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Módulos

Control reg. mercantil

Monitoreo del Registro Mercantil (RM)

Descripción General del Módulo

Propósito del Módulo

El módulo de Monitoreo del Registro Mercantil permite el monitoreo automático de cambios para empresas y organizaciones seleccionadas registradas en el Registro Mercantil checo. El sistema verifica diariamente si han cambiado datos importantes de las entidades monitoreadas y le notifica automáticamente por correo electrónico.

Características Principales

  • Verificaciones diarias automáticas - El sistema verifica cambios cada 22 horas sin intervención del usuario
  • Notificaciones por correo electrónico - Al detectar un cambio, recibe automáticamente un correo electrónico con los detalles del cambio
  • Monitoreo de datos clave - Direcciones, ejecutivos, accionistas, forma jurídica, capital social, actividades
  • Importación masiva - Capacidad de importar hasta 100 entidades a la vez desde un archivo Excel
  • Categorización de entidades - Etiquetado de relaciones (proveedor, cliente, competidor, etc.)
  • Integración con ARES - Datos cargados directamente del sistema gubernamental ARES

Público Objetivo

El módulo está destinado a:

  • Gerentes responsables de la gestión de proveedores y clientes
  • Departamentos legales que monitorean cambios en socios comerciales
  • Profesionales de ventas que monitorean la competencia
  • Gerentes de cumplimiento que garantizan la precisión de los datos contractuales
  • Cualquier usuario que necesite estar informado sobre cambios en entidades seleccionadas

Acceso al Módulo

Puede encontrar el módulo en la navegación principal del sistema eIntranet en la sección Otros bajo el nombre Monitoreo RM.

Configuración e Instalación

Configuración del Módulo

La configuración del módulo es realizada por el administrador del sistema en Configuración → Módulos → Monitoreo RM. Aquí puede configurar:

  • Activación/desactivación del módulo para toda la empresa
  • Derechos de acceso para usuarios individuales o grupos

Derechos de Usuario

El módulo distingue cuatro niveles de permisos:

Sin Acceso (nivel 0)

  • El usuario no ve el módulo en la navegación
  • No tiene acceso a las funciones de monitoreo del RM

Solo Visualización (nivel 1)

  • El usuario puede solo ver la lista de entidades monitoreadas
  • No recibe notificaciones por correo electrónico sobre cambios
  • No puede agregar ni eliminar entidades
  • No puede editar relaciones de entidades

Ver + Notificaciones por Correo (nivel 2)

  • El usuario ve la lista de entidades monitoreadas
  • Recibe automáticamente notificaciones por correo electrónico cuando se detectan cambios
  • No puede agregar, editar ni eliminar entidades
  • Adecuado para usuarios que necesitan estar informados pero no cambian la configuración

Ver + Correos + Agregar (nivel 3)

  • El usuario ve la lista de entidades monitoreadas
  • Recibe notificaciones por correo electrónico sobre cambios
  • Puede agregar nuevas entidades para monitoreo
  • Puede editar relaciones de entidades existentes
  • Puede importar entidades desde Excel
  • No puede eliminar entidades

Derechos Completos (nivel 4)

  • Todos los permisos enumerados anteriormente
  • Adicionalmente puede eliminar entidades del monitoreo
  • Adecuado para administradores del módulo

Configuración de Dirección de Correo Electrónico

Para recibir notificaciones, debe tener una dirección de correo electrónico válida en su perfil de usuario:

  1. Haga clic en su nombre en la esquina superior derecha
  2. Seleccione Mi Perfil
  3. Verifique el campo Correo Electrónico
  4. Corrija y guarde la dirección si es necesario

Interfaz de Usuario

Tabla Principal de Entidades

Al abrir el módulo, se muestra una tabla clara de todas las entidades monitoreadas. La tabla contiene las siguientes columnas:

Nombre

Razón social de la empresa o nombre de la persona según el Registro Mercantil. Al hacer clic en el icono de enlace externo se abre el detalle de la entidad en el portal justice.cz en una nueva pestaña del navegador.

IČ

Número de identificación de la entidad. Identificador principal utilizado para buscar en ARES.

Última Verificación

Fecha y hora en que el sistema verificó por última vez los datos de la entidad en el Registro Mercantil. Las verificaciones ocurren automáticamente aproximadamente cada 22 horas.

Último Cambio

Fecha del último cambio detectado en los datos de la entidad. Si un cambio ocurrió en los últimos 7 días, también aparece un icono de enlace externo para acceso rápido a los detalles en ARES.

Relación

Categoría de entidad que puede definir (por ejemplo, proveedor, cliente, competidor, socio). Ayuda con la organización y el filtrado de entidades monitoreadas.

Acciones

La columna contiene iconos para varias acciones:

  • Icono de lápiz (mostrado con derechos de nivel 3 y superiores) - Abre formulario para editar la relación
  • Icono de cruz (mostrado con derechos de nivel 4) - Elimina la entidad del monitoreo después de confirmación
  • Icono de enlace externo - Abre el detalle de la entidad en el portal justice.cz

Botón Agregar Entidad

Botón verde con icono de más en la parte superior de la página. Mostrado a usuarios con derechos de nivel 3 y superiores. Al hacer clic se abre un formulario para agregar una nueva entidad para monitoreo.

Sección Importar Empresas/Personas desde Excel

Ubicada debajo de la tabla principal. Mostrada a usuarios con derechos de nivel 3 y superiores. Permite la importación masiva de hasta 100 entidades a la vez.

Icono de Configuración

El icono de engranaje en la esquina superior derecha abre la configuración del módulo (solo administradores).

Barra de Herramientas de Tabla

Encima de la tabla están las herramientas para trabajar con los datos:

  • Campo de búsqueda - Búsqueda rápida en cualquier columna de la tabla
  • Botón Excel - Exportar toda la tabla a un archivo Excel
  • Botón Imprimir - Imprimir descripción general de entidades monitoreadas
  • Selección de conteo de registros - Mostrar 10, 25, 50 o 100 registros por página

Cuadros de Información

En la parte superior del módulo, se muestran dos cuadros de información con avisos importantes:

  1. Aviso de verificación de IČ - Informa que el monitoreo solo funciona para entidades registradas en el Registro Mercantil
  2. Información de verificación - Describe la frecuencia de verificaciones automáticas y el sistema de notificación por correo electrónico

Operaciones Básicas

Agregar una Entidad para Monitorear

Procedimiento para agregar una entidad individual que desea monitorear:

  1. Haga clic en el botón verde Agregar Entidad en la parte superior de la página
  2. Se abre una ventana modal con un formulario
  3. Ingrese el número de identificación de la empresa (8 dígitos, se permiten espacios o guiones) en el campo IČ
    • El campo es obligatorio
    • El IČ debe ser válido - el sistema valida el formato
    • Si el IČ ya está siendo monitoreado en el sistema, aparece un mensaje de error
  4. Ingrese o seleccione una categoría de entidad en el campo Relación
    • El campo es opcional pero recomendado para mejor organización
    • Puede seleccionar de relaciones ya utilizadas (proveedor, cliente, competidor...)
    • O escribir una nueva relación personalizada (por ejemplo, "socio potencial", "subsidiaria")
  5. Haga clic en el botón Guardar
  6. El sistema automáticamente:
    • Valida el IČ
    • Verifica que el IČ no esté ya siendo monitoreado
    • Carga los datos actuales de ARES
    • Ejecuta la primera verificación de la entidad
    • Guarda todos los datos en la base de datos para comparación futura
  7. Después de guardar exitosamente, aparece una notificación verde y la entidad aparece en la tabla

Aviso importante: Si el IČ ingresado no está registrado en el Registro Mercantil, el sistema no cargará el nombre de la entidad. Después de tres días de intentos fallidos de carga, la entidad será eliminada automáticamente del monitoreo.

