Datennachrichten (ISDS)

Übersicht

Das Modul Datennachrichten (Datenboxen, ISDS, elektronische Kommunikation mit Behörden) dient zur Verwaltung von Datenboxen direkt aus eIntranet. Es ermöglicht das Empfangen, Bearbeiten, Archivieren und Versenden von Datennachrichten, die gesetzlich die gleiche Rechtskraft wie Einschreiben haben. Das Modul unterstützt die gleichzeitige Anbindung mehrerer Datenboxen, das automatische Herunterladen neuer Nachrichten alle drei Stunden und die Weiterleitung von Nachrichten an die E-Mail ausgewählter Benutzer.

Hauptfunktionen

• Empfang und Versand von Datennachrichten (empfangene, gesendete, zu sendende)
• Verwaltung mehrerer Datenboxen in einer einzigen Oberfläche
• Automatisches Herunterladen von Nachrichten alle drei Stunden
• Weiterleitung empfangener Nachrichten an die E-Mail von Benutzern einschließlich Anhängen
• Einsicht in neue Nachrichten über eine Bevollmächtigte Person ohne rechtliche Zustellung auszulösen
• Übergabe einer Nachricht zur Bearbeitung an einen Benutzer oder eine Benutzergruppe
• Hinzufügen von Notizen und Anhängen zu Datennachrichten
• Regeln für die automatische Verarbeitung und Sortierung eingehender Nachrichten
• Farbige Kennzeichnungen (Tags) zur Kategorisierung von Nachrichten
• Verknüpfung mit Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und eKrankmeldungen
• Datenbox-Verzeichnis mit Suche im ISDS-System
• Verzögerter Versand von Nachrichten zu einem festgelegten Zeitpunkt
• Export von Nachrichten im ZFO-Format einschließlich Zustellnachweis

Zugang und Einstellungen

Zugang zum Modul Datennachrichten

Navigationspfad zum Modul Datennachrichten: Hauptmenü → Datennachrichten

Die Moduleinstellungen sind erreichbar über: Einstellungen → Datennachrichten

Berechtigungen und Zugriffsrechte zum Modul Datennachrichten

Die Zugriffsrechte zum Modul Datennachrichten werden unter Einstellungen → Datennachrichten → Benutzerrechte konfiguriert. Für jeden Benutzer kann eine Kombination verschiedener Zugriffsebenen eingestellt werden.

Berechtigung	Beschreibung
Kein Zugang	Der Benutzer hat keinen Zugang zum Modul Datennachrichten
Zugewiesene zur Bearbeitung lesen	Der Benutzer sieht nur Nachrichten, die ihm zur Bearbeitung zugewiesen wurden
Alle lesen	Der Benutzer kann alle Nachrichten in allen Boxen einsehen
Nachrichten zum Versand erstellen	Der Benutzer kann neue Datennachrichten zum Versand vorbereiten und sieht gesendete Nachrichten
Herunterladen / Einsehen als Bevollmächtigte Person	Der Benutzer kann Nachrichten manuell herunterladen und einsehen, ohne eine rechtliche Zustellung auszulösen
Senden	Der Benutzer kann eine vorbereitete Datennachricht tatsächlich versenden
Nur ausgewählte Boxen	Beschränkung des Zugangs auf bestimmte Datenboxen aus der Gesamtliste

Hinweis: Berechtigungen können kombiniert werden. Beispielsweise kann ein Benutzer das Recht haben, Nachrichten zu erstellen, aber nicht sie zu versenden. Das Versenden erfolgt dann durch einen Vorgesetzten mit der Berechtigung Senden.

Einrichtung der Datenbox-Verbindungen

Die Anbindung von Datenboxen zur Verwaltung in den Einstellungen des Moduls Datennachrichten erfolgt in der Registerkarte Verbundene Boxen. Das Hinzufügen einer neuen Box erfordert Moduladministratorrechte.

Vorgehensweise: Klicken Sie auf die Schaltfläche Box hinzufügen und füllen Sie das Formular mit folgenden Angaben aus:

• Ihr Datenbox-Benutzername: Anmeldename für das Portal mojedatovaschranka.cz (nicht die Box-ID)
• Ihr Datenbox-Passwort: Passwort für die Datenbox. Warnung: Ein falsches Passwort sperrt die Box für 24 Stunden. Überprüfen Sie Ihr Passwort vorab auf mojedatovaschranka.cz.
• Datenbox-Passwort speichern: Aktivieren Sie diese Option, um das Passwort verschlüsselt zu speichern. Wenn Sie das Passwort nicht speichern, werden Sie bei jedem manuellen Herunterladen zur Eingabe aufgefordert.
• Aktiv: Die Box ist aktiv und zur Nutzung verfügbar
• Automatisch herunterladen: Aktiviert das automatische Herunterladen von Nachrichten alle drei Stunden
• Heruntergeladene als gelesen markieren: Nach dem Herunterladen in eIntranet werden die Nachrichten auf dem Portal mojedatovaschranka.cz als gelesen markiert
• Nach dem Herunterladen Kopie per E-Mail an Benutzer senden: Auswahl der Benutzer, die eine E-Mail mit einer Kopie neuer Nachrichten einschließlich Anhängen erhalten
• Nach dem Herunterladen automatisch Bearbeiter zuweisen: Automatische Zuweisung neuer Nachrichten an einen bestimmten Benutzer zur Bearbeitung
• eKrankmeldungen verarbeiten: Automatische Verarbeitung von ČSSZ-eKrankmeldungsnachrichten beim Herunterladen

Tipp: Beim Speichern der Verbindung überprüft das System die Existenz der Box und lädt ihren Namen aus dem ISDS-System. Dieser Vorgang löst keine Nachrichtenzustellung aus.

Ausnahmen vom automatischen Herunterladen

In den Einstellungen jeder verbundenen Box können Ausnahmen für das automatische Herunterladen konfiguriert werden:

• An arbeitsfreien Tagen nicht herunterladen: Das Herunterladen wird an Feiertagen und Wochenenden übersprungen
• An folgenden Tagen nicht herunterladen: Auswahl bestimmter Wochentage ohne Herunterladen
• Am Tag vor einem arbeitsfreien Tag nicht herunterladen: Das Herunterladen wird am Freitag oder am Tag vor einem Feiertag übersprungen

Einrichtung der Bevollmächtigten Person für die Einsichtnahme

In den Box-Einstellungen können optional die Anmeldedaten einer Bevollmächtigten Person eingegeben werden. Diese Funktion ermöglicht die Einsichtnahme in neue Nachrichten der letzten 10 Tage, ohne dass die Anmeldung eine rechtliche Zustellung der Nachricht auslöst. Dies ist nützlich zur Überprüfung eingehender Nachrichten, ohne die Antwortfrist auszulösen.

Allgemeine Einstellungen des Moduls Datennachrichten

In der Registerkarte Allgemeine Einstellungen kann der Moduladministrator folgende optionale Funktionen aktivieren:

Einstellung	Beschreibung
Farbige Tags für Datennachrichten	Aktiviert die Möglichkeit, benutzerdefinierte farbige Kennzeichnungen zu Nachrichten hinzuzufügen (die Registerkarte Tags wird zugänglich)
Benachrichtigung beim Speichern des Entwurfs senden	Beim Speichern einer Nachricht zur Genehmigung wird eine Benachrichtigung an einen oder mehrere Benutzer mit Sendeberechtigung gesendet
Nachrichten an mehrere Empfänger senden	Eine einzelne Datennachricht kann gleichzeitig an mehrere Empfänger gesendet werden
Benutzer über Nachrichtenversand informieren	Nach dem Versand einer Nachricht erhalten ausgewählte Benutzer eine Benachrichtigung und können bestätigen, dass sie die Nachricht zur Kenntnis genommen haben
Verzögerter Nachrichtenversand	Ermöglicht die Festlegung von Datum und Uhrzeit, wann die Nachricht automatisch gesendet werden soll
Textfeld für einfache Antwort	Beim Erstellen einer Nachricht kann ein Text geschrieben werden, der automatisch in einen Anhang Zprava.pdf umgewandelt wird

Einrichtung von Regeln für die automatische Verarbeitung

In der Registerkarte Regeln können Regeln für die automatische Sortierung eingehender Datennachrichten definiert werden. Benennen Sie zunächst die Regel und fügen Sie nach dem Speichern konkrete Bedingungen und Aktionen hinzu. Regeln ermöglichen beispielsweise die automatische Zuweisung von Nachrichten an einen bestimmten Benutzer oder die Kategorisierung basierend auf dem Absender oder dem Betreffinhalt.

Einrichtung von Kennzeichnungen (Tags)

In der Registerkarte Tags (sichtbar nach Aktivierung in den Allgemeinen Einstellungen) definieren Sie farbige Kennzeichnungen zur Kategorisierung von Nachrichten. Beispielsweise Gehaltsabrechnung - Pfändung, Gericht oder Finanzamt. Kennzeichnungen werden von allen Benutzern innerhalb eines Unternehmens gemeinsam genutzt.

