Pinnwände

Übersicht

Das Modul Pinnwände dient als gemeinsamer Raum für die schnelle und effiziente Weitergabe von Informationen zwischen Mitarbeitern. Es ist das digitale Äquivalent einer klassischen Pinnwand, auf der Sie Ankündigungen, Neuigkeiten und wichtige Informationen veröffentlichen sowie Dateien mit Kollegen teilen können.

Hauptfunktionen

• Erstellung mehrerer thematischer Pinnwände nach Arbeitsteams oder Interessengebieten
• Hinzufügen von farblich unterschiedenen Beiträgen mit Überschriften, Text und Anhängen
• Lesebestätigung für wichtige Beiträge
• Hinzufügen von Kommentaren und Notizen zu bestehenden Beiträgen
• Verschieben und Anordnen von Beiträgen per Drag-and-Drop
• Automatische E-Mail-Benachrichtigung über neue Beiträge
• Suche in den Beiträgen
• Verschieben von Beiträgen zwischen verschiedenen Pinnwänden

Wer nutzt das Modul

• Führungskräfte zur Kommunikation wichtiger Informationen an das Team
• Personalabteilung für Ankündigungen von Firmenveranstaltungen und Änderungen
• Projektteams zum Teilen des aktuellen Status und von Aufgaben
• Alle Mitarbeiter zum Informationsaustausch innerhalb von Arbeitsgruppen

Zugriff und Einstellungen

Zugriff auf das Modul

Navigationspfad: Hauptmenü → Pinnwände

Nach dem Öffnen des Moduls wird eine Liste aller Pinnwände angezeigt, auf die Sie Zugriff haben. Die Pinnwände werden als Registerkarten im oberen Bereich des Bildschirms angezeigt.

Benutzerrechte

Die Zugriffsrechte für die einzelnen Pinnwände werden auf der Ebene jeder Pinnwand separat eingestellt. Es wird zwischen drei Berechtigungsstufen unterschieden:

Berechtigung	Beschreibung	Ermöglicht
Lesen	Grundlegender Zugriff auf die Pinnwand	Beiträge ansehen, suchen, Kommentare hinzufügen
Schreiben	Möglichkeit, Beiträge hinzuzufügen und zu bearbeiten	Neue Beiträge erstellen, eigene Beiträge bearbeiten, zwischen Pinnwänden verschieben
Löschen	Vollständige Verwaltung der Pinnwand	Löschen aller Beiträge, Zugriff auf gelöschte Datensätze

Rechte können für die gesamte Pinnwand global oder individuell für einzelne Benutzer und Arbeitspositionen festgelegt werden.

Moduleinstellungen

Administratoren mit entsprechenden Rechten können die Pinnwände über den Link Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite verwalten.

Erstellung einer neuen Pinnwand

In den Einstellungen können Sie neue Pinnwände erstellen und Folgendes definieren:

• Name der Pinnwand: Beschreibender Name, der in den Registerkarten angezeigt wird
• Zugriffsrechte: Einstellung globaler Rechte oder individueller Zugriffe für Benutzer und Positionen
• Farbmodus: Wahl zwischen frei wählbarer Farbe oder fest vorgegebenen Farben mit Beschreibung
• Verschiebbare Beiträge: Option zum Ein-/Ausschalten des Verschiebens von Beiträgen per Maus
• Lesebestätigung: Anforderung einer Bestätigung über das Lesen der Beiträge
• Kommentare: Erlauben des Hinzufügens von Kommentaren zu Beiträgen

Farbschema der Beiträge

Beim Erstellen einer Pinnwand können Sie einen von zwei Modi für die Farben der Beiträge wählen:

Modus 1 - Optionale Farbe: Benutzer können beim Erstellen eines Beitrags eine beliebige Farbe aus der Farbpalette wählen.

