z wytycznymi w module Legislacja

W szczegółach aktu prawnego, na karcie „Powiązane wytyczne”, proszę kliknąć przy wierszu ikonę Edytuj (ołówek).
W oknie „Edytuj powiązanie z wytycznymi” proszę zmienić Gwarant lub monitorowane postanowienia. Wytyczne są wyświetlone tylko jako tekst i nie można ich wymienić.
Proszę kliknąć Zapisz.

Jeśli chcą Państwo powiązać inne wytyczne, proszę usunąć powiązanie i proszę utworzyć nowe. Postanowienie, które w międzyczasie zniknęło z aktu prawnego, pozostaje w wyborze, jeśli powiązanie już je zawierało.

Procedura: Usunięcie powiązania z wytycznymi w module Legislacja

Gdy firma przestaje wiązać wytyczne z aktem prawnym, powiązanie usuwa się w następujący sposób:

W szczegółach aktu prawnego, na karcie „Powiązane wytyczne”, proszę kliknąć przy wierszu ikonę Usuń rekord.
Proszę potwierdzić pytanie „Czy na pewno chcesz usunąć ten rekord?”.

Usunięcie powiązania likwiduje tylko połączenie w module Legislacja. Dokument w module Dokumenty ani strona w Wiki nie ulegają zmianie.

Pasek informacyjny przy wytycznych w module Dokumenty i Wiki

Jeżeli wytyczne są powiązane z monitorowanym aktem prawnym, w szczegółach dokumentu w module Dokumenty oraz nad treścią strony w module Wiki wyświetla się niebieski pasek „Wytyczne są powiązane z przepisami” z łączami do aktów prawnych. Łącze otwiera szczegóły aktu prawnego w module Legislacja. Jeśli po nowelizacji czeka nierozstrzygnięta reakcja, dochodzi czerwony tekst „Oczekuje na aktualizację w związku z nowelizacją przepisów.” oraz w nawiasie liczba reakcji z łączem do zakładki Zmiany. Pasek widzi tylko użytkownik z uprawnieniem do odczytu modułu Legislacja i nie można go zamknąć. W publicznie udostępnionej Wiki nie jest wyświetlany.

Procedura: Zarejestrowanie przeglądu zgodności z aktem prawnym

Przegląd zgodności w module Legislacja można zarejestrować tylko przy akcie prawnym, który firma monitoruje.

W szczegółach monitorowanego aktu prawnego, na karcie „Weryfikacja zgodności z przepisami”, proszę kliknąć Zarejestruj przegląd zgodności.
Proszę wypełnić obowiązkowe pole Data przeglądu zgodności; jest wstępnie ustawione na dzisiaj, a data z przyszłości zostanie skrócona do dzisiejszej.
Proszę wybrać obowiązkowe pole Wynik przeglądu zgodności: „Przedsiębiorstwo spełnia wymogi przepisów” (domyślnie) lub „Zgodność wymaga podjęcia działań”.
Opcjonalnie proszę wypełnić pole Notatka (najwyżej 5000 znaków).
Proszę kliknąć Zapisz.

Zapis pozostaje w historii (Data, Wynik przeglądu zgodności, Przegląd przeprowadził) i przesuwa termin następnego przeglądu. Karta „Weryfikacja zgodności z przepisami” wyświetla się przy monitorowanym akcie prawnym, jeśli częstotliwość przeglądu jest niezerowa lub gdy istnieje już historia. Po terminie świeci na niej etykieta „Przegląd zgodności jest po terminie”.

Procedura: Reakcja na nowelizację (zmianę) monitorowanego aktu prawnego

W zakładce Zmiany proszę otworzyć szczegóły zmiany ikoną oka.
Proszę przeczytać podsumowanie zmiany i kartę „Co się zmienia w przepisie”. Etykieta zgodności podpowie, czy nowelizacja dotknęła Państwa paragrafów.
Na karcie „Reakcja firmy” przy nowej zmianie proszę kliknąć Trwa rozpatrywanie. Po zakończeniu przeglądu proszę kliknąć Wytyczne zaktualizowano; jeśli zmiana nie dotyczy firmy, proszę kliknąć Bez wpływu.
W polu Notatka mogą Państwo w dowolnej chwili napisać notatkę; zapisuje się sama.
Zamkniętą pozycję przywrócą Państwo do stanu „Trwa rozpatrywanie” przyciskiem Ponownie otworzyć.

