Directorio

Descripción general

El módulo Directorio (contactos, directorio empresarial) sirve como repositorio unificado de todos los contactos de la empresa. Permite gestionar personas internas y externas, incluyendo sus datos de contacto, fotografía, cargo y afiliación a la empresa. Los contactos pueden exportarse en formato vCard (VCF) para importarlos en Outlook y otras aplicaciones, enviarse por correo electrónico o directamente como mensaje SMS a un teléfono móvil.

Funciones principales

• Gestión de contactos con fotografía, teléfono, correo electrónico, dirección y sitio web
• Filtrado de contactos por empresa, cargo y tipo de contacto
• Exportación de contactos seleccionados en formato VCF (vCard) para descarga o envío por correo electrónico
• Importación de contactos desde archivos VCF o archivos ZIP con detección de duplicados
• Envío de un contacto como mensaje SMS a un teléfono móvil
• Exportación de la lista de contactos a Excel e impresión
• Integración con el módulo CRM

Acceso y configuración

Cómo acceder al módulo Directorio

Ruta de navegación al módulo Directorio: Menú principal → Directorio

Configuración del módulo Directorio

La configuración del módulo Directorio es accesible a través de Configuración → Directorio. El administrador configura los derechos de acceso de los usuarios individuales mediante una tabla clara. Los derechos se guardan automáticamente después de hacer clic en el interruptor correspondiente.

Permisos y derechos de acceso al módulo Directorio

En el módulo Directorio están disponibles los siguientes derechos de acceso, configurados por el administrador en la sección Configuración:

Interfaz de usuario

Pantalla principal del módulo Directorio

La pantalla principal del módulo Directorio consta de dos tarjetas. La tarjeta superior contiene un Filtro para restringir los contactos mostrados. La tarjeta inferior muestra la tabla de contactos con botones de acción en el encabezado. La tabla se puede buscar en cualquier momento mediante el campo Buscar en la esquina superior derecha de la tabla.

La tabla muestra las siguientes columnas: Empresa, Foto, Apellido, nombre, Email, Dirección, Tel. (ext.), Móvil, URL, Cargo, Tipo de contacto, Nota y una columna con acciones y una casilla de verificación para selección.

Filtros y búsqueda en el Directorio

El módulo Directorio ofrece dos formas de buscar contactos:

• Filtro (tarjeta desplegable): Filtra registros según tres criterios: Empresa (selección entre empresas existentes), Cargo (selección entre cargos existentes) y Tipo de contacto (selección entre tipos existentes). Después de configurar los criterios, haga clic en el botón Buscar. Elimine el filtro con el botón Cancelar. Cuando un filtro está activo, el nombre de la sección se muestra en negrita y color rojo.
• Campo Buscar: Búsqueda rápida de texto completo directamente sobre la tabla. Busca instantáneamente mientras escribe en todas las columnas visibles.

Operaciones básicas

Procedimiento: Añadir un nuevo contacto al Directorio

Para añadir un nuevo contacto en el módulo Directorio, siga estos pasos. Se requiere permiso de escritura para añadir contactos.

1. Abra el módulo Directorio.
2. Haga clic en el botón Añadir registro (botón verde en la esquina superior derecha de la tabla).
3. En el cuadro de diálogo Añadir/editar contacto, complete los campos obligatorios:
   • Nombre (obligatorio): Nombre del contacto.
   • Apellido (obligatorio): Apellido del contacto.
4. Opcionalmente complete los campos adicionales:
   • Título: Título académico u otro (p. ej., Ing., Mgr.).
   • Email: Dirección de correo electrónico del contacto.
   • Móvil: Número de teléfono móvil.
   • URL: Sitio web del contacto.
   • Teléfono/extensión: Número fijo o extensión.
   • Cargo: Puesto de trabajo. Seleccione entre los existentes o introduzca uno nuevo.
   • Tipo de contacto: Categoría del contacto (p. ej., Cliente, Proveedor). Seleccione entre los existentes o introduzca uno nuevo.
   • Empresa: Nombre de la empresa a la que pertenece el contacto. Seleccione entre las existentes o introduzca una nueva.
   • Dirección: Dirección del contacto o de la empresa. Seleccione entre las existentes o introduzca una nueva.
   • Nota: Cualquier texto adicional.
5. Opcionalmente cargue una fotografía: Haga clic en Seleccionar imagen para cargar, elija un archivo (idealmente JPG de 600×600 px). Edite la foto en la vista previa y gírela si es necesario con el botón Girar.
6. Haga clic en el botón Guardar.

