Adatüzenetek (Adatfiókok)

Modul áttekintés

Cél

Az Adatüzenetek modul teljes körű elektronikus kommunikáció kezelését teszi lehetővé az adatfiók rendszeren keresztül. Fogadásra, küldésre, archiválásra és feldolgozásra szolgál közvetlenül az eIntranet.net környezetből. A rendszer támogatja több adatfiók csatlakoztatását, automatikus üzenetletöltést, automatizálási szabályokat, teljes szöveges keresést és integrációt más rendszermodulokkal.

Főbb funkciók

• Több adatfiók csatlakoztatása és kezelése
• Fogadott és küldött üzenetek automatikus letöltése
• Új adatüzenetek létrehozása és küldése
• Üzenetek megválaszolása, továbbítása és archiválása
• Automatikus üzenetfeldolgozási szabályok
• Teljes szöveges keresés a mellékletekben
• Cégkivonat és bűnügyi nyilvántartás igénylések
• Postai adatüzenetek
• Integráció a Bejövő számlák és eBetegszabadság modulokkal
• ZFO formátumú üzenetek exportálása és importálása
• Üzenetek kategorizálása címkékkel
• Késleltetett üzenetküldés
• Üzenetek továbbítása felhasználóknak vagy csoportoknak megoldásra

Célcsoport

A modul minden olyan szervezeti felhasználónak szól, akiknek adatfiókon keresztül kell kommunikálniuk - az adminisztratív munkatársaktól az osztályvezetőkön át a menedzsmentig. A különböző jogosultsági szintek lehetővé teszik a hozzáférés testreszabását az egyes szerepkörökhöz.

Beállítás és konfiguráció

Beállítások elérése

A modul beállításai a Beállítások → Adatüzenetek részben találhatók. Csak a modulkezelési jogosultsággal rendelkező felhasználók férhetnek hozzá ehhez a részhez.

Adatfiók csatlakoztatása

Csatlakozási eljárás

1. A modul beállításaiban kattintson az Új kapcsolat hozzáadása gombra
2. Töltse ki a bejelentkezési adatokat:
   • Felhasználónév - az adatfiók bejelentkezési neve
   • Jelszó - hozzáférési jelszó
   • Egyéni név (opcionális) - a jobb azonosítás érdekében
3. Jelölje be az Aktív opciót a kapcsolat aktiválásához
4. Állítsa be, hogy szeretné-e Menteni a jelszót (ajánlott automatikus letöltéshez)
5. Kattintson a Mentés gombra

Mentés után a rendszer ellenőrzi a bejelentkezési adatokat és automatikusan betölti az adatfiók információit, beleértve a jelszó lejárati dátumát.

Automatikus üzenetletöltés

Minden csatlakoztatott adatfiókhoz beállítható:

• Automatikus letöltés - az üzenetek rendszeres időközönként a háttérben töltődnek le
• E-mail továbbítás - válassza ki azokat a felhasználókat, akik e-mail értesítést kapnak új üzenet érkezésekor
• Automatikus megoldó hozzárendelés - az új üzenetek automatikusan egy kiválasztott felhasználóhoz kerülnek megoldásra
• Fogadott üzenetek olvasottként jelölése - az üzenetek automatikusan olvasottként jelölődnek a hivatalos adatfiók rendszerben letöltés után
• Ne töltsön le hétvégén és ünnepnapokon - az automatikus letöltés korlátozása csak munkanapokra

Megtekintés meghatalmazottként

Haladó használathoz beállíthat hozzáférést meghatalmazott személyen keresztül. Ez a hozzáférés lehetővé teszi az adatfiók megtekintését a jogszabály szerinti kézbesítés okozása nélkül. Töltse ki:

• Meghatalmazott felhasználóneve
• Meghatalmazott jelszava

Automatizálási szabályok

Mik azok a szabályok

A szabályok lehetővé teszik az adatüzenetek feldolgozásának automatizálását meghatározott feltételek alapján. Beállíthat automatikus műveleteket, amelyek végrehajtásra kerülnek, amikor egy üzenet megfelel az adott kritériumoknak.

Új szabály létrehozása

1. A modul beállításaiban lépjen a Szabályok fülre
2. Kattintson az Új szabály hozzáadása gombra
3. Töltse ki a szabály paramétereit:
   • Szabály neve - leíró név az azonosításhoz
   • Aktív - engedélyezi/letiltja a szabályt
   • Mikor induljon - üzenet fogadásakor vagy küldésekor
   • Feltételek - feladó, címzett, üzenet tárgya, kulcsszavak
   • Műveletek:
     • Továbbítás megoldásra felhasználónak vagy csoportnak
     • Áthelyezés megoldottba
     • Címke hozzáadása
     • E-mail értesítés küldése
     • Áthelyezés a Bejövő számlák modulba
4. Mentse a szabályt

Szabályok tesztelése

Javasoljuk, hogy először tesztelje a szabályt egy kis mintán. Használhatja a Szabály tesztelése funkciót, amely megmutatja, mely üzenetekre vonatkozna a szabály.

Címkék és kategóriák

Ha a Címkék az adatüzenetekhez funkció aktiválva van a cégbeállításokban, az üzeneteket színes címkékkel kategorizálhatja. A címkék a Beállítások → Adatüzenetek → Címkék részben kezelhetők.

Címke létrehozása

1. Lépjen a Beállítások → Adatüzenetek → Címkék részhez
2. Kattintson az Új címke hozzáadása gombra
3. Adja meg a címke nevét és válasszon színt
4. Mentés

Felhasználói jogosultságok

A rendszer részletes hozzáférési jogkezelést kínál az Adatüzenetek modulhoz. A jogok egyénileg állíthatók be minden felhasználóhoz a Felhasználókezelés részben.

Hozzáférési jogosultsági szintek

Nincs hozzáférés

A felhasználónak nincs hozzáférése az Adatüzenetek modulhoz.

