Útnyilvántartás (menetlevél, gépjárművek útnyilvántartása)

Áttekintés

Az Útnyilvántartás modul (menetlevél, gépjárművek útnyilvántartása, kilométer-nyilvántartás) a vállalati gépjárművek, tehergépjárművek és gépek útjainak nyilvántartására szolgál. A sofőrök ebbe rögzítik az egyes utakat az útvonallal, az indokkal, a megrendeléssel és a kilométeróra állásával, a flottakezelők pedig egyben látják át az összes járművet. A modul képes nyomon követni a tankolást és az üzemanyag-fogyasztást, kiszámítani a fuvarozás számlázási árait, és a rendszeres útvonalak alapján automatikusan ki tudja egészíteni az utakat egy teljes hónapra.

Fő funkciók

• Utak rögzítése útvonallal, indokkal, megrendeléssel és kilométeróra-állással
• Az egymásra épülő kilométeróra-állások automatikus kitöltése az előző út alapján
• Az útnyilvántartás automatikus havi kitöltése a kedvenc címek és a tankolások alapján
• Tankolások nyilvántartása és az átlagos üzemanyag-fogyasztás kiszámítása
• Az utak megrendelések szerinti áttekintése a fuvarozás számlázásának alapjaként
• Az út átvitele sorként az utazási megbízásba
• Figyelmeztetés a közelgő vagy lejárt jármű szervizre

Hozzáférés és beállítások

Ez a fejezet leírja, hol találja az alkalmazásban az Útnyilvántartás modult, hogyan állíthatók be az egyes járművek és a felhasználók hozzáférési jogai, valamint milyen jogosultsági szinteket különböztet meg a modul az egyszerű sofőr, a flottakezelő és a modul rendszergazdája között.

Hogyan juthat el az Útnyilvántartás modulhoz

Az Útnyilvántartás modulhoz vezető navigációs út: Főmenü → Útnyilvántartás. Megnyitás után az egyszerű sofőr csak azokat a járműveket látja, amelyeknél sofőrként van beállítva, míg a flottakezelő a vállalat összes járművét látja, beleértve az összesített áttekintéseket is.

Az Útnyilvántartás modul beállításai

Az Útnyilvántartás modul beállításai a Beállítások → Útnyilvántartás menüponton keresztül érhetők el, és csak a modulhoz rendszergazdai jogosultsággal rendelkező felhasználók férnek hozzájuk. A beállításoknak három lapja van: Felhasználói jogok, Járműbeállítások és Jogok története.

Felhasználói jogok az Útnyilvántartás modulban

A Felhasználói jogok lapon, az Útnyilvántartás modul beállításaiban minden felhasználónál beállítható, hogy egyszerű sofőr-e, vagy flottakezelő. E beállítás nélkül a felhasználó egyszerű sofőr, aki egyetlen járműhöz sem fér hozzá, amíg sofőrként hozzá nem rendelik.

Járműbeállítások az Útnyilvántartás modulban

A Járműbeállítások lapon, az Útnyilvántartás modulban a járműveket a Jármű hozzáadása gombbal lehet felvenni, vagy a meglévő jármű sorában lévő ceruza ikonnal lehet szerkeszteni. Az űrlap a következő mezőket tartalmazza:

• Név és Jármű típusa (Személygépkocsi, TIR, vagy Gép üzemóra-nyilvántartással) – a típus határozza meg, hogy mely mezők és oszlopok jelennek meg a jármű és útjai esetében
• Rendszám – a jármű rendszáma, amely alapján a jármű párosítva lesz a Járműnyilvántartással
• Előre kitöltött idő -tól / -ig – az új út alapértelmezett időpontjai, ha az adott napra még nem lett rögzítve másik út
• Kiindulási km-állás – a kezdeti kilométeróra-állás, amelyből az összes további út kilométeróra-állása származik
• Sofőrök – azok a felhasználók, akik jogosultak utakat rögzíteni a járműhöz
• Az utak árának számítása – bekapcsolja a számlázási ár és a számlaszám mezőt az egyes utaknál, valamint a jármű bekerülését a megrendelések szerinti áttekintésbe
• Előre kitöltött számlázási ár – a számlázási ár alapértelmezett értéke új út rögzítésekor
• Tényleges költség/km – a tényleges költségek kiszámításához használt díjtétel; a 0 érték azt jelenti, hogy nincs használatban
• A sofőrök X napra visszamenőleg módosíthatnak – hány napra visszamenőleg szerkesztheti az egyszerű sofőr a rögzített utakat; a 0 érték azt jelenti, hogy a szerkesztés az egyszerű sofőrök számára teljesen le van tiltva, és az utakat csak olvasásra látják
• Automatikus generálás lehetősége – hozzáférhetővé teszi a jármű főképernyőjén az automatikus havi kitöltés varázslóját; a beállítás csak akkor kapcsolható be, ha a járműnek van párja a Járműnyilvántartásban ugyanazzal a rendszámmal, kitöltött átlagfogyasztással és tanktérfogattal
• Az előző hónapnak ki kell legyen töltve a folyó hónap X. napjáig és Akkor teljesül, ha az előző hónap utolsó X napjára van rögzített bejegyzés – az útnyilvántartás kitöltöttségének ellenőrzésére szolgáló beállítás; az első mező 0 értéke kikapcsolja az ellenőrzést

Jogok története az Útnyilvántartás modulban

A Jogok története lap, az Útnyilvántartás modul beállításaiban áttekintést nyújt arról, mikor és hogyan változtak a felhasználói jogok a modulban – ki és mikor lett beállítva sofőrként vagy flottakezelőként. Az áttekintés utólagos ellenőrzésre szolgál, például amikor ellenőriznie kell, mikortól fért hozzá egy adott felhasználó egy járműhöz, vagy mikor kapta meg a flottakezelői szerepkört.

Jogosultságok és hozzáférési jogok az Útnyilvántartás modulban

Az Útnyilvántartás modul három jogosultsági szintet és két, más modulokból származó kiegészítő jogot különböztet meg, amelyek befolyásolják a viselkedését:

Felhasználói felület

Ez a fejezet az Útnyilvántartás modul képernyőit írja le – a járműcsempéket a főképernyőn, egy adott jármű útjainak táblázatát a Műveletek oszloppal, valamint az Összes útnyilvántartás és a Megrendelések szerinti áttekintés összesített nézeteket, amelyeket a flottakezelő az egész vállalaton átívelően lát.

Az Útnyilvántartás modul főképernyője

Az Útnyilvántartás modul megnyitása után felül megjelennek azoknak a járműveknek a csempéi, amelyekhez a bejelentkezett felhasználó hozzáféréssel rendelkezik – az egyszerű sofőr csak azokat a járműveket látja, amelyeknél sofőrként van nyilvántartva, a flottakezelő a vállalat összes járművét látja. Minden csempén a jármű típusának megfelelő ikon (autó, tehergépkocsi, fogaskerék a gépeknél) és a jármű Nevét és rendszámát tartalmazó szöveg található. A csempére kattintva a jármű aktívvá válik, és a csempék alatt megjelenik az útnyilvántartása. Ha a vállalatnak 10-nél több járműve van, a csempéket a „---Válasszon járművet---" legördülő lista váltja fel.

A flottakezelő ezenfelül két speciális csempét is lát: „Megrendelések szerinti áttekintés" (a fuvarozás számlázásának alapadatai a járműveken átívelően) és „Összes útnyilvántartás" (a vállalat összes járművének útjait egyszerre összesítő táblázat).

A kiválasztott jármű útnyilvántartása

Jármű kiválasztása után az Útnyilvántartás modulban megjelenik az Időszak megjelenítése legördülő lista, amellyel egy konkrét hónapra és évre, vagy a „Minden" értékre lehet szűrni, az Út hozzáadása gomb új út rögzítéséhez, valamint az eddigi utak táblázata. Ha a járműnél engedélyezve van az automatikus generálás, és létezik hozzá pár a Járműnyilvántartásban, akkor megjelenik az Automatikus havi kitöltés előkészítése gomb is. Ha létezik ugyanazzal a rendszámmal rendelkező jármű bejegyzés a Járműnyilvántartásban, megjelenik egy gyors hivatkozás is: Járműnyilvántartás, amely az adott modul jármű kártyájára mutat.

