CRM – řízení vztahů se zákazníky

Efektivně nastavený systém pro řízení vztahů se zákazníky (ale i obchodními partnery, klienty či dalšími spolupracujícími subjekty) je nezbytnou součástí úspěšného podnikání. Pořízení jednoduchého a přehledného řešení, které umožní záznam veškerých důležitých informací týkajících se všech obchodních partnerů a podporující vzájemnou komunikaci s nimi, je proto pro firmu určitě dobrou investicí.

CRM – řízení vztahů se zákazníky

podporuje shromažďování, zpracování a využití informací o zákaznících, klientech a dalších obchodních partnerech. V rámci systému lze evidovat základní údaje o firemních zákaznících (mohou být přednastavené, ale vždy by měla být ponechána možnost pro jejich úpravu), např. typ firem (dodavatel, investor, konkurence, média, zákazník), stav firem (aktuální, bez zájmu, bývalý, potenciální), odvětví firem (IT, maloobchod, průmysl, služby, telekomunikace, velkoobchod, vzdělávání, zdravotnictví), kontakty – pozice (asistentka, ekonom, jednatel, HR, marketing, nákupčí, obchodní zástupce, ředitel, účetní), typ adresy (centrála, kanceláře, prodejna, sklad, výrobní závod), typ záznamu (e-mail, nabídka, poznámka, setkání, smlouva, telefonát).

Dále je důležitá také evidence stavu záznamu – např. naplánováno – řešeno – vyřešeno – zrušeno – přičemž pokročilejší systémy umožňují předání záznamu dál relevantním osobám, pro které se z daného záznamu automaticky stává úkol.

Nezbytnou součástí CRM systémů je také možnost zobrazení různých typů přehledů a statistik týkajících se vložených záznamů – např. soupis blížících se, případně nevyřešených úkolů; soupis všech záznamů, které byly provedeny; zobrazení počtu záznamů za určité období apod.

Při výběru konkrétního systému pro řízení vztahů se zákazníky záleží na potřebách firmy a na jejích finančních možnostech. Na trhu samozřejmě existují firmy, které jsou schopny zpracovat CRM systém přesně dle požadavků zákazníka, je ale nutné počítat s velkou finanční investicí.

Pokud firma nedisponuje tak velkými finančními prostředky, je možné použít již předpřipravené systémy, jejichž pořizovací cena není tak vysoká. V rámci těchto systémů je možná nutné počítat s menší zacíleností na konkrétní potřeby firmy, přesto v nich lze řídit vztahy se zákazníky efektivně. Navíc lze nalézt systémy, které nejsou zaměřeny jen na řízení vztahů se zákazníky, ale které podporují řízení a provoz firem komplexně (obsahují např. modul adresář, docházka, dovolené, datové zprávy apod.).

Elektronické zadávání a sledování plnění úkolů

Zadávání úkolů zaměstnancům a sledování jejich plnění v dnešní době již rozhodně nevyžaduje složité psaní e-mailových zpráv či zdlouhavé telefonáty nebo dokonce svolávání osobních schůzek. Stačí mít ve firmě fungující informační systém a ušetříte nejen finanční prostředky firmy, ale i čas svůj i Vašich zaměstnanců.

Elektronické zadávání a sledování plnění úkolů

umožňují již různé aplikace, záleží jen na Vás, kterou si vyberete. Pomocí efektivního systému jednoduše zadáte obsah úkolu, osoby, které mají úkol vyřešit, termín splnění úkolu, případně další potřebné informační zdroje. Následně přijde hlavnímu řešiteli úkolu i jeho dalším řešitelům informační e-mail, ve kterém je o zadaném úkolu informován.

V rámci systému pak bývá přehledně vedena historie zadání i zpracování úkolu – můžete tak průběžně sledovat, jak je úkol plněn. O každé změně v úkolu a průběhu jeho řešení pak v pokročilých aplikací bývají relevantní osoby automaticky informováni (zpravidla prostřednictvím e-mailu).

