Pinnwände

Übersicht

Das Modul Pinnwände (Dashboards, Informationstafeln) dient als gemeinsamer Bereich für den Informationsaustausch zwischen Mitarbeitern im Intranet. Es ermöglicht die Erstellung mehrerer thematisch getrennter Pinnwände, das Hinzufügen von Beiträgen mit Text, Anhängen und farblicher Kennzeichnung, die Verfolgung ungelesener Einträge und die Diskussion über Kommentare. Führungskräfte können für jede Pinnwand eine Lesebestätigung verlangen.

Wichtigste Funktionen

• Mehrere thematische Pinnwände mit separaten Zugriffsrechten
• Beiträge (Notizen) mit Titel, Text, Anhängen und farblicher Kennzeichnung
• Zähler ungelesener Beiträge für jede Pinnwand
• Lesebestätigung für Beiträge mit Übersicht, wer wann bestätigt hat
• Kommentare und Anmerkungen zu einzelnen Beiträgen
• Verschieben eines Beitrags auf eine andere Pinnwand
• Drag-and-Drop-Neuanordnung von Beiträgen innerhalb einer Pinnwand (optional)
• E-Mail-Benachrichtigungen über neue und geänderte Beiträge
• Suche nach Beiträgen nach Titel, Inhalt oder Autor
• Automatische Aktualisierung der Pinnwand jede Minute

Zugang und Einstellungen

Zugang zum Modul Pinnwände

Navigationspfad zum Modul Pinnwände: Hauptmenü → Pinnwände

Nach dem Öffnen des Moduls werden alle Pinnwände, auf die Sie Zugriff haben, als Registerkarten am oberen Bildschirmrand angezeigt. Klicken Sie auf eine Registerkarte, um zur ausgewählten Pinnwand zu wechseln.

Einstellungen des Moduls Pinnwände

Die Konfiguration der Pinnwände ist über den Link Einstellungen in der oberen rechten Ecke des Moduls verfügbar. Der Link ist nur für Benutzer mit Administratorrechten für das Modul sichtbar. Pfad: Einstellungen → Pinnwände

In den Einstellungen können Sie neue Pinnwände mit der Schaltfläche Pinnwand hinzufügen erstellen und für jede Pinnwand Folgendes konfigurieren:

• Name der Pinnwand: Ein beschreibender Name, der in den Registerkarten angezeigt wird
• Farbeinstellungen: Wahl zwischen optionaler Farbe (Benutzer wählt eine beliebige Farbe) oder festen Farben mit Beschreibung (Administrator legt Farbkategorien fest)
• Zugriffsrechte: Zugriffsebenen für alle Benutzer oder für bestimmte Arbeitspositionen
• Verschiebbare Beiträge: Aktivierung der freien Drag-and-Drop-Anordnung von Beiträgen
• Lesebestätigung: Anforderung einer Lesebestätigung für jeden Beitrag
• Kommentare: Erlaubnis zum Hinzufügen von Kommentaren zu Beiträgen

Berechtigungen und Zugriffsrechte für das Modul Pinnwände

Zugriffsrechte werden für jede Pinnwand separat konfiguriert. Es gibt drei Berechtigungsstufen:

Berechtigung	Beschreibung	Was sie ermöglicht
Lesen	Grundlegender Zugang zur Pinnwand	Anzeigen von Beiträgen, Suchen, Hinzufügen von Kommentaren, Lesebestätigung
Lesen / Schreiben	Möglichkeit, Beiträge hinzuzufügen und zu bearbeiten	Alles aus Lesen + Erstellen neuer Beiträge, Bearbeiten von Beiträgen, Verschieben zwischen Pinnwänden
Lesen / Schreiben / Löschen / Wiederherstellen	Vollständige Verwaltung der Pinnwand	Alles aus Schreiben + Löschen von Beiträgen, Anzeigen und Wiederherstellen gelöschter Einträge

Rechte können global für die gesamte Pinnwand (gilt für alle Benutzer) oder individuell für bestimmte Arbeitspositionen festgelegt werden.

Benutzeroberfläche

Hauptbildschirm des Moduls Pinnwände

Der Hauptbildschirm des Moduls Pinnwände besteht aus zwei Teilen: einer Registerkartenleiste mit den Pinnwand-Registerkarten oben und dem Beitragsbereich darunter.

Registerkartenleiste der Pinnwände

In der oberen Leiste werden alle Pinnwände angezeigt, auf die Sie Zugriff haben. Die aktive Pinnwand ist hervorgehoben. Neben dem Namen jeder Pinnwand zeigt eine Zahl die Anzahl der ungelesenen Beiträge seit der letzten Ansicht an.

