Directorio

Resumen

El módulo Directorio sirve para gestionar los datos de contacto de las personas, ya sean empleados internos, socios externos o clientes. Permite registrar información de contacto completa, incluyendo fotografías, y ofrece funciones avanzadas para la importación y exportación de contactos en formato vCard (.vcf), el cual es compatible con los clientes de correo electrónico y teléfonos móviles habituales.

Funciones clave

• Registro de contactos con fotografía y datos de contacto completos
• Importación y exportación de contactos en formato vCard (.vcf)
• Envío de contactos por correo electrónico o mensaje SMS
• Filtrado y búsqueda avanzada
• Exportación a Excel e impresión de listas
• Gestión de contactos eliminados con opción de restauración

Acceso y configuración

Cómo acceder al módulo

Ruta de navegación: Herramientas → Directorio

Configuración del módulo

Ruta de configuración: Configuración → Directorio

En la configuración puede ajustar los niveles de acceso de cada usuario al módulo. Una configuración correcta de los permisos garantiza que cada usuario tenga acceso únicamente a las funciones que necesita.

Permisos de usuario

Permiso	Descripción
Sin acceso	El usuario no ve el módulo Directorio
Leer	Solo visualización de contactos sin posibilidad de edición
Leer y escribir	Visualización, adición y edición de contactos
Leer, escribir, eliminar y restaurar	Acceso total, incluyendo la eliminación y restauración de contactos

Interfaz de usuario

Pantalla principal

Al abrir el módulo, se muestra una tabla con todos los contactos de su directorio. Cada fila representa un contacto con sus datos básicos, incluyendo fotografía, nombre, datos de contacto y pertenencia a una empresa.

En la parte superior de la pantalla encontrará botones para las operaciones básicas:

• Añadir registro: Abre un diálogo para crear un nuevo contacto
• Descargar VCF: Descarga los contactos seleccionados como archivos vCard
• Enviar VCF por email: Envía los contactos seleccionados por correo electrónico como adjunto
• Importar VCF: Inicia el asistente para la importación de contactos desde archivos vCard
• Eliminados: Muestra la papelera con los contactos eliminados

Columnas de la tabla

La tabla de contactos contiene la siguiente información:

• Empresa: Nombre de la organización a la que pertenece el contacto
• Foto: Fotografía de perfil del contacto
• Apellido/Nombre: Nombre completo incluyendo el título
• Email: Dirección de correo electrónico (al hacer clic se abre el cliente de correo)
• Dirección: Dirección física del contacto
• Tel.(extensión): Número de teléfono fijo
• Móvil: Teléfono móvil
• Url: Página web (al hacer clic se abre en una nueva ventana)
• Puesto: Puesto de trabajo o función
• Tipo de contacto: Categoría o tipo de contacto
• Nota: Nota opcional sobre el registro
• Acciones: Botones para editar, eliminar y enviar SMS

Filtros y búsqueda

Sobre la tabla se encuentran los filtros para una búsqueda rápida:

• Empresa: Filtrado por nombre de la empresa
• Puesto: Selección de contactos por puesto de trabajo
• Tipo de contacto: Filtrado por categoría de contacto

Además de los filtros, puede utilizar el campo de búsqueda en la esquina superior derecha de la tabla para realizar una búsqueda de texto completo en todas las columnas.

Exportación e impresión

En la esquina superior derecha de la tabla encontrará botones para la exportación de datos:

• Excel: Exporta los contactos actualmente mostrados a formato Excel
• Print: Impresión de la lista de contactos
• Colvis: Selección de las columnas visibles en la tabla

Operaciones básicas

Creación de un nuevo contacto

1. Haga clic en el botón Añadir registro en la parte superior de la pantalla
2. Se abrirá una ventana de diálogo con el formulario para el nuevo contacto
3. Complete al menos uno de los campos obligatorios:
   • Nombre: Nombre de pila del contacto
   • Apellido: Apellido del contacto
4. Complete otros datos según sea necesario:
   • Título: Título académico u otro
   • Email: Dirección de correo electrónico
   • Móvil: Número de teléfono móvil
   • Teléfono/extensión: Número de teléfono fijo
   • Url: Página web del contacto
   • Puesto: Puesto de trabajo (puede seleccionar uno existente o escribir uno nuevo)
   • Tipo de contacto: Categoría del contacto (puede seleccionar uno existente o crear uno nuevo)
   • Empresa: Nombre de la empresa (puede seleccionar una existente o escribir una nueva)
   • Dirección: Dirección física (puede seleccionar una existente o escribir una nueva)
   • Nota: Cualquier nota o información adicional
5. Opcionalmente, añada una fotografía del contacto (ver sección Gestión de fotografías)
6. Haga clic en el botón Guardar

Nota: Los campos con la denominación Select2 (Puesto, Tipo de contacto, Empresa, Dirección) admiten la función "tags": puede seleccionar un valor existente o escribir uno nuevo. El nuevo valor se añadirá automáticamente a la lista de opciones.

