Wiadomości danych (ISDS)

Przegląd

Moduł Wiadomości danych (skrzynki danych, ISDS, komunikacja elektroniczna z urzędami) służy do zarządzania skrzynkami danych bezpośrednio z eIntranetu. Umożliwia odbieranie, przetwarzanie, archiwizowanie i wysyłanie wiadomości danych, które na mocy prawa mają taką samą moc prawną jak listy polecone. Moduł obsługuje jednoczesne podłączenie wielu skrzynek danych, automatyczne pobieranie nowych wiadomości co trzy godziny oraz przekazywanie wiadomości na adres e-mail wybranych użytkowników.

Główne funkcje

• Odbieranie i wysyłanie wiadomości danych (odebrane, wysłane, do wysłania)
• Zarządzanie wieloma skrzynkami danych w jednym interfejsie
• Automatyczne pobieranie wiadomości co trzy godziny
• Przekazywanie odebranych wiadomości na e-mail użytkowników wraz z załącznikami
• Przekazanie wiadomości do rozwiązania użytkownikowi lub grupie użytkowników
• Dodawanie notatek i załączników do wiadomości danych
• Reguły automatycznego przetwarzania i sortowania wiadomości przychodzących
• Kolorowe etykiety (tagi) do kategoryzacji wiadomości
• Integracja z fakturami otrzymanymi, fakturami wystawionymi i eZwolnieniami lekarskimi
• Katalog skrzynek danych z wyszukiwaniem w systemie ISDS
• Odroczone wysyłanie wiadomości na określony termin
• Eksport wiadomości w formacie ZFO wraz z potwierdzeniem doręczenia

Dostęp i ustawienia

Jak uzyskać dostęp do modułu Wiadomości danych

Ścieżka nawigacji do modułu Wiadomości danych: Menu główne → Wiadomości danych

Ustawienia modułu są dostępne przez: Ustawienia → Wiadomości danych

Uprawnienia i prawa dostępu do modułu Wiadomości danych

Prawa dostępu do modułu Wiadomości danych konfiguruje się w sekcji Ustawienia → Wiadomości danych → Prawa użytkowników. Dla każdego użytkownika można ustawić kombinację różnych poziomów dostępu.

Uprawnienie	Opis
Brak dostępu	Użytkownik nie ma dostępu do modułu Wiadomości danych
Odczyt przydzielonych do rozwiązania	Użytkownik widzi tylko wiadomości, które zostały mu przydzielone do rozwiązania
Odczyt wszystkich	Użytkownik może przeglądać wszystkie wiadomości we wszystkich skrzynkach
Tworzenie wiadomości do wysłania	Użytkownik może przygotowywać nowe wiadomości danych do wysłania i widzi wysłane wiadomości
Pobieranie	Użytkownik może ręcznie pobierać wiadomości ze skrzynki danych
Wysyłanie	Użytkownik może faktycznie wysłać przygotowaną wiadomość danych
Tylko wybrane skrzynki	Ograniczenie dostępu do konkretnych skrzynek danych z pełnej listy

Uwaga: Uprawnienia można łączyć. Na przykład użytkownik może mieć prawo do tworzenia wiadomości, ale nie do ich wysyłania. Wysyłanie wykonuje wówczas przełożony z uprawnieniem Wysyłanie.

Konfiguracja połączeń skrzynek danych

Podłączanie skrzynek danych do zarządzania w ustawieniach modułu Wiadomości danych odbywa się w zakładce Podłączone skrzynki. Dodanie nowej skrzynki wymaga dostępu administratora modułu.

