Evidencia vozidiel
Prehľad
Modul Evidencia vozidiel (evoz, VehiclesRecords) slúži na centrálnu evidenciu firemných vozidiel a všetkých údajov s nimi spojených. Umožňuje spravovať základné technické informácie, poistenie, STK, servisné záznamy, diaľničné známky a náklady na prevádzku. Systém automaticky upozorňuje zodpovedné osoby na blížiace sa vypršanie platnosti poistenia, STK, servisných termínov a ďalších dôležitých lehôt.
Kľúčové funkcie modulu Evidencia vozidiel
- Evidencia základných údajov o vozidlách (ŠPZ, VIN, typ, vlastník, vodiči)
- Správa poistenia (povinné zmluvné poistenie, havarijné poistenie) a STK
- Servisné záznamy a plán servisných úkonov podľa kilometrov alebo mesiacov
- Evidencia škôd a nehôd s prílohami
- Evidencia nákladov na vozidlá s prehľadom po rokoch
- História vodičov (kto vozidlo využíval a v akom období)
- Odovzdávacie protokoly pri odovzdaní vozidla
- Diaľničné známky a mýtne (vrátane hromadného importu pre ČR)
- Rezervácie vozidiel s kalendárom a schvaľovacím procesom
- Automatické e-mailové upozornenia na blížiace sa vypršanie termínov
Prístup a nastavenie
Ako sa dostať do modulu Evidencia vozidiel
Navigačná cesta do modulu Evidencia vozidiel: Hlavné menu → Evidencia vozidiel
Modul Rezervácie vozidiel je dostupný cez Hlavné menu → Rezervácie vozidiel. Oba moduly sú prepojené a zdieľajú dáta o vozidlách.
Nastavenie modulu Evidencia vozidiel
Konfigurácia a prístupové práva modulu Evidencia vozidiel sú dostupné cez Nastavenia → Evidencia vozidiel. Nastavenie je rozdelené do troch záložiek: Práva k modulu, Všeobecné nastavenia a Voliteľné polia.
Všeobecné nastavenia Evidencie vozidiel
- Počet dní dopredu pre zobrazenie upozornení: Nastavenie, koľko dní pred vypršaním sa zobrazí varovanie v sekcii „Je nutné čoskoro riešiť" (predvolená hodnota je 14 dní)
- Zobraziť vozidlá bez zadaných termínov: Či zobrazovať aj vozidlá, pri ktorých termíny nie sú vyplnené
- Informácie o vypršaní zasielať e-mailom: Výber, komu systém zasiela upozornenia – správcovi a vodičom vozidla, iba správcovi, iba vodičom, alebo nikomu
- Typ odovzdávacieho protokolu: Formát výstupu (Word alebo Excel)
- Zobraziť časť financovania: Zapnutie sekcie s údajmi o úvere alebo leasingu vozidla
- Zobraziť históriu vodičov: Zapnutie záložky s evidenciou, kto vozidlo v akom období využíval
- Špeciálne právo vodič: Ak je zapnuté, používateľ s právom „Vidí vozidlá, kde je uvedený ako vodič" vidí iba základné informácie, diaľničné známky, poistenie, tankovaciu kartu, vesty a pneumatiky
Voliteľné polia Evidencie vozidiel
V záložke Voliteľné polia je možné definovať až 11 vlastných stĺpcov pre evidenciu špecifických informácií o vozidlách. Pri každom stĺpci je možné nastaviť názov, typ (text, číslo, dátum, zoznam), či je povinný a či sa zobrazuje v hlavnej tabuľke.