Procedura: Ustalenie, co nowelizacja zmieniła w tekście aktu prawnego

W module Legislacja zmienione postanowienia znajdą Państwo dwiema drogami. Pierwsza: w szczegółach zmiany na karcie „Co się zmienia w przepisie”. Druga: w szczegółach aktu prawnego na karcie „Oś czasu zmian” proszę kliknąć przy odpowiedniej wersji Co się zmieniło. Jeśli chcą Państwo przejrzeć całą wersję, proszę kliknąć przy niej Tekst. Po nowelizacji porównanie może się pojawić z opóźnieniem, dopiero gdy e-Zbiór opublikuje nową wersję.

Procedura: Zbiorcze oznaczenie zmian jako „Bez wpływu”

W zakładce Zmiany proszę zaznaczyć wiersze, które nie dotyczą firmy, lub pole w nagłówku, aby zaznaczyć wszystkie.
Proszę kliknąć Oznacz wybrane jako bez wpływu (N), gdzie N to liczba wybranych wierszy.
Proszę potwierdzić pytanie „Oznaczyć wybrane zmiany przepisów jako Bez wpływu?” przyciskiem Tak.
Wyświetli się komunikat z liczbą oznaczonych rekordów, a tabela zostanie odświeżona.

Przycisk jest aktywny dopiero po wybraniu wiersza i widoczny tylko przy uprawnieniu do analizy skutków. Bez wyboru wyświetli się komunikat „Nie wybrano żadnych nierozstrzygniętych zmian w przepisach.”

Eksport rejestru wymogów prawnych

W zakładce Monitorowane akty prawne modułu Legislacja znajduje się rejestr wymogów prawnych, czyli zestawienie wszystkich monitorowanych aktów prawnych firmy, odpowiednie jako materiał na potrzeby audytu (na przykład według norm ISO). Rejestr opiera się na tych samych danych co tabela i można go pobrać w dwóch formatach. Oba eksporty widzi każdy, kto może czytać moduł. Nagłówek zawiera tytuł „Rejestr wymogów prawnych”, firmę, datę sporządzenia i nazwisko osoby, która rejestr sporządziła.

Eksport: Rejestr wymogów prawnych (Excel)

Eksport rejestru wymogów prawnych z modułu Legislacja do arkusza do dalszego przetwarzania lub archiwizacji poza aplikacją. Kolumny: Akt prawny, nazwa, Dlaczego monitorujemy, Gwarant, Uwaga dotycząca aktu prawnego, Powiązane wytyczne (każde w nowym wierszu), Ostatnia nowelizacja, Skutki nowelizacji (nierozstrzygnięte / łącznie), Ostatni przegląd zgodności, Wynik przeglądu zgodności, Przegląd przeprowadził i Kolejna ocena zgodności.

W module Legislacja proszę otworzyć zakładkę Monitorowane akty prawne.
Proszę kliknąć przycisk Rejestr wymogów prawnych (Excel) nad tabelą.
Plik zostanie pobrany na Państwa komputer.

Format wyjściowy: XLSX

Eksport: Rejestr wymogów prawnych (PDF)

Eksport rejestru wymogów prawnych z modułu Legislacja do postaci drukowanej w poziomym formacie A4, przeznaczonej jako dowód na potrzeby audytu lub do archiwizacji.

W module Legislacja proszę otworzyć zakładkę Monitorowane akty prawne.
Proszę kliknąć przycisk Rejestr wymogów prawnych (PDF), tuż obok eksportu do programu Excel.
Jeśli firma monitoruje więcej niż jedną dziedzinę, za pomocą strzałki rozwijanej obok przycisku można wybrać rejestr tylko dla jednej dziedziny.
Plik otworzy się w nowej karcie przeglądarki.