Bedienfeld der Pinnwand

Unter der Registerkartenleiste befindet sich das Bedienfeld mit Elementen zur Arbeit mit der Pinnwand:

• Suchbegriff-Feld: Geben Sie Text ein, um nach Beiträgen zu suchen
• Schaltfläche Suchen: Startet die Suche (oder drücken Sie Enter)
• Schaltfläche Suche abbrechen: Wird bei aktivem Filter angezeigt; bricht die Suche ab
• Schaltfläche Eintrag zu dieser Pinnwand hinzufügen: Öffnet den Dialog für einen neuen Beitrag (erfordert Schreibberechtigung)
• Schaltfläche Gelöscht: Zeigt die Liste der gelöschten Beiträge an (erfordert Löschberechtigung)
• Automatisch aktualisieren: Aktiviert die automatische Aktualisierung der Pinnwand jede Minute
• Neue und Änderungen per E-Mail: Persönliche E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen für diese Pinnwand
• Meine Standard-Pinnwand: Legt die aktuelle Pinnwand als Standard beim nächsten Öffnen des Moduls fest

Beitragsbereich

Beiträge werden als farbige Karten auf dem Pinnwandbereich angezeigt, sortiert vom neuesten. Jeder Beitrag enthält einen Titel, Textinhalt, Miniatur-Bildvorschauen, Anhang-Schaltflächen, Datums-/Zeit- und Autorinformationen sowie Aktionssymbole auf der rechten Seite.

Filter und Suche im Modul Pinnwände

• Textsuche: Sucht im Beitragstitel, Textinhalt und im Vor- oder Nachnamen des Autors
• Pinnwand-Registerkarten: Zeigt nur Beiträge der ausgewählten Pinnwand an

Grundlegende Operationen

Vorgehensweise: Hinzufügen eines neuen Beitrags zu einer Pinnwand

Um einen Beitrag zu einer Pinnwand im Modul Pinnwände hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie die Pinnwand aus, indem Sie auf ihre Registerkarte in der oberen Leiste klicken
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Eintrag zu dieser Pinnwand hinzufügen
3. Füllen Sie im Dialog Eintrag auf Pinnwand erstellen/bearbeiten Folgendes aus:
   • Titel: Ein kurzer Beitragstitel (Pflichtfeld)
   • Farbe: Wählen Sie eine Kartenfarbe aus der Farbpalette oder aus der Liste der voreingestellten Farben
   • Inhalt: Schreiben Sie den Beitragstext (unterstützt Formatierung über den Editor)
   • Anhänge: Ziehen Sie Dateien per Drag-and-Drop in den Bereich oder klicken Sie zur Auswahl
4. Wenn auf der Pinnwand der Drag-and-Drop-Modus aktiviert ist, wählen Sie die Platzierung des neuen Beitrags:
   • Am Anfang - alle anderen nach unten verschieben: Der Beitrag erscheint oben
   • Am Ende: Der Beitrag wird am Ende des Bereichs hinzugefügt
5. Optional können Sie E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren (nur für neue Beiträge verfügbar, nicht beim Bearbeiten):
   • E-Mail an alle: Sendet eine E-Mail an alle Benutzer mit Zugang zur Pinnwand (nicht nur an Abonnenten)
   • E-Mail als BCC: Empfänger können die E-Mail-Adressen der anderen nicht sehen
   • Anhänge auch per E-Mail: Fügt Dateien direkt an die gesendete E-Mail an
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern

Tipp: Anhänge können bis zu 100 MB pro Datei und maximal 60 Dateien pro Beitrag umfassen.

Vorgehensweise: Bearbeiten eines vorhandenen Beitrags auf einer Pinnwand

Im Modul Pinnwände bearbeiten Sie einen vorhandenen Beitrag wie folgt:

1. Suchen Sie den Beitrag, den Sie bearbeiten möchten
2. Klicken Sie auf das Stiftsymbol (Bearbeiten) in der oberen rechten Ecke der Karte
3. Bearbeiten Sie im Dialog die gewünschten Felder: Titel, Farbe, Inhalt oder Anhänge
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern

Hinweis: Zum Bearbeiten eines Beitrags benötigen Sie Schreibberechtigung auf der jeweiligen Pinnwand. Jeder Beitrag kann unabhängig vom Autor bearbeitet werden.