Procedura: Kliknij przycisk Dodaj skrzynkę i wypełnij formularz następującymi danymi:

• Nazwa użytkownika skrzynki danych: Nazwa logowania do portalu mojedatovaschranka.cz (nie identyfikator skrzynki)
• Hasło do skrzynki danych: Hasło do skrzynki danych. Ostrzeżenie: Błędne hasło zablokuje skrzynkę na 24 godziny. Sprawdź hasło wcześniej na mojedatovaschranka.cz.
• Zapisz hasło do skrzynki danych: Zaznacz, aby zapisać hasło w zaszyfrowanej formie. Jeśli nie zapiszesz hasła, będziesz proszony o jego podanie przy każdym ręcznym pobieraniu.
• Aktywna: Skrzynka jest aktywna i dostępna do użytku
• Pobieranie automatyczne: Włączenie automatycznego pobierania wiadomości co trzy godziny
• Pobrane oznaczyć jako przeczytane: Po pobraniu do eIntranetu wiadomości na portalu mojedatovaschranka.cz zostaną oznaczone jako przeczytane
• Po pobraniu wysłać kopię e-mailem użytkownikom: Wybór użytkowników, którzy otrzymają e-mail z kopią nowych wiadomości wraz z załącznikami
• Po pobraniu automatycznie ustawić osobę rozwiązującą: Automatyczne przydzielenie nowych wiadomości konkretnemu użytkownikowi do rozwiązania
• Przetwarzanie eZwolnień lekarskich: Automatyczne przetwarzanie wiadomości ČSSZ o eZwolnieniach lekarskich podczas pobierania

Wskazówka: Podczas zapisywania połączenia system weryfikuje istnienie skrzynki i pobiera jej nazwę z systemu ISDS. Ta operacja nie powoduje doręczenia wiadomości.

Wyjątki od automatycznego pobierania

W ustawieniach każdej podłączonej skrzynki można skonfigurować wyjątki od automatycznego pobierania:

• Nie pobieraj w dni wolne od pracy: Pobieranie jest pomijane w święta i weekendy
• Nie pobieraj w dni: Wybór konkretnych dni tygodnia bez pobierania
• Nie pobieraj w dniu przed dniem wolnym: Pobieranie jest pomijane w piątek lub w dniu przed świętem

Ustawienia ogólne modułu Wiadomości danych

W zakładce Ustawienia ogólne administrator modułu może aktywować następujące opcjonalne funkcje:

Ustawienie	Opis
Kolorowe tagi do wiadomości danych	Aktywuje możliwość dodawania zdefiniowanych przez użytkownika kolorowych etykiet do wiadomości (zakładka Tagi staje się dostępna)
Wyślij powiadomienie przy zapisaniu szkicu	Przy zapisaniu wiadomości do zatwierdzenia powiadomienie jest wysyłane do jednego lub więcej użytkowników z uprawnieniem wysyłania
Wysyłanie wiadomości do wielu odbiorców	Jedna wiadomość danych może być wysłana do wielu odbiorców jednocześnie
Poinformuj użytkowników o wysłaniu wiadomości	Po wysłaniu wiadomości wybrani użytkownicy otrzymują powiadomienie i mogą potwierdzić, że przyjęli wiadomość do wiadomości
Odroczone wysyłanie wiadomości	Umożliwia ustawienie daty i godziny, kiedy wiadomość ma zostać automatycznie wysłana
Pole tekstowe do prostej odpowiedzi	Podczas tworzenia wiadomości można napisać tekst, który automatycznie zostanie przekształcony w załącznik Zprava.pdf

Konfiguracja reguł automatycznego przetwarzania

W zakładce Reguły można zdefiniować reguły automatycznego sortowania przychodzących wiadomości danych. Najpierw nazwij regułę, a po zapisaniu dodaj konkretne warunki i akcje. Reguły pozwalają na przykład na automatyczne przydzielenie wiadomości konkretnemu użytkownikowi lub kategoryzację na podstawie nadawcy lub treści tematu.

Konfiguracja etykiet (tagów)

W zakładce Tagi (widoczna po aktywacji w Ustawieniach ogólnych) definiujesz kolorowe etykiety do kategoryzacji wiadomości. Na przykład Wynagrodzenia - egzekucja, Sąd lub Urząd skarbowy. Etykiety są współdzielone przez wszystkich użytkowników w ramach jednej firmy.

Interfejs użytkownika

Ekran główny modułu Wiadomości danych

Ekran główny modułu Wiadomości danych wyświetla przegląd wiadomości podzielonych na zakładki według statusu. U góry znajdują się zakładki do przełączania między sekcjami, poniżej tabela wiadomości.

