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Module

Betriebsabläufe überwachen

Überwachung des Handelsregisters (OR)

Modulübersicht

Zweck des Moduls

Das Modul Überwachung des Handelsregisters ermöglicht die automatische Überwachung von Änderungen bei ausgewählten Unternehmen und Organisationen, die im tschechischen Handelsregister eingetragen sind. Das System prüft täglich, ob sich wichtige Daten der überwachten Subjekte geändert haben, und benachrichtigt Sie automatisch per E-Mail.

Hauptfunktionen

  • Automatische tägliche Prüfungen - Das System prüft alle 22 Stunden automatisch auf Änderungen, ohne dass ein Eingreifen des Benutzers erforderlich ist
  • E-Mail-Benachrichtigungen - Bei Erkennung einer Änderung erhalten Sie automatisch eine E-Mail mit den Änderungsdetails
  • Überwachung wichtiger Daten - Adressen, Geschäftsführer, Gesellschafter, Rechtsform, Stammkapital, Tätigkeiten
  • Massenimport - Möglichkeit, bis zu 100 Subjekte gleichzeitig aus einer Excel-Datei zu importieren
  • Kategorisierung von Subjekten - Kennzeichnung von Beziehungen (Lieferant, Kunde, Wettbewerber usw.)
  • ARES-Integration - Daten werden direkt aus dem staatlichen ARES-System geladen

Zielgruppe

Das Modul ist bestimmt für:

  • Manager, die für die Verwaltung von Lieferanten und Kunden verantwortlich sind
  • Rechtsabteilungen, die Änderungen bei Geschäftspartnern überwachen
  • Vertriebsmitarbeiter, die den Wettbewerb beobachten
  • Compliance-Manager, die die Richtigkeit von Vertragsdaten sicherstellen
  • Alle Benutzer, die über Änderungen bei ausgewählten Subjekten informiert werden müssen

Modulzugriff

Sie finden das Modul in der Hauptnavigation des eIntranet-Systems im Abschnitt Sonstiges unter dem Namen OR-Überwachung.

Einrichtung und Konfiguration

Moduleinstellungen

Die Modulkonfiguration wird vom Systemadministrator unter Einstellungen → Module → OR-Überwachung durchgeführt. Hier können Sie festlegen:

  • Aktivierung/Deaktivierung des Moduls für das gesamte Unternehmen
  • Zugriffsrechte für einzelne Benutzer oder Gruppen

Benutzerrechte

Das Modul unterscheidet vier Berechtigungsstufen:

Kein Zugriff (Stufe 0)

  • Der Benutzer sieht das Modul nicht in der Navigation
  • Hat keinen Zugriff auf die OR-Überwachungsfunktionen

Nur Ansicht (Stufe 1)

  • Der Benutzer kann die Liste der überwachten Subjekte nur anzeigen
  • Erhält keine E-Mail-Benachrichtigungen über Änderungen
  • Kann keine Subjekte hinzufügen oder löschen
  • Kann keine Beziehungen von Subjekten bearbeiten

Ansicht + E-Mail-Benachrichtigungen (Stufe 2)

  • Der Benutzer sieht die Liste der überwachten Subjekte
  • Erhält automatisch E-Mail-Benachrichtigungen bei erkannten Änderungen
  • Kann keine Subjekte hinzufügen, bearbeiten oder löschen
  • Geeignet für Benutzer, die informiert werden müssen, aber keine Einstellungen ändern

Ansicht + E-Mails + Hinzufügen (Stufe 3)

  • Der Benutzer sieht die Liste der überwachten Subjekte
  • Erhält E-Mail-Benachrichtigungen über Änderungen
  • Kann neue Subjekte zur Überwachung hinzufügen
  • Kann Beziehungen bestehender Subjekte bearbeiten
  • Kann Subjekte aus Excel importieren
  • Kann Subjekte nicht löschen

Vollständige Rechte (Stufe 4)

  • Alle oben aufgeführten Berechtigungen
  • Zusätzlich kann Subjekte aus der Überwachung löschen
  • Geeignet für Moduladministratoren

Einrichtung der E-Mail-Adresse

Um Benachrichtigungen zu erhalten, müssen Sie eine gültige E-Mail-Adresse in Ihrem Benutzerprofil haben:

  1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen
  2. Wählen Sie Mein Profil
  3. Überprüfen Sie das Feld E-Mail
  4. Korrigieren und speichern Sie die Adresse bei Bedarf

Benutzeroberfläche

Haupttabelle der Subjekte

Wenn Sie das Modul öffnen, wird eine übersichtliche Tabelle aller überwachten Subjekte angezeigt. Die Tabelle enthält folgende Spalten:

Name

Firmenname des Unternehmens oder Personenname gemäß Handelsregister. Durch Klicken auf das externe Link-Symbol wird das Subjektdetail im Portal justice.cz in einem neuen Browser-Tab geöffnet.

IČ

Identifikationsnummer des Subjekts. Primärer Identifikator für die Suche in ARES.

Letzte Prüfung

Datum und Uhrzeit, wann das System zuletzt die Daten des Subjekts im Handelsregister überprüft hat. Prüfungen erfolgen automatisch etwa alle 22 Stunden.

Letzte Änderung

Datum der letzten erkannten Änderung in den Subjektdaten. Wenn in den letzten 7 Tagen eine Änderung aufgetreten ist, erscheint auch ein externes Link-Symbol für den schnellen Zugriff auf Details in ARES.

Beziehung

Kategorie des Subjekts, die Sie definieren können (z. B. Lieferant, Kunde, Wettbewerber, Partner). Hilft bei der Organisation und Filterung überwachter Subjekte.

Aktionen

Die Spalte enthält Symbole für verschiedene Aktionen:

  • Stift-Symbol (angezeigt ab Rechten der Stufe 3) - Öffnet ein Formular zur Bearbeitung der Beziehung
  • Kreuz-Symbol (angezeigt bei Rechten der Stufe 4) - Löscht das Subjekt nach Bestätigung aus der Überwachung
  • Externes Link-Symbol - Öffnet das Subjektdetail im Portal justice.cz

Schaltfläche "Subjekt hinzufügen"

Grüne Schaltfläche mit Plus-Symbol oben auf der Seite. Wird Benutzern mit Rechten der Stufe 3 und höher angezeigt. Beim Klicken wird ein Formular zum Hinzufügen eines neuen Subjekts zur Überwachung geöffnet.

Abschnitt "Import von Unternehmen/Personen aus Excel"

Befindet sich unterhalb der Haupttabelle. Wird Benutzern mit Rechten der Stufe 3 und höher angezeigt. Ermöglicht den Massenimport von bis zu 100 Subjekten gleichzeitig.

Einstellungs-Symbol

Zahnrad-Symbol oben rechts öffnet die Modulkonfiguration (nur Administratoren).

Tabellen-Symbolleiste

Über der Tabelle befinden sich Werkzeuge für die Arbeit mit Daten:

  • Suchfeld - Schnellsuche in beliebiger Tabellenspalte
  • Excel-Schaltfläche - Export der gesamten Tabelle in eine Excel-Datei
  • Drucken-Schaltfläche - Drucken der Übersicht überwachter Subjekte
  • Auswahl der Datensatzanzahl - Anzeige von 10, 25, 50 oder 100 Datensätzen pro Seite

Informationsfelder

Oben im Modul werden zwei Informationsfelder mit wichtigen Hinweisen angezeigt:

  1. Hinweis zur IČ-Überprüfung - Informiert darüber, dass die Überwachung nur für im Handelsregister eingetragene Subjekte funktioniert
  2. Prüfungsinformationen - Beschreibt die Häufigkeit automatischer Prüfungen und das E-Mail-Benachrichtigungssystem

Grundlegende Operationen

Hinzufügen eines Subjekts zur Überwachung

Vorgehensweise zum Hinzufügen eines einzelnen Subjekts, das Sie überwachen möchten:

  1. Klicken Sie oben auf der Seite auf die grüne Schaltfläche Subjekt hinzufügen
  2. Es öffnet sich ein modales Fenster mit einem Formular
  3. Geben Sie die Unternehmensidentifikationsnummer (8 Ziffern, Leerzeichen oder Bindestriche sind erlaubt) in das Feld IČ ein
    • Das Feld ist erforderlich
    • Die IČ muss gültig sein - das System validiert das Format
    • Wenn die IČ bereits im System überwacht wird, erscheint eine Fehlermeldung
  4. Geben Sie eine Subjektkategorie in das Feld Beziehung ein oder wählen Sie eine aus
    • Das Feld ist optional, wird aber zur besseren Organisation empfohlen
    • Sie können aus bereits verwendeten Beziehungen wählen (Lieferant, Kunde, Wettbewerber...)
    • Oder eine neue eigene Beziehung eingeben (z. B. "potenzieller Partner", "Tochtergesellschaft")
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern
  6. Das System führt automatisch aus:
    • Validierung der IČ
    • Überprüfung, ob die IČ noch nicht überwacht wird
    • Laden aktueller Daten aus ARES
    • Durchführung der ersten Prüfung des Subjekts
    • Speichern aller Daten in der Datenbank für zukünftige Vergleiche
  7. Nach erfolgreichem Speichern erscheint eine grüne Benachrichtigung und das Subjekt erscheint in der Tabelle

Wichtiger Hinweis: Wenn die eingegebene IČ nicht im Handelsregister eingetragen ist, lädt das System den Subjektnamen nicht. Nach drei Tagen erfolgloser Ladeversuche wird das Subjekt automatisch aus der Überwachung entfernt.

