Dátové správy (Dátové schránky)

Prehľad modulu

Účel

Modul Dátové správy umožňuje kompletnú správu elektronickej komunikácie prostredníctvom systému dátových schránok. Slúži na prijímanie, odosielanie, archiváciu a riešenie dátových správ priamo z prostredia eIntranet.net. Systém podporuje pripojenie viacerých dátových schránok, automatické sťahovanie správ, pravidlá pre automatizáciu, fulltextové vyhľadávanie a integráciu s ďalšími modulmi systému.

Kľúčové funkcie

• Pripojenie a správa viacerých dátových schránok
• Automatické sťahovanie doručených a odoslaných správ
• Vytváranie a odosielanie nových dátových správ
• Odpovedanie, preposielanie a archivácia správ
• Pravidlá pre automatické spracovanie správ
• Fulltextové vyhľadávanie v obsahu príloh
• Žiadosti o výpisy z registrov (OR, RT)
• Poštové dátové správy
• Integrácia s modulmi Faktúry prijaté a eNeschopenky
• Export a import správ vo formáte ZFO
• Kategorizácia správ pomocou tagov
• Odložené odoslanie správ
• Predávanie správ na riešenie používateľom alebo skupinám

Cieľová skupina

Modul je určený pre všetkých používateľov organizácie, ktorí potrebujú komunikovať prostredníctvom dátových schránok - od administratívnych pracovníkov cez vedúcich oddelení až po manažment. Rôzne úrovne oprávnení umožňujú prispôsobiť prístup jednotlivým roliam.

Nastavenie a konfigurácia

Prístup k nastaveniu

Nastavenie modulu nájdete v sekcii Nastavenie → Dátové správy. K tejto sekcii majú prístup iba používatelia s oprávnením na správu modulu.

Pripojenie dátovej schránky

Postup pripojenia

1. V nastavení modulu kliknite na tlačidlo Pridať nové pripojenie
2. Vyplňte prihlasovacie údaje:
   • Používateľské meno - prihlasovacie meno k dátovej schránke
   • Heslo - prístupové heslo
   • Vlastný názov (voliteľné) - pre lepšiu identifikáciu v systéme
3. Zaškrtnite Aktívne pre aktiváciu pripojenia
4. Nastavte, či chcete Uložiť heslo (odporúčané pre automatické sťahovanie)
5. Kliknite na Uložiť

Po uložení systém overí prihlasovacie údaje a automaticky načíta informácie o dátovej schránke vrátane dátumu expirácie hesla.

Automatické sťahovanie správ

Pre každú pripojenú dátovú schránku môžete nastaviť:

• Automatické sťahovanie - správy sa sťahujú v pravidelných intervaloch na pozadí
• Preposielanie na e-mail - vyberte používateľov, ktorým sa odošle e-mailové upozornenie pri prijatí novej správy
• Automatické priradenie riešiteľa - nové správy sa automaticky predajú vybranému používateľovi na riešenie
• Označiť prijaté správy ako prečítané - správy sa v oficiálnom systéme dátových schránok automaticky označia ako prečítané po stiahnutí
• Nesťahovať cez víkendy a sviatky - obmedzenie automatického sťahovania iba na pracovné dni

Nahliadanie ako poverená osoba

Pre pokročilé použitie môžete nastaviť prístup pomocou poverenej osoby. Tento prístup umožňuje nahliadať do dátovej schránky bez spôsobenia doručenia správy podľa zákona. Vyplňte:

• Používateľské meno poverenej osoby
• Heslo poverenej osoby

Pravidlá pre automatizáciu

Čo sú pravidlá

Pravidlá umožňujú automatizovať spracovanie dátových správ na základe definovaných podmienok. Môžete nastaviť automatické akcie, ktoré sa vykonajú pri prijatí alebo odoslaní správy spĺňajúcej dané kritériá.

Vytvorenie nového pravidla

1. V nastavení modulu prejdite na záložku Pravidlá
2. Kliknite na Pridať nové pravidlo
3. Vyplňte parametre pravidla:
   • Názov pravidla - popisný názov pre identifikáciu
   • Aktívne - zapne/vypne pravidlo
   • Kedy sa má spustiť - pri prijatí alebo odoslaní správy
   • Podmienky - odosielateľ, príjemca, vec správy, kľúčové slová
   • Akcie:
     • Predať na riešenie používateľovi alebo skupine
     • Presunúť do vybavených
     • Pridať tag
     • Odoslať e-mailové upozornenie
     • Presunúť do modulu Faktúry prijaté
4. Uložte pravidlo

Testovanie pravidiel

Odporúčame najprv pravidlo otestovať na malom vzorku správ. Môžete využiť funkciu Testovať pravidlo, ktorá zobrazí, na ktoré správy by sa pravidlo aplikovalo.

Tagy a kategórie

Ak je v nastavení firmy aktivovaná funkcia Tagy pre dátové správy, môžete správy kategorizovať pomocou farebných štítkov. Tagy sa spravujú v sekcii Nastavenie → Dátové správy → Tagy.

