Guía para para administradores de la aplicación eIntranet

La función principal del administrador de la aplicación eIntranet es registrar la empresa en la aplicación y luego proporcionar acceso a los distintos módulos según las necesidades de la empresa, ingresar usuarios y datos de acceso a la aplicación, y configurar los permisos de los usuarios para trabajar con módulos específicos de la aplicación.

Durante el registro en la aplicación, el administrador también sugerirá un nombre de URL para acceder a la aplicación, típicamente en el formato https://NOMBREFIRMA.eIntranet.net/.

Registro en la aplicación.

El registro en la aplicación se realiza en la página web. https://www.eintranet.net/es/register.

En esta sección, el futuro usuario completará la siguiente información:

Solo puede registrarse un usuario con número de identificación fiscal (NIF). Para completar el registro con éxito, es necesario confirmar su acuerdo con los Términos y Condiciones Generales y el Acuerdo sobre Tratamiento de Datos.

Suscripción a la aplicación

Los primeros 14 días de uso de la aplicación son gratuitos. Posteriormente, es necesario elegir una opción de plan (tarifa) para el uso de la aplicación: básica, estándar o extra. En la sección de Ajustes, en la pestaña de Suscripción, podrá crear una solicitud de suscripción y documento de pago. El listado de precios actual y la descripción de cada tarifa de la aplicación las puede encontrar en https://www.eintranet.net/es/pricelist.

Se puede elegir entre opciones de suscripción de 3 meses, 6 meses o un año.

Una vez suscrito a una de las tarifas, tanto el administrador principal de su empresa como el usuario que proporcionó su correo electrónico como correo de facturación recibirán una nueva solicitud de pago para renovar la suscripción 14 días antes de que expire. El administrador también verá un recordatorio en la aplicación misma.

La solicitud de pago se genera automáticamente según la elección del tipo de suscripcion, número de usuarios, tarifa y
duración. En caso de que sea necesario ajustar el número de usuarios, la duración de la suscripción o la tarifa despues de haber generado la solicitud de pago, simplemente elimine la que ha generado incorrectamente y cree una nueva.

Si durante el período de suscripción se agotan las licencias prepagadas y es necesario añadir más usuarios a la aplicación, debe generar una solicitud de pago para cubrir los usuarios adicionales. Después de realizar el pago, podrá añadir más usuarios. Al generar la solicitud, es necesario especificar el tipo de suscripción "Ampliación" y el número de usuarios por los que se desea aumentar la suscripción. Por ejemplo, si tengo 10 usuarios y quiero ampliar a 13, generaré una solicitud de pago (de tipo ampliación) para 3 usuarios adicionales.

Si desea extender su suscripción actual por otros 3, 6 o 12 meses, seleccione el tipo de suscripción "Extensión", el plan y el número de usuarios. Podrá cambiar de plan y modificar el número de usuarios al renovar la suscripción.

En la sección de Suscripción, se deben configurar los datos de la empresa y de facturación. Estos datos se utilizarán, por ejemplo, en los comprobantes fiscales emitidos por la suscripción. La factura se enviará automáticamente al correo electrónico de la persona que generó la solicitud de pago o que actúe como administrador de la aplicación, y también se puede enviar a otros correos electrónicos especificados en el campo de Correos electrónicos de facturación.

En caso de ser un contribuyente de IVA, es imprescindible marcar la opción "Contribuyente de IVA". Esto es particularmente relevante para las empresas que utilizan la aplicación en el extranjero, ya que, en tal caso, la solicitud de suscripción se generará sin IVA, quedando la obligación de pago del impuesto a cargo del destinatario.

Además, en esta sección es necesario configurar el país para el cual se mostrarán los calendarios en la aplicación (por ejemplo, en el módulo de ausencias y reserva) - Si se selecciona España, los días festivos nacionales de españa se reflejarán en el calendario. Cabe destacar que, si se requieren configuraciones individuales para cada usuario (por ejemplo, en los módulos de asistencia y gestión de viajes), es necesario establecer el "País de trabajo" para cada usuario. Por defecto, esta configurado a España, pero si un usuario requiere otro país debe ser reflejado en su país de trabajo.

Configuración básica de la aplicación

En la sección Ajustes y la pestaña Ajustes básicos, el administrador geberal podra establecer:

• Idioma predeterminado de la aplicación:

Si activa la seleccion individual del idioma por el usuario, cada usuario podrá seleccionar el idioma en el que desea que se muestre la aplicación:

El menú básico de la aplicación, las secciones de ajustes y los módulos principales se encuentran actualmente traducidos a multiples idiomas includos el español.

La aplicación ofrece otros elementos generales que se pueden customizar:

• Representación gráfica:logotipo de la empresa, fondo de color bajo el nombre de la empresa, e imagen personalizada en la página de inicio de sesión.

