Dátové schránky (ISDS)

Prehľad

Modul Dátové schránky (dátové správy, ISDS, elektronická komunikácia s úradmi) slúži na správu dátových schránok priamo z eIntranetu. Umožňuje prijímať, riešiť, archivovať a odosielať dátové správy, ktoré majú zo zákona rovnakú právnu silu ako doporučené listy. Modul podporuje pripojenie viacerých dátových schránok naraz, automatické sťahovanie nových správ každé tri hodiny a preposielanie správ na e-mail vybraných používateľov.

Kľúčové funkcie

Príjem a odosielanie dátových správ (prijaté, odoslané, na odoslanie)
Správa viacerých dátových schránok v jednom rozhraní
Automatické sťahovanie správ každé tri hodiny
Preposielanie prijatých správ na e-mail používateľov vrátane príloh
Nahliadanie na nové správy cez Poverenú osobu bez spôsobenia doručenia podľa zákona
Odovzdanie správy na riešenie používateľovi alebo skupine používateľov
Pridávanie poznámok a príloh k dátovým správam
Pravidlá pre automatické spracovanie a triedenie prichádzajúcich správ
Farebné štítky (tagy) na kategorizáciu správ
Prepojenie s prijatými faktúrami, vydanými faktúrami a ePN-kami
Adresár dátových schránok s vyhľadávaním v systéme ISDS
Odložené odosielanie správ na zadaný termín
Export správ vo formáte ZFO vrátane doručenky

Prístup a nastavenia

Ako sa dostať do modulu Dátové schránky

Navigačná cesta do modulu Dátové schránky: Hlavné menu → Dátové schránky

Nastavenia modulu sú dostupné cez: Nastavenia → Dátové schránky

Oprávnenia a prístupové práva k modulu Dátové schránky

Prístupové práva k modulu Dátové schránky sa nastavujú v časti Nastavenia → Dátové schránky → Používateľské práva. Pre každého používateľa je možné nastaviť kombináciu rôznych úrovní prístupu.

Oprávnenie	Popis
Bez prístupu	Používateľ nemá prístup do modulu Dátové schránky
Čítať pridelené na riešenie	Používateľ vidí iba správy, ktoré mu boli pridelené na riešenie
Čítať všetko	Používateľ môže prehliadať všetky správy vo všetkých schránkach
Vytvárať správy na odoslanie	Používateľ môže pripravovať nové dátové správy na odoslanie a vidí odoslané správy
Sťahovať / nahliadať ako Poverená osoba	Používateľ môže ručne sťahovať správy a nahliadať bez spôsobenia doručenia podľa zákona
Odosielať	Používateľ môže skutočne odoslať pripravenú dátovú správu
Iba vybrané schránky	Obmedzenie prístupu iba na konkrétne dátové schránky z celkového zoznamu

Poznámka: Oprávnenia je možné kombinovať. Napríklad používateľ môže mať právo vytvárať správy, ale nie ich odosielať. Odosielanie potom vykoná nadriadený s oprávnením Odosielať.

Nastavenie pripojenia dátových schránok

Pripojenie dátových schránok na správu v nastaveniach modulu Dátové schránky prebieha v záložke Pripojené schránky. Pridanie novej schránky vyžaduje prístup správcu modulu.

Postup: Kliknite na tlačidlo Pridať schránku a vyplňte formulár s týmito údajmi:

Vaše používateľské meno k DS: Prihlasovacie meno do portálu mojedatovaschranka.cz (nie ID schránky)
Vaše heslo k DS: Heslo k dátovej schránke. Upozornenie: Nesprávne heslo zablokuje schránku na 24 hodín. Heslo si vopred overte na mojedatovaschranka.cz.
Uložiť heslo k DS: Zaškrtnite pre uloženie hesla v zašifrovanej podobe. Ak heslo neuložíte, budete vyzvaní na jeho zadanie pri každom ručnom stiahnutí.
Aktívna: Schránka je aktívna a dostupná na použitie
Sťahovať automaticky: Zapnutie automatického sťahovania správ každé tri hodiny
Stiahnuté označiť ako prečítané: Po stiahnutí do eIntranetu budú správy na portáli mojedatovaschranka.cz označené ako prečítané
Po stiahnutí zaslať kópiu na e-mail používateľom: Výber používateľov, ktorí dostanú e-mail s kópiou nových správ vrátane príloh
Po stiahnutí nastaviť automaticky riešiteľa: Automatické pridelenie nových správ konkrétnemu používateľovi na riešenie
Spracovávať ePN-ky: Automatické spracovanie správ ČSSZ o ePN-kách pri sťahovaní

Tip: Systém pri uložení pripojenia overí existenciu schránky a načíta jej názov zo systému ISDS. Táto operácia nespôsobí doručenie správ.

