Elektronická evidence a schvalování přijatých faktur

Zpracování přijatých faktur v elektronické podobě představuje pro firmy významnou úsporu času i finančních prostředků. Pro každou firmu, která se k tomuto kroku rozhodne, jsou úvodní administrativní kroky spojené se zavedením tohoto způsobu evidence faktur vynahrazeny efektivním a bezpečným systémem pro jejich zpracování.

Elektronická evidence a schvalování přijatých faktur

umožňuje firmám zabezpečení celého procesu zpracování faktury v elektronické podobě. Už přijetí faktury do systému může probíhat automaticky v elektronické podobě prostřednictvím e-mailové adresy, na kterou firemní obchodní partneři fakturu zasílají (případně je možné fakturu do systému naskenovat).

Pokročilejší aplikace mohou při přijetí faktury do systému nejen informovat zasílatele faktury o jejím úspěšném přijetí či nepřijetí, ale také mohou automaticky ověřit i důležité údaje uvedené na faktuře, např. informace o případných zápisech v insolvenčním rejstříku, nespolehlivých plátcích DPH či registrovaných bankovních účtech u FÚ.

Dalšími kroky při zpracování přijaté faktury je její kontrola, schválení či neschválení k proplacení relevantními pracovníky a následné zpracování a zadání do banky ze strany účetní. Všechny tyto kroky by měly také probíhat v elektronické podobě, čímž firma významnou měrou sníží náklady na tisk papírové verze faktury a významně urychlí celý proces zpracování faktury (vše probíhá elektronicky).

Asi „nejnáročnějším“ krokem při zavádění tohoto způsobu systému zpracování faktur je naučit obchodní partnery, aby faktury zasílali elektronicky na zvláštní fakturační firemní e-mailovou adresu. Další fáze zpracování faktury buď systém zajišťuje automaticky (ověření údajů) nebo stačí běžná uživatelská znalost práce na PC, aby jednotliví aktéři zapojení do procesu zpracování faktury práci s takovýto systémem evidence a schvalování faktur zvládli.

Kromě úspory finančních prostředků i času pracovních sil přináší zavedení elektronického způsobu zpracování faktur i další výhody, jako je možnost snadného vyhledávání konkrétní faktury, dohledatelnost konkrétních kroků, které byly s fakturou provedeny (v každé fázi zpracování faktury je zaznamenáváno kdo a jaké kroky s fakturou proved), či snížení případných rizik při práci s fakturou (některé údaje jsou ověřovány automaticky).

Na trhu naleznete různá řešení pro zpracování přijatých faktur v elektronické podobě a záleží jen na konkrétních potřebách Vaší firmy, který systém si vybere. Je možné vybrat samostatný systém pro elektronickou evidenci a schvalování přijatých faktur nebo využít komplexnějších systémů, které zahrnují další zajímavé funkce usnadňující fungování firem a podporující jejich efektivní provoz.

 

Firemní intranet

Rychlé a efektivní předávání informací je pro úspěšný provoz firmy velmi důležité. Ideální řešení pro rozvoj interní komunikace a spolupráce uvnitř firmy představuje intranet, tj. firemní úložiště všech důležitých dokumentů a informací, které zaměstnanci potřebují ke své práci.

Firemní intranet

představuje informační strukturu, v rámci které můžete mít uloženy veškeré firemní kontakty, vnitřní předpisy a směrnice, smlouvy, normy. Dále za pomoci intranetu můžete evidovat příchozí i odchozí listinnou poštu a docházku svých zaměstnanců, evidovat a schvalovat cestovní příkazy a dovolené, schvalovat dokumentace, zadávat úkoly či vyvěšovat důležité informace. Intranet může navíc sloužit i jako neformální prostor pro komunikaci zaměstnanců – sdílení obrázků, novinek apod.

Velkou výhodou je fungující intranet jednak pro firmy s větším počtem zaměstnanců a jednak pro firmy, které mají více poboček nebo které mají pracovníky pohybující se v terénu. Pomocí vhodně zvolené intranetové aplikace mohou mít Vaši zaměstnanci přístup k informacím odkudkoliv, kde je připojení k internetu.

