Soubory

Přehled

Modul Soubory slouží jako centrální úložiště pro všechny firemní dokumenty a data. Funguje podobně jako FTP klient nebo průzkumník souborů ve Windows, umožňuje nahrávat, stahovat, organizovat a sdílet soubory mezi zaměstnanci. Systém automaticky třídí smazané soubory do koše a poskytuje náhledy pro nejběžnější formáty dokumentů, obrázků a multimédií.

Klíčové funkce

• Nahrávání souborů až do velikosti 20 MB na jeden soubor
• Organizace souborů do složek s hierarchickou strukturou
• Náhledy dokumentů (PDF, Office), obrázků, videa a audia
• Koš pro smazané soubory s automatickým mazáním po 100 dnech
• Stahování a sdílení souborů mezi uživateli firmy
• Kopírování, přesouvání a přejmenování souborů a složek
• Editace textových souborů přímo v prohlížeči
• Podpora širokého spektra formátů souborů včetně CAD formátů

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta: Hlavní menu → Soubory

Nastavení modulu

Cesta k nastavení: Nastavení → Soubory

V nastavení můžete spravovat přístupová práva jednotlivých uživatelů k souborovému úložišti. Každému zaměstnanci lze přidělit jednu ze čtyř úrovní oprávnění.

Uživatelská práva

Oprávnění	Popis	Co můžete dělat
Nemá přístup	Uživatel nemá žádný přístup k modulu	Modul není v menu dostupný
Číst	Oprávnění pouze ke čtení a stahování	Procházení složek, prohlížení náhledů, stahování souborů
Číst, zapisovat	Základní oprávnění pro práci se soubory	Vše z úrovně Číst + nahrávání souborů, vytváření složek, přejmenování souborů a složek
Číst, zapisovat, mazat a obnovovat z koše	Plný přístup včetně správy koše	Vše z předchozích úrovní + mazání souborů a složek, kopírování a přesouvání, duplikování, editace textových souborů, přístup do koše

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Po otevření modulu se zobrazí správce souborů (file manager) s následujícími prvky:

• Panel nástrojů: Tlačítka pro nahrání souborů, vytvoření složky a další operace
• Navigační panel: Breadcrumb navigace zobrazující aktuální cestu ve složkách
• Hlavní plocha: Zobrazení souborů a složek v aktuálním adresáři
• Tlačítko Smazané: Otevře koš se smazanými soubory (pouze pro uživatele s odpovídajícím oprávněním)

Režimy zobrazení

Soubory můžete zobrazit ve třech různých režimech podle vašich preferencí:

• Dlaždice (výchozí): Zobrazení souborů jako miniatur s ikonami
• Detailní seznam: Zobrazení v jednom sloupci s podrobnými informacemi
• Vícesloupcový seznam: Kompaktní zobrazení ve více sloupcích

Režim zobrazení můžete přepínat pomocí tlačítek v pravém horním rohu správce souborů.

Filtry a vyhledávání

• Textové vyhledávání: Vyhledávání souborů podle názvu pomocí vyhledávacího pole
• Filtr typu souboru: Filtrování zobrazených souborů podle typu (obrázky, dokumenty, videa, atd.)
• Řazení: Možnost řazení souborů podle názvu, data, velikosti

Základní operace

Nahrání souboru

1. Přejděte do složky, kam chcete soubor nahrát
2. Klikněte na tlačítko Nahrát v horní liště
3. Vyberte soubory z vašeho počítače (můžete vybrat více souborů najednou)
4. Alternativně můžete soubory přetáhnout přímo do okna správce souborů (drag & drop)
5. Počkejte na dokončení nahrávání - zobrazí se indikátor průběhu
6. Po dokončení se nahrané soubory zobrazí v aktuální složce

Poznámka: Maximální velikost jednoho souboru je 20 MB. Pokud potřebujete nahrát větší soubory, rozdělte je na menší části nebo kontaktujte administrátora.

