Megbeszélések

Modul áttekintése

A Megbeszélések modul egy belső kommunikációs rendszer, amely gyors és hatékony csapatmunkára készült közvetlenül az eIntranet keretein belül. Lehetővé teszi mind a csoportos megbeszéléseket csoportszobákban, mind az egyszerű közvetlen üzeneteket egyéni felhasználók között. Ez az eszköz teljes értékű helyettesítője az email kommunikációnak belső igényekre, és támogatja fájlok és képek megosztását is.

A modul két alapvető kommunikációs típust kínál. A csoportos megbeszélések megbeszélési szobákban zajlanak, amelyeket egy felhatalmazott felhasználó hozhat létre és kezelhet. Minden szobának meghatározott tagjai vannak, és tematikus csoportokba sorolható a jobb szervezés érdekében. Az egyszerű megbeszélés lehetővé teszi a közvetlen egy az egyhez kommunikációt bármely rendszerfelhasználóval, aki aktív jogosultsággal rendelkezik a Megbeszélések modulhoz.

A modul fő előnyei közé tartozik a kommunikáció központosítása egy környezetben, az üzenetek történetének azonnali elérhetősége, a mellékletek egyszerű kezelése, az olvasatlan üzenetek automatikus követése és a megbeszélések témák és projektek szerinti szervezésének lehetősége. Minden üzenet archiválva van és teljes szöveges kereséssel kereshetők.

A modul a szervezet minden alkalmazottja számára készült, akiknek gyorsan kell kommunikálniuk anélkül, hogy emailt kellene használniuk. Alkalmas projektcsapatoknak, osztályoknak és az egész szervezetnek. A hozzáférési jogok teljesen konfigurálhatók.

Hozzáférési jogok és beállítások

Felhasználói jogok a modulban

A felhasználói jogok a rendszer felhasználói fiók beállításain belül vannak definiálva. A kulcsfontosságú tulajdonság a rights_chat, amely meghatározza a jogosultsági szintet:

• 0 érték - A felhasználónak nincs hozzáférése a Megbeszélések modulhoz
• 1-4 érték - Alapfelhasználó olvashat és írhat üzeneteket azokban a szobákban, ahol tag
• 5-10 érték - A felhasználó saját megbeszélési szobákat hozhat létre és törölheti az általa létrehozott szobákat
• 10 érték - A felhasználó szerkesztheti az általa létrehozott megbeszélési szobákat
• 11+ érték - A modul adminisztrátora teljes hozzáféréssel minden szobához, csoporthoz és az összes beállítás szerkesztésének lehetőségével

Új megbeszélési szoba létrehozása

A megbeszélési szoba egy csoportos kommunikációs tér meghatározott tagokkal. Új szoba létrehozásához kövesse az alábbi lépéseket:

1. A Megbeszélések modulban kattintson a + Csoportos megbeszélés gombra a Csoportos megbeszélések szekció fejlécében
2. A párbeszédablakban töltse ki a Megbeszélés neve mezőt (kötelező mező) - válasszon kifejező nevet, amely megfelel a témának vagy projektnek
3. Válasszon egy Ikont a FontAwesome ikonok kínálatából a szoba vizuális megkülönböztetéséhez a listában
4. Válassza ki a Felhasználók számára engedélyezett mezőt (kötelező mező) - válasszon ki konkrét felhasználókat vagy válassza a "Mindenki" opciót egy nyilvános szobához, amely minden jelenlegi és jövőbeli felhasználó számára elérhető
5. Opcionálisan rendelje hozzá a szobát egy Megbeszélések csoportjához a jobb szervezés érdekében
6. Mentse a szobát a Mentés gombbal

A szoba létrehozása után automatikusan annak adminisztrátora lesz. A létrehozott szoba azonnal megjelenik a csoportos megbeszélések listájában, és a kiválasztott tagok hozzáférést kapnak hozzá.

Meglévő megbeszélési szoba szerkesztése

A saját szobák vagy minden szoba (adminisztrátorok esetében) szerkeszthető. Nyissa meg a kívánt szobát a nevére kattintva, és használja a Megbeszélés szerkesztése gombot. Módosíthatja a nevet, ikont, tagokat és csoportba sorolást. A változások azonnal érvénybe lépnek minden felhasználó számára.

