Wiadomości danych (Skrzynki danych)

Przegląd modułu

Cel

Moduł Wiadomości danych umożliwia pełne zarządzanie komunikacją elektroniczną poprzez system skrzynek danych. Służy do odbierania, wysyłania, archiwizowania i przetwarzania wiadomości danych bezpośrednio ze środowiska eIntranet.net. System obsługuje podłączanie wielu skrzynek danych, automatyczne pobieranie wiadomości, reguły automatyzacji, wyszukiwanie pełnotekstowe oraz integrację z innymi modułami systemu.

Główne funkcje

• Podłączanie i zarządzanie wieloma skrzynkami danych
• Automatyczne pobieranie odebranych i wysłanych wiadomości
• Tworzenie i wysyłanie nowych wiadomości danych
• Odpowiadanie, przekazywanie i archiwizowanie wiadomości
• Reguły automatycznego przetwarzania wiadomości
• Wyszukiwanie pełnotekstowe w zawartości załączników
• Wnioski o wypisy z rejestrów (KRS, Rejestr karny)
• Pocztowe wiadomości danych
• Integracja z modułami Faktury otrzymane i eZwolnienia lekarskie
• Eksport i import wiadomości w formacie ZFO
• Kategoryzacja wiadomości za pomocą tagów
• Opóźnione wysyłanie wiadomości
• Przekazywanie wiadomości do rozwiązania użytkownikom lub grupom

Grupa docelowa

Moduł jest przeznaczony dla wszystkich użytkowników organizacji, którzy muszą komunikować się poprzez skrzynki danych - od pracowników administracyjnych przez kierowników działów po kadrę zarządzającą. Różne poziomy uprawnień pozwalają dostosować dostęp do poszczególnych ról.

Konfiguracja i ustawienia

Dostęp do ustawień

Ustawienia modułu znajdują się w sekcji Ustawienia → Wiadomości danych. Dostęp do tej sekcji mają tylko użytkownicy z uprawnieniami do zarządzania modułem.

Podłączanie skrzynki danych

Procedura podłączania

1. W ustawieniach modułu kliknij przycisk Dodaj nowe połączenie
2. Wypełnij dane logowania:
   • Nazwa użytkownika - nazwa logowania do skrzynki danych
   • Hasło - hasło dostępu
   • Własna nazwa (opcjonalnie) - dla lepszej identyfikacji w systemie
3. Zaznacz Aktywne, aby aktywować połączenie
4. Ustaw, czy chcesz Zapisać hasło (zalecane dla automatycznego pobierania)
5. Kliknij Zapisz

Po zapisaniu system zweryfikuje dane logowania i automatycznie pobierze informacje o skrzynce danych, w tym datę wygaśnięcia hasła.

Automatyczne pobieranie wiadomości

Dla każdej podłączonej skrzynki danych można ustawić:

• Automatyczne pobieranie - wiadomości są pobierane w regularnych odstępach w tle
• Przekierowanie e-mail - wybierz użytkowników, którzy otrzymają powiadomienie e-mail o nowej wiadomości
• Automatyczne przypisanie osoby rozwiązującej - nowe wiadomości są automatycznie przekazywane wybranemu użytkownikowi do rozwiązania
• Oznacz odebrane wiadomości jako przeczytane - wiadomości są automatycznie oznaczane jako przeczytane w oficjalnym systemie skrzynek danych po pobraniu
• Nie pobieraj w weekendy i święta - ograniczenie automatycznego pobierania tylko do dni roboczych

Przeglądanie jako osoba upoważniona

Do zaawansowanego użycia możesz skonfigurować dostęp przez osobę upoważnioną. Ten dostęp pozwala przeglądać skrzynkę danych bez powodowania doręczenia wiadomości zgodnie z prawem. Wypełnij:

• Nazwa użytkownika osoby upoważnionej
• Hasło osoby upoważnionej

Reguły automatyzacji

Czym są reguły

Reguły pozwalają na automatyzację przetwarzania wiadomości danych na podstawie zdefiniowanych warunków. Można ustawić automatyczne działania, które są wykonywane przy odbiorze lub wysłaniu wiadomości spełniającej określone kryteria.

Tworzenie nowej reguły

1. W ustawieniach modułu przejdź do zakładki Reguły
2. Kliknij Dodaj nową regułę
3. Wypełnij parametry reguły:
   • Nazwa reguły - opisowa nazwa do identyfikacji
   • Aktywna - włącza/wyłącza regułę
   • Kiedy uruchomić - przy odbiorze lub wysłaniu wiadomości
   • Warunki - nadawca, odbiorca, temat wiadomości, słowa kluczowe
   • Działania:
     • Przekaż do rozwiązania użytkownikowi lub grupie
     • Przenieś do rozwiązanych
     • Dodaj tag
     • Wyślij powiadomienie e-mail
     • Przenieś do modułu Faktury otrzymane
4. Zapisz regułę

Testowanie reguł

Zalecamy najpierw przetestować regułę na małej próbce wiadomości. Możesz użyć funkcji Testuj regułę, która pokazuje, do których wiadomości reguła by się zastosowała.

Tagi i kategorie

Jeśli funkcja Tagi dla wiadomości danych jest aktywowana w ustawieniach firmy, możesz kategoryzować wiadomości za pomocą kolorowych etykiet. Tagi są zarządzane w sekcji Ustawienia → Wiadomości danych → Tagi.