A táblázat felett egy tájékoztató üzenet jelzi, hogy a kilométeróra-állások egymásra épülése miatt a régebbi utaknál az útnyilvántartásban csak egyes tételek szerkeszthetők – ha nagyobb módosításra van szükség, törölhető az utoljára rögzített bejegyzés (ha a felhasználó erre jogosult), és az út újra rögzíthető.

Az utak táblázatának oszlopai a jármű típusától és a beállításoktól függően eltérnek: Dátum, Idő -tól–ig, gépeknél ezenfelül Óra, Sofőr, személygépkocsiknál és tehergépkocsiknál ezenfelül Honnan, Merre, Hova, továbbá Indok, Megrendelés, bekapcsolt áregyeztetés esetén Számlázási ár és Számla száma, személygépkocsiknál és tehergépkocsiknál továbbá Km-állás kezdő, Km-állás záró, Szolgálati km, Magán km és Tankolás / átlagfogyasztás, végül a Műveletek oszlop.

A Műveletek oszlop egy útnál

Az Útnyilvántartás modul útjainak táblázatában a Műveletek oszlop minden sorban a következő ikonokat kínálja: a „Részletek megtekintése" feliratú szem ikon ugyanazt az űrlapot nyitja meg, mint az út szerkesztése – régebbi, zárolt utaknál csak megtekintésre, egyébként szerkesztésre; a modulban nincs külön képernyő az út részleteivel. A „Törlés" kereszt ikon csak a jármű legutolsó, időben legfrissebb rögzített útjánál jelenik meg, és csak a flottakezelőnek, az utat rögzítő felhasználónak vagy annak sofőrjének. A „Hozzáadás sorként az utazási megbízáshoz" nyíl csak akkor jelenik meg, ha az Utazási megbízások modul be van kapcsolva, és csak az arra jogosult személyeknek.

Összes útnyilvántartás és Megrendelések szerinti áttekintés

Az Útnyilvántartás modul „Összes útnyilvántartás" összesített táblázata ugyanazokat az adatokat jeleníti meg, mint egy jármű útnyilvántartása, ezenfelül a Rendszám, Jármű neve oszlopokat és külön Tankolás / Átl. fogyasztás oszlopokat; a sorokhoz itt nem tartozik művelet. Csak a flottakezelő látja.

Az Útnyilvántartás modul „Megrendelések szerinti áttekintése" egy lenyitható és összecsukható szűrőből áll, a Dátum -tól–ig, Jármű, Megrendelés, Dolgozott mezőkkel és a Keresés és Mégse gombokkal, valamint egy táblázatból, amelynek oszlopai Dátum, Megrendelés, Jármű, Dolgozott, Szem. km, TIR km, Idő (gépeknél, órában), Egységár, Teljes ár, Honnan, Merre, Hova, Indok és Megjegyzés, alul összesítő sorral. Csak azokat a járműveket tartalmazza, amelyeknél a jármű beállításaiban be van kapcsolva az „Az utak árának számítása".

Alapvető műveletek

Ez a fejezet az Útnyilvántartás modulban végzett mindennapi teendőket írja le, amelyeket a sofőr vagy a flottakezelő végez – új út rögzítése, annak későbbi megtekintése és módosítása, valamint az utoljára rögzített bejegyzés törlése, ha az utat már nem szükséges nyilvántartani.

Eljárás: Új út rögzítése az Útnyilvántartás modulban

1. Az Útnyilvántartás modul főképernyőjén válassza ki a járművet, és kattintson az Út hozzáadása gombra.
2. Töltse ki a Sofőr mezőt – kötelező; ha a járműhöz nincs beállítva sofőr, az űrlap nem küldhető el, és megjelenik egy üzenet, hogy először a jármű beállításaiban kell sofőrt beállítani.
3. Ellenőrizze vagy javítsa ki az előre kitöltött Dátumot és az Idő -tól–ig mezőt – ezek a jármű utoljára rögzített útja alapján töltődnek ki előre.
4. Személygépkocsiknál és tehergépkocsiknál válassza ki a Honnan és Hova mezőket (a már használt címek közül, vagy írjon be újat); ha ugyanaz az útvonal már korábban rögzítve volt, automatikusan kitöltődik a Km-állás záró, a Szolgálati km és a Magán km – ezek kézzel felülírhatók, ha máshogy közlekedett.
5. Töltse ki az Indok mezőt, és szükség esetén a Megrendelést (az előzményekből kiválasztva vagy új értékkel).
6. Ellenőrizze vagy töltse ki a Km-állás zárót (a kezdő állás automatikusan és nem szerkeszthető módon töltődik ki), és szükség esetén a Tankolást (liter és a km-állás, amelynél a tankolás történt).
7. Kattintson a Mentés gombra.