Bearbeiten eines Subjekts

Bei einem bereits hinzugefügten Subjekt können Sie die Beziehungskategorie bearbeiten:

  1. Finden Sie in der Tabelle die Zeile mit dem Subjekt, das Sie bearbeiten möchten
  2. Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das Stift-Symbol
  3. Es öffnet sich ein modales Fenster mit einem Formular
  4. Das Feld IČ wird angezeigt, kann aber nicht geändert werden
    • Die IČ dient als primärer Identifikator und kann nicht bearbeitet werden
    • Wenn Sie die IČ ändern müssen, müssen Sie das Subjekt löschen und ein neues hinzufügen
  5. Bearbeiten Sie das Feld Beziehung nach Bedarf
  6. Klicken Sie auf Speichern
  7. Die Änderung erscheint sofort in der Tabelle

Löschen eines Subjekts

Wenn Sie ein Subjekt nicht mehr überwachen müssen:

  1. Finden Sie in der Tabelle die Zeile mit dem Subjekt, das Sie nicht mehr überwachen möchten
  2. Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das Kreuz-Symbol
  3. Es erscheint ein Bestätigungsdialog mit der Bitte um Bestätigung
  4. Klicken Sie zur Bestätigung auf Ja oder Löschen
  5. Das Subjekt wird sofort aus der Überwachung entfernt
  6. Alle historischen Daten über Änderungen dieses Subjekts werden gelöscht
  7. Sie erhalten keine E-Mail-Benachrichtigungen mehr über Änderungen dieses Subjekts

Hinweis: Das Löschen ist unwiderruflich. Wenn Sie das Subjekt wieder überwachen möchten, müssen Sie es als neu hinzufügen.

Anzeigen von Subjektdetails in ARES

Um vollständige Informationen über ein Subjekt direkt im Handelsregister anzuzeigen:

  1. Finden Sie in der Tabelle die Zeile mit dem gewünschten Subjekt
  2. Klicken Sie auf das externe Link-Symbol:
    • In der Spalte Name - öffnet Subjektdetail
    • In der Spalte Letzte Änderung (wenn in den letzten 7 Tagen eine Änderung aufgetreten ist) - öffnet Detail mit Fokus auf Änderungen
  3. Es öffnet sich ein neuer Browser-Tab mit dem Portal ares.gov.cz
  4. Das vollständige Subjektdetail wird angezeigt, einschließlich:
    • Grundlegende Identifikationsdaten
    • Adressen und Kontakte
    • Gesetzliche Organe und Geschäftsführer
    • Gesellschafter und Eigentümerstruktur
    • Geschäftstätigkeiten und -betriebe
    • Stammkapital
    • Historische Änderungen im OR

Erweiterte Funktionen

Import von Subjekten aus Excel

Für das Hinzufügen einer großen Anzahl von Subjekten gleichzeitig verwenden Sie die Excel-Datei-Importfunktion:

Vorbereiten der Excel-Datei

  1. Laden Sie die Beispiel-Excel-Datei herunter:
    • Finden Sie im Modul den Abschnitt Import von Unternehmen/Personen aus Excel
    • Klicken Sie auf den Link "Beispiel-Excel"
    • Die Datei eIntranet_hlidani_or.xlsx wird heruntergeladen
  2. Öffnen Sie die heruntergeladene Datei in Microsoft Excel, LibreOffice Calc oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm
  3. Die Datei enthält zwei Spalten:
    • Spalte A (IČ) - Identifikationsnummer des Subjekts
      • Format: 8 Ziffern
      • Kann mit Leerzeichen oder Bindestrichen eingegeben werden (werden automatisch entfernt)
      • Beispiel: 12345678 oder 123 456 78
    • Spalte B (Beziehung) - Kategorie des Subjekts
      • Format: Text
      • Beispiele: Lieferant, Kunde, Wettbewerber, Partner
      • Feld ist optional
  4. Füllen Sie Daten für Subjekte aus, die Sie importieren möchten:
    • Maximum 100 Subjekte in einem Import
    • Beginnen Sie ab der zweiten Zeile (erste Zeile enthält Überschriften)
    • Jedes Subjekt in einer separaten Zeile
  5. Speichern Sie die Datei im Format .xlsx (Excel 2007 und neuer)

Durchführung des Imports

  1. Gehen Sie im Modul OR-Überwachung zum Abschnitt Import von Unternehmen/Personen aus Excel
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei auswählen oder Datei wählen
  3. Wählen Sie im Dialogfeld Ihre vorbereitete Excel-Datei aus
  4. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Importieren
  5. Ein Fortschrittsindikator für den Import erscheint

Import-Prozess

Das System führt automatisch folgende Schritte aus:

  1. Datei-Validierung - Überprüfung von Format und Dateigröße
  2. Datenladen - Lesen aller Zeilen aus der Excel-Datei
  3. IČ-Überprüfung - Validierung des Formats jeder Identifikationsnummer
  4. Duplikatsprüfung - Ausschluss von bereits im System überwachten IČ
  5. Limit-Prüfung - Maximum 100 Subjekte in einem Import
  6. ARES-Laden - Für jedes Subjekt werden aktuelle Daten aus dem Handelsregister geladen
  7. Datenbank-Speicherung - Speichern aller Subjekte und ihrer Daten
  8. Erste Prüfung - Durchführung der anfänglichen Prüfung für jedes Subjekt

Import-Ergebnisse

Nach Abschluss des Imports wird eine Zusammenfassung angezeigt:

  • Erfolgreich importiert - Anzahl der zur Überwachung hinzugefügten Subjekte
  • Übersprungen (Duplikate) - Anzahl der bereits im System vorhandenen IČ
  • Fehler - Anzahl der Subjekte, die nicht geladen werden konnten (ungültige IČ, ARES-Fehler)
  • Fehlerdetails - Liste problematischer IČ mit Fehlerbeschreibung

Häufig gestellte Fragen zum Import

Was ist, wenn ich mehr als 100 Subjekte habe?

Teilen Sie die Daten in mehrere Excel-Dateien mit maximal 100 Subjekten auf und importieren Sie diese nacheinander. Warten Sie zwischen den Importen, bis der vorherige Import abgeschlossen ist.

Was passiert mit doppelten IČ?

Das System schließt automatisch bereits in der Datenbank überwachte IČ aus. Die Beziehung für diese Subjekte bleibt unverändert. Wenn Sie die Beziehung eines bestehenden Subjekts ändern möchten, verwenden Sie die Bearbeitungsfunktion.

Warum wurden einige Subjekte nicht importiert?

Häufigste Gründe:

  • IČ ist nicht in gültigem Format (muss 8 Ziffern enthalten)
  • IČ ist nicht im Handelsregister eingetragen
  • Vorübergehender ARES-Dienstausfall
  • IČ wird bereits im System überwacht

Filtern und Suchen in der Tabelle

Grundlegende Suche

  1. Finden Sie das Suchfeld oben rechts über der Tabelle
  2. Beginnen Sie mit der Eingabe des Suchbegriffs:
    • Firmenname oder Teil davon
    • IČ oder Teil davon
    • Beziehung (Lieferant, Kunde...)
  3. Die Tabelle filtert während der Eingabe automatisch
  4. Es werden nur Zeilen angezeigt, die den Suchbegriff enthalten
  5. Die Suche unterscheidet Groß- und Kleinschreibung und diakritische Zeichen (empfehlen, mit Akzenten zu tippen)
  6. Um alle Datensätze anzuzeigen, löschen Sie den Inhalt des Suchfelds

Tabellensortierung

  1. Klicken Sie auf eine beliebige Spaltenüberschrift in der Tabelle
  2. Erster Klick - Sortierung aufsteigend (A-Z, 0-9, alt-neu)
  3. Zweiter Klick - Sortierung absteigend (Z-A, 9-0, neu-alt)
  4. Die aktive Sortierung wird durch einen Pfeil in der Spaltenüberschrift angezeigt
  5. Sie können nach allen Spalten sortieren:
    • Name - Alphabetisch nach Firmennamen
    • IČ - Numerisch nach Identifikationsnummer
    • Letzte Prüfung - Chronologisch nach Prüfdatum
    • Letzte Änderung - Chronologisch nach Änderungsdatum
    • Beziehung - Alphabetisch nach Kategorie

