Directorio (Agenda de contactos - contactos, tarjetas de visita)

Resumen

El módulo Directorio sirve para registrar los contactos de empresa y personales (nombre, empresa, teléfono, correo electrónico, dirección, puesto). Sustituye tanto las tarjetas de visita en papel como los contactos dispersos en los clientes de correo electrónico por una única lista centralizada, a la que tiene acceso toda la empresa según los derechos asignados. El Directorio permite importar y exportar contactos en formato vCard, por lo que funciona también como puente entre eIntranet y aplicaciones como Outlook, y permite enviar un contacto como mensaje SMS a un teléfono móvil.

Funciones clave del módulo Directorio

• Registro de contactos con fotografía, empresa, puesto, números de teléfono, correo electrónico y nota
• Edición rápida de campos seleccionados directamente en la tabla sin abrir un diálogo
• Filtrado por empresa, puesto y tipo de contacto, búsqueda rápida de texto completo
• Descarga y envío de contactos en formato vCard (.vcf)
• Importación masiva de contactos desde archivos vCard, incluida la resolución de duplicados
• Envío de los datos de un contacto como mensaje SMS
• Papelera de reciclaje con los contactos eliminados y su restauración

Acceso y configuración del módulo Directorio

Las siguientes secciones describen dónde encontrar el módulo Directorio en la aplicación, cómo asignar los derechos de acceso a cada usuario y qué cuatro niveles de permisos distingue el módulo, desde la denegación total de acceso hasta el derecho completo de leer, escribir, eliminar y restaurar contactos desde la papelera de reciclaje.

Cómo acceder al módulo Directorio

La ruta de navegación hacia el módulo Directorio pasa por el menú principal, en la opción Directorio. Al abrirlo se muestra el título «Directorio» y, para los usuarios con permisos de administrador del módulo, también un enlace a Ajustes justo al lado del título.

Configuración del módulo Directorio

La configuración del módulo Directorio está disponible a través de Ajustes → Directorio y solo se abre para los usuarios con permiso para administrar la configuración de este módulo. Los ajustes contienen una única tabla, Derechos de acceso, con la lista de usuarios activos de la empresa. Para cada usuario, un interruptor permite elegir uno de los cuatro niveles de acceso al Directorio: Sin acceso, Lectura, Leer, escribir o Leer, escribir, borrar y restaurar desde la papelera de reciclaje. La selección se guarda inmediatamente al hacer clic, sin necesidad de ningún botón de confirmación. Mientras el administrador no asigne un nivel al usuario, el módulo Directorio permanece oculto para él (el estado predeterminado corresponde al nivel «Sin acceso»). El módulo no tiene ninguna otra configuración: no hay plantillas de correo electrónico, valores predeterminados ni acciones automáticas.

Permisos y derechos de acceso en el módulo Directorio

El Directorio distingue cuatro niveles de acceso, que se configuran individualmente para cada usuario en los ajustes del módulo. El nivel determina qué puede ver y hacer el usuario en el Directorio.

El acceso a la configuración del módulo Directorio, donde se asignan estos niveles a cada usuario, lo tiene únicamente el administrador del sistema o un usuario al que se le haya asignado explícitamente el rol de administrador para el módulo Directorio.

Interfaz de usuario del módulo Directorio

Esta sección describe la disposición de la pantalla principal del módulo Directorio, las columnas y los controles de la tabla de contactos, las opciones de edición rápida de determinados campos directamente en la fila sin abrir un diálogo, y los filtros disponibles y la búsqueda rápida en la lista de contactos.

Pantalla principal del Directorio

La pantalla principal del módulo Directorio contiene el panel plegable Filtro (contraído de forma predeterminada), una barra de botones encima de la tabla y la propia tabla de contactos. El panel Filtro se abre y se cierra haciendo clic en el icono de más/menos de su cabecera; incluye un aviso de que, aparte del filtro, se puede usar el campo Buscar a la derecha, encima de la tabla, para una búsqueda rápida. Si hay algún filtro configurado, el título «Filtro» se resalta en rojo y en negrita, para que se vea a primera vista que la lista no muestra todos los contactos.

La tabla de contactos tiene las columnas Empresa, Foto, Apellido y nombre, Correo electrónico, Dirección, Tel. (línea), Móvil, Url, Puesto, Tipo de contacto, Nota y una última columna con una casilla de verificación para la selección masiva (no se puede ordenar). Si están rellenos, el Correo electrónico y la Url se muestran como enlaces en los que se puede hacer clic: el Correo electrónico abre el cliente de correo, la Url abre la página en una pestaña nueva. Encima de la tabla se encuentran los controles habituales: el botón de exportación a Excel, impresión, selección de las columnas mostradas, elección del número de filas por página y el campo de búsqueda.