Vorgehensweise: Löschen eines Beitrags von einer Pinnwand

So löschen Sie einen Beitrag von einer Pinnwand:

1. Suchen Sie den Beitrag, den Sie löschen möchten
2. Klicken Sie auf das Kreuzsymbol (Löschen) in der oberen rechten Ecke der Karte
3. Klicken Sie im Bestätigungsdialog auf Ja

Gelöschte Beiträge werden nicht dauerhaft entfernt — sie verbleiben im System und Benutzer mit Löschberechtigung können sie anzeigen und wiederherstellen, indem sie auf die Schaltfläche Gelöscht klicken.

Suche nach Beiträgen auf einer Pinnwand

Im Modul Pinnwände suchen Sie Beiträge wie folgt:

1. Geben Sie den Suchtext in das Feld Suchbegriff im Bedienfeld ein
2. Drücken Sie die Taste Enter oder klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen
3. Es werden nur Beiträge angezeigt, die den Suchbegriff im Titel, Inhalt oder Autorennamen enthalten
4. Um den Filter aufzuheben, klicken Sie auf die Schaltfläche Suche abbrechen

Erweiterte Funktionen

Vorgehensweise: Hinzufügen eines Kommentars zu einem Pinnwand-Beitrag

Die Kommentarfunktion (Bemerkungen/Anmerkungen) muss in den Einstellungen der jeweiligen Pinnwand aktiviert sein. Die Anzahl der vorhandenen Kommentare wird in Klammern neben dem Sprechblasensymbol am Beitrag angezeigt.

1. Klicken Sie auf das Sprechblasensymbol (Kommentare / Bemerkungen/Anmerkungen) am Beitrag
2. Ein Dialog mit der Liste der vorhandenen Kommentare wird angezeigt (Datum, Autor, Text, Anhänge)
3. Um einen neuen Kommentar hinzuzufügen, füllen Sie das Feld Anmerkung aus
4. Fügen Sie optional Anhänge per Drag-and-Drop oder durch Dateiauswahl hinzu
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern

Kommentare werden vom neuesten angezeigt. Kommentare können nicht bearbeitet oder gelöscht werden — sie dienen als Prüfprotokoll der Diskussion.

Vorgehensweise: Bestätigung des Lesens eines Pinnwand-Beitrags

Die Funktion der Lesebestätigung muss in den Einstellungen der jeweiligen Pinnwand aktiviert sein. Beiträge mit dieser Funktion haben auf der rechten Seite ein Häkchensymbol.

So bestätigen Sie das Lesen eines Beitrags

1. Suchen Sie das Häkchensymbol auf der rechten Seite des Beitrags
2. Ein rotes Häkchen bedeutet, dass Sie den Beitrag noch nicht bestätigt haben
3. Klicken Sie auf das rote Häkchen
4. Das Häkchen wird grün — die Lesebestätigung wird mit Ihrem Namen und der Uhrzeit gespeichert

So zeigen Sie die Liste der Benutzer an, die das Lesen bestätigt haben

1. Klicken Sie auf das grüne Häkchen bei einem Beitrag, den Sie bereits bestätigt haben
2. Der Dialog Bestätigtes Lesen mit der Liste der Bestätigungen wird angezeigt
3. Die Liste enthält Datum, Uhrzeit und Name jedes Benutzers, der das Lesen bestätigt hat

Tipp: Wenn Sie mit der Maus über das Häkchensymbol fahren, wird eine Übersicht der Namen der Benutzer, die den Beitrag bestätigt haben, direkt als Tooltip angezeigt.

Vorgehensweise: Verschieben eines Beitrags auf eine andere Pinnwand

Ein Beitrag kann von einer Pinnwand auf eine andere verschoben werden, wenn Sie Zugriff auf beide Pinnwände haben. Das Pfeilsymbol rechts wird nur angezeigt, wenn Sie Zugriff auf mehr als eine Pinnwand haben.

1. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts (Auf andere Pinnwand verschieben) am Beitrag
2. Prüfen Sie im Dialog Eintrag auf andere Pinnwand verschieben den Namen des zu verschiebenden Beitrags
3. Wählen Sie im Feld Auf Pinnwand die Ziel-Pinnwand aus der Liste aus
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verschieben

Hinweis: In der Liste der Ziel-Pinnwände werden nur Pinnwände angezeigt, für die Sie Schreib- oder Löschberechtigung haben.

Drag-and-Drop-Neuanordnung von Beiträgen innerhalb einer Pinnwand

Wenn der Drag-and-Drop-Modus in den Pinnwandeinstellungen aktiviert ist, können Beiträge frei auf dem Pinnwandbereich durch Ziehen mit der Maus angeordnet werden.