Megoldásra kijelöltek olvasása

A legalacsonyabb hozzáférési szint. A felhasználó:

• Csak a kifejezetten neki megoldásra kijelölt üzeneteket tekintheti meg
• Megjegyzéseket adhat ezekhez az üzenetekhez
• Mellékleteket tölthet le
• Megoldottként jelölheti az üzenetet

Összes olvasása

A felhasználó:

• Megtekintheti a cég összes adatüzenetét
• Mellékleteket és ZFO fájlokat tölthet le
• Megjegyzéseket adhat hozzá
• Üzeneteket továbbíthat más felhasználóknak
• Megoldottként jelölheti az üzeneteket

Nem hozhat létre és nem küldhet új üzeneteket.

Üzenetek létrehozása küldésre

Az "Összes olvasása" jogokon túl a felhasználó:

• Új adatüzeneteket hozhat létre
• Üzeneteket készíthet elő küldésre
• Válaszolhat a fogadott üzenetekre
• Továbbíthat üzeneteket

Az üzenetek "Küldésre kész" állapotba kerülnek, de önállóan nem küldhetők el.

Üzenetek letöltése

Az "Összes olvasása" jogokon túl a felhasználó:

• Kézi üzenetletöltést kezdeményezhet az adatfiókokból
• Megtekintheti az üzeneteket meghatalmazottként

Üzenetek küldése

A legmagasabb hozzáférési jogosultsági szint. A felhasználó:

• Új adatüzeneteket hozhat létre
• Azonnal küldhet üzeneteket
• Elküldheti a más felhasználók által előkészített üzeneteket
• Letölthet üzeneteket az adatfiókokból
• Használhatja az összes modulfunkciót

Hozzáférés korlátozása meghatározott adatfiókokra

Minden felhasználónál beállíthatja, mely csatlakoztatott adatfiókokhoz van hozzáférése:

• Összes adatfiók - alapértelmezett beállítás, a felhasználó látja az összes csatlakoztatott fiók üzeneteit
• Kiválasztott adatfiókok - a felhasználó csak a megjelölt fiókok üzeneteit látja

Ajánlások különböző szerepkörökhöz

Adminisztratív munkatárs

• Jogosultság: Összes olvasása + Üzenetek létrehozása küldésre
• Hozzáférés: Kiválasztott adatfiókok az agenda szerint

Osztályvezető

• Jogosultság: Üzenetek küldése
• Hozzáférés: Osztály adatfiókok

IT adminisztrátor

• Jogosultság: Üzenetek küldése + Üzenetek letöltése
• Hozzáférés: Összes adatfiók

Menedzsment

• Jogosultság: Összes olvasása
• Hozzáférés: Összes adatfiók (csak megtekintés)

Felhasználói felület

Főképernyő

Az Adatüzenetek modul megnyitása után a főmenüből megjelenik az üzenetek áttekintése, állapot szerint fülekre osztva:

Fogadott

Az adatfiókból letöltött üzenetek, amelyek még nem lettek senkinek megoldásra kijelölve. Itt jelennek meg az összes újonnan érkezett, feldolgozásra váró üzenet. Az ebben az állapotban lévő üzenetek száma a fül neve mellett jelenik meg.

Folyamatban

Üzenetek, amelyek egy adott felhasználóhoz vagy felhasználói csoporthoz lettek megoldásra kijelölve, de még nem lettek megoldottként jelölve. Ebben az állapotban aktívan dolgozza fel az üzeneteket.

Megoldott

Üzenetek, amelyek teljesen feldolgozásra és megoldottként jelölésre kerültek. Ez a rész a megoldott ügyek archívumaként szolgál.

Küldésre kész

Küldésre előkészített üzenetek, amelyek a megfelelő jogosultságokkal rendelkező felhasználó végleges jóváhagyására és küldésére várnak. Ez a fül csak az üzenetek létrehozására vagy küldésére jogosult felhasználóknak jelenik meg.

Küldött

Az adatfiókból sikeresen elküldött üzenetek. Itt követheti nyomon a küldött kommunikáció előzményeit és ellenőrizheti a kézbesítési igazolásokat.

Új üzenet

Fül új adatüzenet létrehozásához és küldéséhez. Csak az üzenetek létrehozására jogosult felhasználóknak jelenik meg.

Szűrő és keresés

Speciális szűrés

Az üzenetlista felett található a Szűrő rész, amelyet a +/- ikonra kattintva bonthat ki. A szűrő lehetővé teszi a megjelenített üzenetek szűkítését a következő kritériumok szerint:

• Címzett - válasszon egy konkrét címzettet az összes címzett listájából
• Feladó - szűrés üzenet feladó szerint
• Kézbesítés dátuma - időtartomány (tól - ig) az üzenetek adatfiókba való kézbesítéséhez
• Fájl tartalmazza - teljes szöveges keresés a mellékletek tartalmában
• Tárgy - keresés az üzenet tárgyában

A szűrők beállítása után kattintson a Keresés gombra. Az összes szűrő törléséhez használja a Mégse gombot.

Gyorskeresés

Az üzenettáblázat jobb felső sarkában található a Keresés mező, amely azonnali keresést tesz lehetővé az aktuálisan megjelenített táblázat oszlopokban. Csak kezdjen el gépelni, és a táblázat automatikusan szűrődik.

Szűrés címkék szerint

Ha a címke funkció aktív, a táblázat felett színes gombok sora jelenik meg a címkenevekkel. Egy címkére kattintva csak az adott címkével ellátott üzenetek jelennek meg. A Mind gomb az összes üzenetet megjeleníti a címkéktől függetlenül.

Gombok és műveletek

A Fogadott és Küldött részekben

Üzenetek letöltése innen

Legördülő menü annak az adatfióknak a kiválasztásához, amelyből üzeneteket szeretne letölteni.

Fogadott és küldött üzenetek letöltése gomb

Elindítja az új fogadott üzenetek és a küldött üzenetekről szóló információk (kézbesítési igazolások) letöltési folyamatát a kiválasztott adatfiókból.

Új üzenetek megtekintése az elmúlt 10 napban meghatalmazottként

Ha be van állítva meghatalmazott, ez a gomb lehetővé teszi az új üzenetek listájának megtekintését kézbesítésük okozása nélkül.