Edición rápida de un contacto directamente en la tabla del Directorio

Los usuarios con permiso de escritura pueden modificar en la tabla del Directorio las columnas Empresa, Dirección, Tel. (línea), Móvil, Puesto, Tipo de contacto y Nota sin abrir un diálogo: basta con hacer clic en el valor de la celda, sobrescribirlo y confirmar. A los usuarios sin permiso de escritura, el mismo valor se les muestra como texto no editable. Esta edición rápida está pensada para pequeñas correcciones de un solo campo; la edición completa del contacto, incluida la fotografía, la realiza el diálogo «Añadir/editar un contacto».

Filtros y búsqueda en el Directorio

El panel Filtro del módulo Directorio ofrece tres listas desplegables, que se rellenan con los valores ya utilizados en el directorio de la empresa correspondiente:

• Empresa: limita la lista a los contactos que pertenecen a la empresa seleccionada
• Puesto: limita la lista a los contactos con el puesto de trabajo seleccionado
• Tipo de contacto: limita la lista a los contactos de la categoría seleccionada

Tras seleccionar los valores, el filtro se aplica con el botón Buscar (icono de lupa), que vuelve a cargar la tabla con la configuración actual. El botón Cancelar (icono de aspa) borra el filtro. Al margen de este panel, para una búsqueda rápida en todas las columnas sirve el campo Buscar encima de la tabla, que filtra los registros de forma inmediata mientras se escribe.

Operaciones básicas en el módulo Directorio

Entre las operaciones básicas del módulo Directorio se encuentran añadir un nuevo contacto, modificar un registro existente y eliminarlo o restaurarlo desde la papelera de reciclaje. La disponibilidad de cada operación depende del nivel de permiso asignado a cada usuario.

Procedimiento: Añadir un nuevo contacto al Directorio

Un usuario con permiso de escritura puede añadir un nuevo contacto al Directorio.

1. En la pantalla principal del Directorio, haga clic en el botón Añadir registro.
2. En el diálogo «Añadir/editar un contacto» rellene los campos obligatorios Nombre y Apellido; opcionalmente, además, Título, Correo electrónico, Móvil, Url y Teléfono/línea.
3. Los campos Puesto, Tipo de contacto, Empresa y Dirección selecciónelos de la lista de valores ya utilizados anteriormente, o bien escriba directamente un valor nuevo: se guardará para el próximo uso.
4. Opcionalmente, cargue una fotografía del contacto: seleccione el archivo, ajuste el recorte circular y, si es necesario, gírela con el botón Gire.
5. Opcionalmente, rellene la Nota.
6. Haga clic en Guardar. El contacto aparecerá en la lista y el diálogo se cerrará.

Consejo: el propio navegador obliga a rellenar el Nombre y el Apellido; sin ellos, el formulario no se puede enviar. Los demás campos son opcionales y se pueden completar más tarde mediante la edición rápida directamente en la tabla.

Procedimiento: Modificar un contacto en el Directorio

Un contacto existente en el Directorio se puede modificar de dos maneras: mediante el diálogo completo o con la edición rápida de un campo en la tabla.

1. Haga clic en el icono del lápiz en la fila del contacto para abrir el diálogo «Añadir/editar un contacto» con todos los campos. Para corregir más rápido uno de los campos Empresa, Dirección, Tel. (línea), Móvil, Puesto, Tipo de contacto o Nota, en su lugar haga clic directamente en el valor de la columna correspondiente de la tabla.
2. En el diálogo completo, modifique los campos que necesite. Si el contacto ya tiene una fotografía cargada, se puede eliminar marcando la casilla Quitar foto, o bien cargar una fotografía nueva.
3. Haga clic en Guardar.

Procedimiento: Eliminar y restaurar un contacto en el Directorio

En el Directorio, solo el usuario con el nivel de permiso más alto puede eliminar contactos y restaurarlos desde la papelera de reciclaje.

1. En la fila del contacto, haga clic en el aspa roja.
2. Confirme el diálogo «¿Borrar?» con el texto «¿De verdad quiere borrar esta entrada?» mediante el botón Sí. El contacto se moverá a la papelera de reciclaje y dejará de aparecer en la lista habitual.
3. Los contactos eliminados se muestran con el botón Eliminados en la pantalla principal del Directorio. La papelera de reciclaje muestra una lista reducida de columnas: Empresa, Apellido y nombre y Correo electrónico, junto con un aviso de que los registros eliminados permanecen en la papelera durante un tiempo determinado antes de que el sistema los elimine definitivamente.
4. El contacto se recupera haciendo clic en el icono de restauración en la fila de la papelera y confirmando el diálogo «¿Restaurar?» / «¿De verdad quiere restaurar este registro?».

