Soubory

Přehled

Modul Soubory (správce souborů, firemní úložiště, file manager) je přehledné úložiště pro všechny hlavní soubory týkající se činnosti firmy. Funguje podobně jako FTP nebo cloudové úložiště přímo v prostředí intranetu. Umožňuje organizovat soubory do složek, nahrávat nové soubory, stahovat existující a spravovat smazané soubory prostřednictvím koše.

Klíčové funkce modulu Soubory

• Přehledný správce souborů (file manager) s podporou složek a podsložek
• Nahrávání souborů přetažením (drag and drop) nebo výběrem ze zařízení
• Stahování souborů přímo z prohlížeče
• Vytváření, přejmenování a přesouvání složek
• Náhled souborů formátů PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX přímo v prohlížeči
• Koš pro smazané soubory s dobou uchování 100 dní
• Různá zobrazení: seznam, dvousloupcový seznam, dlaždicové zobrazení
• Textový filtr pro rychlé vyhledání souborů
• Granulární přístupová práva pro každého uživatele

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu Soubory

Navigační cesta do modulu Soubory: Soubory (v hlavním menu intranetu). Modul se zobrazí jako vestavěný správce souborů přímo ve stránce. Pro přístup do modulu potřebujete přístupové oprávnění přidělené administrátorem.

Nastavení modulu Soubory

Konfigurace modulu Soubory je dostupná přes Nastavení → Soubory. V nastavení administrátor přiděluje přístupová práva jednotlivým zaměstnancům. Nastavení je dostupné pouze uživatelům s oprávněním pro přístup k nastavení modulu.

• Přidělování a správa přístupových práv pro všechny zaměstnance
• Sloupce s právy jsou řazeny od nejnižšího po nejvyšší zleva doprava

Oprávnění a přístupová práva k modulu Soubory

Přístupová práva k modulu Soubory se nastavují v sekci Nastavení → Soubory. Každému zaměstnanci lze přidělit jedno ze čtyř úrovní oprávnění.

Uživatelské rozhraní modulu Soubory

Hlavní obrazovka správce souborů

Hlavní obrazovka modulu Soubory zobrazuje vestavěný správce souborů (file manager) jako interaktivní rozhraní v rámci stránky intranetu. Správce souborů je rozdělen do dvou hlavních oblastí: panel složek vlevo a seznam obsahu vpravo. V záhlaví stránky je k dispozici tlačítko Smazané pro přístup do koše (dostupné pouze uživatelům s oprávněním pro mazání).

Lišta nástrojů a zobrazení souborů

Správce souborů v modulu Soubory nabízí tři režimy zobrazení a panel nástrojů s akcemi:

• Seznam souborů: Klasické řádkové zobrazení se sloupci Název, Typ, Velikost, Datum
• Dvousloupcový seznam souborů: Kompaktní zobrazení ve dvou sloupcích
• Dlaždicové zobrazení: Zobrazení jako ikony s náhledy obrázků
• Textový filtr: Rychlé filtrování souborů podle názvu
• Filtr: Filtrování podle typu souboru (Soubory, Obrázky, Videa, Hudba, Archivy)
• Řazení: Seřazení souborů podle různých kritérií

Navigace ve složkách

V modulu Soubory procházíte složkami kliknutím na jejich název. Aktuální umístění je zobrazeno v navigační liště (drobečková navigace) v horní části správce souborů. Pro návrat do nadřazené složky klikněte na Zpět nebo na název nadřazené složky v navigační liště.

Základní operace

Postup: Nahrání souboru do modulu Soubory

V modulu Soubory nahrajete nový soubor do vybrané složky. Pro nahrání potřebujete oprávnění alespoň Číst, zapisovat.

1. Otevřete modul Soubory z hlavního menu
2. Přejděte do složky, kam chcete soubor nahrát (kliknutím na název složky)
3. Klikněte na tlačítko Nahrát soubor v panelu nástrojů správce souborů
4. Vyberte způsob nahrání:
   • Přetažení (drag and drop): Přetáhněte soubor(y) přímo do označené oblasti
   • Výběr souboru: Klikněte na Přidat soubor(y) a vyberte soubor z počítače
5. Klikněte na Spustit nahrávání
6. Po dokončení klikněte na Zpět k seznamu souborů

Tip: Maximální velikost jednoho nahrávaného souboru je 60 MB. Soubory s nepovolenou příponou nelze nahrát.