Az üzenetlistában

Összes kijelölése

A Fogadott és Folyamatban részekben tömegesen jelölhet ki üzeneteket jelölőnégyzetekkel. Az Összes kijelölése gomb az összes látható üzenetet kijelöli.

Kijelöltek áthelyezése megoldottba

Az üzenetek kijelölése után ez a gomb az összes kijelölt üzenetet egyszerre áthelyezi a Megoldott állapotba.

Alapműveletek

Üzenetek letöltése

Kézi üzenetletöltés

1. Lépjen a Fogadott vagy Küldött fülre
2. Az "Üzenetek letöltése innen" részben válassza ki az adatfiókot, amelyből üzeneteket szeretne letölteni
3. Ha a jelszó nincs mentve a rendszerben, megjelenik egy mező a jelszó megadásához - adja meg
4. Kattintson a Fogadott és küldött üzenetek letöltése gombra
5. A rendszer megjelenít egy párbeszédablakot a letöltés folyamatával
6. Befejezés után az üzenetlista automatikusan frissül

Automatikus letöltés

Ha az automatikus letöltés aktiválva van az adatfiók beállításaiban, a rendszer rendszeresen ellenőrzi az új üzeneteket a háttérben manuális beavatkozás nélkül. Az ellenőrzési intervallum globálisan van beállítva az egész rendszerre (általában 15-30 percenként).

Megtekintés meghatalmazottként

Ez a funkció lehetővé teszi az új üzenetek listájának megtekintését kézbesítésük okozása nélkül:

1. Az "Új üzenetek megtekintése az elmúlt 10 napban meghatalmazottként" részben válassza ki az adatfiókot
2. Kattintson a Lista megjelenítése gombra
3. A rendszer megjeleníti az üzenetek áttekintését a tárgyukkal és feladójukkal együtt
4. Az üzenetek nem töltődnek le a rendszerbe és nem okoznak jogszabály szerinti kézbesítést

Munka a fogadott üzenetekkel

Fogadott üzenetek listájának megtekintése

Kattintson a Fogadott fülre. A táblázat megjeleníti:

• ISDS szám - egyedi üzenet-azonosító szám
• Feladó - üzenet feladója és adatfiók azonosítója
• Címzett - üzenet címzettje (az Ön adatfiókja)
• Tárgy - üzenet tárgya
• Kézbesítve - az üzenet adatfiókba való kézbesítésének dátuma és időpontja
• Fogadva - az üzenet fogadásának (olvasásának vagy 10 nap utáni) dátuma és időpontja
• Letöltve - mikor lett letöltve az eIntranetbe
• Határidő - megoldási határidő (ha be van állítva)
• Megoldó - felhasználó vagy csoport, akihez az üzenet ki lett jelölve

Üzenet részleteinek megnyitása

Kattintson az üzenet sorára a táblázatban. Megnyílik az üzenet részlete a következő információkkal:

Alapinformációk:

• ISDS szám
• Feladó és adatfiók azonosítója
• Címzett és adatfiók azonosítója
• Üzenet tárgya
• Kézbesítés dátuma
• Fogadás dátuma
• Letöltés dátuma az eIntranetbe
• Megoldási határidő

Kiegészítő információk:

• Címzett/Feladó hivatkozási száma
• Címzett/Feladó iktatószáma
• Címzett

Mellékletek:

• Összes melléklet listája letöltési lehetőséggel
• Üzenet ZFO fájl
• Kézbesítési igazolás ZFO fájl

Mellékletek és ZFO fájlok letöltése

Az üzenet részletében kattintson a melléklet nevére vagy a ZFO fájl linkre. A fájl letöltődik a számítógépére.

ZFO formátum:

A ZFO fájlok speciális formátum adatüzenetek tárolására. A teljes üzenetet tartalmazzák az összes melléklettel és elektronikus aláírással. A ZFO fájlok megnyitásához telepített 602XML Filler vagy más kompatibilis szoftver szükséges. A ZFO fájlok alkalmasak:

• Adatüzenetek hosszú távú archiválására
• Papír formába való konvertálásra Czech POINT fiókoknál
• Harmadik félnek történő átadásra bizonyítékként

Megjegyzés hozzáadása üzenethez

1. Az üzenet részletében lépjen a Megjegyzések részhez
2. Kattintson a Megjegyzés hozzáadása gombra
3. Írja meg a megjegyzés szövegét
4. Opcionálisan adjon hozzá mellékleteket a megjegyzéshez
5. Kattintson a Mentés gombra

A megjegyzések láthatók az üzenethez hozzáféréssel rendelkező összes felhasználó számára, és a megoldási folyamat dokumentálására szolgálnak.

Üzenet megoldottként jelölése

Az üzenet részletében kattintson a zöld Megoldottként jelölés gombra. Az üzenet áthelyeződik a Megoldott fülre és nem jelenik meg többé az aktív feladatok között.

Üzenet továbbítása megoldásra

Továbbítás felhasználónak:

1. Az üzenet részletében kattintson a Továbbítás megoldásra felhasználónak gombra
2. Válasszon egy felhasználót a listából
3. Opcionálisan állítson be megoldási határidőt
4. Opcionálisan adjon hozzá megjegyzést a továbbításhoz
5. Kattintson a Továbbítás gombra

A felhasználó e-mail értesítést kap (ha engedélyezve van nála) és az üzenet megjelenik a Folyamatban részében.

Továbbítás csoportnak:

1. Az üzenet részletében kattintson a Továbbítás megoldásra csoportnak gombra
2. Válasszon egy felhasználói csoportot
3. Opcionálisan állítson be határidőt és megjegyzést
4. Kattintson a Továbbítás gombra

Az üzenet elérhetővé válik a csoport összes tagja számára. Bárki a csoportból átveheti az üzenetet megoldásra.

