Pracovné výkazy (servisné a montážne výkazy k zákazkám)
Prehľad
Modul Pracovné výkazy slúži na evidenciu servisných a montážnych prác vykonaných u zákazníka v rámci konkrétnej zákazky. Pracovník do výkazu zapisuje použité prístroje/zariadenia, vykonanú prácu, spotrebovaný materiál a vedľajšie výdavky (dopravu), zákazník prácu potvrdí vlastnoručným podpisom priamo v aplikácii a hotový výkaz sa odošle alebo vytlačí ako podklad na fakturáciu. Modul Pracovné výkazy nemá nič spoločné s modulom Výkazy práce (evidenciou odpracovaných hodín zamestnancov) – ide o dve samostatné agendy s podobným názvom, preto je dobré ich nezamieňať.
Kľúčové funkcie
- Evidencia pracovných výkazov rozdelená do skupín (stredísk) s vlastným číslovaním a nastavením
- Zápis prístrojov/zariadení, vykonanej práce a spotrebovaného materiálu s automatickým prepočtom cien
- Evidencia vedľajších výdavkov – dopravy, času technika na ceste a parkovného
- Podpis zákazníka priamo na obrazovke a odovzdanie výkazu na fakturáciu
- Tlač pracovného výkazu do PDF a jeho odoslanie e-mailom
- Prepojenie pracovného výkazu s tiketom v module HelpDesk
- Prepojenie so zákazníckou firmou a pobočkou v module CRM
- Preddefinované šablóny prístrojov, prác a materiálu na rýchlejšie vypĺňanie
Prístup a nastavenie
Prístup do modulu Pracovné výkazy aj rozsah oprávnení sa riadi tým, do ktorých skupín (stredísk) má používateľ pridelený prístup a na akej úrovni. Konfiguráciu skupín, číselných radov, šablón a prepojenia s HelpDeskom vykonáva používateľ so samostatným oprávnením na správu nastavení modulu.
Ako sa dostať do modulu Pracovné výkazy
Modul Pracovné výkazy otvoríte z hlavného menu aplikácie. Po otvorení sa hore zobrazí nadpis „Pracovné výkazy" a – iba používateľom s oprávnením na správu modulu – odkaz „Nastavenie" na konfiguráciu skupín a číselných radov.
Skupiny (strediská) pracovných výkazov
Pod nadpisom modulu Pracovné výkazy je vodorovný pruh dlaždíc so skupinami (strediskami). Používateľ vidí len tie skupiny, do ktorých mu bolo pridelené aspoň nejaké oprávnenie. Kým používateľ nevyberie žiadnu skupinu kliknutím na dlaždicu, filter ani tabuľka výkazov sa vôbec nezobrazí – výber skupiny je prvý krok práce s modulom a aplikácia si ho pamätá aj pri ďalšom vstupe do modulu.
Oprávnenia a prístupové práva v module Pracovné výkazy
Oprávnenie k modulu Pracovné výkazy sa nastavuje samostatne pre každú skupinu (stredisko) a pre každého používateľa zvlášť, vždy na jednej zo šiestich úrovní. Riadenie prístupu je čisto podľa pridelenej úrovne oprávnenia v danej skupine, nezávisí od nadriadenosti ani od organizačnej štruktúry.
| Úroveň oprávnenia | Čo používateľ v danej skupine smie |
|---|---|
| Bez prístupu | Skupinu vôbec nevidí a nemôže do nej vstúpiť |
| Vidia svoje | V zozname vidí len výkazy, na ktorých je sám uvedený ako pracovník; nič neupravuje ani nezakladá |
| Vidí to všetko | Vidí všetky výkazy danej skupiny, ale len na nahliadnutie, bez úprav a bez zakladania nových |
| Všetko vidí a môže vytvárať nové a modifikovať svoje | Zakladá nové výkazy a upravuje len výkazy, na ktorých je sám pracovníkom, kým nie sú v stave „Vybavené" |
| Všetko vidí, upravuje a vytvára | Zakladá nové výkazy a upravuje ľubovoľný výkaz danej skupiny, kým výkaz nie je v stave „Vybavené" |
| Zobrazuje, upravuje, vytvára a môže odstrániť všetko | Najvyššia úroveň – navyše upravuje aj uzavreté výkazy, maže výkazy aj ich jednotlivé položky a má prístup do zoznamu zmazaných záznamov |
Okrem týchto šiestich úrovní existuje samostatné oprávnenie na správu nastavení modulu Pracovné výkazy – zakladanie a mazanie skupín, číselné rady, šablóny prístrojov/práce/materiálu, texty e-mailov a logo na dokladoch. Toto oprávnenie má len systémový administrátor alebo používateľ, ktorému bola správa modulu výslovne pridelená, a je nezávislé od vyššie opísaných šiestich úrovní prístupu ku konkrétnej skupine.