Pro elektronické zadávání a sledování plnění úkolů je možné zvolit aplikaci, která zabezpečuje pouze tuto funkci. Výhodnější pro firmu ale samozřejmě je, pokud aplikace obsahuje i další užitečné funkce, které usnadňují a zefektivňují provoz firmy. I takové aplikace naleznete a jejich spuštění a následný provoz nejsou nikterak finančně náročné.

Vytváření a vyhodnocení firemních anket, dotazníků a hodnocení v elektronické podobě

Zjišťování názorů nejen zaměstnanců vlastní firmy, ale i firemních zákazníků patři mezi běžnou součást firemní praxe a je důležitým nástrojem pro získávání zpětné vazby.

Vytváření a vyhodnocení firemních anket, dotazníků a hodnocení v elektronické podobě

přináší firmě nejen úsporu času, ale i finančních prostředků.

Na trhu lze nalézt různé aplikace s různými funkcemi, které realizaci firemních anket a dotazování v elektronické podobě umožňují. Mezi základní funkce takové aplikace určitě patří vytváření anket s možností získávání odpovědí jak na otevřené, tak i uzavřené typy otázek, dále možnost anonymního zodpovězení ankety či nastavení podmínek zobrazení anketní otázky (tj. zobrazí se, pokud respondent v předchozí otázce odpoví určitým způsobem).

Samozřejmostí by také měla být snadná administrace a automatické generování výsledků anket a dotazníkových šetření a jejich zobrazení v přehledných tabulkách.

Jak již bylo zmíněno, výhodou je, pokud aplikace umožňuje zpřístupnění anket a dotazníkových šetření nejen firemním pracovníkům, ale i dalším spolupracujícím subjektům, jejichž názor je pro firmu důležitý – zákazníkům (současným i budoucím), dodavatelům, klientům a dalším obchodním partnerům.

Vytváření a vyhodnocení anket a dotazníkových šetření v elektronické podobě s sebou přináší nejen úsporu času i nákladů na tištění anketárních či dotazníkových archů, ale i jejich rychlejší a efektivnější vyhodnocení.

V současné době je možné pořídit nejen aplikace, které se zaměřují pouze na online realizaci firemních anket a dotazníkových šetření, ale také aplikace, ve kterých je firemní dotazování součástí mnohem širšího nástroje pro usnadnění provozu a zefektivnění fungování firem (součástí takové aplikace může být funkce pro zaznamenávání docházky, dovolené, knihy jízd, evidence majetku apod.). Finanční náklady na pořízení této multifunkční aplikace jsou přitom téměř minimální.

Pak již jen záleží na konkrétních potřebách dané firmy, jakou aplikaci zvolí.

Vytváření a vyhodnocení firemních testů v elektronické podobě

Vytváření a vyhodnocení testů

patří mezi běžnou součást firemního života. Testování zaměstnanců totiž umožňuje nejen ověřování základních znalostí pracovníků nutných pro výkon konkrétní profese, ale i sledování jejich pokroku v dalším firemním vzdělávání.

Na trhu lze nalézt různé aplikace s různými funkcemi, které testování v elektronické podobě umožňují. Mezi základní funkce takové aplikace určitě patří možnost vytváření testů s různými typy testovacích otázek dle potřeby autora testu s rozličnými možnostmi odpovědí – např. textová odpověď, číselná odpověď, výběr 1 správné možnosti, výběr více správných možností, výběr z obrázků či doplnění požadovaného.

Dalšími funkcemi při nastavování podmínek testu je možnost nastavení časového limitu pro vyplnění testu, možnost nastavení data pro dostupnost testu, možnost zobrazení správných odpovědí, možnost nastavení minimálního počtu bodů pro splnění testu, možnost náhodného řazení otázek či možnost opakovaného absolvování testu.

Samozřejmostí by také měla být snadná administrace při zpracování testu a automatické generování výsledků testu a jejich zobrazení v přehledných tabulkách.

Výhodou je, pokud aplikace umožňuje zpřístupnění testů nejen firemním pracovníkům, ale i dalším spolupracujícím subjektům, u kterých je třeba úroveň znalostí ověřit – zákazníkům, klientům, pacientům apod.

