Jármű útnyilvántartások - Felhasználói dokumentáció

Modul bemutatása

A Jármű útnyilvántartások modul a vállalati járművek útjainak rögzítésére szolgál, beleértve a kilométeróra-állás nyomon követését, üzemanyag-tankolást, átlagos üzemanyag-fogyasztást és számlázási dokumentumok előkészítését projektekhez. A rendszer három jármű típust támogat: személygépkocsi, tehergépkocsi (TIR) és munkagép. A modul szorosan integrálva van a járműnyilvántartással és az útiparancsokkal.

Fő modulfunkciók

• Egyes utak rögzítése minden járműhöz részletes útvonal- és cél naplózással
• Automatikus kilométer-számítás és rekordkonzisztencia ellenőrzés
• Tankolások és átlagos üzemanyag-fogyasztás nyomon követése
• Kilométerek szétválasztása üzleti és magánutakra (személygépkocsiknál)
• Számlázási dokumentumok előkészítése projektenkénti utak alapján
• Utak exportálása útiparancsokba
• Szervizintervallum ellenőrzése az utak rögzítésekor

Jármű típusok és azok sajátosságai

Jármű típus	Ikon	Mit rögzít	Speciális jellemzők
Személygépkocsi	Autó	Kilométerek, tankolások	Megkülönböztetés üzleti és magán km között
TIR (Tehergépkocsi)	Kamion	Kilométerek, tankolások	Csak üzleti utak
Munkagép	Fogaskerék	Munkaórák	Nincsenek kilométerek, csak idő rögzítése

Modulhoz való hozzáférés és jogosultságok

Hozzáférési jog szintek

A rendszer két jogosultsági szinttel dolgozik:

• rights_kj = 0 (alapfelhasználó): A felhasználó csak azokhoz a járművekhez férhet hozzá, amelyekhez kifejezetten hozzárendelték mint vezető. Csak a saját útjait rögzítheti és szerkesztheti. Csak a saját járműveinek útnyilvántartásait látja.
• rights_kj = 1 (adminisztrátor): A felhasználó a vállalat összes járművéhez hozzáfér. Minden rekordot szerkeszthet és hozzáfér a további "Összes jármű útnyilvántartása" és "Projekt áttekintés" nézetekhez.

Rekordszerkesztési korlátozások

Az adatkonzisztencia biztosítása érdekében a következő szabályok érvényesek:

• Alapértelmezés szerint csak az utolsó rögzített út szerkeszthető (a kilométeróra-állás függőségek miatt)
• Minden járműhöz beállítható, hogy hány napra visszamenőleg szerkeszthetők a rekordok (paraméter: "Szerkesztésre visszamenő napok száma")
• Az időszak lejárta után a rekordok csak olvashatók (kivéve a modul adminisztrátorokat)
• Csak az utolsó út törölhető (és csak a sajátja vagy adminisztrátorként)

Alapműködés

Jármű kiválasztása

A modul megnyitása után egy felső panel jelenik meg az összes jármű ikonjával, amelyhez hozzáfér. Minden ikon tartalmazza:

• Jármű típus szimbólum (autó, kamion, munkagép)
• Jármű név
• Rendszám

A jármű ikonra kattintva megjelenik annak útnyilvántartása. Ha több mint 10 járműhöz van hozzáférése, az ikonok helyett legördülő lista jelenik meg.

Adminisztrátori nézet

Az adminisztrátori jogosultságokkal rendelkező felhasználók (rights_kj = 1) az egyes járművek mellett két további áttekintést látnak:

• Projekt áttekintés (tortadiagram ikon): Projektekre csoportosított utak összefoglaló nézete számlázási árszámításokkal - az ügyfeleknek kiállított számlák alapjául szolgál
• Összes jármű útnyilvántartása (adatbázis ikon): A vállalat összes járművének összes útjának kombinált nézete egy táblázatban

Szűrés időszak szerint

Minden nézetben szűrheti az utakat hónap és év szerint a "Megjelenítési időszak" legördülő listával. A rendszer az aktuális hónapot és 12 hónapot kínál visszamenőleg. Az "Összes" kiválasztásakor minden rekord megjelenik időkorlátozás nélkül.

Új út rögzítése

Űrlap megnyitása

Új út rögzítéséhez kattintson a zöld "Út hozzáadása" gombra az útnyilvántartás jobb felső sarkában. Megnyílik egy párbeszédablak az út rögzítésére szolgáló űrlappal.