Megbeszélési csoportok létrehozása és kezelése

A megbeszélési csoportok a szobák tematikus rendezésére szolgálnak. Például létrehozhat csoportokat osztályok, projektek vagy kommunikációs típusok szerint. Új csoport létrehozásához:

1. Kattintson a Megbeszélések csoportja gombra a modul fejlécében
2. Adja meg a Megbeszélések csoport neve mezőt (kötelező)
3. Választhat egy Szülő csoportot hierarchikus struktúra létrehozásához legfeljebb két szintig
4. Határozza meg a Felhasználók számára engedélyezett mezőt - ki láthatja a csoportot a menüben
5. Mentse a csoportot

A csoportok legördülő menüben jelennek meg hierarchikus struktúraként. Minden csoport alatt a hozzá tartozó szobák jelennek meg. Az olvasatlan üzenetek száma minden szobánál megjelenik.

Megbeszélési szoba törlése

A saját szobákat a Megbeszélés törlése gombbal törölheti a szobán belül. A rendszer megerősítést kér. A törlés végleges és nem vonható vissza. A szobában lévő összes üzenet és melléklet töröltként van megjelölve.

A modul felhasználói felülete

Fő képernyő

A Megbeszélések modul több kulcsfontosságú területre van felosztva. A képernyő felső részén található a Csoportos megbeszélések szekció egy legördülő menüvel az összes elérhető megbeszélési szobáról, csoportokba szervezve. Az új szobák és csoportok létrehozására szolgáló gombok e menü mellett találhatók.

A képernyő középső és legnagyobb része a Kiválasztott megbeszélés részletei - itt látható az üzenetek története, új hozzászólásokat írhat és mellékleteket adhat hozzá. A részletek fejléce tartalmazza a szoba nevét, a tagok listáját és a szerkesztés vagy törlés gombjait.

A jobb oldali oszlop az Egyszerű megbeszélések listáját tartalmazza más felhasználókkal. Minden felhasználó egy címkével van képviselve a nevével. A név melletti piros jelvény az adott felhasználótól kapott olvasatlan üzenetek számát mutatja.

Megbeszélési szoba részletei

A szoba megnyitásakor a fejlécben látható a neve és a gombok az utolsó 5 üzenet és az összes üzenet megjelenítése között váltáshoz. A név alatt a szoba összes tagjának listája található. A számmal ellátott jelvény az Ön olvasatlan üzeneteinek számát mutatja.

Az új üzenetek írására szolgáló űrlap a tagok listája alatt található felül. Alatta a legrégebbi üzenettől a legújabbig kronológiai sorrendben lévő üzenetek listája követi. Minden üzenet tartalmazza a feladó fényképét, nevét, időbélyegét és az üzenet szövegét, beleértve a mellékleteket is.

Felhasználók közötti egyszerű megbeszélés részletei

A jobb oldali oszlopban egy felhasználó nevére kattintva megnyílik a privát beszélgetés. A felület hasonló a szobához - felül az üzenetek írására szolgáló űrlap, alább a kommunikáció története. Az üzenetek vizuálisan megkülönböztethetők aszerint, hogy Ön vagy a másik felhasználó küldte-e őket.

Alapvető műveletek a modulban

Üzenetek írása és küldése

Üzenet írása megbeszélési szobában vagy egyszerű chatben nagyon egyszerű:

1. Kattintson a szöveges mezőre a szoba neve alatti űrlapban
2. Írja be az üzenet szövegét - használhat több sort is
3. Opcionálisan kattintson a Mellékletet szeretnék hozzáadni gombra fájlok feltöltéséhez
4. Kattintson a Küldés gombra az üzenet elküldéséhez

Az üzenet azonnal megjelenik az üzenetek listájában, és a szoba összes tagja látni fogja a következő frissítéskor. Nem küldhet el üres üzenetet szöveg vagy mellékletek nélkül - a rendszer ezt nem engedi.

Mellékletek hozzáadása üzenetekhez

Minden üzenethez egy vagy több fájlt csatolhat. Minden gyakori fájltípus támogatott, beleértve a dokumentumokat, képeket, táblázatokat vagy PDF-eket:

1. Kattintson a Mellékletet szeretnék hozzáadni gombra - megjelenik a fájlok feltöltésére szolgáló terület
2. Húzza a fájlokat egérrel a kijelölt területre vagy kattintson a fájlok kiválasztásához
3. Egyszerre legfeljebb 60 fájlt tölthet fel, mindegyik legfeljebb 100 MB méretig
4. Küldés előtt a fájlokat eltávolíthatja a sorból az x jellel
5. Küldje el az üzenetet mellékletekkel a Küldés gombbal

A mellékletek az üzenet szövege alatt jelennek meg gombokként a fájl nevével. A gombra kattintva letöltheti a fájlt. Minden melléklet automatikusan indexelve van a teljes szöveges keresőben, és tartalmuk kereshető.