Új üzenet létrehozása és küldése

Lépésről lépésre útmutató

1. lépés: Küldő adatfiók kiválasztása

1. Kattintson az Új üzenet fülre
2. A Feladó mezőben válassza ki az adatfiókot, amelyből küldeni szeretné az üzenetet
3. A rendszer megjeleníti a kiválasztott adatfiók információit (név, azonosító, típus)

2. lépés: Címzett kiválasztása

Kiválasztás a címjegyzékből:

1. A Címzett (Cím a címjegyzékből) mezőben kezdje el beírni a címzett nevét vagy adatfiók azonosítóját
2. A rendszer automatikusan keres egyezéseket a címjegyzékben
3. Válassza ki a megfelelő címzettet a listából

Új cím keresése:

1. Kattintson a Másik cím keresése gombra
2. Adja meg a keresési feltételeket:
   • Adatfiók azonosító
   • Cégazonosító szám
   • Név
   • Cím
3. Kattintson a Keresés gombra
4. Válassza ki a megfelelő címzettet az eredménylistából
5. Kattintson a Kiválasztás gombra

A kiválasztott cím automatikusan mentésre kerül a címjegyzékbe a jövőbeli használathoz.

3. lépés: Üzenet adatainak kitöltése

Kötelező mezők:

• Tárgy - rövid és leíró üzenet tárgy (kötelező mező)

Opcionális további mezők:

Kattintson a További fejléc elemek gombra további mezők megjelenítéséhez:

• Címzett hivatkozási száma - hivatkozási szám a címzett oldalán
• Címzett iktatószáma - címzett iktatószáma
• Címzett - konkrét személy a címzett oldalán (max. 30 karakter)
• Feladó hivatkozási száma - az Ön hivatkozási száma
• Feladó iktatószáma - az Ön iktatószáma

4. lépés: Mellékletek hozzáadása

1. A Mellékletek részben húzza a fájlokat a kijelölt területre vagy kattintson a fájlok kiválasztásához
2. Legfeljebb 60 fájlt adhat hozzá, az összméret nem haladhatja meg a 20 MB-ot
3. Támogatott formátumok: cer, crt, der, doc, docx, dbf, dgn, dwg, edi, fo, gfs, gif, gml, html, htm, isdoc, isdocx, jfif, jpeg, jpg, mpeg, mpg, mp2, mp3, odp, ods, odt, pdf, pk7, png, ppt, pptx, prj, p7b, p7c, p7f, p7m, p7s, qix, rtf, sbn, sbx, shp, shx, tiff, tif, tst, tsr, txt, wav, xls, xlsx, xml, xsd, zfo
4. Új fájlokat közvetlenül a rendszerben hozhat létre az OnlyOffice ikonra kattintva

5. lépés: Szöveges válasz (opcionális)

Ha a funkció aktív, használhatja a Szövegmező egyszerű válaszhoz mezőt:

1. Írja be a válasz szövegét közvetlenül a szövegmezőbe
2. Küldéskor a szöveg automatikusan PDF fájllá konvertálódik "Zprava.pdf" néven
3. A PDF hozzáadódik az üzenet mellékleteihez

Ez a funkció hasznos gyors egyszerű válaszokhoz külön dokumentum létrehozása nélkül.

6. lépés: Küldés vagy előkészítés küldésre

Két lehetősége van:

Előkészítés küldésre:

• Kattintson a kék Előkészítés küldésre gombra
• Az üzenet a "Küldésre kész" fülre kerül mentésre
• Egy üzenetek küldésére jogosult felhasználó áttekintheti és elküldheti
• Ez a gomb minden üzenetek létrehozására jogosult felhasználó számára elérhető

Azonnali küldés:

• Kattintson a zöld Küldés gombra
• Az üzenet azonnal elküldésre kerül a címzett adatfiókjába
• Ez a gomb csak az üzenetek küldésére jogosult felhasználók számára érhető el
• Küldés után az üzenet a "Küldött" fülre kerül

Küldés több címzettnek egyszerre

Ha a funkció aktív a cégbeállításokban, a Címzett mezőben több címzettet is kiválaszthat. A rendszer automatikusan létrehoz és elküld egy külön üzenetet minden címzettnek ugyanazzal a tartalommal és mellékletekkel.

Válasz és továbbítás

Válasz fogadott üzenetre

1. Nyissa meg a fogadott üzenet részletét
2. Kattintson a kék Válasz gombra
3. Megnyílik egy új üzenet űrlap előre kitöltött adatokkal:
   • A címzett automatikusan az eredeti feladóra van beállítva
   • A tárgy "RE: " előtaggal van előre kitöltve
   • Az eredeti mellékletek automatikusan másolódnak
   • Egyéb fejléc adatok az eredeti üzenetből származnak
4. Szerkessze az üzenetet szükség szerint, adjon hozzá vagy távolítson el mellékleteket
5. Küldje el vagy készítse elő küldésre

Üzenet továbbítása

1. Nyissa meg a továbbítani kívánt üzenet részletét
2. Kattintson a kék Továbbítás gombra
3. Megnyílik egy új üzenet űrlap előre kitöltött adatokkal:
   • A tárgy "FWD: " előtaggal van előre kitöltve
   • Az eredeti üzenet összes melléklete másolódik
4. Válasszon új címzettet
5. Szerkessze az üzenetet és küldje el

Üzenet használata sablonként

Ismétlődően küldött üzenetekhez használhatja a sablon funkciót:

1. Nyissa meg egy elküldött vagy küldésre előkészített üzenet részletét
2. Kattintson a kék Használat sablonként gombra
3. Megnyílik egy új üzenet űrlap az eredeti üzenet előre kitöltött adataival
4. A mellékletek nem másolódnak - újra hozzá kell adnia őket
5. Szerkessze a címzettet és egyéb adatokat szükség szerint
6. Küldje el az üzenetet

Speciális funkciók

Nyilvántartási kivonatok igénylése

A rendszer lehetővé teszi hivatalos kivonatok egyszerű létrehozását és küldését a Czech POINT szolgáltatáson keresztül. A kivonatok ingyenesek és általában 2 órán belül érkeznek munkanapokon.