Modus 2 - Festgelegte Farben: Der Administrator definiert bis zu 10 Farben mit einer konkreten Beschreibung. Die Benutzer wählen dann beim Erstellen eines Beitrags aus dieser Liste. Dieser Modus eignet sich zum Beispiel für:

• Gelb - Ankündigung
• Rot - Dringend
• Grün - Abgeschlossen
• Blau - Information

Benutzeroberfläche

Hauptbildschirm

Der Hauptbildschirm des Moduls besteht aus mehreren Teilen:

Pinnwand-Registerkarten

Im oberen Bereich des Bildschirms werden alle Pinnwände angezeigt, auf die Sie Zugriff haben. Die aktive Pinnwand ist hervorgehoben. Neben dem Namen jeder Pinnwand wird eine Zahl angezeigt, die die Anzahl der ungelesenen Beiträge angibt.

Bedienfeld

Unter den Pinnwand-Registerkarten befindet sich ein Bedienfeld mit folgenden Funktionen:

• Textsuche: Feld zur Eingabe des Suchbegriffs
• Schaltfläche Suchen: Startet die Suche in Titeln, Beitragsinhalten und Autorennamen
• Schaltfläche Suche abbrechen: Erscheint bei aktiver Suche, hebt den Filter auf
• Schaltfläche Eintrag hinzufügen: Öffnet den Dialog zum Erstellen eines neuen Beitrags (nur mit Schreibberechtigung)
• Schaltfläche Gelöscht: Zeigt eine Liste der gelöschten Beiträge an (nur mit Löschberechtigung)
• Automatisch neu laden: Kontrollkästchen für die automatische Aktualisierung der Pinnwand jede Minute
• Neue und Änderungen per E-Mail: Ein-/Ausschalten von E-Mail-Benachrichtigungen über neue und bearbeitete Beiträge
• Meine Standard-Pinnwand: Festlegen der aktuellen Pinnwand als Standard beim Öffnen des Moduls

Beitragsoberfläche

Der Hauptteil des Bildschirms zeigt die einzelnen Beiträge als farbige Karten an. Jeder Beitrag enthält:

• Überschrift: Markante Überschrift des Beitrags
• Inhalt: Textinhalt des Beitrags mit Formatierungsunterstützung
• Angehängte Dateien: Vorschau von Anhängen und Schaltflächen zum Herunterladen
• Bilder: Vorschauen angehängter Bilder direkt im Beitrag
• Erstellungsinformationen: Datum, Uhrzeit und Name des Autors
• Aktionssymbole: Schaltflächen für Bearbeitung, Löschen, Kommentare und weitere Funktionen

Aktionssymbole bei den Beiträgen

In der oberen rechten Ecke jedes Beitrags werden Symbole für verschiedene Aktionen angezeigt:

Symbol	Funktionsname	Beschreibung	Erforderliche Berechtigung
Bleistift	Bearbeiten	Öffnet den Dialog zur Bearbeitung des Beitrags	Schreibberechtigung
Kreuz	Löschen	Löscht den Beitrag nach Bestätigung	Löschberechtigung
Pfeil rechts	Auf andere Pinnwand verschieben	Verschiebt den Beitrag auf eine andere Pinnwand	Schreibberechtigung
Vier Pfeile	Verschieben	Ermöglicht das Ziehen des Beitrags mit der Maus	Aktivierter Verschiebemodus
Blasen	Kommentare	Zeigt Kommentare an und ermöglicht das Hinzufügen eines neuen	Aktivierte Kommentare
Häkchen	Lesebestätigung	Bestätigt das Lesen oder zeigt die Liste der Bestätigungen an	Aktivierte Bestätigung
Pin	Griff zum Verschieben	Haltepunkt zum Ziehen des Beitrags	Aktivierter Verschiebemodus

