Mensajes de Datos (Buzones de Datos)

Descripción del Módulo

Propósito

El módulo de Mensajes de Datos permite la gestión completa de la comunicación electrónica a través del sistema de buzones de datos. Se utiliza para recibir, enviar, archivar y procesar mensajes de datos directamente desde el entorno de eIntranet.net. El sistema admite la conexión de múltiples buzones de datos, descarga automática de mensajes, reglas de automatización, búsqueda de texto completo e integración con otros módulos del sistema.

Funcionalidades Principales

• Conexión y gestión de múltiples buzones de datos
• Descarga automática de mensajes recibidos y enviados
• Creación y envío de nuevos mensajes de datos
• Respuesta, reenvío y archivado de mensajes
• Reglas para el procesamiento automático de mensajes
• Búsqueda de texto completo en el contenido de archivos adjuntos
• Solicitudes de extractos de registros (Registro Mercantil, Antecedentes Penales)
• Mensajes de datos postales
• Integración con los módulos de Facturas Recibidas y Bajas por Enfermedad Electrónicas
• Exportación e importación de mensajes en formato ZFO
• Categorización de mensajes mediante etiquetas
• Envío diferido de mensajes
• Reenvío de mensajes para resolución a usuarios o grupos

Destinatarios

El módulo está destinado a todos los usuarios de la organización que necesitan comunicarse a través de buzones de datos, desde el personal administrativo pasando por los jefes de departamento hasta la dirección. Los diferentes niveles de permisos permiten personalizar el acceso para cada rol individual.

Configuración e Instalación

Acceso a la Configuración

La configuración del módulo se encuentra en la sección Configuración → Mensajes de Datos. Solo los usuarios con permisos de gestión del módulo tienen acceso a esta sección.

Conexión de un Buzón de Datos

Procedimiento de Conexión

1. En la configuración del módulo, haga clic en el botón Agregar Nueva Conexión
2. Complete las credenciales de inicio de sesión:
   • Nombre de usuario - nombre de inicio de sesión para el buzón de datos
   • Contraseña - contraseña de acceso
   • Nombre personalizado (opcional) - para mejor identificación en el sistema
3. Marque Activo para activar la conexión
4. Configure si desea Guardar Contraseña (recomendado para descarga automática)
5. Haga clic en Guardar

Después de guardar, el sistema verificará las credenciales de inicio de sesión y cargará automáticamente información sobre el buzón de datos, incluyendo la fecha de expiración de la contraseña.

Descarga Automática de Mensajes

Para cada buzón de datos conectado, puede configurar:

• Descarga automática - los mensajes se descargan a intervalos regulares en segundo plano
• Reenvío por correo electrónico - seleccione los usuarios que recibirán una notificación por correo cuando llegue un nuevo mensaje
• Asignación automática de responsable - los nuevos mensajes se reenvían automáticamente a un usuario seleccionado para su resolución
• Marcar mensajes recibidos como leídos - los mensajes se marcan automáticamente como leídos en el sistema oficial de buzones de datos después de la descarga
• No descargar en fines de semana y festivos - limitar la descarga automática solo a días laborables

Visualización como Persona Autorizada

Para uso avanzado, puede configurar el acceso a través de una persona autorizada. Este acceso permite ver el buzón de datos sin causar la entrega del mensaje según la ley. Complete:

• Nombre de usuario de la persona autorizada
• Contraseña de la persona autorizada

Reglas de Automatización

Qué Son las Reglas

Las reglas permiten automatizar el procesamiento de mensajes de datos basándose en condiciones definidas. Puede configurar acciones automáticas que se ejecutan al recibir o enviar un mensaje que cumple los criterios establecidos.

Creación de una Nueva Regla

1. En la configuración del módulo, vaya a la pestaña Reglas
2. Haga clic en Agregar Nueva Regla
3. Complete los parámetros de la regla:
   • Nombre de la regla - nombre descriptivo para identificación
   • Activa - habilita/deshabilita la regla
   • Cuándo activar - al recibir o enviar un mensaje
   • Condiciones - remitente, destinatario, asunto del mensaje, palabras clave
   • Acciones:
     • Reenviar para resolución a usuario o grupo
     • Mover a resueltos
     • Agregar etiqueta
     • Enviar notificación por correo electrónico
     • Mover al módulo de Facturas Recibidas
4. Guarde la regla

Prueba de Reglas

Recomendamos probar la regla primero en una pequeña muestra de mensajes. Puede usar la función Probar Regla, que muestra a qué mensajes se aplicaría la regla.

Etiquetas y Categorías

Si la función Etiquetas para mensajes de datos está activada en la configuración de la empresa, puede categorizar los mensajes usando etiquetas de colores. Las etiquetas se gestionan en la sección Configuración → Mensajes de Datos → Etiquetas.

Creación de una Etiqueta

1. Vaya a Configuración → Mensajes de Datos → Etiquetas
2. Haga clic en Agregar Nueva Etiqueta
3. Introduzca el nombre de la etiqueta y seleccione un color
4. Guarde

Permisos de Usuario

El sistema ofrece una gestión detallada de los derechos de acceso para el módulo de Mensajes de Datos. Los derechos se configuran individualmente para cada usuario en la sección Gestión de Usuarios.

Niveles de Permisos de Acceso

Sin Acceso

El usuario no tiene acceso al módulo de Mensajes de Datos.