Vytvorenie tagu

1. Prejdite na Nastavenie → Dátové správy → Tagy
2. Kliknite na Pridať nový tag
3. Zadajte názov tagu a vyberte farbu
4. Uložte

Používateľské práva

Systém ponúka podrobnú správu prístupových práv k modulu Dátové správy. Práva sa nastavujú individuálne pre každého používateľa v sekcii Správa používateľov.

Úrovne prístupových práv

Bez prístupu

Používateľ nemá žiadny prístup k modulu Dátové správy.

Čítať pridelené na riešenie

Najnižšia úroveň prístupu. Používateľ môže:

• Zobraziť iba správy, ktoré mu boli konkrétne pridelené na riešenie
• Pridávať poznámky k týmto správam
• Sťahovať prílohy
• Označiť správu ako vybavenú

Čítať všetko

Používateľ môže:

• Zobraziť všetky dátové správy vo firme
• Sťahovať prílohy a ZFO súbory
• Pridávať poznámky
• Predávať správy iným používateľom
• Označovať správy ako vybavené

Nemôže vytvárať alebo odosielať nové správy.

Vytvárať správy na odoslanie

Okrem práv "Čítať všetko" používateľ môže:

• Vytvárať nové dátové správy
• Pripravovať správy na odoslanie
• Odpovedať na prijaté správy
• Preposielať správy

Správy pripraví do stavu "Na odoslanie", ale nemôže ich samostatne odoslať.

Sťahovať správy

Okrem práv "Čítať všetko" používateľ môže:

• Spúšťať ručné sťahovanie správ z dátových schránok
• Nahliadať do správ pomocou poverenej osoby

Odosielať správy

Najvyššia úroveň prístupových práv. Používateľ môže:

• Vytvárať nové dátové správy
• Okamžite odosielať správy
• Odosielať správy pripravené inými používateľmi
• Sťahovať správy z dátových schránok
• Využívať všetky funkcie modulu

Obmedzenie prístupu na konkrétne dátové schránky

Pri každom používateľovi môžete nastaviť, ku ktorým pripojeným dátovým schránkam má prístup:

• Všetky dátové schránky - predvolené nastavenie, používateľ vidí správy zo všetkých pripojených schránok
• Vybrané dátové schránky - používateľ vidí iba správy z označených schránok

Odporúčania pre rôzne role

Administratívny pracovník

• Právo: Čítať všetko + Vytvárať správy na odoslanie
• Prístup: Vybrané dátové schránky podľa agendy

Vedúci oddelenia

• Právo: Odosielať správy
• Prístup: Dátové schránky oddelenia

IT správca

• Právo: Odosielať správy + Sťahovať správy
• Prístup: Všetky dátové schránky

Manažment

• Právo: Čítať všetko
• Prístup: Všetky dátové schránky (iba pre náhľad)

Používateľské rozhranie

Hlavná obrazovka

Po otvorení modulu Dátové správy z hlavného menu sa zobrazí prehľad správ rozdelený do kariet podľa stavov:

Doručené

Správy, ktoré boli stiahnuté z dátovej schránky a zatiaľ neboli nikomu pridelené na riešenie. Tu sa zobrazujú všetky novo príchodzí správy čakajúce na spracovanie.

Riešené

Správy, ktoré boli pridelené konkrétnemu používateľovi alebo skupine používateľov na riešenie, ale zatiaľ neboli označené ako vybavené.

Vybavené

Správy, ktoré boli kompletne spracované a označené ako vybavené. Táto sekcia slúži ako archív vyriešených záležitostí.

Na odoslanie

Správy pripravené na odoslanie, ktoré čakajú na konečné schválenie a odoslanie používateľom s príslušným oprávnením.

Odoslané

Správy, ktoré boli úspešne odoslané z dátovej schránky. Tu môžete sledovať históriu odoslanej komunikácie a kontrolovať doručenky.

Nová správa

Karta pre vytvorenie a odoslanie novej dátovej správy. Zobrazuje sa iba používateľom s právom vytvárať správy.

Filter a vyhľadávanie

Pokročilé filtrovanie

Nad zoznamom správ sa nachádza sekcia Filter, ktorú rozbalíte kliknutím na ikonu +/-. Filter umožňuje zúžiť zobrazené správy podľa nasledujúcich kritérií:

• Príjemca - vyberte konkrétneho príjemcu zo zoznamu všetkých príjemcov
• Odosielateľ - filtrovanie podľa odosielateľa správy
• Dátum dodania - časové rozmedzie (od - do) pre dodanie správ do dátovej schránky
• V súbore obsahuje - fulltextové vyhľadávanie v obsahu príloh
• Vec - vyhľadávanie v predmete správy

Po nastavení filtrov kliknite na tlačidlo Vyhľadať. Pre zrušenie všetkých filtrov použite tlačidlo Zrušiť.

Rýchle vyhľadávanie

V pravom hornom rohu tabuľky so správami sa nachádza pole Hľadať, ktoré umožňuje okamžité vyhľadávanie v aktuálne zobrazených stĺpcoch tabuľky.

Filtrovanie podľa tagov

Ak je funkcia tagov aktívna, nad tabuľkou sa zobrazí rad farebných tlačidiel s názvami tagov. Kliknutím na tag zobrazíte iba správy s týmto tagom.