Grundlegende Operationen

Einen neuen Beitrag erstellen

1. Wählen Sie die Pinnwand aus, auf der Sie einen Beitrag hinzufügen möchten
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Eintrag zu dieser Pinnwand hinzufügen
3. Füllen Sie im Dialogfenster folgendes aus:
   • Überschrift: Kurzer und aussagekräftiger Titel des Beitrags (Pflichtfeld)
   • Farbe: Wählen Sie eine Beitragsfarbe aus dem Angebot oder der Palette
   • Inhalt: Schreiben Sie den Text des Beitrags (unterstützt Formatierung mittels Editor)
   • Anhänge: Ziehen Sie Dateien in den Bereich oder klicken Sie zum Auswählen (max. 60 Dateien, max. 100 MB pro Datei)
4. Wenn auf der Pinnwand das Verschieben aktiviert ist, wählen Sie die Platzierung:
   • An den Anfang: Der Beitrag erscheint oben, andere verschieben sich nach unten
   • An das Ende: Der Beitrag wird am Ende der Liste hinzugefügt
5. Stellen Sie die Optionen für E-Mail-Benachrichtigungen ein:
   • E-Mail an alle: Sendet eine E-Mail an alle Benutzer mit Zugriff auf die Pinnwand (nicht nur Abonnenten)
   • E-Mail als BCC: Sendet die E-Mail als Blindkopie (Empfänger sehen andere Adressen nicht)
   • Anhänge auch per E-Mail: Fügt Dateien auch der E-Mail bei (standardmäßig werden sie nur auf der Pinnwand gespeichert)
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern

Hinweis: Die Optionen für E-Mail-Benachrichtigungen sind nur beim Erstellen eines neuen Beitrags verfügbar, nicht bei der Bearbeitung eines bestehenden.

Beitrag bearbeiten

1. Suchen Sie den Beitrag, den Sie bearbeiten möchten
2. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (Bleistift) in der oberen rechten Ecke des Beitrags
3. Passen Sie im Dialogfenster die gewünschten Daten an:
   • Beitragstitel
   • Beitragsfarbe
   • Textinhalt
   • Anhänge (Sie können neue hinzufügen oder bestehende entfernen)
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern

Achtung: Bei der Bearbeitung eines Beitrags wird nicht automatisch eine E-Mail versendet. Benutzer mit aktivierten Benachrichtigungen werden nur informiert, wenn diese Funktion auf der Pinnwand-Ebene eingestellt ist.

Beitrag löschen

1. Suchen Sie den Beitrag, den Sie löschen möchten
2. Klicken Sie auf das Symbol Löschen (Kreuz) in der oberen rechten Ecke des Beitrags
3. Klicken Sie im Bestätigungsdialog auf Ja

Gelöschte Beiträge werden nicht in den Papierkorb verschoben, sondern bleiben im System gespeichert. Benutzer mit Löschberechtigung können sie über die Schaltfläche Gelöscht anzeigen und gegebenenfalls wiederherstellen.

Anzeige gelöschter Beiträge

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gelöscht im Bedienfeld
2. Eine Liste aller gelöschten Beiträge wird angezeigt
3. In der Liste können Sie:
   • Den Inhalt des gelöschten Beitrags anzeigen
   • Den Beitrag wieder auf die Pinnwand zurückholen
   • Den Beitrag dauerhaft löschen

Suche in den Beiträgen

1. Geben Sie in das Feld Suchbegriff den Text ein, den Sie finden möchten
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen oder drücken Sie die Enter-Taste
3. Es werden nur Beiträge angezeigt, die den Suchbegriff enthalten in:
   • Der Beitragsüberschrift
   • Dem Textinhalt
   • Dem Vor- oder Nachnamen des Autors
4. Um die Suche abzubrechen, klicken Sie auf die Schaltfläche Suche abbrechen

Erweiterte Funktionen

Hinzufügen von Kommentaren und Notizen

Wenn die Kommentarfunktion auf der Pinnwand aktiviert ist, können Sie Notizen zu Beiträgen hinzufügen und diese diskutieren.

1. Klicken Sie auf das Symbol Kommentare (Blasen) am Beitrag
2. Im Dialogfenster wird eine Liste aller bestehenden Kommentare angezeigt mit:
   • Datum und Uhrzeit des Hinzufügens
   • Name des Kommentar-Autors
   • Notiztext
   • Anhängen zum Kommentar
3. Um einen neuen Kommentar hinzuzufügen:
   • Schreiben Sie den Kommentartext in das Feld Notiz
   • Fügen Sie optional Anhänge hinzu, indem Sie sie in den Bereich ziehen oder Dateien auswählen
   • Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern

Die Zahl in Klammern neben dem Kommentarsymbol gibt die Anzahl der zum jeweiligen Beitrag hinzugefügten Notizen an.