Benutzeroberfläche

Hauptbildschirm des Moduls Datennachrichten

Der Hauptbildschirm des Moduls Datennachrichten zeigt eine Übersicht der Nachrichten, unterteilt in Registerkarten nach Status. Oben befinden sich Registerkarten zum Wechseln zwischen den Bereichen, darunter die Nachrichtentabelle.

Registerkarten auf dem Hauptbildschirm:

• Empfangen: Neu heruntergeladene empfangene Nachrichten, die auf Bearbeitung warten. Zeigt die Anzahl der Nachrichten in diesem Status an.
• In Bearbeitung: Nachrichten, die Benutzern zur Bearbeitung zugewiesen wurden und noch nicht erledigt sind
• Erledigt: Archiv der verarbeiteten empfangenen Nachrichten
• Zu senden: Entwürfe ausgehender Nachrichten, die auf den Versand warten (nur für Benutzer mit Erstellungs- oder Sendeberechtigung sichtbar)
• Gesendet: Archiv der gesendeten Nachrichten
• Neue Nachricht: Formular zum Erstellen einer neuen ausgehenden Nachricht (nur für Benutzer mit Berechtigung zum Erstellen von Nachrichten sichtbar)

Nachrichtentabelle - Spalten

Die Datennachrichtentabelle im Modul Datennachrichten zeigt folgende Spalten an:

Spalte	Beschreibung
ISDS-Nummer	Eindeutiger Identifikator der Datennachricht im ISDS-System
Von	Absender der Nachricht und seine Datenbox-ID
An	Empfänger der Nachricht und seine Datenbox-ID
Betreff	Betreff der Datennachricht
Zugestellt an Box	Datum und Uhrzeit der Zustellung der Nachricht an die Box
Rechtlich zugestellt	Datum und Uhrzeit der rechtlichen Zustellung der Nachricht (durch Anmeldung oder durch Fiktion nach 10 Tagen)
Heruntergeladen	Datum und Uhrzeit des Herunterladens der Nachricht in eIntranet
Frist bis	Interne Frist für die Bearbeitung der Nachricht
Bearbeiter / Erledigt von / Gesendet von / Vorbereitet von	Benutzer, der zur Bearbeitung zugewiesen wurde oder die Nachricht bearbeitet hat

Filter und Suche im Modul Datennachrichten

Im Modul Datennachrichten ist ein Filterpanel verfügbar (durch Klicken auf die Kopfzeile der Filterkarte). Nach Einstellen der Filter klicken Sie auf Suchen, um die Ergebnisse anzuzeigen. Klicken Sie auf Löschen, um die Filter zu entfernen.

• Empfänger: Filtern nach Nachrichtenempfänger (Datenbox-ID)
• Absender: Filtern nach Nachrichtenabsender
• Zustelldatum: Auswahl eines Zeitraums für das Zustelldatum der Nachricht
• In Datei enthalten: Volltextsuche im Inhalt der Nachrichtenanhänge
• Betreff: Suche im Nachrichtenbetreff

Über der Tabelle können Nachrichten auch nach farbigen Kennzeichnungen (Tags) gefiltert werden, wenn diese Funktion in den Einstellungen aktiviert ist.

Tipp: Die Tabellenkopfzeile wird rot, wenn Filter aktiv sind. Filter bleiben auch beim Wechseln zwischen Registerkarten erhalten.

Grundlegende Operationen

Vorgehensweise: Manuelles Herunterladen von Datennachrichten aus einer Box

Klicken Sie im Modul Datennachrichten auf der Registerkarte Empfangen oder Gesendet auf die Schaltfläche zum Herunterladen. Für das manuelle Herunterladen benötigen Sie die Berechtigung Herunterladen.

1. Öffnen Sie die Registerkarte Empfangen oder Gesendet
2. Wählen Sie im Feld Nachrichten herunterladen von die gewünschte Datenbox aus
3. Wenn Sie das Passwort nicht gespeichert haben, erscheint das Feld Ihr Passwort - geben Sie das Datenbox-Passwort ein
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Empfangene und gesendete Nachrichten herunterladen
5. Das System zeigt Informationen über den Beginn des Herunterladens an. Warten Sie auf den Abschluss.

Warnung: Das Herunterladen von Nachrichten bewirkt deren rechtliche Zustellung gemäß Gesetz (Nachrichten werden als gelesen markiert). Um ohne Zustellungswirkung einzusehen, verwenden Sie die Funktion Bevollmächtigte Person.