Tlačidlá a akcie

V sekcii Doručené a Odoslané

Stiahnuť správy z

Rozbaľovacie menu pre výber dátovej schránky, z ktorej chcete stiahnuť správy.

Tlačidlo Stiahnuť doručené a odoslané správy

Spustí proces sťahovania nových doručených správ a informácií o odoslaných správach z vybranej dátovej schránky.

Zobraziť nové za posledných 10 dní pomocou Poverenej osoby

Ak je nastavená poverená osoba, toto tlačidlo umožňuje nahliadnuť do zoznamu nových správ bez spôsobenia ich doručenia.

V zozname správ

Označiť všetko

V sekciách Doručené a Riešené môžete hromadne označiť správy pomocou zaškrtávacích políčok.

Presunúť označené do vybavených

Po označení správ toto tlačidlo presunie všetky označené správy naraz do stavu Vybavené.

Základné operácie

Sťahovanie správ

Ručné stiahnutie správ

1. Prejdite na kartu Doručené alebo Odoslané
2. V sekcii "Stiahnuť správy z" vyberte dátovú schránku
3. Ak nie je heslo uložené v systéme, zobrazí sa pole pre zadanie hesla
4. Kliknite na tlačidlo Stiahnuť doručené a odoslané správy
5. Systém zobrazí dialógové okno s priebehom sťahovania
6. Po dokončení sa automaticky obnoví zoznam správ

Automatické sťahovanie

Ak je v nastavení dátovej schránky aktivované automatické sťahovanie, systém pravidelne kontroluje nové správy na pozadí bez nutnosti manuálneho zásahu.

Nahliadanie ako poverená osoba

Táto funkcia umožňuje zobraziť zoznam nových správ bez spôsobenia ich doručenia:

1. V sekcii "Zobraziť nové za posledných 10 dní pomocou Poverenej osoby" vyberte dátovú schránku
2. Kliknite na tlačidlo Zobraziť zoznam
3. Systém zobrazí prehľad správ vrátane ich predmetu a odosielateľa
4. Správy nie sú stiahnuté do systému a nespôsobia právne doručenie

Práca s doručenými správami

Zobrazenie zoznamu doručených správ

Kliknite na kartu Doručené. V tabuľke sa zobrazí:

• ISDS číslo - jedinečné identifikačné číslo správy
• Od - odosielateľ správy a ID jeho dátovej schránky
• Komu - príjemca správy (vaša dátová schránka)
• Vec - predmet správy
• Dodané - dátum a čas dodania správy do dátovej schránky
• Doručené - dátum a čas, kedy bola správa doručená
• Stiahnuté - kedy bola správa stiahnutá do eIntranetu
• Termín do - termín pre vybavenie (ak bol nastavený)
• Rieši - používateľ alebo skupina, ktorým bola správa pridelená

Otvorenie detailu správy

Kliknite na riadok so správou v tabuľke. Otvorí sa detail správy s nasledujúcimi informáciami:

Základné informácie:

• ISDS číslo
• Odosielateľ a jeho ID dátovej schránky
• Príjemca a jeho ID dátovej schránky
• Vec správy
• Dátum dodania
• Dátum doručenia
• Dátum stiahnutia do eIntranetu
• Termín pre vybavenie

Doplňujúce údaje:

• Č.j. príjemcu / odosielateľa
• Sp. zn. príjemcu / odosielateľa
• K rukám

Prílohy:

• Zoznam všetkých príloh s možnosťou stiahnutia
• ZFO súbor správy
• ZFO súbor doručenky

Stiahnutie príloh a ZFO súborov

V detaile správy kliknite na názov prílohy alebo na odkaz ZFO súboru. Súbor sa stiahne do vášho počítača.

Formát ZFO:

Súbory ZFO sú špeciálny formát pre ukladanie dátových správ. Obsahujú kompletnú správu vrátane všetkých príloh a elektronického podpisu. Pre otvorenie ZFO súborov je nutné mať nainštalovaný program 602XML Filler alebo iný kompatibilný softvér. ZFO súbory sú vhodné pre:

• Dlhodobú archiváciu dátových správ
• Konverziu do listinnej podoby na pobočkách Czech POINT
• Predanie tretím stranám ako dôkazný materiál

Pridanie poznámky k správe

1. V detaile správy prejdite do sekcie Poznámky
2. Kliknite na tlačidlo Pridať poznámku
3. Napíšte text poznámky
4. Voliteľne pridajte prílohy k poznámke
5. Kliknite na Uložiť

Označenie správy ako vybavenú

V detaile správy kliknite na zelené tlačidlo Označiť ako vybavené. Správa sa presunie do karty Vybavené.