Nastavenie modulu Pracovné výkazy
Nastavenie modulu Pracovné výkazy sa otvára samostatnou obrazovkou s kartami: prvá karta „Práva používateľa / skupiny pracovných výkazov" slúži na zakladanie a mazanie skupín (stredísk), ďalšie karty (jedna pre každú existujúcu skupinu) obsahujú podrobné nastavenie danej skupiny. Nastavenie jednotlivej skupiny je možné vykonať až po jej vytvorení na prvej karte.
Vytvorenie skupiny a práva používateľov
Na karte „Práva používateľa / skupiny pracovných výkazov" založíte novú skupinu tlačidlom „Vytvoriť skupinu"; existujúcu skupinu je možné premenovať tlačidlom „Upraviť názov" alebo zmazať tlačidlom „Odstrániť skupinu". Na karte konkrétnej skupiny je tabuľka používateľských práv, kde pre každého aktívneho používateľa firmy jedným kliknutím zvolíte jednu zo šiestich úrovní oprávnenia opísaných vyššie. Nad každým stĺpcom úrovne je tlačidlo „Označiť všetko", ktoré danú úroveň nastaví hromadne všetkým používateľom naraz.
Všeobecné parametre skupiny v nastavení modulu Pracovné výkazy
V nastavení modulu Pracovné výkazy, na karte konkrétnej skupiny, sa v sekcii „Nastavenie všeobecných parametrov" volí, ktoré časti pracovného výkazu sa v danej skupine vôbec zobrazujú a aké majú mať predvolené hodnoty.
| Voľba v nastavení | Čo ovplyvňuje |
|---|---|
| Vyplňte zariadenia/zariadenia | Zobrazí v detaile výkazu tabuľku na zápis prístrojov/zariadení; bez zapnutia sa tabuľka vôbec nezobrazuje |
| Vyplňte vykonanú prácu/servisné úlohy | Zobrazí v detaile výkazu tabuľku na zápis vykonanej práce; bez zapnutia sa tabuľka nezobrazuje |
| Vyplňte použitý materiál | Zobrazí v detaile výkazu tabuľku na zápis spotrebovaného materiálu; bez zapnutia sa tabuľka nezobrazuje |
| Vyplňte vedľajšie výdavky (doprava) | Zobrazí v detaile výkazu kartu na dopravu, čas na ceste a parkovné; bez zapnutia sa karta nezobrazuje |
| Poznámka | Podľa popisu má povoliť textovú poznámku pri výkaze; pole Poznámka je však v dialógu na zápis/úpravu výkazu dostupné vždy, bez ohľadu na túto voľbu |
| Hlavičkový papier/logo na dokumentoch | Nahrá obrázok (logo firmy, prípadne celú hlavičku), ktorý sa tlačí v záhlaví PDF výkazu; bez nahraného loga sa v PDF zobrazí len názov firmy textom |
| Predvolená cena za km prepravy | Predvyplní sa do poľa ceny za kilometer dopravy pri nových výkazoch danej skupiny |
| Predvolená cena za km času technika na ceste | Predvyplní sa do poľa ceny za kilometer na jedného technika pri nových výkazoch danej skupiny |
| Použité stavy | Začiarknutím sa určí, ktoré zo šiestich stavov výkazu sa v danej skupine vôbec ponúkajú vo filtri a v poli Stav; nezaškrtnutý stav sa v UI danej skupiny neobjaví |
| Práca na el. Zariadenia R, N | Zapne pri riadkoch tabuľky Práca dve dodatočné začiarkavacie polia „R" a „N" s doplnkovým textovým poľom; bez zapnutia sa tieto polia pri práci vôbec nezobrazujú |
| Predvolený text pri začiarknutí políčka R alebo N | Text, ktorý sa automaticky predvyplní do doplnkového poľa, keď používateľ začiarkne R, resp. N, a sám nezadá vlastný text |
Číslovanie pracovných výkazov v nastavení
Formát čísla pracovného výkazu sa nastavuje v module Pracovné výkazy samostatne pre každú skupinu pomocou polí Poradové číslo – prefix (napr. „VP"), rok, suffix (napr. „SCH"), počet číslic a číslo, od ktorého sa má číslovanie v danom roku začínať. Výsledné číslo potom vyzerá napríklad ako „VP2019SCH0001" (prefix VP, rok štvormiestne, suffix SCH, štvormiestne poradové číslo od 1). Bez vyplnenia týchto polí sa generuje len jednoduchý číselný rad bez predpony a prípony.