Tworzenie tagu

1. Przejdź do Ustawienia → Wiadomości danych → Tagi
2. Kliknij Dodaj nowy tag
3. Wprowadź nazwę tagu i wybierz kolor
4. Zapisz

Uprawnienia użytkowników

System oferuje szczegółowe zarządzanie prawami dostępu do modułu Wiadomości danych. Prawa są ustawiane indywidualnie dla każdego użytkownika w sekcji Zarządzanie użytkownikami.

Poziomy uprawnień dostępu

Brak dostępu

Użytkownik nie ma dostępu do modułu Wiadomości danych.

Czytaj przypisane do rozwiązania

Najniższy poziom dostępu. Użytkownik może:

• Przeglądać tylko wiadomości konkretnie mu przypisane do rozwiązania
• Dodawać notatki do tych wiadomości
• Pobierać załączniki
• Oznaczać wiadomość jako rozwiązaną

Czytaj wszystko

Użytkownik może:

• Przeglądać wszystkie wiadomości danych w firmie
• Pobierać załączniki i pliki ZFO
• Dodawać notatki
• Przekazywać wiadomości innym użytkownikom
• Oznaczać wiadomości jako rozwiązane

Nie może tworzyć ani wysyłać nowych wiadomości.

Twórz wiadomości do wysłania

Oprócz uprawnień "Czytaj wszystko" użytkownik może:

• Tworzyć nowe wiadomości danych
• Przygotowywać wiadomości do wysłania
• Odpowiadać na odebrane wiadomości
• Przekazywać wiadomości

Wiadomości są przygotowywane do statusu "Gotowe do wysłania", ale nie mogą być samodzielnie wysłane.

Pobieraj wiadomości

Oprócz uprawnień "Czytaj wszystko" użytkownik może:

• Inicjować ręczne pobieranie wiadomości ze skrzynek danych
• Przeglądać wiadomości jako osoba upoważniona

Wysyłaj wiadomości

Najwyższy poziom uprawnień dostępu. Użytkownik może:

• Tworzyć nowe wiadomości danych
• Natychmiast wysyłać wiadomości
• Wysyłać wiadomości przygotowane przez innych użytkowników
• Pobierać wiadomości ze skrzynek danych
• Używać wszystkich funkcji modułu

Ograniczenie dostępu do konkretnych skrzynek danych

Dla każdego użytkownika można ustawić, do których podłączonych skrzynek danych ma dostęp:

• Wszystkie skrzynki danych - domyślne ustawienie, użytkownik widzi wiadomości ze wszystkich podłączonych skrzynek
• Wybrane skrzynki danych - użytkownik widzi tylko wiadomości z oznaczonych skrzynek

Zalecenia dla różnych ról

Pracownik administracyjny

• Uprawnienie: Czytaj wszystko + Twórz wiadomości do wysłania
• Dostęp: Wybrane skrzynki danych według agendy

Kierownik działu

• Uprawnienie: Wysyłaj wiadomości
• Dostęp: Skrzynki danych działu

Administrator IT

• Uprawnienie: Wysyłaj wiadomości + Pobieraj wiadomości
• Dostęp: Wszystkie skrzynki danych

Kadra zarządzająca

• Uprawnienie: Czytaj wszystko
• Dostęp: Wszystkie skrzynki danych (tylko do podglądu)

Interfejs użytkownika

Główny ekran

Po otwarciu modułu Wiadomości danych z menu głównego wyświetla się przegląd wiadomości podzielony na zakładki według statusu:

Odebrane

Wiadomości pobrane ze skrzynki danych, które nie zostały jeszcze nikomu przypisane do rozwiązania. Wyświetlane są tutaj wszystkie nowo przybyłe wiadomości oczekujące na przetworzenie.

W trakcie

Wiadomości przypisane konkretnemu użytkownikowi lub grupie użytkowników do rozwiązania, ale jeszcze nie oznaczone jako rozwiązane.

Rozwiązane

Wiadomości całkowicie przetworzone i oznaczone jako rozwiązane. Ta sekcja służy jako archiwum rozwiązanych spraw.

Gotowe do wysłania

Wiadomości przygotowane do wysłania, oczekujące na końcowe zatwierdzenie i wysłanie przez użytkownika z odpowiednimi uprawnieniami.

Wysłane

Wiadomości pomyślnie wysłane ze skrzynki danych. Tutaj można śledzić historię wysłanej komunikacji i sprawdzać potwierdzenia dostarczenia.

Nowa wiadomość

Zakładka do tworzenia i wysyłania nowej wiadomości danych. Wyświetlana tylko użytkownikom z uprawnieniem do tworzenia wiadomości.

Filtr i wyszukiwanie

Zaawansowane filtrowanie

Nad listą wiadomości znajduje się sekcja Filtr, którą można rozwinąć klikając ikonę +/-. Filtr pozwala zawęzić wyświetlane wiadomości według następujących kryteriów:

• Odbiorca - wybierz konkretnego odbiorcę z listy wszystkich odbiorców
• Nadawca - filtrowanie według nadawcy wiadomości
• Data dostarczenia - zakres czasowy (od - do) dla dostarczenia wiadomości do skrzynki danych
• Plik zawiera - wyszukiwanie pełnotekstowe w zawartości załączników
• Temat - wyszukiwanie w temacie wiadomości

Po ustawieniu filtrów kliknij przycisk Szukaj. Aby usunąć wszystkie filtry, użyj przycisku Anuluj.

Szybkie wyszukiwanie

W prawym górnym rogu tabeli wiadomości znajduje się pole Szukaj, które umożliwia natychmiastowe wyszukiwanie w aktualnie wyświetlanych kolumnach tabeli.