Leer Asignados para Resolución

El nivel de acceso más bajo. El usuario puede:

• Ver solo los mensajes específicamente asignados a él para resolución
• Agregar notas a estos mensajes
• Descargar archivos adjuntos
• Marcar un mensaje como resuelto

Leer Todos

El usuario puede:

• Ver todos los mensajes de datos de la empresa
• Descargar archivos adjuntos y archivos ZFO
• Agregar notas
• Reenviar mensajes a otros usuarios
• Marcar mensajes como resueltos

No puede crear ni enviar nuevos mensajes.

Crear Mensajes para Envío

Además de los derechos de "Leer Todos", el usuario puede:

• Crear nuevos mensajes de datos
• Preparar mensajes para envío
• Responder a mensajes recibidos
• Reenviar mensajes

Los mensajes se preparan con el estado "Listo para Enviar", pero no pueden enviarse de forma independiente.

Descargar Mensajes

Además de los derechos de "Leer Todos", el usuario puede:

• Iniciar la descarga manual de mensajes desde los buzones de datos
• Ver mensajes usando una persona autorizada

Enviar Mensajes

El nivel de permiso de acceso más alto. El usuario puede:

• Crear nuevos mensajes de datos
• Enviar mensajes inmediatamente
• Enviar mensajes preparados por otros usuarios
• Descargar mensajes de los buzones de datos
• Usar todas las funciones del módulo

Restricción del Acceso a Buzones de Datos Específicos

Para cada usuario, puede configurar a qué buzones de datos conectados tiene acceso:

• Todos los buzones de datos - configuración predeterminada, el usuario ve mensajes de todos los buzones conectados
• Buzones de datos seleccionados - el usuario ve solo mensajes de los buzones marcados

Recomendaciones para Diferentes Roles

Personal Administrativo

• Permiso: Leer Todos + Crear Mensajes para Envío
• Acceso: Buzones de datos seleccionados según la agenda

Jefe de Departamento

• Permiso: Enviar Mensajes
• Acceso: Buzones de datos del departamento

Administrador de TI

• Permiso: Enviar Mensajes + Descargar Mensajes
• Acceso: Todos los buzones de datos

Dirección

• Permiso: Leer Todos
• Acceso: Todos los buzones de datos (solo visualización)

Interfaz de Usuario

Pantalla Principal

Al abrir el módulo Mensajes de Datos desde el menú principal, se muestra una vista general de mensajes dividida en pestañas por estado:

Recibidos

Mensajes que se han descargado del buzón de datos y aún no se han asignado a nadie para su resolución. Aquí se muestran todos los mensajes recién llegados que esperan procesamiento. El número de mensajes en este estado se muestra en una insignia junto al nombre de la pestaña.

En Proceso

Mensajes que se han asignado a un usuario o grupo de usuarios específico para su resolución pero que aún no se han marcado como resueltos. En este estado, está procesando activamente los mensajes.

Resueltos

Mensajes que se han procesado completamente y se han marcado como resueltos. Esta sección sirve como archivo de asuntos resueltos.

Listos para Enviar

Mensajes preparados para envío, esperando la aprobación final y el envío por un usuario con los permisos apropiados. Esta pestaña se muestra solo a usuarios con permiso para crear o enviar mensajes.

Enviados

Mensajes que se han enviado exitosamente desde el buzón de datos. Aquí puede seguir el historial de comunicaciones enviadas y verificar las confirmaciones de entrega y los acuses de recibo.

Nuevo Mensaje

Pestaña para crear y enviar un nuevo mensaje de datos. Se muestra solo a usuarios con permiso para crear mensajes.

Filtro y Búsqueda

Filtrado Avanzado

Encima de la lista de mensajes está la sección Filtro, que se expande haciendo clic en el icono +/-. El filtro permite limitar los mensajes mostrados según los siguientes criterios:

• Destinatario - seleccione un destinatario específico de la lista de todos los destinatarios
• Remitente - filtrar por remitente del mensaje
• Fecha de Entrega - rango de tiempo (desde - hasta) para la entrega del mensaje al buzón de datos
• Archivo Contiene - búsqueda de texto completo en el contenido de archivos adjuntos (funciona solo para mensajes cuyos archivos adjuntos han sido indexados)
• Asunto - buscar en el asunto del mensaje

Después de configurar los filtros, haga clic en el botón Buscar. Para borrar todos los filtros, use el botón Cancelar.

Búsqueda Rápida

En la esquina superior derecha de la tabla de mensajes está el campo Buscar, que permite la búsqueda instantánea en las columnas de la tabla actualmente mostradas. Simplemente comience a escribir y la tabla se filtrará automáticamente.

Filtrado por Etiquetas

Si la función de etiquetas está activa, se muestra una fila de botones de colores con nombres de etiquetas encima de la tabla. Al hacer clic en una etiqueta se muestran solo los mensajes con esa etiqueta. El botón Todos muestra todos los mensajes independientemente de las etiquetas.

Botones y Acciones

En las Secciones de Recibidos y Enviados

Descargar Mensajes De

Menú desplegable para seleccionar el buzón de datos del que desea descargar mensajes. Solo se muestran los buzones de datos conectados activos.

Botón Descargar Mensajes Recibidos y Enviados

Inicia el proceso de descarga de nuevos mensajes recibidos e información sobre mensajes enviados (confirmaciones de entrega, acuses de recibo) desde el buzón de datos seleccionado.

Ver Nuevos Mensajes de los Últimos 10 Días Usando Persona Autorizada

Si se ha configurado una persona autorizada, este botón permite ver la lista de nuevos mensajes sin causar su entrega. Útil para verificar rápidamente el contenido de la bandeja de entrada.