Alapvető útadatok

Minden jármű típushoz a következő alapinformációk szükségesek:

• Jármű: Előre kitöltött, nem változtatható (a felső panelről való kiválasztással meghatározott)
• Vezető: Válasszon a járműhöz hozzárendelt vezetők listájából. Ha nincs vezető beállítva, az űrlap nem engedi a mentést - először rendeljen hozzá egy vezetőt a jármű beállításainál.
• Dátum: Út dátuma. Automatikusan előre kitölti az ehhez a járműhöz utoljára használt dátumot (vagy a mai dátumot).
• Időtől - -ig: Út időtartománya óra:perc formátumban. A rendszer automatikusan előre kitölti az időt az előző út vagy a járműhöz beállított alapértelmezett idő alapján.

Útvonal adatok (csak autókhoz és teherautókhoz)

Személygépkocsiknál és haszongépjárműveknél megadja az út útvonalát:

• Honnan (város, utca): Kiindulási hely. Választhat a korábban használt címek előzményeiből vagy beírhat egy újat. Meglévő cím felülírásához kattintson rá és nyomja meg a Backspace-t. Automatikusan előre kitölti az előző út célját.
• Keresztül: Opcionális - közbenső helyek az útvonalon
• Hová (város, utca): Célállomás. Ugyanúgy, mint a "Honnan" mezőnél, választhat az előzményekből vagy beírhat egy új helyet.

Tipp: Ha ugyanazt a "honnan" és "hová" kombinációt választja, amelyet korábban már használt, a rendszer automatikusan kitölti a kilométerek számát az előző rekord alapján. Ha azonban más útvonalat választott, manuálisan módosíthatja a kilométereket.

Út célja

• Ok: Az út céljának rövid leírása (pl. "Ügyfél találkozó", "Anyagszállítás"). Választhat az előzményekből vagy beírhat egy új okot. Automatikusan előre kitölti az utoljára használt okot.
• Projekt: Projektszám vagy -név, amelyhez az út tartozik. Ez a mező kulcsfontosságú a későbbi számlázáshoz - az azonos projekthez tartozó utak csoportosítva lesznek a projekt áttekintésben.

Kilométeróra-állás (csak autókhoz és teherautókhoz)

A rendszer pontos kilométeróra-leolvasási rekordokkal dolgozik:

• Km állás kezdet: Automatikusan kitölti az előző út végállapotával. Ez a mező csak olvasható - biztosítja a rekordlánc folytonosságát.
• Km állás vég: Írja be az aktuális kilométeróra-állást az út végén. Magasabbnak kell lennie, mint a kezdő állás.
• Üzleti km: Üzleti célból megtett kilométerek száma. Automatikusan kiszámítja mint km végállás - km kezdőállás különbség. Módosíthatja, ha az út egy része magáncélú volt.
• Magán km (csak személygépkocsiknál): Magáncélból megtett kilométerek száma. Ha kitölti az üzleti km-t, a magán km automatikusan kiszámítódik mint maradék. És fordítva - ha kitölti a magán km-t, az üzleti km kiszámítódik.

Ellenőrzés: Az üzleti km + magán km összegének egyenlőnek kell lennie a megtett összes kilométerrel (km végállás - km kezdőállás).

Munkaórák (csak munkagépekhez)

Munkagépeknél csak munkaórák rögzítése történik kilométerek nélkül:

• Időtől - -ig: A rendszer automatikusan kiszámítja a munkaórák számát az időtartományból
• Az útvonal és kilométer mezők nem jelennek meg munkagépeknél

Tankolás és fogyasztás (csak autókhoz és teherautókhoz)

Az üzemanyag-fogyasztás nyomon követéséhez minden tankoláskor rögzítheti:

• Tankolás (liter): Tankolt literek száma. Két tizedesjegy pontossággal adja meg (pl. 45,50).
• Tankolás km-nél: Kilométeróra-állás a tankolás időpontjában. Ha az út végén tankolt, automatikusan kitölti a "km végállás" értékkel. Ha az út során tankolt, írja be a pontos állást.

Átlagfogyasztás számítása: A rendszer automatikusan kiszámítja az átlagfogyasztást a következő képlettel: tankolás (liter) osztva ((km tankoláskor - km előző tankoláskor) osztva 100). A helyes számításhoz fontos, hogy mindig teletankolt állapotban tankoljon.

A kiszámított átlagfogyasztás az út táblázatban jelenik meg "átlag X,XX l" formátumban a tankolási adatok alatt.

Számlázás

Ha a járműnél engedélyezve van a számlázás (a jármű konfigurációjában beállítva), megadhatja:

• Számlázási ár/km (vagy ár/óra munkagépeknél vagy teljes ár): Egységár (kilométer, óra) vagy teljes út ára. Automatikusan előre kitölti a járműhöz beállított alapértelmezett díjjal. Módosíthatja egy adott útnál.
• Számla szám: Az ügyfélnek kiállított számla után rögzítheti a számlaszámot, amellyel az utat számlázta.