Zakładki na ekranie głównym:

• Odebrane: Nowo pobrane wiadomości odebrane oczekujące na przetworzenie. Wyświetla liczbę wiadomości w tym statusie.
• W trakcie: Wiadomości przydzielone użytkownikom do rozwiązania, jeszcze niezałatwione
• Załatwione: Archiwum przetworzonych wiadomości odebranych
• Do wysłania: Szkice wiadomości wychodzących oczekujące na wysłanie (widoczne tylko dla użytkowników z uprawnieniem tworzenia lub wysyłania)
• Wysłane: Archiwum wysłanych wiadomości
• Nowa wiadomość: Formularz do tworzenia nowej wiadomości wychodzącej (widoczny tylko dla użytkowników z uprawnieniem tworzenia wiadomości)

Tabela wiadomości - Kolumny

Tabela wiadomości danych w module Wiadomości danych wyświetla następujące kolumny:

Kolumna	Opis
Numer ISDS	Unikalny identyfikator wiadomości danych w systemie ISDS
Od	Nadawca wiadomości i jego identyfikator skrzynki danych
Do	Odbiorca wiadomości i jego identyfikator skrzynki danych
Temat	Temat wiadomości danych
Dostarczono do skrzynki	Data i godzina dostarczenia wiadomości do skrzynki
Doręczono prawnie	Data i godzina doręczenia prawnego wiadomości (przez logowanie lub fikcję po 10 dniach)
Pobrano	Data i godzina pobrania wiadomości do eIntranetu
Termin do	Wewnętrzny termin rozwiązania wiadomości
Rozwiązuje / Rozwiązał / Wysłał / Przygotował	Użytkownik przydzielony do rozwiązania lub który przetworzył wiadomość

Filtry i wyszukiwanie w module Wiadomości danych

W module Wiadomości danych dostępny jest panel filtrów (po kliknięciu na nagłówek karty Filtr). Po ustawieniu filtrów kliknij Szukaj, aby wyświetlić wyniki. Kliknij Wyczyść, aby usunąć filtry.

• Odbiorca: Filtrowanie według odbiorcy wiadomości (identyfikator skrzynki danych)
• Nadawca: Filtrowanie według nadawcy wiadomości
• Data dostarczenia: Wybór zakresu czasowego dla daty dostarczenia wiadomości
• W pliku zawiera: Wyszukiwanie pełnotekstowe w treści załączników wiadomości
• Temat: Wyszukiwanie w temacie wiadomości

Nad tabelą wiadomości można również filtrować według kolorowych etykiet (tagów), jeśli ta funkcja jest aktywowana w ustawieniach.

Wskazówka: Nagłówek tabeli zmienia kolor na czerwony, gdy filtry są aktywne. Filtry są zachowywane nawet po przełączaniu między zakładkami.

Podstawowe operacje

Procedura: Ręczne pobieranie wiadomości danych ze skrzynki

W module Wiadomości danych, na zakładce Odebrane lub Wysłane, kliknij przycisk pobierania. Ręczne pobieranie wymaga uprawnienia Pobieranie.

1. Otwórz zakładkę Odebrane lub Wysłane
2. W polu Pobierz wiadomości z wybierz konkretną skrzynkę danych
3. Jeśli nie zapisałeś hasła, pojawi się pole Twoje hasło - wprowadź hasło do skrzynki danych
4. Kliknij przycisk Pobierz odebrane i wysłane wiadomości
5. System wyświetli informację o rozpoczęciu procesu pobierania. Poczekaj na zakończenie.

Ostrzeżenie: Pobranie wiadomości powoduje ich doręczenie prawne zgodnie z prawem (wiadomości są oznaczane jako przeczytane).

Procedura: Wyświetlanie szczegółów wiadomości danych

Otwórz szczegóły wiadomości danych w module Wiadomości danych, klikając na wiersz w tabeli wiadomości.