Editar una Entidad

Para una entidad ya agregada, puede editar la categoría de relación:

  1. En la tabla, encuentre la fila con la entidad que desea editar
  2. En la columna Acciones, haga clic en el icono de lápiz
  3. Se abre una ventana modal con un formulario
  4. El campo IČ se muestra pero no se puede cambiar
    • El IČ sirve como identificador principal y no se puede editar
    • Si necesita cambiar el IČ, debe eliminar la entidad y agregar una nueva
  5. Edite el campo Relación según sea necesario
  6. Haga clic en Guardar
  7. El cambio aparece inmediatamente en la tabla

Eliminar una Entidad

Si ya no necesita monitorear una entidad:

  1. En la tabla, encuentre la fila con la entidad que desea dejar de monitorear
  2. En la columna Acciones, haga clic en el icono de cruz
  3. Aparece un cuadro de diálogo de confirmación solicitando confirmación
  4. Haga clic en Sí o Eliminar para confirmar
  5. La entidad será eliminada inmediatamente del monitoreo
  6. Todos los datos históricos sobre cambios en esta entidad serán eliminados
  7. Ya no recibirá notificaciones por correo electrónico sobre cambios en esta entidad

Nota: La eliminación es irreversible. Si desea monitorear la entidad nuevamente, deberá agregarla como nueva.

Mostrar Detalle de Entidad en ARES

Para ver información completa sobre una entidad directamente en el Registro Mercantil:

  1. En la tabla, encuentre la fila con la entidad deseada
  2. Haga clic en el icono de enlace externo:
    • En la columna Nombre - abre el detalle de la entidad
    • En la columna Último Cambio (si un cambio ocurrió en los últimos 7 días) - abre el detalle con enfoque en los cambios
  3. Se abre una nueva pestaña del navegador con el portal ares.gov.cz
  4. Se muestra el detalle completo de la entidad incluyendo:
    • Datos de identificación básicos
    • Direcciones y contactos
    • Órganos estatutarios y ejecutivos
    • Accionistas y estructura de propiedad
    • Actividades comerciales y operaciones
    • Capital social
    • Cambios históricos en el RM

Funciones Avanzadas

Importar Entidades desde Excel

Para agregar masivamente un gran número de entidades a la vez, use la función de importación de archivos Excel:

Preparar Archivo Excel

  1. Descargue el archivo Excel de muestra:
    • En el módulo, encuentre la sección Importar Empresas/Personas desde Excel
    • Haga clic en el enlace "Excel de muestra"
    • Se descargará el archivo eIntranet_hlidani_or.xlsx
  2. Abra el archivo descargado en Microsoft Excel, LibreOffice Calc u otro editor de hojas de cálculo
  3. El archivo contiene dos columnas:
    • Columna A (IČ) - Número de identificación de la entidad
      • Formato: 8 dígitos
      • Puede ingresarse con espacios o guiones (se eliminarán automáticamente)
      • Ejemplo: 12345678 o 123 456 78
    • Columna B (Relación) - Categoría de entidad
      • Formato: texto
      • Ejemplos: proveedor, cliente, competidor, socio
      • El campo es opcional
  4. Complete los datos de las entidades que desea importar:
    • Máximo 100 entidades en una importación
    • Comience desde la segunda fila (la primera fila contiene encabezados)
    • Cada entidad en una fila separada
  5. Guarde el archivo en formato .xlsx (Excel 2007 y más reciente)

Realizar la Importación

  1. En el módulo de Monitoreo del RM, vaya a la sección Importar Empresas/Personas desde Excel
  2. Haga clic en el botón Seleccionar Archivo o Elegir Archivo
  3. En el cuadro de diálogo, seleccione su archivo Excel preparado
  4. Haga clic en el botón verde Importar
  5. Aparece un indicador de progreso de importación

Proceso de Importación

El sistema realiza automáticamente los siguientes pasos:

  1. Validación de archivo - Verificación de formato y tamaño de archivo
  2. Carga de datos - Lectura de todas las filas del archivo Excel
  3. Verificación de IČ - Validación del formato de cada número de identificación
  4. Verificación de duplicados - Exclusión de IČ ya monitoreados en el sistema
  5. Verificación de límite - Máximo 100 entidades en una importación
  6. Carga desde ARES - Para cada entidad, carga los datos actuales del Registro Mercantil
  7. Guardar en base de datos - Guarda todas las entidades y sus datos
  8. Primera verificación - Ejecuta la verificación inicial para cada entidad

Resultados de Importación

Después de completar la importación, se muestra un resumen:

  • Importados exitosamente - Número de entidades agregadas al monitoreo
  • Omitidos (duplicados) - Número de IČ ya en el sistema
  • Errores - Número de entidades que no pudieron cargarse (IČ inválido, errores de ARES)
  • Detalles de errores - Lista de IČ problemáticos con descripción del error

Preguntas Frecuentes sobre Importación

¿Qué pasa si tengo más de 100 entidades?

Divida los datos en múltiples archivos Excel con un máximo de 100 entidades cada uno e impórtelos secuencialmente. Espere entre importaciones hasta que se complete la importación anterior.

¿Qué sucede con IČ duplicados?

El sistema excluye automáticamente los IČ ya monitoreados en la base de datos. La relación de estas entidades permanece sin cambios. Si desea cambiar la relación de una entidad existente, use la función de edición.

¿Por qué algunas entidades no fueron importadas?

Razones más comunes:

  • El IČ no está en formato válido (debe contener 8 dígitos)
  • El IČ no está registrado en el Registro Mercantil
  • Interrupción temporal del servicio ARES
  • El IČ ya está siendo monitoreado en el sistema

Filtrado y Búsqueda en la Tabla

Búsqueda Básica

  1. Encuentre el campo de búsqueda en la esquina superior derecha encima de la tabla
  2. Comience a escribir el término de búsqueda:
    • Nombre de la empresa o parte de él
    • IČ o parte de él
    • Relación (proveedor, cliente...)
  3. La tabla se filtra automáticamente mientras escribe
  4. Solo se muestran las filas que contienen el término de búsqueda
  5. La búsqueda distingue mayúsculas y acentos (se recomienda escribir con acentos)
  6. Para mostrar todos los registros, borre el contenido del campo de búsqueda

Ordenamiento de Tabla

  1. Haga clic en cualquier encabezado de columna en la tabla
  2. Primer clic - ordenamiento ascendente (A-Z, 0-9, viejo-nuevo)
  3. Segundo clic - ordenamiento descendente (Z-A, 9-0, nuevo-viejo)
  4. El ordenamiento activo se indica con una flecha en el encabezado de la columna
  5. Puede ordenar por todas las columnas:
    • Nombre - Alfabéticamente por nombre de empresa
    • IČ - Numéricamente por número de identificación
    • Última Verificación - Cronológicamente por fecha de verificación
    • Último Cambio - Cronológicamente por fecha de cambio
    • Relación - Alfabéticamente por categoría

Combinar Búsqueda y Ordenamiento

Puede combinar búsqueda con ordenamiento:

  1. Primero ingrese un término de búsqueda (por ejemplo, "proveedor")
  2. Luego haga clic en un encabezado de columna para ordenar (por ejemplo, "Último Cambio")
  3. Solo se mostrarán los registros filtrados ordenados por la columna seleccionada

Paginación

  1. En la esquina inferior izquierda de la tabla, seleccione el número de registros por página:
    • 10 registros - Adecuado para vista rápida
    • 25 registros - Configuración predeterminada
    • 50 registros - Para trabajar con mayores cantidades de datos
    • 100 registros - Mostrar todos los registros en una página (con menor número de entidades)
  2. Para navegar entre páginas, use los botones en la esquina inferior derecha:
    • Anterior - Ir a la página anterior
    • Números de página - Salto directo a una página específica
    • Siguiente - Ir a la página siguiente

Exportación de Datos

Exportar a Excel

  1. Encima de la tabla, encuentre el botón verde Excel
  2. Opcionalmente, primero filtre los datos usando la búsqueda
  3. Haga clic en el botón Excel
  4. Se descarga automáticamente un archivo en formato .xlsx
  5. El nombre del archivo incluye la fecha actual
  6. Se exportan todas las columnas de la tabla:
    • Nombre
    • IČ
    • Última Verificación
    • Último Cambio
    • Relación
  7. El archivo se puede abrir en Microsoft Excel, LibreOffice Calc u otro editor de hojas de cálculo

Imprimir Lista

  1. Encima de la tabla, encuentre el botón Imprimir
  2. Opcionalmente, primero filtre los datos usando la búsqueda
  3. Opcionalmente, establezca el número de registros por página para mostrar todos los datos deseados
  4. Haga clic en el botón Imprimir
  5. Se abre la vista previa de impresión con formato claro
  6. Use la función de impresión de su navegador (Ctrl+P o Cmd+P)
  7. Configure la impresora y los parámetros de impresión
  8. Haga clic en Imprimir

Verificaciones Automáticas y Notificaciones

Cómo Funcionan las Verificaciones Automáticas

Frecuencia de Verificación

  • El sistema verifica cambios todos los días automáticamente
  • Las verificaciones ocurren aproximadamente cada 22 horas desde la última actualización
  • El tiempo de verificación específico puede variar dependiendo de la carga del sistema
  • Las verificaciones no pueden iniciarse manualmente - se ejecutan completamente automáticamente en segundo plano
  • La primera verificación ocurre inmediatamente después de agregar una entidad

Proceso de Verificación

Para cada entidad monitoreada, el sistema realiza:

  1. Verificar hora de última actualización
    • Si han pasado menos de 22 horas, se omite la verificación
    • Ahorra recursos de ARES y asegura una frecuencia razonable
  2. Cargar datos actuales de ARES
    • Conexión a la API gubernamental del Registro Mercantil
    • Descarga de datos actuales completos de la entidad
  3. Comparar con datos guardados
    • El sistema compara los datos recién cargados con los datos de la verificación anterior
    • Se monitorean 7 categorías de datos (ver a continuación)
  4. Detección de cambios
    • Si se detecta un cambio en cualquier categoría, se registra
    • Los cambios de más de 7 días se ignoran
  5. Enviar notificación
    • Cuando se detecta un cambio, se envía un correo electrónico a todos los usuarios autorizados
    • El correo electrónico contiene los detalles del cambio (ver a continuación)
  6. Actualización de base de datos
    • Los nuevos datos se guardan para comparación futura
    • Se actualiza la fecha de última verificación
    • Se actualiza la fecha de último cambio (si se detectó)

Categorías de Datos Monitoreadas

El sistema monitorea cambios en las siguientes categorías:

1. Direcciones
  • Sede de la empresa (calle, número de casa/calle, código postal, ciudad, país)
  • Sucursales adicionales
  • Dirección de entrega
  • El cambio de dirección puede indicar reubicación o cambio de sede
2. Actividades (Operaciones Comerciales)
  • Lista de todos los sectores comerciales registrados
  • Adición de nueva actividad
  • Eliminación de actividad existente
  • El cambio puede indicar expansión o reducción de actividades comerciales
3. Forma Jurídica
  • Tipo de entidad (SRL, SA, SC, SCP, cooperativa...)
  • El cambio de forma jurídica es un evento significativo (por ejemplo, transformación de SRL a SA)
  • Puede indicar reestructuración de la empresa
4. Accionistas
  • Lista de todos los accionistas y sus participaciones
  • Entrada de nuevo accionista
  • Salida de accionista existente
  • Cambio en cantidades de participación
  • Importante para monitorear la estructura de propiedad
5. Órganos Estatutarios
  • Ejecutivos (en SRL)
  • Junta Directiva y Consejo de Vigilancia (en SA)
  • Método de actuación en nombre de la empresa
  • El cambio puede afectar la validez del contrato y la firma de documentos
6. Capital Social
  • Monto del capital social
  • Pago del capital social
  • El cambio puede indicar cambios de capital (aumento/disminución)
7. Fecha de Actualización del RM
  • Fecha de la última actualización del registro en el Registro Mercantil
  • Indica cuándo se cambió el registro por última vez

Casos Especiales

Primera Verificación de la Entidad

  • Durante la primera verificación, no se envían notificaciones
  • El sistema solo guarda el estado actual para comparación futura
  • A partir de la segunda verificación, se detectan y reportan cambios

Fallo en la Carga de Datos

  • Si los datos no se pueden cargar desde ARES (interrupción del servicio, IČ inválido), se registra el intento
  • Después de 3 intentos fallidos (3 días), la entidad se elimina automáticamente
  • Se aplica principalmente a IČ que no están en el Registro Mercantil

Cambios de Más de 7 Días

  • El sistema no notifica sobre cambios de más de 7 días
  • Previene el envío de notificaciones sobre cambios históricos para entidades recién agregadas
  • Por ejemplo: Agrega una entidad que tuvo un cambio de ejecutivo hace un mes - no recibirá notificación

Notificaciones por Correo Electrónico

Quién Recibe Notificaciones

Las notificaciones por correo electrónico se envían automáticamente a:

  • Todos los usuarios con derechos de nivel 2 y superior (Ver + Notificaciones por Correo)
  • Los usuarios deben tener una dirección de correo electrónico válida en su perfil
  • El correo electrónico se envía inmediatamente al detectar el cambio
  • Cada usuario autorizado recibe un correo electrónico separado

Contenido de la Notificación por Correo Electrónico

El correo electrónico contiene la siguiente información:

Encabezado del Correo Electrónico
  • Asunto: "Monitoreo RM - Cambio en Entidad [Nombre de la Empresa]"
  • De: Dirección de correo electrónico del sistema eIntranet
  • Enviado: Hora de detección del cambio
Identificación de la Entidad
  • Nombre de la Empresa - Razón social según el RM
  • IČ - Número de identificación
  • Relación - Categoría de entidad (proveedor, cliente...)
Tipos de Cambios Detectados

El correo electrónico contiene una lista de categorías donde ocurrieron cambios:

  • "Cambio en direcciones"
  • "Cambio en actividades"
  • "Cambio en forma jurídica"
  • "Cambio en accionistas"
  • "Cambio en órganos estatutarios"
  • "Cambio en capital social"
Detalles del Cambio

Para cada categoría, se muestra una tabla de comparación:

  • Columna "Antes" - Valor original
  • Columna "Después" - Nuevo valor
  • Formateado como una tabla HTML clara