Vorgehensweise: Einsichtnahme in neue Nachrichten über eine Bevollmächtigte Person

Die Einsichtnahmefunktion im Modul Datennachrichten ermöglicht die Anzeige einer Liste neuer Nachrichten der letzten 10 Tage ohne rechtliche Zustellung. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn die Box eine Bevollmächtigte Person in den Einstellungen konfiguriert hat.

1. Öffnen Sie die Registerkarte Empfangen
2. Wählen Sie im Bereich der Bevollmächtigten Person die Box im Feld Neue der letzten 10 Tage über Bevollmächtigte Person anzeigen
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Liste anzeigen
4. Das System zeigt eine Übersicht neuer Nachrichten an, ohne deren Zustellung auszulösen

Vorgehensweise: Anzeigen der Datennachrichtendetails

Öffnen Sie die Datennachrichtendetails im Modul Datennachrichten durch Klicken auf eine Zeile in der Nachrichtentabelle.

Die Details enthalten:

• ISDS-Nummer, Absender, Empfänger, Betreff
• Datum der Zustellung an die Box, rechtliche Zustellung und Herunterladen der Nachricht
• Aktenzeichen des Absenders und Empfängers, Geschäftszeichen
• Feld Zu Händen von zur Adressierung einer bestimmten Person
• Frist bis: Interne Frist für die Bearbeitung (bearbeitbar)
• Anhänge: An die Datennachricht angehängte Dateien zum Herunterladen
• ZFO-Anhänge: Datennachricht im nativen ZFO-Format für 602XML Filler
• Zustellnachweis im ZFO: Zustellbestätigung im ZFO-Format
• Aktueller Nachrichtenstatus und zugewiesener Bearbeiter
• Notizenhistorie zur jeweiligen Nachricht

Vorgehensweise: Datennachricht als erledigt markieren

Markieren Sie im Modul Datennachrichten eine empfangene Nachricht als erledigt aus ihren Details oder als Sammelaktion aus der Liste.

Aus den Nachrichtendetails:

1. Öffnen Sie die Datennachrichtendetails durch Klicken auf eine Zeile in der Tabelle
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Als erledigt markieren
3. Die Nachricht wird in die Registerkarte Erledigt verschoben

Sammelaktion aus der Liste:

1. Aktivieren Sie in der Registerkarte Empfangen oder In Bearbeitung die Kontrollkästchen der Nachrichten in der letzten Spalte der Tabelle
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgewählte zu Erledigt verschieben
3. Um alle Nachrichten auszuwählen, verwenden Sie die Schaltfläche Alle auswählen

Vorgehensweise: Datennachricht an Eingangsrechnungen senden

Empfangene Datennachrichten im Modul Datennachrichten können mit einem Klick in das Modul Eingangsrechnungen übertragen werden. Diese Funktion ist nur für empfangene Nachrichten (nicht gesendete) und bei aktivem Modul Eingangsrechnungen verfügbar.

1. Öffnen Sie die Details der empfangenen Datennachricht
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zu Eingangsrechnungen
3. Die Nachricht und ihre Anhänge werden in das Modul Eingangsrechnungen übertragen

Versand von Datennachrichten

Vorgehensweise: Erstellen einer neuen Datennachricht

Erstellen Sie eine neue Datennachricht im Modul Datennachrichten in der Registerkarte Neue Nachricht. Zum Erstellen benötigen Sie die Berechtigung Nachrichten erstellen.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Neue Nachricht
2. Füllen Sie die Pflichtfelder aus:
   • Von: Wählen Sie die sendende Datenbox aus der Liste der verbundenen Boxen
   • An (Adresse aus dem Verzeichnis): Suchen Sie den Empfänger durch Eingabe der Box-ID oder eines Namensteils, oder klicken Sie auf Andere Adresse suchen für die Suche im ISDS-System
   • Betreff: Geben Sie den Nachrichtenbetreff ein (Pflichtfeld)
   • Anhänge: Fügen Sie Dateien durch Ziehen in den Bereich oder durch Klicken auf den Bereich hinzu. Die Gesamtgröße der Anhänge darf 20 MB nicht überschreiten.
3. Klicken Sie optional auf Weitere Kopfzeilenfelder, um Aktenzeichen, Geschäftszeichen und das Feld Zu Händen von hinzuzufügen
4. Klicken Sie auf:
   • Zum Versand vorbereiten: Die Nachricht wird als Entwurf in der Registerkarte Zu senden gespeichert und wartet auf Genehmigung
   • Senden: Die Nachricht wird sofort gesendet (erfordert die Berechtigung Senden)

Tipp: Das Betrefffeld bietet automatische Vervollständigung basierend auf zuvor gesendeten Nachrichtenbetreffen.