En la Lista de Mensajes

Seleccionar Todos

En las secciones de Recibidos y En Proceso, puede seleccionar mensajes en masa usando casillas de verificación. El botón Seleccionar Todos selecciona todos los mensajes visibles.

Mover Seleccionados a Resueltos

Después de seleccionar mensajes, este botón mueve todos los mensajes seleccionados a la vez al estado Resueltos.

Operaciones Básicas

Descarga de Mensajes

Descarga Manual de Mensajes

1. Vaya a la pestaña Recibidos o Enviados
2. En la sección "Descargar mensajes de", seleccione el buzón de datos del que desea descargar mensajes
3. Si la contraseña no está guardada en el sistema, aparecerá un campo para introducir la contraseña - introdúzcala
4. Haga clic en el botón Descargar Mensajes Recibidos y Enviados
5. El sistema mostrará una ventana de diálogo con el progreso de la descarga
6. Después de completarse, la lista de mensajes se actualizará automáticamente

Descarga Automática

Si la descarga automática está activada en la configuración del buzón de datos, el sistema verifica regularmente si hay nuevos mensajes en segundo plano sin intervención manual. El intervalo de verificación se configura globalmente para todo el sistema (generalmente cada 15-30 minutos).

Visualización como Persona Autorizada

Esta función permite ver la lista de nuevos mensajes sin causar su entrega:

1. En la sección "Ver nuevos mensajes de los últimos 10 días usando Persona Autorizada", seleccione el buzón de datos
2. Haga clic en el botón Mostrar Lista
3. El sistema mostrará una vista general de mensajes incluyendo su asunto y remitente
4. Los mensajes no se descargan al sistema y no causan entrega legal

Nota: Para ver como persona autorizada, las credenciales de inicio de sesión de la persona autorizada deben estar completadas en la configuración del buzón de datos.

Trabajo con Mensajes Recibidos

Visualización de la Lista de Mensajes Recibidos

Haga clic en la pestaña Recibidos. La tabla muestra:

• Número ISDS - número de identificación único del mensaje
• De - remitente del mensaje y su ID de buzón de datos
• Para - destinatario del mensaje (su buzón de datos)
• Asunto - asunto del mensaje
• Entregado - fecha y hora de entrega del mensaje al buzón de datos
• Recibido - fecha y hora en que el mensaje fue recibido (leído o después de 10 días)
• Descargado - cuándo se descargó el mensaje a eIntranet
• Fecha límite - fecha límite para resolución (si está configurada)
• Responsable - usuario o grupo al que se asignó el mensaje

Apertura del Detalle del Mensaje

Haga clic en la fila del mensaje en la tabla. Se abre el detalle del mensaje con la siguiente información:

Información Básica:

• Número ISDS
• Remitente y su ID de buzón de datos
• Destinatario y su ID de buzón de datos
• Asunto del mensaje
• Fecha de entrega
• Fecha de recepción
• Fecha de descarga a eIntranet
• Fecha límite para resolución

Información Adicional:

• Número de referencia del Destinatario/Remitente
• Referencia de archivo del Destinatario/Remitente
• Atención

Archivos Adjuntos:

• Lista de todos los archivos adjuntos con opción de descarga
• Archivo ZFO del mensaje
• Archivo ZFO de confirmación de entrega

Descarga de Archivos Adjuntos y Archivos ZFO

En el detalle del mensaje, haga clic en el nombre del archivo adjunto o en el enlace del archivo ZFO. El archivo se descargará a su computadora.

Formato ZFO:

Los archivos ZFO son un formato especial para almacenar mensajes de datos. Contienen el mensaje completo incluyendo todos los archivos adjuntos y la firma electrónica. Para abrir archivos ZFO, necesita tener instalado 602XML Filler u otro software compatible. Los archivos ZFO son adecuados para:

• Archivado a largo plazo de mensajes de datos
• Conversión a formato papel en sucursales de Czech POINT
• Transferencia a terceros como material probatorio

Agregar una Nota a un Mensaje

1. En el detalle del mensaje, vaya a la sección Notas
2. Haga clic en el botón Agregar Nota
3. Escriba el texto de la nota
4. Opcionalmente agregue archivos adjuntos a la nota
5. Haga clic en Guardar

Las notas son visibles para todos los usuarios con acceso al mensaje y sirven para documentar el proceso de resolución.

Marcar un Mensaje como Resuelto

En el detalle del mensaje, haga clic en el botón verde Marcar como Resuelto. El mensaje se moverá a la pestaña Resueltos y ya no aparecerá entre las tareas activas.

Reenvío de un Mensaje para Resolución

Reenvío a un Usuario:

1. En el detalle del mensaje, haga clic en el botón Reenviar para Resolución a Usuario
2. Seleccione un usuario de la lista
3. Opcionalmente establezca una fecha límite para resolución
4. Opcionalmente agregue una nota al reenvío
5. Haga clic en Reenviar

El usuario recibirá una notificación por correo electrónico (si tiene las notificaciones por correo habilitadas) y el mensaje aparecerá en su sección En Proceso.

Reenvío a un Grupo:

1. En el detalle del mensaje, haga clic en el botón Reenviar para Resolución a Grupo
2. Seleccione un grupo de usuarios
3. Opcionalmente establezca una fecha límite y nota
4. Haga clic en Reenviar

El mensaje será accesible para todos los miembros del grupo. Cualquier persona del grupo puede tomar el mensaje para resolución.