Ejemplo de detalle de cambio de órgano estatutario:

Cambio en órganos estatutarios:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Antes:
- Ejecutivo: Juan Pérez, nacido el 1 de enero de 1980
  Método de actuación: independientemente

Después:
- Ejecutivo: Juan Pérez, nacido el 1 de enero de 1980
  Método de actuación: independientemente
- Ejecutivo: María García, nacida el 15 de mayo de 1985
  Método de actuación: independientemente
Enlace de Detalle
  • Enlace directo al detalle de la entidad en el sistema eIntranet
  • Enlace al portal justice.cz para verificar cambios

Frecuencia de Correos Electrónicos

  • Un correo electrónico por entidad para cada detección de cambio
  • Si ocurren cambios en múltiples entidades, recibe múltiples correos electrónicos
  • Los correos electrónicos no se envían repetidamente para el mismo cambio
  • Si ocurre otro cambio en una entidad, recibe un nuevo correo electrónico

Qué Hacer Después de Recibir una Notificación

  1. Lea los detalles del cambio en el correo electrónico
  2. Evalúe el impacto del cambio en su empresa:
    • Cambio de ejecutivo - ¿necesita actualizar contratos?
    • Cambio de dirección - ¿necesita actualizar facturas?
    • Cambio de accionista - ¿está cambiando el propietario de la empresa?
    • Cambio de forma jurídica - ¿necesita nuevo contrato?
  3. Verifique el cambio haciendo clic en el enlace a ARES
  4. Tome las acciones necesarias:
    • Actualice los datos en el módulo CRM
    • Modifique contratos o documentos
    • Informe a los colegas relevantes
    • Contacte a la entidad para confirmar el cambio
  5. Archive el correo electrónico para referencia futura

Mostrar Cambios en el Módulo

Columna Último Cambio

En la tabla principal del módulo, la columna Último Cambio muestra:

  • Fecha del último cambio detectado en formato DD.MM.AAAA HH:MM
  • Si nunca ha ocurrido un cambio en la entidad, la columna está vacía
  • Si el cambio ocurrió en los últimos 7 días:
    • Aparece el icono de enlace externo
    • Al hacer clic se abre el detalle en ARES
    • La fecha está resaltada en negrita

Columna Última Verificación

Muestra la fecha y hora de la última verificación automática de la entidad:

  • Formato: DD.MM.AAAA HH:MM
  • Se actualiza con cada verificación (incluso si no ocurre ningún cambio)
  • Ayuda a verificar que el sistema está verificando correctamente la entidad

Limitaciones e Información Importante

Limitaciones del Monitoreo del Registro Mercantil

Solo Entidades en el Registro Mercantil

Limitación más importante: El módulo monitorea exclusivamente entidades registradas en el Registro Mercantil.

Lo que NO está en el Registro Mercantil:

  • Trabajadores autónomos
    • Comerciantes
    • Empresarios con licencia comercial
    • Artesanos, comerciantes
    • Estos empresarios están registrados en el Registro de Comercio, no en el RM
  • Algunas ciudades y municipios
    • Municipios que no están en el RM
    • Algunas organizaciones presupuestarias municipales
  • Algunas organizaciones sin fines de lucro
    • Las asociaciones e instituciones registradas pueden o no estar en el RM
    • Depende de si se registraron voluntariamente
  • Entidades extranjeras
    • Empresas con sede fuera de la República Checa
    • Las unidades organizativas de empresas extranjeras pueden estar en el RM

Lo que SÍ está en el Registro Mercantil:

  • Empresas comerciales
    • Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL)
    • Sociedad Anónima (SA)
    • Sociedad en Comandita (SCP)
    • Sociedad Colectiva (SC)
  • Cooperativas
  • Empresa Europea
  • Agrupación Europea de Interés Económico
  • Unidades organizativas de personas extranjeras (en algunos casos)

Verificar si el IČ está en el Registro Mercantil

Método 1: Al Agregar al Módulo

  1. Agregue el IČ de la entidad al módulo
  2. Si se carga el Nombre, el IČ está registrado en el RM
  3. Si el nombre no se carga, el IČ no está en el RM
  4. La entidad fuera del RM será eliminada automáticamente después de 3 días

Método 2: Verificación Manual en el Portal justice.cz

  1. Abra el navegador web
  2. Vaya a: https://or.justice.cz/ias/ui/rejstrik
  3. Ingrese el IČ de la entidad en el campo de búsqueda
  4. Haga clic en Buscar
  5. Si aparece el detalle de la entidad, está registrada en el RM
  6. Si aparece "No se encontraron resultados", la entidad no está en el RM

Método 3: Verificación en ARES

  1. Vaya a https://ares.gov.cz
  2. Ingrese el IČ en el campo de búsqueda
  3. En el detalle de la entidad, verifique la sección Entrada del Registro Mercantil
  4. Si la sección está llena, la entidad está en el RM
  5. Si la sección falta o está vacía, la entidad no está en el RM

Qué Sucede con IČ Inválido

  • Después de agregar el IČ, el sistema realiza la primera verificación
  • Si el IČ no está en el RM, el nombre no se cargará
  • El sistema reintentará la carga en cada verificación
  • Después de 3 intentos fallidos (3 días), la entidad será eliminada automáticamente
  • No será notificado por correo electrónico sobre la eliminación
  • La entidad desaparecerá de la tabla sin advertencia

Frecuencia y Tiempo de Verificación

No se Puede Iniciar Verificación Manualmente

  • Las verificaciones se ejecutan completamente automáticamente
  • No es posible iniciar una verificación manualmente para una entidad específica
  • No es posible forzar una verificación de todas las entidades a la vez
  • Esta limitación asegura:
    • Carga razonable en el servicio ARES
    • Estabilidad del sistema
    • Cumplimiento de límites de API

Intervalo de Verificación

  • Aproximadamente cada 22 horas desde la última verificación
  • El tiempo específico puede variar dependiendo de:
    • Carga del servidor
    • Disponibilidad del servicio ARES
    • Número de entidades monitoreadas
  • La primera verificación ocurre inmediatamente después de agregar la entidad
  • Las verificaciones subsiguientes luego en intervalos de 22 horas

¿Por Qué Intervalo de 22 Horas en Lugar de 24?

El intervalo de 22 horas asegura:

  • Verificación al menos una vez al día
  • Cambio gradual de tiempo - no todas las verificaciones se ejecutan al mismo tiempo
  • Distribución de carga más uniforme en la API de ARES durante el día
  • Mayor probabilidad de carga exitosa de datos (evitando interrupciones potenciales en momentos específicos del día)

Dependencia del Servicio ARES

Qué es ARES

ARES (Registro Administrativo de Entidades Económicas) es un sistema de información gubernamental operado por el Ministerio de Finanzas de la República Checa. Sirve como ubicación central para buscar información sobre entidades económicas en la República Checa.

