Firemní žádosti

Možnost vytvoření si vlastního formuláře pro předkládání žádostí ve firmě v elektronické podobě představuje značnou úsporu času zaměstnanců i finančních prostředků firmy. Jednak se snižuje náročnost administrativy tím, že odpadá nutnost manipulace s tištěnými verzemi žádostí a jednak se zrychluje schvalovací proces jako takový – vyplnění elektronické podoby formuláře a jeho následné schválení je mnohem méně časově náročné.

 

Firemní žádosti,

resp. firemní formuláře mohou být rozličné – např. žádost o vzdělávání, pracovní pomůcky, finance či neplacené volno. Pro firmu je pak jednoznačně přínosné, pokud si pro zažádání o relevantní „věc“ může snadným a efektivním způsobem vytvořit vlastní formulář – stejný pro všechny zaměstnance, avšak respektující potřeby dané firmy.

Po vytvoření formuláře, který pak žadatel elektronicky vyplní, je dalším krokem nastavení schvalovacího procesu. Schválení žádosti může být jedno či více kolové – žádost může schválit třeba jen přímý nadřízený pracovník nebo ji může přímý nadřízený pracovník pouze doporučit či nedoporučit ke schválení a následně ji elektronicky předat nejvyššímu nadřízenému pracovníkovi ke schválení.

Také způsob schvalování může být rozličný – buď může být formulář vytvořený tak, že se žádost schválí/neschválí odkliknutím ano/ne, nebo je nutné pro schválení žádosti vyplnit schvalovací formulář. Tento formulář je možné si v aplikacích, které umožňují vytváření formulářů ke schválení, opět vytvořit dle firemních potřeb.

Výhodou elektronických systémů pro předkládání žádostí je, že o každému kroku, který bys se žádostí proveden, je evidován záznam, díky čemuž je dohledatelná kompletní historie záznamu.

Dále bývá, v případě elektronické podoby žádostí, usnadněna možnost třídění žádostí – přehledně je pak možné si nechat zobrazit všechny žádosti, žádosti čekající na vyplnění/doplnění, žádosti čekajících na schválení a zamítnuté žádosti.

Aplikací umožňujících vytváření vlastních firemních formulářů a nastavení schvalovacího procesu dle potřeb firmy není mnoho. Lze však najít takové aplikace, které jsou součástí dalších praktických pomocníků pro usnadnění řízení firem – např. elektronické zadávání úkolů, elektronické schvalování dovolených či elektronické evidence vozidel.

Elektronické schvalování dokumentů

Efektivně nastavený proces schvalování dokumentů ve firmě výrazně usnadní a zrychlí administraci spojenou se schvalováním firemní dokumentace. Možnost schvalování dokumentů v elektronické podobě s sebou navíc přináší výraznou úsporu času i finančních prostředků.

Elektronické schvalování dokumentů

může být praktickým pomocníkem pro zajištění přehledného oběhu jakýchkoliv firemních dokumentů – např. nabídek, objednávek, smluv, předpisů apod. Díky elektronické podobě schvalování odpadá nutnost složitější manipulace s papírovými dokumenty a přehledně se zapisují jednotlivé schvalovací kroky, které byly s dokumentem podniknuty.

Jak může vypadat efektivně nastavený proces elektronického schvalování dokumentů ve firmě? Osoba, která spravuje elektronické schvalování dokumentů po technické stránce, vytvoří pro Vaši společnost jednotlivé typy dokumentů, které budou schvalovány – např. smlouvy, nabídky, objednávky – přiřadí k nim práva uživatelů, kteří je mohou zadávat – to mohou být např. asistentky, účetní, ekonomové – a uživatele, kteří je mohou schvalovat (vedoucí či jiní nadřízení pracovníci). Dokument pak v rámci elektronického schvalování absolvuje proces vložení, schválení/zamítnutí a je v systému nadále evidován i s poznámkami k jednotlivým krokům.

S takto nastaveným workflow je možné řešit libovolné procesy schvalování rozličných typů dokumentů v několikastupňové hierarchii podle firemní struktury a podle požadavků společnosti.

V současné době existují různé aplikace, které elektronické schvalování dokumentů umožňují. V rámci pokročilejších aplikací je možné nalézt nejen funkci pro elektronické schvalování dokumentů, ale např. elektronické zadávání úkolů, sdílené kalendáře, sdílené firemní dokumenty a další důležité funkce, které výrazně zefektivní provoz Vaší firmy.