Format wyjściowy: PDF

Automatyczne monitorowanie i powiadomienia w module Legislacja

Dużą część pracy moduł Legislacja wykonuje sam w tle: monitoruje Zbiór ustaw, zakłada reakcje na nowelizacje, oblicza porównania wersji, rozsyła wiadomości e-mail i przypomina o terminach.

Nocne monitorowanie Zbioru ustaw

Moduł Legislacja co noc ustala, co zmieniło się w Zbiorze ustaw, i w przypadku nowych oraz monitorowanych aktów prawnych rozpoznaje nowelizację, uchylenie lub nowy przepis. AI zalicza nowo ogłoszone przepisy do dziedzin i pisze po czesku podsumowanie tego, co nowelizacja zmienia. Jeśli dostępne jest porównanie wersji, podsumowanie jest pisane właśnie na jego podstawie. Na bieżąco ustalane jest także, które akty prawne są uchylone, aby działał filtr „Tylko obowiązujące”.

Założenie reakcji na nowelizację i zadania dotyczącego przeglądu

Gdy tylko zostanie ogłoszona nowelizacja lub uchylenie monitorowanego aktu prawnego (ewentualnie nowy przepis w Państwa dziedzinie, jeśli powiadamianie jest włączone), moduł Legislacja zakłada pozycję „Nowa zmiana” osobno dla każdych powiązanych wytycznych, ewentualnie jedną bez wytycznych. Jeżeli włączono opcję „Tworzenie zadań dotyczących przeglądu wytycznych”, osoba rozpatrująca (gwarant powiązania, w przeciwnym razie gwarant aktu prawnego, w przeciwnym razie domyślny gwarant) otrzymuje zadanie dotyczące przeglądu z terminem zgodnym z ustawieniami. Zarówno zadanie, jak i e-mail zawierają zdanie o tym, czy nowelizacja zmienia monitorowane postanowienia, na przykład „Nowelizacja zmienia następujące przepisy: § …” lub „Nowelizacja nie zmienia przepisów objętych monitorowaniem w tych wytycznych”. Zadanie powstaje także przy etykiecie „Poza”. Zadanie otwiera się ze szczegółów zmiany łączem „Zadanie dotyczące przeglądu”.

Przypomnienie przed wejściem nowelizacji w życie

Moduł Legislacja pilnuje otwartych zmian (Nowa zmiana, Trwa rozpatrywanie), które jeszcze nie weszły w życie. Gdy najbliższa data wejścia w życie mieści się w ustawionej liczbie dni „Przypomnienie przed wejściem w życie”, wysyła osobie rozpatrującej jedną wiadomość e-mail „Zbliża się termin wejścia w życie zmian w przepisach” z listą zmian: data wejścia w życie, akt prawny, nowelizacja, wytyczne i łącze do szczegółów. Jeśli zmiana nie ma osoby rozpatrującej, wiadomość otrzymują odbiorcy powiadomień. Przypomnienie wysyła się raz dla każdej daty wejścia w życie, więc nowelizacja zbiorcza z późniejszym kolejnym wejściem w życie zostanie przypomniana ponownie. Przypominanie kończy się zamknięciem zmiany (zaktualizowano lub bez wpływu).

Zbiorcza wiadomość e-mail o zmianach i przypomnienie o przeglądzie zgodności

Gdy podsumowanie AI nowelizacji jest gotowe, moduł Legislacja wysyła odbiorcom powiadomień jedną zbiorczą wiadomość e-mail dotyczącą wszystkich nowych zmian. Jeżeli ustawiono niezerową częstotliwość przeglądu, moduł pilnuje przy każdym monitorowanym akcie prawnym terminu kolejnego przeglądu (ostatni przegląd, w przeciwnym razie początek monitorowania, plus częstotliwość). Po terminie gwarantowi jednorazowo zakłada się zbiorcze zadanie z listą aktów prawnych i wysyła wiadomość e-mail; jeśli gwarant nie zarejestruje przeglądu, przypomnienie powtarza się po 30 dniach.