Edición de un contacto existente

1. Busque el contacto deseado en la tabla utilizando los filtros o la búsqueda
2. Haga clic en el icono del lápiz en la columna Acciones
3. Se abrirá una ventana de diálogo con los datos precargados
4. Realice los cambios deseados
5. Haga clic en Guardar

Eliminación de un contacto

1. Busque el contacto que desea eliminar
2. Haga clic en el icono X (cruz) en la columna Acciones
3. Confirme la eliminación en la ventana de diálogo

Advertencia: El contacto eliminado no se borra permanentemente, sino que se mueve a la papelera. Puede restaurarlo más tarde utilizando el botón Eliminados.

Restauración de un contacto eliminado

1. Haga clic en el botón Eliminados en la parte superior de la pantalla
2. Se mostrará la lista de contactos eliminados con información sobre la fecha y hora de eliminación
3. Busque el contacto que desea restaurar
4. Haga clic en el botón de restauración en el registro correspondiente
5. El contacto volverá a la lista normal

Funciones avanzadas

Gestión de fotografías

Cada contacto puede tener asignada una fotografía de perfil, que se muestra en la lista de contactos y al exportar a vCard.

Carga de una fotografía

1. Abra el diálogo para añadir o editar un contacto
2. In la sección Foto, haga clic en el área de carga o arrastre el archivo
3. Seleccione la fotografía de su ordenador
4. Se abrirá automáticamente la herramienta para recortar la fotografía
5. Mueva y amplíe la fotografía para que esté en la posición correcta dentro del recorte circular
6. Haga clic en el botón Guardar recorte de foto
7. La vista previa de la fotografía recortada aparecerá en el formulario
8. Guarde todo el contacto haciendo clic en Guardar

Consejo: La fotografía se recorta automáticamente en forma circular con un tamaño de 100x100 píxeles para mantener una apariencia consistente en todo el sistema.

Exportación de contactos a formato vCard

El formato vCard (.vcf) es un estándar universal para el intercambio de información de contacto entre diferentes aplicaciones como Microsoft Outlook, Apple Contacts, Google Contacts y teléfonos móviles.

Procedimiento de exportación

1. En la tabla de contactos, marque las casillas de los contactos que desea exportar
2. Haga clic en el botón Descargar VCF en la parte superior de la pantalla
3. El sistema generará automáticamente un archivo:
   • Para un solo contacto: un archivo .vcf con el nombre del contacto
   • Para varios contactos: un archivo .zip que contiene los archivos .vcf individuales
4. El archivo se descargará en su ordenador

Información técnica: Los archivos exportados utilizan el formato vCard 2.1 con codificación Windows-1250 para la visualización correcta de los caracteres checos en la aplicación Microsoft Outlook.

Importación de contactos desde formato vCard

La importación de contactos se realiza a través de un asistente de cuatro pasos que le guiará por todo el proceso, incluyendo la resolución de posibles conflictos con registros existentes.

Paso 1: Carga del archivo

1. Haga clic en el botón Importar VCF
2. Se abrirá la ventana de diálogo del asistente de importación
3. Cargue el archivo de una de las siguientes maneras:
   • Arrastrando el archivo al área indicada
   • Haciendo clic en el área y seleccionando el archivo
4. Formatos admitidos: .vcf (contacto individual o múltiple), .zip (archivo con varios archivos .vcf)
5. Tamaño máximo de archivo: 10 MB
6. Haga clic en Siguiente paso

Paso 2: Vista previa de contactos

1. El sistema analiza los archivos cargados y muestra una vista previa de todos los contactos encontrados
2. La tabla contiene las columnas: Nombre, Apellido, Email, Móvil, Teléfono, Dirección
3. Verifique si los datos se han cargado correctamente
4. Haga clic en Siguiente paso

Paso 3: Resolución de conflictos

Este paso solo se muestra en caso de que el sistema encuentre contactos con el mismo nombre y apellido que los registros existentes en el directorio.

1. Para cada contacto en conflicto, seleccione una acción:
   • Omitir: El contacto no será importado, el registro original permanecerá sin cambios
   • Sobrescribir: El registro existente será reemplazado con los nuevos datos del contacto importado
   • Añadir como nuevo: Se creará un nuevo registro aunque exista un contacto con el mismo nombre
2. Una vez decididas todas las acciones, haga clic en Siguiente paso

Recomendación: Antes de sobrescribir registros existentes, verifique cuidadosamente si los datos importados están más actualizados que los datos actuales.

Paso 4: Resultados de la importación

1. El sistema realizará la importación de los contactos según sus elecciones
2. Se mostrará un resumen con la siguiente información:
   • Número de contactos importados con éxito
   • Número de contactos omitidos
   • Número de registros sobrescritos
3. Haga clic en Finalizar para cerrar el asistente
4. Los contactos importados aparecerán automáticamente en la tabla principal

Envío de contactos por correo electrónico

Esta función permite enviar los contactos seleccionados como adjunto en formato vCard directamente desde la aplicación.

