Rychlé předávání informací zaměstnancům

Možnost rychlého a spolehlivého předávání informací zaměstnancům je nezbytnou součástí pro efektivní fungování každé firmy. V současné době si firmy mohou zvolit, zda si osvědčený způsob pro předávání informací nastaví vlastními technickými silami nebo zda využijí některý z osvědčených elektronických nástrojů, které jsou momentálně na trhu.  

Rychlé předávání informací zaměstnancům

a sdílení novinek jednoznačně podporuje lepší informovanost zaměstnanců a přispívá k jejich sounáležitosti se společností. Tím, že firma vytvoří jednotné místo, ideálně dostupné kdykoliv a odkudkoliv pro všechny zaměstnance, kde mohou být vyvěšovány například provozní informace, jako jsou termíny, úkoly, oznámení apod., zamezí případným omylům plynoucím z neinformovanosti zaměstnanců, a navíc přispěje k otevřené vnitrofiremní komunikaci a umožní přehledné a kontinuální předávání informací mezi zaměstnanci.

Další výhodou elektronického prostoru pro sdílení informací mezi zaměstnanci je jeho časová i finanční hospodárnost – odpadá nutnost kolování papírových oběžníků, sepisování e-mailů, obtelefonovávání apod.

Elektronické systémy, které slouží k informování zaměstnanců by však měly být hlavně spolehlivé a přehledné. Zaměstnanec by po přihlášení do systému měl ihned vidět, kolik nových novinek od jeho posledního přihlášení bylo zadáno, a o zadání nové novinky může být informován také prostřednictvím e-mailu. Novinky by z důvodu lepší orientace mělo být možné také třídit dle různých kategorií.

Pokud se firma rozhodne pro zřízení takového prostoru s využitím některého elektronického nástroje, musí také rozvážit, zda bude v rámci firemního provozu třeba nastavit, aby měli přístup k novinkám všichni uživatelé nebo kdo bude mít právo novinky zapisovat.

Důležitou funkcí je také možnost zadání termínových aspektů novinek, tj. zobrazení novinek od-do nebo neomezeně, či možnost zadání data platnosti novinky.

Na trhu je možné nalézt aplikace, které mimo předávání informací nabízí další užitečné funkce pro efektivní řízení firem – například elektronické zadávání a sledování plnění úkolů, elektronické rezervace či elektronické systémy pro evidenci majetku.

Elektronická rezervace

Možnost elektronické rezervace aut, objektů, elektroniky či dalších firemních předmětů je v dnešní době téměř nezbytností. Efektivní sdílení firemních pomůcek usnadní práci každému zaměstnanci a jednoznačně přispívá k lepšímu provozu firmy.

Elektronická rezervace

představuje pohodlnou a rychlou možnost zabezpečení si firemních pomůcek pro výkon své práce. Každý objekt určený k rezervaci má zpravidla vlastní kalendář, ve kterém je ihned vidět, zda je požadovaný objekt v určený termín k dispozici, případně kdo ho má v danou dobu zarezervovaný.

Důležitou funkcí pro provádění rezervací je také možnost nastavení opakované rezervace na určitou dobu – např. rezervace objektu každé druhé úterý v měsíci v určitou hodinu. Systém by měl také automaticky upozorňovat v případě zadávání duplicitní rezervace.

Pokud má být provádění rezervace opravdu efektivní, je důležité mít možnost nastavení různých variant přístupových práv ke každému rezervačnímu kalendáři, resp. rezervovanému objektu.

V ideálních aplikacích, které elektronické rezervace umožňují, je možné provádět neomezené množství rezervací – tj. vytvářet neomezený počet kalendářů pro libovolný počet předmětů k rezervaci.

Díky využívání elektronických rezervací má vedení firmy také dokonalý přehled, které rezervované předměty jsou využívané v hojné míře a které naopak vůbec, což může zohlednit při plánování nákupů pracovních pomůcek.

Možnost elektronických rezervací najdeme v různých aplikacích. Ideální je, pokud daná aplikace mimo rezervační funkci obsahuje i další praktické funkce, které přispějí k efektivnějšímu fungování firmy (např. sdílené kalendáře, adresáře apod.).

Záznam aktuální pozice pomocí GPS

Zaznamenávání pozice je výhodné zejména ve firmách, v nichž se zaměstnanci pohybují mimo kancelář – to mohou být např. obchodní zástupci, řidiči, technici a další pracovníci pohybující se v terénu. Pokud si firma pořídí aplikaci pro záznam pozice zaměstnanců pomocí GPS, mají pak vedoucí pracovníci dokonalý přehled o tom, kde se jejich zaměstnanci v pracovní době nacházejí.

Díky zařízení pro záznam aktuální pozice je možné si nechat ve zvoleném termínu zobrazit pohyb vybraného uživatele (pokud měl na svém zařízení zapnuté zaznamenávání pozice). Na základě vyhodnocení pohybu zaměstnance pak mohou vedoucí pracovníci také zvážit lepší plánování tras zaměstnanců a optimalizovat tak výkon pracovní doby svých zaměstnanců.

Záznam aktuální pozice pomocí GPS

je většinou po nějakou dobu archivován a v případě potřeby je možné dohledat pohyb zaměstnance i zpětně.

Na trhu je možné nalézt různé varianty řešení pro záznam aktuální pozice. Buď je možné pořídit např. speciální zařízení pro záznam pozice uživatele (instalují se většinou přímo do firemního vozidla) nebo je možné pořídit aplikaci, která po stažení do mobilního zařízení uživatele začne pozici zaznamenávat.

Pokud se firma rozhodne pro pořízení aplikace pro záznam, zpravidla je nutné na zařízení uživatele instalovat danou aplikaci a následně zapnout zaznamenávání pozice. V případě potřeby (např. při konci pracovní doby) je samozřejmě možné zaznamenávání pozice ukončit.

Při výběru vhodné aplikace je třeba zejména přihlédnout k tomu, pro jaký typ operačního systému (android, IOS apod.) je aplikace vhodná.