Elérhető kivonat típusok

Jogi személyek számára:

• Cégjegyzék kivonat - a cégjegyzékben bejegyzett jogi személyről szóló aktuális információk
• Jogi személyek bűnügyi nyilvántartás kivonat - információk a jogi személy bűnügyi nyilvántartásáról

Természetes személyek számára:

• Bűnügyi nyilvántartás kivonat - Feddhetetlenség - alapvető kivonat a feddhetetlenség igazolására
• Bűnügyi nyilvántartás kivonat - Feddhetetlenség gyermekekkel való munkához - bővített kivonat gyermekekkel való közvetlen és rendszeres kapcsolatot magában foglaló szakmai vagy szervezett önkéntes tevékenységek céljára

Kivonat igénylési eljárás

1. Kattintson az Új üzenet fülre
2. A Feladó mezőben válassza ki az adatfiókot, amelyre a kivonatot szeretné kapni
3. A Sablon mezőben válassza ki a kívánt kivonat típust
4. A rendszer automatikusan kitölti az összes szükséges adatot és létrehoz egy XML kérelmet
5. Semmi mást nem kell kitölteni - kattintson a Küldés gombra

Megjegyzés: A sablonok csak a megfelelő adatfiók típushoz jelennek meg (pl. a cégjegyzék kivonat sablon csak jogi személy adatfiókokhoz jelenik meg).

Mi várható küldés után

• A kérelem azonnal elküldésre kerül a Czech POINT rendszerbe
• Munkanapokon általában 2 órán belül választ kap
• A kivonat új adatüzenetként érkezik a Fogadott részbe
• A kivonat elektronikusan aláírt és teljes jogi érvényű
• Közvetlenül használhatja vagy kinyomtathatja a Czech POINT-on keresztül

Automatizálási szabályok

Mik azok a szabályok és mikor használjuk őket

A szabályok lehetővé teszik az ismétlődő feladatok automatizálását az adatüzenetek feldolgozása során. Különösen hasznosak:

• Üzenetek automatikus hozzárendelése felelős személyekhez feladó vagy téma alapján
• Üzenetek rendezése kategóriákba címkékkel
• Számlák áthelyezése a Bejövő számlák modulba
• Értesítések küldése felelős személyeknek
• Rutin üzenetek megoldottként jelölése

Szabály létrehozása lépésről lépésre

1. Lépjen a Beállítások → Adatüzenetek → Szabályok részhez
2. Kattintson az Új szabály hozzáadása gombra
3. Töltse ki az alapinformációkat:
   • Szabály neve - leíró név a könnyű azonosításhoz
   • Leírás - a szabály céljának részletes leírása
   • Aktív - jelölje be a szabály aktiválásához
4. Állítsa be a triggert (mikor aktiválódik a szabály):
   • Üzenet fogadásakor - a szabály aktiválódik, amikor új fogadott üzenet letöltésre kerül
   • Üzenet küldésekor - a szabály aktiválódik üzenet küldése után
5. Határozza meg a feltételeket:
   • Feladó azonosító tartalmazza - a feladó adatfiók azonosítójának része vagy egésze
   • Feladó neve tartalmazza - kulcsszavak a feladó nevében
   • Tárgy tartalmazza - kulcsszavak az üzenet tárgyában
   • Címzett azonosító - konkrét címzett adatfiók
6. Állítsa be a végrehajtandó műveleteket:
   • Továbbítás megoldásra felhasználónak - válasszon felhasználót
   • Továbbítás megoldásra csoportnak - válasszon csoportot
   • Áthelyezés megoldottba
   • Címke hozzáadása - válasszon címkét a jelöléshez
   • E-mail küldése - válassza ki az értesítést kapó felhasználókat
   • Áthelyezés bejövő számlákba
7. Kattintson a Mentés gombra

Hasznos szabály példák

Automatikus számla hozzárendelés:

• Feltétel: Tárgy tartalmazza "számla" vagy "invoice"
• Művelet: Továbbítás megoldásra könyvelési felhasználónak + "Számla" címke hozzáadása

Hivatalos dokumentumok feldolgozása:

• Feltétel: Feladó tartalmazza "Adóhivatal"
• Művelet: Továbbítás megoldásra gazdasági osztály vezetőjének + E-mail küldése az igazgatónak

Automatikus visszaigazolás archiválás:

• Feltétel: Tárgy tartalmazza "átvételi elismervény"
• Művelet: "Visszaigazolás" címke hozzáadása + Áthelyezés megoldottba

Szabályok tesztelése

Javasoljuk a szabály tesztelését aktiválás előtt:

1. Hozza létre a szabályt, de ne hagyja aktívként
2. A szabályok listájában kattintson a Tesztelés gombra
3. A rendszer megmutatja, mely meglévő üzenetekre vonatkozna a szabály
4. Ellenőrizze az eredményeket és szükség szerint módosítsa a feltételeket
5. A helyesség ellenőrzése után aktiválja a szabályt

Késleltetett küldés

A késleltetett küldés funkció lehetővé teszi egy adatüzenet ütemezését meghatározott dátumra és időpontra. Hasznos:

• Üzenetek küldése munkaidőben, még ha este vagy hétvégén készíti is elő őket
• Kommunikáció koordinálása más feladatokkal
• Meghatározott küldési határidők betartása

Késleltetett küldés beállítása

Új üzenet létrehozásakor:

1. Töltse ki az üzenet összes adatát a szokásos módon
2. Kattintson a Küldés ütemezett időpontban gombra
3. Megjelenik egy űrlap az idő beállításához:
   • Válassza a Küldés ütemezett időpontban opciót
   • Dátum - válassza ki a küldés napját
   • Idő - állítsa be a pontos időt (HH:MM formátumban)
4. Kattintson az Előkészítés küldésre gombra

Az üzenet a "Küldésre kész" részbe kerül mentésre és a rendszer automatikusan elküldi a beállított dátumon és időpontban.