Vytvoření složky

1. Přejděte do nadřazené složky, kde chcete vytvořit novou složku
2. Klikněte na tlačítko Nová složka
3. Zadejte název nové složky do dialogového okna
4. Klikněte na OK nebo stiskněte Enter
5. Nově vytvořená složka se zobrazí v aktuálním adresáři

Stažení souboru

1. Najděte požadovaný soubor ve správci souborů
2. Klikněte pravým tlačítkem na soubor
3. Z kontextového menu vyberte možnost Stáhnout
4. Alternativně můžete soubor označit a použít tlačítko Stáhnout v horní liště
5. Soubor se stáhne do výchozí složky stahování ve vašem prohlížeči

Přejmenování souboru nebo složky

1. Vyhledejte soubor nebo složku, kterou chcete přejmenovat
2. Klikněte pravým tlačítkem na položku
3. Z kontextového menu vyberte Přejmenovat
4. Zadejte nový název (u souborů zachovejte příponu)
5. Potvrďte kliknutím na OK nebo stiskem klávesy Enter

Kopírování a přesouvání souborů

Kopírování:

1. Klikněte pravým tlačítkem na soubor nebo složku
2. Vyberte možnost Kopírovat
3. Přejděte do cílové složky
4. Klikněte pravým tlačítkem do prázdného místa
5. Vyberte Vložit

Přesouvání:

1. Klikněte pravým tlačítkem na soubor nebo složku
2. Vyberte možnost Vyjmout
3. Přejděte do cílové složky
4. Klikněte pravým tlačítkem do prázdného místa
5. Vyberte Vložit

Alternativní metoda - přetažení:

Soubory a složky můžete také přesouvat pomocí myši - klikněte na položku, podržte levé tlačítko myši a přetáhněte ji do cílové složky.

Duplikování souboru

1. Klikněte pravým tlačítkem na soubor
2. Vyberte možnost Duplikovat
3. Vytvoří se kopie souboru ve stejné složce s příponou v názvu (např. dokument_kopie.pdf)

Odstranění souboru nebo složky

1. Vyberte soubor nebo složku, kterou chcete smazat
2. Klikněte pravým tlačítkem a vyberte Smazat
3. Alternativně použijte tlačítko Smazat v horní liště
4. Potvrďte odstranění v dialogovém okně
5. Soubor nebo složka se přesune do koše

Důležité: Smazané soubory nejsou okamžitě odstraněny, ale přesunuty do koše, odkud je můžete případně obnovit.

Pokročilé funkce

Náhledy souborů

Systém poskytuje náhledy pro širokou škálu typů souborů. Náhled zobrazíte kliknutím na soubor nebo jeho ikonku.

Podporované náhledy podle typu souboru:

Typ souboru	Formáty	Způsob zobrazení
Obrázky	JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, SVG, ICO	Přímý náhled obrázku v plné kvalitě
PDF dokumenty	PDF	Náhled první strany jako obrázek nebo náhled přes Google Documents
Office dokumenty	DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX	Náhled první strany jako obrázek nebo náhled přes Google Documents
OpenOffice dokumenty	ODT, ODS, ODP	Náhled přes Google Documents
Video	MP4, AVI, FLV, WEBM, MOV, MPEG, M4V, MPG, WMA	Přehrávač videa s ovládacími prvky
Audio	MP3, OGG, WAV, M4A, MPGA, AC3, AIFF, MID	Přehrávač audia s ovládacími prvky
Textové soubory	TXT, LOG, XML, HTML, CSS, JS, HTM	Textový náhled se zvýrazněním syntaxe (pro kód)

Editace textových souborů

Uživatelé s oprávněním pro mazání mohou editovat textové soubory přímo v systému.

Editace existujícího souboru:

1. Klikněte pravým tlačítkem na textový soubor
2. Vyberte možnost Upravit
3. Otevře se editor s obsahem souboru
4. Proveďte požadované změny
5. Klikněte na Uložit pro uložení změn
6. Nebo klikněte na Zavřít bez uložení pro zrušení změn

Vytvoření nového textového souboru:

1. Klikněte na tlačítko Nový soubor v horní liště
2. Zadejte název souboru včetně přípony (např. poznamky.txt)
3. Otevře se editor pro zadání obsahu
4. Napište obsah souboru
5. Klikněte na Uložit

Podporované formáty pro editaci:

TXT, LOG, XML, HTML, CSS, HTM, JS, DOC, DOCX, XLS, XLSX

Práce s košem

Koš slouží jako bezpečnostní prvek, který chrání před trvalým smazáním důležitých souborů.