Nota: el tiempo durante el cual los contactos eliminados permanecen en la papelera de reciclaje antes de su eliminación definitiva es común para toda la aplicación y no es específico del Directorio.

Funciones avanzadas del módulo Directorio

Además del registro básico, el módulo Directorio ofrece también funciones más avanzadas: el envío de un contacto como mensaje SMS, la importación masiva de contactos desde archivos vCard y las operaciones masivas sobre varios contactos seleccionados a la vez.

Envío de un contacto como SMS desde el Directorio

Esta función envía los datos del contacto seleccionado como mensaje de texto a un número de móvil indicado. Está disponible para cualquier usuario que tenga al menos el derecho de lectura en el Directorio.

1. En la fila del contacto, haga clic en el icono del móvil Enviar el contacto como SMS al número que usted indique.
2. En el diálogo «Envío de un contacto por SMS» aparece precargado su número de móvil (sin el prefijo +420) según su perfil; se puede sobrescribir con otro número.
3. Haga clic en Enviar. Al número indicado llegará un mensaje de texto con su nombre, móvil y teléfono, junto con el móvil, el teléfono y el correo electrónico del contacto seleccionado; el sistema genera el contenido del mensaje automáticamente.

Importación de contactos desde vCard al Directorio

La importación permite cargar de forma masiva contactos en el Directorio desde un archivo vCard, por ejemplo exportado desde Outlook o desde un teléfono móvil. Está disponible para los usuarios con permiso de escritura.

1. Haga clic en el botón VCF de importación.
2. Arrastre o seleccione un archivo con extensión .vcf, o un archivo .zip que contenga varios archivos .vcf (se admiten las versiones de vCard 2.1, 3.0 y 4.0, con un máximo de 10 MB por archivo).
3. Tras la carga se muestra el número de contactos leídos y el botón Ver vista previa.
4. En la vista previa hay una tabla con los contactos encontrados y su estado Nuevo (contacto sin coincidencia) o Duplicidad (en el Directorio ya existe un contacto con el mismo nombre y apellido).
5. Marque los contactos que desea importar (estado predeterminado: todos marcados), o utilice el botón Importar todo.
6. Los contactos sin duplicado se importan directamente como registros nuevos. Para los contactos duplicados se muestra la pantalla Conflicto con la comparación del registro existente (en amarillo) y el nuevo registro de la importación (en verde). Para cada conflicto se elige una de las siguientes acciones:
   • Saltarse: el contacto de la importación no se guarda
   • Sobrescribir: el contacto existente se actualiza con los valores de la importación; solo se sobrescriben los campos rellenos, los campos vacíos de la importación no borran los datos existentes
   • Añadir como nuevo: se crea un nuevo registro aunque coincidan el nombre y el apellido
7. Al final de la importación se muestra un resumen con el número de contactos importados, sobrescritos y omitidos. Al cerrar el diálogo, la lista de contactos del Directorio se actualiza.

Aviso: no se ha detectado ningún límite en el número de contactos que se pueden importar de una vez en un solo archivo.

Operaciones masivas sobre los contactos seleccionados en el Directorio

En la última columna de la tabla del Directorio se puede marcar uno o varios contactos. Mientras no haya ningún contacto seleccionado, los botones para descargar y enviar contactos por correo electrónico permanecen inactivos. La casilla de verificación de la cabecera de la columna, con la etiqueta «Seleccionar todo», marca o quita la marca de todos los contactos de la página actual de la tabla a la vez.

Exportación de datos desde el módulo Directorio

El módulo Directorio ofrece dos formas de exportar los contactos seleccionados en formato vCard: descargarlos a un archivo en el ordenador y enviarlos por correo electrónico directamente desde la aplicación, sin necesidad de descargar antes el archivo. Ambas formas se describen en los siguientes apartados, con el procedimiento exacto y el formato de salida.

Exportación: Descargar contactos como vCard (VCF)

Esta exportación guarda los contactos seleccionados del Directorio en un archivo con formato vCard, que se puede abrir o importar en Outlook y otras aplicaciones de correo electrónico y de contactos.

1. En el módulo Directorio, marque en la tabla uno o varios contactos.
2. Haga clic en el botón Descargar VCF (vCard).
3. Para un único contacto seleccionado se descarga un archivo con extensión .vcf. Para varios contactos seleccionados se descarga un archivo ZIP que contiene un archivo .vcf independiente para cada contacto.