Szczegóły zawierają:

• Numer ISDS, nadawca, odbiorca, temat
• Data dostarczenia do skrzynki, doręczenia prawnego i pobrania wiadomości
• Numer referencyjny nadawcy i odbiorcy, sygnatura akt
• Pole Do rąk do adresowania konkretnej osoby
• Termin do: Wewnętrzny termin rozwiązania (edytowalny)
• Załączniki: Pliki załączone do wiadomości danych do pobrania
• Załączniki ZFO: Wiadomość danych w natywnym formacie ZFO dla 602XML Filler
• Potwierdzenie doręczenia w ZFO: Potwierdzenie doręczenia w formacie ZFO
• Aktualny status wiadomości i przydzielona osoba rozwiązująca
• Historia notatek do danej wiadomości

Procedura: Oznaczanie wiadomości danych jako załatwionej

W module Wiadomości danych oznacz odebraną wiadomość jako załatwioną z jej szczegółów lub masowo z listy.

Ze szczegółów wiadomości:

1. Otwórz szczegóły wiadomości danych, klikając na wiersz w tabeli
2. Kliknij przycisk Oznacz jako załatwione
3. Wiadomość zostanie przeniesiona do zakładki Załatwione

Masowo z listy:

1. W zakładce Odebrane lub W trakcie zaznacz wiadomości w ostatniej kolumnie tabeli
2. Kliknij przycisk Przenieś zaznaczone do załatwionych
3. Aby zaznaczyć wszystkie wiadomości, użyj przycisku Zaznacz wszystkie

Procedura: Wysłanie wiadomości danych do Faktur otrzymanych

Odebrane wiadomości danych w module Wiadomości danych można jednym kliknięciem przenieść do modułu Faktury otrzymane. Ta funkcja jest dostępna tylko dla wiadomości odebranych (nie wysłanych) i jeśli moduł Faktury otrzymane jest aktywny.

1. Otwórz szczegóły odebranej wiadomości danych
2. Kliknij przycisk Do faktur otrzymanych
3. Wiadomość i jej załączniki zostaną przeniesione do modułu Faktury otrzymane

Wysyłanie wiadomości danych

Procedura: Tworzenie nowej wiadomości danych

Nową wiadomość danych w module Wiadomości danych tworzysz w zakładce Nowa wiadomość. Do tworzenia wymagane jest uprawnienie Tworzenie wiadomości.

1. Kliknij zakładkę Nowa wiadomość
2. Wypełnij wymagane pola:
   • Od: Wybierz wysyłającą skrzynkę danych z listy podłączonych skrzynek
   • Do (adres z katalogu): Wyszukaj odbiorcę, wpisując identyfikator skrzynki lub część nazwy, lub kliknij Wyszukaj inny adres, aby wyszukać w systemie ISDS
   • Temat: Wpisz temat wiadomości (pole wymagane)
   • Załączniki: Załącz pliki, przeciągając je do obszaru lub klikając na obszar. Łączny rozmiar załączników nie może przekroczyć 20 MB.
3. Opcjonalnie kliknij Dodatkowe pola nagłówka, aby dodać numer referencyjny, sygnaturę akt i pole Do rąk
4. Kliknij:
   • Przygotuj do wysłania: Wiadomość zostanie zapisana jako szkic w zakładce Do wysłania i oczekuje na zatwierdzenie
   • Wyślij: Wiadomość zostanie natychmiast wysłana (wymaga uprawnienia Wysyłanie)

Wskazówka: Pole Temat oferuje automatyczne uzupełnianie na podstawie wcześniej wysłanych tematów wiadomości.

Procedura: Wysyłanie wiadomości z szablonów CzechPoint

Moduł Wiadomości danych zawiera predefiniowane szablony dla najczęstszych żądań wysyłanych przez CzechPoint. Te żądania są automatycznie przetwarzane bez konieczności wypełniania załączników.