Používateľské práva a prístupové oprávnenia k Evidencii vozidiel
Oprávnenia k modulu Evidencia vozidiel sa nastavujú v Nastavenia → Evidencia vozidiel → Práva k modulu. Každému používateľovi je možné priradiť jedno z týchto oprávnení:
| Oprávnenie | Popis |
|---|---|
| Bez prístupu | Používateľ nemá prístup do modulu Evidencia vozidiel |
| Vidí vozidlá, kde je uvedený ako vodič | Zobrazenie vlastných vozidiel (kde je priradený ako vodič), bez možnosti úprav |
| Vidí vozidlá, kde je uvedený ako vodič, a môže ich upravovať | Prezeranie a editácia vozidiel, kde je priradený ako vodič |
| Vidí všetky vozidlá, nemôže upravovať | Prezeranie všetkých vozidiel bez možnosti úprav |
| Vidí všetky vozidlá, môže upravovať tie, kde je uvedený ako vodič | Prezeranie všetkých vozidiel, editácia iba vlastných |
| Vidí všetko, môže upravovať všetko a zadávať nové | Plný prístup ku všetkým vozidlám vrátane pridávania nových |
| Vidí a môže všetko, aj mazať | Administrátorský prístup vrátane mazania vozidiel |
Nastavenie modulu Rezervácie vozidiel
Konfigurácia Rezervácií vozidiel je dostupná cez Nastavenia → Rezervácie vozidiel. Nastavenie zahŕňa prístupové práva, všeobecné parametre a farebné označenie vozidiel v kalendári.
- Rezervácie vozidiel aj na čas: Štandardne sa vozidlá rezervujú na celý deň. Zapnutím tejto možnosti sa pri každej rezervácii volí aj čas
- Predvyplniť dátum: Či sa formulár rezervácie predvyplní dnešným alebo zajtrajším dátumom
- Predvyplniť čas: Predvolený čas pre nové rezervácie
- Minimálna dĺžka rezervácie v minútach: Najmenší možný časový interval rezervácie
- Možnosť zrušenia rezervácie zadávateľom: Či môže žiadateľ sám zrušiť už schválenú rezerváciu
- Poznámka pri schválení/zamietnutí: Či schvaľovateľ musí zadať poznámku pri schválení alebo zamietnutí rezervácie
Oprávnenia k Rezervácii vozidiel
| Oprávnenie | Popis |
|---|---|
| Bez prístupu | Používateľ nemá prístup k rezerváciám vozidiel |
| Čítať rezervácie a rezervovať vybrané vozidlá | Používateľ môže čítať rezervácie a rezervovať konkrétne vozidlá (výber vozidiel sa nastavuje samostatne) |
| Rezervovať akékoľvek dostupné vozidlo | Používateľ môže rezervovať ľubovoľné vozidlo označené ako „možno rezervovať" |
| Schvaľuje a maže rezervácie vybraných vozidiel | Schvaľovateľ pre konkrétne vozidlá (výber vozidiel sa nastavuje samostatne) |
| Schvaľuje a maže akékoľvek rezervácie vozidiel | Schvaľovateľ pre všetky vozidlá |
| Upravovať akékoľvek rezervácie | Plný prístup k úpravám všetkých rezervácií |
| Rezervovať menom niekoho iného | Doplnkové právo – možnosť vytvoriť rezerváciu za iného zamestnanca |
Používateľské rozhranie modulu Evidencia vozidiel
Hlavná obrazovka Evidencie vozidiel
Hlavná obrazovka modulu Evidencia vozidiel sa skladá z troch hlavných sekcií. V hornej časti je panel Je nutné čoskoro riešiť (červený rámček), ktorý zobrazuje vozidlá s blížiacim sa vypršaním rôznych termínov. V strede sa nachádza panel filtrov. Dolu je hlavná tabuľka so zoznamom všetkých vozidiel.
Panel upozornení na blížiace sa termíny
V module Evidencia vozidiel panel Je nutné čoskoro riešiť zobrazuje vozidlá, ktorých termíny vypršia v nastavený počet dní (štandardne 14 dní). Sledované termíny zahŕňajú:
- Vyprší tankovacia karta
- Vyprší povinné zmluvné poistenie
- Vyprší havarijné poistenie
- Vyprší STK
- Vyprší servis (podľa dátumu alebo kilometrov – systém kontroluje aj knihu jázd a GPS dáta)
- Vyprší lekárnička
- Vyprší revízia zdvíhacieho zariadenia (nákladné vozidlá)
- Vyprší revízia tachografu
- Vyprší diaľničná známka
- Vyprší úver / leasing (ak je zapnutá sekcia financovania)
Tip: Informácie o vypršaní termínu sú tiež automaticky zasielané e-mailom nastavený počet dní pred vypršaním (správcovi, vodičom alebo obom).