Számlázási típusok:

• Km/óra szerint: Az ár megszorozva a kilométerek (üzleti km) vagy órák számával
• Teljes ár: A megadott ár az egész útra vonatkozik kilométertől/órától függetlenül

Tényleges költségek

Ha a járműnek beállított tényleges költségdíja van kilométerenként, a rendszer automatikusan kiszámítja a tényleges út költségét mint: (üzleti km + magán km) × díj CZK/km. Ez a mező csak tájékoztató jellegű és belső költségkövetésre szolgál.

Megjegyzés

A szabad szöveges Megjegyzés mezőben bármilyen további információt rögzíthet az útról (pl. "Kerülő út lezárás miatt", "Utas Novák János").

Rekord mentése

Miután kitöltötte az összes szükséges adatot, kattintson a zöld "Mentés" gombra. A rendszer a következő ellenőrzéseket végzi:

• Ellenőrzi, hogy az út időpontjai átfedésben vannak-e ugyanazon jármű másik útjával (egy jármű nem lehet egyszerre két helyen)
• Kilométeróra-állások érvényesítése (a végnek magasabbnak kell lennie, mint a kezdet)
• Üzleti és magán kilométerek összegének ellenőrzése
• Szervizintervallum ellenőrzés - ha a jármű elérte vagy túllépte a szervizhatárt, figyelmeztetés jelenik meg

Ha minden ellenőrzés sikeres, az út mentésre kerül és megjelenik az útnyilvántartási táblázatban.

Meglévő út szerkesztése

Út megnyitása szerkesztésre

Az útnyilvántartási táblázatban kattintson a szem ikonra (részletek megtekintése) annál az útnál, amelyet szerkeszteni szeretne. Ugyanaz az űrlap nyílik meg, mint új út rögzítésekor, ezúttal kitöltve a meglévő rekord adataival.

Szerkesztési korlátozások

A kilométeróra-állás konzisztencia megőrzése érdekében a következők érvényesek:

• Ha több nap telt el az út dátuma óta, mint amennyi a jármű "Szerkesztésre visszamenő napok száma" paraméterében be van állítva, minden mező kivéve a megjegyzés, projekt, ok és számlázási adatok csak olvasható
• A modul adminisztrátorok (rights_kj=1) és rendszeradminisztrátorok bármilyen rekordot szerkeszthetnek időkorlátozás nélkül
• A "Rögzítette" mező mutatja, hogy ki és mikor készítette eredetileg a rekordot

Mi szerkeszthető mindig

Még régebbi rekordonál is normálisan szerkesztheti:

• Projekt
• Ok
• Számlázási ár és számlaszám
• Megjegyzés

Későbbi rekordok újraszámítása

Ha adminisztrátorként egy régebbi rekordot szerkeszt és megváltoztatja a kilométeróra-állást vagy dátumot és időt, a rendszer automatikusan újraszámítja a kilométeróra-állásokat az ugyanazon jármű összes későbbi útjára, hogy fenntartsa a rekordlánc konzisztenciáját.

Jármű útnyilvántartás megjelenítése

Táblázat szerkezete személy- és haszongépjárműveknél

A táblázat megjeleníti a kiválasztott jármű összes útját oszlopokkal:

Oszlop	Leírás
Dátum	Út dátuma nap.hónap.év formátumban
Időtől - -ig	Út időtartománya
Vezető	Vezető kereszt- és vezetékneve
Honnan	Út kiindulási helye
Keresztül	Közbenső helyek az útvonalon
Hová	Út célja
Ok	Út célja
Projekt	Projektszám
Számlázási ár/km	Kilométerenkénti ár (csak akkor jelenik meg, ha a járműnél aktiválva van a számlázás)
Számla szám	Kiállított számlaszám (csak akkor jelenik meg, ha a járműnél aktiválva van a számlázás)
Km állás kezdet	Kilométeróra-állás az út kezdetén
Km állás vég	Kilométeróra-állás az út végén
Üzleti km	Megtett üzleti kilométerek száma
Magán km	Megtett magán kilométerek száma
Tankolás / átl. fogyasztás	Tankolt literek száma és alatta az utolsó tankolásból számított átlagfogyasztás
Műveletek	Ikonok a részletek megtekintéséhez, törléshez (csak utolsó rekordnál) és útiparancshoz adáshoz