1. W zakładce Nowa wiadomość wybierz wymagany typ żądania z pola Szablon:
   • Wniosek o wypis z Rejestru Handlowego (tylko dla osób prawnych z identyfikatorem firmy)
   • Wniosek o wypis z Rejestru Karnego Osób Prawnych
   • Wniosek o wypis z Rejestru Karnego Osób Fizycznych - niekaralność
   • Wniosek o wypis z Rejestru Karnego Osób Fizycznych - do pracy z dziećmi
2. System wyświetli informację o kolejnych krokach (zwykle wystarczy kliknąć Wyślij)
3. Wypis jest zwykle otrzymywany z podpisem elektronicznym w dniu roboczym w ciągu 2 godzin

Wskazówka: Usługa korzysta z CzechPoint i jest bezpłatna. Szablony są wyświetlane w zależności od typu wysyłającej skrzynki (osoba fizyczna lub prawna).

Procedura: Odpowiedź na odebraną wiadomość danych

W szczegółach odebranej wiadomości w module Wiadomości danych kliknij przycisk Odpowiedz. System automatycznie wypełnia wysyłającą skrzynkę, odbiorcę i temat wiadomości w formacie RE: pierwotny temat. Załączniki z pierwotnej wiadomości są automatycznie dołączane do odpowiedzi.

Procedura: Przekazanie wiadomości danych

W szczegółach wiadomości w module Wiadomości danych kliknij przycisk Przekaż. System automatycznie wypełnia temat w formacie FWD: pierwotny temat i załącza załączniki pierwotnej wiadomości. Wpisz nowego odbiorcę i wyślij wiadomość.

Procedura: Wysyłanie wiadomości z Faktur wystawionych

Faktury wystawione w eIntranecie można bezpośrednio wysłać jako wiadomość danych. Załączniki faktury są automatycznie przygotowywane jako załączniki nowej wiadomości danych, a skrzynka danych odbiorcy jest wyszukiwana według identyfikatora firmy klienta z katalogu ISDS.

Procedura: Zatwierdzenie i wysłanie szkicu z kolejki Do wysłania

Wiadomości przygotowane do wysłania czekają w zakładce Do wysłania. Użytkownik z uprawnieniem wysyłania może je sprawdzić i wysłać.

1. Przejdź do zakładki Do wysłania
2. Kliknij na wiersz wiadomości, aby wyświetlić jej szczegóły
3. Sprawdź odbiorcę, temat i załączniki
4. Kliknij przycisk Wyślij
5. Wiadomość zostanie przeniesiona do zakładki Wysłane

Alternatywnie, w zakładce Do wysłania kliknij ikonę Usuń, aby usunąć szkic. Usunięte szkice są dostępne przez przycisk Usunięte.

Odroczone wysyłanie wiadomości danych

Jeśli ta funkcja jest aktywowana w ustawieniach modułu, przy tworzeniu wiadomości lub w szczegółach szkicu można ustawić odroczone wysłanie. Kliknij przycisk Wyślij w zaplanowanym terminie i wprowadź datę i godzinę automatycznego wysłania. System wyśle wiadomość automatycznie w określonym terminie.

Zarządzanie wiadomościami

Procedura: Przydzielenie wiadomości danych do rozwiązania użytkownikowi

W module Wiadomości danych odebraną wiadomość można przydzielić konkretnemu użytkownikowi lub wielu użytkownikom do rozwiązania. Wiadomość pojawi się w zakładce W trakcie, a przydzielony użytkownik zostanie powiadomiony.

1. Otwórz szczegóły odebranej wiadomości danych
2. Kliknij przycisk Przydziel do rozwiązania użytkownikowi
3. W oknie dialogowym wybierz jednego lub więcej użytkowników z listy
4. Kliknij Zapisz
5. Wiadomość zostanie przeniesiona do zakładki W trakcie i będzie wyświetlana u wybranych użytkowników

Uwaga: Na liście wyświetlani są tylko użytkownicy, którzy mają dostęp do modułu Wiadomości danych.

Procedura: Przydzielenie wiadomości danych do rozwiązania grupie

Podobnie jak przy przydzielaniu użytkownikowi, w szczegółach wiadomości kliknij przycisk Przydziel do rozwiązania grupie. Wybierz grupę użytkowników i potwierdź. Wiadomość zostanie przydzielona wszystkim członkom grupy.