Vytváření a vyhodnocování testů v elektronické podobě s sebou přináší nejen úsporu času i finančních nákladů na tištění testů, ale i rychlejší a efektivnější vyhodnocování testů. V současné době je možné pořídit nejen aplikace, které se zaměřují pouze na online firemní testování, ale také aplikace, ve kterých je firemní testování součástí mnohem širšího nástroje pro usnadnění provozu a zefektivnění fungování firem (součástí takové aplikace může být funkce pro zaznamenávání docházky, dovolené, knihy jízd, evidence majetku apod.). Finanční náklady na pořízení této multifunkční aplikace jsou přitom téměř minimální.

Výběr vhodné aplikace pak samozřejmě záleží na konkrétních potřebách firmy.

 

Elektronická evidence tržeb

K dosavadním zákonným povinnostem podnikatelů se postupně přidává nová povinnost v podobě nutnosti evidence tržeb v elektronické podobě.

Elektronická evidence tržeb

je nařízena zákonem o evidenci tržeb a dalšími souvisejícími předpisy. Od 1.12. 2016 je nutné evidovat tržby za ubytovací a stravovací služby, od 1.3. 2017 platí povinnost evidence pro maloobchod, velkoobchod a ostatní činnosti. Od června 2018 bude nutnost evidence povinná pro některá řemesla a výrobní činnosti.

Je plně v kompetenci podnikatele, jaké pokladní zařízení a jaký pokladní software odpovídající zvláštnostem jeho podnikatelské činnosti zvolí, pokud zajistí splnění povinnosti odeslat údaje o evidované tržbě datovou zprávou a vydat účtenku.

Jednoduchý způsob elektronické evidence tržeb je určitě přáním každé firmy. Na trhu lze nalézt různá online řešení pro elektronickou evidenci tržeb, která jsou spolehlivá, dostupná a bezpečná a pro jejichž zprovoznění nejsou třeba žádné vstupní investice do speciálních zařízení v podobě certifikované registrační pokladny. Zároveň jsou tyto systémy jednoduše ovladatelné a uživatelsky příjemné.

Navíc při pořízení tohoto typu systému může firma kromě virtuální elektronické pokladny pro registraci a vydávání účtenek EET získat další užitečné funkce pro efektivnější řízení a usnadnění provozu – např. docházkový systém, rezervační systém, systém pro evidenci majetku apod.

Efektivní zpracování a archivace datových zpráv

Datová schránka představuje elektronické úložiště, které slouží k doručování elektronických dokumentů mezi orgány veřejné moci a fyzickými či právnickými osobami. Dle zákona musí mít datovou schránku zřízenou všechny orgány státní moci a právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, pro ostatní je zřízení datové schránky nepovinné.

Efektivní zpracování a archivace datových zpráv,

resp. jakýkoliv systém pro pokročilejší práci s datovými zprávami, může být pro firmu velkým přínosem, vzhledem k tomu, že přijímání zpráv prostřednictvím datových schránek je pro podnikatelské subjekty ze zákona povinné.

Oficiální datové zprávy totiž není nutné přijímat jen prostřednictvím schránky zřízené na www.mojedatovaschranka.cz , ale je možné využít i pokročilejší aplikace, prostřednictvím kterých zprávu firma nejen přijme (nebo odešle).

V rámci takovýchto aplikací je možné zprávu předat relevantním osobám k řešení v elektronické podobě, vyhledávat mezi datovými zprávami (nejen v názvech zpráv, ale také v jejich obsahu) a hlavně je možné přijaté i odeslané zprávy archivovat po neomezenou dobu (nejen po dobu 90-ti dní, jak je tomu v klasických datových schránkách v případě, že subjekt nemá zaplacenou další službu pro archivaci zpráv).

V rámci pokročilých aplikací je také často umožněna práce s více datovými schránkami najednou nebo je možné si nechat zobrazit přehled doručených zpráv bez toho, aniž by se označily jako doručené a začala běže zákonná lhůta na jejich vyřízení.

