Datennachrichten (Datenschränke)

Modulübersicht

Zweck

Das Modul Datennachrichten ermöglicht die vollständige Verwaltung der elektronischen Kommunikation über das Datenschrank-System. Es dient zum Empfangen, Senden, Archivieren und Bearbeiten von Datennachrichten direkt aus der eIntranet.net-Umgebung. Das System unterstützt die Verbindung mehrerer Datenschränke, automatisches Herunterladen von Nachrichten, Automatisierungsregeln, Volltextsuche und Integration mit anderen Systemmodulen.

Hauptfunktionen

• Verbindung und Verwaltung mehrerer Datenschränke
• Automatisches Herunterladen von empfangenen und gesendeten Nachrichten
• Erstellen und Senden neuer Datennachrichten
• Antworten, Weiterleiten und Archivieren von Nachrichten
• Regeln für automatische Nachrichtenverarbeitung
• Volltextsuche in Anhangsinhalten
• Anträge auf Registerauszüge (Handelsregister, Strafregister)
• Postalische Datennachrichten
• Integration mit Modulen Eingangsrechnungen und eKrankenscheine
• Export und Import von Nachrichten im ZFO-Format
• Nachrichtenkategorisierung mit Tags
• Verzögertes Senden von Nachrichten
• Weiterleitung von Nachrichten zur Bearbeitung an Benutzer oder Gruppen

Zielgruppe

Das Modul ist für alle Organisationsbenutzer bestimmt, die über Datenschränke kommunizieren müssen - von Verwaltungsmitarbeitern über Abteilungsleiter bis zum Management. Verschiedene Berechtigungsstufen ermöglichen die Anpassung des Zugriffs für einzelne Rollen.

Einrichtung und Konfiguration

Zugriff auf Einstellungen

Moduleinstellungen finden Sie im Bereich Einstellungen → Datennachrichten. Nur Benutzer mit Modulverwaltungsberechtigungen haben Zugriff auf diesen Bereich.

Verbindung eines Datenschranks

Verbindungsverfahren

1. Klicken Sie in den Moduleinstellungen auf die Schaltfläche Neue Verbindung hinzufügen
2. Füllen Sie die Anmeldedaten aus:
   • Benutzername - Anmeldename für den Datenschrank
   • Passwort - Zugangspasswort
   • Eigener Name (optional) - zur besseren Identifikation im System
3. Aktivieren Sie Aktiv, um die Verbindung zu aktivieren
4. Legen Sie fest, ob Sie das Passwort speichern möchten (empfohlen für automatisches Herunterladen)
5. Klicken Sie auf Speichern

Nach dem Speichern überprüft das System die Anmeldedaten und lädt automatisch Informationen über den Datenschrank einschließlich des Passwort-Ablaufdatums.

Automatisches Herunterladen von Nachrichten

Für jeden verbundenen Datenschrank können Sie einstellen:

• Automatisches Herunterladen - Nachrichten werden in regelmäßigen Intervallen im Hintergrund heruntergeladen
• E-Mail-Weiterleitung - wählen Sie Benutzer, die eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wenn eine neue Nachricht eintrifft
• Automatische Bearbeiter-Zuweisung - neue Nachrichten werden automatisch einem ausgewählten Benutzer zur Bearbeitung weitergeleitet
• Empfangene Nachrichten als gelesen markieren - Nachrichten werden nach dem Herunterladen automatisch im offiziellen Datenschrank-System als gelesen markiert
• Nicht an Wochenenden und Feiertagen herunterladen - automatisches Herunterladen nur auf Werktage beschränken

Einsicht als bevollmächtigte Person

Für fortgeschrittene Nutzung können Sie den Zugriff über eine bevollmächtigte Person einrichten. Dieser Zugriff ermöglicht die Einsicht in den Datenschrank ohne Verursachung der gesetzlichen Zustellung. Füllen Sie aus:

• Benutzername der bevollmächtigten Person
• Passwort der bevollmächtigten Person

Automatisierungsregeln

Was sind Regeln

Regeln ermöglichen die Automatisierung der Datennachrichtenverarbeitung basierend auf definierten Bedingungen. Sie können automatische Aktionen festlegen, die beim Empfang oder Senden einer Nachricht ausgeführt werden, die die gegebenen Kriterien erfüllt.

Erstellen einer neuen Regel

1. Gehen Sie in den Moduleinstellungen zur Registerkarte Regeln
2. Klicken Sie auf Neue Regel hinzufügen
3. Füllen Sie die Regelparameter aus:
   • Regelname - beschreibender Name zur Identifikation
   • Aktiv - aktiviert/deaktiviert die Regel
   • Wann auslösen - bei Nachrichtenempfang oder -versand
   • Bedingungen - Absender, Empfänger, Nachrichtenbetreff, Schlüsselwörter
   • Aktionen:
     • Zur Bearbeitung an Benutzer oder Gruppe weiterleiten
     • In erledigt verschieben
     • Tag hinzufügen
     • E-Mail-Benachrichtigung senden
     • In Modul Eingangsrechnungen verschieben
4. Speichern Sie die Regel

Testen von Regeln

Wir empfehlen, die Regel zuerst an einer kleinen Stichprobe von Nachrichten zu testen. Sie können die Funktion Regel testen verwenden, die zeigt, auf welche Nachrichten die Regel angewendet würde.

Tags und Kategorien

Wenn die Funktion Tags für Datennachrichten in den Firmeneinstellungen aktiviert ist, können Sie Nachrichten mit farbigen Etiketten kategorisieren. Tags werden im Bereich Einstellungen → Datennachrichten → Tags verwaltet.

Erstellen eines Tags

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Datennachrichten → Tags
2. Klicken Sie auf Neuen Tag hinzufügen
3. Geben Sie den Tag-Namen ein und wählen Sie eine Farbe
4. Speichern

Benutzerrechte

Das System bietet eine detaillierte Zugriffsrechteverwaltung für das Modul Datennachrichten. Rechte werden individuell für jeden Benutzer im Bereich Benutzerverwaltung festgelegt.

Zugriffsberechtigungsstufen

Kein Zugriff

Der Benutzer hat keinen Zugriff auf das Modul Datennachrichten.

Zur Bearbeitung zugewiesene lesen

Die niedrigste Zugriffsstufe. Der Benutzer kann:

• Nur Nachrichten anzeigen, die ihm speziell zur Bearbeitung zugewiesen wurden
• Notizen zu diesen Nachrichten hinzufügen
• Anhänge herunterladen
• Eine Nachricht als erledigt markieren

Alle lesen

Der Benutzer kann:

• Alle Datennachrichten im Unternehmen anzeigen
• Anhänge und ZFO-Dateien herunterladen
• Notizen hinzufügen
• Nachrichten an andere Benutzer weiterleiten
• Nachrichten als erledigt markieren

Kann keine neuen Nachrichten erstellen oder senden.

