Kalendarze (wspólne kalendarze firmowe, planowanie spotkań i wydarzeń)

Przegląd

Moduł Kalendarze służy do ewidencji terminów, spotkań i innych wydarzeń firmowych w jednym miejscu, które widzą wszyscy uprawnieni pracownicy. Firma może utworzyć dowolną liczbę osobnych kalendarzy, na przykład dla poszczególnych działów lub typów wydarzeń, i przydzielić każdemu użytkownikowi własny poziom dostępu do danego kalendarza. Wydarzenia można zakładać myszą bezpośrednio w widoku miesięcznym, tygodniowym lub dziennym, powtarzać je według reguły oraz uzupełnić o powiadomienie e-mailowe lub SMS. Kalendarze można podłączyć również do telefonu komórkowego lub tabletu za pomocą protokołu CalDAV oraz powiązać je z zakładaniem rezerwacji i z terminami przejmowanymi z modułu Zadania.

Kluczowe funkcje modułu Kalendarze

• Wspólne kalendarze firmowe z możliwością ustawienia praw dostępu dla poszczególnych użytkowników
• Widok miesięczny, tygodniowy i dzienny z wydarzeniami przesuwanymi i rozciąganymi myszą
• Tabelaryczna lista wydarzeń z wyszukiwaniem, sortowaniem, stronicowaniem i eksportem do Excela
• Wydarzenia powtarzające się (codziennie, co tydzień, co miesiąc, co rok) z ustawialnym końcem powtarzania
• Powiadomienia e-mailowe i SMS o nowym wydarzeniu oraz automatyczne przypomnienia przed jego rozpoczęciem
• Ekran Usunięte do przywracania przypadkowo usuniętego wydarzenia
• Przeniesienie kalendarza do telefonu lub tabletu jako zwykłego kalendarza przez CalDAV
• Powiązanie z zakładaniem rezerwacji oraz z terminami przejmowanymi z modułu Zadania

Dostęp i ustawienia

Jak przejść do modułu Kalendarze

Moduł Kalendarze otwiera się z głównego menu aplikacji za pomocą pozycji Kalendarze. Wyświetlą się kafelki wszystkich kalendarzy, do których masz przynajmniej prawo odczytu, a pod nimi karta z ostatnio wybranym kalendarzem lub kalendarzem ustawionym jako domyślny. Jeśli masz uprawnienie do administrowania modułem Kalendarze, wyświetli się dodatkowo odnośnik Ustawienia, który prowadzi do zarządzania kalendarzami.

Ustawienia modułu Kalendarze

Administracja modułu Kalendarze jest dostępna przez Ustawienia → Kalendarze i jest przeznaczona wyłącznie dla administratora aplikacji lub użytkownika, któremu administrator przydzielił administrację tego konkretnego modułu. W ustawieniach zakłada się i edytuje poszczególne kalendarze, przydziela się do nich prawa dostępu oraz włącza dostęp CalDAV dla całej firmy.

Procedura: Zakładanie i edycja kalendarzy w Ustawieniach Kalendarza

1. W Ustawienia → Kalendarze kliknij przycisk Dodaj.
2. Wypełnij obowiązkowe pole Nazwa kalendarza; może zawierać tylko zwykły tekst, cyfry i czeskie znaki diakrytyczne.
3. Opcjonalnie wypełnij pole Opis.
4. Zaznacz Dodaj pliki, jeśli chcesz zezwolić na załączniki przy wydarzeniach w tym kalendarzu.
5. Jeśli w firmie jest włączony moduł Rezerwacja, zaznacz również Zezwalaj na rezerwacje z kalendarza – wtedy będzie można przypisać do wydarzeń typ rezerwacji.
6. Kliknij Zapisz. Nowy kalendarz pojawi się na liście oraz wśród kafelków na głównym ekranie, gdy tylko użytkownicy otrzymają do niego prawo.