Formato de salida: vCard (.vcf); con varios contactos, un archivo ZIP con los archivos .vcf

Sistema de destino: cualquier aplicación que admita el formato vCard (por ejemplo, Outlook)

Exportación: Enviar contactos como vCard por correo electrónico

Esta exportación envía los contactos seleccionados del Directorio como archivo adjunto de un correo electrónico, sin que el usuario tenga que descargarlos antes al ordenador. Está disponible incluso con el derecho de solo lectura.

1. En el módulo Directorio, marque en la tabla uno o varios contactos.
2. Haga clic en el botón Envía VCF por correo electrónico (hasta que se marque una selección, el botón permanece inactivo).
3. En el diálogo «Envía VCF por correo electrónico» se muestra un resumen de los contactos seleccionados y su número.
4. Rellene el campo obligatorio Correo electrónico (la dirección del destinatario; se pueden separar varias direcciones con una coma) y el campo obligatorio Asunto (precargado con «Contactos de la agenda»). Opcionalmente, modifique el campo Mensaje, que aparece precargado con la lista de nombres de los contactos seleccionados.
5. Haga clic en Enviar. Los contactos seleccionados se enviarán como archivo adjunto .vcf a la dirección de correo electrónico indicada.

Formato de salida: vCard (.vcf) como archivo adjunto de un correo electrónico

Sistema de destino: el buzón de correo electrónico del destinatario indicado

Integración del módulo Directorio con otros módulos

• SMS: el botón «Enviar el contacto como SMS» del Directorio envía un mensaje de texto con los datos del contacto (nombre, móvil, teléfono, correo electrónico) a través de la misma pasarela de envío de SMS que utilizan también otros módulos de la aplicación.
• Envío de correos electrónicos: el diálogo «Envía VCF por correo electrónico» utiliza el sistema común de envío de correos electrónicos de la aplicación, el mismo que emplean también otros módulos.
• Almacenamiento de archivos: la fotografía del contacto se guarda de la misma manera que el resto de los archivos adjuntos de la aplicación, en un registro común de archivos independiente del propio Directorio.
• Aplicaciones externas (Outlook y otras): la exportación e importación en formato vCard sirve para intercambiar contactos con aplicaciones externas de correo electrónico y de contactos fuera de eIntranet.

Resolución de problemas en el módulo Directorio

Esta sección resume las preguntas frecuentes de los usuarios sobre el módulo Directorio, explica situaciones habituales al trabajar con los contactos, su importación y exportación, y ofrece consejos prácticos para trabajar con el Directorio de forma más rápida y eficaz en el funcionamiento diario de la empresa.

Preguntas frecuentes sobre el módulo Directorio

Pregunta: ¿Por qué están inactivos los botones «Descargar VCF (vCard)» y «Envía VCF por correo electrónico»?

Solución: ambos botones solo funcionan sobre contactos seleccionados. Primero marque al menos un contacto en la última columna de la tabla del Directorio; después los botones se activarán.

Pregunta: ¿Por qué no se puede rellenar la dirección web de la empresa en el diálogo de añadir contacto?

Solución: el formulario de añadir y modificar contacto contiene el campo Url solo para la dirección web personal del contacto. La dirección web de la empresa solo llega al registro mediante la importación desde un archivo vCard que contenga ese campo.

Pregunta: ¿Qué significa el estado «Duplicidad» al importar contactos?

Solución: significa que en el Directorio ya existe un contacto con el mismo nombre y apellido que el registro importado. Para ese contacto, en la pantalla Conflicto se elige si se sobrescribe el registro existente, se deja sin cambios (se salta), o se añade el contacto importado como un registro completamente nuevo.

Pregunta: ¿Por qué en algunos contactos no puedo modificar el valor haciendo clic directamente en la tabla?

Solución: la edición rápida del valor directamente en la fila de la tabla del Directorio está disponible solo para los usuarios con permiso de escritura. Sin ese permiso, el mismo valor se muestra como texto simple no editable.

Consejos para trabajar de forma eficaz con el Directorio

• Para encontrar rápidamente un contacto, utilice el campo Buscar encima de la tabla en lugar de abrir el panel Filtro: busca en todas las columnas mostradas a la vez.
• Los campos Puesto, Tipo de contacto, Empresa y Dirección recuerdan los valores introducidos anteriormente; así, al escribir un valor nuevo basta con usar la lista para evitar errores tipográficos y variantes duplicadas del mismo nombre.
• Antes de importar de forma masiva una gran cantidad de tarjetas de visita, compruebe en la vista previa de la importación el estado de cada contacto (Nuevo/Duplicidad), para que la importación no llene el Directorio de registros duplicados no deseados.
• Si quiere pasar contactos a un compañero sin acceso a eIntranet, utilice el envío de vCard por correo electrónico: no hace falta descargar antes los contactos al ordenador.