Filtrowanie według tagów

Jeśli funkcja tagów jest aktywna, nad tabelą wyświetla się rząd kolorowych przycisków z nazwami tagów. Kliknięcie tagu pokazuje tylko wiadomości z tym tagiem.

Przyciski i działania

W sekcjach Odebrane i Wysłane

Pobierz wiadomości z

Menu rozwijane do wyboru skrzynki danych, z której chcesz pobrać wiadomości.

Przycisk Pobierz odebrane i wysłane wiadomości

Uruchamia proces pobierania nowych odebranych wiadomości i informacji o wysłanych wiadomościach (potwierdzenia dostarczenia) z wybranej skrzynki danych.

Pokaż nowe wiadomości z ostatnich 10 dni jako osoba upoważniona

Jeśli skonfigurowana jest osoba upoważniona, ten przycisk pozwala przeglądać listę nowych wiadomości bez powodowania ich doręczenia.

Na liście wiadomości

Zaznacz wszystkie

W sekcjach Odebrane i W trakcie można masowo zaznaczać wiadomości za pomocą pól wyboru.

Przenieś zaznaczone do rozwiązanych

Po zaznaczeniu wiadomości ten przycisk przenosi wszystkie zaznaczone wiadomości naraz do statusu Rozwiązane.

Podstawowe operacje

Pobieranie wiadomości

Ręczne pobieranie wiadomości

1. Przejdź do zakładki Odebrane lub Wysłane
2. W sekcji "Pobierz wiadomości z" wybierz skrzynkę danych
3. Jeśli hasło nie jest zapisane w systemie, pojawi się pole do wprowadzenia hasła
4. Kliknij przycisk Pobierz odebrane i wysłane wiadomości
5. System wyświetli okno dialogowe z postępem pobierania
6. Po zakończeniu lista wiadomości automatycznie się odświeży

Automatyczne pobieranie

Jeśli automatyczne pobieranie jest aktywowane w ustawieniach skrzynki danych, system regularnie sprawdza nowe wiadomości w tle bez ręcznej interwencji.

Przeglądanie jako osoba upoważniona

Ta funkcja pozwala przeglądać listę nowych wiadomości bez powodowania ich doręczenia:

1. W sekcji "Pokaż nowe wiadomości z ostatnich 10 dni jako osoba upoważniona" wybierz skrzynkę danych
2. Kliknij przycisk Pokaż listę
3. System wyświetli przegląd wiadomości z ich tematem i nadawcą
4. Wiadomości nie są pobierane do systemu i nie powodują prawnego doręczenia

Praca z odebranymi wiadomościami

Przeglądanie listy odebranych wiadomości

Kliknij zakładkę Odebrane. Tabela wyświetla:

• Numer ISDS - unikalny numer identyfikacyjny wiadomości
• Od - nadawca wiadomości i ID jego skrzynki danych
• Do - odbiorca wiadomości (Twoja skrzynka danych)
• Temat - temat wiadomości
• Dostarczona - data i czas dostarczenia wiadomości do skrzynki danych
• Odebrana - data i czas odebrania wiadomości
• Pobrana - kiedy wiadomość została pobrana do eIntranetu
• Termin - termin rozwiązania (jeśli ustawiony)
• Rozwiązuje - użytkownik lub grupa, do której przypisano wiadomość

Otwieranie szczegółów wiadomości

Kliknij wiersz wiadomości w tabeli. Otworzy się szczegół wiadomości z następującymi informacjami:

Podstawowe informacje:

• Numer ISDS
• Nadawca i ID skrzynki danych
• Odbiorca i ID skrzynki danych
• Temat wiadomości
• Data dostarczenia
• Data odebrania
• Data pobrania do eIntranetu
• Termin rozwiązania

Dodatkowe informacje:

• Numer referencyjny odbiorcy/nadawcy
• Sygnatura akt odbiorcy/nadawcy
• Do rąk

Załączniki:

• Lista wszystkich załączników z opcją pobierania
• Plik ZFO wiadomości
• Plik ZFO potwierdzenia dostarczenia

Pobieranie załączników i plików ZFO

W szczegółach wiadomości kliknij nazwę załącznika lub link do pliku ZFO. Plik zostanie pobrany na Twój komputer.

Format ZFO:

Pliki ZFO to specjalny format do przechowywania wiadomości danych. Zawierają kompletną wiadomość wraz ze wszystkimi załącznikami i podpisem elektronicznym. Do otwierania plików ZFO potrzebny jest zainstalowany program 602XML Filler lub inne kompatybilne oprogramowanie. Pliki ZFO nadają się do:

• Długoterminowej archiwizacji wiadomości danych
• Konwersji do postaci papierowej w punktach Czech POINT
• Przekazania stronom trzecim jako materiał dowodowy

Dodawanie notatki do wiadomości

1. W szczegółach wiadomości przejdź do sekcji Notatki
2. Kliknij przycisk Dodaj notatkę
3. Napisz tekst notatki
4. Opcjonalnie dodaj załączniki do notatki
5. Kliknij Zapisz

Oznaczanie wiadomości jako rozwiązanej

W szczegółach wiadomości kliknij zielony przycisk Oznacz jako rozwiązaną. Wiadomość zostanie przeniesiona do zakładki Rozwiązane.

