Efektivní zpracování a archivace datových zpráv

Datová schránka představuje elektronické úložiště, které slouží k doručování elektronických dokumentů mezi orgány veřejné moci a fyzickými či právnickými osobami. Dle zákona musí mít datovou schránku zřízenou všechny orgány státní moci a právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, pro ostatní je zřízení datové schránky nepovinné.

Efektivní zpracování a archivace datových zpráv,

resp. jakýkoliv systém pro pokročilejší práci s datovými zprávami, může být pro firmu velkým přínosem, vzhledem k tomu, že přijímání zpráv prostřednictvím datových schránek je pro podnikatelské subjekty ze zákona povinné.

Oficiální datové zprávy totiž není nutné přijímat jen prostřednictvím schránky zřízené na www.mojedatovaschranka.cz , ale je možné využít i pokročilejší aplikace, prostřednictvím kterých zprávu firma nejen přijme (nebo odešle).

V rámci takovýchto aplikací je možné zprávu předat relevantním osobám k řešení v elektronické podobě, vyhledávat mezi datovými zprávami (nejen v názvech zpráv, ale také v jejich obsahu) a hlavně je možné přijaté i odeslané zprávy archivovat po neomezenou dobu (nejen po dobu 90-ti dní, jak je tomu v klasických datových schránkách v případě, že subjekt nemá zaplacenou další službu pro archivaci zpráv).

V rámci pokročilých aplikací je také často umožněna práce s více datovými schránkami najednou nebo je možné si nechat zobrazit přehled doručených zpráv bez toho, aniž by se označily jako doručené a začala běže zákonná lhůta na jejich vyřízení.

Datové schránky se staly nezbytnou součástí firemních životů. Jakékoliv řešení pro jejich efektivnější přijímaní a zpracování se proto stává pro firmu výhodou, zejména z hlediska úspory finančních prostředků i času pracovních sil.

Virtuální elektronická nástěnka

Možnost rychlého předávání běžných provozních informací přináší velkou úsporu času zaměstnanců firmy.

Virtuální elektronická nástěnka

umožňuje snadné sdílení informací mezi zaměstnanci a urychluje komunikaci běžných provozních záležitostí. Na virtuální firemní nástěnku můžete vyvěsit informace týkající se např. provozu firmy, skladu, IT požadavků apod. Jedná se o prostor, ve kterém je možné publikovat a sdílet cokoliv – od obědových menu až po kontakt na údržbáře.

Pokud ve Vaší firmě existuje např. odbytové oddělení, které je úzce napojeno na sklad, mohou tyto dvě oddělení efektivně spolupracovat právě prostřednictvím virtuální nástěnky. Obě oddělení (nebo týmy zaměstnanců) mohou využívat jednu společnou nástěnku, na kterou budou mít přístup pouze členové určených oddělení/týmů. Pokud např. ve skladovém týmu nemají jednotliví pracovníci přístup k osobnímu počítači, je možné zvolit technické řešení typu dotyková obrazovka apod.

Ideální je, pokud aplikace s virtuální nástěnkou umožňuje mezi poznámkami na jednotlivých nástěnkách fulltextově vyhledávat. Tato funkce totiž výrazně urychlí nalezení potřebných informací. Barevné odlišení příspěvků či zobrazení času vložení a autora příspěvku bývá u virtuální nástěnek samozřejmostí.

V současné době naleznete na trhu různé poskytovatele virtuálních nástěnek, většinou jako součást pokročilejších systémů pro usnadnění provozu a efektivnější řízení firem.

Elektronická evidence majetku

V dnešní době rozmanitých možností využívání různých elektronických systémů patří možnost evidence majetku v elektronické podobě mezi velmi praktické, a pro provoz a efektivní řízení firem rozhodně užitečné, systémy.

Elektronická evidence majetku

umožňuje jednoduchým a přehledným způsobem evidovat pořízený majetek ve firmě. Díky elektronické evidenci okamžitě vidíte celkový počet kusů i počet aktuálně dostupných kusů u vybraného typu majetku.

Důležité funkce, které systémy elektronické evidence mohou mít, jsou např. následující:

  • možnost přiřazení majetku osobě, která za něj bude zodpovědná a která ho může spotřebovat (tato funkce je důležitá zejména z hlediska ochrany firemního majetku)
  • možnost zaslání informační zprávy na zadanou e-mailovou adresu v případě změny stavu daného typu majetku (hlídání typu majetku, který má mít zvláštní ochranu – např. změna stavu počtu opiátů při evidenci léků)
  • možnost záznamu o každé úpravě s evidovaným majetkem (zápůjčka majetku, reklamace apod. – dokonalý přehled o pohybu majetku)
  • možnost filtrování a vyhledávání majetku podle různých kritérií a položek majetku – např. podle druhu majetku, typu umístění, evidenčního čísla, dodavatele, střediska, názvu

Elektronická evidence majetku je pro provoz firmy určitě prospěšnou a užitečnou záležitostí. Pokud se firma pro takovýto systém rozhodne je možné vybírat z různých typů systémů, které jsou na trhu. Lze pořídit evidence, které umožňují pouze vlastní evidenci majetku, nebo lze zakoupit systémy, které poskytují další praktické moduly pro řízení a provoz firmy a evidence majetku je pak jedním z nich. Velkou výhodou rozhodně je, že cena vícemodulového systému není nikterak odlišná od ceny za pouhou elektronickou evidenci majetku.