Elektronické schvalování dokumentů

By | 14.6.2017

Efektivně nastavený proces schvalování dokumentů ve firmě výrazně usnadní a zrychlí administraci spojenou se schvalováním firemní dokumentace. Možnost schvalování dokumentů v elektronické podobě s sebou navíc přináší výraznou úsporu času i finančních prostředků.

Elektronické schvalování dokumentů

může být praktickým pomocníkem pro zajištění přehledného oběhu jakýchkoliv firemních dokumentů – např. nabídek, objednávek, smluv, předpisů apod. Díky elektronické podobě schvalování odpadá nutnost složitější manipulace s papírovými dokumenty a přehledně se zapisují jednotlivé schvalovací kroky, které byly s dokumentem podniknuty.

Jak může vypadat efektivně nastavený proces elektronického schvalování dokumentů ve firmě? Osoba, která spravuje elektronické schvalování dokumentů po technické stránce, vytvoří pro Vaši společnost jednotlivé typy dokumentů, které budou schvalovány – např. smlouvy, nabídky, objednávky – přiřadí k nim práva uživatelů, kteří je mohou zadávat – to mohou být např. asistentky, účetní, ekonomové – a uživatele, kteří je mohou schvalovat (vedoucí či jiní nadřízení pracovníci). Dokument pak v rámci elektronického schvalování absolvuje proces vložení, schválení/zamítnutí a je v systému nadále evidován i s poznámkami k jednotlivým krokům.

S takto nastaveným workflow je možné řešit libovolné procesy schvalování rozličných typů dokumentů v několikastupňové hierarchii podle firemní struktury a podle požadavků společnosti.

V současné době existují různé aplikace, které elektronické schvalování dokumentů umožňují. V rámci pokročilejších aplikací je možné nalézt nejen funkci pro elektronické schvalování dokumentů, ale např. elektronické zadávání úkolů, sdílené kalendáře, sdílené firemní dokumenty a další důležité funkce, které výrazně zefektivní provoz Vaší firmy.