Przekazywanie wiadomości do rozwiązania

Przekazanie użytkownikowi:

1. W szczegółach wiadomości kliknij przycisk Przekaż do rozwiązania użytkownikowi
2. Wybierz użytkownika z listy
3. Opcjonalnie ustaw termin rozwiązania
4. Opcjonalnie dodaj notatkę do przekazania
5. Kliknij Przekaż

Przekazanie grupie:

1. W szczegółach wiadomości kliknij przycisk Przekaż do rozwiązania grupie
2. Wybierz grupę użytkowników
3. Opcjonalnie ustaw termin i notatkę
4. Kliknij Przekaż

Tworzenie i wysyłanie nowej wiadomości

Przewodnik krok po kroku

Krok 1: Wybór skrzynki nadawczej

1. Kliknij zakładkę Nowa wiadomość
2. W polu Od wybierz skrzynkę danych, z której chcesz wysłać wiadomość
3. System wyświetli informacje o wybranej skrzynce danych

Krok 2: Wybór odbiorcy

Wybór z książki adresowej:

1. W polu Do (Adres z książki adresowej) zacznij wpisywać nazwę lub ID skrzynki danych odbiorcy
2. System automatycznie wyszukuje dopasowania w książce adresowej
3. Wybierz prawidłowego odbiorcę z listy

Wyszukiwanie nowego adresu:

1. Kliknij przycisk Szukaj innego adresu
2. Wprowadź kryteria wyszukiwania:
   • ID skrzynki danych
   • Numer identyfikacyjny firmy
   • Nazwa
   • Adres
3. Kliknij Szukaj
4. Wybierz prawidłowego odbiorcę z listy wyników
5. Kliknij Wybierz

Krok 3: Wypełnienie danych wiadomości

Pola wymagane:

• Temat - krótki i opisowy temat wiadomości (pole wymagane)

Opcjonalne pola dodatkowe:

Kliknij przycisk Dodatkowe elementy nagłówka, aby wyświetlić więcej pól:

• Numer referencyjny odbiorcy
• Sygnatura akt odbiorcy
• Do rąk - konkretna osoba po stronie odbiorcy (max 30 znaków)
• Numer referencyjny nadawcy
• Sygnatura akt nadawcy

Krok 4: Dodawanie załączników

1. W sekcji Załączniki przeciągnij pliki do wyznaczonego obszaru lub kliknij, aby wybrać pliki
2. Możesz dodać do 60 plików, łączny rozmiar nie może przekroczyć 20 MB
3. Obsługiwane formaty: cer, crt, der, doc, docx, dbf, dgn, dwg, edi, fo, gfs, gif, gml, html, htm, isdoc, isdocx, jfif, jpeg, jpg, mpeg, mpg, mp2, mp3, odp, ods, odt, pdf, pk7, png, ppt, pptx, prj, p7b, p7c, p7f, p7m, p7s, qix, rtf, sbn, sbx, shp, shx, tiff, tif, tst, tsr, txt, wav, xls, xlsx, xml, xsd, zfo
4. Nowe pliki możesz tworzyć bezpośrednio w systemie klikając ikonę OnlyOffice

Krok 5: Odpowiedź tekstowa (opcjonalnie)

Jeśli funkcja jest aktywna, możesz użyć pola Pole tekstowe dla prostej odpowiedzi:

1. Napisz tekst odpowiedzi bezpośrednio w polu tekstowym
2. Przy wysyłaniu tekst zostanie automatycznie przekonwertowany na plik PDF o nazwie "Zprava.pdf"
3. PDF zostanie dodany do załączników wiadomości

Krok 6: Wysyłanie lub przygotowanie do wysłania

Masz dwie opcje:

Przygotuj do wysłania:

• Kliknij niebieski przycisk Przygotuj do wysłania
• Wiadomość zostanie zapisana w zakładce "Gotowe do wysłania"
• Użytkownik z uprawnieniem do wysyłania wiadomości może ją przejrzeć i wysłać

Wyślij natychmiast:

• Kliknij zielony przycisk Wyślij
• Wiadomość zostanie natychmiast wysłana do skrzynki danych odbiorcy
• Ten przycisk jest dostępny tylko dla użytkowników z uprawnieniem do wysyłania wiadomości

Wysyłanie do wielu odbiorców naraz

Jeśli funkcja jest aktywna w ustawieniach firmy, możesz wybrać wielu odbiorców w polu Do. System automatycznie utworzy i wyśle oddzielną wiadomość do każdego odbiorcy z tą samą zawartością i załącznikami.

Odpowiedź i przekazanie

Odpowiedź na odebraną wiadomość

1. Otwórz szczegóły odebranej wiadomości
2. Kliknij niebieski przycisk Odpowiedz
3. Otworzy się formularz nowej wiadomości z wypełnionymi danymi:
   • Odbiorca jest automatycznie ustawiony na pierwotnego nadawcę
   • Temat jest wypełniony z prefiksem "RE: "
   • Oryginalne załączniki są automatycznie kopiowane
4. Edytuj wiadomość według potrzeb
5. Wyślij lub przygotuj do wysłania

Przekazywanie wiadomości

1. Otwórz szczegóły wiadomości, którą chcesz przekazać
2. Kliknij niebieski przycisk Przekaż
3. Otworzy się formularz nowej wiadomości z wypełnionymi danymi:
   • Temat jest wypełniony z prefiksem "FWD: "
   • Wszystkie załączniki z oryginalnej wiadomości są kopiowane
4. Wybierz nowego odbiorcę
5. Edytuj wiadomość i wyślij

Użycie wiadomości jako szablonu

Dla powtarzalnie wysyłanych wiadomości możesz użyć funkcji szablonu:

1. Otwórz szczegóły wysłanej wiadomości lub wiadomości przygotowanej do wysłania
2. Kliknij niebieski przycisk Użyj jako szablon
3. Otworzy się formularz nowej wiadomości z wypełnionymi danymi z oryginalnej wiadomości
4. Załączniki nie są kopiowane - musisz je dodać ponownie
5. Edytuj odbiorcę i inne dane według potrzeb
6. Wyślij wiadomość

Zaawansowane funkcje

Wnioski o wypisy z rejestrów

System umożliwia łatwe tworzenie i wysyłanie wniosków o oficjalne wypisy przez usługę Czech POINT. Wypisy są bezpłatne i zazwyczaj dostarczane w ciągu 2 godzin w dni robocze.