Dependencia del Módulo de ARES

  • El módulo depende completamente de la disponibilidad de la API de ARES
  • Todos los datos se cargan en tiempo real desde ARES
  • No se almacenan datos permanentemente excepto identificadores básicos
  • Para cada comparación, siempre se cargan datos actuales

Interrupciones del Servicio ARES

Si el servicio ARES está temporalmente no disponible:

  • La verificación se pospone automáticamente
  • El sistema intentará la verificación en la siguiente ejecución (en 22 horas)
  • No recibirá notificación sobre la interrupción
  • Después de la restauración del servicio, las verificaciones continúan normalmente
  • Las interrupciones de ARES son raras, pero pueden ocurrir:
    • Durante el mantenimiento planificado (típicamente de noche o en fines de semana)
    • Durante problemas técnicos
    • Durante sobrecarga del servicio

Límites de la API de ARES

  • La API de ARES tiene límites de conteo de solicitudes
  • El módulo respeta estos límites:
    • No verifica todas las entidades a la vez
    • Distribuye las verificaciones a lo largo del tiempo
    • Con gran número de entidades, la verificación puede tomar más tiempo
  • Si alcanza el límite:
    • Las verificaciones restantes se posponen automáticamente
    • Continúan en la siguiente ejecución

Limitaciones de Detección de Cambios

Cambios de Más de 7 Días

  • El sistema no notifica sobre cambios de más de 7 días
  • Razón: Prevenir notificaciones sobre cambios históricos
  • Escenario: Agrega una entidad que tuvo un cambio hace un mes:
    • El cambio no será detectado durante la primera verificación
    • El sistema lo considera "antiguo" y lo ignora
    • Será notificado solo sobre nuevos cambios que ocurran después de agregar la entidad

Primera Verificación de la Entidad

  • Durante la primera verificación, no se envían notificaciones
  • El sistema solo guarda el estado actual para comparación futura
  • No puede determinar qué es un "cambio" y qué es "estado original"
  • Desde la segunda verificación en adelante, se detectan y reportan cambios

Tipo de Cambios

El sistema detecta solo cambios estructurales en los datos:

  • Adición de nuevo elemento (nuevo ejecutivo, nueva dirección)
  • Eliminación de elemento existente (ejecutivo eliminado)
  • Cambio de valor (cambio de dirección, cambio de participación de accionista)

El sistema no detecta:

  • Cambios cosméticos en el formato
  • Cambios en el orden de elementos (si el contenido no ha cambiado)
  • Correcciones de errores tipográficos en datos existentes (si ARES marca como cambio)

Limitaciones Técnicas

Máximo de Entidades

  • No hay límite fijo en el número total de entidades monitoreadas
  • El límite está determinado por el rendimiento del servidor y los límites de la API de ARES
  • Máximo recomendado: 1000 entidades por empresa
  • Con números mayores:
    • Las verificaciones pueden tomar más tiempo
    • El riesgo de alcanzar los límites de la API aumenta
    • La tabla puede ser menos clara

Importación de Excel

  • Máximo 100 entidades en una importación
  • El límite es fijo y no se puede evitar
  • Para importar cantidades mayores:
    • Divida los datos en múltiples archivos
    • Importe secuencialmente
    • Espere a que se complete cada importación

Tamaño del Archivo Excel

  • Máximo: 60 MB (límite de carga del sistema)
  • Para 100 entidades en Excel: típicamente menos de 1 MB
  • El límite es suficiente para todos los usos comunes

Integración con Otros Módulos

Integración con el Módulo CRM

Uso del Campo Relación

El campo Relación permite la categorización de entidades por su relación con su empresa:

  • Proveedor - Empresas de las que compra
  • Cliente - Empresas a las que vende
  • Competidor - Empresas competidoras
  • Socio - Socios comerciales
  • Categorías personalizadas - Cualquier otra categoría según sea necesario

Flujo de Trabajo con CRM

  1. En el módulo CRM identifique contactos/empresas importantes
  2. Copie su IČ
  3. En el módulo Monitoreo RM agregue el IČ con la relación apropiada
  4. Al recibir notificación de cambio:
    • Vaya al módulo CRM
    • Encuentre la empresa relevante
    • Actualice los datos (dirección, ejecutivo...)
    • Opcionalmente cree una tarea para el vendedor

Importación Masiva desde CRM

  1. En el módulo CRM → Empresas exporte la lista a Excel
  2. En la exportación, encuentre la columna con IČ
  3. Copie los IČ a un nuevo archivo Excel según la plantilla de importación
  4. Agregue la columna Relación (usualmente "cliente" o "proveedor")
  5. Importe al módulo Monitoreo RM

Uso de Datos de ARES

Qué es ARES

ARES (Registro Administrativo de Entidades Económicas) es un sistema gubernamental operado por el Ministerio de Finanzas de la República Checa. Contiene datos de:

  • Registro Mercantil (Ministerio de Justicia)
  • Registro de Comercio (Ministerio de Industria y Comercio)
  • Registro de Entidades Económicas (Oficina Estadística Checa)

Ventajas de Usar ARES

  • Fuente oficial - Datos de registros estatales
  • Datos actuales - Los cambios generalmente se reflejan dentro de las 24 horas
  • Información completa - Todos los datos del Registro Mercantil
  • Verificable - Puede verificarse en el portal justice.cz
  • Gratis - El servicio es gratuito

API de ARES

El módulo usa la API oficial de ARES:

Diferencia Entre ARES y RM

  • ARES - Centro de todos los registros, incluye trabajadores autónomos
  • RM (Registro Mercantil) - Solo empresas comerciales
  • Este módulo usa la parte del RM de ARES
  • Por lo tanto no funciona para trabajadores autónomos (no en el RM)

Integración con el Módulo de Contratos

Monitoreo de Partes Contratantes

  1. En el módulo Contratos identifique contrapartes importantes
  2. Agregue sus IČ al módulo Monitoreo RM con relación "parte contratante"
  3. Al recibir notificación de cambio:
    • Verifique qué cambio ocurrió
    • Especialmente cambios de ejecutivo - afecta la autoridad de firma
    • Especialmente cambios de dirección - necesita actualizar el contrato
    • Especialmente cambios de forma jurídica - puede requerir nuevo contrato
  4. En el módulo Contratos cree un recordatorio o tarea para actualización

Verificación Antes de Firma de Contrato

  1. Antes de concluir el contrato, agregue el IČ de la contraparte al módulo
  2. Espere 1-2 días para ver si se detectan cambios recientes
  3. Haga clic en el enlace a ARES y verifique los datos actuales:
    • Validez del registro
    • Ejecutivos actuales (quién tiene autoridad de firma)
    • Sede de la empresa (dónde enviar documentos)
    • Hecho de que no ocurrieron cambios recientes
  4. Asegúrese de que la persona que firma el contrato sea un ejecutivo autorizado

Flujos de Trabajo Típicos

Escenario 1: Monitoreo de Proveedores

Situación

Tiene 50 proveedores clave y desea estar informado sobre cambios importantes en sus operaciones.

Procedimiento

  1. Exportar datos desde CRM:
    • En el módulo CRM → Empresas filtre los proveedores
    • Exporte la lista a Excel
  2. Preparar importación:
    • Descargue el Excel de muestra del módulo de Monitoreo RM
    • Copie los IČ de proveedores a la columna A
    • Escriba "proveedor" en la columna B
  3. Importar:
    • Importe el Excel al módulo de Monitoreo RM
    • Espere a que se complete la importación
    • Verifique que todos los proveedores fueron agregados exitosamente
  4. Configurar derechos:
    • Asegúrese de tener derecho de Ver + Correos o superior
    • Verifique su dirección de correo electrónico en el perfil
  5. Monitoreo:
    • El sistema comienza automáticamente a verificar todos los proveedores
    • Al cambiar recibe un correo electrónico
  6. Respuesta a cambios:
    • Al recibir correo electrónico sobre cambio de ejecutivo:
      • Verifique el cambio en ARES
      • Verifique contratos válidos con el proveedor
      • Opcionalmente solicite confirmación del cambio
      • Actualice los datos en CRM
    • Al recibir correo electrónico sobre cambio de dirección:
      • Actualice la dirección en CRM
      • Informe a contabilidad sobre la nueva dirección para facturas

Escenario 2: Agregar Competidores Masivamente

Situación

Desea monitorear 30 empresas competidoras en su industria y estar informado sobre sus cambios (expansión, reestructuración, nueva gestión).