Predanie správy na riešenie

Predanie používateľovi:

1. V detaile správy kliknite na tlačidlo Predať na riešenie používateľovi
2. Vyberte používateľa zo zoznamu
3. Voliteľne nastavte termín pre vybavenie
4. Voliteľne pridajte poznámku k predaniu
5. Kliknite na Predať

Predanie skupine:

1. V detaile správy kliknite na tlačidlo Predať na riešenie skupine
2. Vyberte skupinu používateľov
3. Voliteľne nastavte termín a poznámku
4. Kliknite na Predať

Vytvorenie a odoslanie novej správy

Krok za krokom sprievodca

Krok 1: Výber odosielajúcej dátovej schránky

1. Kliknite na kartu Nová správa
2. V poli Od vyberte dátovú schránku, z ktorej chcete správu odoslať
3. Systém zobrazí informácie o vybranej dátovej schránke

Krok 2: Výber príjemcu

Výber z adresára:

1. V poli Komu (Adresa z adresára) začnite písať názov alebo ID dátovej schránky príjemcu
2. Systém automaticky vyhľadá zhody v adresári
3. Vyberte správneho príjemcu zo zoznamu

Vyhľadanie novej adresy:

1. Kliknite na tlačidlo Vyhľadať inú adresu
2. Zadajte vyhľadávacie kritériá:
   • ID dátovej schránky
   • IČO firmy
   • Meno alebo názov
   • Adresa
3. Kliknite na Vyhľadať
4. Zo zoznamu výsledkov vyberte správneho príjemcu
5. Kliknite na Vybrať

Krok 3: Vyplnenie údajov správy

Povinné údaje:

• Vec - stručný a výstižný predmet správy (povinné pole)

Voliteľné doplňujúce údaje:

Kliknite na tlačidlo Ďalšie položky hlavičky pre zobrazenie ďalších polí:

• Č.j. príjemcu - číslo jednacieho na strane príjemcu
• Sp. zn. príjemcu - spisová značka príjemcu
• K rukám - konkrétna osoba na strane príjemcu (max 30 znakov)
• Č.j. odosielateľa - vaše číslo jednacieho
• Sp. zn. odosielateľa - vaša spisová značka

Krok 4: Pridanie príloh

1. V sekcii Prílohy pretiahnite súbory do vyznačenej oblasti alebo kliknite pre výber súborov
2. Môžete pridať až 60 súborov, celková veľkosť nesmie presiahnuť 20 MB
3. Podporované formáty: cer, crt, der, doc, docx, dbf, dgn, dwg, edi, fo, gfs, gif, gml, html, htm, isdoc, isdocx, jfif, jpeg, jpg, mpeg, mpg, mp2, mp3, odp, ods, odt, pdf, pk7, png, ppt, pptx, prj, p7b, p7c, p7f, p7m, p7s, qix, rtf, sbn, sbx, shp, shx, tiff, tif, tst, tsr, txt, wav, xls, xlsx, xml, xsd, zfo
4. Nové súbory môžete vytvoriť priamo v systéme kliknutím na ikonu OnlyOffice

Krok 5: Textová odpoveď (voliteľné)

Ak je funkcia aktívna, môžete použiť pole Textové pole pre jednoduchú odpoveď:

1. Napíšte text odpovede priamo do textového poľa
2. Pri odoslaní sa text automaticky prevedie na PDF súbor s názvom "Zprava.pdf"
3. PDF sa pridá k prílohám správy

Krok 6: Odoslanie alebo príprava na odoslanie

Máte dve možnosti:

Pripraviť na odoslanie:

• Kliknite na modré tlačidlo Pripraviť na odoslanie
• Správa sa uloží do karty "Na odoslanie"
• Používateľ s právom odosielať správy ju môže skontrolovať a odoslať

Odoslať okamžite:

• Kliknite na zelené tlačidlo Odoslať
• Správa sa okamžite odošle do dátovej schránky príjemcu
• Toto tlačidlo je dostupné iba používateľom s právom odosielať správy

Odosielanie viacerým príjemcom naraz

Ak je funkcia aktívna v nastavení firmy, môžete v poli Komu vybrať viacerých príjemcov. Systém automaticky vytvorí a odošle samostatnú správu každému príjemcovi s rovnakým obsahom a prílohami.

Odpoveď a preposlanie

Odpoveď na prijatú správu

1. Otvorte detail prijatej správy
2. Kliknite na modré tlačidlo Odpovedať
3. Otvorí sa formulár novej správy s predvyplnenými údajmi:
   • Príjemca je automaticky nastavený na pôvodného odosielateľa
   • Vec je predvyplnená s prefixom "RE: "
   • Pôvodné prílohy sú automaticky skopírované
4. Upravte správu podľa potreby
5. Odošlite alebo pripravte na odoslanie

Preposlanie správy

1. Otvorte detail správy, ktorú chcete preposlať
2. Kliknite na modré tlačidlo Preposlať
3. Otvorí sa formulár novej správy s predvyplnenými údajmi:
   • Vec je predvyplnená s prefixom "FWD: "
   • Všetky prílohy z pôvodnej správy sú skopírované
4. Vyberte nového príjemcu
5. Upravte správu a odošlite

Použitie správy ako šablóny

Pre opakovane odosielané správy môžete použiť funkciu šablóny:

1. Otvorte detail odoslanej správy alebo správy pripravenej na odoslanie
2. Kliknite na modré tlačidlo Použiť ako šablónu
3. Otvorí sa formulár novej správy s predvyplnenými údajmi z pôvodnej správy
4. Prílohy nie sú skopírované - musíte ich pridať znova
5. Upravte príjemcu a ďalšie údaje podľa potreby
6. Odošlite správu

Pokročilé funkcie

Žiadosti o výpisy z registrov

Systém umožňuje jednoduché vytváranie a odosielanie žiadostí o oficiálne výpisy prostredníctvom služby Czech POINT. Výpisy sú zadarmo a obvykle doručené do 2 hodín v pracovných dňoch.