Creación y Envío de un Nuevo Mensaje

Guía Paso a Paso

Paso 1: Selección del Buzón de Datos de Envío

1. Haga clic en la pestaña Nuevo Mensaje
2. En el campo De, seleccione el buzón de datos desde el que desea enviar el mensaje
3. El sistema mostrará información sobre el buzón de datos seleccionado (nombre, ID, tipo)

Paso 2: Selección del Destinatario

Selección desde la Libreta de Direcciones:

1. En el campo Para (Dirección de la Libreta de Direcciones), comience a escribir el nombre del destinatario o el ID del buzón de datos
2. El sistema busca automáticamente coincidencias en la libreta de direcciones
3. Seleccione el destinatario correcto de la lista

Búsqueda de una Nueva Dirección:

1. Haga clic en el botón Buscar Otra Dirección
2. Introduzca los criterios de búsqueda:
   • ID del buzón de datos
   • Número de identificación de la empresa
   • Nombre
   • Dirección
3. Haga clic en Buscar
4. Seleccione el destinatario correcto de la lista de resultados
5. Haga clic en Seleccionar

La dirección seleccionada se guarda automáticamente en la libreta de direcciones para uso futuro.

Paso 3: Completar los Detalles del Mensaje

Campos Obligatorios:

• Asunto - asunto breve y descriptivo del mensaje (campo obligatorio)

Campos Adicionales Opcionales:

Haga clic en el botón Elementos Adicionales del Encabezado para mostrar más campos:

• Número de Referencia del Destinatario - número de referencia del lado del destinatario
• Referencia de Archivo del Destinatario - referencia de archivo del destinatario
• Atención - persona específica del lado del destinatario (máx. 30 caracteres)
• Número de Referencia del Remitente - su número de referencia
• Referencia de Archivo del Remitente - su referencia de archivo

Paso 4: Agregar Archivos Adjuntos

1. En la sección Archivos Adjuntos, arrastre archivos al área designada o haga clic para seleccionar archivos
2. Puede agregar hasta 60 archivos, el tamaño total no debe exceder 20 MB
3. Formatos soportados: cer, crt, der, doc, docx, dbf, dgn, dwg, edi, fo, gfs, gif, gml, html, htm, isdoc, isdocx, jfif, jpeg, jpg, mpeg, mpg, mp2, mp3, odp, ods, odt, pdf, pk7, png, ppt, pptx, prj, p7b, p7c, p7f, p7m, p7s, qix, rtf, sbn, sbx, shp, shx, tiff, tif, tst, tsr, txt, wav, xls, xlsx, xml, xsd, zfo
4. Puede crear nuevos archivos directamente en el sistema haciendo clic en el icono de OnlyOffice

Paso 5: Respuesta de Texto (Opcional)

Si la función está activa, puede usar el campo Campo de Texto para Respuesta Simple:

1. Escriba el texto de la respuesta directamente en el campo de texto
2. Al enviar, el texto se convierte automáticamente en un archivo PDF llamado "Zprava.pdf"
3. El PDF se agrega a los archivos adjuntos del mensaje

Esta función es útil para respuestas simples rápidas sin necesidad de crear un documento separado.

Paso 6: Envío o Preparación para Envío

Tiene dos opciones:

Preparar para Envío:

• Haga clic en el botón azul Preparar para Envío
• El mensaje se guardará en la pestaña "Listo para Enviar"
• Un usuario con permiso para enviar mensajes puede revisarlo y enviarlo
• Este botón está disponible para todos los usuarios con permiso para crear mensajes

Enviar Inmediatamente:

• Haga clic en el botón verde Enviar
• El mensaje se envía inmediatamente al buzón de datos del destinatario
• Este botón está disponible solo para usuarios con permiso para enviar mensajes
• Después del envío, el mensaje se mueve a la pestaña "Enviados"

Envío a Múltiples Destinatarios a la Vez

Si la función está activa en la configuración de la empresa, puede seleccionar múltiples destinatarios en el campo Para. El sistema crea y envía automáticamente un mensaje separado a cada destinatario con el mismo contenido y archivos adjuntos.

Responder y Reenviar

Responder a un Mensaje Recibido

1. Abra el detalle del mensaje recibido
2. Haga clic en el botón azul Responder
3. Se abre un nuevo formulario de mensaje con datos prellenados:
   • El destinatario se establece automáticamente como el remitente original
   • El asunto se prellena con el prefijo "RE: "
   • Los archivos adjuntos originales se copian automáticamente
   • Otros datos del encabezado se toman del mensaje original
4. Edite el mensaje según sea necesario, agregue o elimine archivos adjuntos
5. Envíe o prepare para envío

Reenvío de un Mensaje

1. Abra el detalle del mensaje que desea reenviar
2. Haga clic en el botón azul Reenviar
3. Se abre un nuevo formulario de mensaje con datos prellenados:
   • El asunto se prellena con el prefijo "FWD: "
   • Todos los archivos adjuntos del mensaje original se copian
4. Seleccione un nuevo destinatario
5. Edite el mensaje y envíe

Uso de un Mensaje como Plantilla

Para mensajes enviados repetidamente, puede usar la función de plantilla:

1. Abra el detalle de un mensaje enviado o un mensaje preparado para envío
2. Haga clic en el botón azul Usar como Plantilla
3. Se abre un nuevo formulario de mensaje con datos prellenados del mensaje original
4. Los archivos adjuntos no se copian - debe agregarlos nuevamente
5. Edite el destinatario y otros datos según sea necesario
6. Envíe el mensaje

Funciones Avanzadas

Solicitudes de Extractos de Registros

El sistema permite la creación y envío fácil de solicitudes de extractos oficiales a través del servicio Czech POINT. Los extractos son gratuitos y generalmente se entregan en 2 horas en días laborables.