Šablóny prístrojov, práce a materiálu
Na kartách skupiny „Prístroje/vybavenie", „Práca/servisné úlohy" a „Materiál" si v nastavení modulu Pracovné výkazy vopred založíte opakovane používané položky – pri prístrojoch názov, typ a sériové číslo, pri práci názov, predvolený čas a sadzbu, pri materiáli názov a cenu za kus. Tlačidlo „Pridať riadok" založí nový prázdny riadok šablóny, ikona krížika riadok zmaže. Tieto šablóny sa potom používateľom ponúkajú ako rýchla voľba priamo pri vypĺňaní konkrétneho pracovného výkazu – výberom šablóny sa automaticky predvyplnia všetky súvisiace hodnoty daného riadku.
Prepojenie s HelpDeskom a texty e-mailu v nastavení
V nastavení modulu Pracovné výkazy je možné zapnúť prepojenie s tiketmi HelpDesku začiarknutím konkrétnych projektov HelpDesku – ich tikety sa potom budú ponúkať na prepojenie s pracovným výkazom. Táto voľba je dostupná len firmám, ktoré majú modul HelpDesk zapnutý; bez začiarknutia žiadneho projektu sa pole na prepojenie s tiketom v module Pracovné výkazy vôbec nezobrazuje. Ďalej je tu možné vyplniť predvolený „Predmet emailu" a „Text emailu", ktoré sa predvyplnia v dialógu na odoslanie výkazu; do predmetu je možné vložiť kľúčové slovo, ktoré sa nahradí číslom pracovného výkazu.
Používateľské rozhranie
Rozhranie modulu Pracovné výkazy tvorí pás dlaždíc skupín (stredísk), zbaliteľná karta „Filter" a tabuľka výkazov vybranej skupiny so stĺpcami, vyhľadávaním a exportom. Nasledujúce sekcie popisujú hlavnú obrazovku, dostupné filtre a jednotlivé stĺpce i akcie v tabuľke pracovných výkazov.
Hlavná obrazovka modulu Pracovné výkazy
Po výbere skupiny (strediska) sa v module Pracovné výkazy zobrazí karta „Filter" (je možné ju zbaliť alebo rozbaliť ikonami +/– vpravo v záhlaví), riadok rýchlych filtrov a akcií a tabuľka pracovných výkazov danej skupiny. Nad tabuľkou sú tlačidlá na vyhľadávanie, export a tlač zoznamu a prepínanie viditeľnosti stĺpcov.
Filtre a vyhľadávanie v module Pracovné výkazy
- Sériové číslo prístroja: textové vyhľadávanie pracovných výkazov podľa sériového čísla zapísaného prístroja/zariadenia, v zbaliteľnej karte „Filter"
- Rok: rozbaľovací zoznam rokov od roku registrácie firmy do budúceho roka, plus voľba „Všetko"
- Stav: prepínač tlačidiel „Všetko" a ďalej len tie stavy, ktoré administrátor v nastavení skupiny povolil (napr. „Založené", „Pridelený", „Vyriešený", „K fakturácii", „K fakturácii + dodatočný výpis", „Vybavené"), pri každom je zobrazený počet záznamov v danom stave
- Všetko / Len môj: prepínač, ktorý obmedzí zoznam len na výkazy, kde je prihlásený používateľ uvedený ako pracovník
- Tlačidlo Vyhľadať / Zrušiť: potvrdí vyplnené filtre, alebo ich vráti do predvoleného stavu
Stĺpce tabuľky a akcie pri zázname
Tabuľka pracovných výkazov v module Pracovné výkazy má stĺpce Číslo pracovného výkazu, Objednávacie číslo, Robotník, Spoločnosť (CRM), Stav, Vytvorený a Akcia; podporuje vyhľadávanie, radenie, export a tlač a prepínanie viditeľnosti stĺpcov. Odkazy priamo na čísle výkazu a na čísle zákazky otvárajú detail výkazu. Stĺpec Akcia zobrazuje podľa oprávnenia a stavu výkazu: ikonu oka (zobraziť detail), ikonu ceruzky (upraviť – len s oprávnením na úpravu a ak výkaz nie je uzamknutý), ikonu „Kopírovať" (len pri výkazoch v stave „Vybavené") a ikonu koša „Zmazať záznam" (len s najvyšším oprávnením, s potvrdzovacou otázkou).