Přístup do koše:

1. V modulu Soubory klikněte na červené tlačítko Smazané v pravém horním rohu
2. Otevře se správce souborů s obsahem koše
3. Můžete procházet smazané soubory stejně jako běžné soubory

Poznámka: Tlačítko Smazané je dostupné pouze pro uživatele s oprávněním pro mazání a obnovování z koše.

Obnovení smazaného souboru:

Systém neumožňuje přímé obnovení souboru kliknutím. Pro obnovení postupujte následovně:

1. Otevřete koš kliknutím na tlačítko Smazané
2. Najděte soubor, který chcete obnovit
3. Stáhněte soubor z koše na váš počítač
4. Klikněte na tlačítko Zpět pro návrat do běžného úložiště
5. Přejděte do složky, kam chcete soubor obnovit
6. Nahrajte stažený soubor zpět do systému

Automatické mazání z koše:

Smazané soubory jsou v koši uchovávány po dobu 100 dnů. Po uplynutí této doby jsou automaticky a trvale odstraněny ze systému. Koš nelze ručně vysypat dříve z bezpečnostních důvodů.

Tip: Informace o automatickém mazání se zobrazuje jako upozornění při otevření koše.

Práce se soubory v koši:

V koši můžete:

• Procházet smazané soubory a složky
• Zobrazovat náhledy smazaných souborů
• Stahovat smazané soubory

V koši nemůžete:

• Nahrávat nové soubory
• Vytvářet nové složky
• Přejmenovávat nebo přesouvat soubory
• Editovat soubory
• Trvale mazat soubory (probíhá automaticky po 100 dnech)

Nahrání souboru z URL adresy

Pokud potřebujete do systému přidat soubor, který je dostupný na internetu, můžete jej nahrát přímo z URL adresy.

1. Klikněte na tlačítko Nahrát z URL
2. Zadejte kompletní URL adresu souboru (např. https://example.com/dokument.pdf)
3. Klikněte na Nahrát
4. Systém stáhne soubor z internetu a uloží jej do aktuální složky

Poznámka: Soubor musí být veřejně dostupný. Stahování z chráněných adres vyžadujících přihlášení není podporováno.

Výběr více souborů najednou

Pro práci s více soubory současně můžete použít hromadný výběr:

• Výběr jednotlivých souborů: Klikněte na zaškrtávací políčko u každého souboru
• Výběr všech souborů: Klikněte na tlačítko Vybrat vše
• Zrušení výběru: Klikněte na tlačítko Zrušit výběr

Po výběru více souborů můžete:

• Hromadně stahovat vybrané soubory
• Kopírovat nebo přesouvat více souborů najednou
• Smazat více souborů současně

Podporované formáty souborů

Kategorie	Podporované přípony
Obrázky	jpg, jpeg, png, gif, bmp, svg, ico
Dokumenty Microsoft Office	doc, docx, rtf, xls, xlsx, ppt, pptx
Dokumenty OpenOffice	odt, ods, odp, ots, ott, odb, odg, otp, otg, odf
PDF dokumenty	pdf
Textové soubory	txt, csv, log
Webové formáty	html, xhtml, css, xml
Video	mov, mpeg, m4v, mp4, avi, mpg, wma, flv, webm
Audio	mp3, mpga, m4a, ac3, aiff, mid, ogg, wav
Archivy	zip, rar, gz, tar, iso, dmg
CAD formáty	dwg, dxf, hpgl, plt, spl, step, stp, iges, igs, sat, cgm
Databáze	sql, ade, adp, mdb, accdb
Grafické formáty	psd, ai, tiff, xcf
3D formáty	stl, FCStd
Ostatní	fla, kmz, gcode

Řešení problémů

Časté dotazy

Otázka: Nelze nahrát soubor - zobrazuje se chyba o velikosti souboru

Řešení: Maximální velikost jednoho nahrávaného souboru je 20 MB. Pokud je váš soubor větší, zkuste jej komprimovat (zazipovat) nebo rozdělte na menší části. Pokud potřebujete pravidelně nahrávat větší soubory, kontaktujte administrátora systému.

Otázka: Nemohu smazat soubor nebo složku

Řešení: Zkontrolujte, zda máte odpovídající oprávnění. Pro mazání souborů potřebujete oprávnění "Číst, zapisovat, mazat a obnovovat z koše". Pokud máte správné oprávnění a stále nemůžete soubor smazat, může být soubor používán jiným uživatelem nebo procesem.