Dostępne typy wypisów

Dla osób prawnych:

• Wypis z Rejestru Handlowego - aktualne informacje o osobie prawnej zarejestrowanej w Rejestrze Handlowym
• Wypis z Rejestru Karnego osób prawnych - informacje o rejestrze karnym osoby prawnej

Dla osób fizycznych:

• Wypis z Rejestru Karnego - Niekaralność - podstawowy wypis potwierdzający niekaralność
• Wypis z Rejestru Karnego - Niekaralność do pracy z dziećmi - rozszerzony wypis dla celów wykonywania działalności zawodowej lub zorganizowanej wolontariackiej obejmującej bezpośredni i regularny kontakt z dziećmi

Procedura wnioskowania o wypis

1. Kliknij zakładkę Nowa wiadomość
2. W polu Od wybierz skrzynkę danych, dla której chcesz uzyskać wypis
3. W polu Szablon wybierz wymagany typ wypisu
4. System automatycznie wypełni wszystkie wymagane dane i utworzy żądanie XML
5. Nic więcej nie trzeba wypełniać - kliknij Wyślij

Czego oczekiwać po wysłaniu

• Wniosek jest natychmiast wysyłany do systemu Czech POINT
• W dni robocze zazwyczaj odpowiedź otrzymasz w ciągu 2 godzin
• Wypis przychodzi jako nowa wiadomość danych w sekcji Odebrane
• Wypis jest elektronicznie podpisany i ma pełną moc prawną

Reguły automatyzacji

Czym są reguły i kiedy ich używać

Reguły pozwalają na automatyzację powtarzalnych zadań przy przetwarzaniu wiadomości danych. Są szczególnie przydatne do:

• Automatycznego przypisywania wiadomości odpowiedzialnym osobom na podstawie nadawcy lub tematu
• Sortowania wiadomości do kategorii za pomocą tagów
• Przenoszenia faktur do modułu Faktury otrzymane
• Wysyłania powiadomień odpowiedzialnym osobom
• Oznaczania rutynowych wiadomości jako rozwiązanych

Tworzenie reguły krok po kroku

1. Przejdź do Ustawienia → Wiadomości danych → Reguły
2. Kliknij Dodaj nową regułę
3. Wypełnij podstawowe informacje:
   • Nazwa reguły - opisowa nazwa do łatwej identyfikacji
   • Opis - szczegółowy opis celu reguły
   • Aktywna - zaznacz, aby aktywować regułę
4. Ustaw wyzwalacz (kiedy reguła jest uruchamiana):
   • Przy odbiorze wiadomości - reguła uruchamia się, gdy nowa odebrana wiadomość jest pobierana
   • Przy wysłaniu wiadomości - reguła uruchamia się po wysłaniu wiadomości
5. Zdefiniuj warunki:
   • ID nadawcy zawiera
   • Nazwa nadawcy zawiera
   • Temat zawiera
   • ID odbiorcy
6. Ustaw działania do wykonania:
   • Przekaż do rozwiązania użytkownikowi
   • Przekaż do rozwiązania grupie
   • Przenieś do rozwiązanych
   • Dodaj tag
   • Wyślij e-mail
   • Przenieś do faktur otrzymanych
7. Kliknij Zapisz

Przykłady przydatnych reguł

Automatyczne przypisanie faktur:

• Warunek: Temat zawiera "faktura" lub "invoice"
• Działanie: Przekaż do rozwiązania użytkownikowi z księgowości + Dodaj tag "Faktura"

Przetwarzanie oficjalnych dokumentów:

• Warunek: Nadawca zawiera "Urząd Skarbowy"
• Działanie: Przekaż do rozwiązania kierownikowi działu ekonomicznego + Wyślij e-mail do dyrektora

Automatyczna archiwizacja potwierdzeń:

• Warunek: Temat zawiera "potwierdzenie odbioru"
• Działanie: Dodaj tag "Potwierdzenie" + Przenieś do rozwiązanych

Testowanie reguł

Zalecamy przetestowanie reguły przed aktywacją:

1. Utwórz regułę, ale nie pozostawiaj jej aktywnej
2. Na liście reguł kliknij Testuj
3. System pokaże, do których istniejących wiadomości reguła by się zastosowała
4. Sprawdź wyniki i w razie potrzeby dostosuj warunki
5. Po weryfikacji poprawności aktywuj regułę

Opóźnione wysyłanie

Funkcja opóźnionego wysyłania pozwala zaplanować wysłanie wiadomości danych na określoną datę i godzinę. Jest przydatna do:

• Wysyłania wiadomości w godzinach pracy, nawet gdy przygotowujesz je wieczorem lub w weekend
• Koordynacji komunikacji z innymi zadaniami
• Dotrzymywania określonych terminów wysyłki

Ustawianie opóźnionego wysyłania

Przy tworzeniu nowej wiadomości:

1. Wypełnij wszystkie dane wiadomości jak zwykle
2. Kliknij przycisk Wyślij o zaplanowanej godzinie
3. Pojawi się formularz do ustawienia czasu:
   • Wybierz opcję Wyślij o zaplanowanej godzinie
   • Data - wybierz dzień wysłania
   • Godzina - ustaw dokładną godzinę (w formacie GG:MM)
4. Kliknij Przygotuj do wysłania

Wiadomość zostanie zapisana w sekcji "Gotowe do wysłania" i system automatycznie ją wyśle o ustawionej dacie i godzinie.