Procedimiento

  1. Identificar competidores:
    • Cree una lista de empresas competidoras
    • Para cada empresa, encuentre el IČ (por ejemplo, en ares.gov.cz o desde su sitio web)
  2. Crear archivo Excel:
    • Descargue el Excel de muestra del módulo
    • Liste los IČ de competidores en la columna A
    • Escriba "competidor" en la columna B
    • Opcionalmente use categorías más específicas: "competidor - directo", "competidor - indirecto"
  3. Importar al módulo:
    • Importe el Excel
    • El sistema carga los nombres y comienza a monitorear los cambios
  4. Revisión regular de la tabla:
    • Una vez por semana revise la columna "Último Cambio"
    • Enfóquese en cambios en los últimos 7 días
  5. Analizar cambios de competidores:
    • Cambio de accionista → Posible adquisición o venta de empresa
    • Nuevo ejecutivo → Cambio de gestión, posible nueva estrategia
    • Cambio de actividad → Expansión a nuevos sectores
    • Aumento de capital social → Fortalecimiento de base de capital, crecimiento
    • Cambio de dirección → Reubicación, posible expansión
  6. Usar información:
    • Comparta hallazgos con el departamento de ventas
    • Ajuste sus estrategias comerciales
    • Prepárese para posibles cambios en el mercado

Escenario 3: Verificación Antes de Firma de Contrato

Situación

Está preparando un contrato significativo con un nuevo socio para entrega de bienes por valor de 5 millones de CZK. Desea verificar el estado actual del socio antes de firmar.

Procedimiento

  1. Obtener el IČ del socio:
    • Solicite el IČ del socio potencial
    • O encuéntrelo en su sitio web
    • O busque la empresa por nombre en ARES
  2. Agregar al módulo:
    • Agregue el IČ al módulo de Monitoreo RM
    • Relación: "socio potencial" o "parte contratante"
  3. Verificación inmediata en ARES:
    • Haga clic en el icono de enlace externo junto al nombre
    • Se abre el detalle en ARES
    • Verifique:
      • Validez del registro - ¿La empresa sigue activa?
      • Ejecutivos actuales - ¿Quién tiene autoridad de firma? ¿El nombre coincide con la persona que firmará el contrato?
      • Sede - ¿La sede es real? ¿No es una oficina virtual?
      • Actividades comerciales - ¿La actividad de la empresa corresponde al objeto del contrato?
      • Capital social - ¿Es suficiente para el tamaño del pedido?
      • Fecha del último cambio - ¿Hubo cambios recientes?
  4. Esperar 2-3 días:
    • Mantenga la entidad en el módulo 2-3 días
    • El sistema verifica cambios recientes
    • Si llega notificación de cambio, considere el impacto:
      • Cambio de ejecutivo justo antes de firmar → Solicite explicación
      • Cambio de accionista → Venta de empresa puede estar en progreso
      • Cambio de dirección → Verifique la nueva sede
  5. Verificaciones adicionales:
    • Busque la empresa en el registro de insolvencia
    • Verifique ejecuciones en justice.cz
    • Verifique resultados financieros (estados financieros)
  6. Firma del contrato:
    • Verifique que la persona que firma sea efectivamente ejecutivo autorizado según el RM
    • Use datos actuales de ARES en el contrato (nombre, sede, IČ)
  7. Monitoreo continuo:
    • Mantenga la entidad en el módulo incluso después de la firma del contrato
    • Será informado sobre cambios durante la relación contractual

Escenario 4: Monitoreo Regular de Clientes Clave

Situación

Tiene 20 clientes VIP que generan el 80% de sus ingresos. Desea ser informado inmediatamente sobre cualquier cambio que pueda afectar sus relaciones comerciales.

Procedimiento

  1. Identificar clientes VIP:
    • En el módulo CRM filtre los principales clientes por ingresos
    • Exporte sus IČ
  2. Agregar al módulo:
    • Agregue los IČ manualmente o por importación de Excel
    • Relación: "cliente VIP" o "cliente clave"
  3. Configurar notificaciones:
    • Asegúrese de tener derecho de Ver + Correos
    • Posiblemente comparta el acceso con vendedores responsables de estos clientes
  4. Definir cambios críticos:
    • Cree un procedimiento interno para qué hacer con varios cambios:

Tabla de Respuesta a Cambios:

Tipo de Cambio Acción Persona Responsable
Cambio de ejecutivo
  1. Contacto inmediato con nuevo ejecutivo
  2. Presente nuestra empresa y servicios
  3. Verifique que la cooperación continúa
 Gerente de Cuenta Clave
Cambio de accionista
  1. Averigüe la razón del cambio (¿adquisición?)
  2. Identifique al nuevo propietario
  3. Verifique el impacto en nuestros términos
 Director de Ventas
Cambio de dirección
  1. Actualice en CRM y sistema de contabilidad
  2. Verifique nueva dirección de entrega
  3. Opcionalmente visite la nueva sede
 Vendedor + Contador
Cambio de forma jurídica
  1. Averigüe las razones de transformación
  2. Verifique el impacto del contrato
  3. Opcionalmente prepare nuevos contratos
 Departamento Legal
  1. Verificaciones regulares:
    • Una vez al mes verifique la tabla
    • Ordene por columna "Último Cambio"
    • Revise cambios recientes
    • Asegúrese de que se tomaron todas las acciones necesarias

Resolución de Problemas

Problema: Entidad No Eliminada Después de 3 Días

Síntomas

  • Agregó un IČ que no está en el RM
  • El nombre no se cargó
  • Han pasado más de 3 días
  • La entidad todavía está en la tabla

Posibles Causas y Soluciones

1. La entidad se cargó exitosamente al menos una vez

  • Causa: Si la entidad se cargó al menos una vez durante una verificación, permanece en el sistema permanentemente
  • Solución: Si ya no desea monitorear la entidad, elimínela manualmente

2. No han ocurrido 3 verificaciones todavía

  • Causa: Las verificaciones ocurren cada 22 horas, deben haber 3 intentos fallidos
  • Tiempo: Mínimo 66 horas (casi 3 días)
  • Solución: Espere otro 1-2 días

3. Interrupción temporal de ARES

  • Causa: Si ARES no estaba disponible durante una verificación, no cuenta como intento fallido
  • Solución: Espere varios días más o elimine manualmente

4. La entidad está en el RM pero bajo diferente IČ

  • Causa: Puede haber ingresado un IČ incorrecto
  • Solución: Verifique la exactitud del IČ en ares.gov.cz, corrija si es necesario

Problema: No Recibe Notificaciones por Correo Electrónico

Síntomas

  • Aparecen nuevas fechas en la columna "Último Cambio"
  • No recibió correo electrónico

Lista de Verificación

1. Verificar derechos de usuario

  1. Vaya a Configuración → Usuarios
  2. Encuentre su cuenta
  3. Verifique el derecho de Monitoreo RM
  4. Debe estar configurado en nivel 2 o superior ("Ver + Notificaciones por Correo")
  5. Si solo tiene nivel 1, contacte al administrador