Výnimky z automatického sťahovania

V nastaveniach každej pripojenej schránky je možné nastaviť výnimky pre automatické sťahovanie:

Nesťahovať v nepracovné dni: Sťahovanie sa preskočí počas sviatkov a víkendov
Nesťahovať v dni: Výber konkrétnych dní v týždni bez sťahovania
Nesťahovať deň pred nepracovným dňom: Sťahovanie sa preskočí v piatok alebo v deň pred sviatkom

Nastavenie Poverenej osoby na nahliadanie

V nastaveniach schránky je možné voliteľne zadať prihlasovacie údaje Poverenej osoby. Táto funkcia umožňuje nahliadať na nové správy za posledných 10 dní bez toho, aby prihlásenie spôsobilo právne doručenie správy podľa zákona. Využitie je vhodné na kontrolu prichádzajúcich správ bez spustenia lehoty na odpoveď.

Všeobecné nastavenia modulu Dátové schránky

V záložke Všeobecné nastavenia môže správca modulu aktivovať tieto voliteľné funkcie:

Nastavenie	Popis
Farebné tagy k dátovým správam	Aktivuje možnosť pridávať používateľsky definované farebné štítky k správam (záložka Tagy sa sprístupní)
Informáciu pri uložení konceptu zaslať	Pri uložení správy na schválenie sa notifikácia odošle jednému alebo viacerým používateľom s oprávnením odosielať
Odoslať správy viacerým príjemcom	Jedna dátová správa môže byť odoslaná na viacerých adresátov naraz
Dať na vedomie používateľom o odoslaní správy	Po odoslaní správy vybraní používatelia dostanú notifikáciu a môžu potvrdiť, že berú správu na vedomie
Odložené odosielanie správ	Umožňuje nastaviť dátum a čas, kedy má byť správa automaticky odoslaná
Textové pole pre jednoduchú odpoveď	Pri vytváraní správy je možné napísať text, ktorý sa automaticky prevedie na prílohu Zprava.pdf

Nastavenie pravidiel pre automatické spracovanie

V záložke Pravidlá je možné definovať pravidlá pre automatické triedenie prichádzajúcich dátových správ. Pravidlo najprv pomenujte a po uložení pridajte konkrétne podmienky a akcie. Pravidlá umožňujú napríklad automatické pridelenie správ na riešenie určitému používateľovi alebo zaradenie do konkrétnej kategórie na základe odosielateľa alebo obsahu predmetu správy.

Nastavenie štítkov (tagov)

V záložke Tagy (viditeľná po aktivácii vo Všeobecných nastaveniach) definujete farebné štítky na kategorizáciu správ. Napríklad Mzdy - exekúcie, Súd alebo Finančný úrad. Štítky sú zdieľané medzi všetkými používateľmi v rámci jednej firmy.

Používateľské rozhranie

Hlavná obrazovka modulu Dátové schránky

Hlavná obrazovka modulu Dátové schránky zobrazuje prehľad správ rozdelených do záložiek podľa stavu. V hornej časti sú záložky na prepínanie medzi sekciami, pod nimi je tabuľka so správami.

Záložky na hlavnej obrazovke:

Doručené: Novo stiahnuté prijaté správy čakajúce na spracovanie. Zobrazuje počet správ v tomto stave.
Riešené: Správy pridelené na riešenie používateľom, doposiaľ nevybavené
Vybavené: Archív spracovaných prijatých správ
Na odoslanie: Koncepty odchádzajúcich správ čakajúce na odoslanie (viditeľné iba používateľom s oprávnením vytvárať alebo odosielať)
Odoslané: Archív odoslaných správ
Nová správa: Formulár na vytvorenie novej odchádzajúcej správy (viditeľný iba používateľom s oprávnením vytvárať správy)

Tabuľka správ - stĺpce

Tabuľka dátových správ v module Dátové schránky zobrazuje tieto stĺpce:

Stĺpec	Popis
ISDS číslo	Jedinečný identifikátor dátovej správy v systéme ISDS
Od	Odosielateľ správy a jeho ID dátovej schránky
Komu	Príjemca správy a jeho ID dátovej schránky
Vec	Predmet dátovej správy
Dodané	Dátum a čas dodania správy do schránky
Doručené	Dátum a čas právneho doručenia správy (prihlásením alebo fikciou po 10 dňoch)
Stiahnuté	Dátum a čas stiahnutia správy do eIntranetu
Termín do	Interný termín na vybavenie správy
Rieši / Vybavil / Odoslal / Pripravil	Používateľ pridelený na riešenie alebo ktorý správu spracoval

Filtre a vyhľadávanie v module Dátové schránky

V module Dátové schránky je dostupný panel filtrov (kliknutím na záhlavie karty Filter). Po nastavení filtrov kliknite na Vyhľadať na zobrazenie výsledkov. Tlačidlom Zrušiť filtre zmažete.

Príjemca: Filtrovanie podľa príjemcu správy (ID dátovej schránky)
Odosielateľ: Filtrovanie podľa odosielateľa správy
Dátum dodania: Výber časového rozsahu pre dátum dodania správy
V súbore obsahuje: Fulltextové vyhľadávanie v obsahu príloh správ
Vec: Vyhľadávanie v predmete správy

Nad tabuľkou je možné tiež filtrovať správy podľa farebných štítkov (tagov), ak je táto funkcia v nastaveniach aktivovaná.

Tip: Záhlavie tabuľky sa zafarbí na červeno, ak sú aktívne filtre. Filtre sú zachované aj po prepnutí medzi záložkami.

Základné operácie

Postup: Ručné stiahnutie dátových správ zo schránky

V module Dátové schránky na záložke Doručené alebo Odoslané kliknite na tlačidlo na stiahnutie. Pre ručné stiahnutie potrebujete oprávnenie Sťahovať.

Otvorte záložku Doručené alebo Odoslané
V poli Stiahnuť správy z vyberte konkrétnu dátovú schránku
Ak nemáte uložené heslo, zobrazí sa pole Vaše heslo - zadajte heslo k dátovej schránke
Kliknite na tlačidlo Stiahnuť doručené a odoslané správy
Systém zobrazí informáciu o zahájení procesu sťahovania. Vyčkajte na dokončenie.

Upozornenie: Stiahnutím správ dochádza k ich právnemu doručeniu podľa zákona (správy sú označené ako prečítané). Na nahliadanie bez spôsobenia doručenia použite funkciu Poverenej osoby.

Postup: Nahliadanie na nové správy cez Poverenú osobu

Funkcia nahliadania v module Dátové schránky umožňuje zobraziť zoznam nových správ za posledných 10 dní bez právneho doručenia. Funkcia je dostupná iba ak má schránka nakonfigurovanú Poverenú osobu v nastaveniach.

Otvorte záložku Doručené
V časti pre Poverenú osobu vyberte schránku v poli Zobraziť nové za posledných 10 dní pomocou Poverenej osoby
Kliknite na tlačidlo Zobraziť zoznam
Systém zobrazí prehľad nových správ bez spôsobenia ich doručenia

Postup: Zobrazenie detailu dátovej správy

Detail dátovej správy v module Dátové schránky otvoríte kliknutím na riadok v tabuľke správ.

Detail obsahuje:

ISDS číslo, odosielateľa, príjemcu, vec
Dátum dodania, doručenia a stiahnutia správy
Číslo jednacieho odosielateľa a príjemcu, spisová značka
Pole K rukám na adresovanie konkrétnej osobe
Termín do: Interný termín na vybavenie (upraviteľný)
Prílohy: Súbory priložené k dátovej správe na stiahnutie
Prílohy ZFO: Dátová správa v natívnom formáte ZFO pre 602XML Filler
Doručenka v ZFO: Dodejka alebo doručenka vo formáte ZFO
Aktuálny stav správy a priradený riešiteľ
História poznámok k danej správe

Postup: Označenie dátovej správy ako vybavenej

V module Dátové schránky označte prijatú správu ako vybavenú z jej detailu alebo hromadne zo zoznamu.