• Visualización de la pantalla inicial después de iniciar sesión - Resumen general después de iniciar sesión en la aplicación: opción de mostrar las novedades de la aplicación e información de módulos específicos como las tareas pendientes, los últimos mensajes del foro interno, las ausencias de los empleados, entre otros.

• configuración del menú de la aplicación: Designación del administrador principal: Si hay múltiples administradores, se debe designar a uno como el principal. Este será el usuario que se mostrará a los demás como el administrador de la aplicación. Si no se designa a nadie, se mostrará por defecto el primer administrador en orden alfabético

• Configuración del menú principal de la aplicación: Determinar que módulos se habilitarán a los usuarios y si se muestran los módulos a los que un usuario específico no tiene derechos de acceso.

• Tipo de editor: El edito estándar es WebDav. Los usuarios olo los usuarios con el plan Extra podrán usar el editor en línea.

Habilitar los módulos individuales

Después de registrarse en la aplicación, es necesario habilitar los módulos que su empresa utilizará.
Esto se realiza en el menú izquierdo, en la sección Ajustes. Al hacer clic en esta sección, aparecerá la pestaña módulos activados. En esta pestaña, el administrador podrá seleccionar los módulos que estarán habilitados para los usuarios de la empresa.

Puedes activar cualquier módulo para usarlo en cualquier momento, incluso después de comenzar a usar la aplicación. Del mismo modo, puedes desactivar los módulos que no estés utilizando en ese momento. Los datos que contienen permanecerán guardados por si los necesitas en el futuro.

Agregar usuarios y asignarles permisos dentro de la aplicación

Para añadir usuarios, el administrador de la aplicación deberá acceder a la sección "Ajustes" y seleccionará la pestaña "Usuarios". Al hacer clic en el botón "Agregar usuario", se despliega una tabla donde el administrador debe completar la información requerida, como nombre, apellido, correo electrónico, teléfono, etc.

Si el administrador marca la opción "Enviar correo electrónico con acceso al nuevo usuario" en la tabla, se generará automáticamente un correo electrónico que se enviará al nuevo usuario. Este correo electrónico contendrá las credenciales de acceso del usuario a la aplicación.

También es posible registrar usuarios en la aplicación en bloque - Para ello, es necesario preparar los datos de los usuarios en un archivo Excel y luego importarlos a la aplicación:

Otra opción es generar un enlace y enviarlo al futuro usuario para que se registre él mismo en la aplicación. En la sección Ajustes, pestaña Usuarios, haga clic en el botón "Agregar usuario - el usuario se registrará solo":

Posteriormente, se mostrará una tabla donde el administrador de la aplicación deberá ingresar la dirección de correo electrónico del nuevo usuario:

El usuario recibirá un enlace por correo electrónico, a través del cual podrá ingresar los datos necesarios en la aplicación::

Después de que el usuario complete la información necesaria, la aplicación notificará al administrador sobre el registro de un nuevo usuario.

El nuevo usuario deberá introducir por sí mismo todos los datos requeridos en la aplicación. Luego, el administrador únicamente ajustará los accesos a los distintos módulos según sea necesario.

El usuario que registre la empresa en la aplicación automáticamente será designado como administrador. Este último podrá asignar este rol a otros usuarios durante el proceso de registro o edición de usuarios adicionales. Se sugiere mantener un número limitado de usuarios con este rol para evitar confusiones en la configuración o funcionamiento de la aplicación. El administrador puede otorgar el rol de administrador global, que permite acceso a la configuración de todos los módulos habilitados, o bien puede otorgar acceso únicamente a módulos seleccionados. En este último caso, el usuario con este permiso podrá asignar permisos a otros usuarios dentro del módulo o configurar parámetros para su funcionamiento.

Con el propósito de mejorar la navegación dentro de la aplicación, se ha implementado un botón denominado "Ajustes", ubicado junto al nombre de cada módulo. Este botón facilita el acceso en un clic del administrador a los ajustes específicos del módulo correspondiente.

Cuando un usuario se encuentre dentro de los ajustes de un módulo y desee regresar a la vista principal del módulo, se recomienda utilizar el botón "Módulo".

Configuración de los derechos en los distintos módulos de la aplicación

Después de ingresar usuarios a la aplicación, es necesario asignarles los correspondientes derechos de acceso a los diferentes módulos.. Estos derechos son configurados por el administrador general de la aplicación en la sección de "Ajustes", específicamente en la pestaña de cada módulo, como, por ejemplo, Archivos. En los ajustes de este módulo, es posible marcar los siguientes tipos de derechos: sin acceso - lectura - Leer y escribir - Leer, escribir, borrar y restaurar desde la papelera. Cada usuario podrá obtener diferentes niveles de derechos para cada módulo.