Automatyczny wybór dziedzin przy pierwszym włączeniu modułu Legislacja

Firma, która włączy moduł Legislacja i nie ma jeszcze własnych ustawień, otrzymuje wstępnie wybrane dziedziny w zależności od tego, jakich innych modułów już używa. Na przykład moduł BHP włącza dziedziny BHP i Ochrona przeciwpożarowa, moduł księgowy dziedziny Podatki i Księgowość i audyt, moduł floty pojazdów dziedzinę Transport i pojazdy. Dziedziny Wynagrodzenia i prawo pracy oraz RODO i cyberbezpieczeństwo są wybierane wstępnie zawsze. Wstecznie ładowane są także zmiany z ostatnich 30 dni, a odbiorcą powiadomień i domyślnym gwarantem zostaje użytkownik, który włączył moduł.

Integracja z innymi modułami

Moduł Legislacja jest połączony z modułami Dokumenty, Wiki i Zadania. Z dwóch pierwszych czerpie wewnętrzne wytyczne firmy powiązane z aktami prawnymi, w trzecim zakłada zadania dotyczące przeglądu.

Dokumenty

Moduł Legislacja wybiera wytyczne do powiązania z aktem prawnym spośród dokumentów modułu Dokumenty. Oferuje tylko dokumenty z folderów, które wolno Państwu czytać, i to ich ostatnią wersję. W szczegółach dokumentu powiązanego jako wytyczne wyświetla się na górze pasek informacyjny „Wytyczne są powiązane z przepisami” oraz ewentualnie ostrzeżenie „Oczekuje na aktualizację w związku z nowelizacją przepisów.” z łączem do zakładki Zmiany. Łącze do wytycznych przy akcie prawnym, na liście zmian, w wiadomości e-mail i w zadaniu prowadzi bezpośrednio do dokumentu.

Wiki

Wytycznymi w module Legislacja może być także strona z modułu Wiki, jeśli moduł Wiki jest włączony. Strony są oferowane według uprawnień do folderu, w którym leży ostatnia wersja strony; jeśli nowa wersja zostanie zapisana w innym folderze, uprawnienia i łącze podlegają nowemu folderowi. Łącze prowadzi bezpośrednio do strony Wiki, a nad stroną znajduje się ten sam pasek informacyjny co w przypadku dokumentu. Zadanie i wiadomość e-mail po nowelizacji odsyłają do strony Wiki tak samo jak do dokumentu. Usunięte wytyczne wyświetlają się tylko jako numer bez łącza.

Zadania

Zakładanie zadań dotyczących przeglądu wytycznych po nowelizacji jest w module Legislacja opcjonalne (ustawienie „Tworzenie zadań dotyczących przeglądu wytycznych”) i działa tylko wtedy, gdy moduł Zadania jest włączony. W przeciwnym razie moduł Legislacja informuje o potrzebie przeglądu wyłącznie wiadomością e-mail. Założone zadanie otwiera się ze szczegółów zmiany łączem „Zadanie dotyczące przeglądu”. W ten sam sposób zakłada się zbiorcze zadanie dla gwaranta przy przypomnieniu o przeglądzie zgodności.

Rozwiązywanie problemów

Ten rozdział podsumowuje najczęstsze pytania i komunikaty w module Legislacja oraz wskazówki na co dzień.

Często zadawane pytania dotyczące modułu Legislacja

Pytanie: Dlaczego w module Legislacja wyświetla się komunikat „Nie masz dostępu”?

Rozwiązanie: Nie mają Państwo wystarczającego uprawnienia albo próbują Państwo powiązać wytyczne, których sami nie wolno Państwu czytać. Proszę poprosić administratora modułu o przydzielenie uprawnienia lub wybrać inne wytyczne.

Pytanie: Dlaczego w oknie „Powiąż wytyczne” nie można zapisać powiązania i wyświetla się „Wybierz wytyczne.”?

Rozwiązanie: W polu Wytyczne nic nie wybrano. Proszę wybrać dokument z modułu Dokumenty lub stronę z modułu Wiki. Oferta zawiera tylko to, co wolno Państwu czytać.

Pytanie: Dlaczego nie widzę w wyborze wytycznych stron z Wiki?

Rozwiązanie: Moduł Wiki musi być w firmie włączony, a Państwo muszą mieć prawo do odczytu folderu, w którym leży ostatnia wersja strony.