Postup: Stažení souboru z modulu Soubory

Pro stažení souboru z modulu Soubory potřebujete oprávnění alespoň Číst.

1. Otevřete modul Soubory z hlavního menu
2. Přejděte do složky, kde se soubor nachází
3. Klikněte na název souboru nebo na ikonu akce u příslušného souboru
4. V nabídce akcí zvolte Stáhnout
5. Soubor se stáhne do vašeho počítače

Postup: Vytvoření nové složky v modulu Soubory

Složky v modulu Soubory slouží k organizaci firemních souborů. Pro vytvoření složky potřebujete oprávnění alespoň Číst, zapisovat.

1. Přejděte do místa, kde chcete novou složku vytvořit
2. Klikněte na tlačítko Nová složka v panelu nástrojů
3. Do zobrazeného pole zadejte název nové složky
4. Potvrďte kliknutím na OK

Poznámka: Pokud složka se zadaným názvem již existuje, systém zobrazí upozornění.

Postup: Přejmenování souboru nebo složky

V modulu Soubory můžete přejmenovat existující soubory a složky. Pro přejmenování potřebujete oprávnění alespoň Číst, zapisovat.

1. Klikněte na název souboru nebo složky, kterou chcete přejmenovat
2. V nabídce akcí zvolte Přejmenovat
3. Zadejte nový název
4. Potvrďte kliknutím na OK

Upozornění: Pokud soubor s novým názvem již v dané složce existuje, systém na to upozorní před uložením změny.

Postup: Smazání souboru nebo složky

Smazané soubory a složky jsou v modulu Soubory přesunuty do koše, odkud je lze stáhnout po dobu 100 dní. Pro mazání potřebujete oprávnění Číst, zapisovat, mazat a obnovovat z koše.

1. Klikněte na název souboru nebo složky, kterou chcete smazat
2. V nabídce akcí zvolte Smazat
3. Potvrďte smazání v potvrzovacím dialogu

Upozornění: Smazáním složky se smaže i veškerý její obsah. Soubory jsou po smazání uchovány v koši po dobu 100 dní.

Pokročilé funkce

Náhled souboru v modulu Soubory

Modul Soubory umožňuje zobrazit náhled vybraných typů souborů přímo v prohlížeči bez nutnosti stahování. Náhled je dostupný kliknutím na soubor a zvolením akce Náhled.

Podporované formáty pro náhled:

• PDF: Zobrazení první strany dokumentu jako obrázek
• DOC, DOCX: Náhled dokumentů Microsoft Word (první strana)
• XLS, XLSX: Náhled tabulek Microsoft Excel (první strana)
• Obrázky: Přímé zobrazení v prohlížeči

Poznámka: Generování náhledu pro dokumenty Office (DOC, DOCX, XLS, XLSX) vyžaduje LibreOffice nainstalovaný na serveru. Pokud náhled nelze zobrazit, stáhněte soubor a otevřete ho lokálně.

Koš se smazanými soubory

Koš modulu Soubory uchovává smazané soubory a složky po dobu 100 dní od smazání. Přístup do koše mají pouze uživatelé s oprávněním Číst, zapisovat, mazat a obnovovat z koše.

Postup: Přístup do koše modulu Soubory:

1. Otevřete modul Soubory
2. Klikněte na tlačítko Smazané v záhlaví stránky
3. Zobrazí se správce souborů s obsahem koše
4. Pro obnovení souboru si ho stáhněte a poté ho nahrajte zpět na správné místo
5. Pro návrat zpět klikněte na Zpět

Upozornění: Smazané soubory jsou v koši po dobu 100 dní, poté jsou automaticky odstraněny. Koš nelze vysypat dříve z bezpečnostních důvodů. Pro obnovu souboru si soubor stáhněte, ověřte, zda se jedná o správný soubor, a poté ho nahrajte na správné místo.