1. Greifen Sie den Beitrag am Pinnadel-Symbol oder am Vier-Pfeile-Symbol auf der rechten Seite
2. Ziehen Sie den Beitrag an die gewünschte Position auf dem Pinnwandbereich
3. Lassen Sie die Maustaste los — die Position wird automatisch gespeichert

Drag-and-Drop funktioniert nur innerhalb einer einzelnen Pinnwand. Um einen Beitrag auf eine andere Pinnwand zu verschieben, verwenden Sie die Funktion Auf andere Pinnwand verschieben.

E-Mail-Benachrichtigungen im Modul Pinnwände

Das Modul Pinnwände unterstützt zwei Arten von E-Mail-Benachrichtigungen: persönliches Abonnement für einen bestimmten Benutzer und einmaliges Senden beim Erstellen eines Beitrags.

Einrichten des persönlichen E-Mail-Benachrichtigungsabonnements

1. Öffnen Sie die Pinnwand, für die Sie Benachrichtigungen erhalten möchten
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Neue und Änderungen per E-Mail im Bedienfeld
3. Das System sendet Ihnen eine E-Mail, wenn ein neuer Beitrag hinzugefügt oder ein vorhandener geändert wird
4. Um das Abonnement zu kündigen, deaktivieren Sie dasselbe Kontrollkästchen

E-Mail an alle beim Erstellen eines Beitrags senden

Beim Erstellen eines neuen Beitrags (nicht beim Bearbeiten) können Sie die Option E-Mail an alle aktivieren. Diese Option sendet eine E-Mail an alle Benutzer mit Zugang zur Pinnwand, unabhängig davon, ob sie ein persönliches Abonnement aktiviert haben. Die E-Mail enthält den Beitragstitel, Autor, Inhalt und die Liste der Anhänge.

Automatische Aktualisierung der Pinnwand

Zur Überwachung von Pinnwänden mit sich schnell änderndem Inhalt können Sie die automatische Aktualisierung aktivieren:

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren im Bedienfeld
2. Neben dem Kontrollkästchen wird ein Countdown bis zur nächsten Aktualisierung angezeigt (Format MM:SS)
3. Die Pinnwand wird automatisch alle 60 Sekunden aktualisiert
4. Um die automatische Aktualisierung zu deaktivieren, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen

Festlegen der Standard-Pinnwand

Um die Arbeit zu beschleunigen, können Sie festlegen, welche Pinnwand beim Öffnen des Moduls Pinnwände automatisch angezeigt wird:

1. Öffnen Sie die Pinnwand, die Sie als Standard festlegen möchten
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Meine Standard-Pinnwand im Bedienfeld
3. Die Einstellung wird sofort gespeichert — beim nächsten Öffnen des Moduls wird diese Pinnwand angezeigt
4. Um die Standard-Pinnwand zu ändern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei einer anderen Pinnwand

Farbliche Kennzeichnung von Beiträgen

Jeder Beitrag auf einer Pinnwand hat eine eigene Hintergrundfarbe, die hilft, die Typen oder die Wichtigkeit von Beiträgen visuell zu unterscheiden. Die Art der Farbauswahl hängt von den Pinnwandeinstellungen ab:

• Optionale Farbe: Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Beitrags wählen Sie eine beliebige Farbe aus der grafischen Farbpalette
• Feste Farben mit Beschreibung: Sie wählen aus voreingestellten Farben mit Namen (z. B. Dringend – Rot, Information – Blau). Dieser Modus gewährleistet eine konsistente Farbkodierung im gesamten Team

Tipp: Die Textfarbe des Beitrags passt sich automatisch an die Hintergrundfarbe an, um maximale Lesbarkeit zu gewährleisten.

Integration mit anderen Modulen

• Dateien: Alle Anhänge, die zu Beiträgen oder Kommentaren auf Pinnwänden hinzugefügt werden, werden im Modul Dateien im Abschnitt „Dashboard“ gespeichert. Administratoren können diese Dateien zentral verwalten.
• Mitarbeiter: Die Zugriffsrechte auf Pinnwände sind an Benutzerkonten und Arbeitspositionen geknüpft, die im Modul Mitarbeiter definiert sind. Änderungen in der Organisationsstruktur werden automatisch in den Zugriffsrechten berücksichtigt.

Fehlerbehebung

Häufig gestellte Fragen zum Modul Pinnwände

Frage: Ich kann eine Pinnwand nicht sehen, von der ich weiß, dass sie existiert.

Lösung: Sie haben wahrscheinlich keine Zugriffsrechte für die Pinnwand. Wenden Sie sich an den Administrator des Moduls Pinnwände oder an Ihren Vorgesetzten und bitten Sie um Zugang.

