Archivos

Descripción general

El módulo Archivos sirve como almacén central para todos los documentos y datos de la empresa. Funciona de manera similar a un cliente FTP o al explorador de archivos de Windows, permitiendo cargar, descargar, organizar y compartir archivos entre los empleados. El sistema clasifica automáticamente los archivos eliminados en la papelera y proporciona vistas previas de los formatos más comunes de documentos, imágenes y contenido multimedia.

Funciones clave

• Carga de archivos de hasta 20 MB por archivo
• Organización de archivos en carpetas con estructura jerárquica
• Vistas previas de documentos (PDF, Office), imágenes, vídeo y audio
• Papelera para archivos eliminados con vaciado automático después de 100 días
• Descarga y uso compartido de archivos entre los usuarios de la empresa
• Copia, desplazamiento y cambio de nombre de archivos y carpetas
• Edición de archivos de texto directamente en el navegador
• Soporte para una amplia gama de formatos de archivo, incluidos formatos CAD

Acceso y configuración

Cómo acceder al módulo

Ruta de navegación: Menú principal → Archivos

Configuración del módulo

Ruta de configuración: Configuración → Archivos

En la configuración, puede gestionar los derechos de acceso de los usuarios individuales al almacenamiento de archivos. A cada empleado se le puede asignar uno de los cuatro niveles de permisos.

Permisos de usuario

Permiso	Descripción	Qué puede hacer
Sin acceso	El usuario no tiene acceso al módulo	El módulo no está disponible en el menú
Leer	Permiso solo para lectura y descarga	Navegar por carpetas, ver vistas previas, descargar archivos
Leer, escribir	Permisos básicos para trabajar con archivos	Todo lo del nivel Leer + cargar archivos, crear carpetas, renombrar archivos y carpetas
Leer, escribir, eliminar y restaurar de la papelera	Acceso total, incluida la gestión de la papelera	Todo lo de los niveles anteriores + eliminar archivos y carpetas, copiar y mover, duplicar, editar archivos de texto, acceso a la papelera

Interfaz de usuario

Pantalla principal

Al abrir el módulo, se mostrará el administrador de archivos (file manager) con los siguientes elementos:

• Barra de herramientas: Botones para cargar archivos, crear carpetas y otras operaciones
• Panel de navegación: Navegación de tipo breadcrumb que muestra la ruta actual en las carpetas
• Área principal: Visualización de archivos y carpetas en el directorio actual
• Botón Eliminados: Abre la papelera con los archivos eliminados (solo para usuarios con el permiso correspondiente)

Modos de visualización

Puede visualizar los archivos en tres modos diferentes según sus preferencias:

• Mosaico (predeterminado): Visualización de archivos como miniaturas con iconos
• Lista detallada: Visualización en una sola columna con información detallada
• Lista de varias columnas: Visualización compacta en varias columnas

Puede cambiar el modo de visualización utilizando los botones en la esquina superior derecha del administrador de archivos.

Filtros y búsqueda

• Búsqueda de texto: Búsqueda de archivos por nombre utilizando el campo de búsqueda
• Filtro de tipo de archivo: Filtrado de los archivos mostrados según su tipo (imágenes, documentos, vídeos, etc.)
• Ordenación: Posibilidad de ordenar archivos por nombre, fecha o tamaño

Operaciones básicas

Cargar un archivo

1. Vaya a la carpeta donde desea cargar el archivo
2. Haga clic en el botón Cargar en la barra superior
3. Seleccione los archivos de su ordenador (puede seleccionar varios archivos a la vez)
4. Alternativamente, puede arrastrar los archivos directamente a la ventana del administrador de archivos (drag & drop)
5. Espere a que finalice la carga; se mostrará un indicador de progreso
6. Al terminar, los archivos cargados aparecerán en la carpeta actual

Nota: El tamaño máximo de un solo archivo es de 20 MB. Si necesita cargar archivos más grandes, divídalos en partes más pequeñas o contacte con el administrador.

