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Module

Dateien

Übersicht

Das Modul Dateien dient als zentraler Speicherort für alle Unternehmensdokumente und Daten. Es funktioniert ähnlich wie ein FTP-Client oder der Datei-Explorer in Windows und ermöglicht das Hochladen, Herunterladen, Organisieren und Teilen von Dateien unter den Mitarbeitern. Das System sortiert gelöschte Dateien automatisch in den Papierkorb ein und bietet Vorschauen für die gängigsten Dokument-, Bild- und Multimedia-Formate.

Kernfunktionen

  • Hochladen von Dateien bis zu einer Größe von 20 MB pro Datei
  • Organisation von Dateien in Ordnern mit hierarchischer Struktur
  • Vorschauen von Dokumenten (PDF, Office), Bildern, Videos und Audio
  • Papierkorb für gelöschte Dateien mit automatischer Löschung nach 100 Tagen
  • Herunterladen und Teilen von Dateien unter den Benutzern des Unternehmens
  • Kopieren, Verschieben und Umbenennen von Dateien und Ordnern
  • Bearbeiten von Textdateien direkt im Browser
  • Unterstützung einer breiten Palette von Dateiformaten einschließlich CAD-Formaten

Zugriff und Einstellungen

Zugriff auf das Modul

Navigationspfad: Hauptmenü → Dateien

Modul-Einstellungen

Pfad zu den Einstellungen: Einstellungen → Dateien

In den Einstellungen können Sie die Zugriffsrechte der einzelnen Benutzer auf den Dateispeicher verwalten. Jedem Mitarbeiter kann eine von vier Berechtigungsstufen zugewiesen werden.

Benutzerrechte

Berechtigung Beschreibung Aktionen
Kein Zugriff Der Benutzer hat keinen Zugriff auf das Modul Das Modul ist im Menü nicht verfügbar
Lesen Berechtigung nur zum Lesen und Herunterladen Durchsuchen von Ordnern, Anzeigen von Vorschauen, Herunterladen von Dateien
Lesen, Schreiben Basiskompetenz für die Arbeit mit Dateien Alles aus der Stufe Lesen + Hochladen von Dateien, Erstellen von Ordnern, Umbenennen von Dateien und Ordnern
Lesen, Schreiben, Löschen und aus dem Papierkorb wiederherstellen Vollzugriff einschließlich Papierkorb-Verwaltung Alles aus den vorherigen Stufen + Löschen von Dateien und Ordnern, Kopieren und Verschieben, Duplizieren, Bearbeiten von Textdateien, Zugriff auf den Papierkorb

Benutzeroberfläche

Hauptbildschirm

Nach dem Öffnen des Moduls wird der Dateimanager mit folgenden Elementen angezeigt:

  • Symbolleiste: Schaltflächen zum Hochladen von Dateien, Erstellen von Ordnern und weitere Operationen
  • Navigationsleiste: Breadcrumb-Navigation, die den aktuellen Pfad in den Ordnern anzeigt
  • Hauptbereich: Anzeige von Dateien und Ordnern im aktuellen Verzeichnis
  • Schaltfläche Gelöscht: Öffnet den Papierkorb mit gelöschten Dateien (nur für Benutzer mit entsprechender Berechtigung)

Anzeigemodi

Sie können Dateien in drei verschiedenen Modi nach Ihren Vorlieben anzeigen:

  • Kacheln (Standard): Anzeige von Dateien als Miniaturen mit Symbolen
  • Detailansicht: Anzeige in einer Spalte mit detaillierten Informationen
  • Mehrspaltige Liste: Kompakte Anzeige in mehreren Spalten

Den Anzeigemodus können Sie über die Schaltflächen in der oberen rechten Ecke des Dateimanagers umschalten.