Üzenetek olvasása és olvasottként jelölése

Megbeszélési szoba vagy egyszerű chat megnyitásakor minden üzenet automatikusan olvasottként van megjelölve. A rendszer emlékezik az utolsó üzenet azonosítójára, amelyet látott. Az olvasatlan üzenetek számát jelző jelvény azonnal nullázódik.

Az üzenetek kronológiai sorrendben jelennek meg a legrégebbitől. Válthat az utolsó 5 üzenet és az összes üzenet megjelenítése között a fejlécben lévő gombok használatával. Ez a beállítás megjegyződik az Ön fiókjához.

Váltás megbeszélések között

Másik megbeszélési szobára váltáshoz használja a Csoportos megbeszélések legördülő menüt a képernyő felső részén. A szobák csoportokba vannak szervezve. A szoba nevére kattintva annak tartalma betöltődik a képernyő középső részébe.

Másik felhasználóval folytatott privát beszélgetésre váltáshoz kattintson a nevére a jobb oldali Egyszerű megbeszélés oszlopban. A név melletti piros jelvény olvasatlan üzeneteket jelez.

Az aktuálisan megnyitott szoba vagy beszélgetés félkövér betűvel vagy zöld címkével van kiemelve. Váltáskor az előző megbeszélés bezáródik és az új betöltődik.

Megbeszélés tartalmának frissítése

Az elérhető megbeszélések listája, az egyszerű chatekhez használható felhasználók listája és az aktuálisan megnyitott megbeszélés tartalma automatikusan frissül minden percben, ha az eIntranet lapja aktív. Az másoktól érkező új üzenetek így megjelennek anélkül, hogy manuálisan kellene frissíteni az oldalt.

Ha azonnal szeretné frissíteni a megbeszélést, használhatja a böngésző oldal frissítés funkcióját, vagy válthat másik megbeszélésre és vissza.

A modul haladó funkciói

Olvasatlan üzenetek követése

A rendszer automatikusan számlálja az olvasatlan üzeneteket minden megbeszélési szobában és egyszerű chatben. Az olvasatlan üzenetek száma számozott jelvényként jelenik meg a szoba neve vagy a felhasználó neve mellett. A megbeszélés megnyitásakor az üzenetek olvasottként vannak megjelölve és a számláló nullázódik.

A jelvény különböző színeket használ a kontextustól függően. A kék jelvény megbeszélési szobáknál, a piros jelvény egyszerű chatekben felhasználókkal. A zöld jelvény az éppen megnyitott beszélgetést jelzi.

Hierarchikus megbeszélési csoportok

A megbeszélési csoportok legfeljebb két szintű hierarchiába szervezhetők. Ez lehetővé teszi például egy fő "Projektek" csoport létrehozását és alatta az egyes projektekhez alcsoportokat. A navigáció többszintű legördülő menüvel van megoldva.

Minden csoport alatt automatikusan megjelennek az összes hozzá tartozó szoba. Az üres, szobák nélküli csoportok inaktívként jelennek meg a menüben. Az adminisztrátorok szerkeszthetik a csoportokat és módosíthatják hierarchiájukat.

Megbeszélés tagjainak megjelenítése

Minden megbeszélési szoba fejlécében megjelenik az összes tag listája, akiknek hozzáférésük van. A tagok címkékként jelennek meg nevükkel, ABC sorrendben a magyar rendezés szerint. Ez a lista informatív és lehetővé teszi a gyors ellenőrzést, hogy ki láthatja a szobában lévő üzeneteket.

Ha a szoba nyilvánosként van beállítva (mindenki számára elérhető), a tagok listájában "Mindenki" jelölés jelenik meg a konkrét nevek felsorolása helyett. Ez mind a jelenlegi, mind a jövőbeli rendszerfelhasználókra vonatkozik.

Biztonság és adatvédelem

A modulban minden művelet CSRF tokenekkel védett támadások ellen. Az üzenetek időbélyeggel vannak mentve az azonos űrlap dupla küldése elleni védelem érdekében. A megbeszélési szobákhoz való hozzáférés adatbázis lekérdezések szintjén van ellenőrizve.

A mellékletek titkosítva vannak a szerver lemezére mentéskor. A mellékletek teljes szöveges indexelése lehetővé teszi a dokumentumok tartalmában való keresést, de az eredeti fájlokhoz való hozzáférés mindig a felhasználó jogosultságai szerint van ellenőrizve.