Crear una carpeta

1. Vaya a la carpeta principal donde desea crear la nueva carpeta
2. Haga clic en el botón Nueva carpeta
3. Introduzca el nombre de la nueva carpeta en el cuadro de diálogo
4. Haga clic en Aceptar o presione Enter
5. La carpeta recién creada aparecerá en el directorio actual

Descargar un archivo

1. Busque el archivo deseado en el administrador de archivos
2. Haga clic con el botón derecho en el archivo
3. En el menú contextual, seleccione la opción Descargar
4. Alternativamente, puede marcar el archivo y usar el botón Descargar en la barra superior
5. El archivo se descargará en la carpeta de descargas predeterminada de su navegador

Renombrar un archivo o carpeta

1. Busque el archivo o carpeta que desea renombrar
2. Haga clic con el botón derecho en el elemento
3. En el menú contextual, seleccione Renombrar
4. Introduzca el nuevo nombre (mantenga la extensión en el caso de los archivos)
5. Confirme haciendo clic en Aceptar o presionando la tecla Enter

Copiar y mover archivos

Copiar:

1. Haga clic con el botón derecho en el archivo o carpeta
2. Seleccione la opción Copiar
3. Vaya a la carpeta de destino
4. Haga clic con el botón derecho en un espacio vacío
5. Seleccione Pegar

Mover:

1. Haga clic con el botón derecho en el archivo o carpeta
2. Seleccione la opción Cortar
3. Vaya a la carpeta de destino
4. Haga clic con el botón derecho en un espacio vacío
5. Seleccione Pegar

Método alternativo - arrastrar:

También puede mover archivos y carpetas con el ratón: haga clic en el elemento, mantenga presionado el botón izquierdo y arrástrelo a la carpeta de destino.

Duplicar un archivo

1. Haga clic con el botón derecho en el archivo
2. Seleccione la opción Duplicar
3. Se creará una copia del archivo en la misma carpeta con un sufijo en el nombre (por ejemplo, documento_copia.pdf)

Eliminar un archivo o carpeta

1. Seleccione el archivo o carpeta que desea eliminar
2. Haga clic con el botón derecho y seleccione Eliminar
3. Alternativamente, use el botón Eliminar en la barra superior
4. Confirme la eliminación en el cuadro de diálogo
5. El archivo o carpeta se moverá a la papelera

Importante: Los archivos eliminados no se borran de inmediato, sino que se mueven a la papelera, desde donde puede restaurarlos si es necesario.

Funciones avanzadas

Vistas previas de archivos

El sistema proporciona vistas previas para una amplia gama de tipos de archivos. Para ver una vista previa, haga clic en el archivo o en su icono.

Vistas previas compatibles según el tipo de archivo:

Tipo de archivo	Formatos	Modo de visualización
Imágenes	JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, SVG, ICO	Vista previa directa de la imagen en calidad total
Documentos PDF	PDF	Vista previa de la primera página como imagen o vista previa a través de Google Documents
Documentos de Office	DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX	Vista previa de la primera página como imagen o vista previa a través de Google Documents
Documentos de OpenOffice	ODT, ODS, ODP	Vista previa a través de Google Documents
Vídeo	MP4, AVI, FLV, WEBM, MOV, MPEG, M4V, MPG, WMA	Reproductor de vídeo con controles
Audio	MP3, OGG, WAV, M4A, MPGA, AC3, AIFF, MID	Reproductor de audio con controles
Archivos de texto	TXT, LOG, XML, HTML, CSS, JS, HTM	Vista previa de texto con resaltado de sintaxis (para código)

Edición de archivos de texto

Los usuarios con permiso de eliminación pueden editar archivos de texto directamente en el sistema.

Edición de un archivo existente:

1. Haga clic con el botón derecho en el archivo de texto
2. Seleccione la opción Editar
3. Se abrirá el editor con el contenido del archivo
4. Realice los cambios deseados
5. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios
6. O haga clic en Cerrar sin guardar para cancelar los cambios

Creación de un nuevo archivo de texto:

1. Haga clic en el botón Nuevo archivo en la barra superior
2. Introduzca el nombre del archivo incluyendo la extensión (por ejemplo, notas.txt)
3. Se abrirá el editor para introducir el contenido
4. Escriba el contenido del archivo
5. Haga clic en Guardar

Formatos compatibles para edición:

TXT, LOG, XML, HTML, CSS, HTM, JS, DOC, DOCX, XLS, XLSX

Trabajar con la papelera

La papelera sirve como un elemento de seguridad que protege contra la eliminación permanente de archivos importantes.