Stavy pracovného výkazu
Pracovný výkaz v module Pracovné výkazy prechádza šiestimi možnými stavmi. Administrátor si v nastavení danej skupiny začiarknutím vyberá, ktoré z týchto stavov sa v nej vôbec používajú – nepoužité stavy sa nezobrazujú ani vo filtri, ani v ponuke poľa „Stav".
| Stav | Čo znamená | Ako do neho výkaz prejde |
|---|---|---|
| Založené | Výkaz bol práve vytvorený, práca na zákazke ešte nezačala | Automaticky pri založení nového výkazu, nemožno zvoliť ručne |
| Pridelený | Výkaz bol pridelený na spracovanie | Ručný výber v poli Stav pri úprave výkazu |
| Vyriešený | Na výkaze sa práve pracuje | Ručný výber v poli Stav pri úprave výkazu |
| K fakturácii | Výkaz je hotový a pripravený na vyúčtovanie | Ručný výber v poli Stav, alebo tlačidlom „Uložiť & k fakturácii" pri podpise |
| K fakturácii + dodatočný výpis | Výkaz je hotový na vyúčtovanie, ale k zákazke sa očakáva ešte ďalšia návšteva či výkaz | Iba ručný výber v poli Stav – samostatné tlačidlo pre tento stav v rozhraní nie je |
| Vybavené | Výkaz je uzavretý a uzamknutý proti bežným úpravám | Ručný výber v poli Stav, alebo automaticky, ak je prepojený tiket HelpDesku uzavretý ako vyriešený |
Kým je pracovný výkaz v stave „Vybavené", nemožno ho bežne upravovať – polia aj tlačidlá na pridávanie a mazanie položiek sú needitovateľné a upraviť takýto výkaz smie len používateľ s najvyšším oprávnením. Používateľ s najnižším editačným oprávnením navyše smie upravovať len výkazy, na ktorých je sám uvedený ako pracovník.
Základné operácie
Nasledujúce postupy popisujú každodennú prácu s pracovnými výkazmi v module Pracovné výkazy – od výberu skupiny (strediska) cez založenie nového výkazu, doplnenie položiek prístrojov, práce a materiálu, vedľajších výdavkov a prepojenia s HelpDeskom, až po podpis zákazníka, odovzdanie na fakturáciu, úpravu, kopírovanie a mazanie hotových výkazov.
Postup: Výber skupiny (strediska) v module Pracovné výkazy
- Na hlavnej obrazovke modulu Pracovné výkazy kliknite na dlaždicu s názvom požadovanej skupiny/strediska.
- Zobrazí sa filter a tabuľka výkazov danej skupiny; výber skupiny sa pamätá aj pri ďalšom vstupe do modulu.
Postup: Založenie nového pracovného výkazu
- V module Pracovné výkazy kliknite na tlačidlo Vytvoriť nad tabuľkou (tlačidlo je aktívne len s dostatočným oprávnením).
- V dialógu „Písanie/úprava pracovného výkazu" vyplňte povinné pole Objednávacie číslo, prípadne firmu z CRM, pobočku, poznámku a pracovníkov.
- Kliknite na Uložiť & ísť na zoznam alebo Uložiť & ísť na detail.
- Nový výkaz sa vždy založí v stave „Založené" – voľba stavu v dialógu sa pri zakladaní nového výkazu neuplatní.
- Po uložení sa zobrazí upozornenie, že ďalšie položky (prístroje, práca, materiál) je možné doplniť až po založení výkazu.
Polia dialógu Písanie/úprava pracovného výkazu
Dialóg na zápis a úpravu pracovného výkazu v module Pracovné výkazy obsahuje nasledujúce polia. Polia „Pracovný výkaz číslo" a „Objednávacie číslo" prehliadač sám zvýrazní a zabráni odoslaniu formulára, ak nie sú vyplnené – aplikácia pri nich nezobrazuje žiadnu vlastnú chybovú hlášku.
| Pole | Povinné | Popis |
|---|---|---|
| Pracovný výkaz číslo | áno, needitovateľné | Automaticky vygenerované poradové číslo podľa nastavenia číselného radu danej skupiny, len na čítanie |
| Objednávacie číslo | áno | Textové označenie zákazky, na ktorú sa výkaz vzťahuje |
| Firma (z modulu CRM) | nie | Výber zákazníckej firmy zo zoznamu firiem v CRM, rozbaľovacie pole s vyhľadávaním |
| Pobočka (CRM) | nie | Výber konkrétnej pobočky/adresy vybranej firmy, ponuka sa načítava podľa vybranej firmy |
| Stav | nie, pri zakladaní sa ignoruje | Aktuálny stav výkazu, na výber len stavy povolené v nastavení skupiny |
| Obj. odberateľa (zmluva) | nie | Číslo objednávky alebo zmluvy odberateľa |
| Robotník | nie | Výber jedného alebo viacerých pracovníkov, ktorí na výkaze pracujú; ponúka len používateľov s prístupom do danej skupiny |
| HelpDesk Projekt - lístok | nie | Výber otvoreného tiketu HelpDesku; zobrazí sa len pri zakladaní nového výkazu a len ak je prepojenie s HelpDeskom povolené |
| Poznámka | nie | Voľný viacriadkový formátovaný text k výkazu |
Postup: Doplnenie položiek výkazu (prístroje, práca, materiál)
- V module Pracovné výkazy otvorte detail výkazu – ikonou oka v zozname, alebo odkazom na čísle výkazu či zákazky.
