Evidencia vozidiel
Prehľad
Modul Evidencia vozidiel slúži na komplexnú správu vozového parku firmy. Umožňuje evidovať všetky základné údaje o vozidlách, sledovať dôležité termíny a expirácie (STK, poistenie, servis, diaľničné známky), spravovať servisné plány a záznamy, evidovať škody a náklady na vozidlá. Systém automaticky upozorňuje na blížiace sa expirácie dôležitých dokumentov a termínov prostredníctvom emailových notifikácií.
Kľúčové funkcie
- Evidencia základných údajov vozidiel (EČV, VIN, typ, vodiči, správca)
- Dashboard s prehľadom expirujúcich termínov a automatické upozorňovanie
- Správa servisných plánov a záznamov o vykonaných servisoch
- Evidencia škôd a poškodení vozidiel
- Sledovanie nákladov na prevádzku vozidiel s ročnými súhrnmi
- Správa poistenia, diaľničných známok, tankovacích kariet a pneumatík
- Generovanie odovzdávacích protokolov pre odovzdanie vozidla zamestnancovi
Prístup a nastavenie
Ako sa dostať do modulu
Navigačná cesta: Ďalšie → Evidencia vozidiel
Nastavenie modulu
Cesta k nastaveniu: Nastavenia → Evidencia vozidiel
Nastavenie modulu obsahuje tri hlavné sekcie:
1. Práva k modulu
V tejto časti prideľujete jednotlivým užívateľom prístupové práva k modulu. Systém rozlišuje 7 úrovní oprávnení:
| Úroveň | Popis oprávnenia |
|---|---|
| 0 | Bez prístupu - užívateľ nevidí modul |
| 1 | Vidí vozidlá, kde je uvedený ako vodič - iba prezeranie |
| 2 | Vidí vozidlá ako vodič a môže ich upravovať |
| 3 | Vidí všetky vozidlá, nemôže upravovať |
| 4 | Vidí všetky vozidlá, môže upravovať tie, kde je vodič |
| 5 | Vidí všetko, môže upravovať všetko a zadávať nové |
| 6 | Vidí a môže všetko vrátane mazania vozidiel |
2. Obecné nastavenia
Tu nastavujete základné správanie modulu:
- Koľko dní vopred strážiť vypršanie: Počet dní pred expiráciou, kedy sa zobrazí upozornenie (predvolené 14 dní)
- Zobrazovať prázdne riadky v "Je nutné čoskoro riešiť": Či zobrazovať aj kategórie bez expirujúcich položiek
- Komu zasielať email o vypršaní: Výber adresátov upozornení (správca/vodič/obaja/nikto)
- Typ odovzdávacieho protokolu: Formát protokolu (Word/Excel)
- Zobraziť časť financovania: Zapnutie/vypnutie evidencie leasingu a úverov
- Financovanie - komu zaslať info o ukončení úveru: Výber užívateľa pre notifikáciu
- Používať históriu vodičov: Zapnutie/vypnutie evidencie histórie pridelenia vozidiel
3. Voliteľné polia
Môžete definovať až 10 vlastných polí pre špecifické potreby vašej spoločnosti. Pre každé pole nastavíte:
- Názov: Vlastné pomenovanie poľa
- Typ: Text, číslo, dátum, výber zo zoznamu atď.
- Zobraziť v hlavnej tabuľke: Či sa pole zobrazí v stĺpci prehľadu
Užívateľské práva
Prístup k vozidlám je riadený granulárnym systémom práv. Užívateľ s nižším oprávnením vidí iba vozidlá, kde je uvedený ako vodič. Správca vozidla a užívatelia s vyššími právami vidia a môžu upravovať všetky vozidlá.
Užívateľské rozhranie
Hlavná obrazovka
Po otvorení modulu sa zobrazí:
- Dashboard "Je nutné čoskoro riešiť": Červený panel hore zobrazujúci vozidlá s blížiacimi sa expiráciami
- Filter: Rozbaľovací panel pre filtrovanie zoznamu vozidiel
- Hlavná tabuľka vozidiel: Prehľad všetkých vozidiel s konfigurovateľným zobrazením stĺpcov
Dashboard "Je nutné čoskoro riešiť"
Tento panel zobrazuje prehľad vozidiel, pri ktorých čoskoro vypršia alebo už vypršali dôležité termíny. Červeno sú zvýraznené už vypršané položky.