Filter und Suche

  • Textsuche: Suche nach Dateien anhand des Namens über das Suchfeld
  • Dateityp-Filter: Filtern der angezeigten Dateien nach Typ (Bilder, Dokumente, Videos usw.)
  • Sortierung: Möglichkeit, Dateien nach Name, Datum oder Größe zu sortieren

Grundlegende Operationen

Datei hochladen

  1. Navigieren Sie zu dem Ordner, in den Sie die Datei hochladen möchten
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen in der oberen Leiste
  3. Wählen Sie Dateien von Ihrem Computer aus (Sie können mehrere Dateien gleichzeitig auswählen)
  4. Alternativ können Sie Dateien direkt in das Fenster des Dateimanagers ziehen (Drag & Drop)
  5. Warten Sie auf den Abschluss des Uploads – ein Fortschrittsbalken wird angezeigt
  6. Nach Abschluss werden die hochgeladenen Dateien im aktuellen Ordner angezeigt

Hinweis: Die maximale Größe einer einzelnen Datei beträgt 20 MB. Wenn Sie größere Dateien hochladen müssen, teilen Sie diese in kleinere Teile auf oder kontaktieren Sie den Administrator.

Ordner erstellen

  1. Navigieren Sie zum übergeordneten Ordner, in dem Sie einen neuen Ordner erstellen möchten
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Ordner
  3. Geben Sie den Namen des neuen Ordners im Dialogfenster ein
  4. Klicken Sie auf OK oder drücken Sie die Eingabetaste
  5. Der neu erstellte Ordner wird im aktuellen Verzeichnis angezeigt

Datei herunterladen

  1. Suchen Sie die gewünschte Datei im Dateimanager
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei
  3. Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Herunterladen
  4. Alternativ können Sie die Datei markieren und die Schaltfläche Herunterladen in der oberen Leiste verwenden
  5. Die Datei wird in den Standard-Download-Ordner Ihres Browsers heruntergeladen

Datei oder Ordner umbenennen

  1. Suchen Sie die Datei oder den Ordner, den Sie umbenennen möchten
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element
  3. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Umbenennen
  4. Geben Sie den neuen Namen ein (behalten Sie bei Dateien die Endung bei)
  5. Bestätigen Sie mit Klick auf OK oder Drücken der Eingabetaste

Kopieren und Verschieben von Dateien

Kopieren:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner
  2. Wählen Sie die Option Kopieren
  3. Navigieren Sie zum Zielordner
  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle
  5. Wählen Sie Einfügen

Verschieben:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner
  2. Wählen Sie die Option Ausschneiden
  3. Navigieren Sie zum Zielordner
  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle
  5. Wählen Sie Einfügen

Alternative Methode – Ziehen:

Dateien und Ordner können Sie auch mit der Maus verschieben – klicken Sie auf das Element, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie es in den Zielordner.

Datei duplizieren

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei
  2. Wählen Sie die Option Duplizieren
  3. Es wird eine Kopie der Datei im gleichen Ordner mit einem Zusatz im Namen erstellt (z.B. dokument_kopie.pdf)

Datei oder Ordner löschen

  1. Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus, den Sie löschen möchten
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Löschen
  3. Alternativ verwenden Sie die Schaltfläche Löschen in der oberen Leiste
  4. Bestätigen Sie das Löschen im Dialogfenster
  5. Die Datei oder der Ordner wird in den Papierkorb verschoben

Wichtig: Gelöschte Dateien werden nicht sofort entfernt, sondern in den Papierkorb verschoben, von wo aus Sie sie gegebenenfalls wiederherstellen können.

Erweiterte Funktionen

Dateivorschauen

Das System bietet Vorschauen für eine breite Palette von Dateitypen an. Eine Vorschau rufen Sie durch Klicken auf die Datei oder ihr Symbol auf.

Unterstützte Vorschauen nach Dateityp:

Dateityp Formate Anzeigemethode
Bilder JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, SVG, ICO Direkte Bildvorschau in voller Qualität
PDF-Dokumente PDF Vorschau der ersten Seite als Bild oder Vorschau über Google Documents
Office-Dokumente DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX Vorschau der ersten Seite als Bild oder Vorschau über Google Documents
OpenOffice-Dokumente ODT, ODS, ODP Vorschau über Google Documents
Video MP4, AVI, FLV, WEBM, MOV, MPEG, M4V, MPG, WMA Videoplayer mit Steuerelementen
Audio MP3, OGG, WAV, M4A, MPGA, AC3, AIFF, MID Audioplayer mit Steuerelementen
Textdateien TXT, LOG, XML, HTML, CSS, JS, HTM Textvorschau mit Syntax-Hervorhebung (für Code)

Bearbeiten von Textdateien

Benutzer mit der Berechtigung zum Löschen können Textdateien direkt im System bearbeiten.