Kombination von Suche und Sortierung

Sie können Suche mit Sortierung kombinieren:

  1. Geben Sie zuerst einen Suchbegriff ein (z. B. "Lieferant")
  2. Klicken Sie dann auf eine Spaltenüberschrift zum Sortieren (z. B. "Letzte Änderung")
  3. Es werden nur gefilterte Datensätze angezeigt, sortiert nach der ausgewählten Spalte

Paginierung

  1. Wählen Sie in der linken unteren Ecke der Tabelle die Anzahl der Datensätze pro Seite:
    • 10 Datensätze - Geeignet für schnellen Überblick
    • 25 Datensätze - Standardeinstellung
    • 50 Datensätze - Für die Arbeit mit größeren Datenmengen
    • 100 Datensätze - Anzeige aller Datensätze auf einer Seite (bei kleinerer Anzahl von Subjekten)
  2. Verwenden Sie zum Navigieren zwischen Seiten die Schaltflächen in der rechten unteren Ecke:
    • Zurück - Gehe zur vorherigen Seite
    • Seitenzahlen - Direkter Sprung zu einer bestimmten Seite
    • Weiter - Gehe zur nächsten Seite

Datenexport

Export nach Excel

  1. Finden Sie über der Tabelle die grüne Schaltfläche Excel
  2. Optional filtern Sie zuerst die Daten mit der Suche
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Excel
  4. Eine Datei im Format .xlsx wird automatisch heruntergeladen
  5. Der Dateiname enthält das aktuelle Datum
  6. Alle Spalten aus der Tabelle werden exportiert:
    • Name
    • IČ
    • Letzte Prüfung
    • Letzte Änderung
    • Beziehung
  7. Die Datei kann in Microsoft Excel, LibreOffice Calc oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm geöffnet werden

Liste drucken

  1. Finden Sie über der Tabelle die Schaltfläche Drucken
  2. Optional filtern Sie zuerst die Daten mit der Suche
  3. Optional stellen Sie die Anzahl der Datensätze pro Seite ein, um alle gewünschten Daten anzuzeigen
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken
  5. Die Druckvorschau wird mit übersichtlicher Formatierung geöffnet
  6. Verwenden Sie die Druckfunktion Ihres Browsers (Strg+P oder Cmd+P)
  7. Stellen Sie Drucker und Druckparameter ein
  8. Klicken Sie auf Drucken

Automatische Prüfungen und Benachrichtigungen

Wie automatische Prüfungen funktionieren

Prüfhäufigkeit

  • Das System prüft jeden Tag automatisch auf Änderungen
  • Prüfungen erfolgen etwa alle 22 Stunden seit der letzten Aktualisierung
  • Die genaue Prüfzeit kann je nach Systemlast variieren
  • Prüfungen können nicht manuell gestartet werden - sie laufen vollständig automatisch im Hintergrund
  • Die erste Prüfung erfolgt sofort nach dem Hinzufügen eines Subjekts

Prüfprozess

Für jedes überwachte Subjekt führt das System aus:

  1. Überprüfung der letzten Aktualisierungszeit
    • Wenn weniger als 22 Stunden vergangen sind, wird die Prüfung übersprungen
    • Spart ARES-Ressourcen und gewährleistet angemessene Häufigkeit
  2. Laden aktueller Daten aus ARES
    • Verbindung zur staatlichen Handelsregister-API
    • Herunterladen vollständiger aktueller Subjektdaten
  3. Vergleich mit gespeicherten Daten
    • Das System vergleicht neu geladene Daten mit Daten aus der vorherigen Prüfung
    • 7 Datenkategorien werden überwacht (siehe unten)
  4. Änderungserkennung
    • Wenn in einer Kategorie eine Änderung erkannt wird, wird sie aufgezeichnet
    • Änderungen, die älter als 7 Tage sind, werden ignoriert
  5. Benachrichtigung senden
    • Wenn eine Änderung erkannt wird, wird eine E-Mail an alle autorisierten Benutzer gesendet
    • Die E-Mail enthält Änderungsdetails (siehe unten)
  6. Datenbankaktualisierung
    • Neue Daten werden für zukünftige Vergleiche gespeichert
    • Das Datum der letzten Prüfung wird aktualisiert
    • Das Datum der letzten Änderung wird aktualisiert (falls erkannt)

Überwachte Datenkategorien

Das System überwacht Änderungen in folgenden Kategorien:

1. Adressen
  • Firmensitz (Straße, Haus-/Straßennummer, Postleitzahl, Stadt, Land)
  • Zusätzliche Niederlassungen
  • Lieferadresse
  • Adressänderung kann auf Umzug oder Sitzwechsel hinweisen
2. Tätigkeiten (Geschäftsbetriebe)
  • Liste aller eingetragenen Geschäftssektoren
  • Hinzufügen neuer Tätigkeit
  • Entfernen bestehender Tätigkeit
  • Änderung kann auf Ausweitung oder Verengung der Geschäftstätigkeiten hinweisen
3. Rechtsform
  • Subjekttyp (GmbH, AG, OHG, KG, Genossenschaft...)
  • Änderung der Rechtsform ist ein bedeutendes Ereignis (z. B. Umwandlung von GmbH in AG)
  • Kann auf Unternehmensrestrukturierung hinweisen
4. Gesellschafter
  • Liste aller Gesellschafter und ihrer Anteile
  • Eintritt eines neuen Gesellschafters
  • Austritt eines bestehenden Gesellschafters
  • Änderung der Anteilshöhen
  • Wichtig für die Überwachung der Eigentümerstruktur
5. Gesetzliche Organe
  • Geschäftsführer (bei GmbHs)
  • Vorstand und Aufsichtsrat (bei AGs)
  • Art der Handlung im Namen der Gesellschaft
  • Änderung kann Vertragsgültigkeit und Dokumentunterzeichnung beeinflussen
6. Stammkapital
  • Höhe des Stammkapitals
  • Zahlung des Stammkapitals
  • Änderung kann auf Kapitaländerungen (Erhöhung/Verminderung) hinweisen
7. OR-Aktualisierungsdatum
  • Datum der letzten Aktualisierung des Eintrags im Handelsregister
  • Zeigt an, wann der Eintrag zuletzt geändert wurde

Sonderfälle

Erste Prüfung des Subjekts

  • Bei der ersten Prüfung werden keine Benachrichtigungen gesendet
  • Das System speichert nur den aktuellen Zustand für zukünftige Vergleiche
  • Ab der zweiten Prüfung werden Änderungen erkannt und gemeldet

Fehlgeschlagenes Datenladen

  • Wenn Daten nicht aus ARES geladen werden können (Dienstausfall, ungültige IČ), wird der Versuch aufgezeichnet
  • Nach 3 fehlgeschlagenen Versuchen (3 Tage) wird das Subjekt automatisch gelöscht
  • Gilt hauptsächlich für IČ, die nicht im Handelsregister sind

Änderungen älter als 7 Tage

  • Das System benachrichtigt nicht über Änderungen, die älter als 7 Tage sind
  • Verhindert das Senden von Benachrichtigungen über historische Änderungen bei neu hinzugefügten Subjekten
  • Beispiel: Sie fügen ein Subjekt hinzu, das vor einem Monat eine Geschäftsführeränderung hatte - Sie erhalten keine Benachrichtigung

E-Mail-Benachrichtigungen

Wer erhält Benachrichtigungen

E-Mail-Benachrichtigungen werden automatisch gesendet an:

  • Alle Benutzer mit Rechten der Stufe 2 und höher (Ansicht + E-Mail-Benachrichtigungen)
  • Benutzer müssen eine gültige E-Mail-Adresse in ihrem Profil haben
  • E-Mail wird sofort bei Erkennung einer Änderung gesendet
  • Jeder autorisierte Benutzer erhält eine separate E-Mail

Inhalt der E-Mail-Benachrichtigung

Die E-Mail enthält folgende Informationen:

E-Mail-Kopfzeile
  • Betreff: "OR-Überwachung - Änderung beim Subjekt [Firmenname]"
  • Von: eIntranet-System-E-Mail-Adresse
  • Gesendet: Zeit der Änderungserkennung
Subjekt-Identifikation
  • Firmenname - Firmenname gemäß OR
  • IČ - Identifikationsnummer
  • Beziehung - Subjektkategorie (Lieferant, Kunde...)
Arten erkannter Änderungen

Die E-Mail enthält eine Liste von Kategorien, in denen Änderungen aufgetreten sind:

  • "Änderung bei Adressen"
  • "Änderung bei Tätigkeiten"
  • "Änderung der Rechtsform"
  • "Änderung bei Gesellschaftern"
  • "Änderung bei gesetzlichen Organen"
  • "Änderung des Stammkapitals"
Änderungsdetails

Für jede Kategorie wird eine Vergleichstabelle angezeigt:

  • Spalte "Vorher" - Ursprünglicher Wert
  • Spalte "Nachher" - Neuer Wert
  • Formatiert als übersichtliche HTML-Tabelle

Beispiel für Details einer gesetzlichen Organänderung:

Änderung bei gesetzlichen Organen:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Vorher:
- Geschäftsführer: Hans Schmidt, geboren 1.1.1980
  Art der Handlung: selbständig

Nachher:
- Geschäftsführer: Hans Schmidt, geboren 1.1.1980
  Art der Handlung: selbständig
- Geschäftsführer: Maria Müller, geboren 15.5.1985
  Art der Handlung: selbständig
  • Direkter Link zum Subjektdetail im eIntranet-System
  • Link zum Portal justice.cz zur Überprüfung der Änderungen

E-Mail-Häufigkeit

  • Eine E-Mail pro Subjekt für jede Änderungserkennung
  • Wenn bei mehreren Subjekten Änderungen auftreten, erhalten Sie mehrere E-Mails
  • E-Mails werden nicht wiederholt für dieselbe Änderung gesendet
  • Wenn bei einem Subjekt eine weitere Änderung auftritt, erhalten Sie eine neue E-Mail

Was nach Erhalt einer Benachrichtigung zu tun ist

  1. Lesen Sie die Änderungsdetails in der E-Mail
  2. Bewerten Sie die Auswirkung der Änderung auf Ihr Unternehmen:
    • Geschäftsführeränderung - müssen Verträge aktualisiert werden?
    • Adressänderung - müssen Rechnungen aktualisiert werden?
    • Gesellschafteränderung - ändert sich der Eigentümer des Unternehmens?
    • Rechtsformänderung - ist ein neuer Vertrag erforderlich?
  3. Überprüfen Sie die Änderung durch Klicken auf den Link zu ARES
  4. Ergreifen Sie notwendige Maßnahmen:
    • Daten im CRM-Modul aktualisieren
    • Verträge oder Dokumente ändern
    • Relevante Kollegen informieren
    • Subjekt kontaktieren, um Änderung zu bestätigen
  5. E-Mail archivieren für zukünftige Referenz

Anzeigen von Änderungen im Modul

Spalte "Letzte Änderung"

In der Hauptmodultabelle zeigt die Spalte Letzte Änderung:

  • Datum der letzten erkannten Änderung im Format TT.MM.JJJJ HH:MM
  • Wenn noch nie eine Änderung beim Subjekt aufgetreten ist, ist die Spalte leer
  • Wenn die Änderung in den letzten 7 Tagen aufgetreten ist:
    • Erscheint ein externes Link-Symbol
    • Klicken öffnet Detail in ARES
    • Datum ist fett hervorgehoben

Spalte "Letzte Prüfung"

Zeigt Datum und Uhrzeit der letzten automatischen Subjektprüfung:

  • Format: TT.MM.JJJJ HH:MM
  • Wird bei jeder Prüfung aktualisiert (auch wenn keine Änderung auftritt)
  • Hilft zu überprüfen, ob das System das Subjekt korrekt prüft

Einschränkungen und wichtige Informationen

Einschränkungen der Handelsregister-Überwachung

Nur Subjekte im Handelsregister

Wichtigste Einschränkung: Das Modul überwacht ausschließlich im Handelsregister eingetragene Subjekte.

Was ist NICHT im Handelsregister:

  • Selbständige
    • Gewerbetreibende
    • Gewerbescheinunternehmer
    • Handwerker, Kaufleute
    • Diese Unternehmer sind im Gewerberegister eingetragen, nicht im OR
  • Einige Städte und Gemeinden
    • Gemeinden nicht im OR
    • Einige kommunale Haushaltsorganisationen
  • Einige gemeinnützige Organisationen
    • Vereine und eingetragene Institutionen können im OR sein oder nicht
    • Hängt davon ab, ob sie sich freiwillig registriert haben
  • Ausländische Subjekte
    • Unternehmen mit Sitz außerhalb der Tschechischen Republik
    • Organisationseinheiten ausländischer Unternehmen können im OR sein

Was IST im Handelsregister:

  • Handelsgesellschaften
    • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
    • Aktiengesellschaft (AG)
    • Kommanditgesellschaft (KG)
    • Offene Handelsgesellschaft (OHG)
  • Genossenschaften
  • Europäische Gesellschaft
  • Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung
  • Organisationseinheiten ausländischer Personen (in einigen Fällen)

Überprüfung, ob IČ im Handelsregister ist

Methode 1: Beim Hinzufügen zum Modul

  1. Fügen Sie die IČ des Subjekts zum Modul hinzu
  2. Wenn der Name lädt, ist die IČ im OR eingetragen
  3. Wenn der Name nicht lädt, ist die IČ nicht im OR
  4. Subjekt außerhalb des OR wird nach 3 Tagen automatisch gelöscht

Methode 2: Manuelle Überprüfung auf dem Portal justice.cz

  1. Öffnen Sie einen Webbrowser
  2. Gehen Sie zu: https://or.justice.cz/ias/ui/rejstrik
  3. Geben Sie die IČ des Subjekts in das Suchfeld ein
  4. Klicken Sie auf Suchen
  5. Wenn das Subjektdetail erscheint, ist es im OR eingetragen
  6. Wenn "Keine Ergebnisse gefunden" erscheint, ist das Subjekt nicht im OR

Methode 3: ARES-Überprüfung

  1. Gehen Sie zu https://ares.gov.cz
  2. Geben Sie die IČ in das Suchfeld ein
  3. Überprüfen Sie im Subjektdetail den Abschnitt Handelsregistereintrag
  4. Wenn der Abschnitt ausgefüllt ist, ist das Subjekt im OR
  5. Wenn der Abschnitt fehlt oder leer ist, ist das Subjekt nicht im OR

Was passiert mit ungültiger IČ

  • Nach dem Hinzufügen der IČ führt das System die erste Prüfung durch
  • Wenn die IČ nicht im OR ist, wird der Name nicht geladen
  • Das System wird bei jeder Prüfung erneut versuchen zu laden
  • Nach 3 fehlgeschlagenen Versuchen (3 Tage) wird das Subjekt automatisch gelöscht
  • Sie werden nicht per E-Mail über die Löschung benachrichtigt
  • Das Subjekt verschwindet ohne Warnung aus der Tabelle

Prüfhäufigkeit und -zeitpunkt

Prüfung kann nicht manuell gestartet werden

  • Prüfungen laufen vollständig automatisch
  • Es ist nicht möglich, eine Prüfung manuell für ein bestimmtes Subjekt zu starten
  • Es ist nicht möglich, eine Prüfung aller Subjekte auf einmal zu erzwingen
  • Diese Einschränkung gewährleistet:
    • Angemessene Belastung des ARES-Dienstes
    • Systemstabilität
    • API-Limit-Einhaltung

Prüfintervall

  • Etwa alle 22 Stunden seit der letzten Prüfung
  • Die genaue Zeit kann je nach variieren:
    • Serverlast
    • ARES-Dienstverfügbarkeit
    • Anzahl der überwachten Subjekte
  • Die erste Prüfung erfolgt sofort nach dem Hinzufügen des Subjekts
  • Nachfolgende Prüfungen dann in 22-Stunden-Intervallen

Warum 22-Stunden-Intervall statt 24?

Das 22-Stunden-Intervall gewährleistet:

  • Prüfung mindestens einmal pro Tag
  • Schrittweise Zeitverschiebung - nicht alle Prüfungen laufen zur gleichen Zeit
  • Gleichmäßigere Lastverteilung auf die ARES-API über den Tag
  • Höhere Wahrscheinlichkeit erfolgreichen Datenladens (Vermeidung potenzieller Ausfälle zu bestimmten Tageszeiten)

Abhängigkeit vom ARES-Dienst

Was ist ARES

ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů) ist ein staatliches Informationssystem, das vom Finanzministerium der Tschechischen Republik betrieben wird. Es dient als zentrale Stelle für die Suche nach Informationen über Wirtschaftssubjekte in der Tschechischen Republik.