- Na kartách „Prístroje/vybavenie", „Práca" a „Materiál" (zobrazujú sa len ak ich administrátor v nastavení skupiny zapol) kliknite na Pridať položku – pridá sa prázdny riadok.
- V riadku vyberte z rozbaľovacej ponuky existujúcu preddefinovanú šablónu, alebo napíšte vlastný názov.
- Doplňte ďalšie stĺpce (typ a sériové číslo pri prístrojoch; počet/čas, sadzbu a zľavu pri práci; počet kusov a cenu za kus pri materiáli) – každá zmena sa ukladá ihneď po opustení poľa, bez osobitného tlačidla „Uložiť".
- Cena riadku aj celková cena výkazu sa prepočítavajú automaticky.
Tip: Jednotlivý riadok zmažete ikonou koša (s potvrdením), alebo všetky riadky tabuľky naraz tlačidlom Odstrániť všetko.
Polia tabuľky Prístroje/vybavenie v detaile pracovného výkazu
| Pole | Popis |
|---|---|
| Názov | Názov prístroja/zariadenia – je možné vybrať z uložených šablón alebo napísať vlastný |
| Typ | Typové označenie prístroja |
| Sériové číslo | Sériové číslo prístroja; podľa neho je možné aj filtrovať v zozname pracovných výkazov |
Polia tabuľky Práca v detaile pracovného výkazu
| Pole | Popis |
|---|---|
| Názov | Popis vykonanej práce či servisného úkonu – je možné vybrať z uložených šablón alebo napísať vlastný; pri názve obsahujúcom „Hodinová sadzba" sa ponúkne doplnkové pole na popis |
| K zariadeniu | Poradové číslo riadku prístroja, ku ktorému sa práca vzťahuje |
| Ks (čas v hod.) | Odpracovaný čas v hodinách |
| Sadzba/hodina | Hodinová sadzba |
| Zľava v % | Percentuálna zľava na daný riadok |
| Cena | Automaticky dopočítaná cena riadku (sadzba krát čas, znížená o zľavu), len na čítanie |
| R / N (Elektrické zariadenia) | Dve voliteľné začiarkavacie polia s doplnkovým textovým poľom pri riadku práce; zobrazia sa len ak je v nastavení skupiny zapnutá voľba „Práca na el. Zariadenia R, N" |
Polia tabuľky Materiál v detaile pracovného výkazu
| Pole | Popis |
|---|---|
| Názov | Názov materiálu – je možné vybrať z uložených šablón alebo napísať vlastný |
| K zariadeniu | Poradové číslo súvisiaceho riadku prístroja |
| Ks | Počet kusov |
| Cena/ks | Cena za kus |
| Cena | Automaticky dopočítaná cena riadku (cena za kus krát počet kusov), len na čítanie |
Postup: Vedľajšie výdavky (doprava) pri pracovnom výkaze
Na karte „Vedľajšie výdavky" (zobrazí sa len ak je povolená v nastavení skupiny) vyplníte počet kilometrov, cenu za kilometer dopravy, cenu za kilometer na ceste na pracovníka, počet technikov a parkovné. Ceny za jednotlivé riadky aj celkový súčet vedľajších výdavkov sa dopočítajú automaticky.
| Pole | Popis |
|---|---|
| Náklady na dopravu (km, cena/km) | Počet najazdených kilometrov a cena za kilometer |
| Čas technika na ceste (cena/km/technik, počet technikov) | Cena za kilometer na jedného technika a počet technikov na ceste |
| Parkovné | Suma za parkovné |
Postup: Prepojenie pracovného výkazu s tiketom HelpDesku
- Buď vyberte konkrétny tiket rovno pri zakladaní výkazu v poli „HelpDesk Projekt - lístok", alebo v detaile už založeného výkazu kliknite na Odkaz na lístok.
- V dialógu „Prepojenie s tiketom od HelpDesku" vyberte tiket zo zoznamu otvorených tiketov povolených projektov a kliknite na Uložiť.
- Prepojený tiket sa v detaile výkazu zobrazí ako odkaz do jeho detailu v module HelpDesk.
Tlačidlo „Odkaz na lístok" sa v module Pracovné výkazy zobrazí len vtedy, ak administrátor v nastavení povolil prepojenie s aspoň jedným projektom HelpDesku. Ponúka vždy len otvorené tikety, nie vyriešené či uzavreté.
Postup: Podpis zákazníka a odovzdanie pracovného výkazu na fakturáciu
- V detaile výkazu, na karte s celkovou cenou, vyplňte meno zákazníka (podpis paličkovým písmom) a nechajte ho podpísať myšou alebo prstom do podpisového poľa; pole je možné zväčšiť tlačidlom Prejsť na celú stranu.