Dostupné typy výpisov

Pre právnické osoby:

• Výpis z Obchodného registra - aktuálne údaje o právnickej osobe zapísanej v OR
• Výpis z Registra trestov právnických osôb - informácie o trestnej bezúhonnosti právnickej osoby

Pre fyzické osoby:

• Výpis z Registra trestov - Bezúhonnosť - základný výpis pre doloženie bezúhonnosti
• Výpis z Registra trestov - Bezúhonnosť pre prácu s deťmi - rozšírený výpis za účelom výkonu profesnej činnosti zahŕňajúcej kontakt s deťmi

Postup žiadosti o výpis

1. Kliknite na kartu Nová správa
2. V poli Od vyberte dátovú schránku, pre ktorú chcete výpis získať
3. V poli Šablóna vyberte požadovaný typ výpisu
4. Systém automaticky vyplní všetky potrebné údaje a vytvorí XML žiadosť
5. Nič ďalšieho nie je treba vyplňovať - kliknite na Odoslať

Čo očakávať po odoslaní

• Žiadosť je okamžite odoslaná do systému Czech POINT
• V pracovných dňoch obvykle do 2 hodín obdržíte odpoveď
• Výpis príde ako nová dátová správa do sekcie Doručené
• Výpis je elektronicky podpísaný a má plnú právnu platnosť

Pravidlá pre automatizáciu

Čo sú pravidlá a kedy ich používať

Pravidlá umožňujú automatizovať opakujúce sa úkony pri spracovaní dátových správ. Sú užitočné najmä pre:

• Automatické prideľovanie správ zodpovedným osobám podľa odosielateľa alebo témy
• Triedenie správ do kategórií pomocou tagov
• Presun faktúr do modulu Faktúry prijaté
• Odosielanie upozornení zodpovedným osobám
• Označovanie rutinných správ ako vybavených

Vytvorenie pravidla krok za krokom

1. Prejdite do Nastavenie → Dátové správy → Pravidlá
2. Kliknite na Pridať nové pravidlo
3. Vyplňte základné údaje:
   • Názov pravidla - výstižný názov pre ľahkú identifikáciu
   • Popis - podrobný popis účelu pravidla
   • Aktívne - zaškrtnite pre aktiváciu pravidla
4. Nastavte trigger (kedy sa pravidlo spustí):
   • Pri prijatí správy - pravidlo sa spustí pri stiahnutí novej doručenej správy
   • Pri odoslaní správy - pravidlo sa spustí po odoslaní správy
5. Definujte podmienky:
   • ID odosielateľa obsahuje
   • Názov odosielateľa obsahuje
   • Vec obsahuje
   • ID príjemcu
6. Nastavte akcie, ktoré sa majú vykonať:
   • Predať na riešenie používateľovi
   • Predať na riešenie skupine
   • Presunúť do vybavených
   • Pridať tag
   • Odoslať e-mail
   • Presunúť do faktúr prijatých
7. Kliknite na Uložiť

Príklady užitočných pravidiel

Automatické pridelenie faktúr:

• Podmienka: Vec obsahuje "faktúra" alebo "invoice"
• Akcia: Predať na riešenie používateľovi z účtárne + Pridať tag "Faktúra"

Spracovanie oficiálnych dokumentov:

• Podmienka: Odosielateľ obsahuje "Finančný úrad"
• Akcia: Predať na riešenie vedúcemu ekonomického oddelenia + Odoslať e-mail riaditeľovi

Automatická archivácia potvrdení:

• Podmienka: Vec obsahuje "potvrdenie o prijatí"
• Akcia: Pridať tag "Potvrdenie" + Presunúť do vybavených

Testovanie pravidiel

Pred aktiváciou pravidla odporúčame ho otestovať:

1. Vytvorte pravidlo, ale nenechajte ho aktívne
2. V zozname pravidiel kliknite na Testovať
3. Systém zobrazí, na ktoré existujúce správy by sa pravidlo aplikovalo
4. Skontrolujte výsledky a podľa potreby upravte podmienky
5. Po overení správnosti aktivujte pravidlo

Odložené odoslanie

Funkcia odloženého odoslania umožňuje naplánovať odoslanie dátovej správy na konkrétny dátum a čas. Je užitočná napríklad pre:

• Odosielanie správ v pracovnej dobe aj keď ich pripravujete večer alebo cez víkend
• Koordináciu komunikácie s inými úkonmi
• Dodržanie konkrétnych lehôt pre odoslanie

Nastavenie odloženého odoslania

Pri vytváraní novej správy:

1. Vyplňte všetky údaje správy ako obvykle
2. Kliknite na tlačidlo Odoslať v termíne
3. Zobrazí sa formulár pre nastavenie času:
   • Vyberte možnosť Odoslať v zadanom termíne
   • Dátum - vyberte deň odoslania
   • Čas - nastavte presný čas (vo formáte HH:MM)
4. Kliknite na Pripraviť na odoslanie

Správa sa uloží do sekcie "Na odoslanie" a systém ju automaticky odošle v nastavený dátum a čas.