Táblázat szerkezete munkagépeknél

Munkagépeknél az útvonallal és kilométerekkel kapcsolatos oszlopok nem jelennek meg; ehelyett van egy oszlop:

Oszlop	Leírás
Órák	Munkaórák száma kiszámítva az időtől - -ig alapján

Műveletek a táblázatban

A Műveletek oszlopban ikonokat talál a rekorddal való munkához:

• Szem ikon: Részletek megtekintése és út szerkesztése - minden rekordnál elérhető
• Kereszt ikon: Út törlése - csak az utolsó útnál jelenik meg és csak akkor, ha Ön rögzítette vagy adminisztrátor
• Jobbra nyíl ikon: Út hozzáadása útiparancshoz - elérhető saját utaknál vagy adminisztrátorként (aktív Útiparancsok modul szükséges)

Táblázat funkciók

A táblázat támogatja a standard DataTables funkciókat:

• Rendezés: Oszlopfejlécre kattintva az adatok növekvő/csökkenő sorrendbe rendezése
• Keresés: A jobb felső sarokban szöveget írhat be minden oszlopban történő teljes szöveges kereséshez
• Lapozás: A bal felső sarokban választja a sorok számát oldalanként (10, 25, 50, 100 vagy mind)
• Export: Gombok Excel exportáláshoz, nyomtatáshoz és látható oszlopok kiválasztásához

Összes jármű útnyilvántartása

Áttekintés hozzáférése

Ez az áttekintés csak modul adminisztrátoroknak érhető el (rights_kj=1). A felső panelen az "Összes jármű útnyilvántartása" panelre az adatbázis ikonnal kattintva jelenik meg.

Áttekintés tartalma

A táblázat a vállalat összes járművének összes útját tartalmazza egy áttekintésben. A szokásos útnyilvántartás oszlopain felül vannak:

• Rendszám: Jármű rendszáma
• Név: Jármű neve

A rekordok kronológiailag rendezve vannak út dátuma és ideje szerint. Itt is szűrhet időszak szerint a legördülő listával.

Áttekintés használata

Ez az áttekintés különösen az alábbiakra használatos:

• A teljes járműpark kihasználtságának ellenőrzése
• Utak összehasonlítása járművek között
• Teljes adatok exportálása külső feldolgozáshoz
• Konkrét utak keresése, amikor nem biztos, hogy melyik járművel tették meg őket

Projekt áttekintés

Áttekintés célja

A Projekt áttekintés kulcsfontosságú eszköz a számlázási dokumentumok előkészítéséhez. Projektekre csoportosítja az utakat és kiszámítja a számlázási árakat. A hozzáférés csak modul adminisztrátoroknak érhető el (rights_kj=1).

Adatszűrés

Az áttekintés megjelenítése előtt ajánlott beállítani a szűrőket a bővíthető panelen (nyissa meg a plusz ikonra kattintva):

• Dátumtól - -ig: Időszak, amelyből be akarja vonni az utakat
• Jármű: Korlátozhatja az áttekintést csak egy kiválasztott járműre vagy válassza az "összes"-t
• Projekt: Választhat egy konkrét projektet a már használt projektek listájából
• Végezte: Szűrhet egy konkrét vezetőre

A szűrők beállítása után kattintson a "Keresés" gombra a szűrők alkalmazásához. A "Szűrő törlése" gomb visszaállítja a megjelenítést alapértelmezett állapotba.

Áttekintés szerkezete

A táblázat csak azokat a járművek utait jeleníti meg, amelyeknél engedélyezve van a számlázás és tartalmazza az oszlopokat:

Oszlop	Jelentés
Dátum	Út dátuma
Projekt	Projektszám vagy név
Jármű	Jármű neve és rendszáma
Végezte	Vezető neve
Km személygépkocsi	Személygépkocsival megtett üzleti kilométerek száma
Km TIR	Tehergépkocsival megtett üzleti kilométerek száma
Idő (munkagépeknél) órában	Munkagép munkaóráinak száma
Ár/egység	Számlázási ár km/óra szerint vagy teljes ár
Teljes ár	Kiszámított teljes út ár (km/óra × ár vagy teljes ár)
Honnan, Keresztül, Hová	Út útvonala
Ok	Út célja
Megjegyzés	Szabad megjegyzés az útról

Összegek a táblázat láblécében

A táblázat alsó részében automatikusan megjelennek az összegek:

• Összes személygépkocsi km - minden személygépkocsi kilométerének összege
• Összes TIR km - minden haszongépjármű kilométerének összege
• Összes óra - minden munkagép óráinak összege
• Teljes ár - az összes megjelenített útnál számlázandó teljes összeg