Tipos de Extractos Disponibles

Para Personas Jurídicas:

• Extracto del Registro Mercantil - información actual sobre una persona jurídica registrada en el Registro Mercantil
• Extracto de Antecedentes Penales de Personas Jurídicas - información sobre los antecedentes penales de una persona jurídica

Para Personas Físicas:

• Extracto de Antecedentes Penales - Buena Conducta - extracto básico para demostrar buena conducta
• Extracto de Antecedentes Penales - Buena Conducta para Trabajo con Menores - extracto ampliado para el propósito de realizar actividades profesionales o de voluntariado organizado que implican contacto directo y regular con menores

Procedimiento de Solicitud de Extracto

1. Haga clic en la pestaña Nuevo Mensaje
2. En el campo De, seleccione el buzón de datos para el cual desea obtener el extracto
3. En el campo Plantilla, seleccione el tipo de extracto requerido
4. El sistema completa automáticamente todos los datos necesarios y crea una solicitud XML
5. No necesita completar nada más - haga clic en Enviar

Nota: Las plantillas se muestran solo para el tipo de buzón de datos correspondiente (p. ej., la plantilla de extracto del Registro Mercantil se muestra solo para buzones de datos de personas jurídicas).

Qué Esperar Después del Envío

• La solicitud se envía inmediatamente al sistema Czech POINT
• En días laborables, generalmente recibe una respuesta en 2 horas
• El extracto llega como un nuevo mensaje de datos en la sección Recibidos
• El extracto está firmado electrónicamente y tiene plena validez legal
• Puede usarlo directamente o imprimirlo a través de Czech POINT

Reglas de Automatización

Qué Son las Reglas y Cuándo Usarlas

Las reglas permiten automatizar tareas repetitivas al procesar mensajes de datos. Son particularmente útiles para:

• Asignar automáticamente mensajes a personas responsables según el remitente o el tema
• Clasificar mensajes en categorías usando etiquetas
• Mover facturas al módulo de Facturas Recibidas
• Enviar notificaciones a personas responsables
• Marcar mensajes rutinarios como resueltos

Creación de una Regla Paso a Paso

1. Vaya a Configuración → Mensajes de Datos → Reglas
2. Haga clic en Agregar Nueva Regla
3. Complete la información básica:
   • Nombre de la Regla - nombre descriptivo para fácil identificación
   • Descripción - descripción detallada del propósito de la regla
   • Activa - marque para activar la regla
4. Configure el disparador (cuándo se activa la regla):
   • Al recibir mensaje - la regla se activa cuando se descarga un nuevo mensaje recibido
   • Al enviar mensaje - la regla se activa después de enviar un mensaje
5. Defina las condiciones:
   • ID del remitente contiene - parte o todo el ID del buzón de datos del remitente
   • Nombre del remitente contiene - palabras clave en el nombre del remitente
   • Asunto contiene - palabras clave en el asunto del mensaje
   • ID del destinatario - buzón de datos específico del destinatario
6. Configure las acciones a realizar:
   • Reenviar para resolución a usuario - seleccione un usuario
   • Reenviar para resolución a grupo - seleccione un grupo
   • Mover a resueltos
   • Agregar etiqueta - seleccione una etiqueta para etiquetar
   • Enviar correo electrónico - seleccione usuarios para recibir notificación
   • Mover a facturas recibidas
7. Haga clic en Guardar

Ejemplos de Reglas Útiles

Asignación Automática de Facturas:

• Condición: El asunto contiene "factura" o "invoice"
• Acción: Reenviar para resolución al usuario de contabilidad + Agregar etiqueta "Factura"

Procesamiento de Documentos Oficiales:

• Condición: El remitente contiene "Hacienda"
• Acción: Reenviar para resolución al jefe del departamento económico + Enviar correo electrónico al director

Archivado Automático de Confirmaciones:

• Condición: El asunto contiene "confirmación de recibo"
• Acción: Agregar etiqueta "Confirmación" + Mover a resueltos

Prueba de Reglas

Recomendamos probar la regla antes de activarla:

1. Cree la regla pero no la deje activa
2. En la lista de reglas, haga clic en Probar
3. El sistema muestra a qué mensajes existentes se aplicaría la regla
4. Verifique los resultados y ajuste las condiciones según sea necesario
5. Después de verificar la corrección, active la regla

Envío Diferido

La función de envío diferido permite programar un mensaje de datos para que se envíe en una fecha y hora específicas. Es útil para:

• Enviar mensajes durante el horario laboral incluso cuando los prepara por la noche o los fines de semana
• Coordinar la comunicación con otras tareas
• Cumplir plazos específicos para el envío

Configuración del Envío Diferido

Al crear un nuevo mensaje:

1. Complete todos los detalles del mensaje como de costumbre
2. Haga clic en el botón Enviar a Hora Programada
3. Aparecerá un formulario para configurar la hora:
   • Seleccione la opción Enviar a Hora Programada
   • Fecha - seleccione el día de envío
   • Hora - establezca la hora exacta (en formato HH:MM)
4. Haga clic en Preparar para Envío

El mensaje se guardará en la sección "Listo para Enviar" y el sistema lo enviará automáticamente en la fecha y hora establecidas.