Panel už vypršaných termínov
Pod panelom blížiacich sa termínov sa zobrazuje panel Vypršalo s rovnakými kategóriami. Prepínačom Všetko / Vypršalo pred menej ako 90 dňami je možné obmedziť zobrazovaný rozsah. Ďalej je zobrazená sekcia Nevyriešené škody pre vozidlá s otvorenými záznamami o škodách alebo nehodách.
Filtre a vyhľadávanie v Evidencii vozidiel
Panel filtrov (žltý rámček) v module Evidencia vozidiel umožňuje filtrovať zoznam vozidiel podľa:
- Aktívne (vyradené): Zobraziť iba aktívne vozidlá, iba neaktívne (vyradené), alebo všetky
- Poisťovňa: Filter podľa poisťovne vozidla
- Vodič: Filter podľa priradeného vodiča
- Správca vozidiel: Filter podľa správcu vozidla
Okrem filtrov je možné v hlavnej tabuľke využiť textové vyhľadávanie DataTables. Tlačidlom Zobraziť stĺpce si vyberiete stĺpce, ktoré chcete vidieť – odporúčame vybrať len relevantné stĺpce pre prehľadnosť.
Hlavná tabuľka vozidiel
Tabuľka v module Evidencia vozidiel zobrazuje vozidlá s voliteľnými stĺpcami: ŠPZ, Typ vozidla, Interné označenie, Názov, Možno rezervovať, Umiestnenie, Typ vlastníctva, VIN, Rok výroby, Do prevádzky, Aktívne, Ťažné/prípojné, Číslo zelenej karty, Vodiči, Správca vozidla, Číslo malého TP, Číslo veľkého TP, tankovacia karta, poistné údaje, STK, servis, lekárnička, pneumatiky, reflexné vesty, rádio PIN, diaľničné známky a voliteľné vlastné polia.
Tip: Pomocou tlačidla Excel je možné exportovať celú tabuľku do Excelu.
Základné operácie v Evidencii vozidiel
Postup: Pridanie nového vozidla
V module Evidencia vozidiel kliknite na tlačidlo Pridať vozidlo (zelené tlačidlo vpravo hore v hlavnej tabuľke). Otvorí sa formulár Zapísanie nového vozidla.
- Kliknite na Pridať vozidlo
- Vyplňte povinné polia označené hviezdičkou (*):
- ŠPZ: Štátna poznávacia značka vozidla
- Názov: Názov alebo popis vozidla (napr. Škoda Octavia)
- Vyplňte voliteľné základné polia:
- Aktívne: Či je vozidlo v prevádzke
- Možno rezervovať: Či je možné vozidlo rezervovať (zobrazí sa iba ak je zapnutý modul Rezervácie vozidiel)
- Typ vozidla: Osobné, nákladné alebo stroj – nákladné a stroje majú rozšírené možnosti zadávania
- Typ paliva: Druh pohonnej hmoty
- Priemerná spotreba: Priemerná spotreba paliva
- Kapacita nádrže: Objem nádrže v litroch
- Ťažné/prípojné: Či ide o ťažné alebo prípojné vozidlo
- Umiestnenie: Miesto parkovania alebo garáže
- Typ vlastníctva: Vlastné, leasing, prenájom a pod.
- Interné označenie: Vlastné označenie pre potreby firmy
- VIN: Identifikačné číslo vozidla
- Rok výroby: Rok výroby vozidla
- Do prevádzky: Dátum uvedenia do prevádzky
- Vodiči: Priradenie jedného alebo viacerých vodičov (výber z používateľov s prístupom do modulu)
- Správca vozidla: Osoba zodpovedná za vozidlo – dostáva e-mailové upozornenia
- Číslo malého TP: Číslo technického preukazu
- Číslo veľkého TP: Číslo veľkého technického preukazu
- STK do: Dátum platnosti technickej kontroly
- Servis do (km/MTH): Kilometrický alebo hodinový limit pre servis
- Servis do dátum: Dátumový limit pre servis
- Lekárnička platná do: Dátum platnosti lekárničky
- Rádio PIN: PIN kód autorádia
- Pri nákladných vozidlách vyplňte sekciu Revízie:
- Revízia zdvihu do: Dátum revízie zdvíhacieho zariadenia
- Revízia tachografu do: Dátum revízie tachografu
- Kliknite na Uložiť
Postup: Editácia existujúceho vozidla
V module Evidencia vozidiel kliknite na tlačidlo Upraviť v riadku príslušného vozidla v tabuľke, alebo otvorte detail vozidla a kliknite na Editovať. Formulár editácie je totožný s formulárom pre pridanie nového vozidla.