Sledované položky:
- Tankovacia karta - platnosť
- Povinné zmluvné poistenie (PZP)
- Havarijné poistenie
- Technická kontrola (STK)
- Servis podľa km alebo dátumu
- Lekárnička
- Revízia zdvíhacieho zariadenia (nákladné vozidlá)
- Revízia tachografu (nákladné vozidlá)
- Diaľničné známky
- Ukončenie úveru/leasingu
Filtre a vyhľadávanie
K dispozícii sú nasledujúce filtre:
- Aktívne/vyradené: Filter podľa stavu vozidla (aktívne, neaktívne, všetky)
- Poisťovňa: Výber podľa poisťovne
- Vodič: Výber podľa priradeného vodiča
- Správca vozidiel: Výber podľa správcu
Okrem filtrov môžete použiť aj globálne vyhľadávanie v tabuľke pomocou poľa hľadania v pravom hornom rohu.
Hlavná tabuľka
Tabuľka zobrazuje prehľad všetkých vozidiel s nasledujúcimi stĺpcami:
- ID, EČV, Typ vozidla, Interné označenie, Názov
- Možno rezervovať, Umiestnenie, Typ vlastníctva
- VIN, Rok výroby, Do prevádzky, Aktívne
- Ťažné/prípojné, Číslo zelenej karty
- Vodiči, Správca vozidla
- Čísla technického preukazu
- Informácie o tankovacej karte (číslo, platnosť, PIN)
- Revízie (zdvíhacie zariadenie, tachograf)
- Diaľničné známky
- Poistenie (poisťovňa, čísla zmlúv, dátumy platnosti)
- STK do, Servis do, Lekárnička do
- Informácie o pneumatikách
- Reflexné vesty, Rádio PIN
- Financovanie (pokiaľ je zapnuté v nastavení)
- Vlastné polia (pokiaľ sú definované)
Pomocou tlačidla Zobraziť stĺpce si môžete vybrať, ktoré stĺpce chcete vidieť. Systém odporúča skryť stĺpce, ktoré nevyužívate, pre prehľadnejšie zobrazenie.
Základné operácie
Pridanie nového vozidla
- Na hlavnej stránke modulu kliknite na tlačidlo Pridať vozidlo (zelené tlačidlo v pravom hornom rohu)
- Otvorí sa dialógové okno s formulárom, ktorý je rozdelený do niekoľkých sekcií
- Vyplňte povinné polia označené hviezdičkou (*):
- EČV: Registračná značka vozidla
- Názov: Užívateľsky čitateľný názov (napr. "Škoda Octavia - 2020")
- Vyplňte ďalšie základné údaje:
- Aktívne: Zaškrtnite, ak je vozidlo v aktívnej prevádzke (predvolene zaškrtnuté)
- Typ vozidla: Osobné, Nákladné alebo Stroje
- Vodiči: Priraďte jedného alebo viacerých vodičov (možno vybrať viac pomocou Ctrl)
- Správca vozidla: Osoba zodpovedná za vozidlo, dostáva upozornenia
- Podľa potreby vyplňte ďalšie sekcie formulára
- Kliknite na tlačidlo Uložiť v dolnej časti dialógu
Zobrazenie detailu vozidla
- V hlavnej tabuľke kliknite na EČV alebo ID požadovaného vozidla
- Otvorí sa stránka s detailom vozidla rozdelená do 5 záložiek:
- Obecné: Základné údaje, poistenie, tankovacia karta, pneumatiky atď.
