Elektronická evidence listinné pošty

V souladu s moderními trendy se každá firma snaží o omezení zasílání listinné pošty a větší využívání elektronické korespondence. Přesto je evidence příchozí a odchozí listinné pošty v každé firmě stále ještě nezbytnou součástí.

Elektronická evidence listinné pošty

může zabezpečovat nejen zaevidování listinné firemní pošty, ale také předání vloženého záznamu ke schválení odpovědnými pracovníky v elektronické podobě. Tím dochází k urychlení celého procesu přijetí a zpracování příchozího dokumentu.

Samozřejmostí je, že by systém umožňující evidenci listinné pošty měl automaticky přidělovat evidenční číslo vloženým dokumentům a hlídat kontinuálnost číselné řady. O každém kroku, který byl s příchozím či odchozím dokumentem v systému proveden, je většinou evidován přesný záznam.

Pokud systém umí předat příchozí dokument ke schválení, bývá relevantní schvalovatel o novém záznamu zpravidla informován prostřednictvím e-mailové zprávy a u dokumentu se objeví záznam, komu byl dokument předán k vyřízení.

Výhodou elektronické evidence listinné pošty je velká přehlednost a snadná dohledatelnost zaevidovaných dokumentů a dále snížení finančních nákladů i času pracovníků souvisejících se zaevidováním a předáváním dokumentů ke schválení.

I jednoduchý systém pouhé evidence listinné pošty bude pro firmu jistě přínosem. Lepším řešením je samozřejmě pořízení systému, který poštu zaeviduje a předá k vyřízení relevantním osobám.

Na trhu takové aplikace určitě naleznete. Navíc se dají najít i takové aplikace, které řeší nejen evidenci listinné pošty v elektronické podobě, ale i další procesy související s provozem firmy (např. elektronická evidence přijatých faktur, sdílení dokumentů, elektronická evidence výkazů práce apod.). Jejich pořízení není nikterak finančně náročné a jejich přínos pro efektivní fungování firmy je nesporný.

Elektronická evidence a schvalování výkazů práce

Mít dokonalý přehled o práci svých zaměstnanců a času, který věnovali jednotlivým činnostem v rámci pracovního dne, je základem pro efektivní řízení každé firmy ze strany vedoucích pracovníků. Snadná dohledatelnost a průkaznost času a činností odpracovaných na jednotlivých zakázkách a projektech zase zvyšuje důvěryhodnost firmy z pohledu zákazníků.

Elektronická evidence a schvalování výkazů práce

umožňují zaznamenávání vykonané práce podle jednotlivých odpracovaných hodin. Díky této evidenci může firma průběžně sledovat a vyhodnocovat jednotlivé zakázky a projekty a následně fakturovat provedené práce zákazníkům, případně optimalizovat pracovní výkon svých zaměstnanců.

Výhodou elektronických systémů evidence a schvalování výkazů práce bývá také jejich propojenost na mzdové podklady. Díky vedení výkazů práce mají vedoucí zaměstnanci, ale i mzdoví pracovníci, přehled, kolik hodin zaměstnanec odpracoval za den, za týden, za měsíc, za vyrovnávací období a kolik hodin z toho připadlo na práci přesčas, případně noční práci apod.

Při výběru konkrétního způsobu evidence a schvalování výkazů práce v elektronické podobě pak už jen záleží na potřebách konkrétní firmy. Je ale určitě vhodné ověřit, zda systém také umožňuje různé způsoby vyhledávání vložených výkazů práce, např. podle jména zaměstnance, kalendářního roku nebo zakázky, na které zaměstnanec pracuje či pracoval.

V současné době je možné nalézt různé aplikace, kterými je možné výše uvedené funkce zabezpečit. Při výběru konkrétní aplikace je ale dobré také zvážit, zda vybraná aplikace má zabezpečovat pouze evidenci a schvalování výkazů práce v elektronické podobě nebo zda by bylo pro firmu přínosem, kdyby bylo možné pomocí vybrané aplikace usnadnit a zefektivnit výkon dalších činností souvisejících s řízením a provozem firmy (např. docházku, dovolené apod.). I takové aplikace (nabízející komplexnější přístup k zabezpečení jednotlivých firemních procesů) lze na trhu totiž nalézt a investice do nich se firmě určitě vyplatí.

Elektronická evidence a schvalování přijatých faktur

Zpracování přijatých faktur v elektronické podobě představuje pro firmy významnou úsporu času i finančních prostředků. Pro každou firmu, která se k tomuto kroku rozhodne, jsou úvodní administrativní kroky spojené se zavedením tohoto způsobu evidence faktur vynahrazeny efektivním a bezpečným systémem pro jejich zpracování.

Elektronická evidence a schvalování přijatých faktur

umožňuje firmám zabezpečení celého procesu zpracování faktury v elektronické podobě. Už přijetí faktury do systému může probíhat automaticky v elektronické podobě prostřednictvím e-mailové adresy, na kterou firemní obchodní partneři fakturu zasílají (případně je možné fakturu do systému naskenovat).

Pokročilejší aplikace mohou při přijetí faktury do systému nejen informovat zasílatele faktury o jejím úspěšném přijetí či nepřijetí, ale také mohou automaticky ověřit i důležité údaje uvedené na faktuře, např. informace o případných zápisech v insolvenčním rejstříku, nespolehlivých plátcích DPH či registrovaných bankovních účtech u FÚ.

Dalšími kroky při zpracování přijaté faktury je její kontrola, schválení či neschválení k proplacení relevantními pracovníky a následné zpracování a zadání do banky ze strany účetní. Všechny tyto kroky by měly také probíhat v elektronické podobě, čímž firma významnou měrou sníží náklady na tisk papírové verze faktury a významně urychlí celý proces zpracování faktury (vše probíhá elektronicky).

Asi „nejnáročnějším“ krokem při zavádění tohoto způsobu systému zpracování faktur je naučit obchodní partnery, aby faktury zasílali elektronicky na zvláštní fakturační firemní e-mailovou adresu. Další fáze zpracování faktury buď systém zajišťuje automaticky (ověření údajů) nebo stačí běžná uživatelská znalost práce na PC, aby jednotliví aktéři zapojení do procesu zpracování faktury práci s takovýto systémem evidence a schvalování faktur zvládli.

Kromě úspory finančních prostředků i času pracovních sil přináší zavedení elektronického způsobu zpracování faktur i další výhody, jako je možnost snadného vyhledávání konkrétní faktury, dohledatelnost konkrétních kroků, které byly s fakturou provedeny (v každé fázi zpracování faktury je zaznamenáváno kdo a jaké kroky s fakturou proved), či snížení případných rizik při práci s fakturou (některé údaje jsou ověřovány automaticky).

Na trhu naleznete různá řešení pro zpracování přijatých faktur v elektronické podobě a záleží jen na konkrétních potřebách Vaší firmy, který systém si vybere. Je možné vybrat samostatný systém pro elektronickou evidenci a schvalování přijatých faktur nebo využít komplexnějších systémů, které zahrnují další zajímavé funkce usnadňující fungování firem a podporující jejich efektivní provoz.