Para un mensaje ya creado listo para enviar:

1. Abra el detalle del mensaje desde la sección "Listo para Enviar"
2. Haga clic en el botón Enviar Diferido
3. Establezca la fecha y hora de la misma manera
4. Los cambios se guardan automáticamente

Cancelación del Envío Diferido

Si necesita cancelar o cambiar el envío diferido:

1. Abra el detalle del mensaje
2. Haga clic en Enviar Diferido
3. Seleccione la opción Enviar Inmediatamente
4. El mensaje vuelve al modo de envío estándar

Función de Copia de Carbón

La función "Copia de Carbón" permite informar a otros usuarios sobre un mensaje enviado, incluso si no están resolviendo directamente el asunto. Los usuarios informados pueden agregar una nota o marcar que han tomado conocimiento de la información.

Configuración al Crear un Mensaje

1. Al crear un nuevo mensaje, haga clic en el botón Copia de Carbón
2. Aparece una lista de usuarios con acceso a mensajes de datos
3. Marque los usuarios que deben ser informados
4. Envíe el mensaje

Configuración para un Mensaje Ya Enviado

1. Abra el detalle de un mensaje preparado para envío
2. Haga clic en el botón Copia de Carbón
3. Seleccione usuarios
4. Envíe el mensaje

Después de enviar el mensaje, los usuarios seleccionados reciben una notificación por correo electrónico con un enlace al detalle del mensaje. En el detalle del mensaje, pueden agregar su propia nota o marcar que han tomado conocimiento de la información.

Operaciones Masivas

Para el procesamiento eficiente de un mayor número de mensajes a la vez, puede usar operaciones masivas.

Mover Masivamente a Resueltos

1. Vaya a la pestaña Recibidos o En Proceso
2. Marque las casillas junto a los mensajes que desea mover
3. O haga clic en Seleccionar Todos para seleccionar todos los mensajes visibles
4. Haga clic en el botón verde Mover Seleccionados a Resueltos
5. El sistema mueve todos los mensajes seleccionados a la sección Resueltos

Consejo: Antes de usar una operación masiva, use el filtro para mostrar solo los mensajes que desea procesar (p. ej., todos los mensajes anteriores/posteriores a una fecha determinada o de un remitente específico).

Integración con Otros Módulos

Mover al Módulo de Facturas Recibidas

Si el módulo de Facturas Recibidas está activo, puede mover fácilmente una factura recibida en un mensaje de datos a los registros de facturas:

1. Abra el detalle del mensaje recibido que contiene la factura
2. Haga clic en el botón verde A Facturas Recibidas
3. El sistema crea una nueva factura recibida con los siguientes datos:
   • El proveedor se completa basándose en el remitente del mensaje
   • Los archivos adjuntos del mensaje de datos se adjuntan automáticamente a la factura
   • La nota contiene un enlace al mensaje de datos original
4. Se abre el detalle de la factura recién creada
5. Complete los datos adicionales de la factura (monto, fecha de vencimiento, datos contables)
6. Guarde la factura

El mensaje de datos original permanece en el sistema y está vinculado a la factura.

Procesamiento de Bajas por Enfermedad Electrónicas

Si el módulo de Bajas por Enfermedad Electrónicas está activo, el sistema reconoce automáticamente los mensajes de datos que contienen bajas por enfermedad electrónicas de la Administración de Seguridad Social Checa. Para estos mensajes aparece un botón especial:

1. Abra el detalle del mensaje con Baja por Enfermedad Electrónica (el asunto del mensaje contiene "ČSSZ eNeschopenka")
2. Haga clic en el botón verde Cargar a Bajas por Enfermedad Electrónicas
3. El sistema automáticamente:
   • Analiza el archivo XML adjunto con los datos de la baja por enfermedad
   • Busca al empleado en la base de datos por número de identificación personal
   • Crea un registro de baja por enfermedad en el módulo de Bajas por Enfermedad Electrónicas
   • Adjunta los archivos del mensaje de datos
4. Se abre el detalle de la baja por enfermedad recién creada
5. Verifique los datos y ajuste si es necesario

Creación de un Mensaje de Datos desde el Módulo de Facturas Emitidas

Desde el módulo de Facturas Emitidas, puede enviar una factura directamente a través de un mensaje de datos:

1. En el módulo de Facturas Emitidas, abra el detalle de la factura
2. Haga clic en el botón Enviar por Mensaje de Datos
3. El sistema le redirige al módulo de Mensajes de Datos con datos prellenados:
   • El destinatario se establece basándose en los datos del cliente (si tiene un buzón de datos)
   • El asunto se prellena como "Factura Emitida [número de factura]"
   • El PDF de la factura se agrega automáticamente como archivo adjunto
4. Verifique los datos y envíe el mensaje

Mensajes de Datos Postales

Los mensajes de datos postales son un tipo especial de mensajes de datos que sirven como equivalente electrónico del correo certificado. Se utilizan para la entrega de documentos con prueba de entrega.

Reconocimiento de un Mensaje de Datos Postal

Puede reconocer los mensajes de datos postales por:

• Visualización de un icono de sobre junto al mensaje en la lista
• El campo Tipo de Mensaje en el detalle del mensaje contiene un valor (V - Público, K - Comercial, I - Iniciador, O - Respuesta)
• Metadatos especiales sobre el tipo de mensaje de datos postal

Creación de un Mensaje de Datos Postal

Los mensajes de datos postales se crean de la misma manera que los mensajes de datos regulares. El sistema establece automáticamente el tipo correcto basándose en el tipo de buzón de datos del destinatario.