Vorgehensweise: Nachricht aus CzechPoint-Vorlagen senden

Das Modul Datennachrichten enthält vordefinierte Vorlagen für die häufigsten Anfragen, die über CzechPoint gesendet werden. Diese Anfragen werden automatisch verarbeitet, ohne dass Anhänge ausgefüllt werden müssen.

1. Wählen Sie in der Registerkarte Neue Nachricht den gewünschten Anfragetyp aus dem Feld Vorlage:
   • Antrag auf einen Auszug aus dem Handelsregister (nur für juristische Personen mit Unternehmens-ID)
   • Antrag auf einen Auszug aus dem Strafregister juristischer Personen
   • Antrag auf einen Auszug aus dem Strafregister natürlicher Personen - Unbescholtenheit
   • Antrag auf einen Auszug aus dem Strafregister natürlicher Personen - für die Arbeit mit Kindern
2. Das System zeigt Informationen über die nächsten Schritte an (typischerweise genügt ein Klick auf Senden)
3. Der Auszug wird in der Regel elektronisch signiert innerhalb von 2 Stunden an einem Arbeitstag zurückgeschickt

Tipp: Der Dienst nutzt CzechPoint und ist kostenlos. Vorlagen werden je nach Typ der sendenden Box (natürliche oder juristische Person) angezeigt.

Vorgehensweise: Antwort auf eine empfangene Datennachricht

Klicken Sie in den Details einer empfangenen Nachricht im Modul Datennachrichten auf die Schaltfläche Antworten. Das System füllt automatisch die sendende Box, den Empfänger und den Nachrichtenbetreff im Format RE: Ursprünglicher Betreff aus. Anhänge der Originalnachricht werden automatisch an die Antwort angehängt.

Vorgehensweise: Weiterleiten einer Datennachricht

Klicken Sie in den Nachrichtendetails im Modul Datennachrichten auf die Schaltfläche Weiterleiten. Das System füllt automatisch den Betreff im Format FWD: Ursprünglicher Betreff aus und hängt die Anhänge der Originalnachricht an. Geben Sie den neuen Empfänger ein und senden Sie die Nachricht.

Vorgehensweise: Nachricht aus Ausgangsrechnungen senden

Ausgangsrechnungen in eIntranet können direkt als Datennachricht versendet werden. Rechnungsanhänge werden automatisch als Anhänge der neuen Datennachricht vorbereitet, und die Datenbox des Empfängers wird anhand der Unternehmens-ID des Kunden aus dem ISDS-Verzeichnis ermittelt.

Vorgehensweise: Genehmigung und Versand eines Entwurfs aus der Warteschlange Zu senden

Zum Versand vorbereitete Nachrichten warten in der Registerkarte Zu senden. Ein Benutzer mit Sendeberechtigung kann sie überprüfen und versenden.

1. Gehen Sie zur Registerkarte Zu senden
2. Klicken Sie auf die Nachrichtenzeile, um deren Details anzuzeigen
3. Überprüfen Sie Empfänger, Betreff und Anhänge
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden
5. Die Nachricht wird in die Registerkarte Gesendet verschoben

Alternativ können Sie in der Registerkarte Zu senden auf das Symbol Löschen klicken, um den Entwurf zu löschen. Gelöschte Entwürfe sind über die Schaltfläche Gelöschte zugänglich.

Verzögerter Versand von Datennachrichten

Wenn diese Funktion in den Moduleinstellungen aktiviert ist, kann beim Erstellen einer Nachricht oder in den Entwurfsdetails ein verzögerter Versand eingestellt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zum geplanten Zeitpunkt senden und geben Sie Datum und Uhrzeit des automatischen Versands ein. Das System sendet die Nachricht automatisch zum angegebenen Zeitpunkt.

Nachrichtenverwaltung

Vorgehensweise: Datennachricht einem Benutzer zur Bearbeitung zuweisen

Im Modul Datennachrichten kann eine empfangene Nachricht einem bestimmten Benutzer oder mehreren Benutzern zur Bearbeitung zugewiesen werden. Die Nachricht erscheint in der Registerkarte In Bearbeitung und der zugewiesene Benutzer wird benachrichtigt.

1. Öffnen Sie die Details der empfangenen Datennachricht
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Bearbeitung an Benutzer übergeben
3. Wählen Sie im Dialogfenster einen oder mehrere Benutzer aus der Liste
4. Klicken Sie auf Speichern
5. Die Nachricht wird in die Registerkarte In Bearbeitung verschoben und bei den ausgewählten Benutzern angezeigt

Hinweis: In der Liste werden nur Benutzer angezeigt, die Zugang zum Modul Datennachrichten haben.