Munka az áttekintéssel

1. Állítsa be a szűrőt a szükséges időszakra és opcionálisan egy konkrét projektre
2. Ellenőrizze, hogy minden útnál ki van-e töltve a projekt és a számlázási ár
3. Ha hiányzik valamilyen adat, térjen vissza az adott jármű útnyilvántartásához és adja hozzá
4. Exportálja az adatokat Excelbe az "Excel" gomb használatával további feldolgozáshoz
5. A számla kiállítása után térjen vissza az egyes utakhoz és adja hozzá a számlaszámot

Integráció az útiparancsokkal

Út hozzáadása útiparancshoz

Ha aktív Útiparancsok modulja van, könnyen átviheti az utakat az útnyilvántartásból az útiköltség-elszámolásokba:

1. Az útnyilvántartási táblázatban kattintson a jobbra nyíl ikonra annál az útnál, amelyet hozzá szeretne adni egy útiparancshoz
2. Megnyílik egy párbeszédablak az útiparancs kiválasztásával
3. Csak a "Létrehozva" és "Jóváhagyás alatt" státuszú útiparancsok jelennek meg
4. Válassza ki a szükséges útiparancsot a listából - mutatja a dátumot, nevet, alkalmazott nevét és az útiparancs típusát
5. Kattintson a "Mentés" gombra

Mit másol át

Az út adatai az útiparancsba másolódnak az "Útiköltség-elszámolás" részben új sorként útvonallal, kilométerekkel és költségekkel.

Átvitel befejezése

Az összes szükséges út másolása után:

1. Nyissa meg a vonatkozó útiparancsot az Útiparancsok modulban
2. Ellenőrizze az átvitt adatokat
3. Adjon hozzá további adatokat (pl. parkolási díjak, autópálya matricák)
4. Mentse az útiparancsot

Szervizintervallum ellenőrzése

Automatikus értesítés rögzítéskor

Ha a jármű a Járműnyilvántartás modulban is rögzítve van és be van állítva szervizterv vagy szerviz dátum, a rendszer minden út rögzítésekor ellenőrzi:

• Hogy a kilométerek száma túllépte-e a szervizterv szerint beállított szervizhatárt
• Hogy az aktuális dátum túllépte-e a szerviz dátumot

Ha a szervizintervallumot túllépték, az út mentése után figyelmeztetés jelenik meg információkkal:

• Hány kilométernél kellene szervizet végezni
• A szervizfeladat leírása
• Felhívás a szerviz megrendelésére

Átmenet a járműnyilvántartásba

Ha a jármű a Járműnyilvántartás modulban is rögzítve van, egy "Járműnyilvántartás" gomb külső link ikonnal jelenik meg az útnyilvántartás jobb felső sarkában. Rákattintva közvetlenül a jármű részleteihez kerül, ahol ellenőrizheti a szerviztervet vagy rögzítheti a szerviz befejezését.

Jármű beállítások

Alapparaméterek

Minden járműnek az útnyilvántartásban a következő konfigurálható paraméterei vannak (elérhetők a Beállítások modulban vagy adminisztrátornak közvetlenül az útnyilvántartásból):

• Rendszám: Jármű rendszáma
• Név: Leíró jármű név (pl. "Vállalati Škoda Octavia")
• Jármű típus: Személygépkocsi / TIR / Munkagép - meghatározza, hogy mely mezők kerülnek rögzítésre
• Alapértelmezett km állás: Kezdő kilométeróra-állás, amikor a járművet hozzáadják a nyilvántartáshoz (az első rekordhoz használt, ha még nincsenek utak)

Vezető hozzárendelés

Minden járműhöz legalább egy vezetőt hozzá kell rendelnie. Csak a hozzárendelt vezetők választhatók út rögzítésekor. A hozzárendelés meghatározza azt is, hogy mely felhasználók (rights_kj=0 joggal) férhetnek hozzá a járműhöz.

Számlázási beállítások

• Számlázási ár használata: Be/ki - meghatározza, hogy ennél a járműnél rögzítésre kerülnek-e számlázási adatok az utaknál
• Számlázási típus:
  • Km/óra szerint - az ár megszorozva a kilométerek/órák számával
  • Teljes ár - fix ár útonként a hosszúságtól függetlenül
• Számlázási ár: Alapértelmezett díj CZK-ban, amely automatikusan kitöltődik új út rögzítésekor (egyedileg módosítható minden útnál)

Tényleges költségek

• Tényleges költségek - díj CZK/km: Ha be van állítva, a rendszer automatikusan kiszámítja minden útnál a tényleges költségeket mint (üzleti km + magán km) × díj. Belső költségkövetésre használatos a járműpark esetében.