- V tabuľke kliknite na ikonu Upraviť pri danom vozidle, alebo otvorte detail vozidla
- Upravte požadované údaje
- Kliknite na Uložiť
Postup: Odstránenie vozidla
V module Evidencia vozidiel je možné vozidlo zmazať iba používateľom s administrátorským oprávnením. Zmazané vozidlá sú dostupné cez tlačidlo Zmazané (červené tlačidlo v hlavnej tabuľke).
- V tabuľke kliknite na ikonu Zmazať pri danom vozidle
- Potvrďte odstránenie v dialógovom okne
Detail vozidla v Evidencii vozidiel
Záložky v detaile vozidla
Detail vozidla v module Evidencia vozidiel je rozdelený do záložiek, ktoré obsahujú rôzne sekcie informácií. Dostupné záložky závisia od nastavenia modulu:
- Základné: Technické údaje, poistenie, STK, tankovacia karta, pneumatiky, vesty
- Servisné záznamy: História servisných úkonov s prílohami
- Plán servisu: Naplánované servisné úkony podľa km alebo mesiacov
- Škody: Evidencia dopravných nehôd a škôd
- Náklady: Náklady na prevádzku vozidla (pohonné hmoty, opravy, poistky a pod.)
- História vodičov: Kto vozidlo v akom období a s akým stavom km využíval (ak je zapnuté v nastavení)
- Odovzdávacie protokoly: Dokumenty o odovzdaní vozidla zamestnancovi
- Prílohy: Dokumenty priložené k vozidlu
- Diaľničné známky: Evidencia diaľničných známok a mýtnych jednotiek
Pokročilé funkcie Evidencie vozidiel
Postup: Pridanie servisného záznamu
V module Evidencia vozidiel, v detaile vozidla na záložke Servisné záznamy, kliknite na tlačidlo Pridať servisný záznam. Servisné záznamy evidujú vykonané servisné úkony s dátumom a popisom.
- Otvorte detail vozidla a prejdite na záložku Servisné záznamy
- Kliknite na Pridať servisný záznam
- Vyplňte formulár:
- Dátum: Dátum vykonania servisu
- Servis: Popis vykonaných úkonov (textové pole)
- Prílohy: Priložte faktúry alebo správy zo servisu (drag & drop alebo výber súborov)
- Kliknite na Uložiť
Postup: Nastavenie plánu servisu pre vozidlo
V module Evidencia vozidiel je možné nastaviť plán pravidelných servisných úkonov pre konkrétne vozidlo. Plán servisu umožňuje definovať, aké úkony sa majú vykonať v závislosti od najazdených kilometrov (alebo MTH pri strojoch) alebo po uplynutí určeného počtu mesiacov.
- Otvorte detail vozidla a prejdite na záložku Plán servisu
- Kliknite na Pridať/Upraviť plán servisu
- Pre každý servisný úkon vyplňte:
- Km alebo MTH: Interval v kilometroch alebo motohodinách
- Mesiacov: Interval v mesiacoch
- Popis: Popis servisného úkonu
- Príloha: Voliteľný dokument (technický list a pod.)
- Kliknite na Uložiť
Tip: Hromadné nastavenie plánu servisu pre viacero vozidiel naraz je dostupné cez tlačidlo Servis plán priamo v hlavnej tabuľke vozidiel.
Postup: Zapísanie škody alebo nehody
V module Evidencia vozidiel, v detaile vozidla na záložke Škody, kliknite na tlačidlo Pridať škodu. Nevyriešené škody sú viditeľné aj na hlavnej stránke modulu v sekcii „Nevyriešené škody".
- Otvorte detail vozidla a prejdite na záložku Škody
- Kliknite na Pridať škodu
- Vyplňte formulár:
- Dátum: Dátum udalosti (povinné)
- Číslo udalosti: Referenčné číslo poistnej udalosti alebo škodovej správy
- Vyriešené: Zaškrtnite, ak je škoda už vyriešená
- Poznámka: Popis priebehu a stavu riešenia
- Prílohy: Fotografie škody, správy, poistné zmluvy a pod.