Nachrichten zum Senden erstellen

Zusätzlich zu den Rechten "Alle lesen" kann der Benutzer:

• Neue Datennachrichten erstellen
• Nachrichten zum Senden vorbereiten
• Auf empfangene Nachrichten antworten
• Nachrichten weiterleiten

Nachrichten werden in den Status "Zum Senden bereit" vorbereitet, können aber nicht selbständig gesendet werden.

Nachrichten herunterladen

Zusätzlich zu den Rechten "Alle lesen" kann der Benutzer:

• Manuelles Herunterladen von Nachrichten aus Datenschränken initiieren
• Nachrichten mit einer bevollmächtigten Person einsehen

Nachrichten senden

Die höchste Zugriffsberechtigungsstufe. Der Benutzer kann:

• Neue Datennachrichten erstellen
• Nachrichten sofort senden
• Von anderen Benutzern vorbereitete Nachrichten senden
• Nachrichten aus Datenschränken herunterladen
• Alle Modulfunktionen nutzen

Einschränkung des Zugriffs auf bestimmte Datenschränke

Für jeden Benutzer können Sie festlegen, auf welche verbundenen Datenschränke er Zugriff hat:

• Alle Datenschränke - Standardeinstellung, Benutzer sieht Nachrichten von allen verbundenen Schränken
• Ausgewählte Datenschränke - Benutzer sieht nur Nachrichten von markierten Schränken

Empfehlungen für verschiedene Rollen

Verwaltungsmitarbeiter

• Berechtigung: Alle lesen + Nachrichten zum Senden erstellen
• Zugriff: Ausgewählte Datenschränke entsprechend der Agenda

Abteilungsleiter

• Berechtigung: Nachrichten senden
• Zugriff: Abteilungs-Datenschränke

IT-Administrator

• Berechtigung: Nachrichten senden + Nachrichten herunterladen
• Zugriff: Alle Datenschränke

Management

• Berechtigung: Alle lesen
• Zugriff: Alle Datenschränke (nur zur Ansicht)

Benutzeroberfläche

Hauptbildschirm

Nach dem Öffnen des Moduls Datennachrichten aus dem Hauptmenü wird eine Nachrichtenübersicht angezeigt, unterteilt in Registerkarten nach Status:

Empfangen

Nachrichten, die aus dem Datenschrank heruntergeladen wurden und noch niemandem zur Bearbeitung zugewiesen wurden. Hier werden alle neu eingegangenen Nachrichten angezeigt, die auf Bearbeitung warten. Die Anzahl der Nachrichten in diesem Status wird in einem Badge neben dem Registerkartennamen angezeigt.

In Bearbeitung

Nachrichten, die einem bestimmten Benutzer oder einer Benutzergruppe zur Bearbeitung zugewiesen wurden, aber noch nicht als erledigt markiert wurden. In diesem Status bearbeiten Sie die Nachrichten aktiv.

Erledigt

Nachrichten, die vollständig bearbeitet und als erledigt markiert wurden. Dieser Bereich dient als Archiv erledigter Angelegenheiten.

Zum Senden bereit

Nachrichten, die zum Senden vorbereitet sind und auf endgültige Genehmigung und Versand durch einen Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen warten. Diese Registerkarte wird nur Benutzern mit Berechtigung zum Erstellen oder Senden von Nachrichten angezeigt.

Gesendet

Nachrichten, die erfolgreich aus dem Datenschrank gesendet wurden. Hier können Sie die Historie gesendeter Kommunikation verfolgen und Zustellbestätigungen und Empfangsbestätigungen überprüfen.

Neue Nachricht

Registerkarte zum Erstellen und Senden einer neuen Datennachricht. Wird nur Benutzern mit Berechtigung zum Erstellen von Nachrichten angezeigt.

Filter und Suche

Erweiterte Filterung

Über der Nachrichtenliste befindet sich der Bereich Filter, den Sie durch Klicken auf das +/- Symbol erweitern. Der Filter ermöglicht die Eingrenzung angezeigter Nachrichten nach folgenden Kriterien:

• Empfänger - wählen Sie einen bestimmten Empfänger aus der Liste aller Empfänger
• Absender - filtern nach Nachrichtenabsender
• Zustelldatum - Zeitraum (von - bis) für die Nachrichtenzustellung an den Datenschrank
• Datei enthält - Volltextsuche in Anhangsinhalten (funktioniert nur für Nachrichten, deren Anhänge indexiert wurden)
• Betreff - Suche im Nachrichtenbetreff

Klicken Sie nach dem Festlegen der Filter auf die Schaltfläche Suchen. Um alle Filter zu löschen, verwenden Sie die Schaltfläche Abbrechen.

Schnellsuche

In der oberen rechten Ecke der Nachrichtentabelle befindet sich das Feld Suchen, das eine sofortige Suche in den aktuell angezeigten Tabellenspalten ermöglicht. Beginnen Sie einfach zu tippen und die Tabelle filtert automatisch.

Filtern nach Tags

Wenn die Tag-Funktion aktiv ist, wird über der Tabelle eine Reihe farbiger Schaltflächen mit Tag-Namen angezeigt. Durch Klicken auf einen Tag werden nur Nachrichten mit diesem Tag angezeigt. Die Schaltfläche Alle zeigt alle Nachrichten unabhängig von Tags.

Schaltflächen und Aktionen

In den Bereichen Empfangen und Gesendet

Nachrichten herunterladen von

Dropdown-Menü zur Auswahl des Datenschranks, aus dem Sie Nachrichten herunterladen möchten. Es werden nur aktive verbundene Datenschränke angezeigt.

Schaltfläche Empfangene und gesendete Nachrichten herunterladen

Startet den Prozess des Herunterladens neuer empfangener Nachrichten und Informationen über gesendete Nachrichten (Zustellbestätigungen, Empfangsbestätigungen) aus dem ausgewählten Datenschrank.

Neue Nachrichten der letzten 10 Tage mit bevollmächtigter Person anzeigen

Wenn eine bevollmächtigte Person eingerichtet ist, ermöglicht diese Schaltfläche das Anzeigen der Liste neuer Nachrichten ohne Verursachung ihrer Zustellung. Nützlich für schnelle Postfachinhaltsprüfung.