Procedura: Dodawanie notatki do wiadomości danych

W module Wiadomości danych do każdej wiadomości można dodawać notatki tekstowe z załącznikami. Notatki są widoczne dla wszystkich użytkowników mających dostęp do danej wiadomości.

1. Otwórz szczegóły wiadomości danych
2. W sekcji Notatki kliknij przycisk Dodaj notatkę
3. Wypełnij pole Notatka
4. Opcjonalnie dołącz pliki do obszaru załączników
5. Kliknij Zapisz

Notatki są sortowane od najnowszej i wyświetlają imię autora, datę i godzinę utworzenia.

Procedura: Dodawanie lub edycja terminu wiadomości

W szczegółach wiadomości danych można ustawić wewnętrzny termin rozwiązania. Kliknij ikonę edycji (ołówek) obok pola Termin do, wpisz datę i zapisz. Termin jest wyświetlany w tabeli wiadomości i służy do wewnętrznego przeglądu, nie jako termin prawny.

Procedura: Dodawanie etykiety (tagu) do wiadomości

Jeśli etykiety są aktywowane w ustawieniach, w szczegółach wiadomości można dodać kolorową etykietę. Kliknij przycisk Tagi w nagłówku karty szczegółów. Wybierz jedną lub więcej etykiet i zapisz. Etykiety są wyświetlane w tabeli i można ich używać do filtrowania wiadomości.

Funkcja Do wiadomości

Jeśli funkcja Do wiadomości jest aktywowana w ustawieniach ogólnych, przy wysyłaniu wiadomości lub w szczegółach szkicu można wybrać użytkowników, którzy powinni być poinformowani o wysłaniu wiadomości. Po wysłaniu użytkownicy ci otrzymują powiadomienie i mogą w systemie potwierdzić, że przyjęli wiadomość do wiadomości, lub dodać własną notatkę.

Katalog skrzynek danych

Wyszukiwanie w katalogu skrzynek danych

Moduł Wiadomości danych zapewnia dostęp do katalogu systemu ISDS w celu wyszukiwania odbiorców. Katalog jest dostępny podczas tworzenia nowej wiadomości po kliknięciu przycisku Wyszukaj inny adres.

1. Kliknij przycisk Wyszukaj inny adres w formularzu nowej wiadomości
2. Wpisz co najmniej 6 znaków z nazwy szukanego podmiotu
3. Kliknij przycisk Znajdź
4. Z wyświetlonej listy wybierz odpowiednią skrzynkę, klikając przycisk wyboru

Tabela wyników wyświetla Nazwę, Identyfikator skrzynki, typ skrzynki (OVM, PO, FO, PFO itp.), typ akceptowanych wiadomości oraz adres podmiotu.

Wskazówka: Katalog ISDS przeszukuje krajową bazę danych skrzynek danych. Wpisz dokładną lub częściową nazwę firmy lub instytucji.

Konwersja wiadomości danych do wersji drukowanej

Procedura: Konwersja wiadomości danych do formy papierowej

W szczegółach wiadomości w module Wiadomości danych kliknij przycisk Konwertuj do wersji drukowanej. System wyświetli instrukcje przeprowadzenia autoryzowanej konwersji dokumentów.

Procedura autoryzowanej konwersji:

1. W szczegółach wiadomości danych pobierz całą wiadomość w formacie ZFO (patrz sekcja Załączniki ZFO)
2. Prześlij pobrany plik do repozytorium CzechPoint Ministerstwa Spraw Wewnętrznych pod adresem czechpoint.cz/uschovna
3. System wygeneruje potwierdzenie z unikalnym identyfikatorem (kod kreskowy 2D) - wydrukuj je
4. W ciągu 30 dni odwiedź oddział CzechPoint, przedstaw kod kreskowy i zlecij konwersję dokumentu

Ostrzeżenie: Urzędy nie powinny wymagać od Ciebie drukowanej wersji wiadomości otrzymanej elektronicznie od innego urzędu. Konwersja jest odpłatna (ok. 40 CZK za stronę).