Z detailu správy:

Otvorte detail dátovej správy kliknutím na riadok v tabuľke
Kliknite na tlačidlo Označiť ako vybavené
Správa sa presunie do záložky Vybavené

Hromadne zo zoznamu:

V záložke Doručené alebo Riešené zaškrtnite správy v poslednom stĺpci tabuľky
Kliknite na tlačidlo Presunúť označené do vybavených
Na označenie všetkých správ použite tlačidlo Označiť všetko

Postup: Odoslanie dátovej správy do Prijatých faktúr

Prijaté dátové správy v module Dátové schránky je možné jedným kliknutím zaradiť do modulu Prijaté faktúry. Táto funkcia je dostupná iba pre prijaté správy (nie odoslané) a ak je modul Prijaté faktúry aktívny.

Otvorte detail prijatej dátovej správy
Kliknite na tlačidlo Do faktúr prijatých
Správa a jej prílohy sa presunú do modulu Prijaté faktúry

Odosielanie dátových správ

Postup: Vytvorenie novej dátovej správy

Novú dátovú správu v module Dátové schránky vytvoríte v záložke Nová správa. Na vytvorenie potrebujete oprávnenie Vytvárať správy.

Kliknite na záložku Nová správa
Vyplňte povinné polia:
- Od: Vyberte odosielajúcu dátovú schránku z ponuky pripojených schránok
- Komu (adresa z adresára): Vyhľadajte príjemcu zadaním ID schránky alebo časti názvu, alebo kliknite na Vyhľadať inú adresu na vyhľadanie v systéme ISDS
- Vec: Zadajte predmet správy (povinný údaj)
- Prílohy: Priložte súbory pretiahnutím do oblasti alebo kliknutím na oblasť. Celková veľkosť príloh nesmie prekročiť 20 MB.
Voliteľne kliknite na Ďalšie položky hlavičky na doplnenie čísla jednacieho, spisovej značky a poľa K rukám
Kliknite na:
- Pripraviť na odoslanie: Správa sa uloží ako koncept do záložky Na odoslanie a čaká na schválenie
- Odoslať: Správa sa ihneď odošle (vyžaduje oprávnenie Odosielať)

Tip: Pole Vec ponúka automatické doplňovanie na základe skôr odoslaných predmetov správ.

Postup: Odoslanie správy z CzechPoint šablón

Modul Dátové schránky obsahuje preddefinované šablóny pre najčastejšie požiadavky zasielané cez CzechPoint. Tieto žiadosti sa automaticky spracujú bez nutnosti vyplňovať prílohy.

V záložke Nová správa vyberte z poľa Šablóna požadovaný typ žiadosti:
- Žiadosť o výpis z Obchodného registra (iba pre právnické osoby s IČO)
- Žiadosť o výpis z Registra trestov právnických osôb
- Žiadosť o výpis z Registra trestov fyzických osôb - bezúhonnosť
- Žiadosť o výpis z Registra trestov fyzických osôb - pre prácu s deťmi
Systém zobrazí informáciu o ďalšom postupe (typicky stačí kliknúť na Odoslať)
Výpis obvykle dostanete elektronicky podpísaný späť v pracovný deň do 2 hodín

Tip: Služba využíva CzechPoint a je zadarmo. Šablóny sa zobrazujú podľa typu odosielajúcej schránky (fyzická alebo právnická osoba).

Postup: Odpoveď na prijatú dátovú správu

V detaile prijatej správy v module Dátové schránky kliknite na tlačidlo Odpovedať. Systém automaticky vyplní odosielajúcu schránku, príjemcu a predmet správy vo formáte RE: pôvodný predmet. Prílohy z pôvodnej správy sa automaticky priložia k odpovedi.

Postup: Preposlanie dátovej správy

V detaile správy v module Dátové schránky kliknite na tlačidlo Preposlať. Systém automaticky vyplní predmet vo formáte FWD: pôvodný predmet a priloží prílohy pôvodnej správy. Zadajte nového príjemcu a odošlite správu.

Postup: Odoslanie správy z Vydaných faktúr

Vydané faktúry v eIntranete je možné priamo odoslať ako dátovú správu. Prílohy faktúry sa automaticky pripravia ako prílohy novej dátovej správy a dátová schránka príjemcu sa vyhľadá podľa IČO odberateľa z adresára ISDS.

Postup: Schválenie a odoslanie konceptu z fronty Na odoslanie

Správy pripravené na odoslanie čakajú v záložke Na odoslanie. Používateľ s oprávnením odosielať ich môže skontrolovať a odoslať.