Figyelmeztetés: Ha a járműhöz már létezik ugyanazzal a dátummal és pontosan ugyanazzal az -tól–ig idővel rendelkező út, az út nem kerül mentésre, és megjelenik egy ütközésről szóló üzenet.

Tipp: Ha ismételten ugyanazon az útvonalon közlekedik, a Honnan és Hova mezők azonos párosának kiválasztása után az Útnyilvántartás modul útnyilvántartása magától kitölti a kilométereket az adott útvonal legutóbbi használata alapján.

Eljárás: Út megtekintése és módosítása az Útnyilvántartás modulban

1. Az Útnyilvántartás modul útjainak táblázatában kattintson a megfelelő sor szem ikonjára – megnyílik az út űrlapja.
2. Ha az út régebbi, mint ameddig a sofőrök visszamenőleg módosíthatnak (jármű beállítása), a mezők nem szerkeszthetők, és csak ellenőrzésre szolgálnak. A modulhoz rendszergazdai jogosultsággal rendelkező felhasználó az ilyen utat is módosíthatja, de ügyelnie kell a jármű többi útjával való összefüggésre.
3. Módosítsa a szükséges mezőket, és kattintson a Mentés gombra.

Megjegyzés: Az Útnyilvántartás modulban nincs külön képernyő az út részleteivel – a szem ikon mindig ugyanahhoz az űrlaphoz vezet, mint az út szerkesztése.

Eljárás: Út törlése az Útnyilvántartás modulban

1. Csak az adott jármű legutolsó, időben legfrissebb rögzített útja törölhető – régebbi utaknál a törlés ikon egyáltalán nem jelenik meg a táblázatban.
2. A „Törlés" kereszt ikont csak a flottakezelő, az utat rögzítő felhasználó vagy annak sofőrje látja.
3. A „Valóban törölni szeretné ezt az rekordot?" kérdés megerősítése után az út törlődik az útnyilvántartásból.

Speciális funkciók

Ez a fejezet az Útnyilvántartás modul azon funkcióit írja le, amelyek túlmutatnak az utak szokásos rögzítésén – az útnyilvántartás automatikus havi kitöltése, az út átvitele utazási megbízásba, valamint a jármű kilométeróra-állásainak tömeges újraszámítása.

Az útnyilvántartás automatikus havi kitöltése

Az Útnyilvántartás modul képes a kiválasztott járműhöz automatikusan generálni egy teljes hónap útjait a rendszeresen felkeresett címek és a megadott tankolások alapján. A funkció csak azoknál a járműveknél érhető el, amelyeknél a jármű beállításaiban be van kapcsolva az „Automatikus generálás lehetősége" – ehhez pár szükséges a Járműnyilvántartásban ugyanazzal a rendszámmal, kitöltött átlagfogyasztással és tanktérfogattal.

Eljárás: A jármű főképernyőjén kattintson az Automatikus havi kitöltés előkészítése gombra, és válassza ki a Hónapot és az Évet. Ha az adott hónapra vagy bármely későbbi hónapra már léteznek rögzített utak az útnyilvántartásban, a generálás le van tiltva – az ilyen utakat előbb törölni kell. A varázsló ezután három lépéssel folytatódik: Kedvenc címek, Tankolás, valamint Áttekintés és elküldés.