Automatyczne przetwarzanie i reguły

Automatyczne pobieranie wiadomości danych w tle

Moduł Wiadomości danych automatycznie pobiera nowe wiadomości co trzy godziny za pośrednictwem zadania w tle (cron job). Automatyczne pobieranie działa dla wszystkich skrzynek, w których ta opcja jest aktywowana w ustawieniach podłączonej skrzynki. Po pobraniu wiadomości system wysyła powiadomienia e-mail do skonfigurowanych użytkowników.

Ostrzeżenie o wygaśnięciu hasła: Jeśli hasło do skrzynki danych wygasło lub pozostało mniej niż 14 dni, na ekranie głównym modułu wyświetlane jest ostrzeżenie. Hasło należy odnowić na portalu mojedatovaschranka.cz i zaktualizować w ustawieniach skrzynki w eIntranecie.

Automatyczne przetwarzanie eZwolnień lekarskich z wiadomości danych

Jeśli przetwarzanie eZwolnień lekarskich jest aktywowane w ustawieniach skrzynki, system podczas pobierania automatycznie rozpoznaje wiadomości ČSSZ zawierające informacje o eZwolnieniach lekarskich (rozpoczęcie, zakończenie lub zmiana niezdolności do pracy) i oferuje ich załadowanie do modułu eZwolnienia lekarskie. W szczegółach wiadomości przy wiadomościach ČSSZ wyświetlany jest przycisk Załaduj do eZwolnień lekarskich.

Reguły automatycznego przetwarzania wiadomości przychodzących

W zakładce Reguły w ustawieniach modułu Wiadomości danych można zdefiniować reguły automatycznego sortowania i przetwarzania wiadomości przychodzących. Każda reguła składa się z warunków (według nadawcy, tematu, typu skrzynki itp.) i akcji (przydzielenie osoby rozwiązującej, zmiana statusu, dodanie etykiety). Reguły są przetwarzane w zdefiniowanej kolejności przy pobieraniu nowej wiadomości.

Integracja z innymi modułami

Integracja z modułem Faktury otrzymane

Wiadomości danych w module Wiadomości danych można bezpośrednio przenieść do modułu Faktury otrzymane. W szczegółach odebranej wiadomości danych kliknij przycisk Do faktur otrzymanych. Wiadomość i jej załączniki zostaną przeniesione do kolejki faktur otrzymanych do dalszego przetwarzania. Ta funkcja jest dostępna tylko wtedy, gdy moduł Faktury otrzymane jest aktywny w systemie.

Integracja z modułem Faktury wystawione

Z modułu Faktury wystawione dokumenty fakturowe można wysłać bezpośrednio jako wiadomość danych. System automatycznie wyszukuje skrzynkę danych klienta według identyfikatora firmy w katalogu ISDS i przygotowuje nową wiadomość danych z załącznikiem faktury. Załączniki faktury są automatycznie wstępnie wypełniane.

Integracja z modułem eZwolnienia lekarskie

Moduł Wiadomości danych automatycznie przetwarza wiadomości z ČSSZ dotyczące eZwolnień lekarskich. Odebrane wiadomości o rozpoczęciu, zakończeniu lub zmianie niezdolności do pracy można jednym kliknięciem załadować do modułu eZwolnienia lekarskie w celu ewidencji i przetwarzania w agendzie płacowej.

Integracja z modułem Ewidencja majątku

Wiadomości danych w module Wiadomości danych mogą być powiązane z ewidencją majątku w celu dokumentowania decyzji urzędowych dotyczących majątku firmy.

Rozwiązywanie problemów

Często zadawane pytania dotyczące modułu Wiadomości danych

Pytanie: Hasło do skrzynki danych nie jest zapisane i jest wymagane podczas pobierania. Co powinienem zrobić?

Odpowiedź: Podczas ręcznego pobierania pole hasła pojawia się bezpośrednio na ekranie głównym modułu. Wpisz hasło w polu Twoje hasło i kliknij Pobierz odebrane i wysłane wiadomości. Aby zapisać hasło w systemie, edytuj ustawienia skrzynki w zakładce Ustawienia → Wiadomości danych → Podłączone skrzynki i zaznacz opcję Zapisz hasło do skrzynki danych.