Prejdite do záložky Na odoslanie
Kliknite na riadok správy na zobrazenie jej detailu
Skontrolujte príjemcu, predmet a prílohy
Kliknite na tlačidlo Odoslať
Správa sa presunie do záložky Odoslané

Alternatívne je možné v záložke Na odoslanie kliknúť na ikonu Zmazať na zmazanie konceptu. Zmazané koncepty sú dostupné cez tlačidlo Zmazané.

Odložené odosielanie dátových správ

Ak je táto funkcia aktivovaná v nastaveniach modulu, je možné pri vytváraní správy alebo v detaile konceptu nastaviť odložené odoslanie. Kliknite na tlačidlo Odoslať v termíne a zadajte dátum a čas automatického odoslania. Systém správu odošle automaticky v zadanom termíne.

Správa správ

Postup: Odovzdanie dátovej správy na riešenie používateľovi

V module Dátové schránky je možné prijatú správu prideliť konkrétnemu používateľovi alebo viacerým používateľom na riešenie. Správa sa zobrazí v záložke Riešené a priradený používateľ je informovaný.

Otvorte detail prijatej dátovej správy
Kliknite na tlačidlo Odovzdať na riešenie používateľovi
V dialógovom okne vyberte jedného alebo viacerých používateľov zo zoznamu
Kliknite na Uložiť
Správa sa presunie do záložky Riešené a zobrazí sa u vybraných používateľov

Poznámka: V zozname sa zobrazujú iba používatelia, ktorí majú prístup do modulu Dátové schránky.

Postup: Odovzdanie dátovej správy na riešenie skupine

Podobne ako odovzdanie používateľovi, v detaile správy kliknite na tlačidlo Odovzdať na riešenie skupine. Vyberte skupinu používateľov a potvrďte. Správa sa pridelí všetkým členom skupiny.

Postup: Pridanie poznámky k dátovej správe

V module Dátové schránky je možné ku každej správe pridávať textové poznámky s prílohami. Poznámky sú viditeľné pre všetkých používateľov s prístupom k danej správe.

Otvorte detail dátovej správy
V sekcii Poznámky kliknite na tlačidlo Pridať poznámku
Vyplňte pole Poznámka
Voliteľne priložte súbory do oblasti pre prílohy
Kliknite na Uložiť

Poznámky sú zoradené od najnovšej a zobrazujú meno autora, dátum a čas vytvorenia.

Postup: Pridanie alebo úprava termínu správy

V detaile dátovej správy je možné nastaviť interný termín na vybavenie. Kliknite na ikonu úpravy (ceruzka) pri poli Termín do, zadajte dátum a uložte. Termín sa zobrazuje v tabuľke správ a slúži na interný prehľad, nie ako zákonná lehota.

Postup: Pridanie štítku (tagu) k správe

Ak sú štítky aktivované v nastaveniach, je možné v detaile správy pridať farebný štítok. Kliknite na tlačidlo Tagy v záhlaví karty detailu správy. Vyberte jeden alebo viacero štítkov a uložte. Štítky sa zobrazujú v tabuľke a je možné podľa nich filtrovať správy.

Funkcia Na vedomie

Ak je funkcia Na vedomie aktivovaná vo všeobecnom nastavení, je možné pri odosielaní správy alebo v detaile konceptu vybrať používateľov, ktorí majú byť informovaní o odoslaní správy. Po odoslaní títo používatelia dostanú notifikáciu a môžu v systéme potvrdiť, že berú správu na vedomie, alebo pridať vlastnú poznámku.

Adresár dátových schránok

Vyhľadávanie v adresári dátových schránok

Modul Dátové schránky poskytuje prístup k adresáru systému ISDS na vyhľadanie adresátov. Adresár je prístupný pri vytváraní novej správy kliknutím na tlačidlo Vyhľadať inú adresu.

Kliknite na tlačidlo Vyhľadať inú adresu vo formulári novej správy
Zadajte minimálne 6 znakov z názvu hľadaného subjektu
Kliknite na tlačidlo Nájsť
Zo zobrazeného zoznamu vyberte zodpovedajúcu schránku kliknutím na tlačidlo výberu

Tabuľka výsledkov zobrazuje Názov, ID schránky, typ schránky (OVM, PO, FO, PFO a pod.), typ prijímaných správ a adresu subjektu.