Már létrehozott, küldésre kész üzenethez:

1. Nyissa meg az üzenet részletét a "Küldésre kész" részből
2. Kattintson a Késleltetett küldés gombra
3. Állítsa be a dátumot és időt ugyanúgy
4. A változások automatikusan mentésre kerülnek

Késleltetett küldés megszüntetése

Ha meg kell szüntetnie vagy módosítania kell a késleltetett küldést:

1. Nyissa meg az üzenet részletét
2. Kattintson a Késleltetett küldés gombra
3. Válassza az Azonnali küldés opciót
4. Az üzenet visszakerül a standard küldési módba

Másolat funkció

A "Másolat" funkció lehetővé teszi más felhasználók tájékoztatását egy elküldött üzenetről, még ha nem is közvetlenül ők oldják meg az ügyet. A tájékoztatott felhasználók megjegyzést adhatnak hozzá vagy jelezhetik, hogy tudomásul vették az információt.

Beállítás üzenet létrehozásakor

1. Új üzenet létrehozásakor kattintson a Másolat gombra
2. Megjelenik az adatüzenetekhez hozzáféréssel rendelkező felhasználók listája
3. Jelölje be a tájékoztatandó felhasználókat
4. Küldje el az üzenetet

Beállítás már elküldött üzenethez

1. Nyissa meg a küldésre előkészített üzenet részletét
2. Kattintson a Másolat gombra
3. Válassza ki a felhasználókat
4. Küldje el az üzenetet

Az üzenet elküldése után a kiválasztott felhasználók e-mail értesítést kapnak az üzenet részletére mutató linkkel. Az üzenet részletében hozzáadhatják saját megjegyzésüket vagy jelezhetik, hogy tudomásul vették az információt.

Tömeges műveletek

Nagyobb számú üzenet egyszerre történő hatékony feldolgozásához tömeges műveleteket használhat.

Tömeges áthelyezés megoldottba

1. Lépjen a Fogadott vagy Folyamatban fülre
2. Jelölje be az áthelyezni kívánt üzenetek melletti jelölőnégyzeteket
3. Vagy kattintson az Összes kijelölése gombra az összes látható üzenet kijelöléséhez
4. Kattintson a zöld Kijelöltek áthelyezése megoldottba gombra
5. A rendszer az összes kijelölt üzenetet a Megoldott részbe helyezi át

Tipp: Tömeges művelet használata előtt használja a szűrőt, hogy csak a feldolgozni kívánt üzenetek jelenjenek meg (pl. egy bizonyos dátumnál régebbi/újabb üzenetek vagy egy adott feladótól származó üzenetek).

Integráció más modulokkal

Áthelyezés a Bejövő számlák modulba

Ha a Bejövő számlák modul aktív, egyszerűen áthelyezhet egy adatüzenetben kapott számlát a számlanyilvántartásba:

1. Nyissa meg a számlát tartalmazó fogadott üzenet részletét
2. Kattintson a zöld Bejövő számlákba gombra
3. A rendszer létrehoz egy új bejövő számlát a következő adatokkal:
   • A szállító az üzenet feladója alapján kerül kitöltésre
   • Az adatüzenet mellékletei automatikusan csatolódnak a számlához
   • A megjegyzés tartalmaz egy linket az eredeti adatüzenethez
4. Megnyílik az újonnan létrehozott számla részlete
5. Töltse ki a további számlaadatokat (összeg, esedékesség, könyvelési adatok)
6. Mentse a számlát

Az eredeti adatüzenet a rendszerben marad és összekapcsolódik a számlával.

eBetegszabadságok feldolgozása

Ha az eBetegszabadság modul aktív, a rendszer automatikusan felismeri a cseh Társadalombiztosítási Hivataltól érkező elektronikus betegszabadságokat tartalmazó adatüzeneteket. Ezeknél az üzeneteknél speciális gomb jelenik meg:

1. Nyissa meg az eBetegszabadsággal rendelkező üzenet részletét (az üzenet tárgya tartalmazza a "ČSSZ eNeschopenka" szöveget)
2. Kattintson a zöld Betöltés eBetegszabadságokba gombra
3. A rendszer automatikusan:
   • Feldolgozza a betegszabadság adatokat tartalmazó XML mellékletet
   • Megkeresi a munkavállalót az adatbázisban személyi azonosító szám alapján
   • Létrehoz egy betegszabadság bejegyzést az eBetegszabadság modulban
   • Csatolja az adatüzenet mellékleteit
4. Megnyílik az újonnan létrehozott betegszabadság részlete
5. Ellenőrizze az adatokat és szükség esetén módosítsa

Adatüzenet létrehozása a Kimenő számlák modulból

A Kimenő számlák modulból közvetlenül adatüzeneten keresztül küldheti el a számlát:

1. A Kimenő számlák modulban nyissa meg a számla részletét
2. Kattintson az Adatüzenettel küldés gombra
3. A rendszer átirányítja az Adatüzenetek modulba előre kitöltött adatokkal:
   • A címzett a vevő adatai alapján van beállítva (ha van adatfiókja)
   • A tárgy "Kimenő számla [számlaszám]" formátumban van előre kitöltve
   • A számla PDF automatikusan mellékletként kerül hozzáadásra
4. Ellenőrizze az adatokat és küldje el az üzenetet

Postai adatüzenetek

A postai adatüzenetek speciális típusú adatüzenetek, amelyek az ajánlott levél elektronikus megfelelőjeként szolgálnak. Dokumentumok kézbesítésére használják kézbesítési igazolással.

Postai adatüzenet felismerése

A postai adatüzeneteket felismerheti:

• Boríték ikon megjelenítése az üzenet mellett a listában
• Az Üzenet típusa mező az üzenet részletében értéket tartalmaz (V - Nyilvános, K - Kereskedelmi, I - Kezdeményező, O - Válasz)
• Speciális metaadatok a postai adatüzenet típusáról

Postai adatüzenet létrehozása

A postai adatüzenetek ugyanúgy jönnek létre, mint a normál adatüzenetek. A rendszer automatikusan beállítja a megfelelő típust a címzett adatfiók típusa alapján.