2. Verificar dirección de correo electrónico

  1. Haga clic en su nombre en la esquina superior derecha
  2. Seleccione Mi Perfil
  3. Verifique el campo Correo Electrónico
  4. Debe tener una dirección válida ingresada
  5. Si no, ingrésela y guarde

3. Verificar SPAM

  1. Abra su cliente de correo electrónico
  2. Verifique la carpeta SPAM / Correo no deseado
  3. Si el correo electrónico está allí, márquelo como "No es spam"
  4. Agregue la dirección del remitente a la lista de confianza

4. Verificar antigüedad del cambio

  • El sistema solo notifica sobre cambios de menos de 7 días
  • Si el cambio es más antiguo, no se envía el correo electrónico
  • Verifique en la columna "Último Cambio" cuándo ocurrió el cambio

5. Verificar que no es la primera verificación

  • Si agregó la entidad hoy y el cambio apareció inmediatamente, es la primera verificación
  • Durante la primera verificación no se envían notificaciones
  • Recibirá notificación con los próximos cambios

6. Contactar soporte de TI

  • Si todo lo anterior funciona correctamente y aún no recibe correos electrónicos:
  • Contacte al administrador de eIntranet
  • Proporcione el IČ de la entidad y la fecha esperada del cambio

Problema: El Nombre No Se Carga al Ingresar IČ

Síntomas

  • Ingresó un IČ
  • Hizo clic en Guardar
  • Se agregó la entidad pero el campo Nombre está vacío

Posibles Causas y Soluciones

1. IČ no está en el Registro Mercantil

  • Causa más común
  • Solución:
    1. Verifique en https://or.justice.cz si el IČ está en el RM
    2. Si no, la entidad no puede ser monitoreada por este módulo
    3. La entidad será eliminada automáticamente después de 3 días

2. Error tipográfico en IČ

  • Causa: Ingresó un IČ incorrecto
  • Solución:
    1. Verifique la exactitud del IČ ingresado
    2. Elimine la entidad y agréguela nuevamente con el IČ correcto

3. Interrupción temporal de ARES

  • Causa: El servicio ARES está actualmente no disponible
  • Solución:
    1. Espere 1-2 horas
    2. Verifique la columna "Última Verificación" - muestra la hora de la próxima verificación
    3. Si el nombre no se carga incluso en las próximas verificaciones, elimine y agregue nuevamente más tarde

4. El IČ es extranjero

  • Causa: Ingresó un IČ de empresa extranjera
  • Solución: El módulo solo funciona para IČ checos en el Registro Mercantil checo

Problema: Desea Monitorear un Trabajador Autónomo

Síntomas

  • Tiene el IČ de un trabajador autónomo
  • El nombre no se carga
  • ARES tiene datos pero no en el RM

Explicación

Los trabajadores autónomos no están registrados en el Registro Mercantil. Solo están registrados en el Registro de Comercio, que es parte de ARES pero no es parte del Registro Mercantil.

Por Qué No Funciona

  • El módulo monitorea solo entidades en el Registro Mercantil
  • Trabajadores autónomos no en el RM → el módulo no puede monitorearlos
  • El Registro de Comercio no contiene datos detallados como el RM

Soluciones Alternativas

  • Para monitorear trabajadores autónomos use otros módulos de eIntranet:
  • Módulo CRM - Monitoreo manual de contactos y empresas
  • Módulo de Contratos - Monitoreo de partes contratantes
  • Opcionalmente configure recordatorios manuales para verificaciones regulares

Problema: Cambio Mostrado en Columna Pero No Llegó Correo Electrónico

Síntomas

  • Nueva fecha en la columna "Último Cambio"
  • No recibió correo electrónico
  • Tiene derechos y dirección de correo electrónico configurados correctamente

Posibles Causas

1. El cambio es más antiguo de 7 días

  • El sistema solo notifica sobre cambios de hasta 7 días
  • El cambio mostrado puede haber ocurrido hace más de una semana
  • Este es un comportamiento esperado

2. Entidad recién agregada

  • La primera verificación no envía notificaciones
  • La fecha en "Último Cambio" es del RM, no de la detección del cambio
  • Con el próximo cambio real, llegará el correo electrónico

3. Problema de envío de correo electrónico

  • Caso raro de problema técnico
  • Contacte al soporte de TI

Problema: La Tabla No Carga o Está Vacía

Posibles Causas y Soluciones

1. No tiene derechos de acceso

  • Síntoma: Aparece mensaje "Sin permiso"
  • Solución: Contacte al administrador para asignación de derechos

2. No se han agregado entidades todavía

  • Síntoma: La tabla está vacía, muestra "No hay registros"
  • Solución: Esto está bien, agregue la primera entidad con el botón "Agregar Entidad"

3. Filtro de búsqueda activo

  • Síntoma: Muestra "No hay registros coincidentes"
  • Solución: Borre el contenido del campo de búsqueda en la esquina superior derecha

4. Problema técnico

  • Síntoma: La página no carga o muestra error
  • Solución:
    1. Intente actualizar la página (F5)
    2. Borre la caché del navegador
    3. Pruebe con un navegador diferente
    4. Contacte al soporte de TI

Problema: Falló la Importación de Excel

Posibles Causas y Soluciones

1. Formato de archivo incorrecto

  • Causa: El archivo no está en formato .xlsx
  • Solución: Guarde el archivo como "Libro de Excel (.xlsx)"

2. Columnas faltantes o renombradas

  • Causa: Las columnas no se llaman "IČ" y "Relación" o están en orden incorrecto
  • Solución:
    • La columna A debe contener IČ
    • La columna B debe contener Relación
    • Use el Excel de muestra descargado como plantilla

3. Más de 100 entidades

  • Causa: Se excedió el límite de 100 entidades en una importación
  • Solución: Divida los datos en múltiples archivos e importe secuencialmente

4. IČ inválidos

  • Causa: La columna A contiene valores no numéricos o formatos inválidos
  • Solución:
    • Verifique que todos los IČ son números
    • Elimine cualquier texto o caracteres especiales
    • El IČ debe tener 8 dígitos

5. Archivo Excel corrupto

  • Causa: El archivo está corrupto
  • Solución:
    1. Intente abrir el archivo en Excel y guarde nuevamente
    2. O copie los datos a un nuevo archivo creado desde el Excel de muestra

Preguntas Frecuentes (FAQ)

Preguntas Generales

P: ¿Cuántas entidades puedo monitorear?

R: No hay límite fijo. Recomendamos un máximo de 1000 entidades por empresa para un rendimiento óptimo del sistema.

P: ¿Los datos del módulo se comparten con terceros?

R: No. Todos los datos permanecen en su sistema eIntranet. El módulo solo carga datos disponibles públicamente desde ARES.

P: ¿Cómo se protegen los datos?

R: El acceso al módulo está protegido por derechos de usuario. Los datos son visibles solo para usuarios con permisos asignados. Las notificaciones por correo electrónico se envían solo a usuarios con derechos de nivel 2 y superior.

P: ¿Puedo monitorear empresas extranjeras?

R: No. El módulo solo funciona para entidades registradas en el Registro Mercantil checo. Para empresas extranjeras use otras fuentes o módulos.

P: ¿Cuánto cuesta usar el módulo?