Frage: Die Schaltfläche Eintrag zu dieser Pinnwand hinzufügen ist ausgegraut und kann nicht angeklickt werden.

Lösung: Zum Hinzufügen von Beiträgen benötigen Sie Schreibberechtigung (Stufe Lesen/Schreiben oder höher). Wenn Sie nur Leseberechtigung haben, können Sie Beiträge nur ansehen und Kommentare hinzufügen. Bitten Sie den Administrator um eine Erhöhung Ihrer Berechtigungen.

Frage: Ich habe einen Beitrag hinzugefügt, aber niemand hat eine E-Mail erhalten.

Lösung: E-Mail-Benachrichtigungen werden automatisch nur an Benutzer gesendet, die das Kontrollkästchen Neue und Änderungen per E-Mail für die jeweilige Pinnwand aktiviert haben. Wenn Sie alle Benutzer mit Zugang zur Pinnwand informieren möchten, aktivieren Sie beim Erstellen des Beitrags die Option E-Mail an alle.

Frage: Ich habe versehentlich einen wichtigen Beitrag gelöscht. Kann ich ihn wiederherstellen?

Lösung: Gelöschte Beiträge verbleiben im System. Wenn Sie Löschberechtigung haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Gelöscht im Bedienfeld, suchen Sie den Beitrag und stellen Sie ihn wieder her. Wenn Sie diese Berechtigung nicht haben, wenden Sie sich an den Administrator der Pinnwand.

Frage: Ungelesene Beiträge werden nicht korrekt angezeigt oder die Zahl neben der Pinnwand sinkt nicht auf null.

Lösung: Das System verfolgt ungelesene Beiträge automatisch — der Status wird aktualisiert, wenn die Pinnwand angezeigt wird. Wenn die Zahl nicht sinkt, versuchen Sie, die Pinnwand erneut zu öffnen, indem Sie auf ihre Registerkarte klicken, oder aktualisieren Sie die Seite.

Frage: Das Symbol zum Verschieben eines Beitrags auf eine andere Pinnwand wird nicht angezeigt.

Lösung: Das Verschiebungssymbol wird nur angezeigt, wenn Sie Zugriff auf mehr als eine Pinnwand und Schreibberechtigung auf der aktuellen Pinnwand haben. Überprüfen Sie Ihre Zugriffsrechte.

Frage: Ich kann Beiträge nicht per Drag-and-Drop auf dem Pinnwandbereich verschieben.

Lösung: Die Drag-and-Drop-Funktion muss vom Administrator in den Pinnwandeinstellungen aktiviert werden. Prüfen Sie, ob auf den Beiträgen das Vier-Pfeile-Symbol oder Pinnadel-Symbol angezeigt wird — wenn nicht, ist diese Funktion auf dieser Pinnwand nicht aktiv.

Tipps für effektives Arbeiten mit Pinnwänden

• Tipp: Um wichtige Pinnwände schnell zu überwachen, aktivieren Sie Automatisch aktualisieren — die Pinnwand aktualisiert sich jede Minute von selbst und Sie sehen immer den aktuellen Stand.
• Tipp: Legen Sie Meine Standard-Pinnwand für die Pinnwand fest, die Sie am häufigsten öffnen. Sie sparen Zeit bei jedem Öffnen des Moduls.
• Tipp: Anstatt neue Beiträge als Antworten auf bestehende Beiträge zu erstellen, nutzen Sie die Funktion Kommentare — alles bleibt übersichtlich unter einem Thema.
• Tipp: Wenn Sie das gesamte Team benachrichtigen möchten und nicht abwarten wollen, ob die Mitarbeiter ein aktives Abonnement haben, aktivieren Sie beim Erstellen des Beitrags die Option E-Mail an alle.
• Tipp: Um vertrauliche Informationen zu teilen, verwenden Sie die Option E-Mail als BCC — die Empfänger sehen die E-Mail-Adressen der anderen Kollegen nicht.
• Tipp: Löschen Sie regelmäßig veraltete Beiträge, damit die Pinnwand übersichtlich bleibt. Gelöschte Beiträge sind weiterhin im Bereich Gelöscht verfügbar, falls Sie sie benötigen.
• Tipp: Nutzen Sie die Suchfunktion, anstatt die gesamte Pinnwand zu durchsuchen — sie sucht gleichzeitig in Titeln, Inhalten und Autorennamen.
• Tipp: Halten Sie auf Pinnwänden mit festen Farben die Farbkodierung ein — ein konsistentes Farbsystem hilft dem gesamten Team, die Priorität oder Art der Beiträge schnell zu unterscheiden.