Régi üzenetek importálása

Ha másik rendszerről migrál vagy archiválált adatüzeneteket kell importálnia ZFO formátumban, használhatja az import funkciót:

1. A modul beállításaiban lépjen az Üzenetek importálása fülre
2. Kattintson a ZFO fájlok kiválasztása gombra
3. Válasszon egy vagy több ZFO fájlt a számítógépéről
4. A rendszer elemzi a fájlokat és megjeleníti az importált üzenetek előnézetét
5. Ellenőrizze az adatokat és kattintson az Importálás gombra
6. Az üzenetek a megfelelő részbe (Fogadott vagy Küldött) importálódnak a típus alapján

Megjegyzés: Az import megőrzi az összes üzenet metaadatot, beleértve a mellékleteket, kézbesítési időpontokat és elektronikus aláírásokat.

Nyomtatott verzióvá alakítás

Az adatüzenetek nyomtatott formába alakíthatók hivatalosan hitelesített kimenettel:

1. Nyissa meg az átalakítani kívánt üzenet részletét
2. Kattintson a kék Nyomtatott verzióvá alakítás gombra
3. A rendszer megjeleníti az átalakítási lehetőségeket:
   • Ellenőrző kód letöltése - ellenőrzéshez a Czech POINT-on
   • Czech POINT utasítások megjelenítése - részletes útmutató
4. Átalakításhoz a Czech POINT-on:
   • Töltse le az üzenet ZFO fájlját
   • Vigye el egy Czech POINT fiókba
   • A Czech POINT munkatársak létrehozzák a hivatalosan hitelesített papír verziót

Hibaelhárítás

Adatfiók jelszó lejárat

Tünet: Piros figyelmeztetés jelenik meg a modul tetején a közelgő vagy lejárt jelszó lejáratról.

Megoldás:

1. Látogasson el a hivatalos adatfiók weboldalra https://www.mojedatovaschranka.cz/
2. Jelentkezzen be meglévő hitelesítő adataival
3. A rendszer felkéri a jelszó megváltoztatására
4. Hozzon létre új jelszót a biztonsági követelmények szerint
5. A jelszó megváltoztatása után térjen vissza az eIntranetbe
6. Lépjen a Beállítások → Adatüzenetek részbe
7. Nyissa meg a megfelelő kapcsolat részletét
8. Adja meg az új jelszót a Jelszó mezőben
9. Kattintson a Mentés gombra

A rendszer ellenőrzi az új jelszót és automatikusan frissíti a lejárati dátumot.

Tipp: A rendszer 14 nappal a jelszó lejárata előtt értesíti Önt, így elegendő ideje van a megváltoztatásra.

Az üzenet nem töltődik le

Tünet: Új üzenetet lát a hivatalos adatfiók rendszerben, de nem jelenik meg az eIntranetben.

Lehetséges okok és megoldások:

1. Az automatikus letöltés nincs aktiválva:

• Ellenőrizze a Beállítások → Adatüzenetek részben, hogy az Automatikus letöltés be van-e jelölve az adott adatfióknál
• Ha nem, jelölje be és mentse
• Vagy töltse le az üzeneteket manuálisan a Fogadott és küldött üzenetek letöltése gombbal

2. A jelszó érvénytelen:

• Ha érvénytelen jelszó hibaüzenet jelenik meg, kövesse a "Jelszó lejárat" utasításokat
• A rendszer automatikusan deaktiválja az automatikus letöltést bejelentkezési hiba esetén

3. Az adatfiók inaktív az eIntranetben:

• Ellenőrizze, hogy az Aktív be van-e jelölve az adatfiók beállításaiban
• Ha nem, aktiválja a kapcsolatot

4. Az üzenet túl új:

• Az automatikus letöltés időközönként fut (általában 15-30 percenként)
• Várjon néhány percet vagy indítsa el a manuális letöltést

Nem sikerült elküldeni az üzenetet

Tünet: A "Küldés" gombra kattintás után hibaüzenet jelenik meg és az üzenet nem került elküldésre.

Lehetséges okok és megoldások:

1. A címzett adatfiókja nem létezik vagy inaktív:

• Ellenőrizze a címzett adatfiók azonosítójának helyességét
• Próbálja meg újra megkeresni a címzettet a Másik cím keresése funkcióval

2. A mellékletek túl nagyok:

• Ellenőrizze a mellékletek összméretét (a limit 20 MB)
• Ha a limit túllépésre került, távolítson el néhány mellékletet vagy tömörítse őket

3. Nem támogatott melléklet formátum:

• Ellenőrizze, hogy minden melléklet támogatott formátumú-e
• A támogatott formátumok listája a melléklet mező alatt jelenik meg
• Konvertálja a nem támogatott fájlokat támogatott formátumba (pl. PDF-be)

4. Hibás adatfiók bejelentkezés:

• Ellenőrizze a jelszó érvényességét az adatfiók beállításaiban
• Ha a jelszó érvénytelen, frissítse

5. Kötelező mező nincs kitöltve:

• Ellenőrizze, hogy a Tárgy mező ki van-e töltve (kötelező)
• Ellenőrizze, hogy ki van-e választva címzett

Problémák a mellékletekkel

Tünet: A mellékletek nem jelennek meg, nem tölthetők le, vagy a tartalmuk nem jelenik meg.

Megoldás:

A melléklet nem jelenik meg a listában:

• Frissítse az oldalt (F5)
• Ellenőrizze, hogy az üzenet teljesen letöltődött-e (a "Letöltve" mező ki van töltve)
• Ha a probléma fennáll, próbálja meg újra letölteni az üzenetet

A melléklet nem töltődik le:

• Ellenőrizze a böngésző beállításait - blokkolhatja az automatikus letöltéseket
• Próbáljon másik böngészőt használni
• Ellenőrizze, hogy a számítógép lemeze nincs-e tele

A ZFO fájl nem nyílik meg:

• A ZFO fájlok megnyitásához 602XML Filler vagy más kompatibilis szoftver szükséges
• Töltse le ingyenesen a 602XML Fillert a https://www.602.cz/ címről
• Telepítse a programot és próbálja meg újra megnyitni a fájlt

Tippek és trükkök

Hatékony üzenetszervezés címkékkel

Használjon színes címkéket a gyors vizuális tájékozódáshoz:

• Piros címke "Sürgős" - azonnali figyelmet igénylő üzenetekhez
• Narancssárga címke "Számla" - minden fogadott számlához
• Zöld címke "Megoldott - Archívum" - fontos megoldott üzenetekhez, amelyeket könnyen meg szeretne találni
• Kék címke "Hatóságok" - hivatalokkal és közintézményekkel folytatott kommunikációhoz
• Lila címke "Szerződések" - szerződésekkel kapcsolatos üzenetekhez

A címkék kombinálhatók - egy üzenetnek több címkéje lehet.