R: El módulo es parte del sistema eIntranet. Usa el servicio gubernamental ARES gratuito. No hay tarifas adicionales.

Preguntas Técnicas

P: ¿De dónde obtiene los datos el módulo?

R: Los datos se cargan del sistema gubernamental ARES (ares.gov.cz), específicamente de la sección del Registro Mercantil. ARES es la fuente oficial operada por el Ministerio de Finanzas de la República Checa.

P: ¿Qué tan actuales son los datos de ARES?

R: Los datos de ARES generalmente se actualizan dentro de las 24 horas del registro del cambio en el Registro Mercantil. Los cambios realizados en el RM se reflejan en ARES el siguiente día hábil.

P: ¿Qué pasa si ARES no está disponible?

R: Las verificaciones se posponen automáticamente. El sistema intentará cargar los datos en la próxima verificación (en ~22 horas). Las interrupciones de ARES son raras.

P: ¿Puedo cambiar la frecuencia de verificación?

R: No. La frecuencia está fijada en ~22 horas y no se puede cambiar. Esta configuración asegura un equilibrio óptimo entre actualidad de datos y carga del servicio.

P: ¿El módulo almacena el historial de cambios?

R: El módulo almacena solo la fecha del último cambio. El historial completo de cambios se puede encontrar en el Registro Mercantil en el portal justice.cz.

Preguntas sobre Notificaciones

P: ¿Puedo elegir sobre qué cambios quiero ser notificado?

R: No. El sistema notifica sobre todos los tipos de cambio (direcciones, ejecutivos, accionistas, forma jurídica, actividades, capital social). No se pueden seleccionar solo algunas categorías.

P: ¿Puedo configurar notificaciones para solo algunas entidades?

R: Las notificaciones dependen de sus derechos de usuario. Si tiene derechos de nivel 2+, recibe notificaciones sobre todas las entidades monitoreadas. No se pueden seleccionar solo algunas.

P: ¿Puedo recibir notificaciones por SMS o aplicación móvil?

R: Actualmente solo se admiten notificaciones por correo electrónico. Para otros tipos de notificación contacte al soporte de TI.

P: ¿Recibiré notificaciones sobre cambios pequeños?

R: Sí. El sistema notifica sobre todos los cambios detectados independientemente de su tamaño o importancia. La evaluación de la significancia del cambio depende de usted.

P: ¿Puedo cancelar la suscripción a notificaciones pero mantener el acceso al módulo?

R: Sí. Pida al administrador que cambie su derecho al nivel 1 ("Solo Visualización"). Podrá ver los datos pero no recibirá correos electrónicos.

Preguntas sobre Permisos

P: ¿Quién puede agregar entidades?

R: Usuarios con derechos de nivel 3 o 4 (Ver + Correos + Agregar, o Derechos Completos).

P: ¿Quién puede eliminar entidades?

R: Solo usuarios con derechos de nivel 4 (Derechos Completos).

P: ¿Puedo ver quién agregó una entidad específica?

R: Actualmente esta información no está disponible en la interfaz. Para auditoría contacte al soporte de TI.

P: ¿Cómo cambio mis permisos?

R: No puede cambiar sus propios permisos. Pida al administrador del sistema que modifique sus derechos.

Preguntas sobre Datos

P: ¿Qué significa la columna "Último Cambio" vacía?

R: No ha ocurrido ningún cambio en la entidad desde que fue agregada al módulo.

P: ¿Por qué se muestra el cambio pero no recibí correo electrónico?

R: El cambio probablemente es más antiguo de 7 días, o fue la primera verificación de la entidad. El sistema solo notifica sobre cambios de menos de 7 días.

P: ¿Puedo exportar el historial de cambios?

R: El módulo almacena solo el estado actual y la fecha del último cambio. Para el historial de cambios use el portal justice.cz.

P: ¿Son los datos del módulo legalmente vinculantes?

R: No. Este es un sistema de información. Los datos legalmente vinculantes están solo en el extracto oficial del Registro Mercantil en el portal justice.cz.

Términos Clave y Abreviaturas

RM (Registro Mercantil)

Registro público mantenido por el Ministerio de Justicia de la República Checa, que contiene datos sobre empresas comerciales y ciertas otras entidades legales. El registro se rige por la Ley No. 304/2013 Coll., sobre registros públicos de personas jurídicas y naturales.

ARES (Registro Administrativo de Entidades Económicas)

Sistema de información operado por el Ministerio de Finanzas de la República Checa, que permite buscar y verificar datos básicos sobre entidades económicas registradas en la República Checa. Sirve como centro central para datos de varios registros.

IČ (Número de Identificación)

Número de ocho dígitos asignado por la Oficina Estadística Checa que identifica únicamente una entidad económica en la República Checa. También se refiere como ID Comercial.

Órgano Estatutario

Persona o grupo de personas autorizadas para actuar en nombre de la empresa y vincularla a terceros. En SRL es el ejecutivo, en SA es la junta directiva.

Forma Jurídica

Tipo de entidad legal según el Código de Comercio. Formas más comunes: SRL (Sociedad de Responsabilidad Limitada), SA (Sociedad Anónima), SC (Sociedad Colectiva), SCP (Sociedad en Comandita).

Capital Social

Contribuciones monetarias o no monetarias de los accionistas a la empresa, formando la base de activos de la empresa. El monto mínimo es establecido por ley (por ejemplo, 1 CZK para SRL después de la enmienda).

Método de Actuación

Reglas que determinan cómo los órganos estatutarios de la empresa firman documentos y vinculan a la empresa. Por ejemplo: el ejecutivo actúa independientemente, o dos ejecutivos actúan conjuntamente.

API (Interfaz de Programación de Aplicaciones)

Interfaz para conexión programática al sistema. ARES proporciona API que permite la carga automatizada de datos sin necesidad de verificación manual en sitios web.

RAG (Generación Aumentada por Recuperación)

Tecnología que combina recuperación de información con generación de respuestas usando inteligencia artificial. En el contexto de eIntranet, permite al asistente de IA responder preguntas basadas en esta documentación.

Trabajador Autónomo

Persona natural que hace negocios basándose en licencia comercial. Los trabajadores autónomos no están registrados en el Registro Mercantil sino en el Registro de Comercio.

Documentación Relacionada

Documentación Interna de eIntranet

  • Módulo CRM - Gestión de empresas y contactos
  • Módulo de Contratos - Gestión de relaciones contractuales
  • Módulo de Configuración - Configuración del sistema y derechos de usuario
  • Guía del Usuario de eIntranet - Orientación básica del sistema

Recursos Externos

Información de Contacto

  • Soporte Técnico de eIntranet - Su departamento de TI interno o proveedor del sistema
  • Administrador del Sistema - Para cambios de permisos y configuración del módulo
  • Soporte de ARES - Para problemas con el servicio ARES: ares@mfcr.cz

Versión de la Documentación

Versión: 1.0

Fecha de Lanzamiento: 11 de noviembre de 2025

Válido para: eIntranet versión 8.2 y más reciente

Autor: Especialista en Documentación de Claude Code

Última Revisión: 11.11.2025

Historial de Cambios de la Documentación

Versión Fecha Cambios Autor
1.0 11.11.2025 Primer lanzamiento de documentación completa del usuario Claude Code

Este documento fue creado como guía completa del usuario para el módulo de Monitoreo del RM en el sistema eIntranet.net.
Para actualizaciones y comentarios, contacte al administrador del sistema.