- Kliknite na Uložiť
Postup: Evidencia nákladov na vozidlo
V module Evidencia vozidiel, v detaile vozidla na záložke Náklady, kliknite na tlačidlo Pridať náklad. Náklady sú evidované s typom a čiastkou a je možné k nim prikladať prílohy (faktúry, doklady).
- Otvorte detail vozidla a prejdite na záložku Náklady
- Kliknite na Pridať náklad
- Vyplňte formulár:
- Dátum: Dátum nákladu (povinné)
- Typ: Typ nákladu – je možné vybrať existujúci alebo zadať nový (pohonné hmoty, poistka, oprava a pod.)
- Čiastka: Výška nákladu (povinné)
- Popis: Voliteľný popis nákladu
- Prílohy: Faktúry alebo doklady
- Kliknite na Uložiť
Prehľad nákladov na vozidlá
V module Evidencia vozidiel je k dispozícii súhrnný prehľad nákladov cez tlačidlo Náklady na vozidlá v hlavnej tabuľke. Tabuľka zobrazuje celkové náklady na každé vozidlo rozpísané po rokoch a celkový súčet. Dáta je možné exportovať do Excelu alebo vytlačiť.
Postup: Pridanie záznamu do histórie vodičov
V module Evidencia vozidiel, v detaile vozidla na záložke História vodičov, je možné evidovať, kto vozidlo v danom období využíval. Táto záložka je dostupná iba ak je v nastavení modulu zapnutá funkcia „Zobraziť históriu vodičov".
- Otvorte detail vozidla a prejdite na záložku História vodičov
- Kliknite na Pridať záznam
- Vyplňte formulár:
- Dátum od: Začiatok obdobia využívania
- Stav km 1.: Stav tachometra na začiatku obdobia
- Dátum do: Koniec obdobia využívania
- Stav km 2.: Stav tachometra na konci obdobia
- Vodič – používateľ: Výber zamestnanca (zobrazujú sa používatelia s prístupom do modulu)
- Kliknite na Uložiť
Postup: Vytvorenie odovzdávacieho protokolu
V module Evidencia vozidiel je možné vygenerovať odovzdávací protokol pri odovzdaní vozidla zamestnancovi. Protokol je dostupný v detaile vozidla na záložke Odovzdávacie protokoly. Formát výstupu (Word alebo Excel) sa nastavuje vo všeobecnom nastavení modulu.
- Otvorte detail vozidla a prejdite na záložku Odovzdávacie protokoly
- Kliknite na Vytvoriť odovzdávací protokol
- Vyplňte formulár:
- Používateľ: Zamestnanec, ktorému sa vozidlo odovzdáva (povinné)
- Stav tachometra (km): Aktuálny stav kilometrov pri odovzdaní
- Výbava: Zoznam výbavy vozidla pri odovzdaní
- Odovzdanie: Poznámky k odovzdaniu
- Odovzdal – meno: Meno osoby, ktorá vozidlo odovzdáva (povinné, predvyplnené prihláseným používateľom)
- Kliknite na Vytvoriť odovzdávací protokol – dokument sa otvorí pre tlač alebo stiahnutie
Postup: Import diaľničných známok z EDAZ súboru
V module Evidencia vozidiel (iba pre Českú republiku) je možné hromadne importovať diaľničné známky z elektronického výpisu EDAZ vo formáte XLSX. Tlačidlo Import hromadného nákupu diaľničných známok EDAZ....XLS sa zobrazuje v dolnej časti hlavnej tabuľky vozidiel.
- V hlavnej tabuľke vozidiel kliknite na Import hromadného nákupu diaľničných známok EDAZ....XLS
- Vyberte súbor EDAZ vo formáte XLSX
- Kliknite na Uložiť
- Systém automaticky priradí diaľničné známky k vozidlám podľa ŠPZ
Tlač štítkov diaľničných známok
V module Evidencia vozidiel (iba pre ČR) je možné vytlačiť štítky pre diaľničné známky. Tlačidlo Tlač štítkov diaľničných známok CZ je dostupné v hlavnej tabuľke vozidiel. Zobrazí prehľad diaľničných známok pre tlač etikiet.