Importación de Mensajes Antiguos

Si está migrando desde otro sistema o necesita importar mensajes de datos archivados en formato ZFO, puede usar la función de importación:

1. En la configuración del módulo, vaya a la pestaña Importar Mensajes
2. Haga clic en Seleccionar Archivos ZFO
3. Seleccione uno o más archivos ZFO de su computadora
4. El sistema analiza los archivos y muestra una vista previa de los mensajes importados
5. Verifique los datos y haga clic en Importar
6. Los mensajes se importan a la sección correspondiente (Recibidos o Enviados) según el tipo

Nota: La importación preserva todos los metadatos del mensaje incluyendo archivos adjuntos, tiempos de entrega y firmas electrónicas.

Conversión a Versión Impresa

Los mensajes de datos pueden convertirse a formato impreso con salida verificada oficialmente:

1. Abra el detalle del mensaje que desea convertir
2. Haga clic en el botón azul Convertir a Versión Impresa
3. El sistema muestra las opciones de conversión:
   • Descargar Código de Verificación - para verificación en Czech POINT
   • Mostrar Instrucciones de Czech POINT - guía detallada
4. Para conversión en Czech POINT:
   • Descargue el archivo ZFO del mensaje
   • Llévelo a una sucursal de Czech POINT
   • El personal de Czech POINT creará una versión en papel verificada oficialmente

Solución de Problemas

Expiración de Contraseña del Buzón de Datos

Síntoma: Aparece una advertencia roja sobre la próxima expiración o expiración pasada de la contraseña en la parte superior del módulo.

Solución:

1. Vaya al sitio web oficial de buzones de datos https://www.mojedatovaschranka.cz/
2. Inicie sesión con sus credenciales existentes
3. El sistema le pedirá que cambie su contraseña
4. Cree una nueva contraseña según los requisitos de seguridad
5. Después de cambiar la contraseña, regrese a eIntranet
6. Vaya a Configuración → Mensajes de Datos
7. Abra el detalle de la conexión correspondiente
8. Introduzca la nueva contraseña en el campo Contraseña
9. Haga clic en Guardar

El sistema verificará la nueva contraseña y actualizará automáticamente la fecha de expiración.

Consejo: El sistema le notifica 14 días antes de la expiración de la contraseña para que tenga tiempo suficiente para cambiarla.

El Mensaje No Se Descarga

Síntoma: Ve un nuevo mensaje en el sistema oficial de buzones de datos, pero no aparece en eIntranet.

Posibles Causas y Soluciones:

1. La descarga automática no está activa:

• Verifique en Configuración → Mensajes de Datos si Descarga automática está marcado para el buzón de datos correspondiente
• Si no, márquelo y guarde
• O descargue mensajes manualmente con el botón Descargar Mensajes Recibidos y Enviados

2. La contraseña no es válida:

• Si aparece un mensaje de error de contraseña inválida, siga las instrucciones de "Expiración de Contraseña"
• El sistema desactiva automáticamente la descarga automática en caso de error de inicio de sesión

3. El buzón de datos está inactivo en eIntranet:

• Verifique si Activo está marcado en la configuración del buzón de datos
• Si no, active la conexión

4. El mensaje es muy reciente:

• La descarga automática se ejecuta a intervalos (generalmente cada 15-30 minutos)
• Espere unos minutos o inicie la descarga manual

Fallo al Enviar Mensaje

Síntoma: Después de hacer clic en "Enviar", aparece un mensaje de error y el mensaje no se envió.

Posibles Causas y Soluciones:

1. El buzón de datos del destinatario no existe o está inactivo:

• Verifique la corrección del ID del buzón de datos del destinatario
• Intente buscar al destinatario nuevamente a través de la función Buscar Otra Dirección

2. Los archivos adjuntos son demasiado grandes:

• Verifique el tamaño total de los archivos adjuntos (el límite es 20 MB)
• Si se excede el límite, elimine algunos archivos adjuntos o comprímalos

3. Formato de archivo adjunto no soportado:

• Verifique que todos los archivos adjuntos tengan un formato soportado
• La lista de formatos soportados se muestra debajo del campo de archivos adjuntos
• Convierta los archivos no soportados a un formato soportado (p. ej., a PDF)

4. Inicio de sesión incorrecto del buzón de datos:

• Verifique la validez de la contraseña en la configuración del buzón de datos
• Si la contraseña no es válida, actualícela

5. Campo obligatorio no completado:

• Verifique que el campo Asunto esté completado (es obligatorio)
• Verifique que se haya seleccionado un destinatario

Problemas con Archivos Adjuntos

Síntoma: Los archivos adjuntos no se muestran, no se pueden descargar o su contenido no se muestra.