Istniejący kalendarz edytujesz, klikając ikonę ołówka przy odpowiednim wierszu – otworzy się to samo okno dialogowe Tworzenie/edycja kalendarza, tylko wstępnie wypełnione. Ikona kosza trwale usunie kalendarz wraz z jego ustawieniami po potwierdzeniu komunikatu „Czy na pewno chcesz usunąć ten kalendarz?"

Procedura: Przydzielanie praw do kalendarza w Ustawieniach Kalendarza

Do każdego kalendarza w module Kalendarze prawo przydziela się osobno na odczyt, na prawa zapisu i na usuwanie.

1. W Ustawienia → Kalendarze kliknij przy odpowiedniej kolumnie (Odczyt, Czytanie/Zapisywanie, Odczytywanie/Zapisywanie/Usuwanie/Odnowienie) przycisk Wybierz użytkowników.
2. W oknie dialogowym zaznacz opcję Wszyscy – i użytkownicy dodani w przyszłości, dzięki czemu dane prawo otrzymają zupełnie wszyscy pracownicy firmy, w tym ci, którzy dopiero przybędą, albo zaznacz pojedynczo konkretnych użytkowników z listy.
3. Obu wariantów nie da się połączyć – zaznaczenie opcji Wszyscy nadpisuje indywidualne zaznaczenia w tym samym oknie dialogowym.
4. Kliknij Zapisz.

Włączenie dostępu CalDAV dla całej firmy

Zaznaczenie pola Zezwól na dostęp CalDAV dla aplikacji w Ustawienia → Kalendarze umożliwia wszystkim użytkownikom podłączenie firmowych kalendarzy do telefonu lub tabletu jako zwykłego kalendarza. Opcja zapisuje się natychmiast po zaznaczeniu lub odznaczeniu. Bez jej włączenia na głównym ekranie modułu Kalendarze w ogóle nie wyświetli się przycisk z instrukcją podłączenia, a kalendarzy nie da się w ten sposób podłączyć.

Uprawnienia i prawa dostępu w module Kalendarze

Do każdego pojedynczego kalendarza użytkownik ma jeden z czterech poziomów uprawnień. Prawo można przydzielić imiennie konkretnym użytkownikom albo zbiorczo opcją Wszyscy, która dany poziom prawa przyzna zupełnie wszystkim użytkownikom firmy, w tym tym, którzy dopiero w przyszłości przybędą.

Interfejs użytkownika

Główny ekran modułu Kalendarze

Po otwarciu modułu Kalendarze u góry wyświetli się rząd kafelków – po jednym dla każdego kalendarza, do którego masz przynajmniej prawo odczytu. Kliknięcie kafelka przełącza aktywny kalendarz; wybrany kalendarz pozostaje ustawiony przez cały czas trwania sesji, przy kolejnym logowaniu ponownie otworzy się ostatnio wybrany kalendarz, ewentualnie kalendarz oznaczony jako domyślny. Pod kafelkami znajduje się karta z wybranym kalendarzem oraz szeregiem przycisków sterujących: przełącznik widoku Kalendarz/Lista, przycisk z gwiazdką do ustawienia domyślnego kalendarza (pełna gwiazdka oznacza, że kalendarz jest właśnie ustawiony jako domyślny, po kliknięciu ustawienie zostanie usunięte), przycisk Drukuj do wersji drukowanej miesiąca oraz przycisk Usunięte do ekranu kosza, który jest nieaktywny, jeśli przy danym kalendarzu nie masz prawa usuwania. Jeśli dla firmy jest włączony dostęp CalDAV, pojawi się dodatkowo przycisk z instrukcją Jak dodać kalendarz CalDAV na Android/iPhone/One Calendar.