- Servis vozidla: Servisný plán a vykonané servisy
- Škody: Evidencia nehôd a poškodení
- Náklady na vozidlo: Prehľad všetkých nákladov
- Poznámky/Zmeny: História zmien a poznámok
- Pre návrat na prehľad kliknite na odkaz Späť v ľavom hornom rohu
Úprava vozidla
- Otvorte detail vozidla
- Kliknite na tlačidlo Upraviť v pravom hornom rohu
- Alternatívne môžete upraviť priamo z detailu konkrétnej sekcie kliknutím na tlačidlo Upraviť v danej karte
- Vykonajte požadované zmeny
- Kliknite na Uložiť
Vyradenie vozidla z prevádzky
- Otvorte detail vozidla
- Kliknite na tlačidlo Upraviť
- V sekcii Základné údaje odškrtnite pole Aktívne
- Uložte zmeny
- Vozidlo sa naďalej nebude zobrazovať v prehľade aktívnych vozidiel
Zmazanie vozidla
- Zmazať vozidlo môže iba užívateľ s právami úrovne 6
- Otvorte detail vozidla
- Kliknite na červené tlačidlo Zmazať v pravom hornom rohu
- Potvrďte zmazanie v dialógovom okne
- Zmazané vozidlo je možné zobraziť pomocou tlačidla Zmazané na hlavnej stránke
Pokročilé funkcie
Servisný plán
Servisný plán definuje, aké úkony je nutné vykonávať na vozidle v určitých intervaloch (kilometroch alebo mesiacoch).
Vytvorenie servisného plánu
- Otvorte detail vozidla a prejdite na záložku Servis vozidla
- V sekcii Servisný plán kliknite na tlačidlo Pridať/Upraviť
- Zadajte:
- Km: Interval v kilometroch (napr. 15000)
- Mesiacov: Časový interval (napr. 12)
- Popis: Čo sa má servisovať (napr. "Výmena oleja a filtrov")
- Môžete priložiť súbory (napr. servisný manuál)
- Kliknite na Uložiť
Hromadné pridanie servisného plánu
Pokiaľ chcete nastaviť rovnaký servisný plán viacerým vozidlám naraz:
- Na hlavnej stránke modulu kliknite na tlačidlo Servisný plán
- Vyberte vozidlá, ktorým chcete plán priradiť
- Zadajte parametre servisu (km, mesiace, popis)
- Kliknite na Uložiť
Evidencia vykonaných servisov
- Otvorte detail vozidla, záložka Servis vozidla
- V sekcii Servis kliknite na tlačidlo Pridať
- Vyplňte:
- Dátum: Kedy bol servis vykonaný
- Popis: Čo bolo vykonané
- Môžete priložiť faktúru alebo protokol o servise
- Kliknite na Uložiť
Evidencia škôd
- Otvorte detail vozidla, záložka Škody
- Kliknite na tlačidlo Pridať
- Vyplňte:
- Dátum: Kedy došlo ku škode
- Číslo udalosti: Číslo zo systému poisťovne
- Vyriešené: Zaškrtnite po vyriešení
- Poznámka: Popis škody a priebehu riešenia
- Priložte fotografie poškodenia alebo protokol o nehode
- Kliknite na Uložiť
Sledovanie nákladov
- Otvorte detail vozidla, záložka Náklady na vozidlo
- Kliknite na tlačidlo Pridať
- Vyplňte:
- Dátum: Dátum platby
- Typ: Kategória nákladu (pohonné hmoty, servis, poistenie atď.)
- Suma: Výška nákladu
- Popis: Podrobný popis
- Môžete priložiť faktúru
- Kliknite na Uložiť
V dolnej časti tabuľky sa zobrazuje celkový súčet nákladov. Pod tabuľkou nájdete prehľad nákladov podľa jednotlivých rokov.