Lépés: Kedvenc címek

Az Útnyilvántartás modul automatikus havi kitöltés varázslójának Kedvenc címek lépésében azokat a helyeket adja hozzá, amelyeket a jármű rendszeresen felkeres: Utca, Város (kötelező), Irányítószám, Ország, Indok/Cél és Gyakoriság (kötelező – Naponta az elején és a végén is, Naponta, Hetente vagy Véletlenszerűen). A címek tömegesen is importálhatók az Importálás a CRM-ből gombbal (a cégek fő címeit és telephelyeit hozza át a CRM modulból; ehhez be kell legyen kapcsolva a CRM modul, és jogosultság szükséges hozzá), vagy az Importálás a [előző hónap] hónap címeiből gombbal, ha az előző hónaphoz már léteznek címek.

Lépés: Tankolás

Az Útnyilvántartás modul automatikus havi kitöltés varázslójának Tankolás lépésében rögzíti az adott hónap tényleges tankolásait: a Dátum és a Liter kötelező, ezenfelül kitölthető az Idő, az Ár, a Számla száma és a töltőállomás Címe (Utca, Város, Irányítószám, Ország).

Lépés: Áttekintés és elküldés

Az Útnyilvántartás modul automatikus havi kitöltés varázslójának utolsó lépésében ellenőrzi a megadott címek és tankolások összesítését, kiválasztja a hét azon napjait, amikor közlekednek (alapértelmezetten hétfő–péntek), a Munkaidőt -tól–ig, valamint a Kezdő/Záró km-állást és tanktartály-állást – a kezdő értékek a rendszer által előre ki vannak töltve, a záró km-állás és tanktartály-állás a megadott tankolások alapján kiszámítható. A Bejegyzések generálása gombra kattintva jönnek létre az utak; a gomb inaktív, amíg nincs megadva legalább egy cím, vagy ha a fentiek miatt a generálás nem lehetséges. A sikeres befejezés után megjelenik egy üzenet a létrehozott bejegyzések számával és a megtett kilométerek összesített számával.

Tipp: Az Útnyilvántartás modul generátora figyelembe veszi az állami ünnepeket és a sofőr igénybe vett szabadságát (ha a Szabadság modul be van kapcsolva), és azokat a napokat is kihagyja, amikor üzemanyaghiány miatt sehová sem lehetne eljutni. A fogyasztást a jármű átlagfogyasztásához képest körülbelül 40%-os tűréssel ellenőrzi.

Út hozzáadása utazási megbízáshoz

Eljárás: Az Útnyilvántartás modul táblázatában az út sorában kattintson a „Hozzáadás sorként az utazási megbízáshoz" nyíl ikonra (csak akkor érhető el, ha az Utazási megbízások modul be van kapcsolva, és csak a flottakezelőnek, az utat rögzítő felhasználónak vagy annak sofőrjének). A párbeszédablakban válassza ki a célzott utazási megbízást – csak a létrehozott vagy Jóváhagyásra vár állapotú megbízások ajánlhatók fel; az egyszerű felhasználó csak a saját megbízásait látja, a magasabb jogosultsággal rendelkező felhasználó az összes felhasználó megbízásait látja – majd kattintson a Mentés gombra. Ezután a kiválasztott utazási megbízást meg kell nyitni az Utazási megbízások modulban, ellenőrizni kell az átmásolt adatokat, és el kell menteni a megbízást.

A jármű összes útjának újraszámítása

Az Összes út újraszámítása funkció az Útnyilvántartás modulban csak az intranet rendszergazdája számára érhető el a jármű szerkesztésekor. Az Összes út újraszámítása gombra kattintva és a kérdés megerősítése után előbb elmentődnek a jármű beállításai, majd a jármű összes útjánál az elejétől kezdve újraszámolódnak az egymásra épülő km-állások a beállított Kiindulási km-állás alapján. A befejezés után megjelenik egy üzenet az újraszámított bejegyzések számával. Ezt a funkciót jellemzően a jármű Kiindulási km-állásának javítása után használja, amikor a változást át kell vezetni az összes további úton.