Modulabhängigkeit von ARES

  • Das Modul ist vollständig abhängig von der ARES-API-Verfügbarkeit
  • Alle Daten werden in Echtzeit aus ARES geladen
  • Keine Daten werden dauerhaft gespeichert außer grundlegenden Identifikatoren
  • Für jeden Vergleich werden immer aktuelle Daten geladen

ARES-Dienstausfälle

Wenn der ARES-Dienst vorübergehend nicht verfügbar ist:

  • Die Prüfung wird automatisch verschoben
  • Das System wird die Prüfung beim nächsten Durchlauf versuchen (in 22 Stunden)
  • Sie erhalten keine Benachrichtigung über den Ausfall
  • Nach Wiederherstellung des Dienstes werden Prüfungen normal fortgesetzt
  • ARES-Ausfälle sind selten, können aber auftreten:
    • Während geplanter Wartung (typischerweise nachts oder an Wochenenden)
    • Bei technischen Problemen
    • Bei Dienstüberlastung

ARES-API-Limits

  • Die ARES-API hat Anfragezahl-Limits
  • Das Modul respektiert diese Limits:
    • Prüft nicht alle Subjekte auf einmal
    • Verteilt Prüfungen über die Zeit
    • Bei großer Anzahl von Subjekten kann die Prüfung länger dauern
  • Wenn Sie das Limit erreichen:
    • Verbleibende Prüfungen werden automatisch verschoben
    • Fortsetzung beim nächsten Durchlauf

Einschränkungen der Änderungserkennung

Änderungen älter als 7 Tage

  • Das System benachrichtigt nicht über Änderungen, die älter als 7 Tage sind
  • Grund: Verhinderung von Benachrichtigungen über historische Änderungen
  • Szenario: Sie fügen ein Subjekt hinzu, das vor einem Monat eine Änderung hatte:
    • Die Änderung wird nicht erkannt bei der ersten Prüfung
    • Das System betrachtet sie als "alt" und ignoriert sie
    • Sie werden nur über neue Änderungen benachrichtigt, die nach dem Hinzufügen des Subjekts auftreten

Erste Prüfung des Subjekts

  • Bei der ersten Prüfung werden keine Benachrichtigungen gesendet
  • Das System speichert nur den aktuellen Zustand für zukünftige Vergleiche
  • Kann nicht bestimmen, was eine "Änderung" und was "ursprünglicher Zustand" ist
  • Ab der zweiten Prüfung werden Änderungen erkannt und gemeldet

Art der Änderungen

Das System erkennt nur strukturelle Änderungen in Daten:

  • Hinzufügen eines neuen Elements (neuer Geschäftsführer, neue Adresse)
  • Entfernen eines bestehenden Elements (entfernter Geschäftsführer)
  • Änderung eines Werts (Adressänderung, Änderung des Gesellschafteranteils)

Das System erkennt nicht:

  • Kosmetische Änderungen in der Formatierung
  • Änderungen in der Elementreihenfolge (wenn sich der Inhalt nicht geändert hat)
  • Tippfehlerkorrekturen in bestehenden Daten (wenn ARES als Änderung markiert)

Technische Einschränkungen

Maximale Subjekte

  • Keine feste Grenze für die Gesamtzahl überwachter Subjekte
  • Die Grenze wird durch Serverleistung und ARES-API-Limits bestimmt
  • Empfohlenes Maximum: 1000 Subjekte pro Unternehmen
  • Bei größeren Zahlen:
    • Prüfungen können länger dauern
    • Risiko, API-Limits zu erreichen, steigt
    • Tabelle kann weniger übersichtlich sein

Excel-Import

  • Maximum 100 Subjekte in einem Import
  • Limit ist fest und kann nicht umgangen werden
  • Für Import größerer Mengen:
    • Daten in mehrere Dateien aufteilen
    • Nacheinander importieren
    • Auf Abschluss jedes Imports warten

Excel-Dateigröße

  • Maximum: 60 MB (System-Upload-Limit)
  • Für 100 Subjekte in Excel: typischerweise weniger als 1 MB
  • Limit ist für alle üblichen Verwendungen ausreichend

Integration mit anderen Modulen

Integration mit dem CRM-Modul

Verwendung des Beziehungsfelds

Das Feld Beziehung ermöglicht die Kategorisierung von Subjekten nach ihrer Beziehung zu Ihrem Unternehmen:

  • Lieferant - Unternehmen, von denen Sie kaufen
  • Kunde - Unternehmen, an die Sie verkaufen
  • Wettbewerber - Konkurrierende Unternehmen
  • Partner - Geschäftspartner
  • Benutzerdefinierte Kategorien - Beliebige andere Kategorie nach Bedarf

Workflow mit CRM

  1. Im CRM-Modul wichtige Kontakte/Unternehmen identifizieren
  2. Ihre IČ kopieren
  3. Im Modul OR-Überwachung IČ mit entsprechender Beziehung hinzufügen
  4. Bei Erhalt einer Änderungsbenachrichtigung:
    • Zum CRM-Modul gehen
    • Das relevante Unternehmen finden
    • Daten aktualisieren (Adresse, Geschäftsführer...)
    • Optional Aufgabe für Verkäufer erstellen

Massenimport aus CRM

  1. Im Modul CRM → Unternehmen Liste nach Excel exportieren
  2. Im Export Spalte mit IČ finden
  3. IČ in neue Excel-Datei gemäß Import-Vorlage kopieren
  4. Spalte Beziehung hinzufügen (normalerweise "Kunde" oder "Lieferant")
  5. In Modul OR-Überwachung importieren

Verwendung von ARES-Daten

Was ist ARES

ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů) ist ein staatliches System, das vom Finanzministerium der Tschechischen Republik betrieben wird. Es enthält Daten aus:

  • Handelsregister (Justizministerium)
  • Gewerberegister (Ministerium für Industrie und Handel)
  • Register der Wirtschaftssubjekte (Tschechisches Statistikamt)

Vorteile der Verwendung von ARES

  • Offizielle Quelle - Daten aus staatlichen Registern
  • Aktuelle Daten - Änderungen normalerweise innerhalb von 24 Stunden reflektiert
  • Vollständige Informationen - Alle Daten aus dem Handelsregister
  • Überprüfbar - Kann auf dem Portal justice.cz überprüft werden
  • Kostenlos - Dienst ist gebührenfrei

ARES-API

Das Modul verwendet die offizielle ARES-API:

Unterschied zwischen ARES und OR

  • ARES - Drehscheibe aller Register, umfasst Selbständige
  • OR (Handelsregister) - Nur Handelsgesellschaften
  • Dieses Modul verwendet den OR-Teil von ARES
  • Funktioniert daher nicht für Selbständige (nicht im OR)

Integration mit dem Vertragsmodul

Überwachung von Vertragsparteien

  1. Im Modul Verträge wichtige Vertragsparteien identifizieren
  2. Ihre IČ zum Modul OR-Überwachung mit Beziehung "Vertragspartei" hinzufügen
  3. Bei Erhalt einer Änderungsbenachrichtigung:
    • Überprüfen, welche Änderung aufgetreten ist
    • Besonders Geschäftsführer-Änderungen - betrifft Zeichnungsberechtigung
    • Besonders Adress-Änderungen - Vertrag muss aktualisiert werden
    • Besonders Rechtsform-Änderungen - kann neuen Vertrag erfordern
  4. Im Modul Verträge Erinnerung oder Aufgabe für Aktualisierung erstellen

Prüfung vor Vertragsunterzeichnung

  1. Vor Vertragsabschluss IČ der Vertragspartei zum Modul hinzufügen
  2. 1-2 Tage warten, um zu sehen, ob kürzliche Änderungen erkannt werden
  3. Auf Link zu ARES klicken und aktuelle Daten überprüfen:
    • Gültigkeit der Eintragung
    • Aktuelle Geschäftsführer (wer hat Zeichnungsberechtigung)
    • Firmensitz (wohin Dokumente senden)
    • Tatsache, dass keine kürzlichen Änderungen aufgetreten sind
  4. Sicherstellen, dass die Person, die den Vertrag unterzeichnet, ein befugter Geschäftsführer ist

Typische Arbeitsabläufe

Szenario 1: Überwachung von Lieferanten

Situation

Sie haben 50 Schlüssellieferanten und möchten über wichtige Änderungen in deren Geschäftstätigkeit informiert werden.

Vorgehensweise

  1. Daten aus CRM exportieren:
    • Im Modul CRM → Unternehmen Lieferanten filtern
    • Liste nach Excel exportieren
  2. Import vorbereiten:
    • Beispiel-Excel aus dem Modul OR-Überwachung herunterladen
    • Lieferanten-IČ in Spalte A kopieren
    • "Lieferant" in Spalte B schreiben
  3. Importieren:
    • Excel ins Modul OR-Überwachung importieren
    • Auf Abschluss des Imports warten
    • Überprüfen, dass alle Lieferanten erfolgreich hinzugefügt wurden
  4. Rechte einrichten:
    • Sicherstellen, dass Sie Ansicht + E-Mails-Recht oder höher haben
    • E-Mail-Adresse im Profil überprüfen
  5. Überwachung:
    • System beginnt automatisch, alle Lieferanten zu prüfen
    • Bei Änderung erhalten Sie E-Mail
  6. Reaktion auf Änderungen:
    • Bei Erhalt einer E-Mail über Geschäftsführeränderung:
      • Änderung in ARES überprüfen
      • Gültige Verträge mit Lieferant prüfen
      • Optional Änderungsbestätigung anfordern
      • Daten im CRM aktualisieren
    • Bei Erhalt einer E-Mail über Adressänderung:
      • Adresse im CRM aktualisieren
      • Buchhaltung über neue Adresse für Rechnungen informieren

Szenario 2: Massenhinzufügung von Wettbewerbern

Situation

Sie möchten 30 konkurrierende Unternehmen in Ihrer Branche überwachen und über ihre Änderungen informiert werden (Expansion, Umstrukturierung, neue Geschäftsführung).