Zrušenie odloženého odoslania

Ak potrebujete odložené odoslanie zrušiť alebo zmeniť:

1. Otvorte detail správy
2. Kliknite na Odoslať oneskorene
3. Vyberte možnosť Odoslať okamžite
4. Správa sa vráti do štandardného režimu odoslania

Funkcia "Na vedomie"

Funkcia "Na vedomie" umožňuje informovať ďalších používateľov o odoslanej správe, aj keď priamo neriešia danú záležitosť. Informovaní používatelia môžu pridať poznámku alebo označiť, že informáciu vzali na vedomie.

Nastavenie pri vytváraní správy

1. Pri vytváraní novej správy kliknite na tlačidlo Na vedomie
2. Zobrazí sa zoznam používateľov s prístupom k dátovým správam
3. Zaškrtnite používateľov, ktorí majú byť informovaní
4. Odošlite správu

Po odoslaní správy obdržia vybraní používatelia e-mailové upozornenie s odkazom na detail správy.

Hromadné operácie

Pre efektívne spracovanie väčšieho množstva správ naraz môžete využiť hromadné operácie.

Hromadné presunutie do vybavených

1. Prejdite na kartu Doručené alebo Riešené
2. Zaškrtnite políčka pri správach, ktoré chcete presunúť
3. Alebo kliknite na Označiť všetko pre výber všetkých viditeľných správ
4. Kliknite na zelené tlačidlo Presunúť označené do vybavených
5. Systém presunie všetky označené správy do sekcie Vybavené

Integrácia s inými modulmi

Presun do modulu Faktúry prijaté

Ak je aktívny modul Faktúry prijaté, môžete prijatú faktúru v dátovej správe jednoducho presunúť do evidencie faktúr:

1. Otvorte detail doručenej správy obsahujúcej faktúru
2. Kliknite na zelené tlačidlo Do faktúr prijatých
3. Systém vytvorí novú prijatú faktúru s nasledujúcimi údajmi:
   • Dodávateľ je doplnený podľa odosielateľa správy
   • Prílohy z dátovej správy sú automaticky pripojené k faktúre
   • Poznámka obsahuje odkaz na pôvodnú dátovú správu
4. Otvorí sa detail novo vytvorenej faktúry
5. Doplňte ďalšie údaje faktúry (sumu, dátum splatnosti, účtovné údaje)
6. Uložte faktúru

Spracovanie eNeschopeniek

Ak je aktívny modul eNeschopenky, systém automaticky rozpozná dátové správy obsahujúce elektronické neschopenky od ČSSZ. Pri týchto správach sa zobrazí špeciálne tlačidlo:

1. Otvorte detail správy s eNeschopenkou (správa obsahuje v predmete text "ČSSZ eNeschopenka")
2. Kliknite na zelené tlačidlo Načítať do eNeschopeniek
3. Systém automaticky:
   • Parsuje XML prílohu s dátami o neschopenke
   • Vyhľadá zamestnanca v databáze podľa rodného čísla
   • Vytvorí záznam neschopenky v module eNeschopenky
   • Pripojí prílohy z dátovej správy

Vytvorenie dátovej správy z modulu Faktúry vydané

Z modulu Faktúry vydané môžete odoslať faktúru priamo prostredníctvom dátovej správy:

1. V module Faktúry vydané otvorte detail faktúry
2. Kliknite na tlačidlo Odoslať dátovou správou
3. Systém vás presmeruje do modulu Dátové správy s predvyplnenými údajmi:
   • Príjemca je nastavený podľa údajov odberateľa (ak má dátovú schránku)
   • Vec je predvyplnená ako "Faktúra vydaná [číslo faktúry]"
   • PDF faktúra je automaticky pridaná ako príloha
4. Skontrolujte údaje a odošlite správu

Poštové dátové správy

Poštové dátové správy sú špeciálny typ dátových správ, ktoré slúžia ako elektronická obdoba doporučenej zásielky. Používajú sa pre doručovanie dokumentov s preukázaním doručenia.

Rozpoznanie poštovej dátovej správy

Poštové dátové správy poznáte podľa:

• Zobrazenie ikony obálky pri správe v zozname
• Pole Typ správy v detaile správy obsahuje hodnotu (V - Verejná, K - Komerčná, I - Iniciačná, O - Odpovedná)

Vytvorenie poštovej dátovej správy

Poštové dátové správy vytvárate rovnakým spôsobom ako bežné dátové správy. Systém automaticky nastaví správny typ podľa typu dátovej schránky príjemcu.