Widok Kalendarz w module Kalendarze

Domyślny widok modułu Kalendarze oferuje interaktywny przegląd miesięczny, tygodniowy lub dzienny z wydarzeniami sterowanymi myszą. W prawym górnym rogu wybiera się typ widoku (miesiąc, tydzień, dzień, lista tygodnia), a strzałkami lub przyciskiem dziś przewija się w czasie. Nad kalendarzem znajduje się pole wyboru Dłuższy kalendarz, które zwiększa wysokość wierszy, aby w jednym dniu było widać więcej wydarzeń naraz. Święta państwowe są w siatce wyróżnione na czerwono. Kliknięcie wolnej daty lub godziny zakłada nowe wydarzenie, kliknięcie istniejącego wydarzenia otwiera jego edycję, a najechanie myszą wyświetla dymek ze szczegółami wydarzenia. Użytkownik z prawem zapisu może przeciągnąć wydarzenie na inny dzień lub godzinę, ewentualnie rozciągnięciem za krawędź je wydłużyć lub skrócić – zmiana zapisuje się w kalendarzu natychmiast, bez otwierania okna dialogowego.

Widok Lista w module Kalendarze

Widok Lista zastępuje graficzny kalendarz tabelarycznym przeglądem wydarzeń wybranego kalendarza. Na górze znajduje się filtr Pokaż tylko od: … do: … z przyciskiem Wyświetl, pod nim tabela z kolumnami Od, do, Nazwa, Miejsce, Kolor, Treść, Autor, Napisany i Akcja. Tabela umożliwia wyszukiwanie pełnotekstowe, sortowanie według kolumn, stronicowanie, eksport do Excela i drukowanie. Przy każdym wierszu znajdują się ikony do edycji i usunięcia wydarzenia, przy czym ikona usunięcia wyświetla się tylko użytkownikowi z wystarczającym prawem do danego kalendarza.

Filtry i wyszukiwanie w module Kalendarze

• Przełączanie kalendarza: kafelki w górnej części ekranu służą zarazem jako filtr – w karcie pod nimi zawsze wyświetlają się tylko wydarzenia wybranego kalendarza
• Filtr okresu w widoku Lista: pole Pokaż tylko od: … do: … ogranicza listę tylko do wybranego zakresu czasowego
• Wyszukiwanie pełnotekstowe w tabeli widoku Lista według nazwy, miejsca lub treści wydarzenia
• Typ widoku: miesiąc, tydzień, dzień lub lista tygodnia w widoku Kalendarz

Podstawowe operacje

Procedura: Zakładanie nowego wydarzenia w kalendarzu

1. W widoku Kalendarz kliknij wolną datę lub godzinę, ewentualnie zaznacz myszą zakres czasowy.
2. Otworzy się okno dialogowe Dodawanie/edycja zdarzenia. Wypełnij obowiązkowe pola Nazwa i Od / do.
3. Opcjonalnie uzupełnij Miejsce, Kolor i Treść; jeśli kalendarz na to zezwala, dołącz pliki przeciągnięciem do pola Załączniki (maksymalnie 60 plików naraz).
4. Kliknij Zapisz – wydarzenie pojawi się w kalendarzu.

Bardziej szczegółowe opcje dotyczące powiadomień, przypomnień, powtarzania i powiązania z rezerwacją opisują kolejne sekcje tego dokumentu.

Pola formularza Dodawanie/edycja zdarzenia w kalendarzu

Procedura: Edycja istniejącego wydarzenia w kalendarzu

Kliknięcie wydarzenia bezpośrednio w kalendarzu lub ikony ołówka w widoku Lista otwiera to samo okno dialogowe Dodawanie/edycja zdarzenia, wstępnie wypełnione aktualnymi danymi. Po edycji pól kliknij Zapisz. Jeśli chodzi o jedno wystąpienie powtarzającego się wydarzenia, okno dialogowe na to zwróci uwagę – edycja zapisze się tylko dla tego jednego wystąpienia, całej serii powtórzeń nie da się edytować i trzeba ją usunąć oraz założyć od nowa z nowym ustawieniem.

Przesuwanie lub wydłużanie wydarzenia myszą w kalendarzu

W widoku Kalendarz istniejące wydarzenie można przeciągnąć myszą na inną datę lub godzinę, ewentualnie rozciągnięciem za krawędź je wydłużyć lub skrócić. Użytkownik z prawem zapisu do kalendarza widzi zmianę zapisaną natychmiast, bez konieczności otwierania okna dialogowego wydarzenia ani niczego potwierdzania.