Szabályok használata automatikus feldolgozáshoz

1. tipp: Automatikus számlák továbbítása

Hozzon létre egy szabályt, amely automatikusan továbbítja a tárgyban vagy mellékletben "számla" szót tartalmazó összes üzenetet közvetlenül a Bejövő számlák modulba és értesíti a könyvelést.

2. tipp: Hivatalos üzenetek priorizálása

Állítson be szabályokat a hatóságoktól (adóhivatal, egészségbiztosító stb.) érkező üzenetek automatikus megjelölésére speciális címkével és osztályvezető hozzárendelésére.

3. tipp: Automatikus visszaigazolás archiválás

A csak átvételi igazolásokat vagy automatikus válaszokat tartalmazó üzenetek szabállyal közvetlenül megoldottba helyezhetők speciális címkével a jövőbeli kereséshez.

Fontos üzenetek archiválása

Ajánlott eljárás:

1. Minden fontos üzenetnél (szerződések, hatósági határozatok, fontos levelezés) töltse le a ZFO fájlt
2. Mentse a ZFO fájlt a céges tárolóba vagy biztonsági mentési rendszerbe
3. A ZFO fájl tartalmazza a teljes üzenetet az elektronikus aláírással és teljes jogi érvényű
4. Az eIntranetben jelölje meg az üzenetet speciális "Archivált" vagy "Fontos" címkével
5. Rendszeresen (pl. évente egyszer) exportálja a fontos üzenetek ZFO fájljait külső adathordozóra

Miért ZFO és nem PDF vagy más formátum?

• A ZFO elektronikus aláírást tartalmaz, amely bizonyítja a hitelességet
• A ZFO tartalmazza az összes üzenet metaadatot, beleértve a kézbesítési és fogadási időpontokat
• A ZFO a hatóságok és bíróságok által bizonyítékként elfogadott hivatalos formátum
• A ZFO bármikor hitelesített papír formába alakítható a Czech POINT-on

Teljes szöveges keresés a mellékletekben

Mit tud a keresés:

A rendszer automatikusan indexeli a mellékletek szöveges tartalmát támogatott formátumokban (PDF, DOC, DOCX, TXT stb.). Kereshet konkrét szavakra vagy kifejezésekre közvetlenül a dokumentumokban, még ha azok nincsenek is az üzenet tárgyában.

Hogyan keresünk hatékonyan:

1. Nyissa meg a Szűrő részt
2. A Fájl tartalmazza mezőbe írja be a keresési kifejezést
3. Pontos kifejezés kereséséhez tegye idézőjelbe: "pontos kifejezés"
4. Több szót kombinálhat (a rendszer az összes szót tartalmazó üzeneteket keresi)
5. Kattintson a Keresés gombra

Hasznos keresés példák:

• Számlaszám: írja be a számlaszámot és találja meg az összes üzenetet, ahol megjelenik
• Partner azonosító szám: keressen minden dokumentumot, amely egy adott partner azonosító számát tartalmazza
• Szerződésszám: gyorsan megtalálhat minden üzenetet egy adott szerződéssel kapcsolatban
• Tartalmi kulcsszavak: keressen üzeneteket konkrét kifejezések alapján a dokumentum szövegében

Megjegyzés: A melléklet indexelés automatikusan történik az üzenet letöltésekor. Régebbi üzeneteknél az indexelés a háttérben futhat, ezért nem minden melléklet kereshető azonnal az import után.

Késleltetett küldés hatékony használata

Használati forgatókönyvek:

Küldés munkaidőben:

Ha este vagy hétvégén készíti elő az üzeneteket, ütemezze küldésüket a következő munkanap reggelre (pl. 8:00). A címzett így normál munkaidőben kapja meg az üzenetet és gyorsabb válaszra számíthat.

Koordináció más feladatokkal:

Ha csak egy másik művelet befejezése után kell adatüzenetet küldenie (pl. fizetési átutalás, szerződés aláírása), készítse elő előre az üzenetet és ütemezze küldését a megfelelő időpontra.

Határidők betartása:

A jogszabályi határidők betartásához készítse elő az üzenetet jóval előre és ütemezze az utolsó lehetséges küldési dátumra. Így biztosítja, hogy az üzenet időben elküldésre kerül, még ha aznap nincs is ideje.

Gyorsbillentyűk és munka tippek

• Gyorskeresés: Kattintson a táblázatba és kezdjen gépelni - a kurzor automatikusan a keresőmezőbe ugrik
• Lista frissítése: Nyomja meg az F5-öt az üzenetlista frissítéséhez és az esetleges változások betöltéséhez
• Üzenet részlet: Kattintson bárhová az üzenet sorában (nem csak egy adott mezőre) a részlet megnyitásához
• Export Excelbe: Használja az "Excel" gombot a táblázat felett az üzenetlista XLS fájlba exportálásához
• Lista nyomtatása: A "Nyomtatás" gomb létrehozza az üzenetlista nyomtatható verzióját
• Egyéni oszlopok: Az "Oszlopválasztás" gomb lehetővé teszi a testreszabást, mely oszlopok jelenjenek meg a táblázatban
• Szűrő mentése: A szűrő kijelentkezés után is aktív marad - nem kell újra beállítania

---

Utolsó frissítés dátuma: =date("d.m.Y")?>