Procedimiento de envío

1. En la tabla, marque los contactos que desea enviar
2. Haga clic en el botón Enviar VCF por email
3. Se abrirá una ventana de diálogo con un formulario
4. Complete los siguientes datos:
   • Email del destinatario: Dirección de correo electrónico de la persona a la que desea enviar los contactos
   • Asunto del email: Breve descripción del contenido (por ejemplo, "Datos de contacto")
   • Cuerpo del mensaje: Texto que acompaña al adjunto
5. Debajo del formulario se mostrará una vista previa de los contactos seleccionados que se enviarán como adjunto
6. Haga clic en el botón Enviar
7. El sistema enviará el correo electrónico con los archivos .vcf adjuntos

Consejo: El destinatario puede importar fácilmente los archivos vCard a su cliente de correo electrónico o teléfono móvil haciendo doble clic en el adjunto.

Envío de un contacto como mensaje SMS

Esta función permite enviar rápidamente los datos de contacto en formato de mensaje de texto a un teléfono móvil.

Requisitos

• El módulo SMS debe estar activo
• El destinatario debe tener un número móvil checo con el prefijo +420
• El remitente debe tener permisos para utilizar el módulo SMS

Procedimiento de envío

1. Busque el contacto cuyos datos desea enviar
2. Haga clic en el icono del móvil en la columna Acciones
3. Se abrirá una ventana de diálogo para enviar el SMS
4. Introduzca el número de teléfono del destinatario (incluyendo el prefijo +420)
5. Revise la vista previa del mensaje que se enviará
6. Haga clic en Enviar SMS

Contenido del SMS: El mensaje contiene los datos de contacto completos del contacto seleccionado, incluyendo nombre, teléfono, email y otra información disponible.

Operaciones masivas

La casilla de verificación en la columna Acciones permite seleccionar varios contactos a la vez para las siguientes operaciones masivas:

• Exportación a VCF (botón Descargar VCF)
• Envío por correo electrónico (botón Enviar VCF por email)

Consejo: Para seleccionar todos los contactos de la página actual, utilice la casilla de verificación en el encabezado de la tabla.

Integración con otros módulos

Módulo SMS

El Directorio está conectado con el módulo SMS para el envío de datos de contacto como mensajes de texto. Para utilizar esta función, el módulo SMS debe estar activo y el usuario debe tener los permisos correspondientes para enviar mensajes SMS.

Resolución de problemas

Preguntas frecuentes

Pregunta: ¿Por qué no se han podido importar algunos contactos del archivo VCF?

Solución: Los motivos más comunes de una importación fallida son:

• El archivo VCF está dañado o tiene un formato incorrecto
• El contacto no contiene los datos mínimos requeridos (al menos nombre o apellido)
• El archivo utiliza una codificación de caracteres no compatible

Intente exportar los contactos de la aplicación de origen nuevamente y asegúrese de utilizar el formato estándar vCard.

Pregunta: Los caracteres checos se muestran incorrectamente en los archivos VCF exportados.

Solución: El sistema exporta los archivos vCard en codificación Windows-1250, que está optimizada para Microsoft Outlook. Si utiliza otra aplicación que tenga problemas de visualización, contacte con el administrador del sistema.

Pregunta: No puedo enviar un contacto como SMS.

Solución: Compruebe lo siguiente:

• ¿Está activo el módulo SMS en su sistema?
• ¿Tiene permisos para enviar mensajes SMS?
• ¿Está introduciendo el número de teléfono en el formato correcto (+420...)?

Pregunta: Al importar un VCF se muestran muchos conflictos.

Solución: El conflicto ocurre cuando en el directorio ya existe un contacto con el mismo nombre y apellido. Para cada conflicto tiene tres opciones:

• Omitir - si no desea duplicar el registro y los datos actuales están al día
• Sobrescribir - si los datos importados están más actualizados que el registro existente
• Añadir como nuevo - si se trata de dos personas diferentes con el mismo nombre

Pregunta: La fotografía del contacto no se muestra después de cargarla.

Solución: Asegúrese de que:

• El archivo está en formato JPG, PNG o GIF
• Después de recortar la fotografía, hizo clic en el botón Guardar recorte de foto
• Posteriormente, guardó todo el contacto con el botón Guardar

Si el problema persiste, intente cargar la fotografía de nuevo o utilice otro archivo.

Consejos para un trabajo eficiente

• Utilice el campo Tipo de contacto para categorizar los contactos (por ejemplo, "Cliente", "Proveedor", "Socio"); esto facilitará el filtrado posterior
• Complete el campo Empresa de forma consistente; si el nombre de la empresa ya está en el sistema, selecciónelo de la lista en lugar de escribirlo de nuevo
• Exporte regularmente los contactos importantes como copia de seguridad mediante la función Descargar VCF
• Antes de una importación masiva, exporte su directorio actual como copia de seguridad
• Utilice la función Colvis para personalizar las columnas mostradas según sus necesidades
• Para una búsqueda rápida, utilice una combinación de filtros y búsqueda de texto completo
• Los contactos eliminados permanecen en la papelera; no hay que temer por un registro borrado por error