Vorgehensweise: Datennachricht einer Gruppe zur Bearbeitung zuweisen

Ähnlich wie bei der Zuweisung an einen Benutzer klicken Sie in den Nachrichtendetails auf die Schaltfläche Zur Bearbeitung an Gruppe übergeben. Wählen Sie eine Benutzergruppe und bestätigen Sie. Die Nachricht wird allen Mitgliedern der Gruppe zugewiesen.

Vorgehensweise: Notiz zu einer Datennachricht hinzufügen

Im Modul Datennachrichten können zu jeder Nachricht Textnotizen mit Anhängen hinzugefügt werden. Notizen sind für alle Benutzer mit Zugang zur jeweiligen Nachricht sichtbar.

1. Öffnen Sie die Datennachrichtendetails
2. Klicken Sie im Abschnitt Notizen auf die Schaltfläche Notiz hinzufügen
3. Füllen Sie das Feld Notiz aus
4. Fügen Sie optional Dateien im Anhangbereich hinzu
5. Klicken Sie auf Speichern

Notizen werden nach Aktualität sortiert und zeigen den Namen des Autors, Datum und Uhrzeit der Erstellung an.

Vorgehensweise: Frist einer Nachricht hinzufügen oder bearbeiten

In den Datennachrichtendetails kann eine interne Frist für die Bearbeitung festgelegt werden. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (Stift) neben dem Feld Frist bis, geben Sie das Datum ein und speichern Sie. Die Frist wird in der Nachrichtentabelle angezeigt und dient der internen Übersicht, nicht als gesetzliche Frist.

Vorgehensweise: Kennzeichnung (Tag) zu einer Nachricht hinzufügen

Wenn Kennzeichnungen in den Einstellungen aktiviert sind, kann in den Nachrichtendetails eine farbige Kennzeichnung hinzugefügt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Tags in der Kopfzeile der Detailkarte. Wählen Sie eine oder mehrere Kennzeichnungen und speichern Sie. Kennzeichnungen werden in der Tabelle angezeigt und können zum Filtern von Nachrichten verwendet werden.

Zur-Kenntnis-Funktion

Wenn die Zur-Kenntnis-Funktion in den allgemeinen Einstellungen aktiviert ist, können beim Versand einer Nachricht oder in den Entwurfsdetails Benutzer ausgewählt werden, die über den Nachrichtenversand informiert werden sollen. Nach dem Versand erhalten diese Benutzer eine Benachrichtigung und können im System bestätigen, dass sie die Nachricht zur Kenntnis genommen haben, oder eine eigene Notiz hinzufügen.

Datenbox-Verzeichnis

Suche im Datenbox-Verzeichnis

Das Modul Datennachrichten bietet Zugang zum ISDS-Systemverzeichnis für die Suche nach Empfängern. Das Verzeichnis ist beim Erstellen einer neuen Nachricht durch Klicken auf die Schaltfläche Andere Adresse suchen zugänglich.

1. Klicken Sie im Formular der neuen Nachricht auf die Schaltfläche Andere Adresse suchen
2. Geben Sie mindestens 6 Zeichen des Namens des gesuchten Subjekts ein
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen
4. Wählen Sie aus der angezeigten Liste die entsprechende Box durch Klicken auf die Auswahlschaltfläche

Die Ergebnistabelle zeigt Name, Box-ID, Box-Typ (OVM, PO, FO, PFO usw.), Typ der akzeptierten Nachrichten und die Adresse des Subjekts an.

Tipp: Das ISDS-Verzeichnis durchsucht die nationale Datenbank der Datenboxen. Geben Sie den genauen oder teilweisen Namen des Unternehmens oder der Institution ein.

Konvertierung einer Datennachricht in eine gedruckte Version

Vorgehensweise: Konvertierung einer Datennachricht in Papierform

Klicken Sie in den Nachrichtendetails im Modul Datennachrichten auf die Schaltfläche In gedruckte Version konvertieren. Das System zeigt Anweisungen zur Durchführung einer autorisierten Dokumentenkonvertierung an.

Verfahren der autorisierten Konvertierung:

1. Laden Sie in den Datennachrichtendetails die gesamte Nachricht im ZFO-Format herunter (siehe Abschnitt ZFO-Anhänge)
2. Laden Sie die heruntergeladene Datei in das CzechPoint-Repository des Innenministeriums auf czechpoint.cz/uschovna hoch
3. Das System generiert eine Bestätigung mit einem eindeutigen Identifikator (2D-Barcode) - drucken Sie diese aus
4. Besuchen Sie innerhalb von 30 Tagen eine CzechPoint-Filiale, legen Sie den Barcode vor und lassen Sie das Dokument konvertieren

Warnung: Behörden sollten von Ihnen niemals eine gedruckte Version einer elektronisch von einer anderen Behörde erhaltenen Nachricht verlangen. Die Konvertierung ist gebührenpflichtig (ca. 40 CZK pro Seite).