Anulowanie opóźnionego wysyłania

Jeśli musisz anulować lub zmienić opóźnione wysyłanie:

1. Otwórz szczegóły wiadomości
2. Kliknij Wyślij z opóźnieniem
3. Wybierz opcję Wyślij natychmiast
4. Wiadomość wraca do standardowego trybu wysyłania

Funkcja kopii

Funkcja "Kopia" pozwala informować innych użytkowników o wysłanej wiadomości, nawet jeśli nie rozwiązują bezpośrednio danej sprawy. Poinformowani użytkownicy mogą dodać notatkę lub oznaczyć, że przyjęli informację do wiadomości.

Ustawianie przy tworzeniu wiadomości

1. Przy tworzeniu nowej wiadomości kliknij przycisk Kopia
2. Pojawi się lista użytkowników z dostępem do wiadomości danych
3. Zaznacz użytkowników, którzy mają być poinformowani
4. Wyślij wiadomość

Po wysłaniu wiadomości wybrani użytkownicy otrzymają powiadomienie e-mail z linkiem do szczegółów wiadomości.

Operacje masowe

Dla efektywnego przetwarzania większej liczby wiadomości naraz możesz używać operacji masowych.

Masowe przenoszenie do rozwiązanych

1. Przejdź do zakładki Odebrane lub W trakcie
2. Zaznacz pola wyboru obok wiadomości, które chcesz przenieść
3. Lub kliknij Zaznacz wszystkie, aby wybrać wszystkie widoczne wiadomości
4. Kliknij zielony przycisk Przenieś zaznaczone do rozwiązanych
5. System przeniesie wszystkie zaznaczone wiadomości do sekcji Rozwiązane

Integracja z innymi modułami

Przenoszenie do modułu Faktury otrzymane

Jeśli moduł Faktury otrzymane jest aktywny, możesz łatwo przenieść fakturę z wiadomości danych do ewidencji faktur:

1. Otwórz szczegóły odebranej wiadomości zawierającej fakturę
2. Kliknij zielony przycisk Do faktur otrzymanych
3. System utworzy nową fakturę otrzymaną z następującymi danymi:
   • Dostawca jest wypełniony na podstawie nadawcy wiadomości
   • Załączniki z wiadomości danych są automatycznie dołączane do faktury
   • Notatka zawiera link do oryginalnej wiadomości danych
4. Otworzy się szczegół nowo utworzonej faktury
5. Wypełnij dodatkowe dane faktury (kwota, termin płatności, dane księgowe)
6. Zapisz fakturę

Przetwarzanie eZwolnień lekarskich

Jeśli moduł eZwolnienia lekarskie jest aktywny, system automatycznie rozpoznaje wiadomości danych zawierające elektroniczne zwolnienia lekarskie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dla tych wiadomości pojawia się specjalny przycisk:

1. Otwórz szczegóły wiadomości z eZwolnieniem (temat wiadomości zawiera "ČSSZ eNeschopenka")
2. Kliknij zielony przycisk Wczytaj do eZwolnień
3. System automatycznie:
   • Przetwarza załącznik XML z danymi zwolnienia
   • Wyszukuje pracownika w bazie danych według numeru PESEL
   • Tworzy wpis zwolnienia w module eZwolnienia lekarskie
   • Dołącza załączniki z wiadomości danych

Tworzenie wiadomości danych z modułu Faktury wystawione

Z modułu Faktury wystawione możesz wysłać fakturę bezpośrednio przez wiadomość danych:

1. W module Faktury wystawione otwórz szczegóły faktury
2. Kliknij przycisk Wyślij wiadomością danych
3. System przekieruje Cię do modułu Wiadomości danych z wypełnionymi danymi:
   • Odbiorca jest ustawiony na podstawie danych klienta (jeśli ma skrzynkę danych)
   • Temat jest wypełniony jako "Faktura wystawiona [numer faktury]"
   • PDF faktury jest automatycznie dodany jako załącznik
4. Sprawdź dane i wyślij wiadomość

Pocztowe wiadomości danych

Pocztowe wiadomości danych to specjalny typ wiadomości danych, które służą jako elektroniczny odpowiednik listu poleconego. Używane są do doręczania dokumentów z potwierdzeniem doręczenia.

Rozpoznawanie pocztowej wiadomości danych

Pocztowe wiadomości danych można rozpoznać po:

• Ikonie koperty obok wiadomości na liście
• Pole Typ wiadomości w szczegółach wiadomości zawiera wartość (V - Publiczna, K - Komercyjna, I - Inicjująca, O - Odpowiedź)

Tworzenie pocztowej wiadomości danych

Pocztowe wiadomości danych tworzy się w ten sam sposób co zwykłe wiadomości danych. System automatycznie ustawia prawidłowy typ na podstawie typu skrzynki danych odbiorcy.