Procedura: Usuwanie wydarzenia w kalendarzu

1. W oknie dialogowym wydarzenia kliknij przycisk Usuń, albo w widoku Lista ikonę usunięcia przy odpowiednim wierszu – dostępne tylko z prawem usuwania do danego kalendarza.
2. Potwierdź pytanie „Usunąć? – Czy na pewno chcesz usunąć ten rekord?"
3. Wydarzenie zniknie z kalendarza i przeniesie się na ekran Usunięte.

Procedura: Usuwanie całej serii powtórzeń w kalendarzu

1. Przy jednym wystąpieniu powtarzającego się wydarzenia kliknij przycisk Usuń wszystkie powtórzenia, dostępny tylko dla użytkownika z prawem usuwania.
2. Potwierdź pytanie „Czy na pewno chcesz usunąć wszystkie te rekordy?"
3. Usuną się jednocześnie wszystkie wystąpienia danej serii.

Procedura: Przywracanie usuniętego wydarzenia z ekranu Usunięte

Ekran Usunięte w module Kalendarze otwiera się przyciskiem Usunięte na głównym ekranie; jest dostępny tylko użytkownikowi z prawem usuwania do danego kalendarza.

1. Na ekranie Usunięte kliknij przy żądanym rekordzie ikonę przywrócenia.
2. Potwierdź pytanie „Przywrócić? – Czy na pewno chcesz przywrócić ten rekord?"
3. Wydarzenie wróci z powrotem do aktywnego kalendarza na swoją pierwotną datę i godzinę, ze wszystkimi wypełnionymi polami, załącznikami i ustawieniem powtarzania.

Ustawienia powiadomień i przypomnień przy wydarzeniu w kalendarzu

W oknie dialogowym Dodawanie/edycja zdarzenia w module Kalendarze można włączyć Wyślij powiadomienie o nowym zapisie – po zaznaczeniu wyświetli się wybór odbiorców (konkretni użytkownicy albo opcja Wszystkim) oraz sposób wysyłki, e-mailem lub SMS-em; wysyłka nastąpi natychmiast po zapisaniu wydarzenia. Niezależnie od tego można włączyć Wyślij przypomnienie, które doda pole Minuty przed wydarzeniem z domyślną wartością 15, ten sam wybór odbiorców i sposobu wysyłki – przypomnienie wyśle się automatycznie później, blisko rozpoczęcia wydarzenia, a jego wysłanie wyświetli się w oknie dialogowym wydarzenia jako „Już wysłane do:". Wysyłka SMS działa tylko użytkownikom z poprawnie wypełnionym numerem komórkowym na swoim koncie; jeśli wysyłka się nie powiedzie, wyświetli się komunikat „Nie udało się wysłać SMS-a do …".

Ustawienia powtarzania wydarzenia w kalendarzu

Powtarzanie wydarzenia w module Kalendarze można ustawić tylko podczas zakładania nowego wydarzenia, przy już istniejącym wydarzeniu ta opcja nie jest dostępna.

W polu Powtarzaj do wprowadź datę, do której mają się zakładać poszczególne wystąpienia – najdalej mniej więcej cztery lata naprzód, dłuższa data zostanie automatycznie skrócona. Jeśli przy kalendarzu jest włączone Zezwalaj na rezerwacje z kalendarza, do okna dialogowego doda się jeszcze wybór typu rezerwacji; system przed zapisaniem sprawdzi, czy termin nie koliduje z pojemnością lub regułami wybranego typu rezerwacji, a ewentualną kolizję wyświetli na czerwono bezpośrednio pod wyborem – zapisanie wtedy nie jest możliwe, dopóki nie zostanie wybrany inny termin lub inny typ rezerwacji.