Bearbeiten einer bestehenden Datei:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Textdatei
  2. Wählen Sie die Option Bearbeiten
  3. Der Editor mit dem Inhalt der Datei öffnet sich
  4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor
  5. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu sichern
  6. Oder klicken Sie auf Schließen ohne Speichern, um die Änderungen zu verwerfen

Erstellen einer neuen Textdatei:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Datei in der oberen Leiste
  2. Geben Sie den Dateinamen inklusive Endung ein (z.B. notizen.txt)
  3. Der Editor zur Eingabe des Inhalts öffnet sich
  4. Schreiben Sie den Inhalt der Datei
  5. Klicken Sie auf Speichern

Unterstützte Formate zur Bearbeitung:

TXT, LOG, XML, HTML, CSS, HTM, JS, DOC, DOCX, XLS, XLSX

Arbeiten mit dem Papierkorb

Der Papierkorb dient als Sicherheitselement, das vor dem dauerhaften Löschen wichtiger Dateien schützt.

Zugriff auf den Papierkorb:

  1. Klicken Sie im Modul Dateien auf die rote Schaltfläche Gelöscht in der oberen rechten Ecke
  2. Der Dateimanager öffnet sich mit dem Inhalt des Papierkorbs
  3. Sie können gelöschte Dateien wie normale Dateien durchsuchen

Hinweis: Die Schaltfläche Gelöscht ist nur für Benutzer mit der Berechtigung zum Löschen und Wiederherstellen aus dem Papierkorb verfügbar.

Wiederherstellen einer gelöschten Datei:

Das System ermöglicht keine direkte Wiederherstellung einer Datei durch Anklicken. Gehen Sie zur Wiederherstellung wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie den Papierkorb durch Klicken auf die Schaltfläche Gelöscht
  2. Suchen Sie die Datei, die Sie wiederherstellen möchten
  3. Laden Sie die Datei aus dem Papierkorb auf Ihren Computer herunter
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, um zum regulären Speicher zurückzukehren
  5. Navigieren Sie zu dem Ordner, in den Sie die Datei wiederherstellen möchten
  6. Laden Sie die heruntergeladene Datei wieder in das System hoch

Automatisches Löschen aus dem Papierkorb:

Gelöschte Dateien werden im Papierkorb für einen Zeitraum von 100 Tagen aufbewahrt. Nach Ablauf dieser Zeit werden sie automatisch und dauerhaft aus dem System entfernt. Der Papierkorb kann aus Sicherheitsgründen nicht vorzeitig manuell geleert werden.

Tipp: Informationen über die automatische Löschung werden als Warnung beim Öffnen des Papierkorbs angezeigt.

Arbeiten mit Dateien im Papierkorb:

Im Papierkorb können Sie:

  • Gelöschte Dateien und Ordner durchsuchen
  • Vorschauen von gelöschten Dateien anzeigen
  • Gelöschte Dateien herunterladen

Im Papierkorb können Sie nicht:

  • Neue Dateien hochladen
  • Neue Ordner erstellen
  • Dateien umbenennen oder verschieben
  • Dateien bearbeiten
  • Dateien dauerhaft löschen (geschieht automatisch nach 100 Tagen)

Datei von einer URL-Adresse hochladen

Wenn Sie eine im Internet verfügbare Datei zum System hinzufügen möchten, können Sie diese direkt von einer URL-Adresse hochladen.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Von URL hochladen
  2. Geben Sie die vollständige URL-Adresse der Datei ein (z.B. https://example.com/dokument.pdf)
  3. Klicken Sie auf Hochladen
  4. Das System lädt die Datei aus dem Internet herunter und speichert sie im aktuellen Ordner

Hinweis: Die Datei muss öffentlich zugänglich sein. Das Herunterladen von geschützten Adressen, die eine Anmeldung erfordern, wird nicht unterstützt.