Tip: Adresár ISDS vyhľadáva v celoštátnej databáze dátových schránok. Zadajte presný alebo čiastočný názov firmy alebo inštitúcie.

Konverzia dátovej správy do tlačenej verzie

Postup: Konverzia dátovej správy do listinnej podoby

V detaile správy v module Dátové schránky kliknite na tlačidlo Konvertovať do tlačenej verzie. Systém zobrazí návod na vykonanie autorizovanej konverzie dokumentov.

Postup autorizovanej konverzie:

V detaile dátovej správy stiahnite celú správu vo formáte ZFO (pozri sekciu Prílohy ZFO)
Nahrajte stiahnutý súbor do úschovne Ministerstva vnútra CzechPoint na adrese czechpoint.cz/uschovna
Systém vygeneruje potvrdenie s jedinečným identifikátorom (2D čiarový kód) - vytlačte ho
Do 30 dní navštívte pobočku CzechPoint, predložte čiarový kód a nechajte dokument skonvertovať

Upozornenie: Úrady by od vás nikdy nemali vyžadovať tlačenú verziu správy prijatej elektronicky od iného úradu. Konverzia je spoplatnená (približne 40 Kč za stranu).

Automatické spracovanie a pravidlá

Automatické sťahovanie dátových správ na pozadí

Modul Dátové schránky automaticky sťahuje nové správy každé tri hodiny prostredníctvom úlohy na pozadí (cron job). Automatické sťahovanie prebieha pre všetky schránky, kde je táto možnosť aktivovaná v nastaveniach pripojenej schránky. Po stiahnutí správ systém odošle e-mailové notifikácie nastaveným používateľom.

Upozornenie na expiráciu hesla: Ak heslo k dátovej schránke vypršalo alebo mu zostáva menej ako 14 dní, zobrazí sa varovanie na hlavnej obrazovke modulu. Heslo je nutné obnoviť na portáli mojedatovaschranka.cz a aktualizovať v nastaveniach schránky v eIntranete.

Automatické spracovanie ePN-ok z dátových správ

Ak je v nastaveniach schránky aktivované spracovanie ePN-ok, systém pri sťahovaní automaticky rozpozná správy ČSSZ obsahujúce informácie o ePN-kách (vznik, ukončenie alebo zmena pracovnej neschopnosti) a ponúkne ich načítanie do modulu ePN-ky. V detaile správy sa pri správach ČSSZ zobrazí tlačidlo Načítať do ePN-ok.

Pravidlá pre automatické spracovanie prichádzajúcich správ

V záložke Pravidlá v nastaveniach modulu Dátové schránky je možné definovať pravidlá pre automatické triedenie a spracovanie prichádzajúcich správ. Každé pravidlo sa skladá z podmienok (podľa odosielateľa, predmetu, typu schránky a pod.) a akcií (priradenie riešiteľa, zmena stavu, pridanie štítku). Pravidlá sa spracovávajú v definovanom poradí pri stiahnutí novej správy.

Integrácia s ďalšími modulmi

Prepojenie s modulom Prijaté faktúry

Dátové správy v module Dátové schránky je možné priamo previesť do modulu Prijaté faktúry. V detaile prijatej dátovej správy kliknite na tlačidlo Do faktúr prijatých. Správa a jej prílohy sa presunú do fronty prijatých faktúr na ďalšie spracovanie. Táto funkcia je dostupná iba ak je modul Prijaté faktúry v systéme aktívny.

Prepojenie s modulom Vydané faktúry

Z modulu Vydané faktúry je možné faktúrne doklady odoslať priamo ako dátovú správu. Systém automaticky vyhľadá dátovú schránku odberateľa podľa IČO v adresári ISDS a pripraví novú dátovú správu s prílohou faktúry. Prílohy faktúry sa automaticky predvyplnia.

Prepojenie s modulom ePN-ky

Modul Dátové schránky automaticky spracováva správy od ČSSZ týkajúce sa ePN-ok. Prijaté správy o vzniku, ukončení alebo zmene pracovnej neschopnosti je možné jedným kliknutím načítať do modulu ePN-ky na evidenciu a spracovanie v mzdovej agende.

Prepojenie s modulom Evidencia majetku

Dátové správy v module Dátové schránky môžu byť prepojené s evidenciou majetku na dokumentáciu úradných rozhodnutí týkajúcich sa majetku firmy.

