V souladu s moderními trendy se každá firma snaží o omezení zasílání listinné pošty a větší využívání elektronické korespondence. Přesto je evidence příchozí a odchozí listinné pošty v každé firmě stále ještě nezbytnou součástí.
Elektronická evidence listinné pošty
může zabezpečovat nejen zaevidování listinné firemní pošty, ale také předání vloženého záznamu ke schválení odpovědnými pracovníky v elektronické podobě. Tím dochází k urychlení celého procesu přijetí a zpracování příchozího dokumentu.
Samozřejmostí je, že by systém umožňující evidenci listinné pošty měl automaticky přidělovat evidenční číslo vloženým dokumentům a hlídat kontinuálnost číselné řady. O každém kroku, který byl s příchozím či odchozím dokumentem v systému proveden, je většinou evidován přesný záznam.
Pokud systém umí předat příchozí dokument ke schválení, bývá relevantní schvalovatel o novém záznamu zpravidla informován prostřednictvím e-mailové zprávy a u dokumentu se objeví záznam, komu byl dokument předán k vyřízení.
Výhodou elektronické evidence listinné pošty je velká přehlednost a snadná dohledatelnost zaevidovaných dokumentů a dále snížení finančních nákladů i času pracovníků souvisejících se zaevidováním a předáváním dokumentů ke schválení.
I jednoduchý systém pouhé evidence listinné pošty bude pro firmu jistě přínosem. Lepším řešením je samozřejmě pořízení systému, který poštu zaeviduje a předá k vyřízení relevantním osobám.
Na trhu takové aplikace určitě naleznete. Navíc se dají najít i takové aplikace, které řeší nejen evidenci listinné pošty v elektronické podobě, ale i další procesy související s provozem firmy (např. elektronická evidence přijatých faktur, sdílení dokumentů, elektronická evidence výkazů práce apod.). Jejich pořízení není nikterak finančně náročné a jejich přínos pro efektivní fungování firmy je nesporný.