Automatische Verarbeitung und Regeln

Automatisches Herunterladen von Datennachrichten im Hintergrund

Das Modul Datennachrichten lädt automatisch alle drei Stunden neue Nachrichten über eine Hintergrundaufgabe (Cron-Job) herunter. Das automatische Herunterladen erfolgt für alle Boxen, bei denen diese Option in den Einstellungen der verbundenen Box aktiviert ist. Nach dem Herunterladen von Nachrichten sendet das System E-Mail-Benachrichtigungen an die konfigurierten Benutzer.

Warnung bei Passwortablauf: Wenn das Datenbox-Passwort abgelaufen ist oder weniger als 14 Tage verbleiben, wird auf dem Hauptbildschirm des Moduls eine Warnung angezeigt. Das Passwort muss auf dem Portal mojedatovaschranka.cz erneuert und in den Box-Einstellungen in eIntranet aktualisiert werden.

Automatische Verarbeitung von eKrankmeldungen aus Datennachrichten

Wenn die Verarbeitung von eKrankmeldungen in den Box-Einstellungen aktiviert ist, erkennt das System beim Herunterladen automatisch ČSSZ-Nachrichten mit eKrankmeldungsinformationen (Beginn, Beendigung oder Änderung der Arbeitsunfähigkeit) und bietet deren Laden in das Modul eKrankmeldungen an. In den Nachrichtendetails wird bei ČSSZ-Nachrichten die Schaltfläche In eKrankmeldungen laden angezeigt.

Regeln für die automatische Verarbeitung eingehender Nachrichten

In der Registerkarte Regeln in den Einstellungen des Moduls Datennachrichten können Regeln für die automatische Sortierung und Verarbeitung eingehender Nachrichten definiert werden. Jede Regel besteht aus Bedingungen (nach Absender, Betreff, Box-Typ usw.) und Aktionen (Bearbeiter zuweisen, Status ändern, Kennzeichnung hinzufügen). Regeln werden beim Herunterladen einer neuen Nachricht in der definierten Reihenfolge verarbeitet.

Integration mit anderen Modulen

Integration mit dem Modul Eingangsrechnungen

Datennachrichten im Modul Datennachrichten können direkt in das Modul Eingangsrechnungen übertragen werden. Klicken Sie in den Details einer empfangenen Datennachricht auf die Schaltfläche Zu Eingangsrechnungen. Die Nachricht und ihre Anhänge werden in die Warteschlange der Eingangsrechnungen zur weiteren Verarbeitung übertragen. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn das Modul Eingangsrechnungen im System aktiv ist.

Integration mit dem Modul Ausgangsrechnungen

Aus dem Modul Ausgangsrechnungen können Rechnungsdokumente direkt als Datennachricht versendet werden. Das System sucht automatisch die Datenbox des Kunden anhand der Unternehmens-ID im ISDS-Verzeichnis und bereitet eine neue Datennachricht mit dem Rechnungsanhang vor. Rechnungsanhänge werden automatisch vorausgefüllt.

Integration mit dem Modul eKrankmeldungen

Das Modul Datennachrichten verarbeitet automatisch Nachrichten der ČSSZ zu eKrankmeldungen. Empfangene Nachrichten über den Beginn, die Beendigung oder Änderung der Arbeitsunfähigkeit können mit einem Klick in das Modul eKrankmeldungen zur Erfassung und Verarbeitung in der Lohnbuchhaltung geladen werden.

Integration mit dem Modul Anlagenverwaltung

Datennachrichten im Modul Datennachrichten können mit der Anlagenverwaltung verknüpft werden, um behördliche Entscheidungen bezüglich des Firmenvermögens zu dokumentieren.

Fehlerbehebung

Häufig gestellte Fragen zum Modul Datennachrichten

Frage: Das Datenbox-Passwort ist nicht gespeichert und wird beim Herunterladen verlangt. Was soll ich tun?

Antwort: Beim manuellen Herunterladen erscheint ein Passwortfeld direkt auf dem Hauptbildschirm des Moduls. Geben Sie das Passwort im Feld Ihr Passwort ein und klicken Sie auf Empfangene und gesendete Nachrichten herunterladen. Um das Passwort im System zu speichern, bearbeiten Sie die Box-Einstellungen in der Registerkarte Einstellungen → Datennachrichten → Verbundene Boxen und aktivieren Sie die Option Datenbox-Passwort speichern.