Stany wydarzeń i kalendarzy w module Kalendarze

Wydarzenia w module Kalendarze mają dwa stany: aktywne wydarzenie jest widoczne w kalendarzu i w widoku Lista, usunięte wydarzenie znika ze zwykłego widoku i jest widoczne tylko na ekranie Usunięte, dopóki użytkownik z prawem usuwania ponownie go nie przywróci. Kalendarz jako całość ma podobnie tylko stan istniejący, widoczny w administracji i wśród kafelków, oraz stan usunięty, po którym znika całkowicie, bez osobnego ekranu kosza dla samych kalendarzy.

Funkcje zaawansowane

Procedura: Drukowanie kalendarza

1. Kliknij przycisk Drukuj na głównym ekranie modułu Kalendarze.
2. W nowej karcie otworzy się przejrzysta strona do druku aktualnie wyświetlanego miesiąca – tygodnie są wyświetlone pod sobą, a wydarzenia jako kolorowe paski.
3. Strona po krótkiej chwili sama zaproponuje wydruk; jest na niej też własny przycisk Drukuj do ponownego wywołania okna dialogowego drukowania przeglądarki.

Procedura: Dodawanie kalendarza do telefonu lub tabletu przez CalDAV

Jeśli dla firmy jest włączony dostęp CalDAV, na głównym ekranie modułu Kalendarze wyświetli się przycisk Jak dodać kalendarz CalDAV na Android/iPhone/One Calendar. Ten sam przycisk jest dostępny również z ikonki odnośnika przy wierszu kalendarza w Ustawieniach – Kalendarze.

1. Kliknij przycisk z instrukcją.
2. Wyświetli się instrukcja krok po kroku, wraz z obrazkami – dane logowania, instalacja aplikacji One Calendar oraz dodanie konta typu CalDAV.
3. Po ukończeniu kroków z instrukcji firmowy kalendarz wyświetli się w telefonie lub tablecie jako zwykły kalendarz.

Eksport danych z modułu Kalendarze

Widok Lista w module Kalendarze umożliwia eksport wyświetlanej tabeli wydarzeń do Excela za pomocą standardowego sterowania tabelą nad listą, tak samo jak w przypadku innych tabel w aplikacji. Poza tym aplikacja zawiera jeszcze jedną funkcję eksportu, opisaną w kolejnym podrozdziale.

Eksport: CSV dla Google i Outlooka

Moduł Kalendarze potrafi utworzyć plik w formacie CSV ze wszystkimi wydarzeniami z aktualnie wybranego kalendarza, w strukturze, którą przyjmuje import kalendarza w Google i w Outlooku – z kolumnami na nazwę wydarzenia, datę i godzinę początku, datę i godzinę końca, opis i miejsce wydarzenia. W aktualnej wersji aplikacji do tej funkcji nie prowadzi na głównym ekranie modułu Kalendarze ani w Ustawieniach – Kalendarze żaden przycisk ani odnośnik; o udostępnienie tego eksportu trzeba poprosić administratora aplikacji.

Format wyjściowy: CSV

System docelowy: Kalendarz Google, Outlook

Funkcje automatyczne w module Kalendarze

Moduł Kalendarze w tle wykonuje kilka automatycznych czynności. Zaznaczone pole Wyślij powiadomienie o nowym zapisie wysyła e-mail, ewentualnie także SMS, wybranym odbiorcom natychmiast po zapisaniu wydarzenia. Zaznaczone pole Wyślij przypomnienie wysyła powiadomienie automatycznie później, blisko rozpoczęcia wydarzenia, według zadanej liczby minut wcześniej. Przesunięcie lub rozciągnięcie wydarzenia myszą w widoku Kalendarz zapisuje się natychmiast bez potwierdzania. Święta państwowe w widoku Kalendarz są wyróżniane automatycznie na czerwono.