In der Nachrichtenliste

Alle auswählen

In den Bereichen Empfangen und In Bearbeitung können Sie Nachrichten mit Kontrollkästchen massenweise auswählen. Die Schaltfläche Alle auswählen wählt alle sichtbaren Nachrichten aus.

Ausgewählte in erledigt verschieben

Nach Auswahl von Nachrichten verschiebt diese Schaltfläche alle ausgewählten Nachrichten auf einmal in den Status Erledigt.

Grundoperationen

Herunterladen von Nachrichten

Manuelles Herunterladen von Nachrichten

1. Gehen Sie zur Registerkarte Empfangen oder Gesendet
2. Wählen Sie im Bereich "Nachrichten herunterladen von" den Datenschrank, aus dem Sie Nachrichten herunterladen möchten
3. Wenn das Passwort nicht im System gespeichert ist, erscheint ein Feld zur Passworteingabe - geben Sie es ein
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Empfangene und gesendete Nachrichten herunterladen
5. Das System zeigt ein Dialogfenster mit Download-Fortschritt an
6. Nach Abschluss wird die Nachrichtenliste automatisch aktualisiert

Automatisches Herunterladen

Wenn automatisches Herunterladen in den Datenschrank-Einstellungen aktiviert ist, prüft das System regelmäßig im Hintergrund auf neue Nachrichten ohne manuellen Eingriff. Das Prüfintervall ist global für das gesamte System eingestellt (normalerweise alle 15-30 Minuten).

Einsicht als bevollmächtigte Person

Diese Funktion ermöglicht das Anzeigen der Liste neuer Nachrichten ohne Verursachung ihrer Zustellung:

1. Wählen Sie im Bereich "Neue Nachrichten der letzten 10 Tage mit bevollmächtigter Person anzeigen" den Datenschrank
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Liste anzeigen
3. Das System zeigt eine Übersicht der Nachrichten einschließlich Betreff und Absender an
4. Nachrichten werden nicht ins System heruntergeladen und verursachen keine rechtliche Zustellung

Hinweis: Um als bevollmächtigte Person einzusehen, müssen die Anmeldedaten der bevollmächtigten Person in den Datenschrank-Einstellungen ausgefüllt sein.

Arbeiten mit empfangenen Nachrichten

Anzeigen der Liste empfangener Nachrichten

Klicken Sie auf die Registerkarte Empfangen. Die Tabelle zeigt:

• ISDS-Nummer - eindeutige Nachrichten-Identifikationsnummer
• Von - Nachrichtenabsender und deren Datenschrank-ID
• An - Nachrichtenempfänger (Ihr Datenschrank)
• Betreff - Nachrichtenbetreff
• Zugestellt - Datum und Uhrzeit der Nachrichtenzustellung an den Datenschrank
• Empfangen - Datum und Uhrzeit, wann die Nachricht empfangen wurde (gelesen oder nach 10 Tagen)
• Heruntergeladen - wann die Nachricht in eIntranet heruntergeladen wurde
• Frist - Frist zur Bearbeitung (falls gesetzt)
• Bearbeiter - Benutzer oder Gruppe, der die Nachricht zugewiesen wurde

Öffnen von Nachrichtendetails

Klicken Sie auf die Nachrichtenzeile in der Tabelle. Das Nachrichtendetail öffnet sich mit folgenden Informationen:

Grundinformationen:

• ISDS-Nummer
• Absender und deren Datenschrank-ID
• Empfänger und deren Datenschrank-ID
• Nachrichtenbetreff
• Zustelldatum
• Empfangsdatum
• Download-Datum in eIntranet
• Frist zur Bearbeitung

Zusätzliche Informationen:

• Referenznummer des Empfängers/Absenders
• Aktenzeichen des Empfängers/Absenders
• Z.Hd.

Anhänge:

• Liste aller Anhänge mit Download-Option
• Nachrichten-ZFO-Datei
• Zustellbestätigung-ZFO-Datei

Herunterladen von Anhängen und ZFO-Dateien

Klicken Sie im Nachrichtendetail auf den Anhangsnamen oder den ZFO-Datei-Link. Die Datei wird auf Ihren Computer heruntergeladen.

ZFO-Format:

ZFO-Dateien sind ein spezielles Format zum Speichern von Datennachrichten. Sie enthalten die vollständige Nachricht einschließlich aller Anhänge und elektronischer Signatur. Zum Öffnen von ZFO-Dateien müssen Sie 602XML Filler oder andere kompatible Software installiert haben. ZFO-Dateien eignen sich für:

• Langzeitarchivierung von Datennachrichten
• Umwandlung in Papierform an Czech POINT-Filialen
• Übermittlung an Dritte als Beweismaterial

Hinzufügen einer Notiz zu einer Nachricht

1. Gehen Sie im Nachrichtendetail zum Bereich Notizen
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Notiz hinzufügen
3. Schreiben Sie den Notiztext
4. Fügen Sie optional Anhänge zur Notiz hinzu
5. Klicken Sie auf Speichern

Notizen sind für alle Benutzer mit Zugriff auf die Nachricht sichtbar und dienen zur Dokumentation des Bearbeitungsprozesses.

Markieren einer Nachricht als erledigt

Klicken Sie im Nachrichtendetail auf die grüne Schaltfläche Als erledigt markieren. Die Nachricht wird zur Registerkarte Erledigt verschoben und erscheint nicht mehr unter aktiven Aufgaben.

Weiterleiten einer Nachricht zur Bearbeitung

Weiterleitung an einen Benutzer:

1. Klicken Sie im Nachrichtendetail auf die Schaltfläche Zur Bearbeitung an Benutzer weiterleiten
2. Wählen Sie einen Benutzer aus der Liste
3. Setzen Sie optional eine Frist zur Bearbeitung
4. Fügen Sie optional eine Notiz zur Weiterleitung hinzu
5. Klicken Sie auf Weiterleiten

Der Benutzer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung (falls E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind) und die Nachricht erscheint in seinem Bereich In Bearbeitung.

Weiterleitung an eine Gruppe:

1. Klicken Sie im Nachrichtendetail auf die Schaltfläche Zur Bearbeitung an Gruppe weiterleiten
2. Wählen Sie eine Benutzergruppe
3. Setzen Sie optional Frist und Notiz
4. Klicken Sie auf Weiterleiten

Die Nachricht wird allen Gruppenmitgliedern zugänglich gemacht. Jeder aus der Gruppe kann die Nachricht zur Bearbeitung übernehmen.