Integráció más modulokkal

• Járműnyilvántartás – ha létezik ugyanazzal a rendszámmal rendelkező jármű bejegyzés, az Útnyilvántartás modulban a jármű mellett megjelenik egy gyors hivatkozás a kártyájára. Innen származik az automatikus havi kitöltéshez szükséges átlagos üzemanyag-fogyasztás és tanktérfogat. Az útnyilvántartás ezzel szemben jelenti a Járműnyilvántartás felé a szervizmérföldkövek túllépését, és kiváltja a közelgő szerviz figyelmeztetést.
• Sofőrök nyilvántartása (felhasználók) – az Útnyilvántartás modulban a járműhöz rendelt sofőröket a vállalat aktív felhasználóinak listájából választja ki; egy járműhöz több sofőr is hozzárendelhető, akik ezután csak a „saját" járműveiket látják és rögzítik.
• CRM – a cégek és telephelyeik címei tömegesen importálhatók kedvenc címként az útnyilvántartás automatikus havi kitöltéséhez.
• Utazási megbízások – az Útnyilvántartás modulból egy adott út sorként hozzáadható a kiválasztott utazási megbízáshoz, a kiküldetés elszámolásához; az átvitel után az utazási megbízást meg kell nyitni, ellenőrizni és el kell menteni.
• Szabadság – ha a modul be van kapcsolva, az Útnyilvántartás modul automatikus havi kitöltésének generátora kihagyja azokat a napokat, amikor a sofőr szabadságot vesz igénybe.

Hibaelhárítás

Ez a fejezet a leggyakoribb kérdésekre válaszol az Útnyilvántartás modullal kapcsolatban, például miért nem lehet menteni vagy módosítani egy utat, és összefoglalja a hatékony rögzítéshez, az üzemanyag-fogyasztás ellenőrzéséhez és az útnyilvántartás automatikus havi kitöltésének előkészítéséhez adott tippeket.

Gyakori kérdések az Útnyilvántartás modullal kapcsolatban

Kérdés: Miért nem lehet elmenteni egy új utat az Útnyilvántartás modulban?

Megoldás: Leggyakrabban a járműhöz nincs beállítva sofőr – állítsa be a jármű beállításaiban. Egy másik gyakori ok az ütközés, amikor már létezik a járműnek ugyanazzal a dátummal és pontosan ugyanazzal az -tól–ig idővel rendelkező másik útja; módosítsa a dátumot vagy az időt, és mentse el újra.

Kérdés: Miért nem szerkeszthetők a mezők egy régebbi útnál az Útnyilvántartás modulban?

Megoldás: Az út zárolva van, mert a dátumától eltelt a járműnél „A sofőrök X napra visszamenőleg módosíthatnak" mezőben beállított napok száma. Az ilyen utat csak a modulhoz rendszergazdai jogosultsággal rendelkező felhasználó módosíthatja; a többiek csak ellenőrzésre látják.

Kérdés: Miért hiányzik a Törlés ikon az út sorából az Útnyilvántartás modulban?

Megoldás: Csak a jármű legutolsó, időben legfrissebb rögzített útja törölhető, és csak a flottakezelő, az azt rögzítő felhasználó vagy annak sofőrje törölheti. Régebbi utaknál az ikon egyáltalán nem jelenik meg.

Kérdés: Miért nem indítható el az automatikus havi kitöltés az Útnyilvántartás modulban?

Megoldás: Vagy a járműnél nincs bekapcsolva az „Automatikus generálás lehetősége" (hiányzik a pár a Járműnyilvántartásban a fogyasztással és a tanktérfogattal), vagy a kiválasztott hónapra, illetve bármely későbbi hónapra már léteznek rögzített utak az útnyilvántartásban – ezeket előbb törölni kell.

Tippek az Útnyilvántartás modul hatékony használatához

• Tipp: Rendszeres útvonalakhoz állítson be elegendő visszamenőleges szerkesztési napot a jármű beállításaiban, hogy legyen ideje pótolni az esetleg hiányzó adatokat.
• Tipp: Ha figyeli az üzemanyag-fogyasztást, lehetőség szerint mindig tele tankba tankoljon – csak így számítja ki helyesen az Útnyilvántartás modul az átlagfogyasztást.
• Tipp: Mielőtt elindítja az automatikus havi kitöltést, ellenőrizze, hogy a célhónapban még nincs kézzel rögzített útja – ellenkező esetben a generálás nem fog megtörténni.
• Tipp: Ha egy régebbi útnál nagyobb módosítást kell végeznie, mint amit a zárolás megenged, fontolja meg az utoljára rögzített út törlését és újbóli rögzítését – ha erre jogosultsággal rendelkezik.