Lesebestätigung eines Beitrags

Wenn die Lesebestätigungsfunktion auf der Pinnwand aktiviert ist, können Sie Beiträge als gelesen markieren.

Bestätigung, dass Sie den Beitrag gelesen haben

1. Suchen Sie das Symbol Lesebestätigung (Häkchen) am Beitrag
2. Ein rotes Häkchen bedeutet, dass Sie den Beitrag noch nicht bestätigt haben
3. Klicken Sie auf das rote Häkchen
4. Das Häkchen wird grün - der Beitrag ist bestätigt

Anzeige der Bestätigungsliste

1. Klicken Sie auf das grüne Häkchen bei einem Beitrag, den Sie bereits bestätigt haben
2. Ein Dialog mit einer Liste aller Benutzer, die den Beitrag bestätigt haben, wird angezeigt
3. Die Liste enthält:
   • Datum der Bestätigung
   • Uhrzeit der Bestätigung
   • Name des Benutzers, der bestätigt hat

Wenn Sie mit der Maus über das Häkchen-Symbol fahren, wird ein Tooltip mit Informationen zu den Bestätigungen angezeigt.

Beiträge mit der Maus verschieben

Wenn der Verschiebemodus auf der Pinnwand aktiviert ist, können Sie die Beiträge durch Ziehen mit der Maus anordnen.

1. Suchen Sie den Beitrag, den Sie verschieben möchten
2. Platzieren Sie den Mauszeiger auf dem Symbol Pin oder Vier Pfeile
3. Drücken und halten Sie die linke Maustaste
4. Ziehen Sie den Beitrag an die gewünschte Stelle auf der Pinnwand
5. Lassen Sie die Maustaste los
6. Die Position wird automatisch gespeichert

Das Verschieben funktioniert nur innerhalb einer Pinnwand. Um Beiträge zwischen Pinnwänden zu verschieben, nutzen Sie die Funktion "Auf andere Pinnwand verschieben".

Beitrag auf eine andere Pinnwand verschieben

Diese Funktion können Sie nutzen, wenn Sie einen Beitrag von einer Pinnwand auf eine andere verschieben möchten.

1. Klicken Sie auf das Symbol Auf andere Pinnwand verschieben (Pfeil rechts) am Beitrag
2. Im Dialogfenster wird angezeigt:
   • Name des zu verschiebenden Beitrags
   • Dropdown-Liste der verfügbaren Pinnwände
3. Wählen Sie die Ziel-Pinnwand aus der Liste aus
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verschieben

Wichtig: In der Liste werden nur Pinnwände angezeigt, für die Sie eine Schreibberechtigung haben.

E-Mail-Benachrichtigungen

Das System bietet mehrere Möglichkeiten zum Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen und geänderten Beiträgen.

Aktivierung persönlicher Benachrichtigungen

1. Öffnen Sie die Pinnwand, für die Sie Benachrichtigungen erhalten möchten
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Neue und Änderungen per E-Mail
3. Ab jetzt erhalten Sie eine E-Mail bei:
   • Hinzufügen eines neuen Beitrags zur Pinnwand
   • Bearbeitung eines bestehenden Beitrags

Einstellen der Standard-Pinnwand

1. Öffnen Sie die Pinnwand, die Sie als Standard festlegen möchten
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Meine Standard-Pinnwand
3. Wenn Sie das Modul Pinnwände das nächste Mal öffnen, wird automatisch diese Pinnwand angezeigt

Automatische Aktualisierung

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch neu laden
2. Die Pinnwand wird alle 60 Sekunden automatisch aktualisiert
3. Der Countdown bis zur nächsten Aktualisierung wird neben dem Kontrollkästchen angezeigt
4. Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie eine Pinnwand mit häufigen Änderungen überwachen