Erstellen und Senden einer neuen Nachricht

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Auswahl des sendenden Datenschranks

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Neue Nachricht
2. Wählen Sie im Feld Von den Datenschrank, von dem Sie die Nachricht senden möchten
3. Das System zeigt Informationen über den ausgewählten Datenschrank an (Name, ID, Typ)

Schritt 2: Auswahl des Empfängers

Auswahl aus dem Adressbuch:

1. Beginnen Sie im Feld An (Adresse aus Adressbuch) den Namen oder die Datenschrank-ID des Empfängers einzugeben
2. Das System sucht automatisch nach Übereinstimmungen im Adressbuch
3. Wählen Sie den richtigen Empfänger aus der Liste

Suche nach einer neuen Adresse:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Andere Adresse suchen
2. Geben Sie Suchkriterien ein:
   • Datenschrank-ID
   • Firmen-ID-Nummer
   • Name
   • Adresse
3. Klicken Sie auf Suchen
4. Wählen Sie den richtigen Empfänger aus der Ergebnisliste
5. Klicken Sie auf Auswählen

Die ausgewählte Adresse wird automatisch für zukünftige Verwendung im Adressbuch gespeichert.

Schritt 3: Ausfüllen der Nachrichtendetails

Pflichtfelder:

• Betreff - kurzer und aussagekräftiger Nachrichtenbetreff (Pflichtfeld)

Optionale zusätzliche Felder:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Zusätzliche Kopfzeilen-Elemente, um weitere Felder anzuzeigen:

• Referenznummer des Empfängers - Referenznummer auf Seiten des Empfängers
• Aktenzeichen des Empfängers - Aktenzeichen des Empfängers
• Z.Hd. - bestimmte Person auf Seiten des Empfängers (max. 30 Zeichen)
• Referenznummer des Absenders - Ihre Referenznummer
• Aktenzeichen des Absenders - Ihr Aktenzeichen

Schritt 4: Hinzufügen von Anhängen

1. Ziehen Sie im Bereich Anhänge Dateien in den gekennzeichneten Bereich oder klicken Sie zur Dateiauswahl
2. Sie können bis zu 60 Dateien hinzufügen, die Gesamtgröße darf 20 MB nicht überschreiten
3. Unterstützte Formate: cer, crt, der, doc, docx, dbf, dgn, dwg, edi, fo, gfs, gif, gml, html, htm, isdoc, isdocx, jfif, jpeg, jpg, mpeg, mpg, mp2, mp3, odp, ods, odt, pdf, pk7, png, ppt, pptx, prj, p7b, p7c, p7f, p7m, p7s, qix, rtf, sbn, sbx, shp, shx, tiff, tif, tst, tsr, txt, wav, xls, xlsx, xml, xsd, zfo
4. Sie können neue Dateien direkt im System erstellen, indem Sie auf das OnlyOffice-Symbol klicken

Schritt 5: Textantwort (Optional)

Wenn die Funktion aktiv ist, können Sie das Feld Textfeld für einfache Antwort verwenden:

1. Schreiben Sie den Antworttext direkt in das Textfeld
2. Beim Senden wird der Text automatisch in eine PDF-Datei namens "Zprava.pdf" umgewandelt
3. Das PDF wird den Nachrichtenanhängen hinzugefügt

Diese Funktion ist nützlich für schnelle einfache Antworten ohne die Notwendigkeit, ein separates Dokument zu erstellen.

Schritt 6: Senden oder Vorbereiten zum Senden

Sie haben zwei Optionen:

Zum Senden vorbereiten:

• Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Zum Senden vorbereiten
• Die Nachricht wird in der Registerkarte "Zum Senden bereit" gespeichert
• Ein Benutzer mit Berechtigung zum Senden von Nachrichten kann sie überprüfen und senden
• Diese Schaltfläche ist für alle Benutzer mit Berechtigung zum Erstellen von Nachrichten verfügbar

Sofort senden:

• Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Senden
• Die Nachricht wird sofort an den Datenschrank des Empfängers gesendet
• Diese Schaltfläche ist nur für Benutzer mit Berechtigung zum Senden von Nachrichten verfügbar
• Nach dem Senden wird die Nachricht zur Registerkarte "Gesendet" verschoben

Senden an mehrere Empfänger gleichzeitig

Wenn die Funktion in den Firmeneinstellungen aktiv ist, können Sie im Feld An mehrere Empfänger auswählen. Das System erstellt und sendet automatisch eine separate Nachricht an jeden Empfänger mit demselben Inhalt und denselben Anhängen.

Antworten und Weiterleiten

Antworten auf eine empfangene Nachricht

1. Öffnen Sie das Detail der empfangenen Nachricht
2. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Antworten
3. Ein neues Nachrichtenformular öffnet sich mit vorausgefüllten Daten:
   • Empfänger ist automatisch auf den ursprünglichen Absender eingestellt
   • Betreff ist mit "RE: "-Präfix vorausgefüllt
   • Ursprüngliche Anhänge werden automatisch kopiert
   • Andere Kopfzeilendaten werden von der ursprünglichen Nachricht übernommen
4. Bearbeiten Sie die Nachricht nach Bedarf, fügen Sie Anhänge hinzu oder entfernen Sie sie
5. Senden oder zum Senden vorbereiten

Weiterleiten einer Nachricht

1. Öffnen Sie das Nachrichtendetail, das Sie weiterleiten möchten
2. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Weiterleiten
3. Ein neues Nachrichtenformular öffnet sich mit vorausgefüllten Daten:
   • Betreff ist mit "FWD: "-Präfix vorausgefüllt
   • Alle Anhänge der ursprünglichen Nachricht werden kopiert
4. Wählen Sie einen neuen Empfänger
5. Bearbeiten Sie die Nachricht und senden Sie

Verwenden einer Nachricht als Vorlage

Für wiederholt gesendete Nachrichten können Sie die Vorlagenfunktion verwenden:

1. Öffnen Sie das Detail einer gesendeten Nachricht oder einer zum Senden vorbereiteten Nachricht
2. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Als Vorlage verwenden
3. Ein neues Nachrichtenformular öffnet sich mit vorausgefüllten Daten aus der ursprünglichen Nachricht
4. Anhänge werden nicht kopiert - Sie müssen sie erneut hinzufügen
5. Bearbeiten Sie Empfänger und andere Daten nach Bedarf
6. Senden Sie die Nachricht

Erweiterte Funktionen

Anträge auf Registerauszüge

Das System ermöglicht einfaches Erstellen und Senden von Anträgen auf offizielle Auszüge über den Czech POINT-Dienst. Auszüge sind kostenlos und werden normalerweise innerhalb von 2 Stunden an Werktagen zugestellt.