Auswahl mehrerer Dateien gleichzeitig

Für die Arbeit mit mehreren Dateien gleichzeitig können Sie die Sammelauswahl verwenden:

  • Auswahl einzelner Dateien: Klicken Sie auf das Kontrollkästchen bei jeder Datei
  • Alle Dateien auswählen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle auswählen
  • Auswahl aufheben: Klicken Sie auf die Schaltfläche Auswahl aufheben

Nach Auswahl mehrerer Dateien können Sie:

  • Ausgewählte Dateien gesammelt herunterladen
  • Mehrere Dateien gleichzeitig kopieren oder verschieben
  • Mehrere Dateien gleichzeitig löschen

Unterstützte Dateiformate

Kategorie Unterstützte Endungen
Bilder jpg, jpeg, png, gif, bmp, svg, ico
Microsoft Office Dokumente doc, docx, rtf, xls, xlsx, ppt, pptx
OpenOffice Dokumente odt, ods, odp, ots, ott, odb, odg, otp, otg, odf
PDF-Dokumente pdf
Textdateien txt, csv, log
Web-Formate html, xhtml, css, xml
Video mov, mpeg, m4v, mp4, avi, mpg, wma, flv, webm
Audio mp3, mpga, m4a, ac3, aiff, mid, ogg, wav
Archive zip, rar, gz, tar, iso, dmg
CAD-Formate dwg, dxf, hpgl, plt, spl, step, stp, iges, igs, sat, cgm
Datenbanken sql, ade, adp, mdb, accdb
Grafikformate psd, ai, tiff, xcf
3D-Formate stl, FCStd
Sonstiges fla, kmz, gcode

Fehlerbehebung

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Datei kann nicht hochgeladen werden – es wird ein Fehler bezüglich der Dateigröße angezeigt

Lösung: Die maximale Größe einer einzelnen hochzuladenden Datei beträgt 20 MB. Wenn Ihre Datei größer ist, versuchen Sie, sie zu komprimieren (zippen) oder in kleinere Teile aufzuteilen. Wenn Sie regelmäßig größere Dateien hochladen müssen, kontaktieren Sie den Systemadministrator.

Frage: Ich kann eine Datei oder einen Ordner nicht löschen

Lösung: Überprüfen Sie, ob Sie die entsprechenden Berechtigungen haben. Zum Löschen von Dateien benötigen Sie die Berechtigung "Lesen, Schreiben, Löschen und aus dem Papierkorb wiederherstellen". Wenn Sie die richtige Berechtigung haben und die Datei trotzdem nicht löschen können, wird die Datei möglicherweise von einem anderen Benutzer oder Prozess verwendet.

Frage: Ich kann eine gelöschte Datei nicht im Papierkorb finden

Lösung: Dateien werden im Papierkorb nur 100 Tage aufbewahrt. Wenn seit dem Löschen mehr Zeit vergangen ist, wurde die Datei automatisch dauerhaft entfernt. Versuchen Sie, die Suche im Papierkorb zu verwenden, oder prüfen Sie, ob Sie im richtigen Ordner suchen (der Papierkorb behält die Ordnerstruktur bei).

Frage: Die Dokumentvorschau wird nicht angezeigt

Lösung: Bei einigen Dokumenten können Probleme beim Erzeugen der Vorschau auftreten. Versuchen Sie, die Datei herunterzuladen und in der entsprechenden Anwendung zu öffnen. Wenn das Problem weiterhin besteht, könnte die Datei beschädigt sein. Bei großen oder komplexen Dokumenten kann die Erzeugung der Vorschau länger dauern – versuchen Sie, die Seite nach einer Weile zu aktualisieren.

Frage: Die Schaltfläche "Gelöscht" ist nicht sichtbar oder inaktiv

Lösung: Zugriff auf den Papierkorb haben nur Benutzer mit der Berechtigung "Lesen, Schreiben, Löschen und aus dem Papierkorb wiederherstellen". Wenn Sie diese Berechtigung nicht haben, kontaktieren Sie den Administrator oder Vorgesetzten, um eine Erweiterung der Zugriffsrechte zu beantragen.