Import starých správ

Ak migrujete z iného systému alebo potrebujete importovať archívne dátové správy vo formáte ZFO, môžete využiť funkciu importu:

1. V nastavení modulu prejdite na záložku Import správ
2. Kliknite na Vybrať súbory ZFO
3. Vyberte jeden alebo viacero ZFO súborov z vášho počítača
4. Systém analyzuje súbory a zobrazí náhľad importovaných správ
5. Skontrolujte údaje a kliknite na Importovať
6. Správy sa naimportujú do príslušnej sekcie (Doručené alebo Odoslané) podľa typu

Konverzia do tlačenej verzie

Dátové správy môžete previesť do tlačenej formy s úradne overeným výstupom:

1. Otvorte detail správy, ktorú chcete previesť
2. Kliknite na modré tlačidlo Konvertovať do tlačenej verzie
3. Systém zobrazí možnosti konverzie:
   • Stiahnuť overovací kód - pre overenie na Czech POINT
   • Zobraziť inštrukcie pre Czech POINT - podrobný návod
4. Pre prevod na Czech POINT:
   • Stiahnite ZFO súbor správy
   • Prineste ho na pobočku Czech POINT
   • Pracovník Czech POINT vytvorí úradne overenú listinnú podobu

Riešenie problémov

Expirácia hesla k dátovej schránke

Príznak: V hornej časti modulu sa zobrazí červené upozornenie o blížiacej sa alebo prebehnutej expirácii hesla.

Riešenie:

1. Prejdite na oficiálne stránky dátových schránok https://www.mojedatovaschranka.cz/
2. Prihláste sa svojimi existujúcimi prihlasovacími údajmi
3. Systém vás vyzve na zmenu hesla
4. Vytvorte nové heslo podľa bezpečnostných požiadaviek
5. Po zmene hesla sa vráťte do eIntranetu
6. Prejdite do Nastavenie → Dátové správy
7. Otvorte detail príslušného pripojenia
8. Zadajte nové heslo do poľa Heslo
9. Kliknite na Uložiť

Správa sa nesťahuje

Príznak: V oficiálnom systéme dátových schránok vidíte novú správu, ale v eIntranete sa nezobrazuje.

Možné príčiny a riešenia:

1. Automatické sťahovanie nie je aktívne:

• Skontrolujte v Nastavenie → Dátové správy, či je pri danej dátovej schránke zaškrtnuté Automatické sťahovanie
• Ak nie, zaškrtnite a uložte
• Alebo stiahnite správy ručne tlačidlom Stiahnuť doručené a odoslané správy

2. Heslo je neplatné:

• Ak sa zobrazí chybové hlásenie o neplatnom hesle, postupujte podľa návodu "Expirácia hesla"
• Systém automaticky deaktivuje automatické sťahovanie pri chybe prihlásenia

3. Dátová schránka je neaktívna v eIntranete:

• Skontrolujte, či je v nastavení dátovej schránky zaškrtnuté Aktívne
• Ak nie, aktivujte pripojenie

4. Správa je príliš nová:

• Automatické sťahovanie prebieha v intervaloch (obvykle každých 15-30 minút)
• Počkajte niekoľko minút alebo spustite ručné stiahnutie

Nepodarilo sa odoslať správu

Príznak: Po kliknutí na "Odoslať" sa zobrazí chybové hlásenie a správa nebola odoslaná.

Možné príčiny a riešenia:

1. Dátová schránka príjemcu neexistuje alebo je neaktívna:

• Overte správnosť ID dátovej schránky príjemcu
• Skúste vyhľadať príjemcu znova cez funkciu Vyhľadať inú adresu

2. Prílohy sú príliš veľké:

• Skontrolujte celkovú veľkosť príloh (limit je 20 MB)
• Ak je prekročený limit, odstráňte niektoré prílohy alebo ich komprimujte

3. Nepodporovaný formát prílohy:

• Skontrolujte, či všetky prílohy majú podporovaný formát
• Zoznam podporovaných formátov je zobrazený pod poľom pre prílohy
• Nepodporované súbory preveďte do podporovaného formátu (napr. do PDF)

4. Chybné prihlásenie k dátovej schránke:

• Skontrolujte platnosť hesla v nastavení dátovej schránky
• Ak je heslo neplatné, aktualizujte ho

5. Povinné pole nie je vyplnené:

• Skontrolujte, či je vyplnené pole Vec (je povinné)
• Skontrolujte, či je vybraný príjemca

Problémy s prílohami

Príznak: Prílohy sa nezobrazujú, nemožno stiahnuť alebo sa nezobrazuje ich obsah.

Riešenie:

Príloha sa nezobrazuje v zozname:

• Obnovte stránku (F5)
• Skontrolujte, či bola správa kompletne stiahnutá (pole "Stiahnuté" je vyplnené)
• Ak problém pretrváva, skúste správu stiahnuť znova

Príloha sa nesťahuje:

• Skontrolujte nastavenie vášho prehliadača - môže blokovať automatické sťahovanie
• Skúste použiť iný prehliadač
• Skontrolujte, či nie je zaplnený disk vášho počítača

ZFO súbor nemožno otvoriť:

• Pre otvorenie ZFO súborov je nutný program 602XML Filler alebo iný kompatibilný softvér
• Stiahnite 602XML Filler zadarmo z https://www.602.cz/
• Nainštalujte program a skúste súbor otvoriť znova

Tipy a triky

Efektívna organizácia správ pomocou tagov

Využite farebné tagy pre rýchlu vizuálnu orientáciu:

• Červený tag "Urgentné" - pre správy vyžadujúce okamžitú pozornosť
• Oranžový tag "Faktúra" - pre všetky doručené faktúry
• Zelený tag "Vybavené - archív" - pre dôležité vybavené správy, ktoré chcete ľahko nájsť
• Modrý tag "Úrady" - pre komunikáciu s úradmi a orgánmi verejnej moci
• Fialový tag "Zmluvy" - pre správy súvisiace so zmluvami

Tagy môžete kombinovať - jedna správa môže mať viacero tagov.