Verfügbare Auszugstypen

Für juristische Personen:

• Auszug aus dem Handelsregister - aktuelle Informationen über eine im Handelsregister eingetragene juristische Person
• Auszug aus dem Strafregister für juristische Personen - Informationen über das Strafregister einer juristischen Person

Für natürliche Personen:

• Auszug aus dem Strafregister - Unbescholtenheit - Grundauszug zum Nachweis der Unbescholtenheit
• Auszug aus dem Strafregister - Unbescholtenheit für Arbeit mit Kindern - erweiterter Auszug zum Zweck der Ausübung beruflicher oder organisierter ehrenamtlicher Tätigkeiten mit direktem und regelmäßigem Kontakt zu Kindern

Verfahren zur Auszugsanforderung

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Neue Nachricht
2. Wählen Sie im Feld Von den Datenschrank, für den Sie den Auszug erhalten möchten
3. Wählen Sie im Feld Vorlage den gewünschten Auszugstyp
4. Das System füllt automatisch alle erforderlichen Daten aus und erstellt eine XML-Anfrage
5. Nichts anderes muss ausgefüllt werden - klicken Sie auf Senden

Hinweis: Vorlagen werden nur für den entsprechenden Datenschranktyp angezeigt (z.B. wird die Handelsregister-Auszugsvorlage nur für Datenschränke juristischer Personen angezeigt).

Was nach dem Senden zu erwarten ist

• Die Anfrage wird sofort an das Czech POINT-System gesendet
• An Werktagen erhalten Sie normalerweise innerhalb von 2 Stunden eine Antwort
• Der Auszug kommt als neue Datennachricht im Bereich Empfangen an
• Der Auszug ist elektronisch signiert und hat volle Rechtsgültigkeit
• Sie können ihn direkt verwenden oder über Czech POINT ausdrucken

Automatisierungsregeln

Was sind Regeln und wann man sie verwendet

Regeln ermöglichen die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben bei der Verarbeitung von Datennachrichten. Sie sind besonders nützlich für:

• Automatische Zuweisung von Nachrichten an verantwortliche Personen basierend auf Absender oder Thema
• Sortieren von Nachrichten in Kategorien mit Tags
• Verschieben von Rechnungen in das Modul Eingangsrechnungen
• Senden von Benachrichtigungen an verantwortliche Personen
• Markieren von Routinenachrichten als erledigt

Schritt-für-Schritt-Erstellung einer Regel

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Datennachrichten → Regeln
2. Klicken Sie auf Neue Regel hinzufügen
3. Füllen Sie die Grundinformationen aus:
   • Regelname - aussagekräftiger Name zur einfachen Identifikation
   • Beschreibung - detaillierte Beschreibung des Regelzwecks
   • Aktiv - aktivieren Sie die Regel
4. Setzen Sie den Auslöser (wann die Regel ausgelöst wird):
   • Bei Nachrichtenempfang - die Regel wird ausgelöst, wenn eine neue empfangene Nachricht heruntergeladen wird
   • Bei Nachrichtenversand - die Regel wird ausgelöst, nachdem eine Nachricht gesendet wurde
5. Definieren Sie Bedingungen:
   • Absender-ID enthält - Teil oder ganze Datenschrank-ID des Absenders
   • Absendername enthält - Schlüsselwörter im Namen des Absenders
   • Betreff enthält - Schlüsselwörter im Nachrichtenbetreff
   • Empfänger-ID - bestimmter Empfänger-Datenschrank
6. Setzen Sie die auszuführenden Aktionen:
   • Zur Bearbeitung an Benutzer weiterleiten - wählen Sie einen Benutzer
   • Zur Bearbeitung an Gruppe weiterleiten - wählen Sie eine Gruppe
   • In erledigt verschieben
   • Tag hinzufügen - wählen Sie einen Tag zur Kennzeichnung
   • E-Mail senden - wählen Sie Benutzer, die Benachrichtigungen erhalten
   • In Eingangsrechnungen verschieben
7. Klicken Sie auf Speichern

Beispiele nützlicher Regeln

Automatische Rechnungszuweisung:

• Bedingung: Betreff enthält "Rechnung" oder "faktura"
• Aktion: Zur Bearbeitung an Buchhaltungsbenutzer weiterleiten + Tag "Rechnung" hinzufügen

Verarbeitung offizieller Dokumente:

• Bedingung: Absender enthält "Finanzamt"
• Aktion: Zur Bearbeitung an Leiter der Wirtschaftsabteilung weiterleiten + E-Mail an Direktor senden

Automatische Bestätigungsarchivierung:

• Bedingung: Betreff enthält "Empfangsbestätigung"
• Aktion: Tag "Bestätigung" hinzufügen + In erledigt verschieben

Testen von Regeln

Wir empfehlen, die Regel vor der Aktivierung zu testen:

1. Erstellen Sie die Regel, aber lassen Sie sie nicht aktiv
2. Klicken Sie in der Regelliste auf Testen
3. Das System zeigt, auf welche bestehenden Nachrichten die Regel angewendet würde
4. Überprüfen Sie die Ergebnisse und passen Sie die Bedingungen nach Bedarf an
5. Nach Überprüfung der Korrektheit aktivieren Sie die Regel

Verzögertes Senden

Die Funktion des verzögerten Sendens ermöglicht die Planung einer Datennachricht für einen bestimmten Zeitpunkt. Sie ist nützlich für:

• Senden von Nachrichten während der Geschäftszeiten, auch wenn Sie sie abends oder am Wochenende vorbereiten
• Koordination der Kommunikation mit anderen Aufgaben
• Einhaltung bestimmter Fristen für den Versand

Einrichten des verzögerten Sendens

Beim Erstellen einer neuen Nachricht:

1. Füllen Sie alle Nachrichtendetails wie üblich aus
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zum geplanten Zeitpunkt senden
3. Ein Formular zur Zeiteinstellung erscheint:
   • Wählen Sie die Option Zum geplanten Zeitpunkt senden
   • Datum - wählen Sie den Sendetag
   • Zeit - setzen Sie die genaue Zeit (im Format HH:MM)
4. Klicken Sie auf Zum Senden vorbereiten

Die Nachricht wird im Bereich "Zum Senden bereit" gespeichert und das System sendet sie automatisch zum eingestellten Datum und Zeitpunkt.