Dobře nastavený firemní intranet přispívá k pocitu sounáležitosti a větší spokojenosti zaměstnanců, a to díky snadnému získávání aktuálních informací týkajících se života firmy. Navíc má nesporný přínos i z hlediska úspory finanční prostředků firmy i času pracovních sil (díky elektronickému předkládání žádostí ke schválení, archivaci dokumentů v elektronické podobě apod.).

V dnešní době se dají pořídit různé aplikace, pomocí kterých si můžete snadno a rychle firemní intranet zřídit. Lze totiž nalézt aplikace, které jsou již předpřipravené, a není třeba investovat do jejich doprogramování a uzpůsobování pro Vaši firmu či do technického vybavení pro jejich spuštění. Pokud zvolíte tento typ aplikace, můžete mít intranet zavedený téměř okamžitě, záleží jen na potřebách Vaší firmy, resp. funkcích, které by Vaše firma pro usnadnění jejího řízení a provozu ocenila.

Sdílená galerie obrázků a fotografií

V dnešním světě informačních technologií a sociálních sítí klademe velký důraz na obrazové zachycení skutečnosti. Obrázky, videa, fotografie jsou nezbytnými průvodci nejen našimi soukromými životy, ale stále více prostoru zabírají i v našem zaměstnání. Pro efektivní práci, nejen v oblasti marketingu, může být velmi prospěšná společná vnitrofiremní galerie.

Sdílená galerie obrázků a fotografií

slouží jako společný prostor pro přehlednou evidenci a uchovávání obrázků a fotografií. Umožňuje jednoduše publikovat a sdílet obrázky, například jednotlivých firemních produktů, archivovat záznamy z firemních akcí a eviduje i další firemní události.

Aplikaci mohou využívat třeba větší firmy, které často vydávají vlastní tištěné katalogy. Usnadňuje vybraným reklamním agenturám přístup k produktovým obrázkům společnosti, zejména díky jejich snadnému hledání (podle kategorie, klíčového slova nebo fulltextové hledání). Reklamním agenturám je možné zadat časově omezený přístup, po který budou mít do vnitřního obrázkového databázového systému přístup.

Hlavní přednosti galerie pro firmu:

  • žádné zasílání desítek CD a DVD s obrázky messengery
  • snadné přidávání/odebírání přístupu jednotlivým reklamním agenturám
  • snadná aktualizace a vkládání nových obrázků
  • přidávání a odebírání přístupů vlastním zaměstnancům
  • jednoduchá katalogizace zadaných dat
  • fulltextové vyhledávání, oborové vyhledávání a vyhledávání přes klíčová slova

V rámci rozhodování se o vhodné databázi vizuálních produktů ve firmě je důležité zohlednit nejen to, jaký systém třídění obsahuje, ale také možnost ukládání jednotlivých verzí obrázků a sledování historie záznamu.

Jednoznačně kladně hodnotíme i to, pokud systém umožňuje přístup do určitých tematických sekcí jen oprávněným uživatelům. Snadné vyhledávání, třídění fotografií a obrázků a přístup do složek odkudkoliv je pro kvalitní obrázkovou databázi nezbytnou součástí.

 

Elektronická evidence a schvalování dovolených

Zkoordinovat volno všech zaměstnanců ve firmě je v současné době bez elektronické evidence téměř nemožné.

Elektronická evidence a schvalování dovolených

v elektronické podobě je pro zaměstnavatele skoro nezbytností, pokud chce plánovat dovolené efektivně a snadněji zabezpečit, aby jeho firma i v době čerpání dovolené zaměstnanců nebyla nikterak ohrožena na provozu.

Konkrétní postupy pro schvalování a čerpání dovolených jsou upraveny v zákoníku práce. Výměra dovolené činí za standardních podmínek nejméně čtyři týdny v kalendářním roce. Pro určité skupiny zaměstnanců stanoví zákoník práce vyšší základní výměru. Nárok na delší než čtyřtýdenní dovolenou může vyplynout také z pracovní nebo kolektivní smlouvy. Čerpání dovolené podle zákoníku práce má právo určit zaměstnancům zaměstnavatel, ale ideálnější řešení představuje dohoda obou stran.

