Elektronická evidence knihy jízd

Evidence knihy jízd v elektronické podobě patří k dalším praktickým pomocníkům, jež usnadní provoz a řízení firem. Navíc s sebou přináší úsporu času (nic není třeba vypisovat ručně) i finančních prostředků (odpadají náklady na pořizování papírových knih).

Elektronická evidence knihy jízd

umožňuje evidovat potřebné údaje související s jízdami firemních vozidel. Elektronické vedení knihy jízd je zcela srovnatelné s klasickým, tištěným způsobem vedení knihy jízd (podobné postupy), ale je pohodlnější a hospodárnější než vedení tištěné knihy jízd.

Elektronická kniha jízd zpravidla obsahuje následující informace:

  • počet kilometrů, které má vozidlo najeto
  • kdo, kdy a kam s ním naposledy jel
  • z jakého důvodu bylo vozidlo použito
  • kdy se tankovalo
  • kolik kilometrů ujel řidič vozidla služebně a kolik soukromě

Další výhodou elektronické knihy jízd je, že v případě potřeby je možné si knihu jízd zobrazit či doplnit odkudkoliv (obvykle stačí pouze připojení k internetu) a není nutné čekat, až se dostanete k tištěné verzi knihy jízd. Dále zpravidla lze přednastavit počet ujetých kilometrů u tras, které se jezdí pravidelně (počet kilometrů se pak doplní automaticky).

V případě potřeby bývá možné stáhnout si přehled využívání vozidla za jednotlivé měsíce nebo jakoukoliv jízdu převést do tištěné podoby.

Možnost vedení knihy jízd elektronicky naleznete buď jako samostatnou aplikaci od různých dodavatelů, nebo se dá pořídit zároveň s dalšími praktickými funkcemi pro efektivní vedení firmy. Spolu s elektronickou knihou jízd můžete mít v aplikaci např. také elektronické schvalování dokumentů, elektronickou evidenci listinné pošty, elektronický systém evidence majetku či elektronickou evidenci a schvalování přijatých faktur a další.

Sdílené kalendáře

Pro efektivní firemní plánování jsou sdílené kalendáře téměř nezbytností. Pomocí sdílených kalendářů můžete informovat relevantní zaměstnance o všech důležitých událostech, termínech, schůzkách, jednáních a dalších akcích.

Sdílené kalendáře

mohou být vytvořeny jak pro celou firmu, tak i pro jednotlivá oddělení či pracovní týmy. Díky sdílení událostí v kalendáři mají všichni zaměstnanci ihned přehled o veškerých zadaných termínech. V rámci vybraných aplikací, které sdílení kalendářů umožňují, mohou být o případných změnách v kalendáři relevantní uživatelé bezprostředně po provedení změny automaticky informováni, např. prostřednictvím e-mailové zprávy. Dále bývá možné vytvoření neomezeného množství sdílených kalendářů a k nim nastavení přístupových oprávnění pro jednotlivé zaměstnance – kalendář může být určen ke sdílení v rámci týmu či v rámci celé firmy, a to v režimu pouze pro čtení, nebo v režimu kdy mají ostatní povoleno záznamy v kalendáři měnit.

Pro jednotlivé záznamy v kalendáři je zpravidla také možné nastavit připomenutí (i pro více zaměstnanců) – v nastavenou dobu před akcí dorazí připomínka e-mailem.

Funkcionality sdílených kalendářů mohou být různé a záleží jen na konkrétních potřebách firmy, kterou aplikaci pro sdílení kalendářů využije. Tuto funkci lze nalézt buď samostatně nebo v rámci „balíčků“ s dalšími užitečnými funkcemi – např. sdílené adresáři, galeriemi (sdílení obrázků a fotografií), sdílenými nástěnkami (rychlé informování všech zaměstnanců) apod.

Automatické hlídání insolvencí a nespolehlivých plátců DPH

Automatické hlídání insolvencí a sledování nespolehlivých plátců DPH

může výrazně ulehčit administrativu firmám a zamezit případným dalším komplikacím a nepříjemnostem. Pokud si firma pořídí systém pro automatické sledování a hlídání insolvencí a nespolehlivých plátců DPH, sníží si tak riziko uzavírání nejistých obchodních vztahů.

Po zadání relevantních údajů k případným dodavatelům či dalším obchodním partnerům si systém zpravidla automaticky sleduje (např. s aktualizací každých 24 hodin), zda nedošlo u vybraného dodavatele ve sledovaných kritériích ke změně – pokud se tak stane, systém uživatele elektronicky upozorní na rizikový údaj.

Zápis v insolvenčním rejstříku získá subjekt, proti kterému je podán návrh na zahájení insolvenčního řízení. Pokud se takový subjekt (dodavatel) dostane do insolvenčního rejstříku, stává se pak rizikovým subjektem pro uzavírání dalších obchodních vztahů.

Automatické sledování informací o tom, zda dodavatel plní své povinnosti ve vztahu ke správě daně, také usnadní činnost nejedné firmě. Pokud totiž firma, která je plátcem DPH, odebere zboží nebo službu od nespolehlivého plátce DPH, ručí za nezaplacenou DPH z tohoto zdanitelného plnění za svého dodavatele, pokud byl v okamžiku uskutečnění plnění na seznamu nespolehlivých plátců DPH.