Für eine bereits erstellte, zum Senden bereite Nachricht:

1. Öffnen Sie das Nachrichtendetail aus dem Bereich "Zum Senden bereit"
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verzögert senden
3. Setzen Sie Datum und Zeit auf die gleiche Weise
4. Änderungen werden automatisch gespeichert

Abbrechen des verzögerten Sendens

Wenn Sie das verzögerte Senden abbrechen oder ändern müssen:

1. Öffnen Sie das Nachrichtendetail
2. Klicken Sie auf Verzögert senden
3. Wählen Sie die Option Sofort senden
4. Die Nachricht kehrt in den Standard-Sendemodus zurück

Kopie-Funktion

Die "Kopie"-Funktion ermöglicht es, andere Benutzer über eine gesendete Nachricht zu informieren, auch wenn sie die Angelegenheit nicht direkt bearbeiten. Informierte Benutzer können eine Notiz hinzufügen oder markieren, dass sie die Information zur Kenntnis genommen haben.

Einrichtung beim Erstellen einer Nachricht

1. Klicken Sie beim Erstellen einer neuen Nachricht auf die Schaltfläche Kopie
2. Eine Liste von Benutzern mit Zugriff auf Datennachrichten erscheint
3. Markieren Sie die Benutzer, die informiert werden sollen
4. Senden Sie die Nachricht

Einrichtung für eine bereits gesendete Nachricht

1. Öffnen Sie das Detail einer zum Senden vorbereiteten Nachricht
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopie
3. Wählen Sie Benutzer
4. Senden Sie die Nachricht

Nach dem Senden der Nachricht erhalten ausgewählte Benutzer eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum Nachrichtendetail. Im Nachrichtendetail können sie ihre eigene Notiz hinzufügen oder markieren, dass sie die Information zur Kenntnis genommen haben.

Massenoperationen

Für effiziente Verarbeitung einer größeren Anzahl von Nachrichten auf einmal können Sie Massenoperationen verwenden.

Massen-Verschieben in Erledigt

1. Gehen Sie zur Registerkarte Empfangen oder In Bearbeitung
2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben Nachrichten, die Sie verschieben möchten
3. Oder klicken Sie auf Alle auswählen, um alle sichtbaren Nachrichten auszuwählen
4. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Ausgewählte in Erledigt verschieben
5. Das System verschiebt alle ausgewählten Nachrichten in den Bereich Erledigt

Tipp: Verwenden Sie vor einer Massenoperation den Filter, um nur die Nachrichten anzuzeigen, die Sie verarbeiten möchten (z.B. alle Nachrichten älter/neuer als ein bestimmtes Datum oder von einem bestimmten Absender).

Integration mit anderen Modulen

Verschieben in das Modul Eingangsrechnungen

Wenn das Modul Eingangsrechnungen aktiv ist, können Sie eine empfangene Rechnung in einer Datennachricht einfach in die Rechnungserfassung verschieben:

1. Öffnen Sie das Detail der empfangenen Nachricht mit der Rechnung
2. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Zu Eingangsrechnungen
3. Das System erstellt eine neue Eingangsrechnung mit folgenden Daten:
   • Lieferant wird basierend auf dem Nachrichtenabsender ausgefüllt
   • Anhänge aus der Datennachricht werden automatisch der Rechnung angehängt
   • Die Notiz enthält einen Link zur ursprünglichen Datennachricht
4. Das Detail der neu erstellten Rechnung öffnet sich
5. Füllen Sie zusätzliche Rechnungsdaten aus (Betrag, Fälligkeitsdatum, Buchhaltungsdaten)
6. Speichern Sie die Rechnung

Die ursprüngliche Datennachricht bleibt im System und ist mit der Rechnung verknüpft.

Verarbeitung von eKrankenscheinen

Wenn das Modul eKrankenscheine aktiv ist, erkennt das System automatisch Datennachrichten, die elektronische Krankenscheine von der tschechischen Sozialversicherungsanstalt enthalten. Für diese Nachrichten erscheint eine spezielle Schaltfläche:

1. Öffnen Sie das Nachrichtendetail mit eKrankenschein (der Nachrichtenbetreff enthält "ČSSZ eNeschopenka")
2. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche In eKrankenscheine laden
3. Das System führt automatisch folgende Aktionen aus:
   • Parst den XML-Anhang mit Krankenschein-Daten
   • Sucht den Mitarbeiter in der Datenbank nach Personenidentifikationsnummer
   • Erstellt einen Krankenschein-Eintrag im Modul eKrankenscheine
   • Hängt Anhänge aus der Datennachricht an
4. Das Detail des neu erstellten Krankenscheins öffnet sich
5. Überprüfen Sie die Daten und passen Sie sie bei Bedarf an

Erstellen einer Datennachricht aus dem Modul Ausgangsrechnungen

Aus dem Modul Ausgangsrechnungen können Sie eine Rechnung direkt per Datennachricht senden:

1. Öffnen Sie im Modul Ausgangsrechnungen das Rechnungsdetail
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Per Datennachricht senden
3. Das System leitet Sie zum Modul Datennachrichten mit vorausgefüllten Daten weiter:
   • Empfänger wird basierend auf Kundendaten eingestellt (wenn dieser einen Datenschrank hat)
   • Betreff ist als "Ausgangsrechnung [Rechnungsnummer]" vorausgefüllt
   • Das Rechnungs-PDF wird automatisch als Anhang hinzugefügt
4. Überprüfen Sie die Daten und senden Sie die Nachricht

Postalische Datennachrichten

Postalische Datennachrichten sind eine spezielle Art von Datennachrichten, die als elektronisches Äquivalent eines Einschreibens dienen. Sie werden für die Dokumentenzustellung mit Zustellnachweis verwendet.

Erkennung einer postalischen Datennachricht

Sie erkennen postalische Datennachrichten an:

• Anzeige eines Briefumschlag-Symbols neben der Nachricht in der Liste
• Das Feld Nachrichtentyp im Nachrichtendetail enthält einen Wert (V - Öffentlich, K - Kommerziell, I - Initiierend, O - Antwort)
• Spezielle Metadaten über den postalischen Datennachrichtentyp

Erstellen einer postalischen Datennachricht

Postalische Datennachrichten werden auf die gleiche Weise wie reguläre Datennachrichten erstellt. Das System setzt automatisch den richtigen Typ basierend auf dem Datenschranktyp des Empfängers.