Správa diaľničných známok
Ručné zadanie diaľničnej známky
- Otvorte detail vozidla, záložka Obecné, sekcia Diaľničné známky
- Kliknite na tlačidlo Upraviť v pravom hornom rohu sekcie
- Pre každý štát zadajte:
- Štát: Výber zo zoznamu krajín
- Platnosť od: Začiatok platnosti
- Platnosť do: Koniec platnosti
- Pre nákladné vozidlá navyše: Číslo jednotky a Termín vydania
- Kliknite na Uložiť
Import hromadného nákupu diaľničných známok (iba pre ČR)
Pokiaľ nakupujete diaľničné známky hromadne cez systém EDAZ:
- Na hlavnej stránke modulu kliknite na tlačidlo Import hromadného nákupu diaľničných známok EDAZ....XLS
- Vyberte XLS súbor stiahnutý zo systému EDAZ
- Systém automaticky priradí známky k vozidlám podľa EČV
- Skontrolujte priradenie a potvrďte import
Tlač štítkov diaľničných známok (iba pre ČR)
- Na hlavnej stránke modulu kliknite na tlačidlo Tlač štítkov diaľničných známok CZ
- Vyberte vozidlá, pre ktoré chcete štítky vytlačiť
- Systém vygeneruje PDF so štítkami obsahujúcimi EČV a platnosť známky
- Vytlačte štítky a umiestnite ich do vozidiel
Odovzdávací protokol
Pri odovzdaní vozidla zamestnancovi môžete vygenerovať odovzdávací protokol:
- Otvorte detail vozidla
- Kliknite na tlačidlo Pripraviť odovzdávací protokol
- Systém vygeneruje dokument vo formáte Word alebo Excel (podľa nastavenia)
- Dokument obsahuje všetky dôležité údaje o vozidle, vybavení a stave
- Vytlačte protokol a nechajte podpísať zamestnanca pri prevzatí vozidla
História vodičov
Pokiaľ je v nastavení zapnutá funkcia História vodičov, môžete sledovať, kto vozidlo používal v minulosti:
- Otvorte detail vozidla, záložka Obecné, sekcia História vodičov
- Pre pridanie záznamu kliknite na tlačidlo Pridať
- Vyplňte:
- Dátum od: Začiatok používania
- Stav km: Stav tachometra pri prevzatí
- Dátum do: Koniec používania
- Stav km: Stav tachometra pri vrátení
- Vodič - užívateľ: Výber zamestnanca
- Kliknite na Uložiť
Správa pneumatík
Pre osobné vozidlá
- Otvorte detail vozidla, záložka Obecné, sekcia Pneu
- Kliknite na tlačidlo Upraviť
- Vyplňte údaje o zimných, letných a univerzálnych pneumatikách:
- Nákup (dátum): Kedy boli pneumatiky zakúpené
- Značka: Výrobca a model
- Rozmer: Rozmer pneumatík (napr. 205/55 R16)
- V poli Aktuálne prezuté na vyberte, aký typ pneumatík je teraz na vozidle
- Zaznamenajte Dátum prezutia
- V poznámke Pneu naskladnené/stav môžete uviesť, kde sú pneumatiky uložené a ich stav
Pre nákladné vozidlá a stroje
Pri nákladných vozidlách evidujete pneumatiky po nápravách:
- Pre každú nápravu (1-4) zadajte:
- Rozmer
- Výrobca/typ
- Dátum nákupu
- Dátum výmeny
Tankovacie karty
Pri jednom vozidle môžete evidovať viac tankovacích kariet:
- Otvorte detail vozidla, záložka Obecné, sekcia Tankovacia karta
- Kliknite na tlačidlo Upraviť
- Pre každú kartu vyplňte:
- Typ karty: Názov poskytovateľa (napr. "OMV", "Shell")
- Číslo karty: Číslo vytlačené na karte
- Platnosť karty do: Dátum expirácie
- PIN: PIN kód (ak existuje)
- Kliknite na Uložiť
Financovanie (leasing/úver)
Pokiaľ je v nastavení zapnutá sekcia Financovanie, môžete evidovať úvery a leasingy:
- Otvorte detail vozidla, záložka Obecné, sekcia Financovanie
- Kliknite na tlačidlo Upraviť
- Vyplňte:
- Číslo úverovej zmluvy
- U spoločnosti: Názov banky alebo leasingovej spoločnosti
- Celková suma: Výška financovania
- Dátum ukončenia úveru: Kedy končí splácanie
- Deň splátky v mesiaci: Ktorý deň v mesiaci sa platí splátka
- Výška splátky: Mesačná splátka