Frage: Es wird eine Warnung über den Ablauf des Datenbox-Passworts angezeigt.

Antwort: Erneuern Sie das Datenbox-Passwort direkt auf dem Portal mojedatovaschranka.cz. Aktualisieren Sie dann das Passwort in den Box-Einstellungen in eIntranet (Einstellungen → Datennachrichten → Verbundene Boxen → Box bearbeiten). Warnung: Das automatische Herunterladen funktioniert nicht mit einem abgelaufenen Passwort.

Frage: Nachrichten werden nicht automatisch heruntergeladen, obwohl das automatische Herunterladen konfiguriert ist.

Antwort: Überprüfen Sie diese Einstellungen: (1) In den Box-Einstellungen muss Automatisch herunterladen aktiviert und ein gültiges Passwort gespeichert sein. (2) Prüfen Sie, ob die Ausnahmen vom automatischen Herunterladen den aktuellen Tag abdecken (Wochenend-, Feiertags- oder bestimmte Tageseinstellungen). (3) Das automatische Herunterladen erfolgt alle drei Stunden, nicht sofort.

Frage: Ich kann keine Datennachricht senden; die Schaltfläche Senden ist nicht verfügbar.

Antwort: Zum Versenden einer Datennachricht benötigen Sie die Berechtigung Senden. Wenden Sie sich an den Moduladministrator, um diese Berechtigung zuweisen zu lassen. Ohne diese Berechtigung können Sie die Nachricht nur zur Genehmigung vorbereiten (Zum Versand vorbereiten), und ein Benutzer mit Sendeberechtigung wird sie versenden.

Frage: Wie kann ich den Status einer gesendeten Nachricht überprüfen und ob sie zugestellt wurde?

Antwort: Öffnen Sie in der Registerkarte Gesendet die Nachrichtendetails. Das Feld Rechtlich zugestellt zeigt das Datum der rechtlichen Zustellung an. Innerhalb von 10 Tagen nach der Zustellung an die Box erfolgt die Zustellung entweder durch Anmeldung des Empfängers oder automatisch durch Fiktion. In den Nachrichtendetails finden Sie auch den Zustellnachweis im ZFO-Format, der nach der Zustellung die Zustellbestätigung ersetzt.

Frage: Der Anhang der Datennachricht hat ein Format, das nicht geöffnet werden kann.

Antwort: Dateien im ZFO-Format können mit 602XML Filler geöffnet werden (Installation erforderlich). Standardanhänge (PDF, DOCX, XLSX usw.) können mit üblichen Anwendungen geöffnet werden. Das ZFO-Format wird für eine eventuelle autorisierte Konvertierung in Papierform in einer CzechPoint-Filiale benötigt.

Tipps für effizientes Arbeiten mit Datenboxen

• Tipp: Für die schnelle Verarbeitung eingehender Nachrichten nutzen Sie die Sammelauswahl und verschieben Sie zu Erledigt - aktivieren Sie mehrere Nachrichten und klicken Sie auf Ausgewählte zu Erledigt verschieben.
• Tipp: Richten Sie die automatische Bearbeiterzuweisung nach dem Nachrichtendownload in den Box-Einstellungen ein. Neue Nachrichten werden sofort der verantwortlichen Person zugewiesen.
• Tipp: Verwenden Sie Kennzeichnungen zur Kategorisierung von Nachrichten nach Themen (z. B. Gericht, Finanzamt, Gehaltsabrechnung). Filter über der Tabelle ermöglichen die schnelle Suche nach Kennzeichnungen.
• Tipp: Die Funktion Bevollmächtigte Person ermöglicht eine regelmäßige Überprüfung der Box ohne Auslösung der rechtlichen Zustellung. Geeignet für die Überwachung ohne Auslösung gesetzlicher Fristen.
• Tipp: Bei der Antwort auf eine Nachricht füllt das System automatisch Empfänger und Betreff aus. Fügen Sie einfach einen Anhang hinzu und senden Sie - spart Zeit bei der Routinekorrespondenz.
• Tipp: Exportieren Sie die Nachrichtenliste über die Schaltfläche in der Tabellenkopfzeile nach Excel für eine Übersicht und Berichterstattung der Datenbox-Kommunikation.
• Tipp: Richten Sie Regeln für die automatische Verarbeitung für wiederkehrende Nachrichtentypen ein (z. B. Nachrichten vom Finanzamt automatisch der Buchhaltung zuweisen).