Datové schránky se staly nezbytnou součástí firemních životů. Jakékoliv řešení pro jejich efektivnější přijímaní a zpracování se proto stává pro firmu výhodou, zejména z hlediska úspory finančních prostředků i času pracovních sil.

Virtuální elektronická nástěnka

Možnost rychlého předávání běžných provozních informací přináší velkou úsporu času zaměstnanců firmy.

Virtuální elektronická nástěnka

umožňuje snadné sdílení informací mezi zaměstnanci a urychluje komunikaci běžných provozních záležitostí. Na virtuální firemní nástěnku můžete vyvěsit informace týkající se např. provozu firmy, skladu, IT požadavků apod. Jedná se o prostor, ve kterém je možné publikovat a sdílet cokoliv – od obědových menu až po kontakt na údržbáře.

Pokud ve Vaší firmě existuje např. odbytové oddělení, které je úzce napojeno na sklad, mohou tyto dvě oddělení efektivně spolupracovat právě prostřednictvím virtuální nástěnky. Obě oddělení (nebo týmy zaměstnanců) mohou využívat jednu společnou nástěnku, na kterou budou mít přístup pouze členové určených oddělení/týmů. Pokud např. ve skladovém týmu nemají jednotliví pracovníci přístup k osobnímu počítači, je možné zvolit technické řešení typu dotyková obrazovka apod.

Ideální je, pokud aplikace s virtuální nástěnkou umožňuje mezi poznámkami na jednotlivých nástěnkách fulltextově vyhledávat. Tato funkce totiž výrazně urychlí nalezení potřebných informací. Barevné odlišení příspěvků či zobrazení času vložení a autora příspěvku bývá u virtuální nástěnek samozřejmostí.

V současné době naleznete na trhu různé poskytovatele virtuálních nástěnek, většinou jako součást pokročilejších systémů pro usnadnění provozu a efektivnější řízení firem.

Elektronická evidence majetku

V dnešní době rozmanitých možností využívání různých elektronických systémů patří možnost evidence majetku v elektronické podobě mezi velmi praktické, a pro provoz a efektivní řízení firem rozhodně užitečné, systémy.

Elektronická evidence majetku

umožňuje jednoduchým a přehledným způsobem evidovat pořízený majetek ve firmě. Díky elektronické evidenci okamžitě vidíte celkový počet kusů i počet aktuálně dostupných kusů u vybraného typu majetku.

Důležité funkce, které systémy elektronické evidence mohou mít, jsou např. následující:

  • možnost přiřazení majetku osobě, která za něj bude zodpovědná a která ho může spotřebovat (tato funkce je důležitá zejména z hlediska ochrany firemního majetku)
  • možnost zaslání informační zprávy na zadanou e-mailovou adresu v případě změny stavu daného typu majetku (hlídání typu majetku, který má mít zvláštní ochranu – např. změna stavu počtu opiátů při evidenci léků)
  • možnost záznamu o každé úpravě s evidovaným majetkem (zápůjčka majetku, reklamace apod. – dokonalý přehled o pohybu majetku)
  • možnost filtrování a vyhledávání majetku podle různých kritérií a položek majetku – např. podle druhu majetku, typu umístění, evidenčního čísla, dodavatele, střediska, názvu

Elektronická evidence majetku je pro provoz firmy určitě prospěšnou a užitečnou záležitostí. Pokud se firma pro takovýto systém rozhodne je možné vybírat z různých typů systémů, které jsou na trhu. Lze pořídit evidence, které umožňují pouze vlastní evidenci majetku, nebo lze zakoupit systémy, které poskytují další praktické moduly pro řízení a provoz firmy a evidence majetku je pak jedním z nich. Velkou výhodou rozhodně je, že cena vícemodulového systému není nikterak odlišná od ceny za pouhou elektronickou evidenci majetku.

Elektronická evidence listinné pošty

V souladu s moderními trendy se každá firma snaží o omezení zasílání listinné pošty a větší využívání elektronické korespondence. Přesto je evidence příchozí a odchozí listinné pošty v každé firmě stále ještě nezbytnou součástí.