Consejo: Los campos Cargo, Tipo de contacto, Empresa y Dirección permiten seleccionar un valor existente o introducir uno completamente nuevo directamente en el campo.

Guía: Edición de un contacto existente en el Directorio

Para editar un contacto existente en el módulo Directorio, siga estos pasos. Se requiere permiso de escritura para editar contactos.

1. Busque el contacto deseado utilizando el filtro o el campo Buscar.
2. En la fila del contacto, haga clic en el icono del lápiz (editar) en la columna de acciones.
3. En el cuadro de diálogo Añadir/editar contacto, realice los cambios deseados.
4. Para eliminar una foto, marque la casilla Eliminar foto.
5. Haga clic en el botón Guardar.

Procedimiento: Eliminación de un contacto del Directorio

La eliminación de un contacto en el módulo Directorio requiere permiso de eliminación.

1. Busque el contacto que desea eliminar.
2. En la fila del contacto, haga clic en el icono X (eliminar) en la columna de acciones.
3. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Sí.

Nota: Los registros eliminados no se eliminan permanentemente. Los usuarios con permiso de eliminar y restaurar desde la papelera pueden restaurarlos haciendo clic en el botón Eliminados (botón rojo en el encabezado de la tabla).

Funciones avanzadas

Exportar contactos a Excel e imprimir

El módulo Directorio permite exportar los contactos actualmente mostrados a un archivo de hoja de cálculo o imprimirlos. Sobre la tabla están disponibles los botones: Excel (descargar archivo XLS), Print (imprimir) y Columnas (personalizar columnas mostradas). La exportación respeta el filtro y los criterios de búsqueda actualmente establecidos.

Procedimiento: Exportar contactos como VCF (vCard) para descarga

En el módulo Directorio puede descargar contactos seleccionados en formato vCard (VCF) para importarlos en Outlook u otras aplicaciones. Al seleccionar un solo contacto, se descarga un archivo `.vcf`; al seleccionar varios contactos, se descarga un archivo ZIP con archivos VCF individuales.

1. Abra el módulo Directorio.
2. Marque los contactos que desea exportar. Utilice la casilla de verificación en el encabezado de la tabla para seleccionar todos a la vez.
3. Haga clic en el botón Descargar VCF (vCard) en el encabezado de la tabla.
4. El archivo se descargará automáticamente en su ordenador.

Consejo: El botón Descargar VCF (vCard) solo está activo después de seleccionar al menos un contacto.

Procedimiento: Enviar contactos como VCF por correo electrónico

En el módulo Directorio puede enviar contactos seleccionados en formato vCard (VCF) directamente por correo electrónico como archivo adjunto.

1. Marque los contactos en la tabla del módulo Directorio.
2. Haga clic en el botón Enviar VCF (vCard) por correo electrónico en el encabezado de la tabla.
3. En el cuadro de diálogo Enviar VCF (vCard) por correo electrónico, complete:
   • Email (obligatorio): Dirección de correo electrónico del destinatario. Separe varias direcciones con una coma.
   • Asunto (obligatorio): Asunto del correo electrónico. El valor predeterminado se completa automáticamente.
   • Mensaje: Texto del correo electrónico. El texto predeterminado incluye los nombres de los contactos seleccionados.
4. Haga clic en el botón Enviar.

Procedimiento: Enviar un contacto como SMS

El módulo Directorio permite enviar los datos de contacto de una persona específica como mensaje SMS a su teléfono móvil. El SMS contiene el nombre, el teléfono móvil, el teléfono y el correo electrónico del contacto.

1. Busque el contacto en la tabla del módulo Directorio.
2. Haga clic en el icono del teléfono móvil en la columna de acciones del contacto.
3. En el cuadro de diálogo Enviar contacto como SMS, verifique o introduzca su número de teléfono móvil checo (el campo está precargado con el número de su perfil).
4. Haga clic en el botón Enviar.

Nota: Los SMS solo pueden enviarse a números de teléfono móvil checos. Esta función está disponible para todos los usuarios con acceso de lectura.