Import starych wiadomości

Jeśli migrujesz z innego systemu lub musisz zaimportować zarchiwizowane wiadomości danych w formacie ZFO, możesz użyć funkcji importu:

1. W ustawieniach modułu przejdź do zakładki Import wiadomości
2. Kliknij Wybierz pliki ZFO
3. Wybierz jeden lub więcej plików ZFO z komputera
4. System przeanalizuje pliki i wyświetli podgląd importowanych wiadomości
5. Sprawdź dane i kliknij Importuj
6. Wiadomości zostaną zaimportowane do odpowiedniej sekcji (Odebrane lub Wysłane) według typu

Konwersja do wersji drukowanej

Wiadomości danych można przekonwertować do formy drukowanej z urzędowo poświadczonym wydrukiem:

1. Otwórz szczegóły wiadomości, którą chcesz przekonwertować
2. Kliknij niebieski przycisk Konwertuj do wersji drukowanej
3. System wyświetli opcje konwersji:
   • Pobierz kod weryfikacyjny - do weryfikacji w Czech POINT
   • Pokaż instrukcje Czech POINT - szczegółowy przewodnik
4. Do konwersji w Czech POINT:
   • Pobierz plik ZFO wiadomości
   • Przynieś go do punktu Czech POINT
   • Pracownik Czech POINT utworzy urzędowo poświadczoną wersję papierową

Rozwiązywanie problemów

Wygaśnięcie hasła skrzynki danych

Objaw: Na górze modułu pojawia się czerwone ostrzeżenie o zbliżającym się lub minionym wygaśnięciu hasła.

Rozwiązanie:

1. Przejdź na oficjalną stronę skrzynek danych https://www.mojedatovaschranka.cz/
2. Zaloguj się istniejącymi danymi
3. System poprosi o zmianę hasła
4. Utwórz nowe hasło zgodnie z wymaganiami bezpieczeństwa
5. Po zmianie hasła wróć do eIntranetu
6. Przejdź do Ustawienia → Wiadomości danych
7. Otwórz szczegóły odpowiedniego połączenia
8. Wprowadź nowe hasło w polu Hasło
9. Kliknij Zapisz

Wiadomość się nie pobiera

Objaw: Widzisz nową wiadomość w oficjalnym systemie skrzynek danych, ale nie pojawia się w eIntranecie.

Możliwe przyczyny i rozwiązania:

1. Automatyczne pobieranie nie jest aktywne:

• Sprawdź w Ustawienia → Wiadomości danych, czy Automatyczne pobieranie jest zaznaczone dla danej skrzynki
• Jeśli nie, zaznacz i zapisz
• Lub pobierz wiadomości ręcznie przyciskiem Pobierz odebrane i wysłane wiadomości

2. Hasło jest nieprawidłowe:

• Jeśli pojawi się komunikat o nieprawidłowym haśle, postępuj zgodnie z instrukcjami "Wygaśnięcie hasła"
• System automatycznie dezaktywuje automatyczne pobieranie przy błędzie logowania

3. Skrzynka danych jest nieaktywna w eIntranecie:

• Sprawdź, czy Aktywna jest zaznaczona w ustawieniach skrzynki danych
• Jeśli nie, aktywuj połączenie

4. Wiadomość jest zbyt nowa:

• Automatyczne pobieranie działa w odstępach (zazwyczaj co 15-30 minut)
• Poczekaj kilka minut lub uruchom ręczne pobieranie

Nie udało się wysłać wiadomości

Objaw: Po kliknięciu "Wyślij" pojawia się komunikat o błędzie i wiadomość nie została wysłana.

Możliwe przyczyny i rozwiązania:

1. Skrzynka danych odbiorcy nie istnieje lub jest nieaktywna:

• Zweryfikuj poprawność ID skrzynki danych odbiorcy
• Spróbuj ponownie wyszukać odbiorcę przez funkcję Szukaj innego adresu

2. Załączniki są zbyt duże:

• Sprawdź łączny rozmiar załączników (limit to 20 MB)
• Jeśli limit jest przekroczony, usuń niektóre załączniki lub je skompresuj

3. Nieobsługiwany format załącznika:

• Sprawdź, czy wszystkie załączniki mają obsługiwany format
• Lista obsługiwanych formatów jest wyświetlana pod polem załączników
• Przekonwertuj nieobsługiwane pliki do obsługiwanego formatu (np. PDF)

4. Błędne logowanie do skrzynki danych:

• Sprawdź ważność hasła w ustawieniach skrzynki danych
• Jeśli hasło jest nieprawidłowe, zaktualizuj je

5. Wymagane pole nie jest wypełnione:

• Sprawdź, czy pole Temat jest wypełnione (jest wymagane)
• Sprawdź, czy odbiorca jest wybrany

Problemy z załącznikami

Objaw: Załączniki nie są wyświetlane, nie można ich pobrać lub ich zawartość nie jest wyświetlana.

Rozwiązanie:

Załącznik nie jest wyświetlany na liście:

• Odśwież stronę (F5)
• Sprawdź, czy wiadomość została całkowicie pobrana (pole "Pobrana" jest wypełnione)
• Jeśli problem się utrzymuje, spróbuj ponownie pobrać wiadomość

Załącznik się nie pobiera:

• Sprawdź ustawienia przeglądarki - może blokować automatyczne pobieranie
• Spróbuj użyć innej przeglądarki
• Sprawdź, czy dysk komputera nie jest pełny

Plik ZFO nie otwiera się:

• Do otwierania plików ZFO potrzebny jest 602XML Filler lub inne kompatybilne oprogramowanie
• Pobierz 602XML Filler bezpłatnie z https://www.602.cz/
• Zainstaluj program i spróbuj ponownie otworzyć plik

Wskazówki i triki

Efektywna organizacja wiadomości za pomocą tagów

Używaj kolorowych tagów do szybkiej orientacji wizualnej:

• Czerwony tag "Pilne" - dla wiadomości wymagających natychmiastowej uwagi
• Pomarańczowy tag "Faktura" - dla wszystkich otrzymanych faktur
• Zielony tag "Rozwiązane - Archiwum" - dla ważnych rozwiązanych wiadomości, które chcesz łatwo znaleźć
• Niebieski tag "Urzędy" - dla komunikacji z urzędami i organami władzy publicznej
• Fioletowy tag "Umowy" - dla wiadomości związanych z umowami

Tagi można łączyć - jedna wiadomość może mieć wiele tagów.