- Číslo účtu: Účet pre splácanie
- Systém upozorní určeného užívateľa pred ukončením zmluvy
Emailové notifikácie
Systém automaticky odosiela emailové upozornenia podľa nastavenia:
- Upozornenia sa odosielajú v nastavenom počte dní pred expiráciou (predvolene 14 dní)
- Email dostane správca vozidla a/alebo vodič (podľa nastavenia modulu)
- Email obsahuje informáciu o vozidle (EČV, názov), čo vyprší a kedy
- Notifikácie sú odosielané automaticky každý deň pomocou cronovej úlohy
Export dát
- V hlavnej tabuľke s prehľadom vozidiel kliknite na tlačidlo Excel
- Systém vyexportuje aktuálne zobrazené dáta (vrátane aktívnych filtrov)
- Export obsahuje všetky viditeľné stĺpce
- Súbor sa automaticky stiahne vo formáte XLSX
Integrácia s ďalšími modulmi
Kniha jázd
Pokiaľ používate modul Kniha jázd, systém automaticky prepojuje dáta:
- V detaile vozidla sa zobrazuje aktuálny stav kilometrov z knihy jázd
- Pri sledovaní servisu podľa km systém porovnáva plánovaný servis s aktuálnym stavom km
- V detaile vozidla môžete kliknutím na tlačidlo Kniha jázd prejsť priamo na záznamy daného vozidla
Rezervácie vozidiel
Pokiaľ je zapnutá integrácia s modulom Rezervácie vozidiel:
- Pri každom vozidle môžete nastaviť pole Možno rezervovať
- Iba vozidlá s touto funkciou zapnutou sa zobrazia v systéme rezervácií
- Zamestnanci si môžu vozidlá rezervovať cez kalendár rezervácií
Riešenie problémov
Časté otázky
Otázka: Prečo nevidím niektoré vozidlá v zozname?
Riešenie: Skontrolujte nasledujúce:
- Máte správne prístupové práva? S právom 1 alebo 2 vidíte iba vozidlá, kde ste uvedený ako vodič
- Je zapnutý filter? Skúste filter zrušiť pomocou tlačidla Zrušiť v sekcii Filter
- Je vozidlo vyradené? Kliknite na tlačidlo Všetky namiesto Iba aktívne
Otázka: Nedostávam emailové upozornenia o expirácii.
Riešenie:
- Skontrolujte v Nastavenia → Evidencia vozidiel, či je nastavené odosielanie emailov
- Overte, že ste uvedený ako správca vozidla alebo vodič
- Skontrolujte, či máte správne vyplnený email v profile užívateľa
Otázka: Ako upravím stĺpce, ktoré sa zobrazujú v tabuľke?
Riešenie: Kliknite na tlačidlo Zobraziť stĺpce nad tabuľkou a zaškrtnite/odškrtnite požadované stĺpce.
Otázka: Môžem evidovať viac tankovacích kariet k jednému vozidlu?
Riešenie: Áno, v editácii vozidla v sekcii Tankovacia karta môžete pridať až 5 rôznych kariet. Každá má vlastné číslo, platnosť a PIN.
Otázka: Ako funguje sledovanie servisu podľa km?
Riešenie: Pokiaľ používate modul Kniha jázd, systém automaticky porovnáva aktuálny stav km s nastaveným limitom pre servis. Hneď ako sa skutočný stav priblíži k limitu (v rámci nastaveného počtu dní vopred), vozidlo sa zobrazí v dashboarde "Je nutné čoskoro riešiť".
Tipy pre efektívnu prácu
- Nastavte si stĺpce tabuľky: Skryte stĺpce, ktoré nepoužívate, pre prehľadnejšie zobrazenie
- Používajte odovzdávacie protokoly: Pri každom odovzdaní vozidla vygenerujte protokol pre dokumentáciu
- Nastavte správcu vozidiel: Pri každom vozidle priraďte správcu, ktorý bude dostávať upozornenia
- Evidujte náklady pravidelne: Zadávajte náklady priebežne, získate prehľad o nákladoch na prevádzku
- Využívajte servisné plány: Nastavte servisné plány podľa odporúčania výrobcu, systém vás upozorní včas
- Prikladajte dokumenty: K servisom, škodám a nákladom prikladajte faktúry a fotografie
- Kontrolujte dashboard: Pravidelne kontrolujte sekciu "Je nutné čoskoro riešiť" pre včasné riešenie expirácií