Acceso a la papelera:

1. En el módulo Archivos, haga clic en el botón rojo Eliminados en la esquina superior derecha
2. Se abrirá el administrador de archivos con el contenido de la papelera
3. Puede navegar por los archivos eliminados igual que con los archivos normales

Nota: El botón Eliminados solo está disponible para usuarios con permiso para eliminar y restaurar de la papelera.

Restaurar un archivo eliminado:

El sistema no permite la restauración directa de un archivo mediante un clic. Para restaurarlo, siga estos pasos:

1. Abra la papelera haciendo clic en el botón Eliminados
2. Busque el archivo que desea restaurar
3. Descargue el archivo de la papelera a su ordenador
4. Haga clic en el botón Volver para regresar al almacenamiento normal
5. Vaya a la carpeta donde desea restaurar el archivo
6. Cargue el archivo descargado de nuevo al sistema

Vaciado automático de la papelera:

Los archivos eliminados se conservan en la papelera durante 100 días. Transcurrido este tiempo, se eliminan de forma automática y permanente del sistema. Por razones de seguridad, la papelera no se puede vaciar manualmente antes de este plazo.

Consejo: La información sobre el vaciado automático se muestra como un aviso al abrir la papelera.

Operaciones con archivos en la papelera:

En la papelera puede:

• Navegar por los archivos y carpetas eliminados
• Ver vistas previas de los archivos eliminados
• Descargar archivos eliminados

En la papelera no puede:

• Cargar nuevos archivos
• Crear nuevas carpetas
• Renombrar o mover archivos
• Editar archivos
• Eliminar archivos permanentemente (ocurre automáticamente después de 100 días)

Cargar un archivo desde una URL

Si necesita añadir al sistema un archivo que está disponible en internet, puede cargarlo directamente desde una dirección URL.

1. Haga clic en el botón Cargar desde URL
2. Introduzca la dirección URL completa del archivo (por ejemplo, https://example.com/documento.pdf)
3. Haga clic en Cargar
4. El sistema descargará el archivo de internet y lo guardará en la carpeta actual

Nota: El archivo debe ser de acceso público. No se admite la descarga desde direcciones protegidas que requieran inicio de sesión.

Selección múltiple de archivos

Para trabajar con varios archivos simultáneamente, puede utilizar la selección masiva:

• Selección de archivos individuales: Haga clic en la casilla de verificación junto a cada archivo
• Seleccionar todos: Haga clic en el botón Seleccionar todo
• Cancelar selección: Haga clic en el botón Cancelar selección

Después de seleccionar varios archivos, puede:

• Descargar masivamente los archivos seleccionados
• Copiar o mover varios archivos a la vez
• Eliminar varios archivos simultáneamente

Formatos de archivo compatibles

Categoría	Extensiones compatibles
Imágenes	jpg, jpeg, png, gif, bmp, svg, ico
Documentos Microsoft Office	doc, docx, rtf, xls, xlsx, ppt, pptx
Documentos OpenOffice	odt, ods, odp, ots, ott, odb, odg, otp, otg, odf
Documentos PDF	pdf
Archivos de texto	txt, csv, log
Formatos web	html, xhtml, css, xml
Vídeo	mov, mpeg, m4v, mp4, avi, mpg, wma, flv, webm
Audio	mp3, mpga, m4a, ac3, aiff, mid, ogg, wav
Archivos comprimidos	zip, rar, gz, tar, iso, dmg
Formatos CAD	dwg, dxf, hpgl, plt, spl, step, stp, iges, igs, sat, cgm
Bases de datos	sql, ade, adp, mdb, accdb
Formatos gráficos	psd, ai, tiff, xcf
Formatos 3D	stl, FCStd
Otros	fla, kmz, gcode

Resolución de problemas

Preguntas frecuentes

Pregunta: No se puede cargar el archivo - aparece un error sobre el tamaño del archivo

Solución: El tamaño máximo de un solo archivo cargado es de 20 MB. Si su archivo es más grande, intente comprimirlo (en un archivo zip) o divídalo en partes más pequeñas. Si necesita cargar archivos grandes con regularidad, contacte con el administrador del sistema.