Pytanie: Wyświetlane jest ostrzeżenie o wygaśnięciu hasła do skrzynki danych.

Odpowiedź: Odnów hasło do skrzynki danych bezpośrednio na portalu mojedatovaschranka.cz. Następnie zaktualizuj hasło w ustawieniach skrzynki w eIntranecie (Ustawienia → Wiadomości danych → Podłączone skrzynki → Edytuj skrzynkę). Ostrzeżenie: Automatyczne pobieranie nie działa z wygasłym hasłem.

Pytanie: Wiadomości nie są pobierane automatycznie, mimo że automatyczne pobieranie jest skonfigurowane.

Odpowiedź: Sprawdź następujące ustawienia: (1) W ustawieniach skrzynki musi być zaznaczone Pobieranie automatyczne i musi być zapisane prawidłowe hasło. (2) Sprawdź, czy wyjątki od automatycznego pobierania nie obejmują bieżącego dnia (ustawienia weekendów, świąt lub konkretnych dni). (3) Automatyczne pobieranie odbywa się co trzy godziny, nie natychmiast.

Pytanie: Nie mogę wysłać wiadomości danych; przycisk Wyślij jest niedostępny.

Odpowiedź: Do wysłania wiadomości danych potrzebujesz uprawnienia Wysyłanie. Skontaktuj się z administratorem modułu w celu przydzielenia tego uprawnienia. Bez tego uprawnienia możesz tylko przygotować wiadomość do zatwierdzenia (Przygotuj do wysłania), a użytkownik z uprawnieniem wysyłania ją wyśle.

Pytanie: Jak sprawdzić status wysłanej wiadomości i czy została doręczona?

Odpowiedź: W zakładce Wysłane otwórz szczegóły wiadomości. Pole Doręczono prawnie pokazuje datę doręczenia prawnego. W ciągu 10 dni od dostarczenia do skrzynki doręczenie następuje przez zalogowanie się odbiorcy lub automatycznie przez fikcję. W szczegółach wiadomości znajdziesz również potwierdzenie doręczenia w formacie ZFO, które po doręczeniu zastępuje potwierdzenie dostarczenia.

Pytanie: Załącznik wiadomości danych ma format, którego nie można otworzyć.

Odpowiedź: Pliki w formacie ZFO można otworzyć programem 602XML Filler (wymagana instalacja). Standardowe załączniki (PDF, DOCX, XLSX itp.) można otworzyć zwykłymi aplikacjami. Format ZFO jest potrzebny do ewentualnej autoryzowanej konwersji do formy papierowej w oddziale CzechPoint.

Wskazówki dotyczące efektywnej pracy ze skrzynkami danych

• Wskazówka: Do szybkiego przetwarzania wiadomości przychodzących użyj masowego zaznaczania i przenoszenia do Załatwionych - zaznacz wiele wiadomości i kliknij Przenieś zaznaczone do załatwionych.
• Wskazówka: Ustaw automatyczne przydzielanie osoby rozwiązującej po pobraniu wiadomości w ustawieniach skrzynki. Nowe wiadomości zostaną natychmiast przydzielone odpowiedzialnej osobie.
• Wskazówka: Używaj etykiet do kategoryzacji wiadomości według tematów (np. Sąd, Urząd skarbowy, Wynagrodzenia). Filtry nad tabelą umożliwiają szybkie wyszukiwanie wiadomości według etykiety.
• Wskazówka: Przy odpowiedzi na wiadomość system automatycznie wypełnia odbiorcę i temat. Wystarczy dodać załącznik i wysłać - oszczędza czas przy rutynowej korespondencji.
• Wskazówka: Eksportuj listę wiadomości do Excela za pomocą przycisku w nagłówku tabeli w celu przeglądu i raportowania komunikacji przez skrzynki danych.
• Wskazówka: Ustaw reguły automatycznego przetwarzania dla powtarzających się typów wiadomości (np. wiadomości z urzędu skarbowego automatycznie przydzielaj księgowemu).