Pokud se zaměstnavatel rozhodne pro využití webové aplikace pro elektronickou evidenci čerpání dovolených svých zaměstnanců, výrazně tím urychlí celý proces schvalování dovolených. Elektronická žádost samozřejmě obsahuje tytéž povinné údaje jako písemná, tedy identifikaci žadatele (a jeho pracovního poměru), datum zahájení a ukončení dovolené a datum podání žádosti, nicméně fáze předložení a následného schválení, zamítnutí či jakýchkoliv dalších připomínek probíhá v elektronické podobě, čímž se celý proces zefektivňuje.

Další výhodou webových aplikací je, že zaměstnanec, který žádá o volno své nadřízené, může v aplikaci průběžně sledovat, v jakém stavu se jeho žádost aktuálně nachází, a vedení firmy má dokonalý přehled o plánovaných dovolených všech svých zaměstnanců.

Aplikace také většinou umožňují generování různých typů přehledů dovolených (měsíční či roční přehledy), což usnadňuje práci při zpracování podkladů pro mzdy zaměstnanců.

Pokročilejší aplikace mohou mít propojení i na docházkový systém, tj. v případě vyplnění a schválení dovolené se informace o schválené dovolené zapíše i do docházkového systému.

Sdílení firemních dokumentů

Přehledně a efektivně nastavené uchovávání všech důležitých firemních dokumentů je pro úspěšný provoz společnosti téměř nezbytné.

Sdílení firemních dokumentů

tak, aby byly v případě potřeby kdykoliv dostupné relevantním osobám, je pro společnost velkou výhodou, která přináší úsporu času i finančních prostředků. V současné době je možné nalézt různé druhy podpůrných elektronických systémů, které uspořádané sdílení dokumentů umožňují.

V elektronické podobě je možné ukládat a sdílet např.:

  • smlouvy
  • vnitřní předpisy
  • formuláře
  • normy
  • návody apod.

Při výběru vhodné aplikace pro sdílení dokumentů ve firmě je důležité posuzovat nejen to, jaký systém třídění dokumentů obsahuje, ale také možnost ukládání verzí dokumentů a sledování historie dokumentu (kdo a kdy provedl poslední úpravy, jaké byly předchozí verze dokumentu apod.).

Velkou výhodou také je, pokud systém umožňuje přístup do určitých tematických sekcí jen relevantním pracovníkům tak, aby do nich měli přístup jen oprávnění uživatelé. Snadné vyhledávání, třídění dokumentů a přístup do složek odkudkoliv je pro efektivní úložiště dokumentů v současné době nezbytnou součástí.

Sdílený adresář kontaktů

V dnešní době patří kontakty mezi to nejdůležitější, co úspěšná firma ke své práci potřebuje.

Sdílený adresář kontaktů,

tj. přehledné úložiště  kontaktů s jasným systémem jejich třídění, rychlým vyhledáváním a dostupností pro oprávněné uživatele odkudkoliv je pro efektivní fungování společnosti téměř nezbytný.

Mezi nejčastější kontaktní údaje, které firma uchovává, jsou kontakty na:

  • zákazníky a potencionální zákazníky
  • dodavatele
  • obchodní partnery
  • zaměstnance
  • další externí spolupracovníky
  • spolupracující instituce (úřady, orgány státní správy apod.)

 

Na trhu je možné nalézt již množství databází, které umožňují uchovávání a sdílení kontaktů v elektronické podobě. Při výběru vhodné databáze je důležité, aby v ní bylo možné uchovávat základní údaje jako je:

  • jméno a příjmení osoby
  • název společnosti
  • adresa
  • telefonní čísla
  • e-mailové adresy
  • bližší specifikace kontaktu (dodavatel, zákazník, obchodní partner apod.)
  • libovolné další kontaktní údaje jako například číslo ICQ a adresy webových stránek.

Propracované vedení kontaktních údajů napomáhá lepšímu poskytování služeb zákazníkům a zvyšuje efektivitu práce zaměstnanců. V podnikání patří přehledná databáze obchodních kontaktů k tomu nejcennějšímu, co firma má.