Pytanie: Dlaczego w Zbiorze ustaw nie mogę znaleźć starego uchylonego aktu prawnego?

Rozwiązanie: Filtr „Obowiązywanie aktu prawnego” jest ustawiony na „Tylko obowiązujące”. Proszę przełączyć go na „Wszystkie (także uchylone)” lub wpisać dokładne powołanie, na przykład 65/1965.

Pytanie: Dlaczego w zakładce Zbiór ustaw brakuje przełącznika „Szukaj w”?

Rozwiązanie: Wyszukiwanie w tekście aktów prawnych jest dostępne tylko wtedy, gdy jest włączone dla Państwa firmy. Wyszukiwać według numeru i nazwy można zawsze.

Pytanie: Dlaczego przy zmianie widzę komunikat o przygotowywaniu różnicy w treści?

Rozwiązanie: E-Zbiór nie opublikował jeszcze brzmienia aktu prawnego po danej nowelizacji. Porównanie pojawi się samo, gdy tylko brzmienie będzie dostępne. Zmiany znajdą Państwo na razie w tekście nowelizacji w e-Zbiorze.

Pytanie: Dlaczego nie można zarejestrować przeglądu zgodności i wyświetla się „Sprawdzenie zgodności można zarejestrować wyłącznie w przypadku przepisu objętego monitorowaniem.”?

Rozwiązanie: Firma nie monitoruje tego aktu prawnego. Proszę najpierw rozpocząć jego monitorowanie, a następnie zarejestrować przegląd.

Pytanie: Dlaczego po kliknięciu „Oznacz wybrane jako bez wpływu” wyświetla się „Nie wybrano żadnych nierozstrzygniętych zmian w przepisach.”?

Rozwiązanie: W zakładce Zmiany nie zaznaczono żadnego nierozstrzygniętego wiersza. Proszę zaznaczyć co najmniej jeden lub użyć pola w nagłówku tabeli.

Pytanie: Dlaczego w module Legislacja pojawiła się pozycja „Nowa zmiana”, choć nic nie robiłem?

Rozwiązanie: Pozycję założył moduł automatycznie w nocy po ogłoszeniu nowelizacji lub uchylenia monitorowanego aktu prawnego. Proszę zdecydować, czy dotyczy ona firmy, przyciskami „Trwa rozpatrywanie” lub „Bez wpływu”.

Wskazówki dotyczące efektywnej pracy z modułem Legislacja

Wskazówka: W zakładce Dziedziny proszę włączyć wszystkie dziedziny, które dotyczą firmy. Moduł będzie sam monitorował ich kluczowe akty prawne.
Wskazówka: Do każdego monitorowanego aktu prawnego proszę powiązać odpowiednie wytyczne z Dokumentów lub Wiki. Po nowelizacji zadanie dotyczące przeglądu otrzyma wtedy osoba odpowiedzialna za wytyczne.
Wskazówka: W przypadku rozległych aktów prawnych, na przykład kodeksu pracy, proszę wybrać przy wytycznych tylko paragrafy, których dotyczą. Etykieta „Dotyczy § …” od razu pokaże, które nowelizacje warto przeczytać.
Wskazówka: Proszę ustawić domyślnego gwaranta, aby żadna zmiana ani zadanie nie pozostały bez osoby rozpatrującej.
Wskazówka: Nierozstrzygnięte zmiany proszę przeglądać w zakładce Zmiany z przełącznikiem „Nierozstrzygnięte”. Zmiany, które nie dotyczą firmy, proszę oznaczyć zbiorczo jako „Bez wpływu”.
Wskazówka: Opcję „Przypomnienie przed wejściem w życie” proszę ustawić na liczbę dni, której firma potrzebuje na zmianę wytycznych, a wejście nowelizacji w życie nikogo nie zaskoczy.
Wskazówka: Przed audytem proszę pobrać rejestr wymogów prawnych w programie Excel lub w formacie PDF. Zawiera on aktualny stan monitorowania i ostatnie przeglądy zgodności.

Wiki - eIntranet.net