Pregunta: No puedo eliminar un archivo o carpeta

Solución: Compruebe si tiene el permiso correspondiente. Para eliminar archivos necesita el permiso "Leer, escribir, eliminar y restaurar de la papelera". Si tiene el permiso correcto y aún así no puede eliminar el archivo, es posible que el archivo esté siendo utilizado por otro usuario o proceso.

Pregunta: No encuentro un archivo eliminado en la papelera

Solución: Los archivos se conservan en la papelera solo durante 100 días. Si ha pasado más tiempo desde la eliminación, el archivo ha sido borrado de forma permanente y automática. Intente usar la búsqueda en la papelera o compruebe si está buscando en la carpeta correcta (la papelera conserva la estructura de carpetas).

Pregunta: La vista previa del documento no se muestra

Solución: Algunos documentos pueden tener problemas al generar la vista previa. Intente descargar el archivo y abrirlo en la aplicación correspondiente. Si el problema persiste, el archivo podría estar dañado. En documentos grandes o complejos, la generación de la vista previa puede tardar más; intente actualizar la página después de un momento.

Pregunta: El botón "Eliminados" no es visible o está inactivo

Solución: Solo los usuarios con el permiso "Leer, escribir, eliminar y restaurar de la papelera" tienen acceso a la misma. Si no tiene este permiso, contacte con el administrador o su superior para solicitar una ampliación de sus derechos de acceso.

Pregunta: Tras cargar el archivo, este no aparece

Solución: Intente actualizar la página con F5 o con el botón de actualizar del navegador. Si el archivo sigue sin aparecer, compruebe si la carga finalizó con éxito (debería aparecer un mensaje de confirmación). Verifique también que se encuentra en la carpeta correcta.

Pregunta: No puedo editar un archivo de texto

Solución: La edición de archivos de texto requiere el permiso "Leer, escribir, eliminar y restaurar de la papelera". Si tiene este permiso y aún así no puede editar el archivo, compruebe si el formato del archivo es compatible con la edición (TXT, LOG, XML, HTML, CSS, JS).

Consejos para un trabajo eficiente

• Organice los archivos en carpetas: Cree una estructura lógica de carpetas por proyectos, departamentos o tipos de documentos. Un almacenamiento bien organizado facilita enormemente la búsqueda de archivos.
• Use nombres de archivo descriptivos: En lugar de "documento1.pdf", use "contrato_cliente_ABC_2026.pdf". Esto facilitará la búsqueda tanto para usted como para sus colegas.
• Revise la papelera periódicamente: Antes de que pasen los 100 días, revise la papelera y restaure los archivos importantes que haya podido eliminar por error.
• Use drag & drop: La forma más rápida de cargar archivos es arrastrarlos desde el explorador de Windows directamente a la ventana del administrador de archivos.
• Aproveche la búsqueda: En lugar de navegar largamente por las carpetas, use el campo de búsqueda para encontrar rápidamente un archivo por su nombre.
• Comprima archivos grandes: Si necesita cargar un archivo grande, comprímalo en formato zip. La compresión a menudo reduce significativamente el tamaño y permite la carga incluso respetando los límites.
• Copiar en lugar de mover: Si no está seguro, use la función de copiar en lugar de mover. El archivo original permanecerá en su ubicación inicial como copia de seguridad.
• Vista previa antes de descargar: Antes de descargar un archivo, use la vista previa para verificar que se trata del documento correcto. Ahorrará tiempo y consumo de datos.
• Compartir enlaces: Para compartir archivos con colegas, utilice la ruta interna en las carpetas en lugar de enviar archivos por correo electrónico. Todos trabajarán con la versión más reciente.
• Limpieza regular: De vez en cuando, elimine los archivos innecesarios o desactualizados. Mantendrá el almacenamiento despejado y ahorrará espacio.

Limitaciones y seguridad

• Tamaño máximo de archivo: 20 MB por archivo
• Tiempo de permanencia en la papelera: 100 días, después eliminación permanente automática
• Formatos permitidos: El sistema bloquea archivos potencialmente peligrosos (por ejemplo, exe, bat). Los formatos compatibles se encuentran en la tabla anterior.
• Derechos de acceso: Todos los usuarios de la empresa con acceso al módulo ven los mismos archivos. No existe la posibilidad de carpetas privadas para usuarios individuales.
• Copia de seguridad: El sistema realiza automáticamente copias de seguridad de todos los archivos. En caso de problemas, contacte con el administrador.