Import alter Nachrichten

Wenn Sie von einem anderen System migrieren oder archivierte Datennachrichten im ZFO-Format importieren müssen, können Sie die Importfunktion verwenden:

1. Gehen Sie in den Moduleinstellungen zur Registerkarte Nachrichten importieren
2. Klicken Sie auf ZFO-Dateien auswählen
3. Wählen Sie eine oder mehrere ZFO-Dateien von Ihrem Computer
4. Das System analysiert die Dateien und zeigt eine Vorschau der importierten Nachrichten an
5. Überprüfen Sie die Daten und klicken Sie auf Importieren
6. Nachrichten werden in den entsprechenden Bereich (Empfangen oder Gesendet) basierend auf dem Typ importiert

Hinweis: Der Import bewahrt alle Nachrichtenmetadaten einschließlich Anhänge, Zustellzeiten und elektronische Signaturen.

Umwandlung in Druckversion

Datennachrichten können in gedruckte Form mit amtlich beglaubigter Ausgabe umgewandelt werden:

1. Öffnen Sie das Nachrichtendetail, das Sie umwandeln möchten
2. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche In Druckversion umwandeln
3. Das System zeigt Umwandlungsoptionen:
   • Verifizierungscode herunterladen - zur Verifizierung bei Czech POINT
   • Czech POINT-Anleitung anzeigen - detaillierte Anleitung
4. Für die Umwandlung bei Czech POINT:
   • Laden Sie die Nachrichten-ZFO-Datei herunter
   • Bringen Sie sie zu einer Czech POINT-Filiale
   • Das Czech POINT-Personal erstellt eine amtlich beglaubigte Papierversion

Fehlerbehebung

Ablauf des Datenschrank-Passworts

Symptom: Eine rote Warnung über den bevorstehenden oder abgelaufenen Passwortablauf erscheint oben im Modul.

Lösung:

1. Gehen Sie zur offiziellen Datenschrank-Website https://www.mojedatovaschranka.cz/
2. Melden Sie sich mit Ihren bestehenden Anmeldedaten an
3. Das System fordert Sie auf, Ihr Passwort zu ändern
4. Erstellen Sie ein neues Passwort gemäß den Sicherheitsanforderungen
5. Nach der Passwortänderung kehren Sie zu eIntranet zurück
6. Gehen Sie zu Einstellungen → Datennachrichten
7. Öffnen Sie das Detail der entsprechenden Verbindung
8. Geben Sie das neue Passwort im Feld Passwort ein
9. Klicken Sie auf Speichern

Das System verifiziert das neue Passwort und aktualisiert automatisch das Ablaufdatum.

Tipp: Das System benachrichtigt Sie 14 Tage vor Passwortablauf, damit Sie genügend Zeit haben, es zu ändern.

Nachricht wird nicht heruntergeladen

Symptom: Sie sehen eine neue Nachricht im offiziellen Datenschrank-System, aber sie erscheint nicht in eIntranet.

Mögliche Ursachen und Lösungen:

1. Automatisches Herunterladen ist nicht aktiv:

• Überprüfen Sie unter Einstellungen → Datennachrichten, ob Automatisches Herunterladen für den gegebenen Datenschrank aktiviert ist
• Wenn nicht, aktivieren Sie es und speichern Sie
• Oder laden Sie Nachrichten manuell mit der Schaltfläche Empfangene und gesendete Nachrichten herunterladen herunter

2. Passwort ist ungültig:

• Wenn eine Fehlermeldung über ungültiges Passwort erscheint, folgen Sie den Anweisungen "Passwortablauf"
• Das System deaktiviert automatisch das automatische Herunterladen bei Anmeldefehler

3. Datenschrank ist in eIntranet inaktiv:

• Überprüfen Sie, ob Aktiv in den Datenschrank-Einstellungen aktiviert ist
• Wenn nicht, aktivieren Sie die Verbindung

4. Nachricht ist zu neu:

• Automatisches Herunterladen läuft in Intervallen (normalerweise alle 15-30 Minuten)
• Warten Sie einige Minuten oder starten Sie den manuellen Download

Senden der Nachricht fehlgeschlagen

Symptom: Nach Klicken auf "Senden" erscheint eine Fehlermeldung und die Nachricht wurde nicht gesendet.

Mögliche Ursachen und Lösungen:

1. Datenschrank des Empfängers existiert nicht oder ist inaktiv:

• Überprüfen Sie die Korrektheit der Datenschrank-ID des Empfängers
• Versuchen Sie, den Empfänger erneut über die Funktion Andere Adresse suchen zu finden

2. Anhänge sind zu groß:

• Überprüfen Sie die Gesamtgröße der Anhänge (Limit ist 20 MB)
• Wenn das Limit überschritten ist, entfernen Sie einige Anhänge oder komprimieren Sie sie

3. Nicht unterstütztes Anhangsformat:

• Überprüfen Sie, ob alle Anhänge ein unterstütztes Format haben
• Die Liste der unterstützten Formate wird unter dem Anhangsfeld angezeigt
• Konvertieren Sie nicht unterstützte Dateien in ein unterstütztes Format (z.B. in PDF)

4. Fehlerhafte Datenschrank-Anmeldung:

• Überprüfen Sie die Passwortgültigkeit in den Datenschrank-Einstellungen
• Wenn das Passwort ungültig ist, aktualisieren Sie es

5. Pflichtfeld ist nicht ausgefüllt:

• Überprüfen Sie, ob das Feld Betreff ausgefüllt ist (es ist erforderlich)
• Überprüfen Sie, ob ein Empfänger ausgewählt ist

Probleme mit Anhängen

Symptom: Anhänge werden nicht angezeigt, können nicht heruntergeladen werden oder ihr Inhalt wird nicht angezeigt.

Lösung:

Anhang wird in der Liste nicht angezeigt:

• Aktualisieren Sie die Seite (F5)
• Überprüfen Sie, ob die Nachricht vollständig heruntergeladen wurde (das Feld "Heruntergeladen" ist ausgefüllt)
• Wenn das Problem weiterhin besteht, versuchen Sie, die Nachricht erneut herunterzuladen

Anhang wird nicht heruntergeladen:

• Überprüfen Sie Ihre Browsereinstellungen - er könnte automatische Downloads blockieren
• Versuchen Sie einen anderen Browser
• Überprüfen Sie, ob die Festplatte Ihres Computers nicht voll ist

ZFO-Datei lässt sich nicht öffnen:

• 602XML Filler oder andere kompatible Software ist erforderlich, um ZFO-Dateien zu öffnen
• Laden Sie 602XML Filler kostenlos von https://www.602.cz/ herunter
• Installieren Sie das Programm und versuchen Sie, die Datei erneut zu öffnen

Tipps und Tricks

Effiziente Nachrichtenorganisation mit Tags

Verwenden Sie farbige Tags für schnelle visuelle Orientierung:

• Roter Tag "Dringend" - für Nachrichten, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern
• Orangefarbener Tag "Rechnung" - für alle empfangenen Rechnungen
• Grüner Tag "Erledigt - Archiv" - für wichtige erledigte Nachrichten, die Sie leicht finden möchten
• Blauer Tag "Behörden" - für Kommunikation mit Ämtern und Behörden
• Violetter Tag "Verträge" - für Nachrichten im Zusammenhang mit Verträgen

Tags können kombiniert werden - eine Nachricht kann mehrere Tags haben.