Vorgehensweise

  1. Wettbewerber identifizieren:
    • Liste konkurrierender Unternehmen erstellen
    • Für jedes Unternehmen IČ finden (z. B. auf ares.gov.cz oder von deren Website)
  2. Excel-Datei erstellen:
    • Beispiel-Excel aus dem Modul herunterladen
    • Wettbewerber-IČ in Spalte A auflisten
    • "Wettbewerber" in Spalte B schreiben
    • Optional spezifischere Kategorien verwenden: "Wettbewerber - direkt", "Wettbewerber - indirekt"
  3. Ins Modul importieren:
    • Excel importieren
    • System lädt Namen und beginnt mit Änderungsüberwachung
  4. Regelmäßige Tabellenüberprüfung:
    • Einmal pro Woche Spalte "Letzte Änderung" überprüfen
    • Fokus auf Änderungen in den letzten 7 Tagen
  5. Wettbewerberänderungen analysieren:
    • Gesellschafteränderung → Mögliche Übernahme oder Unternehmensverkauf
    • Neuer Geschäftsführer → Führungswechsel, mögliche neue Strategie
    • Tätigkeitsänderung → Expansion in neue Sektoren
    • Stammkapitalerhöhung → Stärkung der Kapitalbasis, Wachstum
    • Adressänderung → Umzug, mögliche Expansion
  6. Informationen nutzen:
    • Erkenntnisse mit Vertriebsabteilung teilen
    • Ihre Geschäftsstrategien anpassen
    • Auf mögliche Marktveränderungen vorbereiten

Szenario 3: Prüfung vor Vertragsunterzeichnung

Situation

Sie bereiten einen bedeutenden Vertrag mit einem neuen Partner für Warenlieferung im Wert von 5 Millionen CZK vor. Sie möchten den aktuellen Status des Partners vor der Unterzeichnung überprüfen.

Vorgehensweise

  1. IČ des Partners erhalten:
    • IČ vom potenziellen Partner anfordern
    • Oder auf deren Website finden
    • Oder Unternehmen nach Namen in ARES suchen
  2. Zum Modul hinzufügen:
    • IČ zum Modul OR-Überwachung hinzufügen
    • Beziehung: "potenzieller Partner" oder "Vertragspartei"
  3. Sofortige ARES-Prüfung:
    • Auf externes Link-Symbol neben dem Namen klicken
    • Detail in ARES öffnet sich
    • Prüfen:
      • Gültigkeit der Eintragung - Ist das Unternehmen noch aktiv?
      • Aktuelle Geschäftsführer - Wer hat Zeichnungsberechtigung? Stimmt der Name mit der Person überein, die den Vertrag unterzeichnen wird?
      • Firmensitz - Ist der Firmensitz echt? Kein virtuelles Büro?
      • Geschäftstätigkeiten - Entspricht die Unternehmenstätigkeit dem Vertragsgegenstand?
      • Stammkapital - Ist es für die Auftragsgröße ausreichend?
      • Datum der letzten Änderung - Gab es kürzliche Änderungen?
  4. 2-3 Tage warten:
    • Subjekt 2-3 Tage im Modul belassen
    • System prüft auf kürzliche Änderungen
    • Falls Änderungsbenachrichtigung eintrifft, Auswirkung berücksichtigen:
      • Geschäftsführeränderung kurz vor Unterzeichnung → Erklärung anfordern
      • Gesellschafteränderung → Unternehmensverkauf könnte im Gange sein
      • Adressänderung → Neuen Firmensitz überprüfen
  5. Zusätzliche Prüfungen:
    • Unternehmen im Insolvenzregister suchen
    • Zwangsvollstreckungen auf justice.cz prüfen
    • Finanzielle Ergebnisse überprüfen (Jahresabschlüsse)
  6. Vertragsunterzeichnung:
    • Überprüfen, dass unterzeichnende Person tatsächlich befugter Geschäftsführer gemäß OR ist
    • Aktuelle ARES-Daten im Vertrag verwenden (Name, Firmensitz, IČ)
  7. Fortgesetzte Überwachung:
    • Subjekt auch nach Vertragsunterzeichnung im Modul belassen
    • Sie werden über Änderungen während der Vertragsbeziehung informiert

Szenario 4: Regelmäßige Überwachung wichtiger Kunden

Situation

Sie haben 20 VIP-Kunden, die 80% Ihres Umsatzes generieren. Sie möchten sofort über alle Änderungen informiert werden, die Ihre Geschäftsbeziehungen beeinflussen könnten.

Vorgehensweise

  1. VIP-Kunden identifizieren:
    • Im CRM-Modul Top-Kunden nach Umsatz filtern
    • Ihre IČ exportieren
  2. Zum Modul hinzufügen:
    • IČ manuell oder per Excel-Import hinzufügen
    • Beziehung: "VIP-Kunde" oder "Schlüsselkunde"
  3. Benachrichtigungen einrichten:
    • Sicherstellen, dass Sie Ansicht + E-Mails-Recht haben
    • Möglicherweise Zugriff mit für diese Kunden verantwortlichen Verkäufern teilen
  4. Kritische Änderungen definieren:
    • Interne Prozedur erstellen, was bei verschiedenen Änderungen zu tun ist:

Tabelle zur Änderungsreaktion:

Änderungstyp Aktion Verantwortliche Person
Geschäftsführeränderung
  1. Sofortiger Kontakt mit neuem Geschäftsführer
  2. Unser Unternehmen und Dienstleistungen vorstellen
  3. Zusammenarbeit fortsetzen überprüfen
 Key Account Manager
Gesellschafteränderung
  1. Grund für Änderung herausfinden (Übernahme?)
  2. Neuen Eigentümer identifizieren
  3. Auswirkung auf unsere Bedingungen überprüfen
 Vertriebsleiter
Adressänderung
  1. Im CRM und Buchhaltungssystem aktualisieren
  2. Neue Lieferadresse überprüfen
  3. Optional neuen Firmensitz besuchen
 Verkäufer + Buchhalter
Rechtsformänderung
  1. Umwandlungsgründe herausfinden
  2. Vertragsauswirkung überprüfen
  3. Optional neue Verträge vorbereiten
 Rechtsabteilung
  1. Regelmäßige Prüfungen:
    • Einmal im Monat Tabelle überprüfen
    • Nach Spalte "Letzte Änderung" sortieren
    • Kürzliche Änderungen überprüfen
    • Sicherstellen, dass alle notwendigen Maßnahmen ergriffen wurden

Fehlerbehebung

Problem: Subjekt wird nach 3 Tagen nicht gelöscht

Symptome

  • Sie haben IČ hinzugefügt, die nicht im OR ist
  • Name wurde nicht geladen
  • Mehr als 3 Tage sind vergangen
  • Subjekt ist noch in der Tabelle

Mögliche Ursachen und Lösungen

1. Subjekt wurde mindestens einmal erfolgreich geladen

  • Ursache: Wenn Subjekt mindestens einmal bei einer Prüfung geladen wurde, bleibt es dauerhaft im System
  • Lösung: Wenn Sie das Subjekt nicht mehr überwachen möchten, löschen Sie es manuell

2. 3 Prüfungen sind noch nicht erfolgt

  • Ursache: Prüfungen erfolgen alle 22 Stunden, müssen 3 fehlgeschlagene Versuche haben
  • Zeit: Mindestens 66 Stunden (fast 3 Tage)
  • Lösung: Weitere 1-2 Tage warten

3. Vorübergehender ARES-Ausfall

  • Ursache: Wenn ARES während einer Prüfung nicht verfügbar war, zählt das nicht als fehlgeschlagener Versuch
  • Lösung: Mehrere Tage länger warten oder manuell löschen

4. Subjekt ist im OR, aber unter anderer IČ

  • Ursache: Sie haben möglicherweise falsche IČ eingegeben
  • Lösung: IČ-Richtigkeit auf ares.gov.cz überprüfen, bei Bedarf korrigieren