Hromadný výběr souborů

V modulu Soubory lze vybrat více souborů najednou pomocí funkcí hromadného výběru:

• Vybrat vše: Označí všechny soubory v aktuální složce
• Zrušit vše: Odznačí všechny vybrané soubory

Po výběru více souborů jsou dostupné hromadné akce jako mazání nebo stahování.

Nahrání souboru z URL adresy

V modulu Soubory lze nahrát soubor přímo z webové URL adresy. V sekci nahrávání zvolte záložku Z url adresy, vložte URL adresu souboru a potvrďte nahrání.

Rozbalení archivů

Komprimované archivy (ZIP a podobné formáty) lze rozbalit přímo ve správci souborů. Klikněte na soubor archivu a v nabídce akcí zvolte Rozbalit zde. Obsah archivu se rozbalí do aktuální složky.

Zobrazení URL adresy souboru

Pro sdílení nebo odkazování na konkrétní soubor lze zobrazit jeho URL adresu. Klikněte na soubor a v nabídce akcí zvolte Zobrazit URL adresu.

Řešení problémů

Časté dotazy k modulu Soubory

Otázka: Tlačítko Smazané je šedé a nelze na něj kliknout.

Řešení: Přístup do koše se smazanými soubory vyžaduje oprávnění Číst, zapisovat, mazat a obnovovat z koše. Kontaktujte administrátora intranetu pro přidělení příslušného oprávnění v části Nastavení → Soubory.

Otázka: Nemohu nahrát soubor, tlačítko Nahrát soubor chybí.

Řešení: Pro nahrávání souborů potřebujete oprávnění alespoň Číst, zapisovat. Pokud máte pouze oprávnění Číst, nahrávání není dostupné. Požádejte administrátora o přidělení vyšší úrovně přístupu.

Otázka: Soubor nelze nahrát, zobrazí se chyba o velikosti.

Řešení: Maximální povolená velikost jednoho souboru je 60 MB. Pokud je soubor větší, je nutné ho před nahráním zkomprimovat nebo rozdělit na menší části.

Otázka: Nahrávaný soubor byl odmítnut kvůli příponě.

Řešení: Správce souborů povoluje nahrávání pouze souborů s povolenými příponami. Soubory s nepovolenou příponou (například spustitelné soubory .exe) nelze nahrát z bezpečnostních důvodů. Kontaktujte administrátora, pokud potřebujete nahrát soubor s nestandardní příponou.

Otázka: Náhled dokumentu se nezobrazí, místo toho se zobrazí varování.

Řešení: Náhled dokumentů formátu DOC, DOCX, XLS, XLSX závisí na dostupnosti nástroje LibreOffice na serveru. Pokud náhled není k dispozici, stáhněte soubor a otevřete ho lokálně na svém počítači.

Otázka: Omylem jsem smazal důležitý soubor. Jak ho obnovím?

Řešení: Smazané soubory jsou k dispozici v koši po dobu 100 dní. Klikněte na tlačítko Smazané v záhlaví modulu Soubory, vyhledejte příslušný soubor, stáhněte ho a poté ho nahrajte zpět do správné složky. Přímé obnovení souboru na původní místo není k dispozici.

Otázka: Modul Soubory se vůbec nezobrazuje v menu.

Řešení: Modul Soubory je přístupný pouze uživatelům, kteří mají přiděleno oprávnění (alespoň úroveň Číst). Pokud modul v menu nevidíte, nemáte přidělený přístup. Kontaktujte administrátora intranetu s žádostí o přidělení přístupu v nastavení modulu Soubory.

Tipy pro efektivní práci s modulem Soubory

• Tip: Organizujte soubory do logicky pojmenovaných složek (například podle projektů, roku nebo oddělení) pro snadnější orientaci.
• Tip: Používejte textový filtr v panelu nástrojů pro rychlé vyhledání souboru podle části jeho názvu.
• Tip: Pro nahrání většího počtu souborů najednou použijte funkci přetažení (drag and drop) - lze přetáhnout více souborů současně.
• Tip: Pravidelně kontrolujte pojmenování souborů - jasné a popisné názvy usnadňují orientaci všem uživatelům, kteří mají přístup ke sdílenému úložišti.
• Tip: Před smazáním složky si ověřte, že neobsahuje soubory, které jsou stále potřeba - smazáním složky se smaže veškerý její obsah.