Procedimiento: Importar contactos desde un archivo VCF al Directorio

El módulo Directorio permite importar contactos desde archivos VCF (vCard) o un archivo ZIP que contenga archivos VCF. El sistema detecta automáticamente contactos duplicados y ofrece una forma de resolverlos. La importación requiere permiso de escritura. Se admiten los formatos vCard 2.1, 3.0 y 4.0.

1. Haga clic en el botón Importar VCF (vCard) en el encabezado de la tabla.
2. En el cuadro de diálogo, arrastre y suelte un archivo en el área designada o haga clic para seleccionar un archivo. El tamaño máximo del archivo es de 10 MB.
3. Después de la carga exitosa, se muestra el número de contactos encontrados. Haga clic en Mostrar vista previa.
4. En la vista previa, revise la lista de contactos. Los contactos marcados como Duplicado coinciden con un registro existente. Utilice las casillas de verificación para seleccionar contactos para importar.
5. Haga clic en Importar todos (importa todos los contactos) o Importar seleccionados (importa solo los marcados).
6. Si existen contactos duplicados, se muestra un cuadro de diálogo de resolución de conflictos. Para cada conflicto, el contacto existente y el nuevo se muestran lado a lado con las diferencias resaltadas. Elija una de las acciones:
   • Omitir: El contacto no se importa; el original permanece sin cambios.
   • Sobrescribir: El contacto existente se sobrescribe con los datos de importación (solo se actualizan los campos no vacíos).
   • Añadir como nuevo: El contacto se añade como nuevo registro junto al existente.
7. Después de procesar todos los contactos, se muestra un resumen de importación: el número de contactos importados, sobrescritos y omitidos.

Consejo: Después de cerrar el cuadro de diálogo de importación, la tabla de contactos se actualiza automáticamente y muestra los registros recién añadidos.

Integración con otros módulos

• CRM (Gestión de contactos): El módulo Directorio está vinculado con el módulo CRM. Los contactos del Directorio pueden utilizarse dentro del CRM para la gestión de relaciones comerciales y la comunicación con clientes.

Solución de problemas

Preguntas frecuentes sobre el módulo Directorio

Pregunta: Los botones Descargar VCF y Enviar VCF por correo electrónico están atenuados y no se pueden hacer clic.

Solución: Los botones se activan solo después de seleccionar al menos un contacto. Marque el contacto deseado mediante la casilla de verificación en la columna de acciones o marque todos los contactos mediante la casilla de verificación en el encabezado de la tabla.

Pregunta: El botón Añadir registro o Importar VCF está inactivo.

Solución: Añadir e importar contactos requiere permiso de Lectura, escritura. Solicite al administrador del sistema que le asigne los derechos de acceso correspondientes en la configuración del módulo Directorio.

Pregunta: Los contactos importados muestran caracteres diacríticos incorrectamente.

Solución: El sistema detecta y convierte automáticamente la codificación (UTF-8, Windows-1250, ISO-8859-2). Si los caracteres siguen mostrándose incorrectamente, intente abrir el archivo VCF en un editor de texto y verifique que se exportó en una codificación compatible.

Pregunta: No puedo encontrar un contacto eliminado.

Solución: Los registros eliminados se mueven a la papelera. Los usuarios con permisos de eliminación y restauración pueden ver y restaurar contactos eliminados haciendo clic en el botón rojo Eliminados en el encabezado de la tabla.

Pregunta: No puedo ver todos los contactos aunque no he establecido un filtro.

Solución: Compruebe si un filtro de una sesión anterior sigue activo. El nombre de la sección Filtro se muestra en negrita y rojo cuando un filtro está activo. Haga clic en el botón Cancelar en el filtro para borrarlo.

Consejos para trabajar eficientemente con el Directorio

• Utilice el campo Tipo de contacto para categorizar contactos (p. ej., Cliente, Proveedor, Socio). Esto facilita el filtrado posterior.
• Al importar una gran cantidad de contactos desde Outlook, primero exporte los contactos a un archivo ZIP que contenga archivos VCF individuales.
• Cargue las fotos de contacto en formato JPG con dimensiones de 600×600 px para la mejor visualización en la tabla.
• Los campos Empresa y Dirección comparten valores entre contactos. Una vez que introduce una empresa, al añadir el siguiente contacto simplemente puede seleccionarla de la lista.
• Para buscar rápidamente una persona específica, utilice el campo Buscar directamente sobre la tabla. Es más rápido que abrir el filtro para una búsqueda puntual.