Problem: Keine E-Mail-Benachrichtigungen erhalten

Symptome

  • Neue Daten erscheinen in der Spalte "Letzte Änderung"
  • Sie haben keine E-Mail erhalten

Checkliste

1. Benutzerrechte überprüfen

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzer
  2. Finden Sie Ihr Konto
  3. Überprüfen Sie das Recht OR-Überwachung
  4. Muss auf Stufe 2 oder höher eingestellt sein ("Ansicht + E-Mail-Benachrichtigungen")
  5. Wenn Sie nur Stufe 1 haben, kontaktieren Sie den Administrator

2. E-Mail-Adresse überprüfen

  1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen
  2. Wählen Sie Mein Profil
  3. Überprüfen Sie das Feld E-Mail
  4. Muss eine gültige Adresse enthalten
  5. Falls nicht, eingeben und speichern

3. SPAM überprüfen

  1. Öffnen Sie Ihren E-Mail-Client
  2. Überprüfen Sie den Ordner SPAM / Junk-Mail
  3. Wenn E-Mail dort ist, markieren Sie sie als "Kein Spam"
  4. Absenderadresse zur vertrauenswürdigen Liste hinzufügen

4. Änderungsalter überprüfen

  • System benachrichtigt nur über Änderungen weniger als 7 Tage alt
  • Wenn Änderung älter ist, wird keine E-Mail gesendet
  • In der Spalte "Letzte Änderung" überprüfen, wann Änderung aufgetreten ist

5. Überprüfen, dass es nicht die erste Prüfung ist

  • Wenn Sie Subjekt heute hinzugefügt haben und Änderung sofort erschien, ist es die erste Prüfung
  • Bei der ersten Prüfung werden keine Benachrichtigungen gesendet
  • Sie erhalten Benachrichtigung bei nächsten Änderungen

6. IT-Support kontaktieren

  • Wenn alles oben korrekt funktioniert und Sie immer noch keine E-Mails erhalten:
  • eIntranet-Administrator kontaktieren
  • Subjekt-IČ und erwartetes Änderungsdatum angeben

Problem: Name wird beim Eingeben der IČ nicht geladen

Symptome

  • Sie haben IČ eingegeben
  • Sie haben auf Speichern geklickt
  • Subjekt wurde hinzugefügt, aber Namensfeld ist leer

Mögliche Ursachen und Lösungen

1. IČ ist nicht im Handelsregister

  • Häufigste Ursache
  • Lösung:
    1. Auf https://or.justice.cz überprüfen, ob IČ im OR ist
    2. Falls nicht, kann Subjekt von diesem Modul nicht überwacht werden
    3. Subjekt wird nach 3 Tagen automatisch gelöscht

2. Tippfehler in IČ

  • Ursache: Sie haben falsche IČ eingegeben
  • Lösung:
    1. Richtigkeit der eingegebenen IČ überprüfen
    2. Subjekt löschen und erneut mit korrekter IČ hinzufügen

3. Vorübergehender ARES-Ausfall

  • Ursache: ARES-Dienst ist derzeit nicht verfügbar
  • Lösung:
    1. 1-2 Stunden warten
    2. Spalte "Letzte Prüfung" überprüfen - zeigt Zeit der nächsten Prüfung
    3. Wenn Name auch bei nächsten Prüfungen nicht lädt, löschen und später erneut hinzufügen

4. IČ ist ausländisch

  • Ursache: Sie haben ausländische Unternehmens-IČ eingegeben
  • Lösung: Modul funktioniert nur für tschechische IČ im tschechischen Handelsregister

Problem: Möchte Selbständigen überwachen

Symptome

  • Sie haben IČ eines Selbständigen
  • Name wird nicht geladen
  • ARES hat Daten, aber nicht im OR

Erklärung

Selbständige sind nicht im Handelsregister eingetragen. Sie sind nur im Gewerberegister eingetragen, das Teil von ARES ist, aber nicht Teil des Handelsregisters.

Warum es nicht funktioniert

  • Modul überwacht nur Subjekte im Handelsregister
  • Selbständige nicht im OR → Modul kann sie nicht überwachen
  • Gewerberegister enthält keine detaillierten Daten wie OR

Alternative Lösungen

  • Zur Überwachung von Selbständigen andere eIntranet-Module verwenden:
  • CRM-Modul - Manuelle Kontakt- und Unternehmensüberwachung
  • Vertragsmodul - Vertragsparteienüberwachung
  • Optional manuelle Erinnerungen für regelmäßige Prüfungen einrichten

Problem: Änderung in Spalte angezeigt, aber keine E-Mail erhalten

Symptome

  • Neues Datum in der Spalte "Letzte Änderung"
  • Sie haben keine E-Mail erhalten
  • Sie haben korrekt eingestellte Rechte und E-Mail-Adresse

Mögliche Ursachen

1. Änderung ist älter als 7 Tage

  • System benachrichtigt nur über Änderungen bis zu 7 Tagen alt
  • Angezeigte Änderung kann vor mehr als einer Woche aufgetreten sein
  • Dies ist erwartetes Verhalten

2. Subjekt gerade hinzugefügt

  • Erste Prüfung sendet keine Benachrichtigungen
  • Datum in "Letzte Änderung" stammt vom OR, nicht von der Änderungserkennung
  • Bei nächster tatsächlicher Änderung trifft E-Mail ein

3. E-Mail-Versandproblem

  • Seltener Fall eines technischen Problems
  • IT-Support kontaktieren

Problem: Tabelle lädt nicht oder ist leer

Mögliche Ursachen und Lösungen

1. Sie haben keine Zugriffsrechte

  • Symptom: Meldung "Keine Berechtigung" erscheint
  • Lösung: Administrator für Rechtezuweisung kontaktieren

2. Noch keine Subjekte hinzugefügt

  • Symptom: Tabelle ist leer, zeigt "Keine Datensätze"
  • Lösung: Das ist in Ordnung, erstes Subjekt mit Schaltfläche "Subjekt hinzufügen" hinzufügen

3. Aktiver Suchfilter

  • Symptom: Zeigt "Keine übereinstimmenden Datensätze"
  • Lösung: Inhalt des Suchfelds oben rechts löschen

4. Technisches Problem

  • Symptom: Seite lädt nicht oder zeigt Fehler
  • Lösung:
    1. Versuchen, Seite zu aktualisieren (F5)
    2. Browser-Cache leeren
    3. Anderen Browser versuchen
    4. IT-Support kontaktieren

Problem: Excel-Import fehlgeschlagen

Mögliche Ursachen und Lösungen

1. Falsches Dateiformat

  • Ursache: Datei ist nicht im Format .xlsx
  • Lösung: Datei als "Excel-Arbeitsmappe (.xlsx)" speichern

2. Fehlende oder umbenannte Spalten

  • Ursache: Spalten nicht "IČ" und "Beziehung" benannt oder in falscher Reihenfolge
  • Lösung:
    • Spalte A muss IČ enthalten
    • Spalte B muss Beziehung enthalten
    • Heruntergeladene Beispiel-Excel als Vorlage verwenden

3. Mehr als 100 Subjekte

  • Ursache: Limit von 100 Subjekten in einem Import überschritten
  • Lösung: Daten in mehrere Dateien aufteilen und nacheinander importieren

4. Ungültige IČ

  • Ursache: Spalte A enthält nicht-numerische Werte oder ungültige Formate
  • Lösung:
    • Überprüfen, dass alle IČ Zahlen sind
    • Text oder Sonderzeichen entfernen
    • IČ muss 8 Ziffern haben

5. Beschädigte Excel-Datei

  • Ursache: Datei ist beschädigt
  • Lösung:
    1. Versuchen, Datei in Excel zu öffnen und erneut zu speichern
    2. Oder Daten in neue Datei aus Beispiel-Excel kopieren

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Allgemeine Fragen

F: Wie viele Subjekte kann ich überwachen?

A: Es gibt keine feste Grenze. Wir empfehlen maximal 1000 Subjekte pro Unternehmen für optimale Systemleistung.

F: Werden Moduldaten mit Dritten geteilt?

A: Nein. Alle Daten bleiben in Ihrem eIntranet-System. Das Modul lädt nur öffentlich verfügbare Daten aus ARES.

F: Wie werden Daten geschützt?

A: Der Modulzugriff ist durch Benutzerrechte geschützt. Daten sind nur für Benutzer mit zugewiesenen Berechtigungen sichtbar. E-Mail-Benachrichtigungen werden nur an Benutzer mit Rechten der Stufe 2 und höher gesendet.

F: Kann ich ausländische Unternehmen überwachen?

A: Nein. Das Modul funktioniert nur für im tschechischen Handelsregister eingetragene Subjekte. Für ausländische Unternehmen andere Quellen oder Module verwenden.

F: Wie viel kostet die Modulnutzung?