Gyakorlati munkafolyamatok

1. forgatókönyv: Projektcsapat kommunikációja

Van egy öt fős projektcsapata, amely egy új terméken dolgozik, és központi kommunikációs térre van szüksége.

Megoldás menete:

1. Hozzon létre egy "Projektek" megbeszélési csoportot a Megbeszélések csoportja gombra kattintva
2. Töltse ki a "Projektek" nevet és válassza ki, ki láthatja a csoportot - például minden projektmenedzser
3. Mentse a csoportot
4. Kattintson a + Csoportos megbeszélés gombra
5. Névként adja meg az "Új XY termék - csapat" nevet, válasszon megfelelő ikont például "fa-rocket"
6. A "Felhasználók számára engedélyezett" mezőben válassza ki mind az öt csapattagot
7. A "Megbeszélések csoportjában" mezőben válassza ki az imént létrehozott "Projektek" csoportot
8. Mentse a szobát

Most már van egy dedikált megbeszélési szobája a projektcsapat számára. Minden tag látja a szobát a menüben a Projektek csoport alatt és elkezdhetik a kommunikációt. Megoszthat frissítéseket, dokumentumokat, képernyőképeket vagy kérdéseket tehet fel. Minden kommunikáció központosított és kereshető.

2. forgatókönyv: Gyors konzultáció kollégával

Gyorsan meg kell kérdeznie egy kollégát egy dokumentumtervezet részletéről, és nem szeretne emiatt emailt írni.

Megoldás menete:

1. Nyissa meg a Megbeszélések modult
2. A jobb oldali "Egyszerű megbeszélés" oszlopban keresse meg a kolléga nevét
3. Kattintson a nevére - megnyílik a privát chat
4. Írja be kérdését a szöveges mezőbe
5. Kattintson a Mellékletet szeretnék hozzáadni gombra
6. Húzza a dokumentumot, amelyről kérdez, a feltöltési területre
7. Kattintson a Küldés gombra

A kolléga megkapja az üzenetet, és amikor megnyitja a Megbeszélések modult, piros jelvényt lát az Ön neve mellett az olvasatlan üzenetek számával. Az Ön nevére kattintva látja a kérdését a melléklettel együtt. Azonnal válaszolhat ugyanígy. Az egész beszélgetés archiválva marad jövőbeli használatra.

3. forgatókönyv: Kommunikáció szervezése az egész szervezet számára

Ön adminisztrátor és strukturált megbeszélési rendszert szeretne létrehozni az egész cégnek témák szerinti kommunikáció szétválasztással.

Megoldás menete:

1. Hozzon létre fő megbeszélési csoportokat, amelyek megfelelnek a cég struktúrájának:
   • "Általános" céges bejelentésekhez
   • "IT támogatás" technikai kérdésekhez
   • "HR és személyzet" személyzeti témákhoz
   • "Projektek" projekt kommunikációhoz
2. Néhány csoportban hozzon létre alcsoportokat, például a "Projektek" alatt alcsoportokat minden aktív projekthez
3. Minden csoportban hozzon létre releváns megbeszélési szobákat:
   • Az "Általános"-ban: "Bejelentések" szoba mindenki számára elérhető
   • Az "IT támogatás"-ban: "Helpdesk" szoba mindenki számára elérhető
   • A "HR és személyzet"-ben: "Szabadságok és juttatások" szoba mindenkinek
4. Állítsa be a megfelelő jogosultságokat minden szobánál aszerint, hogy kinek kell látnia
5. Tájékoztassa az alkalmazottokat az új struktúráról és magyarázza el, hova írjanak milyen kérdéseket

Az eredmény egy áttekinthető kategóriarendszer, amelyben mindenki könnyen tájékozódik. A felhasználók csak a munkakörükre vonatkozó csoportokat és szobákat látják. A kommunikáció szervezett és világos, hol keressenek információt egy adott témáról.

Problémamegoldás és gyakori kérdések

Nem tudom elküldeni az üzenetet

Ha a Küldés gomb nem működik, ellenőrizze a következőket. Az üzenetnek tartalmaznia kell legalább valamilyen szöveget vagy legalább egy mellékletet. Üres üzeneteket nem lehet elküldeni. Győződjön meg róla, hogy aktív hozzáférési jogokkal rendelkezik a megbeszéléshez - ha a szoba jogosultságai megváltoztak és Ön már nem tag, nem írhat üzeneteket.

Ha CSRF tokenről szóló hibaüzenet jelenik meg, próbálja meg frissíteni az egész böngészőoldalt és próbálja újra a küldést. Ez a probléma hosszú tétlenség vagy session lejárat esetén fordul elő.