Arbeit mit Anhängen

Anhang zu einem Beitrag hinzufügen

1. Suchen Sie im Dialog zum Erstellen oder Bearbeiten eines Beitrags den Abschnitt Anhänge
2. Sie können eine der folgenden Methoden verwenden:
   • Ziehen Sie Dateien mit der Maus in den Bereich mit der Aufschrift "Dateien hierher ziehen"
   • Klicken Sie in den Bereich und wählen Sie Dateien im Dialog aus
3. Die hochzuladenden Dateien erscheinen in der Liste mit:
   • Dateiname
   • Dateigröße
   • Fortschrittsanzeige des Uploads
4. Um eine Datei vor dem Speichern zu entfernen, klicken Sie auf das Kreuz neben dem Namen

Limits:

• Maximale Anzahl an Dateien pro Beitrag: 60 Dateien
• Maximale Größe einer Datei: 100 MB

Anzeige und Herunterladen eines Anhangs

• Bilder: Werden direkt im Beitrag als Vorschau angezeigt
• Andere Dateien: Werden als Schaltflächen mit dem Dateinamen und einem Symbol entsprechend dem Typ angezeigt
• Durch Klicken auf die Schaltfläche oder das Bild laden Sie die Datei herunter oder öffnen sie

Integration mit anderen Modulen

Dateien

Alle Anhänge, die zu Pinnwänden hinzugefügt werden, werden automatisch im Modul Dateien im Bereich "Dashboard" gespeichert. Administratoren des Dateimoduls können diese Dateien verwalten, kategorisieren und teilen, genau wie andere Dokumente im System.

Benutzerverwaltung

Zugriffsrechte für Pinnwände sind an Benutzerkonten und Arbeitspositionen gebunden, die im Modul Benutzerverwaltung definiert sind. Änderungen in der Organisationsstruktur spiegeln sich automatisch in den Zugriffsrechten der Pinnwände wider.

E-Mail-Kommunikation

Das Modul nutzt die Systemeinstellungen für E-Mails zum Versenden von Benachrichtigungen. Die Absenderadresse und die E-Mail-Vorlage richten sich nach den globalen Einstellungen der Anwendung.

Fehlerbehebung

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Ich sehe eine Pinnwand nicht, von der ich weiß, dass sie existiert. Was soll ich tun?

Lösung: Wahrscheinlich haben Sie keine Zugriffsrechte für diese Pinnwand. Kontaktieren Sie den Systemadministrator oder den Vorgesetzten, der die Pinnwände verwalten darf, und bitten Sie um Zuweisung des Zugriffs.

Frage: Ich kann keinen Beitrag zur Pinnwand hinzufügen. Die Schaltfläche "Eintrag hinzufügen" ist inaktiv.

Lösung: Zum Hinzufügen von Beiträgen benötigen Sie Schreibberechtigung. Wenn Sie nur Leseberechtigung haben, können Sie Beiträge nur ansehen und Kommentare hinzufügen. Bitten Sie den Administrator um eine Erhöhung der Berechtigungen.

Frage: Ich habe einen Beitrag hinzugefügt, aber niemand hat eine E-Mail erhalten. Warum?

Lösung: E-Mail-Benachrichtigungen werden nur an Benutzer gesendet, die bei der jeweiligen Pinnwand das Kästchen "Neue und Änderungen per E-Mail" aktiviert haben. Wenn Sie alle Benutzer mit Zugriff informieren möchten, aktivieren Sie beim Erstellen des Beitrags die Option "E-Mail an alle".

Frage: Ich habe versehentlich einen wichtigen Beitrag gelöscht. Kann ich ihn wiederherstellen?

Lösung: Ja, wenn Sie Löschberechtigung haben. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Gelöscht", suchen Sie den Beitrag in der Liste und stellen Sie ihn wieder her. Wenn Sie diese Berechtigung nicht haben, bitten Sie den Pinnwand-Administrator darum.

Frage: Ich kann keinen Anhang hochladen, der größer als 100 MB ist. Kann dieses Limit erhöht werden?

Lösung: Das Limit von 100 MB pro Datei ist eine technische Beschränkung des Systems. Zum Teilen größerer Dateien nutzen Sie das Modul Dateien oder CloudStorage, wo Sie größere Dateien hochladen und dann den Link auf der Pinnwand teilen können.