Riešenie problémov

Časté otázky k modulu Dátové schránky

Otázka: Heslo k dátovej schránke nie je uložené a pri sťahovaní je vyžadované. Ako postupovať?

Riešenie: Pri ručnom stiahnutí sa zobrazí pole na zadanie hesla priamo na hlavnej obrazovke modulu. Heslo zadajte do poľa Vaše heslo a kliknite na Stiahnuť doručené a odoslané správy. Na uloženie hesla do systému upravte nastavenia schránky v záložke Nastavenia → Dátové schránky → Pripojené schránky a zaškrtnite možnosť Uložiť heslo k DS.

Otázka: Zobrazuje sa varovanie o expirácii hesla k dátovej schránke.

Riešenie: Heslo k dátovej schránke si obnovte priamo na portáli mojedatovaschranka.cz. Potom aktualizujte heslo v nastaveniach schránky v eIntranete (Nastavenia → Dátové schránky → Pripojené schránky → Editácia schránky). Upozornenie: Automatické sťahovanie nefunguje s expirovaným heslom.

Otázka: Správy sa nesťahujú automaticky, napriek tomu, že je automatické sťahovanie nastavené.

Riešenie: Skontrolujte tieto nastavenia: (1) V nastaveniach schránky musí byť zaškrtnuté Sťahovať automaticky a musí byť uložené platné heslo. (2) Skontrolujte, či výnimky z automatického sťahovania nepokrývajú aktuálny deň (nastavenia víkendov, sviatkov alebo konkrétnych dní). (3) Automatické sťahovanie prebieha každé tri hodiny, nie okamžite.

Otázka: Nemôžem odoslať dátovú správu, tlačidlo Odoslať je nedostupné.

Riešenie: Na odoslanie dátovej správy potrebujete oprávnenie Odosielať. Kontaktujte správcu modulu na pridelenie tohto oprávnenia. Bez tohto oprávnenia je možné správu iba pripraviť na schválenie (Pripraviť na odoslanie) a odoslanie vykoná používateľ s oprávnením odosielať.

Otázka: Ako skontrolovať stav odoslanej správy a či bola doručená?

Riešenie: V záložke Odoslané otvorte detail správy. Pole Doručené zobrazuje dátum právneho doručenia. Do 10 dní od dodania nastane doručenie buď prihlásením príjemcu, alebo automaticky fikciou. V detaile správy nájdete tiež doručenku vo formáte ZFO, ktorá po doručení nahradí dodejku.

Otázka: Príloha dátovej správy má formát, ktorý sa nedá otvoriť.

Riešenie: Súbory vo formáte ZFO je možné otvoriť programom 602XML Filler (nutná inštalácia). Štandardné prílohy (PDF, DOCX, XLSX a pod.) je možné otvoriť bežnými aplikáciami. Formát ZFO je potrebný na prípadnú autorizovanú konverziu do listinnej podoby na pobočke CzechPoint.

Tipy pre efektívnu prácu s dátovými schránkami

Tip: Pre rýchle spracovanie prichádzajúcich správ využite hromadné označenie a presunutie do Vybavených - zaškrtnite viacero správ a kliknite na Presunúť označené do vybavených.
Tip: Nastavte automatické priradenie riešiteľa po stiahnutí správ v nastaveniach schránky. Nové správy budú ihneď pridelené zodpovednej osobe.
Tip: Používajte štítky na kategorizáciu správ podľa tém (napr. Súd, Finančný úrad, Mzdy). Filtre nad tabuľkou umožňujú rýchle vyhľadanie správ podľa štítku.
Tip: Funkcia Poverenej osoby umožňuje pravidelnú kontrolu schránky bez spôsobenia právneho doručenia. Vhodné na monitoring bez spustenia zákonných lehôt.
Tip: Pri odpovedi na správu systém automaticky vyplní príjemcu a predmet. Stačí pridať prílohu a odoslať - šetrí čas pri bežnej korešpondencii.
Tip: Exportujte zoznam správ do Excelu pomocou tlačidla v záhlaví tabuľky pre prehľad a reporting komunikácie cez dátové schránky.
Tip: Pravidlá pre automatické spracovanie nastavte pre opakujúce sa typy správ (napr. správy od finančného úradu automaticky prideľte účtovníčke).

Wiki - eIntranet.net