Verwendung von Regeln für automatische Verarbeitung

Tipp 1: Automatische Rechnungsweiterleitung

Erstellen Sie eine Regel, die automatisch alle Nachrichten, die das Wort "Rechnung" im Betreff oder Anhang enthalten, direkt an das Modul Eingangsrechnungen weiterleitet und die Buchhaltung benachrichtigt.

Tipp 2: Priorisierung behördlicher Nachrichten

Setzen Sie Regeln für automatische Kennzeichnung von Nachrichten von Behörden (Finanzamt, Krankenversicherung usw.) mit einem speziellen Tag und Zuweisung an den Abteilungsleiter.

Tipp 3: Automatische Bestätigungsarchivierung

Nachrichten, die nur Empfangsbestätigungen oder automatische Antworten enthalten, können mit einer Regel direkt in erledigt verschoben werden, mit einem speziellen Tag für zukünftiges Suchen.

Archivierung wichtiger Nachrichten

Empfohlenes Verfahren:

1. Laden Sie für jede wichtige Nachricht (Verträge, Behördenentscheidungen, wichtige Korrespondenz) die ZFO-Datei herunter
2. Speichern Sie die ZFO-Datei im Firmenspeicher oder Backup-System
3. Die ZFO-Datei enthält die vollständige Nachricht einschließlich elektronischer Signatur und hat volle Rechtsgültigkeit
4. Markieren Sie in eIntranet die Nachricht mit einem speziellen Tag "Archiviert" oder "Wichtig"
5. Exportieren Sie regelmäßig (z.B. einmal jährlich) ZFO-Dateien wichtiger Nachrichten auf externe Medien

Warum ZFO und nicht PDF oder ein anderes Format?

• ZFO enthält eine elektronische Signatur, die die Authentizität beweist
• ZFO enthält alle Nachrichtenmetadaten einschließlich Zustell- und Empfangszeiten
• ZFO ist das offizielle Format, das von Behörden und Gerichten als Beweis akzeptiert wird
• ZFO kann jederzeit bei Czech POINT in eine beglaubigte Papierform umgewandelt werden

Volltextsuche in Anhängen

Was die Suche kann:

Das System indexiert automatisch Textinhalte von Anhängen in unterstützten Formaten (PDF, DOC, DOCX, TXT usw.). Sie können nach bestimmten Wörtern oder Phrasen direkt in Dokumenten suchen, auch wenn sie nicht im Nachrichtenbetreff stehen.

Wie man effektiv sucht:

1. Öffnen Sie den Bereich Filter
2. Geben Sie im Feld Datei enthält den Suchbegriff ein
3. Um nach einer genauen Phrase zu suchen, setzen Sie sie in Anführungszeichen: "genaue Phrase"
4. Sie können mehrere Wörter kombinieren (das System sucht nach Nachrichten, die alle Wörter enthalten)
5. Klicken Sie auf Suchen

Beispiele nützlicher Suchen:

• Rechnungsnummer: Geben Sie die Rechnungsnummer ein und finden Sie alle Nachrichten, in denen sie vorkommt
• Partner-ID-Nummer: Suchen Sie nach allen Dokumenten, die eine bestimmte Partner-ID-Nummer enthalten
• Vertragsnummer: Finden Sie schnell alle Nachrichten im Zusammenhang mit einem bestimmten Vertrag
• Inhalts-Schlüsselwörter: Suchen Sie nach Nachrichten anhand bestimmter Begriffe im Dokumenttext

Hinweis: Die Anhangsindexierung erfolgt automatisch beim Herunterladen der Nachricht. Bei älteren Nachrichten kann die Indexierung im Hintergrund laufen, daher sind möglicherweise nicht alle Anhänge sofort nach dem Import durchsuchbar.

Effiziente Nutzung des verzögerten Sendens

Anwendungsszenarien:

Senden während der Geschäftszeiten:

Wenn Sie Nachrichten abends oder am Wochenende vorbereiten, planen Sie deren Versand für den nächsten Werktag morgens (z.B. 8:00). Der Empfänger erhält die Nachricht während der normalen Geschäftszeiten und Sie können eine schnellere Antwort erwarten.

Koordination mit anderen Aufgaben:

Wenn Sie eine Datennachricht erst nach Abschluss einer anderen Aktion (z.B. Zahlungsüberweisung, Vertragsunterzeichnung) senden müssen, bereiten Sie die Nachricht im Voraus vor und planen Sie deren Versand für den entsprechenden Zeitpunkt.

Einhaltung von Fristen:

Um gesetzliche Fristen einzuhalten, bereiten Sie die Nachricht rechtzeitig vor und planen Sie sie für das letztmögliche Versanddatum. So stellen Sie sicher, dass die Nachricht rechtzeitig gesendet wird, auch wenn Sie an diesem Tag keine Zeit haben.

Schnelle Tastaturkürzel und Arbeitstipps

• Schnellsuche: Klicken Sie in die Tabelle und beginnen Sie zu tippen - der Cursor springt automatisch zum Suchfeld
• Liste aktualisieren: Drücken Sie F5, um die Nachrichtenliste zu aktualisieren und eventuelle Änderungen zu laden
• Nachrichtendetail: Klicken Sie irgendwo auf die Nachrichtenzeile (nicht nur auf ein bestimmtes Feld), um das Detail zu öffnen
• Export nach Excel: Verwenden Sie die Schaltfläche "Excel" über der Tabelle, um die Nachrichtenliste in eine XLS-Datei zu exportieren
• Liste drucken: Die Schaltfläche "Drucken" erstellt eine druckbare Version der Nachrichtenliste
• Benutzerdefinierte Spalten: Die Schaltfläche "Spaltenauswahl" ermöglicht die Anpassung, welche Spalten in der Tabelle angezeigt werden
• Filter speichern: Der Filter bleibt auch nach dem Abmelden aktiv - Sie müssen ihn nicht erneut einrichten

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