- Kliknite na Uložiť (uloží len podpis) alebo na Uložiť & k fakturácii (uloží podpis a zároveň nastaví stav na „K fakturácii"). Druhé tlačidlo je neaktívne a zobrazí hlášku „Nepripojený tiket", ak je v nastavení zapnuté prepojenie s HelpDeskom, ale výkaz nemá priradený žiadny tiket.
- Akonáhle je podpis raz uložený, podpisové pole zmizne a zobrazí sa uložený obrázok podpisu s tlačidlom Odstrániť podpis, ktoré umožní podpis nahrať znova.
Úprava pracovného výkazu
V module Pracovné výkazy upravíte existujúci pracovný výkaz kliknutím na ikonu ceruzky v zozname, alebo priamo v detaile výkazu – tlačidlo je dostupné len s oprávnením na úpravu a len ak výkaz nie je uzamknutý stavom „Vybavené". Používateľ s najnižším editačným oprávnením smie upravovať len výkazy, na ktorých je sám uvedený ako pracovník; najvyššie oprávnenie umožňuje upravovať aj uzavreté výkazy.
Postup: Kopírovanie hotového pracovného výkazu
- Pri výkaze v stave „Vybavené" kliknite v zozname na ikonu Kopírovať.
- V dialógu sa zobrazí upozornenie, že sa založí kópia a položky prístrojov, práce a materiálu sa prevezmú zo starého výkazu. Objednávacie číslo, firma, objednávka a pracovníci sa nekopírujú a je potrebné ich vyplniť znova.
- Po uložení vznikne nový pracovný výkaz v stave „Založené" s novým poradovým číslom.
Zmazanie a obnovenie pracovného výkazu
- Používateľ s najvyšším oprávnením klikne v module Pracovné výkazy na ikonu koša pri riadku výkazu a potvrdí otázku „Naozaj chcete zmazať tento záznam?".
- Zmazaný výkaz zmizne zo zoznamu a objaví sa v zozname Zmazané, dostupnom tlačidlom nad tabuľkou (len s najvyšším oprávnením), odkiaľ je možné ho obnoviť.
Rovnakým spôsobom – ikonou koša a potvrdzovacou otázkou „Naozaj chcete zmazať tento záznam?" – sa v module Pracovné výkazy maže aj jednotlivý riadok v tabuľke prístrojov, práce alebo materiálu; hromadné zmazanie všetkých riadkov tabuľky potvrdzuje hláška „Naozaj chcete zmazať tieto záznamy?".
Pokročilé funkcie
Okrem bežnej evidencie položiek ponúka modul Pracovné výkazy aj prácu s hotovým výkazom – tlač do PDF a odoslanie zákazníkovi e-mailom – a export zoznamu pracovných výkazov danej skupiny do tabuľkového súboru na ďalšie spracovanie mimo aplikácie.
Tlač a odosielanie pracovného výkazu
Hotový pracovný výkaz je možné v module Pracovné výkazy z jeho detailu vytlačiť do PDF alebo odoslať e-mailom priamo zákazníkovi – obe tlačidlá sú v hlavičke karty detailu výkazu vpravo hore a sú dostupné bez ohľadu na to, či je výkaz už podpísaný.
Export: PDF/Tlač pracovného výkazu
Vytvorí tlačovú verziu pracovného výkazu so všetkými zapísanými položkami, cenami, vedľajšími výdavkami a podpisom zákazníka.
- V module Pracovné výkazy otvorte detail konkrétneho výkazu.
- Kliknite na tlačidlo PDF/Tlač v hlavičke karty detailu.
- PDF verzia výkazu sa otvorí v novom okne/karte prehliadača.
Výstupný formát: PDF
Export do PDF je v module Pracovné výkazy dostupný vždy len z detailu jedného konkrétneho výkazu; hromadnú tlač viacerých výkazov naraz modul neponúka.
Export: Odoslanie e-mailom
Odošle hotový pracovný výkaz ako prílohu PDF priamo z aplikácie, bez nutnosti výkaz najprv sťahovať.
- V detaile výkazu kliknite na tlačidlo E-mail v hlavičke karty detailu.
- V dialógu „Odoslanie pracovného výkazu" doplňte e-mailovú adresu (je možné zadať viac adries oddelených čiarkou), alebo začiarknite uložené e-maily zákazníckej firmy z CRM (len ak má výkaz priradenú firmu s uloženými e-mailmi).
- Prípadne upravte predmet a text správy – sú predvyplnené podľa nastavenia modulu.
- Kliknite na Odoslať.