Nem látok néhány megbeszélési szobát

A szobák láthatóságát a hozzáférési jogok szabályozzák. Csak azok a szobák jelennek meg, ahol explicit móg tagként van feltüntetve, vagy amelyek nyilvánosként vannak beállítva mindenki számára. Ha nem lát egy szobát, lépjen kapcsolatba annak adminisztrátorával vagy a modul adminisztrátorával hozzáadási kéréssel.

A törölt szobák egyáltalán nem jelennek meg. Ha egy szoba korábban létezett és most nem látja, valószínűleg az adminisztrátor törölte.

A melléklet nem töltődött fel

Egy fájl maximális mérete 100 MB. Ha a fájl nagyobb, a rendszer elutasítja. Szintén nem lehet egyszerre 60-nál több fájlt feltölteni. Ellenőrizze, hogy a szerver lemeze nincs-e tele - ebben az esetben lépjen kapcsolatba az adminisztrátorral.

Néhány fájltípus biztonsági okokból szerver szinten tiltva lehet. Ha egy egzotikus fájltípus nem töltődik fel, próbálja ZIP archívumba csomagolni.

Az üzenetek nem frissülnek automatikusan

Az automatikus frissítés csak akkor működik, ha az eIntranet lapja aktív. Ha a lap a háttérben van vagy minimalizálva, a böngésző felfüggesztheti a JavaScriptet és a frissítés leáll. A lapra való visszatéréskor a frissítésnek folytatódnia kell.

A probléma lassú internetkapcsolat vagy szerver oldali problémák is lehetnek. Próbálja meg manuálisan frissíteni az oldalt.

Elvesztettem a hozzáférést az általam létrehozott szobához

Ha létrehozott egy szobát és utána valaki módosította a tagságát és eltávolította Önt, elveszíti a hozzáférést. Eredeti szerzőként azonban továbbra is jogosult a szoba szerkesztésére, ha legalább alap felhasználói jogokkal rendelkezik. Lépjen kapcsolatba a modul adminisztrátorával, aki újra hozzáadhatja Önt.

Gyakran ismételt kérdések

Törölhetem az általam elküldött üzeneteket?

Nem, az egyszer elküldött üzeneteket nem lehet törölni vagy szerkeszteni. Ez szándékos viselkedés a kommunikáció integritásának megőrzése érdekében. Ha véletlenül rossz üzenetet küldött, írjon javítást új üzenetként.

Látja az adminisztrátor a privát üzeneteimet az egyszerű chatekben?

Igen, a magas jogosultságokkal rendelkező adminisztrátorok technikailag hozzáférnek az adatbázisban lévő összes üzenethez. Használja a Megbeszéléseket munkával kapcsolatos kommunikációhoz. Érzékeny témákhoz használjon más kommunikációs csatornákat.

Hány üzenetet és mellékletet tárolhatok?

A rendszernek nincs korlátja az üzenetek számára. A mellékletek a szerver adattároló teljes kapacitása által korlátozottak. Normál használat mellett a kapacitás nem lenne probléma.

Kereshetek a megbeszélések történetében?

Igen, minden üzenet, beleértve a mellékletek tartalmát, indexelve van az eIntranet teljes szöveges keresőjében. Használja a rendszer globális keresését, és a megbeszélésekből származó eredmények megjelennek a többi eredmény között.

Kapok értesítést, amikor valaki ír nekem?

Az értesítési rendszer az eIntranet általános konfigurációjától függ. Az olvasatlan üzenetek számát jelző jelvény közvetlenül a modulban jelenik meg. Néhány telepítésnél email értesítések lehetnek beállítva új üzenetekhez.

Rövidítések és műszaki kifejezések

Csoportos megbeszélés - Több taggal rendelkező megbeszélési szoba csapatmunkához.

Egyszerű megbeszélés - Privát chat két felhasználó között.

Megbeszélési szoba - Kommunikációs tér meghatározott tagokkal és beállításokkal.

Megbeszélések csoportja - Tematikus kategória megbeszélési szobák szervezéséhez.

Jelvény - Számozott jelző, amely az olvasatlan üzenetek számát mutatja.

Melléklet - Üzenethez csatolt fájl.

Szoba tagja - Felhasználó jogosultsággal olvasni és írni a megbeszélési szobában.

Modul adminisztrátor - 11+ szintű jogokkal rendelkező felhasználó teljes hozzáféréssel minden funkcióhoz.