Evidence cestovních příkazů

Pracovní cesty zaměstnanců, a nejen zaměstnanců, představují často významnou pomoc při plnění zaměstnavatelem uložených pracovních úkolů.

Efektivní evidence cestovních příkazů

významnou měrou usnadňuje vedení a prokazatelnost nutných úkonů spojených s realizací pracovních cest.

Vysílání zaměstnanců na pracovní cestu je upraveno zákoníkem práce a zaměstnanec má právo na náhradu nákladů s touto cestou spojených.

V současné době je možné již nalézt elektronické systémy, které umožňují vedení elektronického cestovního příkazu. V těchto elektronických cestovních příkazech jsou přesně a jasně uvedeny všechny podmínky konkrétní pracovní cesty zaměstnance tak, aby mohly být schváleny vysílajícím vedoucím zaměstnancem (příslušným vedoucím k tomu pověřeným). Tato část je rozhodující a následně jí odpovídá vyúčtování pracovní cesty – jde zejména o dobu a místo nástupu a ukončení cesty (počátek a konec pracovní cesty), místo plnění pracovních úkolů (přechodné pracoviště), způsob dopravy, ubytování a další podle potřeby a uvážení zaměstnavatele.

Postup zadávání a zpracování cestovního příkazu zpravidla plně odpovídá tištěným formulářům cestovních příkazů, takže je zajištěna relevantnost a procesní správnost evidence pracovních cest. Veškeré schvalování probíhá v elektronické podobě, což významně urychluje jejich schvalovací proces. Zároveň je, pro případ potřeby, většinou zachována možnost získání tištěné verze schváleného cestovního příkazu.

Evidence pracovní doby

V současné době zaměstnavatelé stále častěji řeší, jak správně evidovat pracovní dobu zaměstnanců tak, aby byla dodržena všechna zákonná nařízení  a aby byla evidence vedena co nejpřehledněji a nejefektivněji (rychlé a snadné zpracování vložených dat pro získání přehledu vedoucích zaměstnanců o pracovní době zaměstnanců, resp. pro výpočet mzdy nebo platu).

Evidence pracovní doby

je upravena zákoníkem práce a je definována jako evidence zaměstnancem odpracované:

  • pracovní doby
  • práce přesčas
  • další dohodnuté práce přesčas (ve zdravotnictví)
  • noční práce
  • doby v době pracovní pohotovosti (doby výkonu práce)

Do evidence pracovní doby spadá také pracovní pohotovost, kterou zaměstnanec držel (doba čekání na práci).

Evidence pracovní doby slouží zejména zaměstnavatelům jako podklad pro zpracování mezd, sledování čerpání dovolené, práce přesčas apod. Přesný způsob evidence není nikde stanoven a je zcela v režii zaměstnavatele, zda bude pracovní dobu svých zaměstnanců evidovat v písemné či elektronické podobě.

Je také důležité si uvědomit, že evidence pracovní doby je širším pojmem než evidence docházky. Evidencí pracovní doby je myšlena veškerá doba odpracovaná zaměstnancem (tj. doba strávená v objektu zaměstnavatele, pracovní cesty, práce z domova apod.), zatímco evidence docházky označuje pouze čas strávený zaměstnancem na pracovišti (nikoliv skutečně odpracovanou dobu).

V poslední době je možné nalézt různá elektronická řešení, která slouží k přehledné evidenci pracovní doby všech zaměstnanců a která jednoduchým a efektivním způsobem umožňují zaznamenávání různých typů událostí v rámci pracovní doby konkrétního zaměstnance – standardní pracovní doba, pracovní cesta, lékař, nemoc, ošetřování člena rodiny apod.

Díky takto elektronicky zaznamenávaným údajům mají pak nadřízení a další relevantní pracovníci snadnější možnost kontroly pracovní doby zaměstnanců a mají rychleji k dispozici potřebné podklady pro mzdy, včetně služebních cest, nároků na stravenky/stravné, přehled o přesčasech/podčasech.

Sofistikovanější elektronické systémy pak umožňují evidovat pracovní dobu nejen způsobem standardního vyplnění, ale i za použití čipu přiděleného každému zaměstnanci, který se používá při vstupu na čtecím zařízení.