Frage: Wie erkenne ich, dass ich ungelesene Beiträge habe?

Lösung: Die Anzahl der ungelesenen Beiträge wird neben dem Namen jeder Pinnwand in den Registerkarten angezeigt. Die Zahl im weißen Feld gibt die Anzahl der neuen Beiträge seit Ihrem letzten Besuch der Pinnwand an.

Frage: Kann ich mehrere Beiträge gleichzeitig verschieben?

Lösung: Das gleichzeitige Verschieben mehrerer Beiträge wird derzeit nicht unterstützt. Sie müssen jeden Beitrag einzeln mit der Funktion "Auf andere Pinnwand verschieben" verschieben.

Frage: Wie lange bleiben die Beiträge auf der Pinnwand gespeichert?

Lösung: Beiträge bleiben dauerhaft auf der Pinnwand, bis Sie sie manuell entfernen. Auch gelöschte Beiträge werden nicht automatisch gelöscht und sind im Bereich "Gelöscht" verfügbar.

Frage: Kann ich einen Beitrag bearbeiten, den jemand anderes erstellt hat?

Lösung: Ja, wenn Sie Schreibberechtigung für die jeweilige Pinnwand haben, können Sie alle Beiträge unabhängig vom Autor bearbeiten.

Tipps für effizientes Arbeiten

• Verwenden Sie aussagekräftige Überschriften: Eine kurze und klare Überschrift hilft Kollegen, den Inhalt des Beitrags schnell zu erfassen.
• Nutzen Sie Farben sinnvoll: Wenn Ihre Pinnwand ein definiertes Farbschema hat, halten Sie sich daran. Das hilft allen, Beitragstypen schnell zu unterscheiden.
• Aktivieren Sie Benachrichtigungen nur für wichtige Pinnwände: Um nicht von E-Mails überflutet zu werden, schalten Sie die Benachrichtigung "Neue und Änderungen per E-Mail" nur für die Pinnwände ein, denen Sie wirklich folgen müssen.
• Prüfen Sie regelmäßig Ungelesenes: Die Zahlen neben den Pinnwand-Namen zeigen Ihnen schnell, wo es Neuigkeiten gibt.
• Nutzen Sie Kommentare für Diskussionen: Anstatt neue Beiträge als Antwort zu erstellen, nutzen Sie die Kommentarfunktion - so bleibt alles übersichtlich bei einem Thema.
• Organisieren Sie Pinnwände thematisch: Erstellen Sie separate Pinnwände für verschiedene Themen oder Teams – zum Beispiel "Geschäftsführung", "IT-Abteilung", "Verkaufsinformationen" usw.
• Bestätigen Sie das Lesen wichtiger Ankündigungen: Wenn bei einem Beitrag ein rotes Häkchen ist, signalisiert dies, dass der Autor eine Lesebestätigung wünscht. Bestätigen Sie so bald wie möglich.
• Nutzen Sie die Suche: Anstatt alle Beiträge zu durchforsten, nutzen Sie die Suche – sie findet Beiträge nach Schlüsselwörtern in der Überschrift, im Inhalt und im Autorennamen.
• Löschen Sie veraltete Beiträge: Gehen Sie die Pinnwand regelmäßig durch und löschen Sie nicht mehr aktuelle Beiträge. So halten Sie die Pinnwand übersichtlich.
• Legen Sie eine Standard-Pinnwand fest: Wenn Sie hauptsächlich mit einer Pinnwand arbeiten, legen Sie diese als Standard fest – das spart Zeit bei jedem Öffnen des Moduls.
• Nutzen Sie das Verschieben zur Priorisierung: Auf Pinnwänden mit aktiviertem Verschiebemodus können Sie wichtige Beiträge an prominenter Stelle oben platzieren.
• Hängen Sie relevante Dateien an: Anhänge auf der Pinnwand sind für alle Benutzer leicht zugänglich – nutzen Sie dies für das schnelle Teilen von Dokumenten, Bildern oder Präsentationen.