Otázka: Nemůžu najít smazaný soubor v koši

Řešení: Soubory jsou v koši uchovávány pouze 100 dnů. Pokud od smazání uplynula delší doba, byl soubor automaticky trvale odstraněn. Zkuste použít vyhledávání v koši nebo zkontrolujte, zda hledáte ve správné složce (koš zachovává strukturu složek).

Otázka: Náhled dokumentu se nezobrazuje

Řešení: Některé dokumenty mohou mít problémy s generováním náhledu. Zkuste soubor stáhnout a otevřít v příslušné aplikaci. Pokud problém přetrvává, může být soubor poškozen. U velkých nebo složitých dokumentů může generování náhledu trvat déle - zkuste stránku obnovit po chvíli.

Otázka: Tlačítko "Smazané" není vidět nebo je neaktivní

Řešení: Přístup do koše mají pouze uživatelé s oprávněním "Číst, zapisovat, mazat a obnovovat z koše". Pokud toto oprávnění nemáte, kontaktujte administrátora nebo nadřízeného s žádostí o rozšíření přístupových práv.

Otázka: Po nahrání souboru se nezobrazuje

Řešení: Zkuste obnovit stránku pomocí F5 nebo tlačítka pro obnovení v prohlížeči. Pokud se soubor stále nezobrazuje, zkontrolujte, zda nahrávání proběhlo úspěšně (měla by se zobrazit zpráva o úspěšném nahrání). Také ověřte, že jste ve správné složce.

Otázka: Nemohu upravovat textový soubor

Řešení: Editace textových souborů vyžaduje oprávnění "Číst, zapisovat, mazat a obnovovat z koše". Pokud máte toto oprávnění a stále nemůžete soubor upravovat, zkontrolujte, zda je formát souboru podporován pro editaci (TXT, LOG, XML, HTML, CSS, JS).

Tipy pro efektivní práci

• Organizujte soubory do složek: Vytvořte logickou strukturu složek podle projektů, oddělení nebo typů dokumentů. Dobře organizované úložiště výrazně usnadní hledání souborů.
• Používejte popisné názvy souborů: Místo "dokument1.pdf" použijte "smlouva_klient_ABC_2026.pdf". Usnadníte si tím vyhledávání i ostatním kolegům.
• Pravidelně kontrolujte koš: Než uběhne 100 dní, zkontrolujte koš a případně obnovte důležité soubory, které jste smazali omylem.
• Používejte drag & drop: Nejrychlejší způsob nahrání souborů je jejich přetažení z průzkumníka Windows přímo do okna správce souborů.
• Využívejte vyhledávání: Místo zdlouhavého procházení složek použijte vyhledávací pole pro rychlé nalezení souboru podle názvu.
• Komprimujte velké soubory: Pokud potřebujete nahrát velký soubor, zazipujte jej. Komprese často významně sníží velikost a umožní nahrání i u limitů.
• Kopírování místo přesouvání: Pokud si nejste jisti, použijte kopírování místo přesouvání. Originál souboru zůstane na původním místě jako záloha.
• Náhledy před stažením: Než soubor stáhnete, použijte náhled k ověření, že se jedná o správný dokument. Ušetříte čas a datový provoz.
• Sdílení odkazů: Pro sdílení souborů s kolegy využívejte interní cestu ve složkách místo posílání souborů emailem. Všichni budou pracovat s aktuální verzí.
• Pravidelný úklid: Jednou za čas smažte nepotřebné nebo zastaralé soubory. Udržíte úložiště přehledné a ušetříte místo.

Omezení a bezpečnost

• Maximální velikost souboru: 20 MB na jeden soubor
• Doba uchování v koši: 100 dní, poté automatické trvalé smazání
• Povolené formáty: Systém blokuje potenciálně nebezpečné soubory (např. exe, bat). Podporované formáty naleznete v tabulce výše.
• Přístupová práva: Všichni uživatelé firmy s přístupem k modulu vidí stejné soubory. Neexistuje možnost soukromých složek pro jednotlivé uživatele.
• Zálohování: Systém automaticky zálohuje všechny soubory. V případě problémů kontaktujte administrátora.