Jeśli użytkownik założy w module Zadania zadanie z terminem, odpowiedni zapis automatycznie pojawi się również w kalendarzu; w oknie dialogowym takiego wydarzenia dodatkowo pojawi się przycisk Pokaż w Zadaniach, który przeniesie użytkownika z powrotem do danego zadania. Jeśli kalendarz ma włączone Zezwalaj na rezerwacje z kalendarza i przy wydarzeniu jest wybrany typ rezerwacji, system przed zapisaniem sprawdzi kolizję z pojemnością lub regułami danej rezerwacji, po zapisaniu automatycznie założy odpowiednią rezerwację i wyśle o niej powiadomienie; usunięcie takiego wydarzenia z kolei automatycznie anuluje rezerwację. Załączone pliki przy wydarzeniach zapisują się w tym samym centralnym zarządzaniu plikami, którego aplikacja używa również w pozostałych modułach.

Rozwiązywanie problemów

Najczęstsze pytania dotyczące modułu Kalendarze

Pytanie: Dlaczego w module Kalendarze nie wyświetla mi się żaden kalendarz wśród kafelków?

Rozwiązanie: Aby kalendarz się wyświetlił, potrzebujesz od administratora modułu przydzielonego przynajmniej prawa odczytu do danego kalendarza; bez prawa kafelek w ogóle się nie pojawi. Poproś o potrzebne prawo administratora modułu Kalendarze.

Pytanie: Jak ustawić kalendarz, który ma się mi otwierać jako pierwszy po zalogowaniu?

Rozwiązanie: Otwórz dany kalendarz i kliknij przycisk z gwiazdką w karcie kalendarza. Pełna gwiazdka oznacza, że kalendarz jest ustawiony jako domyślny i będzie się otwierać po każdym zalogowaniu.

Pytanie: Dlaczego nie da się edytować powtarzającego się wydarzenia w kalendarzu jako całości?

Rozwiązanie: Edycja powtarzającego się wydarzenia w module Kalendarze zawsze zmienia tylko wybrane jedno wystąpienie. Jeśli chcesz edytować całą serię, usuń ją przyciskiem Usuń wszystkie powtórzenia i załóż od nowa z nowym ustawieniem powtarzania.

Pytanie: Dlaczego nie udało się wysłać powiadomienia SMS o wydarzeniu?

Rozwiązanie: Wysyłanie SMS z modułu Kalendarze działa tylko użytkownikom z poprawnie wypełnionym numerem komórkowym na swoim koncie i tylko jeśli wysyłanie SMS jest w aplikacji włączone; sprawdź numer telefonu odbiorcy.

Pytanie: Dlaczego nie da się zapisać wydarzenia z wybranym typem rezerwacji?

Rozwiązanie: Wybrany termin wydarzenia koliduje z pojemnością lub regułami wybranego typu rezerwacji (na przykład dozwolonymi godzinami lub minimalnym czasem trwania). Wybierz inny termin albo inny typ rezerwacji, dopóki ostrzeżenie pod wyborem rezerwacji nie zniknie.

Komunikaty błędów i potwierdzeń w module Kalendarze

Wskazówki do efektywnej pracy z kalendarzem

• Wskazówka: Kliknięciem gwiazdki przy ulubionym kalendarzu ustaw go jako domyślny – zaoszczędzisz sobie po każdym zalogowaniu jego ręczne szukanie wśród kafelków.
• Wskazówka: Dla szybkiego przeglądu większej liczby wydarzeń w jednym dniu włącz nad kalendarzem pole wyboru Dłuższy kalendarz.
• Wskazówka: Przy zakładaniu wydarzenia wykorzystaj autouzupełnianie w polach Nazwa i Miejsce – podpowiada wcześniej użyte wartości i przyspieszy wypełnianie.
• Uwaga: Kolor wydarzenia wybierzesz kliknięciem z predefiniowanej palety bezpośrednio w oknie dialogowym Dodawanie/edycja zdarzenia; ułatwi ci to rozróżnienie typów wydarzeń na pierwszy rzut oka w widoku Kalendarz.
• Wskazówka: Jeśli chcesz przesunąć wydarzenie tylko o kilka minut lub dni, szybciej jest przeciągnąć je myszą w widoku Kalendarz niż otwierać okno dialogowe edycji.