Výstupný formát: PDF ako príloha e-mailu
Po odoslaní sa zobrazí potvrdenie „E-mail bol odoslaný na X adresa(-y)." Odosielateľovi vždy chodí skrytá kópia odoslaného e-mailu a odpoveďná adresa je nastavená na adresu odosielateľa. Odoslanie sa zaznamená ako poznámka pri výkaze vrátane zoznamu adries, na ktoré bol e-mail odoslaný.
Export zoznamu pracovných výkazov
Tabuľka pracovných výkazov v module Pracovné výkazy ponúka nad zoznamom export aktuálne zobrazených riadkov do tabuľkového súboru a tlač celého zoznamu – nezávisle od exportu jednotlivého výkazu do PDF, ktorý sa robí z detailu konkrétneho výkazu.
Export: Excel (zoznam pracovných výkazov)
Vyexportuje aktuálne zobrazený (vyfiltrovaný) zoznam pracovných výkazov danej skupiny do tabuľkového súboru.
- V module Pracovné výkazy vyberte skupinu a prípadne nastavte filtre (rok, stav, sériové číslo prístroja).
- Kliknite na tlačidlo exportu nad tabuľkou pracovných výkazov.
- Súbor sa stiahne do vášho počítača.
Výstupný formát: XLSX
Hromadné operácie
V module Pracovné výkazy je možné hromadne zmazať všetky riadky jednej z tabuliek položiek – tlačidlo Odstrániť všetko je dostupné na kartách „Prístroje/vybavenie", „Práca" a „Materiál" v detaile výkazu a pred zmazaním sa zobrazí potvrdzovacia otázka „Naozaj chcete zmazať tieto záznamy?". Hromadný export alebo tlač viacerých pracovných výkazov naraz modul neponúka – export do PDF funguje len pre jeden konkrétny výkaz z jeho detailu.
Automatické funkcie modulu Pracovné výkazy
Modul Pracovné výkazy má niekoľko funkcií, ktoré prebehnú bez zásahu používateľa: automatické pridelenie čísla novému výkazu, automatický záznam každej zmeny položiek do poznámok výkazu a automatiku prepojenú so stavom pripojeného tiketu HelpDesku, popísanú v nasledujúcich sekciách.
Automatické číslovanie pracovných výkazov
Pri založení nového pracovného výkazu (aj pri vytvorení kópie) sa automaticky pridelí ďalšie voľné poradové číslo podľa formátu nastaveného v danej skupine (prefix, rok, suffix, počet číslic, počiatočné číslo). Modul si pre každý rok pamätá posledné použité číslo, takže sa číslovanie nikdy neduplikuje.
Automatický záznam zmien v poznámkach
Každá zmena riadku v tabuľkách Prístroje/vybavenie, Práca a Materiál – pridanie, úprava ktoréhokoľvek stĺpca, zmazanie jednotlivého riadku aj hromadné zmazanie – sa v module Pracovné výkazy bez zásahu používateľa zapíše ako poznámka do histórie výkazu (kto, kedy a ktoré pole na akú hodnotu zmenil). Rovnako sa automaticky zaznamená uloženie podpisu a odoslanie výkazu e-mailom vrátane zoznamu adries.
Automatika prepojenia s HelpDeskom
Ak má pracovný výkaz prepojený tiket HelpDesku a používateľ ho uloží so stavom „K fakturácii" alebo „K fakturácii + dodatočný výpis" – či už cez úpravu výkazu, alebo tlačidlom pri podpise – systém automaticky vygeneruje PDF výkazu a priloží ho ako poznámku k prepojenému tiketu HelpDesku. Ak má daný projekt HelpDesku definovanú závažnosť nazvanú presne „K fakturácii", automaticky sa na ňu prepne aj závažnosť tiketu. Naopak, keď je prepojený tiket po vyriešení po nastavenej dobe automaticky uzavretý, všetky naň napojené pracovné výkazy sa pri tomto uzavretí automaticky prepnú do stavu „Vybavené" a tým sa uzamknú proti bežnej úprave.
Integrácia s ďalšími modulmi
Modul Pracovné výkazy je úzko prepojený s modulom CRM (zákaznícka firma a pobočka) a voliteľne s modulom HelpDesk (prepojenie výkazu s tiketom); vygenerované doklady a prílohy sa navyše ukladajú do centrálnej evidencie súborov.
CRM - Správa kontaktov
Pri zakladaní aj úprave pracovného výkazu sa zákaznícka firma vyberá zo zoznamu firiem vedených v module CRM, vrátane výberu konkrétnej pobočky či adresy danej firmy. V detaile výkazu vedie odkaz s názvom firmy priamo do jej detailu v module CRM. Pri odosielaní výkazu e-mailom sa navyše ponúka na začiarknutie e-mailové adresy uložené pri danej firme v CRM, takže adresu nemusíte opisovať ručne.