Befejezési szabályok

• Ki kell tölteni a hónap X napjáig: Ha be van állítva (pl. 5), a rendszer megköveteli, hogy az előző hónap összes útját legkésőbb a következő hónap 5. napjáig rögzítsék
• Ki kell tölteni - ellenőrzés X napra visszamenőleg: A rendszer ellenőrzi, hogy az utoljára rögzített út nincs-e régebbi, mint a megadott napok száma (pl. ellenőrzés 7 napra visszamenőleg = az utolsó út nem lehet 7 napnál régebbi)

Ezeket az ellenőrzéseket automatikus cron script végzi, amely emlékeztetőket küld a felelős személyeknek.

Alapértelmezett időpontok

• Alapértelmezett időtől: Automatikusan kitölti az "Időtől" mezőt új út rögzítésekor (pl. 07:00)
• Alapértelmezett időig: Automatikusan kitölti az "Időig" mezőt új út rögzítésekor (pl. 16:00)

Szerkesztési korlátozások

• Szerkesztésre visszamenő napok száma: Meghatározza, hogy hány napra visszamenőleg szerkeszthetik a normál felhasználók (nem adminisztrátorok) az útrekordokat. Az időszak lejárta után a rekordok csak olvashatók.

Gyakori munkafolyamatok

Napi út rögzítése

1. Nyissa meg a Jármű útnyilvántartások modult
2. Válassza ki a járművet, amellyel vezetett
3. Kattintson az "Út hozzáadása" gombra
4. A rendszer előre kitölti: dátum (ma), vezető (Ön), idő (az előző út után vagy alapértelmezett), honnan (előző út célja)
5. Adja hozzá: hová ment, ok, projekt
6. Rögzítse a kilométeróra-állást az út végén
7. Ha tankolt, adja hozzá a litereket és a km-t tankoláskor
8. Mentés

Ismétlődő út ugyanarra a helyre

1. Út rögzítésekor válassza ki a kiindulási helyet a "Honnan" mezőben
2. A "Hová" mezőben válassza ki a célt - ha korábban már használta ezt a kombinációt, a rendszer automatikusan kitölti a kilométerek számát
3. Ellenőrizze és esetleg módosítsa a km-t (ha más útvonalat választott)
4. Adja hozzá a többi adatot és mentse

Üzleti út magán visszaúttal

1. Út rögzítésekor írja be a teljes km végállást (üzleti + magán rész)
2. Az "Üzleti km" mezőben írja be csak az üzleti célból megtett kilométereket
3. A rendszer automatikusan kiszámítja a "Magán km"-t mint különbséget
4. Alternatívaként először beírhatja a magán km-t és a rendszer kiszámítja az üzletit

Számlázási dokumentumok előkészítése projekthez

1. A hónap során töltse ki a "Projekt" mezőt minden útnál - használjon következetes jelölést (pl. "P2025-001")
2. Az időszak végén menjen a "Projekt áttekintés"-hez
3. Állítsa be a szűrőt a szükséges időszakra és opcionálisan egy konkrét projektre
4. Ellenőrizze, hogy minden útnál ki van-e töltve a számlázási ár
5. Jegyezze fel a teljes összeget a táblázat láblécéből
6. Exportálja az adatokat Excelbe számlához mellékletként
7. A számla kiállítása után térjen vissza az egyes utakhoz és írja be a kiállított számlaszámot a "Számla szám" mezőbe

Havi járműpark ellenőrzés

1. Menjen az "Összes jármű útnyilvántartása" áttekintéshez
2. Állítsa be az időszak szűrőt az ellenőrzött hónapra
3. Ellenőrizze, hogy minden járműnél rögzítettek-e utakat (ha használták őket)
4. Ellenőrizze az átlagfogyasztást - jelentős eltérések technikai problémát jelezhetnek
5. Ellenőrizze, hogy nincsenek-e ugyanazzal az idővel utak különböző járműveknél ugyanazon vezető esetében
6. Exportálja az adatokat archiváláshoz vagy jelentéshez

Útiköltség-elszámolás

1. Először hozzon létre egy új útiparancsot az Útiparancsok modulban
2. Menjen az Útnyilvántartásokhoz és válassza ki a járművet, amellyel utazott
3. Minden olyan útnál, amely az üzleti úthoz tartozik, kattintson a jobbra nyíl ikonra
4. Válassza ki az útiparancsát a listából
5. Az összes út másolása után térjen vissza az Útiparancsok modulba
6. Nyissa meg az útiparancsot, ellenőrizze az adatokat és adjon hozzá más kiadásokat
7. Mentse és küldje jóváhagyásra

Hibaelhárítás és GYIK

Nem tudja menteni az utat - Időátfedési hiba

Probléma: Mentéskor megjelenik a hiba "A jármű nem lehet egyszerre 2 helyen".