A: Das Modul ist Teil des eIntranet-Systems. Nutzt den kostenlosen staatlichen ARES-Dienst. Es gibt keine zusätzlichen Gebühren.

Technische Fragen

F: Woher bekommt das Modul Daten?

A: Daten werden aus dem staatlichen ARES-System (ares.gov.cz) geladen, speziell aus dem Handelsregister-Abschnitt. ARES ist eine offizielle Quelle, die vom Finanzministerium der Tschechischen Republik betrieben wird.

F: Wie aktuell sind ARES-Daten?

A: ARES-Daten werden normalerweise innerhalb von 24 Stunden nach Eintragung der Änderung im Handelsregister aktualisiert. Im OR vorgenommene Änderungen werden am nächsten Werktag in ARES reflektiert.

F: Was ist, wenn ARES nicht verfügbar ist?

A: Prüfungen werden automatisch verschoben. Das System wird versuchen, Daten bei der nächsten Prüfung zu laden (in ~22 Stunden). ARES-Ausfälle sind selten.

F: Kann ich die Prüfhäufigkeit ändern?

A: Nein. Die Häufigkeit ist auf ~22 Stunden festgelegt und kann nicht geändert werden. Diese Einstellung gewährleistet ein optimales Gleichgewicht zwischen Datenaktualität und Dienstbelastung.

F: Speichert das Modul Änderungshistorie?

A: Das Modul speichert nur das Datum der letzten Änderung. Die vollständige Änderungshistorie ist im Handelsregister auf dem Portal justice.cz zu finden.

Benachrichtigungsfragen

F: Kann ich auswählen, über welche Änderungen ich benachrichtigt werden möchte?

A: Nein. Das System benachrichtigt über alle Änderungstypen (Adressen, Geschäftsführer, Gesellschafter, Rechtsform, Tätigkeiten, Stammkapital). Nur einige Kategorien können nicht ausgewählt werden.

F: Kann ich Benachrichtigungen nur für einige Subjekte einstellen?

A: Benachrichtigungen hängen von Ihren Benutzerrechten ab. Wenn Sie Rechte der Stufe 2+ haben, erhalten Sie Benachrichtigungen über alle überwachten Subjekte. Nur einige können nicht ausgewählt werden.

F: Kann ich Benachrichtigungen per SMS oder mobile App erhalten?

A: Derzeit werden nur E-Mail-Benachrichtigungen unterstützt. Für andere Benachrichtigungstypen IT-Support kontaktieren.

F: Werde ich über kleine Änderungen benachrichtigt?

A: Ja. Das System benachrichtigt über alle erkannten Änderungen unabhängig von deren Größe oder Bedeutung. Die Bewertung der Änderungsbedeutung liegt bei Ihnen.

F: Kann ich Benachrichtigungen abbestellen, aber Modulzugriff behalten?

A: Ja. Bitten Sie den Administrator, Ihr Recht auf Stufe 1 ("Nur Ansicht") zu ändern. Sie können Daten anzeigen, erhalten aber keine E-Mails.

Berechtigungsfragen

F: Wer kann Subjekte hinzufügen?

A: Benutzer mit Rechten der Stufe 3 oder 4 (Ansicht + E-Mails + Hinzufügen oder Vollständige Rechte).

F: Wer kann Subjekte löschen?

A: Nur Benutzer mit Rechten der Stufe 4 (Vollständige Rechte).

F: Kann ich sehen, wer ein bestimmtes Subjekt hinzugefügt hat?

A: Derzeit ist diese Information in der Oberfläche nicht verfügbar. Für Audit IT-Support kontaktieren.

F: Wie ändere ich meine Berechtigungen?

A: Sie können Ihre eigenen Berechtigungen nicht ändern. Bitten Sie den Systemadministrator, Ihre Rechte zu ändern.

Datenfragen

F: Was bedeutet leere Spalte "Letzte Änderung"?

A: Beim Subjekt ist keine Änderung aufgetreten, seit es zum Modul hinzugefügt wurde.

F: Warum wird Änderung angezeigt, aber ich habe keine E-Mail erhalten?

A: Die Änderung ist wahrscheinlich älter als 7 Tage, oder es war die erste Prüfung des Subjekts. Das System benachrichtigt nur über Änderungen, die weniger als 7 Tage alt sind.

F: Kann ich Änderungshistorie exportieren?

A: Das Modul speichert nur aktuellen Zustand und Datum der letzten Änderung. Für Änderungshistorie Portal justice.cz verwenden.

F: Sind Moduldaten rechtlich verbindlich?

A: Nein. Dies ist ein Informationssystem. Rechtlich verbindlich sind nur Daten im offiziellen Handelsregisterauszug auf dem Portal justice.cz.

Schlüsselbegriffe und Abkürzungen

OR (Obchodní rejstřík / Handelsregister)

Öffentliches Register, das vom Justizministerium der Tschechischen Republik geführt wird und Daten über Handelsgesellschaften und bestimmte andere juristische Personen enthält. Das Register wird durch Gesetz Nr. 304/2013 Slg. über öffentliche Register juristischer und natürlicher Personen geregelt.

ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů)

Informationssystem, das vom Finanzministerium der Tschechischen Republik betrieben wird und die Suche und Überprüfung grundlegender Daten über in der Tschechischen Republik registrierte Wirtschaftssubjekte ermöglicht. Dient als zentrale Drehscheibe für Daten aus verschiedenen Registern.

IČ (Identifikační číslo)

Achtstellige Nummer, die vom Tschechischen Statistikamt vergeben wird und ein Wirtschaftssubjekt in der Tschechischen Republik eindeutig identifiziert. Auch als Unternehmens-ID bezeichnet.

Statutární orgán (Gesetzliches Organ)

Person oder Personengruppe, die befugt ist, im Namen der Gesellschaft zu handeln und sie gegenüber Dritten zu verpflichten. Bei GmbHs ist dies der Geschäftsführer, bei AGs ist es der Vorstand.

Právní forma (Rechtsform)

Art der juristischen Person nach Handelsgesetzbuch. Häufigste Formen: GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung), AG (Aktiengesellschaft), OHG (Offene Handelsgesellschaft), KG (Kommanditgesellschaft).

Základní kapitál (Stammkapital)

Geld- oder Sacheinlagen der Gesellschafter in die Gesellschaft, die die Vermögensgrundlage der Gesellschaft bilden. Der Mindestbetrag ist gesetzlich festgelegt (z. B. 1 CZK für GmbH nach Änderung).

Způsob jednání (Art der Handlung)

Regeln, die bestimmen, wie die gesetzlichen Organe der Gesellschaft Dokumente unterzeichnen und die Gesellschaft verpflichten. Zum Beispiel: Geschäftsführer handelt selbständig, oder zwei Geschäftsführer handeln gemeinsam.

API (Application Programming Interface)

Schnittstelle für programmatische Verbindung zum System. ARES bietet eine API, die automatisches Laden von Daten ohne manuelle Prüfung auf Websites ermöglicht.

RAG (Retrieval-Augmented Generation)

Technologie, die Informationsabruf mit Antwortgenerierung mithilfe künstlicher Intelligenz kombiniert. Im eIntranet-Kontext ermöglicht es dem KI-Assistenten, Fragen basierend auf dieser Dokumentation zu beantworten.

OSVČ (Osoba samostatně výdělečně činná / Selbständiger)

Natürliche Person, die auf Grundlage einer Gewerbelizenz geschäftlich tätig ist. Selbständige sind nicht im Handelsregister, sondern im Gewerberegister eingetragen.

Verwandte Dokumentation

Interne eIntranet-Dokumentation

  • CRM-Modul - Unternehmens- und Kontaktverwaltung
  • Vertragsmodul - Verwaltung von Vertragsbeziehungen
  • Einstellungsmodul - System- und Benutzerrechtskonfiguration
  • eIntranet-Benutzerhandbuch - Grundlegende Systemorientierung

Externe Ressourcen

Kontaktinformationen

  • eIntranet technischer Support - Ihre interne IT-Abteilung oder Systemanbieter
  • Systemadministrator - Für Berechtigungsänderungen und Modulkonfiguration
  • ARES-Support - Für ARES-Dienstprobleme: ares@mfcr.cz

Dokumentationsversion

Version: 1.0

Veröffentlichungsdatum: 11. November 2025

Gültig für: eIntranet Version 8.2 und neuer

Autor: Claude Code Dokumentationsspezialist

Letzte Überarbeitung: 11.11.2025

Dokumentationsänderungshistorie

Version Datum Änderungen Autor
1.0 11.11.2025 Erste Veröffentlichung der vollständigen Benutzerdokumentation Claude Code

Dieses Dokument wurde als umfassendes Benutzerhandbuch für das OR-Überwachungsmodul im eIntranet.net-System erstellt.
Für Aktualisierungen und Feedback kontaktieren Sie den Systemadministrator.