Używanie reguł do automatycznego przetwarzania

Wskazówka 1: Automatyczne przekazywanie faktur

Utwórz regułę, która automatycznie przekazuje wszystkie wiadomości zawierające słowo "faktura" w temacie lub załączniku bezpośrednio do modułu Faktury otrzymane i powiadamia księgowość.

Wskazówka 2: Priorytetyzacja wiadomości urzędowych

Ustaw reguły automatycznego oznaczania wiadomości od urzędów (urząd skarbowy, ZUS itp.) specjalnym tagiem i przypisania kierownikowi działu.

Wskazówka 3: Automatyczna archiwizacja potwierdzeń

Wiadomości zawierające tylko potwierdzenia odbioru lub automatyczne odpowiedzi można regułą przenieść bezpośrednio do rozwiązanych ze specjalnym tagiem do przyszłego wyszukiwania.

Archiwizacja ważnych wiadomości

Zalecana procedura:

1. Dla każdej ważnej wiadomości (umowy, decyzje urzędów, ważna korespondencja) pobierz plik ZFO
2. Zapisz plik ZFO w firmowym magazynie lub systemie kopii zapasowych
3. Plik ZFO zawiera kompletną wiadomość wraz z podpisem elektronicznym i ma pełną moc prawną
4. W eIntranecie oznacz wiadomość specjalnym tagiem "Zarchiwizowane" lub "Ważne"
5. Regularnie (np. raz w roku) eksportuj pliki ZFO ważnych wiadomości na zewnętrzne nośniki

Dlaczego ZFO a nie PDF lub inny format?

• ZFO zawiera podpis elektroniczny potwierdzający autentyczność
• ZFO zawiera wszystkie metadane wiadomości, w tym czasy dostarczenia i odbioru
• ZFO to oficjalny format akceptowany przez urzędy i sądy jako dowód
• ZFO można w każdej chwili przekonwertować do poświadczonej formy papierowej w Czech POINT

Wyszukiwanie pełnotekstowe w załącznikach

Co potrafi wyszukiwanie:

System automatycznie indeksuje zawartość tekstową załączników w obsługiwanych formatach (PDF, DOC, DOCX, TXT itp.). Możesz wyszukiwać konkretne słowa lub frazy bezpośrednio w dokumentach, nawet jeśli nie ma ich w temacie wiadomości.

Jak efektywnie wyszukiwać:

1. Otwórz sekcję Filtr
2. W polu Plik zawiera wprowadź szukany termin
3. Aby wyszukać dokładną frazę, umieść ją w cudzysłowie: "dokładna fraza"
4. Możesz łączyć wiele słów (system wyszukuje wiadomości zawierające wszystkie słowa)
5. Kliknij Szukaj

Przykłady przydatnych wyszukiwań:

• Numer faktury: wprowadź numer faktury i znajdź wszystkie wiadomości, gdzie się pojawia
• Numer identyfikacyjny partnera: wyszukaj wszystkie dokumenty zawierające numer NIP konkretnego partnera
• Numer umowy: szybko znajdź wszystkie wiadomości związane z konkretną umową
• Słowa kluczowe z treści: wyszukaj wiadomości według konkretnych terminów w tekście dokumentów

Efektywne wykorzystanie opóźnionego wysyłania

Scenariusze użycia:

Wysyłanie w godzinach pracy:

Jeśli przygotowujesz wiadomości wieczorem lub w weekend, zaplanuj ich wysłanie na następny dzień roboczy rano (np. 8:00). Odbiorca otrzyma wiadomość w normalnych godzinach pracy i możesz oczekiwać szybszej odpowiedzi.

Koordynacja z innymi zadaniami:

Jeśli musisz wysłać wiadomość danych dopiero po zakończeniu innej czynności (np. przelew, podpisanie umowy), przygotuj wiadomość wcześniej i zaplanuj jej wysłanie na odpowiedni czas.

Dotrzymywanie terminów:

Aby dotrzymać ustawowych terminów, przygotuj wiadomość z wyprzedzeniem i zaplanuj ją na ostatni możliwy termin wysyłki. Dzięki temu masz pewność, że wiadomość zostanie wysłana na czas, nawet jeśli tego dnia nie będziesz mieć czasu.

Szybkie skróty klawiszowe i wskazówki do pracy

• Szybkie wyszukiwanie: Kliknij w tabelę i zacznij pisać - kursor automatycznie przeskoczy do pola wyszukiwania
• Odświeżanie listy: Naciśnij F5, aby odświeżyć listę wiadomości i załadować ewentualne zmiany
• Szczegóły wiadomości: Kliknij gdziekolwiek w wierszu wiadomości (nie tylko na konkretnym polu), aby otworzyć szczegóły
• Eksport do Excela: Użyj przycisku "Excel" nad tabelą, aby wyeksportować listę wiadomości do pliku XLS
• Drukowanie listy: Przycisk "Drukuj" tworzy wersję listy wiadomości do druku
• Własne kolumny: Przycisk "Wybór kolumn" pozwala dostosować, które kolumny są wyświetlane w tabeli
• Zapisywanie filtra: Filtr pozostaje aktywny nawet po wylogowaniu - nie musisz go ustawiać ponownie

---

Data ostatniej aktualizacji: =date("d.m.Y")?>