Solución:

El archivo adjunto no se muestra en la lista:

• Actualice la página (F5)
• Verifique que el mensaje se haya descargado completamente (el campo "Descargado" está completado)
• Si el problema persiste, intente descargar el mensaje nuevamente

El archivo adjunto no se descarga:

• Verifique la configuración de su navegador - puede estar bloqueando las descargas automáticas
• Intente usar un navegador diferente
• Verifique que el disco de su computadora no esté lleno

El archivo ZFO no se abre:

• Se requiere 602XML Filler u otro software compatible para abrir archivos ZFO
• Descargue 602XML Filler gratis desde https://www.602.cz/
• Instale el programa e intente abrir el archivo nuevamente

Consejos y Trucos

Organización Eficiente de Mensajes Usando Etiquetas

Use etiquetas de colores para una orientación visual rápida:

• Etiqueta roja "Urgente" - para mensajes que requieren atención inmediata
• Etiqueta naranja "Factura" - para todas las facturas recibidas
• Etiqueta verde "Resuelto - Archivo" - para mensajes resueltos importantes que desea encontrar fácilmente
• Etiqueta azul "Autoridades" - para comunicación con oficinas y autoridades públicas
• Etiqueta púrpura "Contratos" - para mensajes relacionados con contratos

Las etiquetas pueden combinarse - un mensaje puede tener múltiples etiquetas.

Uso de Reglas para Procesamiento Automático

Consejo 1: Reenvío Automático de Facturas

Cree una regla que reenvíe automáticamente todos los mensajes que contengan la palabra "factura" en el asunto o archivo adjunto directamente al módulo de Facturas Recibidas y notifique al departamento de contabilidad.

Consejo 2: Priorización de Mensajes Oficiales

Configure reglas para el etiquetado automático de mensajes de autoridades (hacienda, seguridad social, etc.) con una etiqueta especial y asignación al jefe de departamento.

Consejo 3: Archivado Automático de Confirmaciones

Los mensajes que contienen solo confirmaciones de recibo o respuestas automáticas pueden moverse directamente a resueltos con una etiqueta especial para búsqueda futura.

Archivado de Mensajes Importantes

Procedimiento Recomendado:

1. Para cada mensaje importante (contratos, decisiones de autoridades, correspondencia importante), descargue el archivo ZFO
2. Guarde el archivo ZFO en el almacenamiento de la empresa o sistema de respaldo
3. El archivo ZFO contiene el mensaje completo incluyendo la firma electrónica y tiene plena validez legal
4. En eIntranet, marque el mensaje con una etiqueta especial "Archivado" o "Importante"
5. Regularmente (p. ej., una vez al año) exporte archivos ZFO de mensajes importantes a medios externos

¿Por qué ZFO y no PDF u otro formato?

• ZFO contiene una firma electrónica que prueba la autenticidad
• ZFO contiene todos los metadatos del mensaje incluyendo tiempos de entrega y recepción
• ZFO es el formato oficial aceptado por autoridades y tribunales como evidencia
• ZFO puede convertirse a formato papel verificado en Czech POINT en cualquier momento

Búsqueda de Texto Completo en Archivos Adjuntos

Qué Puede Hacer la Búsqueda:

El sistema indexa automáticamente el contenido de texto de los archivos adjuntos en formatos soportados (PDF, DOC, DOCX, TXT, etc.). Puede buscar palabras o frases específicas directamente en los documentos, incluso si no están en el asunto del mensaje.

Cómo Buscar Eficazmente:

1. Abra la sección Filtro
2. En el campo Archivo Contiene, introduzca el término de búsqueda
3. Para buscar una frase exacta, póngala entre comillas: "frase exacta"
4. Puede combinar múltiples palabras (el sistema busca mensajes que contengan todas las palabras)
5. Haga clic en Buscar

Ejemplos de Búsquedas Útiles:

• Número de factura: introduzca el número de factura y encuentre todos los mensajes donde aparece
• Número de identificación del socio: busque todos los documentos que contengan el número de identificación de un socio específico
• Número de contrato: encuentre rápidamente todos los mensajes relacionados con un contrato específico
• Palabras clave del contenido: busque mensajes por términos específicos en el texto del documento

Nota: La indexación de archivos adjuntos ocurre automáticamente cuando se descarga el mensaje. Para mensajes más antiguos, la indexación puede ejecutarse en segundo plano, por lo que no todos los archivos adjuntos pueden ser buscables inmediatamente después de la importación.

Uso Eficiente del Envío Diferido

Escenarios de Uso:

Envío durante horario laboral:

Si prepara mensajes por la noche o los fines de semana, programe su envío para la mañana del siguiente día laborable (p. ej., 8:00). El destinatario recibirá el mensaje durante el horario comercial normal y puede esperar una respuesta más rápida.

Coordinación con otras tareas:

Si debe enviar un mensaje de datos solo después de completar otra acción (p. ej., transferencia de pago, firma de contrato), prepare el mensaje con anticipación y programe su envío para el momento apropiado.

Cumplimiento de plazos:

Para cumplir plazos legales, prepare el mensaje con suficiente anticipación y prográmelo para la última fecha de envío posible. Esto asegura que el mensaje se envíe a tiempo incluso si no tiene tiempo ese día.

Atajos de Teclado Rápidos y Consejos de Trabajo

• Búsqueda rápida: Haga clic en la tabla y comience a escribir - el cursor salta automáticamente al campo de búsqueda
• Actualizar lista: Presione F5 para actualizar la lista de mensajes y cargar cualquier cambio
• Detalle del mensaje: Haga clic en cualquier lugar de la fila del mensaje (no solo en un campo específico) para abrir el detalle
• Exportar a Excel: Use el botón "Excel" encima de la tabla para exportar la lista de mensajes a un archivo XLS
• Imprimir lista: El botón "Imprimir" crea una versión imprimible de la lista de mensajes
• Columnas personalizadas: El botón "Selección de Columnas" permite personalizar qué columnas se muestran en la tabla
• Guardar filtro: El filtro permanece activo incluso después de cerrar sesión - no tiene que configurarlo nuevamente

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