Frage: Nach dem Hochladen wird die Datei nicht angezeigt

Lösung: Versuchen Sie, die Seite mit F5 oder der Aktualisieren-Schaltfläche im Browser neu zu laden. Wenn die Datei immer noch nicht angezeigt wird, prüfen Sie, ob der Upload erfolgreich war (es sollte eine Erfolgsmeldung erscheinen). Überprüfen Sie auch, ob Sie sich im richtigen Ordner befinden.

Frage: Ich kann eine Textdatei nicht bearbeiten

Lösung: Das Bearbeiten von Textdateien erfordert die Berechtigung "Lesen, Schreiben, Löschen und aus dem Papierkorb wiederherstellen". Wenn Sie diese Berechtigung haben und die Datei trotzdem nicht bearbeiten können, prüfen Sie, ob das Dateiformat für die Bearbeitung unterstützt wird (TXT, LOG, XML, HTML, CSS, JS).

Tipps für effizientes Arbeiten

  • Organisieren Sie Dateien in Ordnern: Erstellen Sie eine logische Ordnerstruktur nach Projekten, Abteilungen oder Dokumenttypen. Ein gut organisierter Speicher erleichtert die Dateisuche erheblich.
  • Verwenden Sie aussagekräftige Dateinamen: Statt "dokument1.pdf" verwenden Sie "vertrag_kunde_ABC_2026.pdf". Dies erleichtert Ihnen und Ihren Kollegen die Suche.
  • Überprüfen Sie regelmäßig den Papierkorb: Bevor die 100 Tage um sind, kontrollieren Sie den Papierkorb und stellen Sie gegebenenfalls wichtige Dateien wieder her, die Sie versehentlich gelöscht haben.
  • Nutzen Sie Drag & Drop: Der schnellste Weg zum Hochladen von Dateien ist das Ziehen aus dem Windows-Explorer direkt in das Fenster des Dateimanagers.
  • Nutzen Sie die Suche: Statt mühsam durch Ordner zu navigieren, verwenden Sie das Suchfeld, um eine Datei schnell anhand ihres Namens zu finden.
  • Komprimieren Sie große Dateien: Wenn Sie eine große Datei hochladen müssen, zippen Sie diese. Kompression reduziert die Größe oft erheblich und ermöglicht den Upload trotz Limits.
  • Kopieren statt Verschieben: Wenn Sie unsicher sind, verwenden Sie Kopieren statt Verschieben. Das Original der Datei bleibt am ursprünglichen Ort als Sicherung erhalten.
  • Vorschauen vor dem Download: Bevor Sie eine Datei herunterladen, nutzen Sie die Vorschau, um sicherzustellen, dass es sich um das richtige Dokument handelt. Das spart Zeit und Datenvolumen.
  • Teilen von Links: Nutzen Sie zum Teilen von Dateien mit Kollegen den internen Pfad in den Ordnern, statt Dateien per E-Mail zu verschicken. So arbeiten alle mit der aktuellen Version.
  • Regelmäßiges Aufräumen: Löschen Sie ab und zu unnötige oder veraltete Dateien. So halten Sie den Speicher übersichtlich und sparen Platz.

Einschränkungen und Sicherheit

  • Maximale Dateigröße: 20 MB pro Datei
  • Aufbewahrungsdauer im Papierkorb: 100 Tage, danach automatische dauerhafte Löschung
  • Erlaubte Formate: Das System blockiert potenziell gefährliche Dateien (z.B. exe, bat). Unterstützte Formate finden Sie in der obigen Tabelle.
  • Zugriffsrechte: Alle Benutzer des Unternehmens mit Zugriff auf das Modul sehen dieselben Dateien. Es gibt keine Möglichkeit für private Ordner einzelner Benutzer.
  • Sicherung: Das System sichert automatisch alle Dateien. Bei Problemen kontaktieren Sie den Administrator.