Megoldás: Ellenőrizze, hogy már rögzített-e egy másik utat átfedő idővel ugyanannál a járműnél és ugyanazon a napon. Javítsa a kezdő vagy végidőt, hogy az utak kronológiailag kövessék egymást. Ha egy régebbi rekordban van hiba, először azt javítsa ki.

Km állás kezdet helytelen

Probléma: A "Km állás kezdet" mező helytelen értéket tartalmaz.

Megoldás: A "Km állás kezdet" mező automatikusan töltődik ki az előző út "Km állás vég" mezőjéből. Nem szerkeszthető közvetlenül. Ha az érték helytelen, az előző útban kell javítania a "Km állás vég"-et. A javítás után a helyes érték automatikusan tükröződik minden későbbi útban. Ha nincs jogosultsága az előző út javításához (régebbi, mint az engedélyezett napok száma), lépjen kapcsolatba a modul adminisztrátorral.

Nem tud régebbi utat szerkeszteni

Probléma: Az űrlap mezők csak olvashatók (disabled), nem tudja szerkeszteni az adatokat.

Megoldás: Ha az út régebbi, mint a járműnél a "Szerkesztésre visszamenő napok száma" paraméterben beállított napok száma, a legtöbb mező automatikusan zárolódik. Továbbra is szerkesztheti: projekt, ok, számlázási adatok és megjegyzés. Ha más adatokat is szerkeszteni kell, lépjen kapcsolatba a modul adminisztrátorral vagy rendszeradminisztrátorral.

Átlagfogyasztás nem jelenik meg vagy irreális

Probléma: Az átlagfogyasztás oszlop üres vagy irreális értéket tartalmaz.

Megoldás: Az átlagfogyasztás csak a második tankolás után számítódik ki (két km állást kell összehasonlítania tankoláskor). Ha eddig csak egyszer tankolt, az átlagfogyasztás nem jelenik meg. Az irreális érték előfordulhat, ha a tartály nem volt tele tankoláskor vagy ha a km állás tankoláskor helytelenül van beírva. Ellenőrizze a tankolási rekordokat és ellenőrizze, hogy a "Tankolás km-nél" mező a helyes kilométeróra-állást tartalmazza.

Nem tudja kiválasztani a járművet - Nincs a listában

Probléma: A szükséges jármű nem jelenik meg a felső panelen.

Megoldás: Csak azok a járművek jelennek meg, amelyekhez hozzá van rendelve mint vezető (ha rights_kj=0 joga van) vagy a vállalat összes járműve (ha rights_kj=1 joga van). Ha a jármű hiányzik, lépjen kapcsolatba az adminisztrátorral azzal a kéréssel, hogy rendelje hozzá a járműhöz. Alternatívaként a jármű törölve lehet (deleted=1) - akkor először vissza kell állítani.

Kilométerek nem töltődnek ki az útvonal kiválasztásakor

Probléma: Kiválasztottam a "Honnan"-t és "Hová"-t, de a kilométer mezők üresek maradtak.

Megoldás: A kilométerek automatikus kitöltése csak akkor működik, ha korábban már használta a honnan-hová kombinációt ugyanannál a járműnél. Ha ez az első út erre az útvonalra, manuálisan kell beírnia a kilométereket. Az első bejegyzés után a következő alkalommal, amikor ugyanazt az útvonalat használja, a kilométerek automatikusan kitöltődnek.

Üzleti és magán km nem számít helyesen

Probléma: Az üzleti és magán kilométerek összege nem egyezik a megtett összes kilométerrel.

Megoldás: A rendszer automatikusan kiszámít egy értéket a másikból. Ha beírja az üzleti km-t, a magán km automatikusan kiszámítódik = (km végállás - km kezdőállás) - üzleti km. És fordítva. Ha manuálisan mindkét értéket megváltoztatja, eltérés történhet. Először írja be a km végállást, majd az üzleti km-t (vagy magán km-t) és hagyja, hogy a rendszer kiszámítsa a másik értéket.

Nem tud hozzáadni utat - Vezető hiányzik

Probléma: Az űrlap megjeleníti a hibát "nincs vezető beállítva ehhez a járműhöz" és a Mentés gomb nem elérhető.