Rezervácie vozidiel
Prehľad modulu Rezervácie vozidiel
Modul Rezervácie vozidiel (evoz_rezervace) umožňuje zamestnancom žiadať o rezerváciu firemného vozidla na určitý termín. Žiadosti môžu byť automaticky schvaľované alebo vyžadovať súhlas schvaľovateľa. Rezervácie sú zobrazené v prehľadnom kalendári.
Zobrazenie rezervácií vozidiel
V module Rezervácie vozidiel sú tri spôsoby zobrazenia:
- Žiadosti: Tabuľkový prehľad všetkých rezervácií so stavom (čakajúce, schválené, zamietnuté)
- Mesačný prehľad: Interaktívny kalendár FullCalendar s farebne odlíšenými vozidlami
- Ročný prehľad: Prehľad za celý rok (dostupný iba ak nie sú rezervácie na čas)
Postup: Vytvorenie žiadosti o rezerváciu vozidla
V module Rezervácie vozidiel kliknite na tlačidlo Pridať žiadosť alebo kliknite na dátum v kalendári. Žiadosť o rezerváciu je možné vytvoriť aj menom iného zamestnanca, ak máte zodpovedajúce oprávnenie.
- V module Rezervácie vozidiel kliknite na Pridať žiadosť alebo na dátum v kalendári
- Vyplňte formulár Žiadosť o rezerváciu:
- Zamestnanec: Výber žiadateľa (pri rezervácii menom iného)
- Vozidlo: Výber vozidla zo zoznamu dostupných vozidiel
- Od (dátum): Dátum začiatku rezervácie
- Do (dátum): Dátum konca rezervácie
- Čas od / do: Čas rezervácie (zobrazí sa iba ak sú zapnuté rezervácie na čas)
- Typ cesty: Druh pracovnej cesty
- Miesto: Cieľ alebo miesto určenia
- Voliteľne nastavte Opakovanie: Denné, týždenné, mesačné alebo ročné opakovanie s dátumom ukončenia
- Systém automaticky overí, či je vozidlo v danom termíne voľné – zobrazí varovanie ak už je rezervované
- Kliknite na Uložiť
Poznámka: Ak vozidlo v požadovanom termíne nie je dostupné, tlačidlo Uložiť je zablokované a zobrazí sa chybové hlásenie.
Filtre v prehľade rezervácií vozidiel
V module Rezervácie vozidiel, v záložke Žiadosti, je možné filtrovať záznamy podľa:
- Vozidlo: Filter podľa konkrétneho vozidla
- Žiadosti: Zobraziť všetky, iba čakajúce, iba schválené alebo iba zamietnuté rezervácie
- Žiadateľ: Filter podľa zamestnanca, ktorý žiadosť podal
Postup: Schválenie alebo zamietnutie rezervácie vozidla
V module Rezervácie vozidiel môže schvaľovateľ schváliť alebo zamietnuť jednotlivé žiadosti o rezerváciu. Pre schválenie je nutné mať oprávnenie „Schvaľuje a maže rezervácie vybraných vozidiel" alebo vyššie.
- V záložke Žiadosti vyhľadajte čakajúcu žiadosť
- Kliknite na tlačidlo Schváliť alebo Zamietnuť pri danom zázname
- Ak je v nastavení zapnutá možnosť „Poznámka pri schválení/zamietnutí", vyplňte voliteľnú poznámku
- Potvrďte akciu
Postup: Hromadné schválenie alebo zamietnutie rezervácií vozidiel
V module Rezervácie vozidiel je možné hromadne schváliť alebo zamietnuť viacero žiadostí naraz. Funkcia je dostupná v záložke Žiadosti.
- V záložke Žiadosti zaškrtnite žiadosti, ktoré chcete hromadne spracovať
- Kliknite na Hromadne schváliť alebo Hromadne zamietnuť
- Potvrďte akciu
Kalendár rezervácií vozidiel
V module Rezervácie vozidiel záložka Mesačný prehľad zobrazuje interaktívny kalendár so všetkými rezerváciami. Každé vozidlo má vlastnú farbu (nastaviteľnú v Nastavenia → Rezervácie vozidiel → Farebné označenie). Kliknutím na deň alebo na existujúcu rezerváciu v kalendári je možné vytvoriť novú alebo upraviť existujúcu rezerváciu. Navigácia po mesiacoch je dostupná šípkami vľavo a vpravo.