Evidence cestovních příkazů

Pracovní cesty zaměstnanců, a nejen zaměstnanců, představují často významnou pomoc při plnění zaměstnavatelem uložených pracovních úkolů.

Efektivní evidence cestovních příkazů

významnou měrou usnadňuje vedení a prokazatelnost nutných úkonů spojených s realizací pracovních cest.

Vysílání zaměstnanců na pracovní cestu je upraveno zákoníkem práce a zaměstnanec má právo na náhradu nákladů s touto cestou spojených.

V současné době je možné již nalézt elektronické systémy, které umožňují vedení elektronického cestovního příkazu. V těchto elektronických cestovních příkazech jsou přesně a jasně uvedeny všechny podmínky konkrétní pracovní cesty zaměstnance tak, aby mohly být schváleny vysílajícím vedoucím zaměstnancem (příslušným vedoucím k tomu pověřeným). Tato část je rozhodující a následně jí odpovídá vyúčtování pracovní cesty – jde zejména o dobu a místo nástupu a ukončení cesty (počátek a konec pracovní cesty), místo plnění pracovních úkolů (přechodné pracoviště), způsob dopravy, ubytování a další podle potřeby a uvážení zaměstnavatele.

Postup zadávání a zpracování cestovního příkazu zpravidla plně odpovídá tištěným formulářům cestovních příkazů, takže je zajištěna relevantnost a procesní správnost evidence pracovních cest. Veškeré schvalování probíhá v elektronické podobě, což významně urychluje jejich schvalovací proces. Zároveň je, pro případ potřeby, většinou zachována možnost získání tištěné verze schváleného cestovního příkazu.

Evidence pracovní doby

V současné době zaměstnavatelé stále častěji řeší, jak správně evidovat pracovní dobu zaměstnanců tak, aby byla dodržena všechna zákonná nařízení  a aby byla evidence vedena co nejpřehledněji a nejefektivněji (rychlé a snadné zpracování vložených dat pro získání přehledu vedoucích zaměstnanců o pracovní době zaměstnanců, resp. pro výpočet mzdy nebo platu).

Evidence pracovní doby

je upravena zákoníkem práce a je definována jako evidence zaměstnancem odpracované:

  • pracovní doby
  • práce přesčas
  • další dohodnuté práce přesčas (ve zdravotnictví)
  • noční práce
  • doby v době pracovní pohotovosti (doby výkonu práce)

Do evidence pracovní doby spadá také pracovní pohotovost, kterou zaměstnanec držel (doba čekání na práci).

Evidence pracovní doby slouží zejména zaměstnavatelům jako podklad pro zpracování mezd, sledování čerpání dovolené, práce přesčas apod. Přesný způsob evidence není nikde stanoven a je zcela v režii zaměstnavatele, zda bude pracovní dobu svých zaměstnanců evidovat v písemné či elektronické podobě.

Je také důležité si uvědomit, že evidence pracovní doby je širším pojmem než evidence docházky. Evidencí pracovní doby je myšlena veškerá doba odpracovaná zaměstnancem (tj. doba strávená v objektu zaměstnavatele, pracovní cesty, práce z domova apod.), zatímco evidence docházky označuje pouze čas strávený zaměstnancem na pracovišti (nikoliv skutečně odpracovanou dobu).

V poslední době je možné nalézt různá elektronická řešení, která slouží k přehledné evidenci pracovní doby všech zaměstnanců a která jednoduchým a efektivním způsobem umožňují zaznamenávání různých typů událostí v rámci pracovní doby konkrétního zaměstnance – standardní pracovní doba, pracovní cesta, lékař, nemoc, ošetřování člena rodiny apod.

Díky takto elektronicky zaznamenávaným údajům mají pak nadřízení a další relevantní pracovníci snadnější možnost kontroly pracovní doby zaměstnanců a mají rychleji k dispozici potřebné podklady pro mzdy, včetně služebních cest, nároků na stravenky/stravné, přehled o přesčasech/podčasech.

Sofistikovanější elektronické systémy pak umožňují evidovat pracovní dobu nejen způsobem standardního vyplnění, ale i za použití čipu přiděleného každému zaměstnanci, který se používá při vstupu na čtecím zařízení.