Elektronická evidence listinné pošty

může zabezpečovat nejen zaevidování listinné firemní pošty, ale také předání vloženého záznamu ke schválení odpovědnými pracovníky v elektronické podobě. Tím dochází k urychlení celého procesu přijetí a zpracování příchozího dokumentu.

Samozřejmostí je, že by systém umožňující evidenci listinné pošty měl automaticky přidělovat evidenční číslo vloženým dokumentům a hlídat kontinuálnost číselné řady. O každém kroku, který byl s příchozím či odchozím dokumentem v systému proveden, je většinou evidován přesný záznam.

Pokud systém umí předat příchozí dokument ke schválení, bývá relevantní schvalovatel o novém záznamu zpravidla informován prostřednictvím e-mailové zprávy a u dokumentu se objeví záznam, komu byl dokument předán k vyřízení.

Výhodou elektronické evidence listinné pošty je velká přehlednost a snadná dohledatelnost zaevidovaných dokumentů a dále snížení finančních nákladů i času pracovníků souvisejících se zaevidováním a předáváním dokumentů ke schválení.

I jednoduchý systém pouhé evidence listinné pošty bude pro firmu jistě přínosem. Lepším řešením je samozřejmě pořízení systému, který poštu zaeviduje a předá k vyřízení relevantním osobám.

Na trhu takové aplikace určitě naleznete. Navíc se dají najít i takové aplikace, které řeší nejen evidenci listinné pošty v elektronické podobě, ale i další procesy související s provozem firmy (např. elektronická evidence přijatých faktur, sdílení dokumentů, elektronická evidence výkazů práce apod.). Jejich pořízení není nikterak finančně náročné a jejich přínos pro efektivní fungování firmy je nesporný.

Elektronická evidence a schvalování výkazů práce

Mít dokonalý přehled o práci svých zaměstnanců a času, který věnovali jednotlivým činnostem v rámci pracovního dne, je základem pro efektivní řízení každé firmy ze strany vedoucích pracovníků. Snadná dohledatelnost a průkaznost času a činností odpracovaných na jednotlivých zakázkách a projektech zase zvyšuje důvěryhodnost firmy z pohledu zákazníků.

Elektronická evidence a schvalování výkazů práce

umožňují zaznamenávání vykonané práce podle jednotlivých odpracovaných hodin. Díky této evidenci může firma průběžně sledovat a vyhodnocovat jednotlivé zakázky a projekty a následně fakturovat provedené práce zákazníkům, případně optimalizovat pracovní výkon svých zaměstnanců.

Výhodou elektronických systémů evidence a schvalování výkazů práce bývá také jejich propojenost na mzdové podklady. Díky vedení výkazů práce mají vedoucí zaměstnanci, ale i mzdoví pracovníci, přehled, kolik hodin zaměstnanec odpracoval za den, za týden, za měsíc, za vyrovnávací období a kolik hodin z toho připadlo na práci přesčas, případně noční práci apod.

Při výběru konkrétního způsobu evidence a schvalování výkazů práce v elektronické podobě pak už jen záleží na potřebách konkrétní firmy. Je ale určitě vhodné ověřit, zda systém také umožňuje různé způsoby vyhledávání vložených výkazů práce, např. podle jména zaměstnance, kalendářního roku nebo zakázky, na které zaměstnanec pracuje či pracoval.

V současné době je možné nalézt různé aplikace, kterými je možné výše uvedené funkce zabezpečit. Při výběru konkrétní aplikace je ale dobré také zvážit, zda vybraná aplikace má zabezpečovat pouze evidenci a schvalování výkazů práce v elektronické podobě nebo zda by bylo pro firmu přínosem, kdyby bylo možné pomocí vybrané aplikace usnadnit a zefektivnit výkon dalších činností souvisejících s řízením a provozem firmy (např. docházku, dovolené apod.). I takové aplikace (nabízející komplexnější přístup k zabezpečení jednotlivých firemních procesů) lze na trhu totiž nalézt a investice do nich se firmě určitě vyplatí.