Využitie pravidiel pre automatické spracovanie

Tip 1: Automatické predávanie faktúr

Vytvorte pravidlo, ktoré automaticky predá všetky správy obsahujúce slovo "faktúra" v predmete alebo v prílohe priamo do modulu Faktúry prijaté a zároveň upozorní účtáreň.

Tip 2: Prioritizácia úradných správ

Nastavte pravidlá pre automatické označenie správ od úradov (finančný úrad, zdravotná poisťovňa, atď.) špeciálnym tagom a pridelenie vedúcemu oddelenia.

Tip 3: Automatická archivácia potvrdení

Správy obsahujúce iba potvrdenie o prijatí alebo automatické odpovede môžete pravidlom rovno presunúť do vybavených so špeciálnym tagom pre prípad budúceho vyhľadania.

Archivácia dôležitých správ

Odporúčaný postup:

1. Pri každej dôležitej správe (zmluvy, rozhodnutia úradov, dôležitá korešpondencia) stiahnite ZFO súbor
2. ZFO súbor uložte do firemného úložiska alebo záložného systému
3. ZFO súbor obsahuje kompletnú správu vrátane elektronického podpisu a má plnú právnu platnosť
4. V eIntranete správu označte špeciálnym tagom "Archivované" alebo "Dôležité"
5. Pravidelne (napr. raz ročne) exportujte ZFO súbory dôležitých správ na externé médium

Prečo ZFO a nie PDF alebo iný formát?

• ZFO obsahuje elektronický podpis, ktorý preukazuje autenticitu
• ZFO obsahuje všetky metadáta správy vrátane časov dodania a doručenia
• ZFO je oficiálny formát prijímaný úradmi a súdmi ako dôkaz
• ZFO môžete kedykoľvek previesť na overenú listinnú podobu na Czech POINT

Fulltextové vyhľadávanie v prílohách

Čo vyhľadávanie dokáže:

Systém automaticky indexuje textový obsah príloh v podporovaných formátoch (PDF, DOC, DOCX, TXT, atď.). Môžete tak vyhľadávať konkrétne slová alebo frázy priamo v dokumentoch, aj keď nie sú v predmete správy.

Ako efektívne vyhľadať:

1. Otvorte sekciu Filter
2. Do poľa V súbore obsahuje zadajte hľadaný výraz
3. Pre vyhľadanie presnej frázy ju vložte do úvodzoviek: "presná fráza"
4. Môžete kombinovať viacero slov (systém hľadá správy obsahujúce všetky slová)
5. Kliknite na Vyhľadať

Príklady užitočných vyhľadávaní:

• Číslo faktúry: zadajte číslo faktúry a nájdete všetky správy, kde sa vyskytuje
• IČO partnera: vyhľadajte všetky dokumenty obsahujúce IČO konkrétneho partnera
• Číslo zmluvy: rýchlo nájdete všetky správy súvisiace s konkrétnou zmluvou
• Kľúčové slová z obsahu: vyhľadajte správy podľa špecifických termínov v texte dokumentov

Efektívne využitie odloženého odoslania

Scenáre použitia:

Odosielanie v pracovnej dobe:

Pripravujete správy večer alebo cez víkend, naplánujte ich odoslanie na nasledujúci pracovný deň ráno (napr. 8:00). Príjemca tak dostane správu v bežnú pracovnú dobu a môžete očakávať rýchlejšiu reakciu.

Koordinácia s ostatnými úkonmi:

Ak musíte odoslať dátovú správu až po dokončení inej akcie (napr. prevod platby, podpis zmluvy), pripravte správu vopred a naplánujte jej odoslanie na zodpovedajúci čas.

Dodržanie lehôt:

Pre dodržanie zákonných lehôt pripravte správu s dostatočným predstihom a naplánujte ju na posledný možný termín odoslania. Tým si zabezpečíte, že správa bude odoslaná včas, aj keď v daný deň nebudete mať čas.

Rýchle klávesové skratky a tipy pre prácu

• Rýchle vyhľadávanie: Kliknite do tabuľky a začnite písať - kurzor automaticky skočí do vyhľadávacieho poľa
• Obnovenie zoznamu: Stlačte F5 pre obnovenie zoznamu správ a načítanie prípadných zmien
• Detail správy: Kliknite kdekoľvek na riadok so správou (nielen na konkrétne pole) pre otvorenie detailu
• Export do Excelu: Použite tlačidlo "Excel" nad tabuľkou pre export zoznamu správ do XLS súboru
• Tlač zoznamu: Tlačidlo "Print" vytvorí tlačiteľnú verziu zoznamu správ
• Vlastné stĺpce: Tlačidlo "Výber stĺpcov" umožňuje prispôsobiť, ktoré stĺpce sa v tabuľke zobrazia
• Uloženie filtra: Filter zostáva aktívny aj po odhlásení - nemusíte ho nastavovať znova

---

Dátum poslednej aktualizácie: =date("d.m.Y")?>