Megoldás: Nincs vezető hozzárendelve a járműhöz. Menjen a jármű beállításokhoz (vagy lépjen kapcsolatba az adminisztrátorral) és rendeljen hozzá legalább egy vezetőt a járműhöz. Akkor lehetséges lesz utakat rögzíteni.

Nem található a jármű az összes áttekintésben

Probléma: Valamelyik jármű hiányzik az "Összes jármű útnyilvántartása" áttekintésből.

Megoldás: Az áttekintés csak utakat jelenít meg, nem járműveket. Ha a járműhöz nem rögzítettek utat a megjelenített időszakban, nem fog megjelenni a táblázatban. Próbálja megváltoztatni az időszak szűrőt "Összes"-re vagy másik hónapra. Ha a járműnek egyáltalán nincsenek útjai, a táblázat üres lesz - először legalább egy utat kell rögzíteni.

Néhány út hiányzik a projekt áttekintésből

Probléma: Tudom, hogy több utat vezettem a projekthez, de csak néhány jelenik meg az áttekintésben.

Megoldás: A Projekt áttekintés csak azokat a járművek utait jeleníti meg, amelyeknél engedélyezve van a számlázás (paraméter "Számlázási ár használata"). Ellenőrizze a jármű beállításokat. Ellenőrizze azt is, hogy a szűrők helyesen vannak-e beállítva (különösen dátumtól-ig) és hogy a "Projekt" mezőt minden útban pontosan ugyanazzal a szöveggel töltötte-e ki (a rendszer kis- és nagybetű-érzékeny és szóköz-érzékeny).

Számlázási ár nem jelenik meg

Probléma: A számlázási ár oszlopok nem láthatók a táblázatban.

Megoldás: A számlázási ár oszlopok csak azoknál a járműveknél jelennek meg, amelyeknél a beállításokban engedélyezve van a "Számlázási ár használata" paraméter. Ha le van tiltva, az oszlopok nem jelennek meg. A jármű beállításokban engedélyezhető.

Tippek a hatékony munkához

Használja a cím előzményeket

Ahelyett, hogy folyamatosan manuálisan írna be címeket, használja a legördülő listát az előzményekkel. A rendszer megjegyzi az összes címet, amelyet valaha használt, és felajánlja a CRM modulból a vállalatok címeit is. Ha rendszeresen ugyanazokra a helyekre vezet, időt takarít meg és ráadásul a kilométerek automatikusan kitöltődnek.

Használjon következetes projekt jelölést

A könnyebb számlakészítés érdekében tartson fenn következetes projektszám formátumot (pl. P2025-001, P2025-002, stb.). Kerülje az elírásokat - minden különbség a jelölésben külön sort fog létrehozni a projekt áttekintésben.

Rögzítse az utakat folyamatosan

Ne rögzítse az összes utat csak a hónap végén - kevesebb részletre fog emlékezni és a hibák valószínűsége nagyobb lesz. Ideális esetben napi vagy legalább heti rendszerességgel rögzítse az utakat, amíg az események frissek a memóriában.

Ellenőrizze az átlagfogyasztást

Figyelje a jármű átlagfogyasztását. A jelentős növekedés technikai problémát, alulfújt gumikat vagy nem gazdaságos vezetési stílust jelezhet. Használja az Excel exportálást, hogy fogyasztási diagramot készítsen az idő múlásával.

Használja a megjegyzéseket

A megjegyzés mezőben rögzítse a nem szabványos eseményeket - kerülőutakat, utasokat, a hosszabb út időtartamának okát, járműkárt, stb. Ez az információ hasznos lehet később reklamációk rendezésekor vagy ellenőrzések során.

Rendszeresen adja hozzá a számlaszámokat

Ha számlázza az utakat az ügyfeleknek, folyamatosan adja hozzá a kiállított számlaszámokat. Ez megkönnyíti később annak megtalálását, hogy melyik számla melyik úthoz tartozik és elkerüli a dupla számlázást.

Exportálja az adatokat archiváláshoz

Havonta vagy negyedévente exportálja az adatokat Excelbe és archiválja. Technikai problémák esetén lesz adatbiztonsági másolata és ráadásul saját jelentéseket és statisztikákat készíthet.

Következtetés

A Jármű útnyilvántartások modul átfogó eszköz a járműpark kezeléséhez. Helyes használat esetén pontos áttekintést nyújt a jármű kihasználtságáról, szállítási költségekről és számlázási dokumentumokról. A siker kulcsa az utak rendszeres és gondos rögzítése, a kilométeróra-állások és projektek helyes kitöltésére helyezve a hangsúlyt.

További információkért lépjen kapcsolatba a rendszeradminisztrátorral vagy látogassa meg a Súgó részt az alkalmazás főmenüjében.