Existují také aplikace, které jsou schopny, kromě sledování insolvencí a spolehlivosti plátců DPH, ověřovat, zda obchodní partner uvedl povolená čísla bankovních účtů vedených u finančního úřadu. Pokud jste plátci DPH, tato funkce pro Vás bude rozhodně přínosná.

Investovat do aplikace, která bude výše uvedené údaje (tj. případné záznamy v insolvenčním rejstříku, v seznamu nespolehlivých plátců DPH či přehledu povolených čísel bankovních účtů vedených u finančního úřadu) se určitě vyplatí. Navíc je možné na trhu nalézt systémy, které řeší usnadnění provozu a řízení firem komplexněji (např. obsahují docházkové systémy, sdílené adresáře či kalendáře, elektronickou evidenci listinné pošty nebo elektronickou evidenci a schvalování přijatých faktur).

 

CRM – řízení vztahů se zákazníky

Efektivně nastavený systém pro řízení vztahů se zákazníky (ale i obchodními partnery, klienty či dalšími spolupracujícími subjekty) je nezbytnou součástí úspěšného podnikání. Pořízení jednoduchého a přehledného řešení, které umožní záznam veškerých důležitých informací týkajících se všech obchodních partnerů a podporující vzájemnou komunikaci s nimi, je proto pro firmu určitě dobrou investicí.

CRM – řízení vztahů se zákazníky

podporuje shromažďování, zpracování a využití informací o zákaznících, klientech a dalších obchodních partnerech. V rámci systému lze evidovat základní údaje o firemních zákaznících (mohou být přednastavené, ale vždy by měla být ponechána možnost pro jejich úpravu), např. typ firem (dodavatel, investor, konkurence, média, zákazník), stav firem (aktuální, bez zájmu, bývalý, potenciální), odvětví firem (IT, maloobchod, průmysl, služby, telekomunikace, velkoobchod, vzdělávání, zdravotnictví), kontakty – pozice (asistentka, ekonom, jednatel, HR, marketing, nákupčí, obchodní zástupce, ředitel, účetní), typ adresy (centrála, kanceláře, prodejna, sklad, výrobní závod), typ záznamu (e-mail, nabídka, poznámka, setkání, smlouva, telefonát).

Dále je důležitá také evidence stavu záznamu – např. naplánováno – řešeno – vyřešeno – zrušeno – přičemž pokročilejší systémy umožňují předání záznamu dál relevantním osobám, pro které se z daného záznamu automaticky stává úkol.

Nezbytnou součástí CRM systémů je také možnost zobrazení různých typů přehledů a statistik týkajících se vložených záznamů – např. soupis blížících se, případně nevyřešených úkolů; soupis všech záznamů, které byly provedeny; zobrazení počtu záznamů za určité období apod.

Při výběru konkrétního systému pro řízení vztahů se zákazníky záleží na potřebách firmy a na jejích finančních možnostech. Na trhu samozřejmě existují firmy, které jsou schopny zpracovat CRM systém přesně dle požadavků zákazníka, je ale nutné počítat s velkou finanční investicí.

Pokud firma nedisponuje tak velkými finančními prostředky, je možné použít již předpřipravené systémy, jejichž pořizovací cena není tak vysoká. V rámci těchto systémů je možná nutné počítat s menší zacíleností na konkrétní potřeby firmy, přesto v nich lze řídit vztahy se zákazníky efektivně. Navíc lze nalézt systémy, které nejsou zaměřeny jen na řízení vztahů se zákazníky, ale které podporují řízení a provoz firem komplexně (obsahují např. modul adresář, docházka, dovolené, datové zprávy apod.).

Elektronické zadávání a sledování plnění úkolů

Zadávání úkolů zaměstnancům a sledování jejich plnění v dnešní době již rozhodně nevyžaduje složité psaní e-mailových zpráv či zdlouhavé telefonáty nebo dokonce svolávání osobních schůzek. Stačí mít ve firmě fungující informační systém a ušetříte nejen finanční prostředky firmy, ale i čas svůj i Vašich zaměstnanců.

Elektronické zadávání a sledování plnění úkolů

umožňují již různé aplikace, záleží jen na Vás, kterou si vyberete. Pomocí efektivního systému jednoduše zadáte obsah úkolu, osoby, které mají úkol vyřešit, termín splnění úkolu, případně další potřebné informační zdroje. Následně přijde hlavnímu řešiteli úkolu i jeho dalším řešitelům informační e-mail, ve kterém je o zadaném úkolu informován.

V rámci systému pak bývá přehledně vedena historie zadání i zpracování úkolu – můžete tak průběžně sledovat, jak je úkol plněn. O každé změně v úkolu a průběhu jeho řešení pak v pokročilých aplikací bývají relevantní osoby automaticky informováni (zpravidla prostřednictvím e-mailu).

Pro elektronické zadávání a sledování plnění úkolů je možné zvolit aplikaci, která zabezpečuje pouze tuto funkci. Výhodnější pro firmu ale samozřejmě je, pokud aplikace obsahuje i další užitečné funkce, které usnadňují a zefektivňují provoz firmy. I takové aplikace naleznete a jejich spuštění a následný provoz nejsou nikterak finančně náročné.