Integrácia s ďalšími modulmi
- Cestovné príkazy: Evidencia vozidiel je prepojená s modulom Cestovné príkazy. Pri vypĺňaní cestovného príkazu je možné vybrať firemné vozidlo z evidencie.
- Kniha jázd: Systém číta dáta z knihy jázd pre zistenie aktuálneho stavu kilometrov pri kontrole blížiaceho sa servisného termínu.
- GPS Lokácia: Ak je integrované GPS sledovanie, systém číta aktuálny stav tachometra z GPS dát pre výpočet blížiaceho sa servisného termínu.
- Dokumenty a súbory: Ku každému vozidlu, servisnému záznamu, škode alebo nákladu je možné prikladať ľubovoľné prílohy (fotografie, faktúry, zmluvy a pod.).
- Rozpis prác: Rezerváciu vozidla je možné vytvoriť priamo z modulu Rozpis prác pre konkrétneho zamestnanca.
- Zamestnanci: Používatelia s prístupom do modulu Evidencia vozidiel sú dostupní ako vodiči a správcovia vozidiel.
Riešenie problémov Evidencie vozidiel
Časté otázky k Evidencii vozidiel
Otázka: Prečo nevidím všetky vozidlá v module Evidencia vozidiel?
Riešenie: Záleží na vašom oprávnení. Ak máte právo „Vidí vozidlá, kde je uvedený ako vodič", vidíte iba vozidlá, pri ktorých ste priradení ako vodič. Pre zobrazenie všetkých vozidiel potrebujete vyššiu úroveň oprávnenia. O zmenu práv požiadajte správcu systému.
Otázka: Prečo sa vozidlo nezobrazuje v ponuke pri vytváraní rezervácie?
Riešenie: Vozidlo musí mať zaškrtnutú možnosť Možno rezervovať v editácii vozidla. Ďalej musíte mať v nastavení Rezervácie vozidiel priradené príslušné vozidlo (pri oprávnení „Čítať rezervácie a rezervovať vybrané vozidlá").
Otázka: Ako nastaviť, aby mi systém posielal e-mailové upozornenia na vypršanie poistky alebo STK?
Riešenie: V Nastavenia → Evidencia vozidiel → Všeobecné nastavenia nastavte pole „Informácie o vypršaní zasielať e-mailom" na požadovanú hodnotu (správcovi, vodičom alebo obom). Ďalej overte, že pri danom vozidle je vyplnený správca vozidla alebo priradení vodiči s platnou e-mailovou adresou.
Otázka: Ako označiť vozidlo ako vyradené z prevádzky?
Riešenie: V editácii vozidla zrušte zaškrtnutie pri poli Aktívne. Vyradené vozidlo sa nezobrazuje v paneli upozornení a je možné ho filtrovať cez filter „Aktívne (vyradené)" s voľbou „Iba neaktívne (vyradené)".
Otázka: Ako skopírovať rezerváciu vozidla?
Riešenie: V prehľade rezervácií kliknite na ikonu kopírovania pri existujúcej rezervácii. Otvorí sa formulár s predvyplnenými údajmi zo zdrojovej rezervácie. Upravte dátum a kliknite na Uložiť.
Tipy pre efektívnu prácu s Evidenciou vozidiel
- Tip: V hlavnej tabuľke vozidiel použite tlačidlo Zobraziť stĺpce a vyberte len stĺpce, ktoré skutočne potrebujete – výrazne to zlepší prehľadnosť
- Tip: Pre každé vozidlo nastavte správcu vozidla – táto osoba bude dostávať automatické e-mailové upozornenia na blížiace sa vypršanie termínov
- Tip: Stav servisu je možné sledovať na základe dát z knihy jázd alebo GPS – systém automaticky porovnáva najazdené kilometre s nastaveným servisným limitom
- Tip: Pri hromadnom nákupe diaľničných známok (ČR) použite import z EDAZ XLSX súboru pre rýchle priradenie k vozidlám
- Tip: V kalendári rezervácií je možné kliknutím na voľný deň rovno otvoriť formulár pre vytvorenie novej rezervácie s predvyplneným dátumom
- Tip: Pre opakujúce sa rezervácie (napr. každotýždenný zvoz) využite funkciu Opakovanie pri vytváraní rezervácie