Al asignar derechos, se sigue el principio de que un nivel de derecho superior automáticamente incluye los derechos del los niveles inferiores. Por lo tanto, si a un usuario no se le permite el acceso, no podrá entrar al módulo. Con el derecho de lectura, un usuario solo podrá visualizar los datos en el módulo, sin posibilidad de modificarlos. Si se le concede el permiso de lectura y escritura, podrá visualizar y modificar los datos, pero no eliminarlos. La facultad de eliminar está reservada únicamente para aquellos con el derecho de lectura, escritura, eliminación y restauración desde la papelera.

El administrador de la aplicación puede establecer ciertos tipos de derechos de forma masiva para todos los usuarios o únicamente para empleados específicos.

En algunos módulos, como el tablero de mensajes, calendarios o documentos, el administrador de la aplicación no otorga acceso al módulo completo, sino únicamente a sus subgrupos o carpetas relevantes para cada usuario.

Asimismo, en ciertos módulos, los derechos pueden ser asignados en función de grupos de usuarios de la empresa. - Por ejemplo, puede crear grupos de usuarios según su pertenencia a un departamento o según sus puestos en la empresa como "Desarolladores" y asignar derechos a un grupo por el cual no tendrá que configurar derechos individuales sino será suficiente con los del grupo. Cualquier usuario que se asigne a un grupo específico adquire los mismos derechos de todos los usuarios de ese grupo.

En ciertos casos, los derechos específicos se asignarán marcando una casilla de verificación cuadrada adicional. Por ejemplo, un usuario puede tener el derecho estándar de lectura (casilla de verificación circular), pero también puede contar con la opción de habilitar el derecho de exportar datos (casilla de verificación cuadrada).

Se proporciona una descripción detallada de los distintos tipos de derechos en la descripción de cada módulo individual.

Restricción de acceso a la intranet según direcciones IP y países

Dentro de la sección de Seguridad, ubicada en la configuración, se brinda la posibilidad de ingresar direcciones IP específicas y países desde los cuales los usuarios podrán acceder a la aplicación.

Esta función facilita al administrador restringir, si fuera necesario, el acceso únicamente desde las oficinas de la empresa o desde determinadas ubicaciones geográficas.

Restringir el acceso a la intranet/terminación de usuario

En caso de que un empleado deje la empresa o se necesite bloquear su acceso a la aplicación, se puede utilizar la casilla de verificación "Activo" en la sección "Añadir/Editar usuario". Para bloquear su acceso, desmarque la casilla.

Si desmarca esta casilla de verificación, se denegará el acceso del usuario a la aplicación.**No obstante, todos sus datos permanecerán intactos y se seguirá considerando entre los usuarios que utilizan la suscripción a la aplicación, por lo que aún será necesario pagar la suscripción.

Si ya no desea pagar la suscripción por este usuario, es necesario eliminarlo de la lista de usuarios registrados en la aplicación (se recomienda descargar o hacer una copia de seguridad de toda la información relevante registrada para este usuario en el eIntranet antes de proceder). Los datos ingresados por el usuario en la aplicación permanecerán intactos, pero no serán accesibles bajo el nombre del usuario; por ejemplo, un documento con un nombre específico creado por el usuario eliminado seguirá existiendo en la aplicación y será accesible bajo el nombre del documento, pero no bajo el nombre del usuario.

Otra opción es reemplazar al usuario actual por otro: esto significa que el usuario original será sobrescrito por uno nuevo y los datos asociados al usuario original serán mostrados bajo el nombre del nuevo empleado; por esta razón, se recomienda descargar la documentación del usuario original para su archivo personal antes de sobrescribir su cuenta y hacer una nota de cuándo la cuenta estuvo bajo el usuario original.

Es posible que incluso después de eliminar al usuario de la aplicación, su nombre continúe mostrándose (por ejemplo, en listas de aprobación en el módulo de asistencia, vacaciones, gestión de viajes). En tal caso, es necesario actualizar la listas haciendo clic en el botón "Seleccionar usuario" y luego en "Guardar". Incluso si no se realizan cambios en la lista este paso actualizará la lista.

Sección de ayuda a los usuarios de los módulos

El usuario podrá consultar un resumen general sobre cada módulo individualmente haciendo clic en el icono de interogación localizado ariba de la pantalla a la derecha. Tambien podrá acceder a un manual detallado de la aplicación y de cada módulo haciendo clic en el enlace a la ayuda global.

Modificaciones de la aplicación según las necesidades de los usuarios

El equipo de desarolladores de la aplicación eIntranet.net está capacitado para realizar modificaciones personalizadas según sea necesario (siempre que la solicitud sea factible en términos de procesamiento y lógica). Estas modificaciones se facturan por separado y siempre se considera si la solicitud es utilizable también para otros usuarios de la aplicación.

En caso de tener una solicitud de este tipo, por favor contáctenos en info.es@eintranet.net.