HelpDesk
Ak má firma modul HelpDesk zapnutý a administrátor v nastavení modulu Pracovné výkazy povolí prepojenie s konkrétnymi projektmi, je možné pracovný výkaz prepojiť s konkrétnym tiketom HelpDesku – či už rovno pri jeho založení, alebo dodatočne tlačidlom „Odkaz na lístok". Prepojený tiket sa v detaile výkazu zobrazuje ako odkaz do jeho detailu v HelpDesku. Väzba funguje oboma smermi automaticky: uzavretie tiketu uzamkne a uzavrie naviazané pracovné výkazy (prepnú sa do stavu „Vybavené"), zatiaľ čo odovzdanie výkazu na fakturáciu naopak priloží PDF výkazu ako poznámku k tiketu a prípadne prepne jeho závažnosť.
Súbory
Logo/hlavička skupiny nastavená v module Pracovné výkazy, obrázok podpisu zákazníka aj vygenerované PDF (či už pri tlači, odosielaní e-mailom, alebo pri automatickom odovzdaní HelpDesk tiketu) sa ukladajú do centrálnej evidencie súborov firmy rovnako ako v ostatných moduloch aplikácie.
Riešenie problémov
Nasledujúce časté otázky a tipy pomôžu vyriešiť najčastejšie nejasnosti pri každodennej práci s modulom Pracovné výkazy – od chýbajúceho prístupu do skupiny cez uzamknuté výkazy až po odlíšenie tohto modulu od podobne znejúceho modulu Výkazy práce.
Časté otázky k modulu Pracovné výkazy
Otázka: Po otvorení modulu Pracovné výkazy nevidím žiadnu skupinu ani tabuľku výkazov.
Riešenie: Nemáte pridelené oprávnenie do žiadnej skupiny (strediska). Obráťte sa na používateľa so správou nastavenia modulu Pracovné výkazy, aby vám na karte danej skupiny pridelil aspoň úroveň „Vidia svoje".
Otázka: Prečo je v detaile výkazu neaktívne tlačidlo „Uložiť & k fakturácii" a zobrazuje sa text „Nepripojený tiket"?
Riešenie: Skupina má v nastavení zapnuté povinné prepojenie s HelpDeskom, ale k tomuto výkazu zatiaľ nie je priradený žiadny tiket. Kliknite najprv na tlačidlo „Odkaz na lístok" a vyberte otvorený tiket.
Otázka: Prečo nejde v pracovnom výkaze upraviť ani pridať žiadnu položku?
Riešenie: Výkaz je v stave „Vybavené" a je uzamknutý proti bežným úpravám. Upraviť ho môže len používateľ s najvyšším oprávnením v danej skupine; ak takéto oprávnenie nemáte, obráťte sa na správcu modulu.
Otázka: Kde v module Pracovné výkazy nájdem zmazané pracovné výkazy?
Riešenie: Tlačidlom „Zmazané" nad tabuľkou výkazov – je dostupné len používateľom s najvyšším oprávnením v danej skupine. V zobrazenom zozname zmazaných výkazov je možné záznam obnoviť.
Otázka: Čím sa modul Pracovné výkazy líši od modulu Výkazy práce?
Riešenie: Pracovné výkazy evidujú servisné a montážne zákazky u zákazníka – prístroje, prácu, materiál, podpis a odovzdanie na fakturáciu. Výkazy práce sú samostatný modul pre inú agendu a s Pracovnými výkazmi nesúvisia.
Otázka: Prečo sa mi vo výkaze nezobrazuje pole „HelpDesk Projekt - lístok"?
Riešenie: Buď firma nemá zapnutý modul HelpDesk, alebo administrátor v nastavení modulu Pracovné výkazy nepovolil prepojenie so žiadnym projektom HelpDesku. Pole sa navyše zobrazuje len pri zakladaní nového výkazu.
Tipy na efektívnu prácu s pracovnými výkazmi
- Tip: V nastavení skupiny si vopred založte šablóny prístrojov, práce a materiálu – výrazne to zrýchli vypĺňanie jednotlivých pracovných výkazov v teréne.
- Tip: Nastavte predvolenú cenu za kilometer dopravy a za kilometer na ceste technika v nastavení skupiny, aby ste ju nemuseli zadávať pri každom výkaze ručne.
- Tip: Predvyplňte v nastavení modulu predmet a text e-mailu na odosielanie výkazov, vrátane kľúčového slova na automatické doplnenie čísla výkazu.
- Tip: Položky prístrojov, práce a materiálu sa ukladajú ihneď po opustení poľa – nie je potrebné na detaile výkazu nič osobitne ukladať.
- Tip: Prepínačom „Len môj" nad tabuľkou rýchlo zobrazíte iba pracovné výkazy, na ktorých ste sami uvedení ako pracovník.